Bijlage bij 21.000711 - Basisdocument Rekenkamercommissie Emmen (RIS.10242)

RIS.10242

Basisdocument Rekenkamercommissie Emmen REKENKAMERCOMMISSIE EMMEN

Emmen, mei 2021

Inhoudsopgave Voorwoord

3

Inleiding

3

Publiekrechtelijk kader RKE

4

Verwachtingen

4

Missie

5

Werkproces

6

Richtlijnen onderzoek RKE

8

Bijlage 1:

Reglement van orde 2021

15

Bijlage 2:

Verordening Rekenkamercommissie Emmen 2015

18

2

Voorwoord Voor u ligt het Basisdocument van de Rekenkamercommissie Emmen (RKE). Het beoogt een kader te geven aan en een basis te leggen voor de werkzaamheden van de RKE. Het document is tot stand gekomen binnen het gegeven publiekrechtelijk kader en op basis van gesprekken met o.a. de Emmer raadsfracties en vertegenwoordigers uit de ambtelijke organisatie. Dit Basisdocument vervangt het Basisdocument gedateerd januari 2016. De RKE is van mening dat het “oude” Basisdocument actualisatie behoeft. Niet in het minst omdat de wereld om ons heen zich snel wijzigt en contexten veranderen. Ook waar het ’t werk van de gemeenteraad betreft en daarmee het werk van de rekenkamercommissie. Daarnaast bieden de onderzoekservaringen van de RKE van de afgelopen jaren aanknopingspunten hiervoor. U treft, na een korte inleiding, aan achtereenvolgens het publiekrechtelijk kader waarbinnen de RKE functioneert, de verwachtingen die er jegens haar zijn bij de diverse belanghebbenden, de opgave (missie) die de RKE voor zichzelf ziet en het door haar gehanteerde werkproces. Tot slot is de inhoudelijke kant van de werkwijze beschreven.

Inleiding De afgelopen jaren zijn veel taken vanuit de rijksoverheid overgeheveld naar de gemeentelijke overheid. De drie decentralisaties in het sociale domein en de introductie van de omgevingswet zijn daar treffende voorbeelden van. Nieuwe taken worden niet altijd gevolgd door “nieuw” of voldoende budget. Kortom, nieuwe taken en bezuinigingen gaan hand in hand. Dit gekoppeld aan onvoorziene omstandigheden, zoals de covid-19-pandemie, maken dat het lokale bestuur zijn handen vol heeft. Hoe verhouden deze ontwikkelingen zich tot de inwoner van de gemeente Emmen, en zij die de inwoner vertegenwoordigen, de gemeenteraadsleden. Van de inwoner wordt verwacht dat hij participeert en meer eigen verantwoordelijkheid neemt en zich minder afhankelijk van de overheid opstelt. De rijksoverheid onderkent dat het werk van gemeenteraadsleden door alle ontwikkelingen en toename van taken complexer wordt en dat er veel van hen wordt gevraagd. Naast het bepalen van beleid(skaders) is er de belangrijke controlerende taak van de raad. Daarin ziet het rijk en de gemeenteraad een belangrijke ondersteunende opgave voor een lokale of regionale rekenkamer.

3

Publiekrechtelijk kader RKE In 2002 werd in het kader van de Wet dualisering gemeentebestuur de invoering van de rekenkamer(functie) verplicht gesteld. Hiertoe is de Gemeentewet gewijzigd. Sinds 2006 beschikken vrijwel alle gemeenteraden in Nederland over een onafhankelijke rekenkamer dan wel over een Rekenkamercommissie, al dan niet gemeenschappelijk. De Rekenkamercommissie Emmen is gestoeld op de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Emmen 2015 die op 26 maart 2015 door de raad is vastgesteld. Dit betekent o.m. dat de RKE bestaat uit drie onafhankelijke leden die niet zelf onderzoek doen, maar een regie- / begeleidingscommissie vormen: het feitelijke onderzoek wordt uitbesteed aan een extern onderzoeker of onderzoeksbureau. De RKE wordt ondersteund vanuit de griffie door een secretaris. Deze verordening is bijlage aan dit document toegevoegd.

Verwachtingen De inwoners van de gemeente Emmen De inwoners van de gemeente Emmen verwachten dat de onderzoeksthema’s voor hen relevant zijn. Het betrekken van inwoners bij het RKE-werk is, of dit nu is als aandragers van onderzoeksthema’s of als participanten in een onderzoek, een blijvende ambitie. De gemeenteraad De gemeenteraad verwacht dat de thema’s die de onderzoeken van de RKE beslaan de inwoners aanspreken en raken. De Emmer raadsfracties hebben aangegeven dat zij de RKE een belangrijk instrument vinden in de ondersteuning van hun controlerende taak. Ook hechten zij belang aan het feit dat de RKE onafhankelijk is en daarbij ook haar eigen regie en verantwoordelijkheid kent. De gemeenteraad(sleden) worden actief betrokken bij de RKE-onderzoeken: zowel bij het vaststellen van de onderzoeksthema’s als tijdens de uitvoering van het onderzoek. De RKE presenteert aan haar de onderzoeksbevindingen, -conclusies en –aanbevelingen. De fracties De raadsfracties worden (jaarlijks) gevraagd onderzoeksthema’s aan te dragen voor RKEonderzoeken en daar maakt men graag gebruik van. De RKE biedt de fracties de mogelijkheid om binnen thema’s specifieke vraagstelling mee te nemen. De uiteindelijke keuze voor een onderzoeksthema en de uitwerking in onderzoeksvragen gericht op de effectiviteit, doelmatigheid en rechtmatigheid ligt bij de RKE.

De ambtelijke organisatie Met de ambtelijke organisatie, dat wil zeggen de gemeentesecretaris en het CMT vindt periodiek afstemming plaats over de uit te voeren onderzoeken. De afgelopen periode is de samenwerking met de ambtelijke organisatie waar het gaat om de medewerking aan de onderzoeken prima verlopen. De concerncontroller en de auditcommissie Periodiek vindt afstemming plaats met de concerncontroller en zo nodig met de auditcommissie om te voorkomen dat meerdere partijen eenzelfde onderzoeksthema onder handen hebben. Tijdige afstemming is des te meer wenselijk daar het de mogelijkheid kan bieden om van één of meer partijen een “eigen” onderzoeks(deel)vraag in het betreffende onderzoek op te nemen.

4

Samenwerking met collega-rekenkamercommissies In de afgelopen jaren is de samenwerking met collega-rekenkamer(commissie)s geïntensiveerd en dat heeft o.a. geleid tot drie gezamenlijke onderzoeken en in regionaal verband tot de uitwisseling van onderzoeksthema’s. De samenwerking met collega’s sluit aan bij de “opdracht” die de raad aan de RKE heeft meegegeven en is inmiddels normaal onderdeel geworden van de RKE-werkwijze.

Missie Op basis van de verwachtingen die leven bij de gemeenteraad van Emmen, het wettelijk kader dat geldt voor rekenkamercommissies, de lokale context en de ambitie van de RKE, ziet de RKE voor zichzelf de volgende opgave of ‘missie’ “De RKE wil de gemeenteraad ondersteunen in zijn controlerende taak door het (laten) uitvoeren van gedegen onafhankelijk onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het uitgevoerde beleid (ex post), het gevoerde beleid en het voorgenomen beleid (ex ante). Op deze manier wil zij leer- en verbeterprocessen stimuleren en daarmee bijdragen aan het verbeteren van het bestuur en de organisatie van de gemeente, in het belang van de inwoners van Emmen.” De RKE stelt zichzelf als ambitie minimaal twee onderzoeken per jaar te initiëren.

5

Werkproces De werkwijze van de RKE is onder meer vastgelegd in haar Reglement van orde (zie Bijlage I) In het navolgende is die werkwijze praktisch nader uitgewerkt. De selectie van en keuze voor de onderzoeksthema’s wordt , naast het feit dat deze zijn geagendeerd door de gemeenteraad, de burger, de RKE zelf of anderszins, getoetst aan de hand van de volgende criteria 1 2

Maatschappelijk belang Gerede twijfel over doeltreffendheid Gerede twijfel over doelmatigheid Gerede twijfel over rechtmatigheid

3 4 5

Beleidsrisico

6

Financieel belang en risico

7

Toegevoegde waarde raad

8

Praktische uitvoerbaarheid

9 10

Variatie Geschiktheid

11

(lokale) relevantie

12

Leereffecten

De vraag of een zaak het functioneren van de samenleving sterk raakt. Beleid dat mogelijk niet het beoogde effect oplevert. Beleid dat mogelijk niet efficiënt wordt uitgevoerd. Het mogelijk niet voldoen aan wet- en regelgeving. Geld dat mogelijk niet wordt besteed aan het doel waarvoor het (volgens afspraken in de begroting) bestemd is. Beleid waarvoor de burger de gemeentelijke overheid verantwoordelijk acht en/of waarvan de uitvoerbaarheid, bijvoorbeeld door de afhankelijkheid van andere partijen, veel onzekerheden kent. Beleid waarin veel gemeentegeld omgaat en de gemeente grote financiële risico´s loopt. Onderwerpen die informatie opleveren op gebieden waar de raad in zijn rol nog geen of onvoldoende kaders stelt of controle heeft. Kan de Rekenkamercommissie het onderzoek uitvoeren? (capaciteit/rendement investering/doorlooptijd/ etc.) Niet elk jaar dezelfde beleidssector in onderzoek nemen. De Rekenkamercommissie is het geschikte orgaan om onderzoek te doen naar het onderwerp op basis van haar bevoegdheden en deskundigheid. Wat is de betekenis van dit onderwerp in de gemeente Emmen? Is het – los van de waan van de dag – een actueel thema voor de burgers van de gemeente Emmen. Wie doen hun voordeel met de uitkomsten van het onderzoek? Helpt het onderzoek de raad, het bestuur en het ambtelijk apparaat in het toekomstig functioneren?

Tabel 1: Toetsingscriteria onderzoeksthema’s

De RKE volgt het proces van onderwerpselectie tot eindrapport als volgt. 1. Inventariseren van thema’s Dit vindt plaats op basis van input van de raad(sfracties), de inwoners van de gemeente Emmen, de RKE zelf of anderszins. Frequentie: 1 x per jaar Resultaat: longlist met onderzoeksthema’s 2. Van longlist naar shortlist Op basis van bovenstaand schema, alsmede op basis van de afstemming met de concerncontroller ter voorkoming van dubbel werk, wordt een shortlist opgesteld met onderzoeksonderwerpen. Frequentie: 1 x per jaar Resultaat: shortlist met maximaal 5 onderzoeksthema’s

6

3. Afstemmen shortlist met afvaardiging uit het presidium en concerncontroller Frequentie: 1 x per jaar Resultaat: 2 onderzoeksthema’s voor het betreffende jaar 4. Opstellen van een startdocument De RKE stelt een startdocument op waarbij er aandacht is voor de achtergronden en context van het thema (relevantie), de mogelijke (interne en externe) informatiebronnen en het geeft een aanzet tot de onderzoeksvraag en deelvragen. Frequentie: 1 voor elk onderzoek Resultaat: een startdocument. 5. Startdocument afstemmen en bespreken met afvaardiging uit het presidium Resultaat: vaststellen startdocument met onderzoeksthema, onderzoeksrichting en vraagstelling en gewenste opleverdatum van het onderzoek. Het college, de gemeenteraad en de concerncontroller worden geïnformeerd over het op handen zijnde onderzoek. 6. Onderzoeksvraag uitzetten bij (zo mogelijk) 3 onderzoeksbureaus Resultaat: Offerte (tarieven en uren), plan van aanpak voor het onderzoek (met planning met mijlpalen en tussenrapportages, alsmede één jaar na presentatie van het onderzoek in de raad een evaluatie van de implementatie van de aanbevelingen) en een presentatie door elk bureau aan de RKE. 7. Keuze van het bureau Resultaat: Uitgewerkt plan van aanpak op basis van een heldere vraagstelling en start onderzoek. Middels een persbericht wordt het onderzoek publiekelijk bekend gemaakt. 8.

Beoordeling tussenrapportage i.c. terugkoppeling stand van zaken onderzoek In de tussenrapportage wordt het onderzoek beoordeeld op procesmatige en inhoudelijke voortgang. Frequentie: minimaal 1 keer per onderzoek Resultaat: eventueel bijsturing 9. Beoordeling concept (eind) rapportage Resultaat: eindrapportage die de RKE waardig acht voor te leggen aan de ambtelijke organisatie, aan het bestuur en de raad. 10. Verzoek aan ambtelijke organisatie om feitenbeoordeling op de eindrapportage én gelijktijdig het verzoek aan het college om een bestuurlijke reactie op de eindrapportage waarin zijn opgenomen de conclusies en aanbevelingen Resultaat: - binnen vier weken een ambtelijke reactie op de feiten uit het rapport dat leidt tot een feitelijk correcte eindrapportage - (gelijktijdig en binnen vier weken) een bestuurlijke reactie op de eindrapportage dat leidt tot een eindrapportage die aan de gemeenteraad kan worden toegezonden 11. Presentatie van en discussie over de eindrapportage in de raadscommissie Resultaat: de raad is volledig schriftelijk en mondeling geïnformeerd over de inhoud van het onderzoek: de raad weet zich gesteund in zijn controlerende taak. 12. Evaluatie van de aanbevelingen Resultaat: terugkoppeling aan de raad in hoeverre door de raad overgenomen aanbevelingen ook werkelijk zijn overgenomen / geïmplementeerd. Dit gebeurt d.m.v.

7

korte rapportage opgesteld door het onderzoeksbureau een jaar na datum oplevering onderzoeksrapport.

Richtlijnen onderzoek RKE In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de inhoudelijke aspecten van onderzoeken door de RKE. 1. Vormen van onderzoek De RKE kan: - Uitvoering geven aan beleidsgericht onderzoek overeenkomstig de daaraan te stellen eisen; - Op basis van een Quick scan een specifiek probleem bij de raad agenderen; - Een brief aan de raad richten waarin zij wordt geattendeerd op risico’s of een mogelijk probleem in de toekomst. En bij uitzondering: -

Een review uitvoeren van onderzoek dat door anderen verricht is (bijv. van het onderzoek naar de jaarrekening door de accountant of van onderzoek door het College van B&W ex. art. 213a van de Gemeentewet); Jaarlijks de kwaliteit van een programma uit de begroting beoordelen en de raad daarover informeren.

2. Criteria bij de selectie van onderzoeksthema’s De criteria voor de selectie van onderzoeksthema’s zijn samengevat in Tabel 1: Toetsingscriteria onderzoeksthema’s. 3. Startdocument Het startdocument wordt opgesteld door de RKE. Het startdocument gaat altijd vooraf aan het feitelijke onderzoek. Het is daarom uitermate geschikt voor overleg met derden om de probleemstelling te verhelderen en aan te laten sluiten bij de wensen van de opdrachtgever. In het startdocument worden de volgende onderwerpen achtereenvolgens behandeld: 1. Probleembeschrijving - achtergrondproblematiek, waarin aandacht voor een theoretisch kader of een eerste indruk van bestaand onderzoek; - aanleiding tot het onderzoek; - doel van het onderzoek; - centrale vraagstelling. 2. Definitie en voorlopige operationalisering van centrale begrippen. Het startdocument wordt tevens gebruikt om het bureau dat het onderzoek gaat uitvoeren te instrueren. Het bureau stelt vervolgens een plan van aanpak op, dat naast het bovenstaande, in ieder geval de navolgende elementen in zich heeft. 3. Onderzoeksopzet; dat is de manier waarop de gegevens verzameld worden om de vraagstelling te beantwoorden en de doelstelling te behalen. Hierbij is aandacht voor de volgende onderdelen: - type onderzoek; - te verzamelen gegevens;

8

4. 5. 6. 7.

- wijze van gegevensverzameling; - eventueel: methoden van analyse. Organisatorische aspecten: - de uitvoerenden van het onderzoek; - andere direct betrokkenen met de bijbehorende verantwoordelijkheden per betrokkene; Tijdsplanning en doorlooptijd. Wijze waarop verslaglegging plaatsvindt: Offerte. 4. Het onderzoeksrapport

De RKE hecht aan een eenduidige en herkenbare opzet van de onderzoeksrapporten die namens haar worden uitgevoerd. Het titelblad Het doel van de titel is een nauwgezette omschrijving te geven van de relaties tussen de onderzochte variabelen. Als gebruik gemaakt wordt van een fantasietitel dan wordt het onderzoek omschreven in een subtitel. Colofon Elk rapport heeft een standaard colofon, zoals hieronder: Onderzoek en rapportage: Onder verantwoordelijkheid van:

naam onderzoekers/onderzoekbureau Rekenkamercommissie Emmen

Uitgave:

Rekenkamercommissie Emmen Postbus XX Postcode Emmen maand jaar

Datum: Auteursrecht voorbehouden. © Copyright 20.., RKE

Het auteursrecht van deze publicatie berust bij de Rekenkamercommissie van de Gemeente Emmen (RKE). Gehele of gedeeltelijke overname van teksten is toegestaan, mits daarbij de bron wordt vermeld. Vermenigvuldiging en/of publicatie in een andere vorm dan deze uitgave is slechts toegestaan na schriftelijke toestemming van de RKE.

Inhoudsopgave Volgens de standaard van de RKE. Samenvatting, conclusies en aanbevelingen De samenvatting bevat een korte beschrijving van de vraagstelling, respondenten, methode, resultaten en conclusies/aanbevelingen. In de samenvatting wordt vooral ingegaan op conclusies en aanbevelingen. Inleiding De inleiding heeft tot doel de achtergrondproblematiek te schetsen om van daaruit over te gaan naar de aanleiding tot het onderzoek. De aanleiding vertaalt zich in een probleemstelling, die bestaat uit een doel- en vraagstelling.

9

Methode Het belangrijkste doel van de methoden paragraaf is de lezer te informeren over hoe het onderzoek is uitgevoerd, zodat deze kan beoordelen of het onderzoek aan de methodologische vereisten voldoet. Aan de orde komen de onderzoeksgroep, de meetinstrumenten, de procedure, analysemethoden. Toetsingskader (Normenkader) Hier worden de normen vermeld waar de onderzoeksresultaten aan worden getoetst op rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid. De beleidscontext In deze paragraaf worden de relevante (beleids)ontwikkelingen met betrekking tot het te onderzoeken onderwerp geschetst. Resultaten Geeft in woorden weer welke resultaten verkregen zijn. Uitgebreide resultaten horen in de bijlagen. Conclusies en aanbevelingen Het doel van deze paragraaf is het geven van een interpretatie en evaluatie van de verkregen resultaten. Het accent dient te liggen op de relaties tussen de resultaten en de onderzoeksvragen waar het onderzoek mee startte en de verwachte en onverwachte bevindingen. Inhoudelijke reactie van het College van Burgemeester en Wethouders Eventueel een nawoord van de Rekenkamercommissie Geraadpleegde bronnen en literatuur Bijlagen

5. Het vooronderzoek en de QuickScan Indien er twijfels zijn over de onderzoekswaardigheid en/of uitvoerbaarheid van een voorgedragen onderwerp is een vooronderzoek geïndiceerd. Onderzoekswaardigheid betreft vooral de vraag of het gesignaleerde probleem naar aard en omvang een uitvoerig onderzoek ‘verdient’. Uitvoerbaarheid wijst op de vraag of het onderwerp zich in methodisch/technische zin voor een onderzoek leent. Het vooronderzoek is feitelijk een verdiepende toets op de gehanteerde selectiecriteria. De Rekenkamercommissie kan een QuickScan laten uitvoeren indien zij een specifiek probleem bij de raad wil agenderen. Een QuickScan gaat minder de diepte in dan een normaal onderzoek, maar wijkt in type werkzaamheden en structuur van de rapportage daar niet van af. Voor dit type onderzoek gelden dezelfde richtlijnen als voor een onderzoeksrapportage.

6. Het uitbesteden van onderzoek. Van toepassing is het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Emmen 2016. Bij uitbesteding van onderzoek gelden de regels van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid: - bij bedragen lager dan € 50.000,--: enkelvoudig onderhands / één offerte - bij bedragen tussen € 50.000,-- en € 100.000: meervoudig onderhands / meerdere offertes

10

Selectie onderzoeksbureaus Het gaat erom onderzoeksbureaus te selecteren die passen bij de aard van het uit te voeren onderzoek. Ervaring met bureaus in het verleden kan daarbij van pas komen. Zo mogelijk worden er drie offertes aangevraagd, inclusief de kosten voor een evaluatie na een jaar na oplevering van het onderzoeksrapport. Onderdelen in een offerte Een offerte bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Plan van aanpak van het onderzoek, zie hiervoor ook het hoofdstuk Richtlijnen onderzoek RKE; 2. Beschrijving van de expertise van het onderzoeksbureau; 3. c.v.(’s) van de uitvoerende onderzoeker(s) c.q. korte beschrijving van deskundigheid en ervaring; 4. begroting van kosten. Verder dient een offerte voorzien te zijn van een referentielijst van onderzoeksrapporten die zijn uitgebracht. Soms worden ook de voorwaarden meegezonden waaronder het bureau werkt. Beoordeling offertes Beoordeling van de offertes vindt plaats aan de hand van de volgende vragen: 1. Is het onderzoeksvoorstel voldoende concreet? 2. Is duidelijk wat voor resultaten het onderzoek oplevert? 3. Geeft het antwoord op de onderzoeksvragen? 4. Heeft het bureau ervaring (blijkend uit cv’s en referentielijst) met vergelijkbaar onderzoek? 5. Is het bureau voldoende professioneel? 6. Is de wijze waarop overleg wordt gevoerd met de opdrachtgever duidelijk geregeld? 7.

Is er een garantie dat het onderzoek op tijd kan worden afgerond? 8. Is er duidelijkheid over de vorm waarin het eindresultaat wordt gepresenteerd en het aantal eindproducten dat ‘inclusief’ is? 9. Hoe ligt het kostenniveau? Afhankelijk van de aard van het onderzoek kunnen ook de volgende vragen relevant zijn: 10. Beschikt het bureau over kennis van beleidstheorieën? 11. Heeft het bureau ervaring met de uitvoering van onderzoek binnen een gemeentelijke politiek-bestuurlijke context? De bureaus die offerte uitbrengen krijgen de gelegenheid hun plan van aanpak te presenteren en hun offerte mondeling toe te lichten aan de RKE. Betalingscondities Betaling van het geselecteerde bureau gebeurt conform de inkoopvoorwaarden van de gemeente Emmen in termijnen.

Verantwoordelijkheid en rollen De eindverantwoordelijkheid en regie ligt bij de RKE. Besluiten over eventuele tussentijdse aanpassingen/wijzigingen in de (eind)rapportage worden door de RKE genomen. De RKE is verantwoordelijk voor (de inhoud van) de eindrapportage. De presentatie van het eindrapport geschiedt door de RKE met ondersteuning van het onderzoeksbureau.

11

De secretaris van de RKE is verantwoordelijk voor de zakelijke contacten met het onderzoeksbureau, waaronder de bewaking van de voortgang van het onderzoek, en vormt voor de zakelijke aspecten het aanspreekpunt voor het onderzoeksbureau.

7. Procedure hoor en wederhoor Voor de Rekenkamercommissie is het ambtelijke en bestuurlijke wederhoor met het oog op de zorgvuldigheid die zij bij haar werkzaamheden betracht, een belangrijk onderdeel in de totstandkoming van een rekenkamerrapport. Het stelt de ambtelijke organisatie en het college van burgemeester en wethouders in de gelegenheid een reactie te geven op de uitkomsten van het onderzoek alvorens het onderzoeksrapport officieel wordt gepubliceerd. Het onderzoeksrapport dat aan beiden wordt voorgelegd bestaat uit de bevindingen, conclusies en de aanbevelingen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen het ambtelijke wederhoor en het bestuurlijke wederhoor. Beide procedures verlopen zoveel mogelijk gelijktijdig. De totale doorlooptijd van beide is vier weken. Ambtelijk hoor en wederhoor Bij het ambtelijke wederhoor gaat het uitsluitend om controle op de juistheid van de feiten. Op basis van de ambtelijke reactie kunnen gebleken feitelijke onjuistheden in het rapport worden gewijzigd. Het onderzoeksrapport wordt in concept via de gemeentesecretaris voorgelegd aan de ambtelijke organisatie. Bestuurlijk hoor en wederhoor Gelijktijdig met het verzoek om controle op de juistheid van de feiten, het ambtelijk wederhoor, gaat het onderzoeksrapport naar het college van burgemeester en wethouders voor een politiek-bestuurlijke reactie op het gehele rapport.

Naar aanleiding van het bestuurlijke wederhoor wordt door de RKE een nawoord opgesteld dat eveneens wordt opgenomen in de rapport.

8. Openbaarheid van informatie In de RKE verordening wordt in artikel 10 lid 4 het volgende over openbaarheid gezegd: De RKE vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de RKE rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. Dit artikellid in de verordening sluit aan op artikel 86 lid 1 en lid 2 van de Gemeentewet In artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur zijn de te beschermen belangen als volgt geformuleerd: 1. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;d. persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet bescherming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. 2. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: a. de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties;

12

b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, eerste lid, onder c en d, en het tweede lid, bedoelde bestuursorganen; c. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; d. inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de informatie; g. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.

9. Ambtelijke ondersteuning De RKE wordt in haar werkzaamheden ondersteund door een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris is onder andere de schakel tussen de Rekenkamercommissie, de onderzoekers en de gemeentelijke organisatie gedurende het onderzoeksproces. De ambtelijk secretaris verzamelt ten behoeve van de onderzoekers relevant onderzoeksmateriaal. De secretariële ondersteuning van de Rekenkamercommissie (telefoon, post, emailberichtenverkeer, agendabeheer, etc.) maakt deel uit van deze functie. En tevens wordt er zorggedragen voor zorg voor de voorbereiding en verslaglegging van de vergaderingen van de commissie. De secretaris zorgt voor uitbetaling van de vergoedingen voor de uitvoering van onderzoek, onkostenvergoedingen en presentiegeldvergoedingen en bewaakt het budget van de RKE en geeft tijdig een dreigende overschrijding van het budget aan de voorzitter door.

10. Communicatie De RKE heeft verschillende communicatiemogelijkheden tijdens het onderzoeksproces. Zij kan op een aantal momenten een persbericht uitbrengen; namelijk bij de start van een onderzoek en bij de afronding en openbaarmaking van een onderzoeksrapport. Regelmatig zal zij ook schriftelijk communiceren met de gemeenteraad, het college en de gemeentesecretaris. Dit zal onder andere gebeuren op het moment dat het onderzoeksjaarplan gereed is en ook bij aanvang van een onderzoek. Ook zal er sprake zijn van ad hoc publiciteit. Dit kan bijvoorbeeld zijn naar aanleiding van de benoeming van een nieuw lid. Jaarlijks worden de inwoners van Emmen opgeroepen via het huis-aan-huisblad en of social media ideeën voor onderzoeksonderwerpen aan te dragen.

Op de website van de gemeenteraad is een apart gedeelte van de site dat betrekking heeft op de RKE. Hierop staat een uitleg over de taak en functie van de RKE. Ook worden hierop alle onderzoeken en nieuwsbrieven gepubliceerd. Er is een emailadres voor het aandragen van een onderzoekidee.

13

Bijlage 1 Reglement van orde RKE In artikel 8 van de Verordening op de Rekenkamercommissie gemeente Emmen 2015 staat dat de RKE een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast stelt. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad. Het reglement van orde kent de volgende bepalingen: Artikel 1. Begripsbepalingen. In dit reglement wordt verstaan onder: Rekenkamercommissie (RKE): de commissie die is ingesteld bij besluit van de gemeenteraad van 26 maart 2015 en die ten doel heeft om door middel van beleidsevaluaties en doelmatigheids-onderzoeken een bijdrage te leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde beleid, alsmede de doelmatige voorbereiding en uitvoering daarvan. De RKE heeft dit nader gespecificeerd in haar missie. Artikel 2. De voorzitter. De voorzitter is belast met het leiden van de vergaderingen van de RKE en het woordvoerderschap van de RKE. Hij beslist over de overige uitgaven die de RKE nodig acht voor uitoefening van haar taak. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de functionele aansturing van de ambtelijk secretaris van de RKE. De raadsgriffier is verantwoordelijk voor het functioneringsen beoordelingsgesprek met de secretaris en wint ter voorbereiding van deze gesprekken voorafgaand informatie in bij de voorzitter van de commissie. Artikel 3. Woordvoerderschap leden.

Leden van de commissie onthouden zich buiten rekenkamercommissieverband van inhoudelijke uitspraken over het onderwerp van lopend rekenkameronderzoek. Artikel 4. Werkwijze en bevoegdheden van de RKE. 1. De RKE stelt jaarlijks een onderzoeksprogramma vast. 2. DE RKE hanteert een aantal criteria bij de selectie van onderwerpen die nader uitgewerkt zijn in het startdocument, maar die in ieder geval behelzen: het onderzoek moet betrekking hebben op doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van door de gemeente te beïnvloeden beleid, er moet sprake zijn van een substantieel belang, in de opvolgende onderzoeken moet sprake zijn van een evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen. 3. De RKE beschrijft per onderzoek haar werkwijze in een onderzoeksaanpak. De structuur van een onderzoeksvoorstel bestaat uit een probleemstelling, definitie en voorlopige operationalisering van centrale begrippen, onderzoeksopzet, organisatorische aspecten, tijdsplanning wijze van verslaglegging en begroting van dagdelen/kosten (indicatief). 4. Voor de uitvoering van onderzoeken schakelt de RKE, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus in. Hiervoor wordt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Emmen gevolgd. 5.

De leden, voorzitter, secretaris en de door de RKE aangewezen deskundigen maken alleen gebruik van de informatie die hen bij de uitvoering van hun functie ter kennis is gekomen, voor zover de vervulling van hun taak voor de RKE dat vereist.

14

6. De RKE stelt de leidinggevende van de organisatie(s) en/of de organisatieonderdelen die onderwerp van onderzoek zijn schriftelijk op de hoogte van het voorgenomen onderzoek. 7. De RKE stelt betrokkenen en ambtenaren in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die tenminste vier weken bedraagt, hun zienswijze op het feitenonderzoek aan de RKE kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. 8. Gelijktijdig stelt de RKE het bestuur in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die tenminste vier weken bedraagt, hun zienswijze op het onderzoek en de conclusies en aanbevelingen aan de RKE kenbaar te maken. 9. De eindrapportage wordt inclusief de reacties op de bevindingen aan de gemeenteraad aangeboden. Met de aanbieding aan de gemeenteraad is de rapportage openbaar. 10. Alle eindrapporten worden via de gemeentelijke website beschikbaar gesteld voor een ieder. 11. De RKE is bevoegd indien en voor zover de gemeente uit andere hoofde over deze bevoegdheid beschikt, t.a.v. de volgende instellingen en over de volgende periode onder zoek te doen instellen bij: a. openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat de gemeente deelneemt in de regeling; b.

Privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van ten minste 50% van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft. Artikel 5. Vergaderingen 1. Tegelijkertijd met de uitnodiging van de vergadering brengt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter kennis van de leden. De agenda en de daarbij behoren de stukken worden tegelijkertijd met de uitnodiging verzonden. Het uitgangspunt is dat de agenda minimaal één week voorafgaand aan de vergadering verzonden wordt. 2. Verslagen van (tussentijdse)onderzoeksresultaten worden eerst openbaar nadat het eindrapport is aangeboden aan de raad. 3. De secretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen. Het verslag wordt vastgesteld door de leden in de volgende vergadering. 4. Jaarlijks wordt in de laatste vergadering van het jaar het vergaderschema en het onderzoeksprogramma voor het daaropvolgende jaar vastgesteld. 5. Bij verhindering van de secretaris draagt de raadsgriffier zorg voor vervanging. 6. De Rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar.

Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van Bestuur kan de Rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. De leden van de Rekenkamercommissie en degenen die ten behoeve van de Rekenkamercommissie werkzaam zijn, zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hen in hun hoedanigheid van lid, respectievelijk medewerker ter kennis is gekomen. Artikel 6. Procedures bij stemmingen. Uitgangspunt bij stakende stemmen is dat uitstel van stemming tot de volgende vergadering plaatsvindt. Wanneer dit niet mogelijk is, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

15

Artikel 7. Naamgeving commissie De Rekenkamercommissie zal als werknaam gebruiken: Rekenkamercommissie Emmen met als afkorting RKE. Aldus vastgesteld in de werkvergadering van de Rekenkamercommissie d.d. 7 mei 2021. was getekend: M. M. Timmerman, voorzitter. C.M. de Widt, secretaris.

16

Bijlage 2 Verordening Rekenkamercommissie Emmen 2015

Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van het presidium d.d. 16 februari 2015; gelet op het bepaalde in art 81 o van de Gemeentewet; besluit: 1. 2.

In te trekken de Verordening op Rekenkamercommisie gemeente Emmen 2004, zoals vastgesteld door de raad bij besluit van 27 mei 2004. Vast te stellen de Verordening op de Rekenkamercommissie gemeente Emmen 2015 met de daarbij behorende artikelen:

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: • wet: Gemeentewet; • commissie: rekenkamercommissie; • voorzitter: voorzitter van de rekenkamercommissie; • college: college van burgemeester en wethouders; • rekenkamercommissie: de Rekenkamercommissie van de gemeente Emmen • lid: Rekenkamercommissielid, niet zijnde raads- of commissielid van de gemeente Emmen, met inachtneming van de overige benoemingsvoorwaarden uit de Gemeentewet. Artikel 2 Rekenkamercommissie 1. Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als de Rekenkamercommissie Emmen (RKE). 2. De RKE bestaat uit maximaal drie leden. Artikel 3 Benoeming leden 1. De raad benoemt de leden van de RKE voor een periode van vijf jaar, zij zijn nadien nog een periode van vijf jaar benoembaar. 2. De RKE benoemt de voorzitter uit haar midden. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de RKE, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt het langstzittende lid op als voorzitter dan wel, als de overige leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in jaren. Artikel 4 Eed 1. Ten aanzien van de leden is artikel 81 g van de wet van overeenkomstige toepassing. Artikel 5 Ontslag en non-activiteit 1.

De raad ontslaat de leden of stelt hen op non-activiteit.

17

2. Het lidmaatschap eindigt: Op eigen verzoek. Bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de RKE. c. Wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft. d. Indien het lid bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft gekregen of wegens schulden is gegijzeld. e. Indien het lid door ziekte of gebreken ongeschikt is zijn functie te vervullen. a. b.

Artikel 6 Vergoeding voor werkzaamheden van de leden van de commissie 1. De leden ontvangen een vergoeding van € 117,94 (prijspeil 2015) voor het bijwonen van de vergaderingen van de RKE. De voorzitter ontvangt 1,5 x genoemd bedrag. 2. Ten aanzien van de vergoedingen alsmede de onkostenvergoedingen (€ 50,- per maand) van alle leden is de verordening ex artikel 96 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. 3. De vergoedingen komen ten laste van het budget van de RKE. Artikel 7 Ambtelijk secretaris 1. De griffier wijst de ambtelijk secretaris aan in overleg met de voorzitter van de RKE. 2. De secretaris staat de RKE bij de uitvoering van haar taken terzijde. 3. De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de commissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht. 4. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers. Artikel 8. Reglement van orde 1. De RKE stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. 2. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad. Artikel 9. Onderwerpselectie en opdrachtverlening 1. De RKE bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. 2. Het jaarlijkse onderzoeksprogramma wordt door de RKE ter kennisneming aan de raad verstuurd. 3.

De raad kan de RKE een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. Artikel 10. Werkwijze 1. De RKE is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet. 2. De RKE beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren. 3. De RKE is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de RKE gestelde termijn te verstrekken. Artikel 184 Gemeentewet is op de RKE van overeenkomstige toepassing. 4. De RKE vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de RKE rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

18

5. 6. 7.

8.

De RKE kan openbare informatieve vergaderingen beleggen. Voor de uitvoering van onderzoeken schakelt de RKE, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus in. De RKE stelt de betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De RKE bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. Na vaststelling door de RKE wordt het onderzoeksrapport met conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, ondertoezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden.

Artikel 11 Budget 1. De RKE is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 2. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van: a. de vergoedingen aan de leden; b. externe deskundigen die eventueel door de RKE zijn ingeschakeld; c. eventuele overige uitgaven die de RKE nodig acht voor de uitoefening van haar taak. 3. De RKE is voor de besteding van het budget verantwoording verschuldigd aan de raad. Artikel 12 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 april 2015. Artikel 13 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening Rekenkamercommissie gemeente Emmen 2015. Vastgesteld in de openbare vergadering van 26 maart 2015. de griffier,

de voorzitter,

H.D. Werkman C. Bijl

19