Raadsvoorstel - Controleprotocol gemeente Emmen 2025-2027 en normenkader 2025

Raadsvoorstel Jaar

Zaaknummer

2025

352993-2025

Onderwerp: Controleprotocol gemeente Emmen 2025-2027 en normenkader 2025

Portefeuillehouder: J. Bos

Team: Concerncontrol en Auditing A.V. Nijland, telefoonnummer 140591

Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit 1. De goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole vast te stellen op 2% van de totale lasten (exclusief de toevoegingen aan de reserves) voor fouten en onzekerheden voor de boekjaren 2025 tot en met 2027. 2. De rapportagetolerantie voor de accountant(scontrole) vast te stellen op ≥ 5% van de goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden voor de boekjaren 2025 tot en met 2027. 3. Het controleprotocol gemeente Emmen voor de boekjaren 2025-2027 vast te stellen. 4. Het normenkader voor het boekjaar 2025 vast te stellen Bijlage: 1. Controleprotocol gemeente Emmen 2025-2027 2. Het normenkader 2025.

Stuk(ken) ter inzage: 1. Collegebesluit d.d. 11 november 2025 en de daarbij behorende stukken.

Gemeente Emmen,

352993-2025 blad 2-5

jaar

Zaaknummer

2025

352993-2025

1. Inleiding: Controleprotocol Op 16 april 2025 is in het Staatsblad het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente en het Besluit financiële verhouding 2001 gepubliceerd. Als gevolg van de wijzigingen geldt voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf begrotingsjaar 2025 een verantwoordingsgrens van maximaal 2% van de totale lasten exclusief dotaties aan reserves. Het controleprotocol is geactualiseerd op basis van de gewijzigde Gemeentewet, het BBV en het BADO. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de (1) accountantscontrole door de accountant en (2) de rechtmatigheidscontrole (verantwoording) door het college, dient de raad een aantal zaken nader te regelen, hetgeen op hoofdlijnen in het controleprotocol plaatsvindt. Met het bijgevoegde controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor de controlejaren 2025 tot en met 2027. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole en het college voor de rechtmatigheidscontrole.

Zoals de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2025 tot en met 2027 (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) van de gemeente Emmen. Normenkader Het normenkader heeft als doel de reikwijdte te bepalen van de rechtmatigheidscontrole zoals vastgelegd in artikel 213 van de Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en artikel 3.1 van de kadernota rechtmatigheid. Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de weten regelgeving en moet permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Dit normenkader 2025 bevat een actualisatie van relevante wet- en regelgeving van andere overheden en van de gemeente Emmen zelf gebaseerd op de processen met een bepaalde financiële omvang of met een bepaald (financieel) risico. Dit betreft alleen wet- en regelgeving waar bepalingen over financiële beheershandelingen in voorkomen, het is dus geen uitputtende lijst met alle wet- en regelgeving. 2. Beoogd effect: • Voldoen aan het BBV en de uitgangspunten in de kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV ten aanzien van de jaarlijkse accountantscontrole.

• Uitvoering geven aan de controleverordening waarin is aangegeven dat de raad nadere regels en richtlijnen opstelt voor de jaarlijkse accountantscontrole ten behoeve van de externe accountant. • Richtlijnen bepalen voor het college welke wet- en regelgeving (extern en intern) moet worden betrokken in de rechtmatigheidsverantwoording 2025.

Gemeente Emmen,

352993-2025 blad 3-5

3. Argumenten: 1.1 /2.1 De goedkeuringstolerantie en rapportagetolerantie dienen vastgesteld te worden door de raad. Overeenkomstig de controleverordening dient de raad (overeenkomstig voorgaande jaren) de goedkeuringstolerantie en rapportagetolerantie voor fouten en onzekerheden ten behoeve van de accountantscontrole vast te stellen om tot een deugdelijke accountantscontrole te kunnen komen. 1.2/2.2 De toleranties voor de accountantscontrole zijn bedoeld om afspraken te maken. De goedkeuringstolerantie en rapportagetolerantie voor de accountantscontrole zijn bedoeld om afspraken te maken tussen de accountant en de gemeentelijke organisatie over de strekking van de controleverklaring, omvang van de bevindingen die voortvloeien uit de controle van de accountant en het informeren van de raad hierover. De voorgestelde goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten (exclusief de toevoegingen aan de reserves) voor fouten en onzekerheden voor de boekjaren 2025 tot en met 2027 is conform het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het controleprotocol 2025 van onze gemeente. De aan de raad voorgestelde rapportagetolerantie van ≥ 5% van de goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden past bij het belang van de gemeente Emmen om haar getrouwe en rechtmatig financieel handelen te blijven benadrukken.

1.3/2.3 Hierdoor is consistentie tussen de rapportagetolerantie (getrouwheid) en verantwoordingsgrens (rechtmatigheid) Uitgaande van circa € 500 miljoen aan totale lasten inclusief dotaties aan reserves bedraagt de goedkeuringstolerantie € 10 miljoen. De hiervan afgeleide rapportagetolerantie bedraagt derhalve 5% van € 10 miljoen is € 500.000 voor de accountantscontrole. De rapportagetolerantie ligt hiermee in lijn met de rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Deze rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording in de controleverordening is eveneens op € 500.000 bepaald. Hierdoor is er consistentie tussen de rapportagetolerantie voor de accountantscontrole (getrouwheid) en de rapportagegrens voor de controle door het college (rechtmatigheid). 3.1 Hiermee worden de beslispunten 1 en 2 geeffectueerd. Het voorliggende controleprotocol is geactualiseerd naar de bestaande wet- en regelgeving inzake de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording 2025 e.v.. Daarnaast dient zij vastgesteld te worden om de beslispunten 1 en 2 (goedkeuringstolerantie en rapportagetolerantie inzake de accountantscontrole) te kunnen effectueren. 4.1 Hiermee wordt uitvoering gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording 2025 door het college.

Voor een goede totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is het belangrijk dat de geldende wet- en regelgeving duidelijk vastligt. Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Hiervoor wordt jaarlijks een zogenaamd normenkader opgesteld met alle belangrijke weten regelgeving (extern en intern). Overeenkomstig voorgaande jaren dient dit normenkader jaarlijks te worden goedgekeurd door de raad. 4.2 Hiermee is het normenkader weer actueel. Het normenkader 2025 is opgesteld op basis van de laatste stand van zaken met betrekking tot de geldende wet- en regelgeving. Niet meer geldende wet- en regelgeving is verwijderd en nieuwe wet- en regelgeving is toegevoegd in het normenkader 2025. 4. Kanttekeningen: Geen. 5. Financiën: N.v.t.

Gemeente Emmen,

352993-2025 blad 4-5

6. Uitvoering: Het geactualiseerde controleprotocol wordt na besluitvorming gepubliceerd in het Gemeenteblad op de website officiëlebekendmakingen.nl (het is voor gemeenten verplicht op lokale wet- en regelgeving in het Gemeenteblad te publiceren). Het geactualiseerde controleprotocol en het geactualiseerde normenkader geldt als norm voor de controle op de rechtmatigheid vanaf verslagjaar 2025 en wordt conform de controleverordening gemeente Emmen 2025 verstrekt aan de accountant voor de controle van de jaarrekening 2025 Toetsingskader Om het normenkader te kunnen gebruiken voor de interne beheersing moet het normenkader worden geoperationaliseerd. Ten behoeve van de uitwerking is het van belang dat bekend is welke bepalingen van de regelgeving relevant zijn voor het rechtmatigheidsbeheer. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording gaat het daarbij om de bepalingen waar voor de gemeente financiële consequenties uit kunnen voortkomen. Het operationaliseren van het normenkader is een taak van het college en wordt vastgelegd in een toetsingskader. In een toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. Conform planning wordt voor het einde van het kalenderjaar 2024 het toetsingskader ter vaststelling aan het college aangeboden.

Aangezien het toetsingskader een operationele activiteit betreft (uitwerking van het normenkader) is het niet noodzakelijk dat het toetsingskader ter vaststelling wordt aangeboden aan de raad. Dit is conform de kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV. Informatievoorziening aan en besluitvorming door de raad De auditcommissie is in november 2025 geïnformeerd over het bijgevoegde controleprotocol 2025-2027 en normenkader 2025. Na vaststelling van het controleprotocol 2025-2027 en normenkader 2025 zal de accountant respectievelijk het college overeenkomstig handelen voor de accountantscontrole in het kader van de getrouwheid dan wel de rechtmatigheidsverantwoording 2025.

Een concept-besluit is bijgevoegd.

Emmen, 11 november 2025.

burgemeester en wethouders van Emmen, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

N. Plantinga

H.F. van Oosterhout

Gemeente Emmen,

352993-2025 blad 5-5

Jaar

Zaaknummer

2025

352993-2025

Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 november 2025.

besluit:

1.

De goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole vast te stellen op 2% van de totale lasten (exclusief de toevoegingen aan de reserves) voor fouten en onzekerheden voor de boekjaren 2025 tot en met 2027. 2. De rapportagetolerantie voor de accountant(scontrole) vast te stellen op ≥ 5% van de goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden voor de boekjaren 2025 tot en met 2027. 3. Het controleprotocol gemeente Emmen voor de boekjaren 2025-2027 vast te stellen. 4. Het normenkader voor het boekjaar 2025 vast te stellen.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 18 december 2025. de griffier,

de voorzitter,

S. Engelen

H.F. van Oosterhout