Bijlage - Verslag van de Archivaris 2022

Verslag van de archivaris over 2022 Jaarlijks brengt de archivaris verslag uit aan het college over de staat van de gemeentelijke informatiehuishouding in het afgelopen jaar. Het verslag is verdeeld over twee onderdelen: 1. 2.

Verantwoording over het beheer van overgebrachte archieven. Toezicht op het beheer van niet overgebrachte archieven. Dit betreft zowel toezicht op analoge als op digitale archieven.

Wisseling van de wacht: Met ingang van 1 november 2022 heeft Jos Arends de Gemeente Emmen verlaten om een nieuwe functie bij het Drents Archief te gaan bekleden. Hij heeft de afgelopen jaren in zijn functie als gemeentearchivaris veel kunnen betekenen voor de Gemeente Emmen en blijft vanwege zijn aanstelling bij het Drents Archief een gewaardeerde sparringpartner in Drents verband. Dit houdt in dat daarmee per 1 november 2022 de functie van archivaris is vrijgekomen. Er is besloten om over te gaan tot het aanwijzen van een tijdelijk gemeentearchivaris. Verantwoording: Ten aanzien van het analoge archief: Het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt regelmatig in de gaten gehouden en desgewenst wordt de installatie uitgelezen om te kunnen monitoren of de wettelijke vastgestelde eisen voor temperatuur en luchtvochtigheid gegenereerd worden. In 2021 is geïnvesteerd in de klimaatinstallatie en verdere investeringen in de klimaatinstallatie waren in 2022 niet nodig de klimaatinstallatie werkt vooralsnog voldoende. De inspanning die in 2021 werd gepleegd om een logische structuur aan te brengen in het archiefdepot is in 2022 voortgezet. Zo is onder andere in 2022 de inventaris van de Dienst Gemeentewerken (1922-1991) afgerond.

Naast dat een gedegen toegankelijkheid van de informatie hiermee is gewaarborgd was het op orde brengen van het archief ook van groot belang omdat dit ook het archief was waar eerder schimmel werd geconstateerd. Als daar geen beheer handelingen waren gepleegd zou de informatie op den duur verloren zijn gegaan. Het op orde brengen is dus niet alleen het toegankelijker maken, maar ook het in goede materiële staat brengen en houden, om toekomstig informatieverlies tegen te gaan. Tevens kan ook worden vermeld dat de inventaris beschikbaar is gekomen op hierkomjijweg.nl waardoor deze ook op afstand raadpleegbaar is geworden. In 2022 is de gemeentelijke collectie uitgebreid door de verwerving van de fotocollecties van Wouter van Heusden en Gerard van Erkelens en het oorlogsarchief van A. van Bruggen. Het complementeren (acquireren) van de archieven van de gemeentelijke organisatie met (particulier) archief uit de samenleving zorgt ervoor dat we voor huidige en toekomstige generaties een completer, breder en meer divers beeld van de Emmense historie kunnen veiligstellen. Archiefacquisitie door de gemeente heeft dus allereerst een maatschappelijke functie. De afgelopen 2 jaren is er overzicht gecreëerd in de door de gemeente geacquireerde collecties door herpakking en schoning, beschrijving en concentratie in de archiefbewaarplaats.

De taak die er voor de komende jaren ligt is de bewerking en beschrijving van deze collecties en het publiceren van digitale toegangen op de collecties op hierkomijweg.nl zodat deze collecties ook toegankelijk worden gemaakt. Ten aanzien van het digitale archief: Wanneer er wordt gesproken over erfgoed wordt door velen niet direct gedacht aan digitale informatie, toch vormt deze digitale informatie het kloppende hart van onze huidige samenleving. Daarmee is ook een deel van het erfgoed van de toekomst, de cruciale informatie die we voor toekomstige generaties willen veiligstellen, in toenemende mate in digitale vorm aanwezig. Het kunnen overbrengen en daaropvolgend beheren van deze digitale informatie vergt kennis, kunde en ondersteunende voorzieningen. Vanaf 2021 stelt het college hiervoor structureel middelen ter beschikking en is de gemeente daarmee de samenwerking aangegaan met het Drents Archief om toe te kunnen werken naar een e-depot.

In 2022 is de eerste pilot, betreffende videotulen van de raadsvergaderingen, afgerond. Waarbij het mooie succes is behaald om als eerste videotulen met ondertitelingen in het e-depot te kunnen publiceren. De verdere successen en lessen zijn verwerkt in aanbevelingen die mee worden genomen in het verdere traject. De tweede pilot, betreffende het documentmanagementsysteem Corsa, is medio januari 2023 afgerond. De pilots en de ervaringen die daarbij worden opgedaan zorgen er ook voor dat de organisatie voorbereid is op eventuele vervroegde overbrenging van digitale informatie die daarvoor geschikt is. Openstelling archief: Na twee coronajaren waarin onze prachtige studiezaal meermaals voor langere perioden gesloten moest zijn, trekken na de laatste lockdown de bezoekersaantallen weer aan. Een van de opvallende trends is de toename van het aantal studenten dat de weg naar onze studiezaal weet te vinden. Daarnaast hebben bezoekers sinds juni 2022 de mogelijkheid om op afspraak gebruik te maken van een avondopenstelling op de donderdagavond, gelijk met de publieksavond. Hiermee worden ook bezoekers die niet tijdens de reguliere openstellingstijden kunnen in de gelegenheid gesteld om de studiezaal te bezoeken. Er wordt hier in toenemende mate gebruik van gemaakt.

(Vervroegd) overbrengen Overbrengen is de wettelijke term voor het veranderen van de juridische status van gegevens en/of informatie. Door het overbrengen valt de informatie niet langer meer onder de strekking van de WOO maar volgt deze informatie het openbaarheidsregime van de Archiefwet. Op het moment van schrijven is de wettelijke termijn voor overbrengen 20 jaar, bij invoering van de nieuwe Archiefwet zal deze termijn worden teruggebracht naar 10 jaar. De wet- en regelgeving biedt de mogelijkheid tot vervroegd overbrengen van informatie. Bij digitale informatie gaat het om overbrenging naar een edepot. Dit kan een goede keuze zijn wanneer: • •

•

een applicatie uitgefaseerd wordt en een geschikte opslagplek voor de blijvend te bewaren informatie nodig is. een gebruikte opslaglocatie niet geschikt is voor het adequaat en/of op langere tijd beheren en toegankelijk houden van eeuwig te bewaren informatie (zeker wanneer door technologische ontwikkelingen er veel handelingen nodig zijn om bestanden door de tijd te kunnen blijven raadplegen) informatie blijvend te bewaren is maar niet veelvuldig en actief door de organisatie geraadpleegd wordt. de informatie bijvoorbeeld complex is opgebouwd en het wenselijk is om in een vroeg stadium al ervaring op te doen met het overbrengen van deze informatie.

Digitale beschikbaarstelling: • Er zijn mooie stappen gezet op het gebied van digitale beschikbaarstelling. Zo is een project gestart voor het digitaliseren van bouw- en milieudossiers. Dit is een type dossier wat vaak opgevraagd wordt en door ze te digitaliseren kunnen interne en externe klanten In veel van bovengenoemde gevallen brengt het efficiënter worden ondersteund. Het mooie aan dit vervroegd overbrengen met zich mee dat je op het digitaliseringsproject is dat het grotendeels wordt moment dat de termijn daadwerkelijk van toepassing uitgevoerd door medewerkers van EMCO en Menso, is niet voor verrassingen komt te staan. In sommige onder begeleiding van DOXsupport. Een win-win gevallen kun je zelfs nog aanpassingen doen in het situatie voor dienstverlening en maatschappelijk dossiervormingsproces zodat deze eenvoudigere verantwoord ondernemen. overbrenging meer ondersteunt. Ook is het aanbod op hierkomjijweg.nl vanuit de Gemeente Emmen uitgebreid. Zo is in 2022 de fotocollectie uitgebreid en zijn de eerste inventarissen van archieven beschikbaar gesteld. In 2023 wordt er verder gewerkt aan het digitaal beschikbaar maken van de collecties. Vanuit de spreekwoordelijke luie stoel hebben bedrijven en inwoners daardoor steeds meer inzicht in wat het gemeentearchief in huis heeft en kunnen bezoekers, als ze dan langskomen, met steeds gerichtere vragen komen.

Toezicht op analoge archieven: In het verslag over 2021 werd al gesproken over het project Wegwerken Achterstanden Archieven en de inhaalslag die de komende jaren gemaakt zal worden hierdoor. In 2022 is in het kader van dit project onder andere de inventaris van ISV, Intergemeentelijk Samenwerkingsverband Zuidoost-Drenthe (1986-1997) afgerond. Het borgen van continuïteit in het wegwerken van de achterstanden blijft een punt van aandacht. De uit te voeren werkzaamheden vragen namelijk specifieke kennis en expertise die niet breed voorhanden

is. Het stemt positief dat er wordt geïnvesteerd in uitbreiding van deze kennis, zeker met het oog op verwacht personeel verloop (pensionering) in de toekomst. Zo is een medewerker bezig met het behalen van het VVA-diploma (Voortgezette Vorming Archiefbeheer). Daarnaast zal in 2023 ook de vacature voor ervaren archiefmedewerker worden ingevuld. Deze maatregelen zullen bijdragen aan het borgen van de continuïteit. Toezicht op digitale archieven: Het spectrum van digitale archieven binnen de gemeente Emmen is erg breed. Steeds toenemende digitalisering van de dienstverlening en van de samenleving in een bredere zin zorgt ervoor dat de omvang en verscheidenheid van het digitale archief steeds blijft toenemen. Dit brengt voor de organisatie zowel kansen als uitdagingen met zich mee. In de volgende paragrafen worden een aantal actuele thema’s uitgelicht die vanuit een perspectief van toezicht aandacht behoeven. Microsoft 365: In het verslag van de archivaris over 2021 is de strijdigheid met de Archiefwet van de huidige wijze van invoering aangekaart. Het verslag bevatte ook een uitgebreid advies over hoe hierin verbetering aan te brengen. In 2022 heeft dit advies nog niet geleid tot daadwerkelijke verbeteringen ten aanzien van de in het advies benoemde aandachtspunten.

Het teweegbrengen van een verandering in de huidige status quo blijkt een weerbarstige en moeizaam op gang komende procedure te zijn. In veel van de tot nog toe opgeleverde documentatie ten aanzien van (onderdelen van) MS365 en het gebruik hiervan is vooral aan technische aspecten gedacht en het archiveringsaspect onvoldoende gewaarborgd. Er wordt in sommige gevallen zelfs gesteld dat bepaalde onderdelen van MS365 (MS Teams) geen archiefbescheiden bevatten en er geen archiveringshandelingen gepleegd hoeven te worden. Dit strookt niet met de werkelijke situatie. Het lijkt er nu toch op dat de eerste stappen gezet gaan worden om verandering teweeg te gaan brengen in voorgemelde situatie. Hierover word ik als archivaris graag actief door de organisatie op de hoogte gehouden. Dit is complexe materie die een gedegen oplossing vereist en om die exacte reden niet op de lange baan geschoven mag worden. E-mailarchivering: In 2022 heeft de gemeente Emmen zich gecommitteerd aan de selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone-methodiek. Hierdoor dienen de nodige voorbereidingen te worden getroffen voor de implementatie van deze selectielijst. Belangrijke stappen zoals het benoemen van sleutelfunctionarissen, het inregelen hierop toegespitst informatiebeheer en regelen van adequate opslag moeten op korte termijn geregeld worden.

Alleen op die manier kunnen we aan de eisen voldoen die voortvloeien uit het aansluiten bij deze selectielijst. Voor zover bij mij bekend zijn deze belangrijke stappen voor implementatie nog niet genomen door de gemeente Emmen. Ik adviseer om deze stappen op zeer korte termijn wel te gaan nemen. I-Visie: In 2021 werd de I-Visie vastgesteld dit is een richtinggevend document voor de komende jaren ten aanzien van de (digitale) informatievoorziening. Vanuit de I-Visie zijn verschillende deelprojecten opgestart die op verschillende aspecten van de (digitale) informatiehuishouding inspelen. Voor de meeste projecten geldt dat 2022 vooral is gebruikt voor het opstellen van kaders en het werken aan tools. In 2023 en daaropvolgende jaren moeten deze kaders en tools in de praktijk worden gebracht en zich bewijzen. Dat de (digitale) informatievoorziening op een dergelijke wijze in the picture is gezet zie ik als een zeer positieve ontwikkeling. Er is veel in beweging gebracht in de organisatie en deze beweging kan in potentie een enorme bijdrage leveren aan het aanzienlijk verbeteren en verhogen van de kwaliteit en professionaliteit van de (digitale) informatievoorziening van de gemeente Emmen.