Raadsvoorstel - Vaststellen interne verordeningen, reglement van orde gemeenteraad Emmen 2026 en ambtsinstructie griffier gemeente Emmen 2026

Raadsvoorstel Jaar

Zaaknummer

2026

23907-2026

Onderwerp: Vaststellen interne verordeningen, reglement van orde gemeenteraad Emmen 2026 en ambtsinstructie griffier gemeente Emmen 2026 Portefeuillehouder:

Griffie

Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit 1. De Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Emmen 2020 in te trekken en de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 2. De Verordening fractievergoeding gemeente Emmen 2015 in te trekken en de Verordening fractievergoeding gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 3. De Verordening Auditcommissie gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 4. De Verordening Rekenkamercommissie gemeente Emmen 2023 in te trekken en de Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 5. De Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Emmen 2003 in te trekken en de Verordening ambtelijke bijstand gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 6. De Verordening werkgeverscommissie 2012 in te trekken en de Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 7.

De Ambtsinstructie griffier gemeente Emmen 2026 vast te stellen.

8. Het Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024 in te trekken en het Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2026 vast te stellen. Bijlage(n) 1. Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Emmen 2026; A. Overzicht was-wordt verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Emmen 2026; 2. Verordening fractievergoeding gemeente Emmen 2026, incl. leidraad en overzicht kosten; A. Leidraad bestedingsdoeleinden fractievergoeding 2026 B. Overzicht verantwoording kosten fractievergoeding 2026 C. Overzicht was-wordt verordening fractievergoeding gemeente Emmen 2026; 3. Verordening Auditcommissie gemeente Emmen 2026; A. Overzicht was-wordt verordening Auditcommissie gemeente Emmen 2026; 4. Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Emmen 2026; A. Overzicht was-wordt verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Emmen 2026 5. Verordening ambtelijke bijstand gemeente Emmen 2026; A. Overzicht was-wordt verordening ambtelijke bijstand gemeente Emmen 2026 6. Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Emmen 2026; 7. Ambtsinstructie griffier gemeente Emmen 2026; 8. Reglement van orde gemeenteraad Emmen 2026; A. Overzicht was-wordt reglement van orde gemeenteraad Emmen 2026.

Gemeente Emmen, blad 2-6

jaar

Zaaknummer

2026

23907-2026

1. Inleiding In de Gemeentewet en andere wetgeving staat regelgeving voor de ondersteuning en (interne) werkwijze van de raad en zijn commissies. De gemeenteraad heeft de ruimte om daar zelf nadere invulling aan te geven. Dit gebeurt in de vorm van lokale verordeningen met een interne werking (niet bedoeld voor inwoners, bedrijven of andere externe partijen). Op grond van wijzigingen in de wetgeving of veranderingen in de werkwijze van de raad is het noodzakelijk bepaalde interne verordeningen te actualiseren. Tevens wordt de raad voorgesteld het reglement van orde van de gemeenteraad op onderdelen aan te passen. Het reglement bevat de procedurele bepalingen voor de werkwijze van de raad en de raadscommissies. De voorliggende actualisatie volgt uit de evaluatie van de huidige vergaderwerkwijze, waarbij is gesproken met de werkgroep Werkwijze raad, fractievoorzitters, presidium en het college. Uit deze evaluatie is naar voren gekomen dat het bestaande vergadermodel in de praktijk niet in alle gevallen goed aansluit bij de praktijk en de wijze waarop onderwerpen worden voorbereid en behandeld. In dit raadvoorstel worden de volgende geactualiseerde documenten voorgelegd voor besluitvorming: 9. Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Emmen 2026; 10. Verordening fractievergoeding gemeente Emmen 2026; 11. Verordening Auditcommissie gemeente Emmen 2026; 12.

Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Emmen 2026; 13. Verordening ambtelijke bijstand gemeente Emmen 2026; 14. Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Emmen 2026; 15. Ambtsinstructie griffier gemeente Emmen 2026; 16. Reglement van orde gemeenteraad Emmen 2026. 2. Beoogd effect Vaststelling van hiervoor vermelde geactualiseerde reglement van orde, verordeningen en ambtsinstructie op basis van wijzigingen in landelijke wetgeving en wijzigingen in de (financiële) ondersteuning en interne werkwijze van de gemeenteraad en raadscommissies. 3. Argumenten 3.1 Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Emmen 2026 Met de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Emmen 2026 actualiseert de gemeenteraad het lokale juridische kader voor de rechtspositie van raads- en commissieleden. De huidige verordening dateert uit 2020 en sluit op onderdelen niet meer volledig aan bij de actuele landelijke regelgeving en uitvoeringspraktijk. De voorliggende verordening beoogt de lokale regeling in overeenstemming te brengen met de Gemeentewet en het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Daarbij is aangesloten bij de landelijke systematiek voor de rechtspositie van raads- en commissieleden, zoals deze ook door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten wordt uitgedragen.

De rechtspositie van raads- en commissieleden is grotendeels landelijk geregeld. Gemeenten hebben daarbij beperkte ruimte om via een verordening nadere keuzes te maken over de toepassing en uitvoering van vergoedingen, voorzieningen en declaraties. Deze verordening geeft hieraan invulling voor de gemeente Emmen. Uitgangspunt bij het opstellen van de nieuwe verordening is geweest om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de bestaande praktijk in Emmen, de landelijke regelgeving en de modelbepalingen. De verordening bevat geen fundamentele beleidswijzigingen, maar actualiseert, verduidelijkt en structureert de bestaande regeling.

Gemeente Emmen, blad 3-6

3.2 Verordening fractievergoeding gemeente Emmen 2026 Met de Verordening fractievergoeding gemeente Emmen 2026 actualiseert en herziet de gemeenteraad het kader voor de verstrekking, besteding en verantwoording van de fractievergoeding. De huidige verordening dateert uit 2015. In de afgelopen jaren is in de praktijk gebleken dat deze verordening op onderdelen onvoldoende houvast biedt. Dit heeft geleid tot onduidelijkheid en interpretatieverschillen en in sommige gevallen tot terughoudendheid bij fracties om de beschikbare middelen daadwerkelijk in te zetten bij de uitoefening van hun raadswerk. De voorliggende herziening betreft daarom een beleidsmatige actualisatie. Doel hiervan is het explicieter vastleggen van regels, het beperken van grijze gebieden en het versterken van de transparantie en uitlegbaarheid van de fractievergoeding. De herziening bestaat uit drie samenhangende onderdelen: 1. een vernieuwde Verordening fractievergoeding gemeente Emmen 2026; 2. een uitgewerkte Leidraad bestedingsdoeleinden fractievergoeding; 3. een gestandaardiseerd overzicht voor de verantwoording van de kosten per fractie.

Bij de herziening zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: - het expliciet maken van wat wel en niet uit de fractievergoeding mag worden bekostigd; - het verminderen van interpretatieverschillen en onzekerheid bij fracties; - het vergroten van de voorspelbaarheid en hanteerbaarheid van de regeling; - het versterken van de transparantie en controleerbaarheid van bestedingen; - het ondersteunen van fracties bij een zorgvuldige en rechtmatige inzet van publieke middelen 3.3 Verordening Auditcommissie gemeente Emmen 2026 Met de Verordening op de Auditcommissie gemeente Emmen 2026 actualiseert de gemeenteraad het juridische kader voor de Auditcommissie. De huidige regeling dateert uit 2012 en heeft de vorm van een huishoudelijk reglement. Deze sluit niet meer volledig aan bij de huidige wettelijke systematiek en de wijze waarop de Auditcommissie in de praktijk functioneert. De voorliggende verordening is opgesteld met als uitgangspunt om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de bestaande praktijk in Emmen. De verordening brengt geen inhoudelijke wijzigingen aan in de huidige werkwijze, maar legt deze explicieter en juridisch steviger vast. Daarmee ontstaat een helder en toekomstbestendig kader dat tevens ruimte biedt voor een verdere versterking van de positie van de Auditcommissie in de komende jaren.

De Auditcommissie ondersteunt de gemeenteraad vanuit zijn controlerende rol en fungeert als gesprekspartner voor zowel het college als de accountant. De commissie richt zich op de kwaliteit van het financieel bestuur, de interne beheersing, het risicomanagement en de accountantscontrole. Met deze verordening wordt deze rol niet gewijzigd, maar wel duidelijker en consistenter vastgelegd, met oog voor toekomstige doorontwikkeling. 3.4 Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Emmen 2026 Met de Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Emmen 2026 actualiseert de gemeenteraad het juridische kader voor de gemeentelijke rekenkamer. Deze verordening vervangt de Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Emmen 2023. De voorliggende verordening is grotendeels inhoudelijk gelijk aan de bestaande verordening. Slechts één artikel wordt gewijzigd. Het betreft artikel 6 (Vergoeding). Aanleiding voor deze wijziging is het vereenvoudigen van de uitvoeringspraktijk, aansluiten bij de betalingssystematiek van de meeste gemeenten en het verminderen van administratieve lasten. Dit wordt ook aangekondigd in de huidige verordening. De gemeentelijke rekenkamer ondersteunt de gemeenteraad bij zijn controlerende rol door onafhankelijk onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid en bestuur.

De positie, taken en werkwijze van de rekenkamer blijven met deze verordening ongewijzigd. De actualisatie heeft uitsluitend betrekking op de wijze waarop de vergoeding van de voorzitter en de leden van de rekenkamer is geregeld.

Gemeente Emmen, blad 4-6

3.5 Verordening ambtelijke bijstand gemeente Emmen 2026 Met de Verordening ambtelijke bijstand gemeente Emmen 2026 actualiseert de gemeenteraad het juridische kader voor de ambtelijke bijstand aan raadsleden. De huidige verordening dateert uit 2003 en sluit op onderdelen niet meer aan bij de huidige praktijk en de handreikingen op dit terrein. De voorliggende verordening is mede opgesteld aan de hand van de modelverordening van de VNG. Daarbij is nadrukkelijk gekozen voor actualisatie en verduidelijking zonder inhoudelijke wijzigingen. Ambtelijke bijstand is een belangrijk instrument voor raadsleden bij de uitoefening van hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. De Gemeentewet verplicht de raad om bij verordening regels te stellen over deze ambtelijke bijstand. De nieuwe verordening sluit aan bij de uitgangspunten uit de VNG en bij de bestaande werkwijze binnen de gemeente Emmen. Kern van de regeling is dat de griffie het eerste aanspreekpunt is voor raadsleden en een centrale rol vervult bij verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand. De ambtelijke organisatie wordt ingeschakeld wanneer de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden geleverd.

3.6 Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Emmen 2026 Met de Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Emmen 2026 actualiseert de gemeenteraad het juridische kader voor de werkgeversrol van de raad ten aanzien van de griffier en de medewerkers van de griffie. De huidige verordening dateert uit december 2011, sluit niet meer aan bij de huidige wetgeving en is niet raadpleegbaar. De vaststelling van een geactualiseerde verordening zorgt voor duidelijkheid over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de werkgeverscommissie en draagt bij aan een zorgvuldig en transparant werkgeverschap van de raad. 3.7 Ambtsinstructie griffier gemeente Emmen 2026 Met de Ambtsinstructie griffier gemeente Emmen 2026 stelt de gemeenteraad voor het eerst een formele instructie vast voor de taak, positie en verantwoordelijkheden van de griffier. Hiermee geeft de raad uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. De instructie is op 17 december 2025 vastgesteld door de werkgeverscommissie. Hoewel de griffier in Emmen al langere tijd een duidelijke rol vervult, was deze rol tot nu toe niet vastgelegd in een afzonderlijke ambtsinstructie. De vaststelling daarvan draagt bij aan duidelijkheid, borging en transparantie.

3.8 Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2026 Met deze actualisatie wordt beoogd de werkwijze beter te laten aansluiten bij de praktijk, waarbij de inhoud en samenhang van onderwerpen leidend zijn en niet langer het vaste vergadermodel. De wijzigingen richten zich op het flexibeler organiseren van de commissiebehandeling en het expliciet vastleggen van bestaande werkwijzen. De wijzigingen ten opzichte van het huidige Reglement van Orde (2024) hebben uitsluitend betrekking op de onderdelen: • de wijziging in artikel 4.1 betreft het loslaten van een vaste indeling in meerdere raadscommissies met vooraf vastgestelde taakvelden. In plaats daarvan wordt vastgelegd dat de vergaderingen en werkzaamheden van de raadscommissie worden onderverdeeld in domeinen, met het oog op behandeling van onderwerpen in onderlinge samenhang. Hiermee wordt de bestaande praktijk expliciet vastgelegd en wordt ruimte geboden voor een flexibele inrichting van de commissiebehandeling. In de praktijk zal dit betekenen dat er meestal 2 commissieavonden plaatsvinden, waarbij de derde avond als reserve-avond wordt gereserveerd, en indien dit niet nodig is wordt gebruikt voor informatiebijeenkomsten die bij voorkeur gaan over onderwerpen waar de raad op korte termijn een besluit over moet nemen.

• de wijziging in de toelichting bij artikel 4.10 betreft het expliciet vastleggen van uitgangspunten voor de volgorde van agendapunten in de raadscommissie. Toegevoegd is dat op de eerste commissieavond wordt begonnen met mededelingen, rondvragen, ingekomen stukken en spreekrecht, waarna de geagendeerde onderwerpen per domein volgen. • artikel 7.3 is gewijzigd om de huidige praktijk van de C-discussie te borgen binnen het bestaande instrument van de discussienota. Op dit moment is er formele niets geregeld voor de C-discussie. In het Reglement van Orde wordt niet langer onderscheid gemaakt tussen een discussienota en een C-discussie. Beide vormen vallen voortaan onder hetzelfde instrument, waarbij het onderscheid uitsluitend wordt gemaakt naar de indiener: leden van de raad, raadscommissie of

Gemeente Emmen, blad 5-6

•

het college. Het doel en karakter blijven gelijk: het voeren van een inhoudelijke politieke discussie in de raadscommissie zonder dat dit leidt tot directe besluitvorming. Door te werken met één instrument wordt de werkwijze vereenvoudigd en eenduidig vastgelegd, terwijl ruimte blijft bestaan voor zowel initiatieven vanuit de raad als vanuit het college. Hiermee wordt ook aangesloten bij de huidige praktijk; aan artikel 4.11 is toegevoegd dat het college bij de behandeling van een discussienota dezelfde spreektijd heeft als een fractie. Hiermee wordt vastgelegd dat het college bij discussienota’s niet beschikt over de reguliere langere spreektijd. Deze wijziging sluit aan bij het karakter van de discussienota, waarbij het debat primair wordt gevoerd tussen de commissieleden.

4. Financiën N.v.t

5. Uitvoering De verordeningen worden op de gebruikelijke manier bekendgemaakt en gepubliceerd

Een concept-besluit is bijgevoegd. Emmen, 9 februari 2026 Het Presidium, De voorzitter, De griffier,

S. Engelen

G.J. Horstman

Gemeente Emmen, blad 6-6

Jaar 2026

Zaaknummer 23907-2026

Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van het presidium van 9 februari 2026;

besluit: 1. De Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Emmen 2020 in te trekken en de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 2. De Verordening fractievergoeding gemeente Emmen 2015 in te trekken en de Verordening fractievergoeding gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 3. De Verordening Auditcommissie gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 4. De Verordening Rekenkamercommissie gemeente Emmen 2023 in te trekken en de Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 5. De Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Emmen 2003 in te trekken en de Verordening ambtelijke bijstand gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 6. De Verordening werkgeverscommissie 2012 in te trekken en de Verordening werkgeverscommissie griffie gemeente Emmen 2026 vast te stellen. 7.

De Ambtsinstructie griffier gemeente Emmen 2026 vast te stellen.

8. Het Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2024 in te trekken en het Reglement van Orde gemeenteraad Emmen 2026 vast te stellen.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 19 februari 2026, de griffier,

de voorzitter,

S. Engelen

H.F. van Oosterhout