Raadsbrief: Staat van de gemeentelijke informatiehuishouding (21.000970)

Raadhuisplein 1 7811 AP Emmen t. 140591 f. 0591 685599

ê~

Postbus 30001 7800 RA Emmen e. gemeente@emmen.nl i. www.emmen.nl

(b

Gemeente Emmen

Aan de raad van de gemeente Emmen

Ons kenmerk

uw kenmerk

Bijlage

behandeld door

21.000970

339839-2021

2.

J.T.Oosterhoff

Datum

Telefoon

Fax

e-mail

24 november 2021

140591

(0591)685599

gemeente@emmen.nl

BSN

Onderwerp

Staat van de gemeentelijke informatiehuishouding

Geachte leden van de raad, In de Archiefverordening is vastgelegd dat wij elk jaar de raad actief moeten informeren over het gevoerde archiefbeleid. Zo weet de raad of wij ons houden aan de regels voor archiefzorg, wordt zichtbaar waar extra aandacht nodig is en waar de komende jaren het accent van de gemeentelijke informatiehuishouding moet liggen. Hierbij informeren wij u conform de bepalingen van de Archiefverordening over de staat van de gemeentelijke informatiehuishouding. Bijgaand treft u aan het verslag van de archivaris over de staat van de gemeentelijke archiefzorg over het afgelopenjaar. Het verslag bestaat uit twee delen: 1. Verantwoording over het beheer van overgebrachte adviezen. Dit zijn tot op heden alleen analoge (niet digitale) archieven. 2. Toezicht op het beheer van niet overgebrachte archieven. Dit betreft zowel toezicht op analoge als op digitale archieven. De archivaris doet in zijn verslag een tweetal aanbevelingen, te weten: a. Versterk het bewustzijn van de noodzaak van informatiebeheer bij aanschaf, inrichting en beheer van nieuwe software b. Voer een risicoanalyse uit op de kwaliteit van het beheer van de gemeentelijke informatie. Het college heeft de volgende maatregelen genomen. 1. Verantwoording Het college heeft de nodige matregelen genomen en middelen beschikbaar gesteld om te voldoen aan verplichtingen.

Voor wat betreft de analoge archieven zijn de nodige conserveringsmaatregelen genomen en zal een nieuwe klimaatinstallatie worden geïnstalleerd.

Om aan de gestelde digitale verplichtingen te voldoen zijn middelen vrijgemaakt voor het inrichten van de digitale informatiehuishouding. Daarnaast zijn in Drents verband afspraken gemaakt in de vorm van het sluiten van een dienstverleningsverband met het Drents archief en het inrichten van de bijbehorende functies. 2. Toezicht Op 30 juni 2021 is in het kader van de bedrijfsvoering de I-visie vastgesteld door het Centraal Managementteam. De I-visie beoogt duiding, houvast en richting te geven aan de inrichting van de gemeentelijke informatiehuishouding. Informatie wordt daarbij als elementaire grondstof gezien. De inrichting van de gemeentelijke informatiehuishouding zal conform de gehanteerde principes, uitgangspunten en randvoorwaarden worden vormgegeven. Dit zal vanzelfsprekend doorwerken in het vergroten van het bewustzijn over de noodzaak van informatiebeheer. Wij menen dat op deze wijze de door de archivaris gedane aanbevelingen op een goede wijze worden geborgd. De I-visie is voor de leden van de raad bij de griffie ter inzage gelegd.

Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd.