Eindrapportage Erkende Overlegpartners en de gemeente Emmen

Kansen voor samenwerking tussen de Erkende Overlegpartners en de gemeente Emmen

Kennisnetwerk participatie en uitdaagrecht Thijs Harmsen www.uitdaagrecht.nl info@uitdaagrecht.nl

Het Kennisnetwerk participatie en uitdaagrecht is een onafhankelijke stichting die zich richt op participatie en uitdaagrecht in samenwerking met overheden, maatschappelijke organisaties en bewoners door: ▪ Het geven van informatie over het uitdaagrecht, over overheidsparticipatie en over bewonersparticipatie. ▪ Het begeleiden van bewoners, maatschappelijke organisaties, gemeenten, waterschappen, provincies en de rijksoverheid bij participatie en bij de toepassing van het uitdaagrecht. ▪ Kennisontwikkeling en – uitwisseling, onder meer door het (laten) verrichten van onderzoek naar de mogelijkheden voor toepassing van het uitdaagrecht en participatie, alsmede door het delen van ervaringen.

9 januari 2024

1

Inhoud

▪

Aanleiding

3

▪

Programma

4

▪

Uitkomsten vier bijeenkomsten

6

▪

Conclusies

10

▪

Aanbevelingen

12

2

Aanleiding 4. De deelnemers zijn geïnformeerd over (nieuwe) ontwikkelingen op het gebied van participatie (o.a. uitdaagrecht, Omgevingswet) en wat dit kan gaan betekenen voor de rol van EOP’s in relatie tot de gemeente Emmen.

Het Kennisnetwerk is gevraagd om vier bijeenkomsten te begeleiden van de gemeente Emmen en de Erkende Overlegpartners (EOP’s). Deze rapportage met de uitkomsten van de vier avonden wordt aangeboden aan de “Werkgroep van ambtenaren en EOP’s”, die nadenkt over het betrekken van EOP’s en bewoners bij nieuwe ontwikkelingen rondom participatie en de rol die de EOP’s daarbij kunnen spelen. Tevens wordt deze rapportage toegezonden aan alle deelnemers van de vier avonden.

De uitkomsten van deze avonden staan in deze rapportage. Tevens worden een aantal conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan voor het vervolg.

Doelen van deze vier bijeenkomsten zijn: 1. De deelnemers van EOP’s en betrokken ambtenaren van de Werkgroep hebben een inspirerende en informatieve bijeenkomst, waarin zij zelf hun ideeën kunnen geven en uitwisselen over participatie en de onderlinge samenwerking. 2. De deelnemers geven aan wat zij “goed” vinden gaan en wat zij aan verbeteringen wensen in de onderlinge samenwerking. 3. De deelnemers zijn zich meer bewust van de verschillende rollen die EOP’s kunnen innemen. De deelnemers hebben wensen benoemd voor de onderlinge samenwerking en bevordering van de participatie in de gemeente Emmen.

3

Programma Het interactieve programma van iedere bijeenkomst bestaat uit de volgende onderdelen:

▪

1. Welkom en aan de slag. Gezamenlijk aan de slag met de vragen wat er goed gaat in de afstemming / samenwerking tussen gemeente en EOP’s en wat daarin verbeterd kan worden of anders ingericht moet worden

▪

▪

2. Kennisuitwisseling en informatie delen. In dit onderdeel zijn de deelnemers bijgepraat over nieuwe ontwikkelingen die eraan komen en van belang zijn voor de afstemming / samenwerking tussen gemeente en EOP’s, te weten: ▪ Komende wijziging van de Gemeentewet, met een verplichting om een participatieverordening te maken, waarin de gemeente Emmen spelregels geeft hoe bewoners e.a. worden betrokken bij de voorbereiding, maar ook (en dat is nieuw) bij de uitvoering en de evaluatie van beleid1. ▪ Het opnemen van het uitdaagrecht in de nieuwe participatieverordening. Het uitdaagrecht is het recht om taken van de gemeente over te nemen / aan te gaan sturen als bewoners en maatschappelijke partijen van mening zijn dat zij dit beter, anders, goedkoper of met meer maatschappelijk draagvlak kunnen doen (zie www.uitdaagrecht.nl). Bijvoorbeeld het onderhoud van een deel van de openbare ruimte, het beheren van een buurthuis, plannen maken voor 1

de energietransitie, etc. Emmen is hiermee bezig via Democratie Dichterbij. De Omgevingswet, waarin de participatie van omwonenden anders wordt ingericht. Maar ook bij ontwikkelingen als de energietransitie, waarin afstemming met belanghebbenden en energiecoöperaties gewenst is. Tevens is de “Participatieladder voor EOP’s“ gepresenteerd: op deze ladder worden de verschillende mogelijkheden van betrokkenheid van EOP’s weergegeven. Dat loopt van “geen rol hebben” of alleen “ontvanger en doorgever van informatie” zijn, tot aan “zelf uitvoerder” zijn van taken van de gemeente Emmen en het zijn van “initiatiefnemer”. Hoe “hoger” op de Participatieladder, des te meer is de EOP zelf aan zet. Hoe “lager” op de Participatieladder, des te groter is de rol van de gemeente Emmen. De “Participatieladder voor EOP’s” staat weergegeven op de volgende pagina. Aan de hand van de “Participatieladder voor EOP’s” is verder gesproken over de verschillende rollen die de EOP’s kunnen, maar vooral ook willen innemen.

Tot slot is stil gestaan bij de wensen rondom afstemming en samenwerking tussen de gemeente en de EOP’s: wat zouden we nog moeten doen, inrichten of mogelijk maken? En wat betekent dit voor jouw EOP?

Het wetsvoorstel Versterking participatie op decentraal niveau ligt thans bij de Eerste Kamer.

4

5

Uitkomsten vier bijeenkomsten Van de vier bijeenkomsten zijn verslagen gemaakt door het secretariaat van de EOP’s, met de details van ieder overleg (zie de aparte verslagen). Op basis van de besprekingen en de verslagen is het volgende samenvattende schema gemaakt van ieder platformoverleg, met een onderverdeling in: ▪ ▪ ▪

Positieve punten. Aandachtspunten. De rollen van de EOP’s en welke wensen hiervoor zijn aangegeven.

6

De Blokken

Als positieve punten worden o.a. genoemd:

De aandachtspunten zijn o.a.:

De rollen van de EOP’s en de aangegeven wensen zijn:

De vervulling van de rol door de Gebiedscoördinator wordt gewaardeerd. Coördinator is makkelijk bereikbaar.

Gebiedscoördinator woont ver weg. Dichtbij de samenleving staan is belangrijk.

EOP’s willen mee kunnen denken, sommige willen meer meebeslissen. EOP’s willen als gelijkwaardige partner worden gezien.

Traagheid communicatie met teams van de gemeente.

Helderheid over de rol van de EOP’s en de rol van de gemeente (wanneer is EOP adviseur / samenwerkingspartner?).

Serieus genomen worden als EOP.

Kunnen gemeente en EOP met elkaar nagaan wat ieder EOP wil betekenen en wat zij kunnen betekenen voor elkaar?

Uitvoerders van de gemeente zijn welwillend. Gebiedswethouder is makkelijk bereikbaar.

EOP’s eerder informeren. De EOP’s geven aan de volgende rol-(len) te willen hebben: Helderheid over de rollen van de EOP’s bij verschillende projecten, en zorgen dat betrokkenen binnen de gemeente zich ook bewust zijn van deze rollen van de EOP’s. Huisvesting asielzoekers in sociale huurwoningen.

Barger-Oosterveen: Goed contact met burgers. Willen de verbinding zijn tussen bewoners en de gemeente. Nieuw-Schoonebeek: Brug zijn tussen de bewoners en de gemeente. Klazienaveen: De verbinder zijn. De EOP wil verenigingen ook betrekken, naast de bewoners. EOP werkt op dit moment met het bestuur aan het krediet in de samenleving zodat zij Klazienaveen kunnen vertegenwoordigen. Nieuw-Dordrecht: Verbinder zijn tussen dorp en de gemeente. Het dorpsplan is gezamenlijk gerealiseerd deels als initiatiefnemer. Ook is de EOP ontvanger en doorgever van informatie. Zwartemeer: De Dorpsraad is het doorgeefluik voor de gemeente en de vertegenwoordiger van het dorp. Weiteveen: Overlegpartner van de gemeente; EOP moet van grote projecten weten. Van “grijs” en “groen” is deze EOP goed op de hoogte. Drie personen van de EOP’s zijn contactpersonen naar de gemeente. Ze zijn zich bewust van de rol als contactpersoon richting gemeente en bewoners. Oranjedorp: Rol van initiatiefnemer bij o.a. ecologisch groen. Barger-Compascuum: Ze moeten kijken welke rol ze willen behouden en dit kenbaar maken naar de gemeente. Alle EOP’s: Per project: steeds bepalen welke rol je wilt of kunt pakken als EOP.

7

De Velden

Als positieve punten worden o.a. genoemd:

De aandachtspunten zijn o.a.:

De rollen van de EOP’s en de aangegeven wensen zijn:

De gebiedscoördinator is toegankelijk en laagdrempelig.

Openheid ambtenaren.

Helderheid wat EOP’s (als vrijwilligers) kunnen bieden en de afstemming met de gemeente hoe EOP’s hun rol kunnen invullen.

Bezoeken van de Burgemeester worden als prettig ervaren.

De gemeente kan EOP’s eerder informatie geven van komende ontwikkelingen dan buurtbewoners, zodat EOP’s voorbereid zijn.

Financiële afwikkeling gaat goed. Het hebben van budget (ook al is het soms te weinig) en afstemming over inzet budget.

Wat is de rol van EOP’s bij nieuwe ontwikkelingen, zoals de Omgevingswet? Kan de gemeente Emmen dit aangeven? Helderheid geven over de rollen van EOP’s (o.a. wat EOP’s volgens de verordening moeten doen). EOP’s eerder meenemen in plannen.

Afspraken gaan snel, evenals de afwikkeling.

Stad

Communicatie met de gemeente gaat goed. Veel contact met de gemeente, dit contact is laagdrempelig. Gebiedscoördinator is belangrijke schakel. Hierdoor korte lijntjes met de gemeente. Gemeente is welwillend in ondersteuning. Waardering op waarderingsavond, gezien en gehoord voelen. Erkenning als gesprekspartner. Bezoek van de Burgemeester. Budgetten voor EOP. De EOP structuur is een goede structuur.

Effectiviteit in samenwerking en toegankelijkheid van teams (ambtenaren) in het gemeentehuis (beantwoording vragen, afspraken maken, toegankelijkheid ambtenaren). Vrijwilligers van EOP’s zijn niet altijd overdag beschikbaar. De mening van de EOP’s vragen; EOP’s worden te laat betrokken bij plannen.

Afstemming tussen gemeente en EOP wat in een komend jaar aan de orde kan komen, o.a. “samen beleid uitstippelen” en helderheid over de rollen van EOP’s bij de diverse projecten (een goed voorbeeld is de focusgroep Rondweg). Helderheid tussen gemeente en EOP over waarop wordt samengewerkt / afgestemd, of waarop EOP inspraak heeft. (Tussentijdse) terugkoppeling van lopende projecten. Ondersteunen bij deskundigheidsbevordering voor bestuursleden EOP. Afspraken maken over feedback op nieuwe ideeën / wensen vanuit EOP’s.

De zichtbaarheid en benaderbaarheid van de wethouders. Samenvattingen van beleidsstukken en plannen, met meer gerichte informatie voor EOP’s Aangeven wat een EOP met de informatie zou moeten doen.

EOP’s gaan nog aangeven welke rollen zij wel/niet kunnen vervullen, zodat hierover helderheid is voor de afstemming / samenwerking met de gemeente. Dat is ook afhankelijk van wat een EOP bestuur aan kan (qua capaciteit en hoe de EOP kan afstemmen met wijk of dorp). Het zou goed zijn als er een leidraad komt voor afstemming tussen gemeente en EOP’s.

Verschil tussen rol gebiedswethouder en Burgemeester is niet duidelijk. Beiden komen op bezoek. Als de gemeente advies vraagt bij een EOP, zou ook helder moeten zijn wat de rol van de EOP in het project/proces krijgt.

8

De Monden

Als positieve punten worden o.a. genoemd:

De aandachtspunten zijn o.a.:

De rollen van de EOP’s en de aangegeven wensen zijn:

EOP’s weten de juiste personen te vinden bij de gemeente. Er zijn korte lijnen.

Betere terugkoppeling vanuit de gemeentelijke teams. Teams moeten weten wat de rol van de EOP is en de EOP kennen. Individuele ambtenaren gaan nu nog verschillend met een EOP om: de een accepteert een EOP wel, de ander niet. Kan dit anders?

Samenwerkingspartners worden. EOP’s kunnen eerder hun wensen kenbaar maken en aangeven welke rol zij willen en kunnen hebben bij een project. Hierover moet dan vervolgens het gesprek worden gevoerd met de gemeente om te komen tot een goede afstemming/ rolverdeling. Dat is tweerichtingsverkeer. Zo kunnen EOP en gemeente samenwerkingspartner voor langere tijd worden bij een project en met elkaar stappen gaan zetten.

De communicatie met de gemeente gaat kordaat en snel, m.n. het laatste half jaar. - In Emmer-Compascuum is het sportveld vernieuwd. Dit is goed opgepakt. Ook de sporthal is prachtig en goed gerealiseerd. Er was een goede samenwerking. Proces heeft wel jaren geduurd. Maar ondanks dat is de EOP erg tevreden.

Verbeteren van de interne afstemming binnen de gemeente, zodat er eenduidig en helder met de EOP’s gecommuniceerd en afgestemd wordt. Verwachtingen afstemmen tussen bewoners  → EOP  → gemeente. Soms voelen EOP’s zich geen gesprekspartner (zoals bij Emmer-Erfscheidenveen. Voor de school zijn plannen, maar de EOP is niet geïnformeerd.) Zo zijn ze niet op de hoogte van wat er speelt over hun dorp binnen de gemeente. Misschien kan er per jaar een plan gemaakt worden tussen gemeente en EOP’s waarop samengewerkt wordt en hoe onderling wordt afgestemd.

De “Participatieladder voor EOP’s” gaan gebruiken om per traject te kijken wat de rol is van de EOP en van de gemeente en vervolgens af te spreken wie-wat-gaat-doen en op welke manier de onderlinge afstemming gaat plaatsvinden. De basis vormen de wensen en behoeften van de bewoners. Dorps- en buurtorganisaties (EOP’s) zijn de vertegenwoordiger van de bewoners naar de gemeente toe. En vanuit gemeente naar de inwoner toe. EOP’s zijn dan een tussenpersoon tussen de gemeente en de bewoners. Waarbij de vraag aan de gemeente Emmen is: ga na of je meer kunt denken en werken vanuit de wensen van de dorps- en buurtorganisaties (EOP’s) en hen meer de vertegenwoordiger van de bewoners kunt laten zijn. Daarbij moet rekening worden gehouden met het feit dat de betrokkenen bij de EOP’s vrijwilligers zijn (zij kunnen niet altijd beschikbaar zijn).

De nieuwe Participatieverordening niet alleen door de gemeente Emmen laten maken, maar daarbij ook de EOP’s een rol geven. De raad moet zich vervolgens ook bewust zijn van de positie, rollen en taken van de EOP’s.

Helderheid over hoe en wanneer EOP’s kunnen meepraten over bepaalde ontwikkelingen. Een EOP doet meer dan de beoogde taken vanuit de gemeente behelst. Een EOP bestaat uit bewoners. Wij zijn de bewoners. De vraag moet steeds zijn: “Wat kan de gemeente doen om de verenigingen beter te laten functioneren voor hun wijk en dorp?” Draai het om. De term EOP geeft ook niet aan wat er gebeurt. Het woord “erkende” in de afkorting EOP voelt niet goed, omdat de erkenning er vanuit de gemeente niet is. Andere benamingen die gebruikt worden, zijn dorpsbelangen, plaatselijk belang, wijkvereniging, buurtvereniging, buurtorganisatie. Dat is herkenbaar voor bewoners (EOP is dat niet). Laat iedereen deze benamingen aanhouden.

9

Conclusies Op basis van de vier gesprekken met de EOP’s worden de volgende conclusies getrokken:

a. Bij concrete projecten. EOP’s geven aan behoefte te hebben aan: i. Inzicht op de wijze hoe en wanneer een EOP wordt betrokken bij een project van de gemeente. ii. Afstemming wat de rol is van de EOP bij een project ( o.a.: “vertegenwoordigt” de EOP het dorp of de wijk richting de gemeente of niet?). iii. Goede afspraken tussen gemeente en EOP bij langdurige projecten over ieders rol en taken (inclusief afspraken over tussentijdse afstemming en eventuele bijsturing).

1. De EOP’s hebben diverse beelden over hun rollen en taken of hebben deze soms nog niet helder in beeld. Dat heeft gevolgen voor wat zij kunnen en willen betekenen in de werkrelatie met de gemeente Emmen, en voor de wijze waarop zij hun rol invullen. Het werken met de “Particiatieladder voor EOP’s” heeft hen meer bewust gemaakt dat zij (per project) verschillende rollen kunnen innemen en hierover kunnen afstemmen met de gemeente Emmen. 2. De meeste EOP’s zijn tevreden over hun relatie met de gemeentelijke gebiedscoördinatoren en hun contacten met de burgemeester en met de gebiedswethouder. De gebiedscoördinator is van belang voor de EOP’s, zeker als deze in staat is om snel verbinding te leggen naar de diverse onderdelen van de gemeentelijke organisatie.

b. Bij de relatie tussen gemeente en EOP’s in het algemeen. i. Helderheid wat EOP’s en gemeente over en weer van elkaar mogen verwachten en op welke wijze zij afstemmen. De “Participatieladder voor EOP’s” ondersteunt om hierbij het juiste gesprek met elkaar te voeren. ii. Gezamenlijk nagaan welke projecten / ontwikkelingen / beleidsplannen eraan komen in de komende tijd en hoe een EOP wordt ingeschakeld. iii. Een EOP kan zelf steeds nagaan wat ze wel/ niet waar kan maken bij ontwikkelingen in hun gebied (zoals: kan de EOP wel/ niet optreden als vertegenwoordiger van wijk of dorp?).

3. De EOP’s ervaren over het algemeen waardering voor hun activiteiten bij de gemeente Emmen. 4. Er worden ook diverse verbeterpunten genoemd door de betrokkenen bij de EOP’s. Deze verbeterpunten liggen met name in de samenwerking en afstemming tussen EOP’s en de gemeente, in de helderheid over ieders rol en taak, maar ook in de wijze van werken binnen de gemeentelijke organisatie van de gemeente Emmen. Kortom: vooral in het proces van de samenwerking en het uitspreken van verwachtingen over en weer zien de EOP’s kansen voor verbetering: 10

c. Binnen de gemeente Emmen. i. Meer eenduidig afstemmen en samenwerken door de diverse teams richting de EOP’s. ii. Interne betrokkenen moeten weten welke rol een EOP heeft bij een project. iii. Zorgen voor een goede en tijdige informatievoorziening en-uitwisseling met EOP’s, evenals het tijdig afhandelen van vragen van EOP’s.

11

Aanbevelingen De volgende vier aanbevelingen worden gedaan:

1.

2.

Bewustwording van rollen: benut de “Participatieladder voor EOP’s” en maak afspraken. EOP’s kunnen verschillende rollen hebben in de algemene vertegenwoordiging van hun dorp of wijk, maar ook bij gemeentelijke projecten. Het is goed om zich bewust te zijn dat deze rol per ontwikkeling of project kan verschillen. Met de “Participatieladder voor EOP’s” kunnen de EOP’s en de gemeente Emmen met elkaar nagaan welke rol een ieder wil en kan hebben. Daarmee wordt voorkomen dat een EOP en de gemeente “op een verschillende trede van de Participatieladder zitten” en daardoor elkaar niet begrijpen of langs elkaar heen gaan werken. Door verwachtingen van de samenwerking expliciet te maken, voorkom je dit. Vervolgens dienen heldere afspraken (per project) gemaakt te worden tussen de gemeente Emmen en de EOP hoe zij met elkaar omgaan.

Aandacht voor duurzame ondersteuning vrijwilligers EOP’s. De betrokkenen bij de EOP’s doen hun activiteiten vrijwillig en hebben in de vier bijeenkomsten aangegeven wat zij nodig hebben voor hun functioneren. Per EOP kan dit verder worden uitgewerkt en verder worden geconcretiseerd, onder andere: ▪ Helderheid krijgen over de rollen, taken en verantwoordelijkheden die vrijwilligers van iedere EOP kunnen en willen vervullen. ▪ Ondersteuning en facilitering om als EOP goed te kunnen functioneren. ▪ Behouden van vrijwilligers voor EOP’s: hoe kunnen bewoners, maatschappelijke organisaties, EOP’s en gemeente samenwerken voor het behouden van vrijwilligers specifiek voor EOP’s, maar ook bij het aantrekken en begeleiden van nieuwe vrijwilligers? Aanbeveling: De gemeente Emmen spreekt in 2024 met iedere EOP over duurzame ondersteuning voor vrijwilligers, hun ondersteuningsbehoeften en de gewenste inbreng vanuit het EOP-secretariaat. De gemeente geeft vervolgens aan hoe in de gewenste ondersteuning wordt voorzien voor iedere EOP.

Aanbeveling: Iedere EOP spreekt in 2024 met de gemeente Emmen over de “Participatieladder voor EOP’s” en maakt afspraken welke rollen EOP/gemeente heeft bij de belangrijkste trajecten/ projecten in het betreffende EOP gebied.

12

3.

Samenwerking tussen gemeente en EOP – tweejaarlijks onderwerp van gesprek. Voer elke twee jaar een open gesprek tussen EOP en gemeente om na te gaan waar de afstemming en samenwerking goed gaat en eventueel nog beter kan. “Wat zijn de signalen uit de samenleving? Waar staan we met elkaar als EOP en als gemeente voor? Wat gaat goed en wat kan er beter om er te zijn voor de inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven? En wat gaan we met elkaar doen in de komende tijd?”

4.

Participatiebeleid en – verordening in coproductie. Er komt (hoogstwaarschijnlijk) de verplichting in de Gemeentewet om een participatieverordening te gaan opstellen met regels hoe de bewoners, maatschappelijke organisaties e.a. worden betrokken bij de voorbereiding, maar ook bij de uitvoering en bij de evaluatie van het gemeentelijk beleid. De gemeente Emmen wil het participatiebeleid en verordening laten ontstaan uit de samenwerking met de inwoners, zo staat in de Begroting 2024: “Zo komen de verordening en het beleid voort uit de praktische ervaring van de samenwerking tussen inwoners, bestuur en EOP’s en volgt dit de uitvoering in plaats van andersom” (p. 32).

Een dergelijk gesprek is nodig, ook omdat in de verordening van de EOP’s uit 2016 veel taken benoemd staan, die veel vragen van én de gemeente én van de EOP’s.2 Bespreek in hoeverre deze ambities in de praktijk haalbaar en uitvoerbaar zijn.

De kennis en ervaring van de EOP’s kan daarbij ingezet worden, door de EOP’s te laten meedenken en meewerken aan de discussie over en de invulling van het nieuwe participatiebeleid en participatieverordening.

Aanbeveling: De gemeente Emmen voert met iedere EOP een gesprek over het verloop van de onderlinge samenwerking en maakt afspraken voor de komende twee jaren. De gemeente Emmen zorgt daarbij steeds voor een goede interne afstemming en voor een eenduidige werkwijze richting een EOP.

Aanbeveling: In 2024 spreekt de gemeente Emmen met alle EOP’s over hun bijdrage aan het opstellen van het participatiebeleid en de -verordening: wat willen zij terugzien in dit beleid en in deze verordening, en wat is hun rol bij het opstellen daarvan in 2024-2025?

2

verkeersvoorzieningen en milieu die rechtstreeks het gebied aangaat. Het College verstrekt de EOP vroegtijdig de inlichtingen die van belang zijn voor het geven van een goed advies. Er wordt dus (heel) veel gevraagd van én de gemeente én een EOP en het is van belang de

De verordening van de EOP’s uit 2016 bevat o.a. de volgende taken voor de EOP’s: o Het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de inwoners in een werkgebied. o Het vervullen van een intermediaire functie vanuit het werkgebied richting het gemeentebestuur. Het College is verplicht vroegtijdig advies in te winnen bij het EOP, in ieder geval op het terrein van de ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, openbare werken,

verwachtingen over en weer helder te maken.

13

14