Raadsvoorstel - Deelnemen aan de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief ten behoeve van het e-depot

Raadsvoorstel Jaar

Zaaknummer

2025

267206-2024

Onderwerp: Deelnemen aan de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief ten behoeve van het e-depot

Portefeuillehouder: J. Bos

Team: Informatisering M.H. Geugies, telefoonnummer 140591

Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit 1. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerpregeling van de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief (bijlage 1); 2. Toestemming te verlenen aan het college van burgemeester en wethouders om toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief. Bijlage(n) Bijlage 1 – Ontwerptekst Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief Stuk(ken) ter inzage Collegebesluit d.d. 11 maart 2025 en de daarbij behorende stukken.

Gemeente Emmen, blad 2-4

jaar

Zaaknummer

2025

267206-2024

1. Inleiding De Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganisaties om hun informatie duurzaam toegankelijk te bewaren. Na twintig jaar moet informatie overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats. Te bewaren digitale informatie kan worden bewaard en beheerd in een digitale archiefbewaarplaats, door middel van e-depot software. Regionaal Historisch Centrum Het Drents Archief (hierna: het Drents Archief) beschikt sinds 2021 over e-depot software en heeft daarnaast de expertise om digitale informatie nu en in de toekomst te beheren en te verstrekken aan inwoners en andere geïnteresseerden. Op 18 mei 2021 heeft het college besloten om gedurende drie jaar samen met het Drents Archief pilots te draaien (zaaknummer: 124909-2021), om kennis op te doen rondom het e-depot. Om op deze kennis voort te kunnen bouwen moet een nieuwe vorm van samenwerking gevonden worden. Het Drents Archief heeft een gemeenschappelijke regeling opgezet waaraan de gemeente Emmen kan deelnemen. Door toetreding kan gemeente Emmen voortbouwen op de opgedane kennis en een dienstverleningsovereenkomst voorbereiden om e-depot dienstverlening af te nemen. Deelname aan de gemeenschappelijke regeling is hiervoor een voorwaarde. Op deze manier kan de digitale informatie door een lokale partij die kennis en kunde in huis heeft worden bewaard en beheerd. 2.

Beoogd effect Door toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief (hierna: GR DA) kan e-depot dienstverlening van het Drents Archief worden afgenomen. Dit leidt tot beter beheer en betere beschikbaarheid van de te bewaren digitale informatie van gemeente Emmen, zoals voorgeschreven in de Archiefwet 1995. 3. Argumenten 1.1 Uit artikel 1, lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen volgt dat de gemeenteraad haar zienswijze kenbaar kan maken op de ontwerptekst van de GR DA. Het college van burgemeester en wethouders dient de ontwerpregeling voor te leggen aan de gemeenteraad. Dit volgt uit artikel 1 lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Voordat het college van burgemeester en wethouders toe kan treden tot een GR, moet de raad in staat gesteld worden zijn zienswijze kenbaar te maken. Toetreden tot de GR DA maakt verdere samenwerking op gebied van het edepot met het Drents Archief mogelijk en hiermee kan de gemeente Emmen voldoen aan de eisen rondom digitale archivering die gesteld worden in de Archiefwet en -regelgeving. Daarom wordt voorgesteld geen zienswijze in te dienen. 2.1 Uit artikel 1, lid 2 en 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen volgt dat de gemeenteraad toestemming moet geven aan het college van burgemeester en wethouders voor het toetreden tot de GR DA.

Als de gemeenteraad daarvoor toestemming geeft, kan het college van burgemeester en wethouders overgaan tot het toetreden tot de GR DA.

Gemeente Emmen, blad 3-4

2.2 Juridisch gezien is er geen andere optie voor de samenwerking op het gebied van digitale archivering dan een GR. Uit het onderzoek van de juridisch adviseurs van de gemeente Emmen blijkt dat er geen andere samenwerkingsvorm met het Drents Archief mogelijk is dan een GR om e-depot dienstverlening af te kunnen nemen. Het afnemen van e-depotdienstverlening op basis van alleen een dienstverleningsovereenkomst is in strijd met Europese regelgeving rondom aanbestedingen, omdat er in dit geval geen sprake is van een SAS-dienst (sociale en andere specifieke dienst). Het Drents Archief kan zich als aanbestedende dienst niet inschrijven in geval van een Europees aanbestedingstraject vanuit de gemeente Emmen. Daarnaast blijkt uit het juridisch onderzoek dat er geen sprake is van een publiekpublieke samenwerking en wordt het vestigen van een alleenrecht door de juridisch adviseurs afgeraden. Hierdoor is een GR de enige juridisch mogelijke samenwerkingsvorm rondom het e-depot en digitale archivering. 4. Kanttekeningen 1.1/2.1 De besluitvorming uit artikel 1, lid 3 en 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen wordt in dit voorstel samengevoegd. Uw raad wordt gevraagd om geen zienswijze in te dienen en toestemming te verlenen tot het toetreden tot de GR DA. Als uw raad besluit wel een zienswijze in te dienen, dan wordt deze meegenomen.

In dit geval kan er nog geen toestemming worden verleend en zal uw raad in een later stadium alsnog gevraagd worden om toestemming te verlenen. 2.2 De Rijksoverheid is momenteel nog partner in de GR DA, maar is voornemens om uit te treden met ingang van de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. De inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet staat gepland voor op 1 juli 2026. De Rijksoverheid treedt dan als partner uit alle Regionaal Historische Centra. De GR DA blijft na uittreding echter gefinancierd door het Rijk door middel van een SPUK-regeling en is daardoor niet financieel afhankelijk van andere partners binnen de GR. 5. Financiën Deelname aan de GR DA kost jaarlijks € 5.000. Op het moment dat de gemeente Emmen edepotdienstverlening van het Drents Archief afneemt, wordt deze € 5.000 in mindering gebracht op de kosten voor deze dienstverlening. In de kadernota 2023 en bij de begroting 2024 zijn de benodigde middelen tot en met 2027 voor de GR DA en de kosten voor e-depot dienstverlening beschikbaar gesteld. Het budget is beschikbaar gesteld op 61053/2044/34390. Dit betreft dossiervorming en -ordening. Voor financiering van de GR DA en edepotdienstverlening moet vanaf 2028 moet opnieuw een voorstel via de kadernota 2026 worden ingediend. 6.

Uitvoering Na besluitvorming kan het Drents Archief over het raadsbesluit worden geïnformeerd en kan door het college worden overgegaan tot toetreding tot de GR DA. Ook kan het college samen met het Drents Archief een dienstverleningsovereenkomst voorbereiden en afsluiten voor het e-depot. Een concept-besluit is bijgevoegd. Emmen, 11 maart 2025. Burgemeester en wethouders van Emmen, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

M. Plantinga-Leenders

H.F. van Oosterhout

Gemeente Emmen, blad 4-4

Jaar

Zaaknummer

2025

267206-2024

Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 maart 2025,

besluit:

1.

Geen zienswijze in te dienen op de ontwerpregeling van de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief (bijlage 1); 2. Toestemming te verlenen aan het college van burgemeester en wethouders om toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 24 april 2025.

de griffier,

de voorzitter,

S. Engelen

H.F. van Oosterhout