Brief wethouder Otter inzake Beleidsregel kantoor en organisatiekosten (RIS.10094)

\21'~ Griffie Van: Verzonden: Aan:

CC:

Onderwerp: Bijlagen:

Griffie dinsdag 23 maart 2021 08:21 Aimee van der Ham; Anita louwes-Linnemann; Annette Bosch; Auke Oldenbeuving; Bennie Schulte; Bernadette van der Woude; Carmen Hoogeveen; Caroline de Widt; CDA secretariaat; Claudia Ester-Schokker; Danny Smit; Dewy leal; Dirk van Dijken; Eddy de Vries; Frank te Winkel; Gert Horstman; Gunnar Jens Bijlsma; Harma Bentum; Harrie Kroeze; Harry leutscher; Harry van Ommen; Harry Werkman; Henk Bos; Henk Huttinga; Henk Linnemann; Henk Smit; Henk Sulmann; Henny Waterham; Jantinus Meijeringh; Jenneke Ensink; Jeroen Mulder; Johan de Boer; Johan Grethe; Johan Scheltens; Karel Eggen; Karien Velzing; leon Herbers; Marc Kuiper; Marcel Meijer; Marcel Poelman; Marinus Geertjes; Marius Vroom; Marlies Harms; Natasja de Graaf; Pascal Schrik; Patrick de Jonge; Petra Wallenaar; René Wittendorp; Reyhan Horasan; Roelof Woltman; Secretariaat SOPlus; Secretariaat CDA; Secretariaat ChristenUnie; Secretariaat D66; Secretariaat Groenlinks; Secretariaat PvdA; Secretariaat VVD; Secretariaat Wakker Emmen; Sonja Rixtum-Kort (s.rixtum-kort@emmen.nl); Theo Gerth; Tom Kuilder; Ugbaad Kilinçci; W.

Rixtum; Willem van Heusden; Wim Moinat Bernd de Boer; Eric van Oosterhout; Guido Rink; Ina Schuttrups-Vos; Jisse Otter; Maarten Visser; Manny Middendorp-Kroezen; Marius Vroom; Marjolein Plantinga; Peter Klaassen; Petra Wallenaar; Raymond Wanders; René van der Weide; Robert Kleine; Rolf Sloots Vragen Commissie Samenleving 9 maart 2021 Beleidsregel kantoor en organisatiekosten EOPs.pdf

Onderwerp: vragen Commissie Samenleving

Geachte raads- en commissieleden, In de rondvraag van de digitale vergadering van de Commissie Samenleving d.d. 9 maart jl. heeft de heer Geertjes van 50plus vragen gesteld over het subsidieregister 2020. Hierbij werd aangegeven dat uit het overzicht blijkt dat er grote verschillen zitten in de subsidie aanvraag. In deze reactie geven wij u antwoord op uw vragen. Vraag: Kantoor kosten. 1 Looksham/ Emmerveen 1000,70 euro; Wijkvereniging Rietlanden 2995,15 euro. 2 Er zijn in het jaar 2020 bijna geen vergaderingen geweest en dus, zouden de kantoorkosten ook lager uitvallen. 3 Zou het niet beter zijn om over te gaan naar een vast bedrag voor kantoor kosten. Bijvoorbeeld gelijk aan kosten fracties in de gemeenteraad. 4 Moeten de gemaakte kosten niet achteraf worden gecontroleerd. Of gebeurt dit al, en wat zijn de bevindingen. Antwoord: 1 Deze verschillen zijn te herleiden naar artikel 5 punt 3 in de beleidsregel kantoor- en organisatiekosten (zie bijlage) 2 Vergaderkosten is slechts één van de genoemde 9 kostensoorten in deze beleidsregel (zie artikel 1). 3 Kiezen voor een bijdrage op basis van vast bedrag en aantal inwoners in het werkgebied, is een goed uit te leggen en een eerlijke verdeling. Dit vanuit de gedachte dat EOP's hun werkzaamheden voor de inwoners van hun wijk of dorp doen.

4 Voor subsidies tot en met € 10.000 behoeft de subsidieontvanger geen verantwoording in te dienen.

Wel dient de subsidieontvanger vijf jaar lang betalingsbewijzen en andere informatie te bewaren over de activiteiten waarvoor de subsidie verleend is. Vraag: Ook zijn er diverse aanvragen geweest voor evenementen. SOplusweet ook dat er kosten zijn gemaakt. 1 Wordt er achteraf gekeken naar de teveel betaalde subsidie en hoe gaan we hiermee om? 2 Moet er achteraf nog worden terug betaald als blijkt dat er teveel aan subsidie is betaald? Antwoord: De subsidies die in 2020 zijn verleend zijn niet terug gevorderd. Motivatie: Corona "overviel" de organisatoren. Ze hadden al kosten gemaakt en was een soort steun in de rug. In de beschikking naar de organisatoren van verleende subsidie 2021 is vermeld dat indien het evenement geen doorgang kan vinden het volledige bedrag wordt terug gevorderd. Motivatie: de organisatoren kunnen het risico nu goed inschatten. Vraag: Subsidie emancipatie. Humanitas Emmen/ Borger Odoorn. Subsidie 3000,60 euro. Wordt er ook gekeken naar eventuele andere inkomen? Namelijk heeft Humanitas Emmen / Borger Odoorn in 2019/2020 ook een bedrag gekregen uit een Eop budget. Antwoord: Humanitas afd.

Emmen / Borger-Odoorn heeft in 2020 subsidie ontvangen voor de volgende activiteiten: emancipatieactiviteiten € 3.060,thuisadministratie € 1.637,50 Steun bij Rouwverwerking € 525,Daarnaast heeft Humanitas van de Erkende Overlegpartner "Wijkvereniging Emmermeer" een bedrag van € 500,- ontvangen voor goede doelen. Met het bedrag wat Humanitas ontvangt van Wijkvereniging Emmermeer wordt bij de subsidiering geen rekening gehouden. Wijkvereniging Emmermeer komt als een Erkende Overlegpartner in aanmerking voor het driejarenbudget uit het fonds "Kwadranten en Erkende Overlegpartners" (EOP-budgetten). Een financiële bijdrage voor 3 jaar voor de uitvoering van activiteiten zoals vastgelegd in het driejarenbudget. De Erkende Overlegpartner heeft de bevoegdheid, binnen de gestelde kaders, zelf te beslissen waaraan het budget wordt besteed. Hiervoor dienen ze bij de gemeente een gespecificeerde factuur in. Op basis van deze factuur wordt de betaling verricht door de gemeente. Zo heeft Wijkvereniging Emmermeer bij hun aanvraag een post goede doelen opgenomen. Eén van die goede doelen is Humanitas. Ik vertrouwer op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groeten, J. Otter wethouder

2

Beleidsregel 'Subsidie Kantoor- en Organisatiekosten Erkende Overlegpartners' Collegebesluit : d.d. 22 november 2016 (BW16.1168) Publicatiedatum: Programma : Inwoners en bestuur Regeling : Verordening op de Overlegstructuren gemeente Emmen en Ale:emene Subsidieverordenine: e:emeente Emmen Artikel1: Bijzondere begripsomschrijvingen Erkende Overlegpartner: een door de gemeenteraad officieel erkende gesprekspartner, zoals bepaald in de Verordening op de Overlegstructuren. Kantoor- en organisatiekosten: de kosten die gemaakt worden bij de uitoefening van de taken en bevoegdheden als bedoeld in artikelen 3 en 4 van de Verordening op de Overlegstructuren en vallen onder de volgende kostensoorten: 1. vergaderkosten, zoals zaalhuur, koffie, huur van materialen 2. bestuurskosten, zoals reiskosten, telefoonkosten, notariskosten 3. kosten drukwerk, zoals wijk of dorpskrant, nieuwsbrief 4. kosten van kopieën, porti, papier, cartridges 5. kosten van afschrijving (annuïtair 4 jaar) en onderhoud van PC en printer 6. scholingskosten 7. bankkosten (geen rentekosten) 8. contributies voor abonnementen en lidmaatschappen 9. attenties 'lief en leed' voor bestuur en werkgroepen. Presentiegelden en kosten voor juridische procedures vallen niet onder kantoor- en organisatiekosten.

Verordening op de Overlegstructuren: de door de raad vastgestelde regeling inzake de erkenning, financiering, taken en bevoegdheden alsmede de wijze van overleg met een Erkende Overlegpartner.

Artikel 2: Doelgroep Op de subsidie voor kantoor- en organisatiekosten Erkende Overlegpartners in gemeente Emmen kan uitsluitend een beroep gedaan worden door Erkende Overlegpartners. Artikel3: Doel Het doel van subsidieverstrekking is om op basis van deze beleidsregel de Erkende Overlegpartners te ondersteunen bij de uitvoering van hun taken en bevoegdheden als bedoeld in de Overlegstructuren voor zover het te maken kantoor- en organisatiekosten betreft. Artikel4: Aanvraag 1. Voor aanvraag van de subsidie dient gebruik te worden gemaakt van het door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde aanvraagformulier, zoals opgenomen in bijlage 1. 2. Bij het aanvraagformulier dient door de aanvrager tevens een begroting van de te maken Kantoor- en organisatiekosten te worden gevoegd. 3. Aanvragen kunnen tot uiterlijk 1 februari van het subsidiejaar worden ingediend.

Artikel 5: Subsidieplafond en verdeelregels 1. Voorafgaand aan ieder kalenderjaar wordt een subsidieplafond vastgesteld en bekend gemaakt. 2. Overschrijding van het subsidieplafond, als bedoeld in het vorige lid, is niet mogelijk 3. De subsidie per Erkende Overlegpartner bestaat uit een vast en een variabel gedeelte. Het vaste bedrag wordt jaarlijks samen met het subsidieplafond bepaald. Het variabele bedrag wordt berekend aan de hand van inwonerklassen en het inwonertal per EOP op 1 januari voorafgaand aan het subsidiejaar. De wijze van berekenin van het variabele bedra is 0 enomen in bïla e 2. Artikel6: Verlening, verantwoording, vaststelling en betaling Verlening, verantwoording, vaststelling en betaling van de subsidie vindt plaats conform de geldende Algemene Subsidieverordening van de gemeente Emmen. Artikel7: Inwerkingtreding I. Deze beleidsregel treedt in werking op 1 januari 2017. 2. Aanvragen ingediend voor 1 januari 2017 worden behandeld conform de eerder op 10 november 2015 door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde "Beleidsregel Subsidie kantoor- en Organisatiekosten Erkende Overlegpartners". 3. De eerdere versie van de "Beleidsregel Subsidie kantoor- en Organisatiekosten Erkende Overlegpartners" wordt ingetrokken en komt daarmee, behoudens het in het vorige lid bepaalde, per 1 januari 2017 te vervallen.

ArtikelS: Citeertitel Deze beleidsregel wordt aangehaald als: "Beleidsregel Subsidie kantoor- en Organisatiekosten Erkende Overlegpartners".

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de geme te Emmen, gehouden op 22 november 2016. De locoburgemeester, t-«,

2

Bijlage 1 Beleidsregel Overlegpartners'

'Subsidie Kantoor- en Organisatiekosten Erkende

Indienen bij: Gemeente Emmen Afdeling Dorpen en Wijken Postbus 30001, 7800 RA Emmen

AANVRAAGFORMULIER

'Subsidie Kantoor- en Organisatiekosten

Erkende Overlegpartners'

Op deze subsidie is de beleidsregel Subsidie Kantoor- en Organisatiekosten Erkende Overlegpartners, vastgesteld door Burgemeester en Wethouders van de gemeente Emmen, van toepassing. Kantoor-en organisatiekosten zijn kosten die gemaakt worden bij de uitoefening van de taken en bevoegdheden als bedoeld in de Verordening op de Overlegstructuren en vallen onder de volgende kostensoorten: • Vergaderkosten, zoals zaalhuur, koffie, huur van materialen • Bestuurskasten, zoals reiskosten, telefoonkosten, notariskosten • Kosten drukwerk, zoals wijk-of dorpskrant, nieuwsbrief • Kosten van kopieën, porti, papier, cartridges • Kosten van afschrijving (annuïtair 4 jaar) en onderhoud van PC en printer • Scholingskasten • Bankkosten (geen rentekosten) • Attenties 'lief en leed' voor bestuur en werkgroepen Aanvragen kunnen tot uiterlijk 1 februari van het subsidiejaar worden ingediend. Onvolledig ingevulde formulieren kunnen wij helaas niet in behandeling nemen. Boekjaar Erkende Overlegpartner Penningmeester Gevraagde subsidie Kantoor- en organisatiekosten Totaal

€ ............................

Als bijlage bij dit aanvraagformulier is de begroting bijgevoegd. Aldus naar waarheid ingevuld Namens de EOP

dd

.

Handtekening:

.