Notulen commissie BME 14 maart 2024

Zaaknummer: 93263-2024 Beknopt verslag commissie Bestuur, Middelen & Economie van de gemeenteraad Emmen op donderdag 14 maart 2024 vanaf 19.30 uur Aanwezig: Voorzitter Commissiegriffier Collegeleden

: : :

De commissieleden

:

Verslaglegging

:

de heer H.A. Bos de heer F.W. te Winkel de heer J. Bos, mevrouw D.S. Leal-Keen, de heer H.F. van Oosterhout, de heer G.P. Rink, de heer P.M. Schrik, de heer R. Wanders de heer P.M. de Jonge (VVD), de heer M. Meijer (VVD), mevrouw R. Gommer-Gelijk (CDA), de heer J.B.W. Wittendorp (CDA), de heer J.H. Koops (D66), mevrouw B. van der Woude (GroenLinks), mevrouw V.S.L.R. Spang (PvdA), mevrouw A.G. Louwes-Linnemann (PvdA), de heer R. Zuiderveld (PvdA), de heer M.P. Hornis (50PLUS), de heer L. Hoogenberg (Wakker Emmen), de heer M. Klaver (Wakker Emmen), de heer A.J. Jakobs (Wakker Emmen), de heer W.L.H. Moinat (SP), de heer M.J. Supheert (ChristenUnie), de heer H. Huttinga (ChristenUnie), de heer D.P. Drolenga (Notuleerservice Mooi Werk)

1. Opening en vaststelling agenda Voorzitter H.A. Bos opent de vergadering om 19.30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Actuele mededelingen college/presidium Burgemeester Van Oosterhout refereert aan de presentatie hedenochtend van Koningsdag. Op de gemeentewebsite zijn hier beelden van terug te zien en er is een persbericht verstuurd met het uitgebreide programma. Voor het Koningsdagconcert zijn ook raads- en commissieleden uitgenodigd, die verzocht worden zich zo snel mogelijk op te geven. De waarderingsavond is dinsdag 19 maart, startend in het Atlas Theater en met een vervolg bij Wildlands. De avond is zowel inhoudelijk als informeel en met een hapje. Heel veel EOP-leden hebben zich al aangemeld. Naast het college zijn ook raads- en commissieleden welkom: er hebben zich nog niet veel raadsleden aangemeld. Het verdient de aanbeveling dat zij daar zo veel mogelijk kennismaken met de EOP’s zelf. 3.

Presentatie: n.v.t.

4.

Spreekrecht niet-geagendeerde onderwerpen: n.v.t.

5.

Rondvraag: n.v.t.

6.

Bespreken C-stukken: n.v.t.

7. Bespreken B-stukken 7A. Revitalisatie bestuurslaag gemeentehuis Inleiding college Wethouder J. Bos omschrijft de ‘bestuurslaag’ van het gemeentehuis als de raadszaal en de werkkamers van de collegeleden en hun secretariaten, inclusief het trappenhuis. Er zijn legio redenen voor de aanpak: gedateerd, sleets, niet meer representatief, onvoldoende functionerende klimaatbeheersing en dito AV-ondersteuning en technische hulpmiddelen voor debatteren en stemmen, niet-

1

passende zaalopstelling en de gemeentelijke kernwaarden (transparant, open, toegankelijk) komen niet goed tot uiting. College en raad gaven al eerder de noodzaak tot revitalisatie aan, die naast inrichting ook vergadermeubilair, verlichting, databekabeling, techniek en klimaatbeheersing omvat. Het raadszaalontwerp is aangestuurd door de stuurgroep met onder meer raadslid Pruisscher en concernmanager Klaassen van de ambtelijke organisatie. Bij het bestuurslaagdeel had het college het voortouw, de uitstraling ligt volledig in lijn met die van de raadszaal. Vandaar dat één architect het totaalontwerp heeft gemaakt, die het zo doelmatig en ‘gewoon’ mogelijk heeft vormgegeven. Eerste termijn Wakker Emmen geeft aan dat de raadszaal in principe nog wel een tijdje zo is te gebruiken, maar ziet ook de slijtplekken in de vloerbedekking en het gedateerde meubilair. Na twintig jaar is het hoog tijd om de bestuurslaag aan te pakken. De gemeente Emmen verdient meer uitstraling met Drentse/Emmense maat: doelmatig, efficiënt, functioneel, transparant, zonder te veel opsmuk, gemoedelijk, goed onderlicht zicht voor raads- en commissieleden en ‘zuuneg’.

Waren er (goedkopere) alternatieven, zoals het bruggebouw of trouwpaviljoen? Zijn er andere besparingen mogelijk zonder afbreuk aan de kwaliteit? Zijn de personeelskosten, die later in de Begroting terugkomen, niet een doublure van de projectkosten? Blijven de kapitaallasten gelijk in de loop der jaren? Is het mogelijk om de inventaris in één keer af te schrijven? Een kostendeskundige heeft naar ‘mogelijke afwijkingen’ in het budget gekeken: worden hier besparingen mee bedoeld? Hopelijk zijn de inkopers daartoe deskundig genoeg en wordt de begroting later niet bijgeplust. Wordt de raad tussentijds geïnformeerd over de voortgang, bijvoorbeeld bij tegenvallers? De fractie pleit bij de revitalisatie voor de slogan ‘Gewoon doen!’, met de nadruk op ‘gewoon’ en ‘doen’. PvdA is blij dat deze revitalisatie niet zo fors is als het Tweede Kamergebouw. Die verbouwing leidde tot flinke discussies zoals altijd bij overheidsgebouwen. Toch zag zelfs de Kamernestor van doorgaans zuinige SGP-huize ‘dat het goed was’. Een uitnodigende uitstraling is het belangrijkste, zeker voor het Emmense gemeentehuis als open en toegankelijk huis van de democratie, midden in de samenleving en dicht bij de inwoners. Terecht zijn deze kernwaarden als leidraad vermeld in het raadsvoorstel. In de raadszaal moeten de democratische waarden goed zichtbaar zijn met een opstelling die een goed debat mogelijk maakt.

De huidige zaal voldoet daar niet aan, daar de raadsleden elkaar niet kunnen aankijken en alleen zicht hebben op de collegetafel. Ook begint de bestuurslaag, inclusief trappenhuis, sleets te worden en heeft die een opknapbeurt nodig. De laatste bouwkundige aanpassing dateert immers al van 2001. B&W hebben een realistische kostenraming bijgevoegd, die de PvdA als toekomstbestendige investering ziet in het huis van de democratie. Goed dat een stuurgroep met raadsleden samen met de architect gedegen naar de wensen en haalbaarheden heeft gekeken, met de nodige aandacht voor de financiën. Dat de raad nauw blijft betrokken bij de verdere uitvoering, is een prima voorstel. De PvdA is positief over deze revitalisatieplannen. CDA ziet in de raadszaal scheuren in de tafels, oubollige gordijnen rondom en een zaalindeling die niet bij een moderne raad past in een duale setting en ongeschikt is voor een goed debat. Goed dat er een krediet beschikbaar komt voor revitalisatie van de bestuurslaag inclusief raadszaal en trappenhuis. B&W moeten gasten in een representatieve omgeving kunnen ontvangen, niet overdadig maar passend bij Emmen. De raad moet kunnen vergaderen in een werkbare ruimte. Raadsbesluiten hierover zijn altijd lastig; zo sneuvelde een eerder indelingsvoorstel in mei 2012. Deze aanpak is zorgvuldig geweest.

De Werkgroep Werkwijze Raad heeft eerst de wensen verkend met een procesvoorstel, daarna werden vijf denkrichtingen uitgewerkt tot drie varianten die elk werden doorgerekend: 1) herinrichting huidige zaal; 2) grotere zaal op de huidige locatie; 3) nieuwe zaal op een nieuwe zaal. De keuze viel op 1. Ter vergelijking zijn andere raadszalen bezocht en is een programma van eisen opgesteld met het hoefijzermodel als voorkeur plus een goede klimaatbeheersing. Op basis hiervan heeft de architect een geslaagd ontwerp gemaakt met een goede multifunctionele indeling van de raadszaal met Emmense uitstraling, die fantastisch oogt op de sfeerbeelden. De

2

bouwkundige kosten blijven onder de raming van juni 2023. 2,7 miljoen is een heel bedrag: daarom is het goed dat de kapitaallasten structureel worden opgenomen in de Begroting, wat hopelijk tegenvallers voorkomt. De stuurgroep is erin geslaagd het programma van eisen (betaalbaar, passend bij Emmen en geen overdadige bestedingen) tot zijn recht te laten komen in het ontwerp. VVD complimenteert de stuurgroep voor het vele werk en het goed betrekken van de fracties in dit proces. Het kost inderdaad wat, maar dat mag de gemeente er ook voor overhebben. Hetzelfde ontwerp in het kleinere Borger-Odoorn beloopt 10 miljoen, dan valt 2,7 miljoen nog mee. Wordt er ook lokaal aanbesteed bij dit project? Voor de rest is de fractie akkoord met dit voorstel. SP hoorde de afgelopen achttien jaren regelmatig de wens voorbijkomen om de raadszaal aan te passen. Vooral het klimaatsysteem moest beter: de temperatuur in de raadszaal was of te warm of te koud. Nu is er een flinke verbeterslag te maken met een betere opstelling van raads- en collegezetels. In een zorgvuldige procedure heeft de stuurgroep meerdere raadszalen en een Statenzaal bezocht, waartussen grote verschillen bestaan, elk met een goed eigen verhaal en keuzes en met ook regelmatig achteraf nog aanpassingen. Dit leidde mede tot dit voorstel, dat veel verdergaat dan de fractie van tevoren had bedacht.

Tegelijk komt met deze investering een uitnodigende en zeer doelmatige raadszaal tot stand. De investering is fors, maar het is wel de huiskamer van de lokale democratie. De SP staat hier positief-kritisch in. De kritiek van de ChristenUnie zit vooral daarin dat de raadszaal niet naar de begane grond verhuist, een gemiste kans voor een écht uitnodigende huiskamer als gemeente. Immers, de eerstkomende 20-25 jaar komt een nieuwe raadszaal niet meer aan bod en de gemeente heeft nu genoeg vet op de financiële botten. Al zou een verbouwing op de begane grond duurder uitvallen, nu moeten inwoners nog steeds via een soort sluiproute naar ‘twee hoog achter’. Wel is er een heel zorgvuldig proces doorlopen waarin goed geluisterd werd naar de wensen. De stuurgroep heeft fantastisch werk geleverd in opdracht van de raad. Aangezien de te revitaliseren oppervlakte erg groot is en het om een gedateerd gebouw gaat, vallen de totale kosten nog mee. De laatste grote renovatie was in 2001, maar in 2008 was er ook een. Van begin af aan viel de huidige, monistische inrichting van de raadszaal de fractie tegen. Gelukkig wordt hier nu eindelijk wat aan gedaan. De ChristenUnie spoort aan om op deze voet door te gaan met de bestuurslaag naar een heel mooi eindresultaat.

D66 ervaart een investering in de gemeente als spannend: algauw liggen gelegenheidsargumenten of uitvergroot negatief nieuws op de loer. Het is aan de gemeente dit te doorbreken met toekomstgerichte keuzes die verder reiken dan de waan van de dag. D66 is tevreden met het toekomstbeeld in dit voorstel. Wel had de fractie eerst een stap verder willen gaan door de raadszaal naar een nieuwe locatie te verplaatsen of fysiek beter toegankelijker te maken. Toch is dit compromisvoorstel zeker geen verlies. De herinrichting en verbouwing versterken het democratische debat, zorgen voor een meer open bestuurslaag, die nog meer de woonkamer van de gemeente wordt. Complimenten voor de stuurgroep, de betrokken ambtenaren en de griffie. GroenLinks meent dat een trots Emmen naast valse bescheidenheid zich ook best mag laten zien als (grote) gemeente. De raadszaal als huis van de democratie is daarbij een belangrijk visitekaartje voor inwoners en andere bezoekers. Dat is een investering als deze waard. De huidige zaal heeft te weinig cachet en de indeling bevordert het onderling debat in de raad niet. De concept-sfeerbeelden geven een heel mooi beeld. De (minder) goede punten tijdens de bezoeken aan andere zalen zijn meegenomen. Het ontwerp had uitnodigender en toegankelijker gekund en daarom had verplaatsing van de raadszaal GroenLinks ook aangestaan.

Hopelijk weet straks iedereen de vernieuwde bestuurslaag te vinden. De fractie is de stuurgroep dank verschuldigd, en in het bijzonder de heer Wittendorp voor zijn verbeeldende schetsen die het nieuwe ruimtebeeld steeds goed concretiseerden.

3

50PLUS vindt het hoog tijd dat deze revitalisering op stapel staat, daar sinds de vorige opknapbeurt alweer de nodige tijd is verstreken. De fractie is het college, de ambtenaren en de stuurgroep dankbaar voor dit voorstel. Welk trappenhuis wordt bedoeld: dat om de hoek van de raadszaal of dat bij de liften? De kostenraming is verrassend compact. 50PLUS stelt voor, de Nachtwacht van Emmen in de raadszaal op te hangen. Reactie college De heer Pruisscher (lid stuurgroep) stond van begin af aan achter het idee om de hele raad mee te nemen in het proces en input te laten leveren, wat bijdraagt aan het draagvlak. Al duurde het proces lang, gedegen was het wel met bezoeken elders en een doordacht programma van eisen als duidelijke opdracht naar de architect. Nu is het plan gereed voor uitvoering. Dit wordt openbaar gedeeld, juist omdat de raadszaal het huis van de democratie is. Er zijn alternatieven bekeken: uitbreiding van de zaal en verhuizing naar het trouwpaviljoen waren duurder. Verplaatsing naar het bruggebouw zou budgettair ongeveer gelijk zijn, maar dan verliest het gemeentehuis de belangrijke corridor naar het andere gebouw. Voor de begane grond is ook iets te zeggen, maar dit blijkt zeven keer zo duur te zijn. Vandaar de keuze voor inpandige update van de huidige raadszaal, maar wel met verbeterd klimaatsysteem.

Nog meer besparingen wordt ingewikkeld, omdat met de architect een totaalontwerp is gemaakt waarin alles past. Worden daar zaken uitgehaald of gaat de kaasschaaf erover, dan gaat dat te veel ten koste van de totaalopzet. De stuurgroep wil daar liever niet aan. Wel is het huidige budget kaderstellend en realistisch. De heren Pruisscher en Wittendorp blijven nauw betrokken bij het vervolg qua tijd, geld of kwaliteit. Relevante ontwikkelingen koppelen zij zo snel mogelijk terug met de raad. De toegankelijkheid is niet afdoende in de huidige zaal. Daarom was hier veel aandacht voor in het ontwerp bij de binnenste ring, het spreekgestoelte en de voorzittersplekken, die op de vlakke vloer gesitueerd zijn, met daarnaast plekken voor mindervaliden op de publieke tribune. Ook is de verdieping goed toegankelijk voor rolstoelen. Dat de plannen in BorgerOdoorn een stuk duurder zijn, ligt wellicht ook aan de omvang daar. Het is de bedoeling bij de meervoudig onderhandse aanbesteding ook lokale partijen te betrekken. De goede ideeën van de architect over de kunstwerken zijn gepresenteerd aan de fractievoorzitters. Daar zat de Nachtwacht van Emmen niet bij; of dat alsnog kans van slagen heeft bij deze architect, valt te bezien. Wethouder J. Bos vult aan dat de personeelskosten niet dubbelop zijn. De betrokken afdelingen schrijven i.c.

inderdaad uren, maar die worden toegerekend aan dit project, niet aan de organisatie. De afschrijvingstermijnen zijn voorgeschreven in de BBV en het activabeleid. Het KlantContactCentrum is al aangepakt. Andere onderdelen van het gemeentehuis moeten ook nog aan bod komen, maar daar zijn nog geen concrete plannen voor. De kostenraming is goed doorgeakkerd, met ondersteuning van een ervaringsdeskundige. De kosten zijn op actueel niveau, een latere indexering lijkt niet nodig. Bovendien is er 10% ruimte in het budget voor onvoorziene kosten. Voor de planning is de wens uitgesproken om de uitvoering zo veel mogelijk tijdens het zomerreces te laten plaatsvinden, met zo min mogelijk overlast. Dat is wel een ‘sportieve planning’, dus moeten er geen grote vertragingen zijn. Eventuele (majeure) afwijkingen op het budget of de planning worden zo spoedig mogelijk vooraf met de stuurgroep en de raad gedeeld. Tweede termijn Wakker Emmen compliment eenieder die aan de plannen heeft meegewerkt. De fractie heeft hier veel vertrouwen in en ziet ernaar uit om in de vernieuwde raadszaal plaats te gaan nemen. PvdA vindt het heel fijn dat de stuurgroep zoveel tijd heeft besteed aan de toegankelijkheid, waarvoor dank. ChristenUnie benoemt dat bij de eerdere renovaties de raad niet werd betrokken. Dat is nu gelukkig ondenkbaar.

Fantastisch dat dit voorstel een coöperatie is geweest tussen raad, college en ambtelijke organisatie: dat biedt perspectief voor de toekomst.

4

50PLUS informeert of er ook nagedacht is over een alternatieve vergaderplek tijdens de verbouwing. Qua afschrijvingstermijn wordt aan 20-25 jaar gedacht, maar voor bouwkundige investeringen is die 40 jaar. Hoe is dat toe te passen? De fractie benoemt dat hulpdiensten er langer over doen om bij de raadszaal te komen, daar die op de tweede verdieping blijft. Reactie college Wethouder J. Bos bevestigt dat de afschrijvingstermijn jaar voor bouwkundige investeringen inderdaad 40 jaar is. In deze revitalisatie blijft de bouwkundige constructie in stand, het gaat om de inrichting en het interieur. Daarvoor gelden andere afschrijvingstermijnen, maar de kapitaallasten komen structureel in de Begroting terug. Dat er tijdelijk een alternatieve locatie moet worden gebruikt, kan voorkomen. Daar is ook zeker in voorzien bij dit voorstel. Voorzitter H.A. Bos stelt vast dat dit raadsvoorstel als A-stuk naar de raad gaat. Voorts de oproep om de nieuwe raadsstoelen te komen testen, vlak bij de griffieruimte. Dit kan nog tot 23 maart. Op het prikbord kunnen raads- en commissieleden hun keuze aangeven. Voorts komt er bij de griffier een fotoboek ter inzage te liggen met heel oude foto’s (tot 40 jaar terug) van de raadszaal, de rest van de bestuursvleugel en de buitenkant van het gemeentehuis. 8.

Bespreken A-stukken: n.v.t.

9.

Onderwerpen ter bespreking: n.v.t.

10. Vaststellen verslag vorige vergadering 10A. Vaststellen notulen raadscommissie BM&E van 7 december 2023 Voorzitter H.A. Bos stelt vast dat de notulen van 7 december 2023 ongewijzigd worden goedgekeurd, onder dankzegging aan de notulist. 11. Ingekomen stukken vanuit het college/presidium Geen agenderingsverzoeken. 12.

Overige ingekomen stukken: n.v.t.

13. Sluiting Voorzitter H.A. Bos sluit de vergadering om 20.10 uur onder dankzegging.

5