Raadsvoorstel Verordening benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2026

Raadsvoorstel Jaar

Zaaknummer

2026

226124-2026

Onderwerp: Verordening benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2026 en benoeming leden Vertrouwenscommissie

Griffie S. Engelen

Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit 1. De Verordening benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2022 intrekken. 2. De Verordening benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2026 vaststellen; 3. De vertrouwenscommissie 2026-2030 instellen en de volgende leden als lid van de commissie te benoemen: -

Dhr. L. Hoogenberg Dhr. J.B.W. Wittendorp Dhr. A. de Vries Dhr. R.R. Slim Dhr. M. Meijer Dhr. H.R. Knol Dhr. J.H. Koops Mw. G. Croezen Dhr. H.M. Kasteleijn Dhr. R.R. Pruisscher Dhr. R.S. De Jong Mw. M.C. Sampinon-Ssembatya Dhr. M. Kuiper

Bijlagen: n.v.t. Stukken ter inzage: n.v.t.

Gemeente Emmen, blad 2-8

Jaar

Zaaknummer

2026

226124-2026

1. Inleiding De gemeenteraad heeft een bijzondere verantwoordelijkheid in de relatie tot de burgemeester. De raad voert deze verantwoordelijkheid niet in alle gevallen voltallig uit, omdat bij procedures rond benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken vertrouwelijkheid noodzakelijk zijn. Daarom stelt de raad uit zijn midden een vertrouwenscommissie in. Deze commissie bereidt namens de raad de klankbordgesprekken met de burgemeester voor, voert deze gesprekken en bereidt, wanneer dat aan de orde is, de procedures rond benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor. De vertrouwenscommissie doet dit binnen de kaders van de Gemeentewet, de geldende circulaires en de door de raad vast te stellen verordening. In maart 2029 loopt de tweede zesjaarstermijn van burgemeester Van Oosterhout af. De procedure die moet leiden tot een eventuele herbenoeming dient daarom tijdig, in 2028, door de gemeenteraad te worden opgestart. De raad neemt immers een besluit over de aanbeveling aan de minister van BZK met betrekking tot de herbenoeming. De Vertrouwenscommissie uit de raad dient de voorbereidingen voor dit besluit ter hand te nemen. Om de procedurestappen conform de wettelijke voorschriften zorgvuldig te doorlopen en vorm te geven, dient de gemeenteraad een verordening vast te stellen en een Vertrouwenscommissie uit zijn midden in te stellen.

De door de raad vast te stellen verordening is niet alleen van toepassing op de herbenoeming van de burgemeester, maar ook op de klankbordgesprekken met de burgemeester en de eventuele benoeming van een opvolger, mocht dat in de periode 2026-2030 nodig zijn. De verordening regelt onder andere de samenstelling, ambtelijke ondersteuning, geheimhouding en verslaglegging van de Vertrouwenscommissie bij de drie reeds genoemde taken: benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming. Zorgvuldigheid is in deze procedures een belangrijke rode draad, in het belang van alle betrokkenen. De verordening die hierbij ter vaststelling wordt aangeboden is gebaseerd op de Modelverordening van het ministerie van BZK. De verordening wordt éénmalig vastgesteld voor deze gehele raadsperiode, uiteraard onder voorbehoud van mogelijke wijzigingen in landelijke wet- en regelgeving. Ook de Vertrouwenscommissie wordt voor de gehele raadsperiode benoemd, aangezien continuïteit in de relatie tussen de Vertrouwenscommissie en de burgemeester van belang is voor een zorgvuldige invulling van de rol die de raad vervult jegens de burgemeester. Voorgesteld wordt om de verordening vast te stellen en de Vertrouwenscommissie te benoemen. 2.

Beoogd effect Met het vaststellen van de verordening en het benoemen van de Vertrouwenscommissie is voor de raadsperiode 2026-2030 geborgd dat de gemeenteraad zijn rol bij klankbordgesprekken, herbenoeming en eventuele benoeming van de burgemeester zorgvuldig, vertrouwelijk en conform de wettelijke voorschriften kan vervullen. 3. Argumenten De nieuwe ‘’Verordening benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2026 ‘’ vervangt de “Verordening benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2022”. 4. Kanttekeningen n.v.t.

Gemeente Emmen, blad 3-8

5. Financiën Eventuele kosten die gemaakt worden in het kader van de herbenoemingsprocedure zullen gedekt worden uit het budget voor de Raad. 6. Uitvoering/communicatie De verordening wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. 6. Uitvoering De verordening zal op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd. Een concept-besluit is bijgevoegd.

Gemeente Emmen, blad 4-8

Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; besluit: 1.

De Verordening benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2022 intrekken. 2. De Verordening benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2026 vaststellen; 3. De vertrouwenscommissie 2026-2030 instellen en de volgende leden als lid van de commissie te benoemen: -

Dhr. L. Hoogenberg Dhr. J.B.W. Wittendorp Dhr. A. de Vries Dhr. R.R. Slim Dhr. M. Meijer Dhr. H.R. Knol Dhr. J.H. Koops Mw. G. Croezen Dhr. H.M. Kasteleijn Dhr. R.R. Pruisscher Dhr. R.S. De Jong Mw. M.C. Sampinon-Ssembatya Dhr. M. Kuiper

Verordening benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2026 Artikel 1. De vertrouwenscommissie 1. De raad benoemt een vertrouwenscommissie. 2. De vertrouwenscommissie heeft tot taak: a. de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden en b. klankbordgesprekken te houden met de burgemeester. Artikel 2. Samenstelling commissie 1. Iedere fractie kan uit haar midden een lid voordragen ter benoeming door de raad. 2. Een lid van de commissie houdt op lid te zijn op het moment dat hij geen lid meer is van de gemeenteraad of op eigen verzoek. 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. 4. De vicevoorzitter is lid en tevens voorzitter van de vertrouwenscommissie. De commissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter. 5. De commissie bepaalt haar eigen werkwijze, voorzover in deze verordening daarin niet is voorzien. Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie. 2. De plaatsvervangend griffier kan bij vervulling van de in artikel 1, tweede lid genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd. 3. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. 4. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht. Artikel 4. Adviseur 1.

De gemeenteraad kan een of meer wethouders toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1, tweede lid onder a genoemde taken. 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. 3. Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Gemeente Emmen, blad 5-8

Artikel 5. Geheimhouding 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld. 2. De voorzitter van de commissie wijst bij de (her)benoemingsprocedure elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit de Gemeentewet. 3. De commissie legt bij de (her)benoemingsprocedure en bij (de voorbereiding van) de klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, op grond van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan. 4. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt. 5. De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 6.

De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe deze verordening verplicht, niet opheffen. 7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht. 8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur. Artikel 6. Vergaderingen en besluitvorming 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten. 2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester. 3. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is. 4. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft en verplicht is deze uit te brengen. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering.

Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. 5. De secretaris draagt zorg voor een presentielijst en de verslaglegging van het verhandelde tijdens de vergaderingen van de commissie. Artikel 7. Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure 1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon. 2. Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het werkadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. 3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het werkadres van de secretaris verzonden. Artikel 8. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure 1. In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten. 2.

De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd. Artikel 9. Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken 1. De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester. 2. Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

Gemeente Emmen, blad 6-8

3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens binnen een termijn van drie tot zes maanden een evaluatiegesprek plaats. 4. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien. 5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek. 6. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten. Artikel 10. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure 1.

De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning. 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. 3. Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester. Artikel 11. Verslag 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste: a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht, b. een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd, c.

aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie. En heeft in ieder geval de volgende bijlagen: d. bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen, e. bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling. 2. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter van de commissie en door de burgemeester. 3. Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning. Artikel 12. Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Artikel 13. Zittingsduur van de commissie De commissie is in functie gedurende de raadsperiode 2026-2030 en wordt ontbonden op de dag van de gemeenteraadsverkiezingen in 2030. Artikel 14. Archivering 1. De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat na afronding van de procedure alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 aangewezen archiefbewaarplaats. 2.

De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

Gemeente Emmen, blad 7-8

3. De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd. 4. De raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Artikel 15 Intrekking De ´Verordening benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2022´ wordt ingetrokken. Artikel 16 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Emmen 2026”. Artikel 17 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 juni 2026 de griffier

de voorzitter

S. Engelen

H.F. van Oosterhout

Gemeente Emmen, blad 8-8

Toelichting Algemeen De verordening regelt de op de Gemeentewet gebaseerde voorschriften voor en de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt en de klankbordgesprekken met de burgemeester houdt. De genoemde taken houden nauw verband met elkaar. Dat wordt in deze verordening tot uitdrukking gebracht. De verordening is ontleend aan de modelverordening van het Ministerie van BZK. Artikel 2 Samenstelling commissie De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie. Het wordt aan de fracties overgelaten om een lid van de fractie voor benoeming door de raad voor te dragen. Het is gebruikelijk dat de fractievoorzitters worden voorgedragen. Het voorzitterschap van de commissie ligt in handen van de vicevoorzitter. Als de vicevoorzitter afwezig is, wordt het voorzitterschap overgenomen door de plaatsvervangend voorzitter, die door de commissie zelf is aangewezen. Dit waarborgt de onafhankelijkheid en een door de raad breed gedragen voorzitter. Daarnaast voorziet deze verordening in de benoeming van een permanente commissie voor de duur van de gehele raadsperiode. Dit in verband met het belang van continuïteit in bezetting van de commissie voor de specifieke taak en werkzaamheden die de commissie behartigt.

Artikel 4 Adviseur In artikel 61, derde lid, van de Gemeentewet is opgenomen dat de gemeenteraad kan bepalen dat bij benoeming één of meer wethouders als adviseur aan de vertrouwenscommissie kan/kunnen worden toegevoegd. Deze mogelijkheid is er ook bij een herbenoeming. Dit op grond van artikel 61a, vierde lid, van de Gemeentewet. De raad kan er ook voor kiezen om de wethouder(s) uitsluitend in de rol van informant op te nemen in het (her)benoemingsproces. Op grond van artikel 61, tweede lid, van de Gemeentewet dient de raad het college van burgemeester en wethouders in ieder geval in de gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken op de eisen die aan de te benoemen burgemeester worden gesteld (de profielschets). Artikel 5 Geheimhouding Strikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in de verordening op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten wijzen, nu deze rechtstreeks voortvloeit uit de Gemeentewet. Gelet op het belang van geheimhouding en een zorgvuldige procedure is een uitwerking daarvan toch in de verordening opgenomen.

Artikel 9 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken Waar in deze verordening sprake is van klankbordgesprekken worden gesprekken bedoeld, zoals beschreven in de “Handreiking burgemeesters, Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” van het Ministerie van BZK , waarin de gemeenteraad niet in de rol van werkgever het functioneren van de burgemeester beoordeelt, maar een rol heeft als bestuurlijk partner van de burgemeester. Deze gesprekken zijn bedoeld als klankbordgesprekken, waarin afspraken gemaakt worden over het wederzijds functioneren en de mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren. Aan het klankbordgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. De raadsgriffier ondersteunt het proces. Artikel 12 Onvoorziene gevallen Dit artikel bevat een regeling voor onvoorziene gevallen. De commissie kan daarbij bijvoorbeeld terugvallen op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Artikel 13 Zittingsduur commissie In de modelverordening wordt voorgesteld om de vertrouwenscommissie van zijn taak te ontheffen, iedere keer nadat een (her)benoemingsprocedure is afgerond en ook iedere keer nadat het verslag van een klankbordgesprek definitief is. Dat betekent, dat de raad een aantal keer binnen een raadsperiode een (nieuwe) vertrouwenscommissie zou moeten benoemen.

In de circulaire van de minister van BZK staat, dat de raad er ook voor kan kiezen, om de vertrouwenscommissie een permanenter karakter te geven. Dat is ook hoe we het in Emmen georganiseerd hebben (zie ook de toelichting op artikel 2 voor de argumentatie). Artikel 14 Archivering De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.