Raadsvoorstel - Zienswijze wijziging GR Drents Archief

Raadsvoorstel Jaar

Zaaknummer

2026

111591-2026

Onderwerp: Zienswijze wijziging GR Drents Archief

Portefeuillehouder: J. Bos

Team: Informatisering M.H. Geugies, telefoonnummer 140591

Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit 1. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerpregeling van de gemeenschappelijke regeling RHC Drents Archief. Bijlage(n) 1. Concept Integrale regeling na wijziging Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief per 1-12027 2. Concept financiële bijlage bij de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief 1-1-2027 3. Brief Drents Archief zienswijze Stuk(ken) ter inzage Collegebesluit d.d. 14 april 2026 en de daarbij behorende stukken

Gemeente Emmen, blad 2-4

jaar

Zaaknummer

2026

111591-2026

1. Inleiding De gemeente Emmen is in 2025 toegetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief (hierna: GR Drents Archief) ten behoeve van het kunnen afnemen van e-depot dienstverlening. Per 1 januari 2027 wijzigt deze regeling. Conform de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) heeft de gemeenteraad het recht om een zienswijze in te dienen op de ontwerpregeling. Na behandeling van ingekomen zienswijzen start de besluitvorming voor vaststelling van de nieuwe regeling. De belangrijkste wijzigingen en toevoegingen ten opzichte van de huidige gemeenschappelijke regeling zijn: 1. Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) treedt per 1-1-2027 uit de gemeenschappelijke regeling. Als gevolg daarvan zijn alle verwijzingen naar de Minister en naar de rijksarchivaris in de GR-tekst geschrapt. 2. In de GR-tekst worden de huidige en de verwachte/beoogde deelnemers vermeld. De beoogde deelnemers zijn de gemeenten Borger-Odoorn, Aa en Hunze, Hoogeveen, Meppel en De Wolden. 3. Aan artikel 2b van de concepttekst is lid 1c toegevoegd. Dit artikel ziet erop toe dat de gemeenten Emmen en Borger-Odoorn niet de gemeentearchivaris als dienst van het Drents Archief afnemen, maar zelf voorzien in een gediplomeerde archivaris. 4. Elke deelnemer wijst één bestuurslid uit hun midden aan. In de huidige regeling mogen er twee bestuursleden worden aangewezen.

Door de gemeente Emmen is ook in de huidige situatie één bestuurslid aangewezen. 5. De jaarlijkse bijdragen van de deelnemers zullen worden aangepast op basis van de IMOC. Voorheen was dit op basis van de prijsindexering van de Minister. 6. Aan artikel 33a lid 1 is toegevoegd dat in het uittredingsplan een uittreedsom is opgenomen die een uittredende partij verschuldigd is. 7. Per 1-1-2027 treedt de nieuwe Archiefwet in werking. Alle verwijzingen naar de Archiefwet 1995 zijn in de ontwerpregeling vervangen door verwijzingen naar de nieuwe wet.

2. Beoogd effect Het borgen van kennis en samenwerking in Drents verband op het gebied van (digitaal) archiveren. 3. Argumenten 1.1 Het wijzigen van de GR Drents Archief maakt het uittreden van het Ministerie van OCW mogelijk. Het algemeen bestuur van de GR Drents Archief heeft op 25 december 2025 hiervoor een uittredingsbesluit vastgesteld. Het Ministerie van OCW stopt per 1-1-2027 met het deelnemen aan de gemeenschappelijke regelingen van alle Regionale Historische Centra. Voor het beheren van de rijksarchieven stelt het Ministerie van OCW een structurele bijdrage beschikbaar via een specifieke uitkering. Dit bedrag staat gelijk aan de bijdrage van het Ministerie aan de GR Drents Archief. 1.2 Het wijzigen van de GR Drents Archief maakt het toetreden van de gemeente Borger-Odoorn, Aa en Hunze, Hoogeveen, Meppel en De Wolden mogelijk. Deze gemeenten zijn voornemens om per 1-1-2027 toe te treden tot de GR Drents Archief. BorgerOdoorn en Aa en Hunze hebben dit bevestigd, in de overige gemeenten loopt hiervoor nog een besluitvormingsprocedure. Hiermee kunnen zij binnen hun organisatie kennis en samenwerking rondom archivering te borgen en om dienstverlening van het Drents Archief af te kunnen nemen. Hiermee kunnen zij uitvoering geven aan archiefwet en -regelgeving.

Gemeente Emmen, blad 3-4

1.3 De wijziging van de GR Drents Archief stelt het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Emmen in staat zelf een gemeentearchivaris aan te wijzen. In de huidige situatie is het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Emmen door het Dagelijks Bestuur van de GR Drents Archief gemandateerd en gemachtigd om zelf een archivaris te benoemen. In de concepttekst van de wijziging is hiervoor een artikel opgenomen en is deze constructie niet meer nodig. 4. Kanttekeningen n.v.t. 5. Financiën De wijzigingsregeling heeft geen financiële consequenties, de bijdrage aan de GR Drents Archief voor de gemeente Emmen wijzigt niet. 6. Uitvoering Na besluitvorming kan het Drents Archief over het raadsbesluit worden geïnformeerd. Na behandeling van de ingekomen zienswijzen start de besluitvorming voor vaststelling van de nieuwe regeling. Het college stelt de nieuwe regeling vast, nadat deze aan de raad voor toestemming is voorgelegd.

Een concept-besluit is bijgevoegd.

Emmen, 14 april 2026. Burgemeester en wethouders van Emmen, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

N.A. Plantinga

H.F. van Oosterhout

Gemeente Emmen, blad 4-4

Jaar

Zaaknummer

2026

111591-2026

Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 april 2026,

besluit:

1. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerpregeling van de gemeenschappelijke regeling RHC Drents Archief.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 28 mei 2026.

de griffier,

de voorzitter,

S. Engelen

H.F. van Oosterhout