Bijlage 2: Follow up aanbevelingen ML en aandachtspunten (RIS.10527)

Bijlage: Voortgang managementletter november 2021 Nr.

Onderwerp (proces)

Bevinding

Risico/effect

Aanbeveling

Reactie

Team

Stand van zaken aanbevelingen accountant per november 2021 ML16 ML17 ML18 ML 19 ML 20 ML 21

1

Subsidiebeheer zaaksysteem en controlespoor

Tijdens de interim controle hebben wij een beeld gevormd van de inrichting van het proces subsidiebeheer bij de gemeente Emmen. Wij signaleren met name in de totstandkoming van de beschikking geen zichtbaar controlespoor en hebben de volgende aandachtspunten: 1. Binnen de gemeente Emmen is er geen volledig en juist subsidieregister beschikbaar. De oorzaak hiervan is het ontbreken van een aansluiting tussen het (onvolledig gevulde) zaaksysteem (waarin alle subsidieaanvragen binnen komen en administratief afgehandeld) en het financieel systeem (waarin de betaling plaatsvindt en geregistreerd). 2. Bij subsidietoekenning en –vaststelling is de inhoudelijke toets niet zichtbaar vastgelegd in het zaaksysteem. De financiële toetsing, juridische toetsing en de eventuele collegiale toetsing (indien de gemandateerde dit noodzakelijk acht) worden gedaan door de gemandateerde. Hiervan is geen registratie in het zaaksysteem zichtbaar. 3. Werkinstructies voor het toetsen van de subsidieaanvraag zijn er in concept, echter worden deze nog niet in alle gevallen toegepast.

Aangezien het controlespoor in dit proces niet navolgbaar is, brengt dit het risico • met zich mee dat het onopgemerkt kan blijven wanneer er niet voldaan wordt aan een subsidieaanvraag en/of– subsidieverordening. Verder loopt u als gemeente het risico op onrechtmatig verstrekte subsidies doordat er sprake is van onvolledige registratie van verstrekte • subsidies. In het kader van onze accountantscontrole leidt dit tot aanvullende werkzaamheden (steekproeven.).

•

Geconstateerde opvolging in 2021: De gemeente heeft bovenstaande aandachtspunten opgepakt en hierin zien wij de volgende opvolging: 1. Er wordt net zoals in 2020 nog gewerkt om volledige en betrouwbare subsidiedossiers in het zaaksysteem te krijgen. Als gevolg hiervan wordt nog geen periodieke aansluiting gemaakt tussen het zaaksysteem en Key2Financiën. 2. Naar wij begrijpen is er net zoals voorgaande jaren geen sprake van een controlespoor van de uitgevoerde toetsingen van subsidievoorwaarden in het zaaksysteem. Hierbij is tevens geconstateerd dat het mogelijk is om de in het zaaksysteem opgenomen werkstappen te overrulen via een handmatige handeling. 3. De gemeente Emmen heeft werkinstructies opgesteld voor het verwerken van subsidies in het zaaksysteem. Het is echter nog niet in alle gevallen zichtbaar / herleidbaar dat deze instructies ook worden nageleefd.

ML 17 ML 18 ML 19 ML 20 ML 21

2

Logische toegangsbeveiliging autorisatiebeheer & periodieke review

Door de VIC is verder in 2020 een 213a onderzoek uitgevoerd waarbij verbetervoorstellen zijn geformuleerd en die in het najaar van 2021 verder vorm zullen krijgen in het kwaliteitsplan ter verbetering van de subsidies. Ten tijde van de interimcontrole is dit document nog niet vastgesteld. Voor toekenning van autorisaties in de applicaties dient gebruik te worden gemaakt van een normpositie/functiescheidingsmatrix met daarin de rollen per organisatorische functie. Voor Civision Samenlevingszaken beschikt de gemeente over een normpositie op medewerkersniveau en is zij momenteel bezig met een aanscherping om ook de rollen per organisatorische functie inzichtelijk te maken. Daaropvolgend dient de autorisatiematrix te worden vastgesteld door het management. Voor Beaufort is geen autorisatiematrix opgesteld waarin de rollen per functionaris worden weergegeven. Tevens hebben wij begrepen dat uitdiensttredingen voor Beaufort niet altijd tijdig en via Planon gemeld worden.

De mogelijkheid te onderzoeken om door het zaaksysteem te laten afdwingen dat alle benodigde stappen van de workflow dienen te worden afgerond voor het afgeven van een beschikking.

Reactie november 2021:  Er is in 2020 een opdracht verstrekt voor het verbeteren van het subsidieproces. Deze opdracht is uitgewerkt in een Plan van aanpak kwaliteitsverbetering subsidies waarvan de uitrol in december 2021 van start gaat. Dit punt wordt hierin meegenomen om te kijken of en hoe dit kan worden opgelost en welke investering dit vraagt.

Per subsidie zichtbaar vast te stellen of er  sprake is van een subsidie of een inkooprelatie. De gemeente Emmen is voornemens om subsidierelaties aan te schrijven dat de subsidierelatie nader wordt bekeken (Zie ook de detailbevinding t.a.v. de EU aanbestedingen)

Er heeft een artikel 213a onderzoek naar subsidies en inkoop plaatsgevonden. In eerder genoemd Plan van aanpak is tevens een verbinding gelegd met de uitkomsten van het 213a onderzoek. Inmiddels is hier een pilot voor gestart en zal uitvoering worden gegeven aan dit advies.



Inbedding van de beleidslijn subsidies en corona in het reguliere proces heeft plaatsgevonden doordat in mei 2021 de subsidierelaties zijn verzocht, conform de beleidslijn, in de aanvraag tot subsidievaststelling met bijbehorende verantwoording met een onderbouwing aan te geven welke kosten onvermijdbare kosten zijn, zodat wij daar bij de vaststelling rekening mee kunnen houden.

Inbedding van de nadere beleidsregels corona subsidies in het reguliere proces (samenhangend met detailbevinding Planning & Control)

BOS

Tevens zijn formatbrieven opgesteld en verspreid onder de medewerkers die bij de subsidievaststelling dienen te worden gehanteerd. Tenslotte is aandacht gevraagd voor het naleven van de beleidslijn subsidies en corona en aangegeven dat duidelijk in het dossier, de beschikking en het collegevoorstel wordt opgenomen dat getoetst is aan de beleidslijn subsidies en corona.

Door het ontbreken van adequate naleving op gebruikersbeheerprocedures bestaat het risico dat personen onterechte gebruikers en/of rechten bezitten en hierdoor de functiescheidingsprincipes van de gemeente Emmen mogelijk doorbroken kunnen worden met het risico op ongeautoriseerde handelingen.

Om adequate procedures rondom het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikers met bijbehorende autorisaties in applicaties te borgen, dient periodiek een review op basis van een normpositie plaats te vinden. Dit om de actualiteit van gebruikersaccounts (is een gebruiker nog in dienst) en juistheid van autorisaties (heeft een gebruiker nog de juiste rechten) te borgen.

Wij adviseren een formele normpositie/functiescheidingsmatrix voor Civision Samenlevingszaken en Beaufort op te stellen welke applicatie overstijgend is zodat de gewenste functiescheidingsprincipes zichtbaar zijn gemaakt. Aan de hand van deze matrix dienen de verzoeken tot het toekennen, wijzigen en verwijderen van gebruikers met rollen en rechten beoordeeld te worden alvorens deze worden doorgevoerd. Ook dient periodiek een gebruikersreview zichtbaar en controleerbaar plaats te vinden aan de hand van deze matrix waarbij alle gebruikers en toegewezen autorisaties gecontroleerd dienen te worden. Specifiek voor Civision Samenlevingszaken adviseren wij periodiek de logging van beheeraccounts te controleren om vast te stellen of zij enkel handelingen hebben uitgevoerd die bij hun organisatorische rol passen.

In de applicatie Key2financiën is een review op actualiteit van gebruikersaccounts uitgevoerd. Wij hebben begrepen dat een review op juistheid van ingerichte autorisaties later dit jaar op de planning staat bij de afdeling control. Resultaten hiervan dienen te worden afgestemd met de functioneel beheerder. De organisatie heeft een verbetering doorgevoerd door periodiek een review op gebruikers en autorisaties in Civision Samenlevingszaken uit te voeren en te Behoeft bijsturing lange termijn Behoeft bijsturing Behoeft dringende bijsturing

1

Reactie november 2021: Civision Samenlevingszaken: De organisatie beschikt over een functiescheidingsmatrix, deze is ook vastgesteld. Periodiek worden de accounts in de applicatie ter beoordeling voorgelegd aan de teamleider. Beaufort: Een formele normpositie/functiescheidingsmatrix voor Beaufort is door ons onderzocht. Hierbij is ook gekeken naar hoe andere gemeenten (bijvoorbeeld Hardenberg) dit hebben ingericht. Om dit binnen BOCE te kunnen implementeren kost capaciteit en tijd. Al eerste prioriteit gaan wij ons focussen op de verdere digitalisering en Self Service. Hiervoor gaan wij in de eerste helft van 2022 expertise inhuren. Vervolgens gaan wij een formele normpositie/functiescheidingsmatrix voor Beaufort in BOCE verband verder oppakken

HRM KSD

Nr. Onderwerp (proces)

Bevinding

Risico/effect

Aanbeveling

Reactie

Met het niet dwingend inregelen van de workflow rondom inkopen en aanbesteden, liefst in combinatie met pro actieve analyses van de in enig jaar te verwachten inkopen op grond van de geldende begroting en budgetten, blijft het risico op rechtmatigheidsfouten bestaan.

Wij adviseren net zoals voorgaande jaren een workflow rondom inkopen en aanbesteden in te richten waarin de verplichte consultatie van team JVI volgens het geldende stramien wordt afgedwongen. In het kader van onze controle van de jaarrekening 2021 blijft, net zoals in voorgaande boekjaren, een uitgebreide spendanalyse (EU aanbestedingsregels en intern inkoop beleid) noodzakelijk. Wij hebben hiervoor reeds aanvullende afspraken gemaakt met uw organisatie.

Reactie november 2021: Wij zullen de uitgebreide spendanalyse uitvoeren zoals afgesproken. Zoals bekend zijn er stappen gezet in het oplossen van de lopende onrechtmatigheden. Eind 2021 is het grootste gedeelte van de onrechtmatigheden opgelost. Het kan nog wel zijn dat er in 1 of meerdere trajecten nog een bestuurlijke afweging gemaakt dient te worden.

Team

documenteren. Echter, vanwege het hoge aantal accounts met beheerrechten verwachten wij nog een verdiepingsslag op deze periodieke review. Zo wordt de review nog niet uitgevoerd tegen een normpositie buiten het systeem welke is vastgesteld door het management. Tevens wordt nog geen beoordeling gedaan op logging van beheeraccounts om vast te stellen of zij mogelijkerwijs handelingen hebben uitgevoerd die niet bij hun organisatorische rol passen.

ML16 ML17 ML18 ML 19 ML 20 ML 21

3

Inkopen & aanbestedingen naleven aanbestedingsregels

Voor Beaufort geldt dat visuele reviews zijn uitgevoerd op de actualiteit van gebruikers en juistheid van toegewezen autorisaties, echter zijn deze reviews niet vastgelegd. Interimcontrole leidt tot onderstaande bevindingen:  Evenals voorgaande jaren zijn de teams binnen de gemeente Emmen zelfstandig bevoegd tot het aangaan van verplichtingen. Er geldt een drempelbedrag (> €150.000) waarbij team JVI verplicht om advies gevraagd moet worden alvorens een verplichting mag worden aangegaan. Verder geldt als afspraak dat team dat inkoop bij het aangaan van verplichtingen > €50.000 een faciliterende rol heeft. Het consulteren van team JVI wordt procesmatig niet afgedwongen  De gemeente Emmen maakt gebruik van een contract managementsysteem. Dit wordt alleen niet als zodanig gebruikt om alle aangegane verplichtingen te registreren ten behoeve van een contractenregister die gebruikt kan worden voor de spendanalyse. Enkel de verplichtingen die voortvloeien uit een aanbesteding en via Inkoop lopen worden geregistreerd.  Uit de spendanalyses van de afgelopen jaren zijn significante bevindingen geconstateerd ten aanzien van het niet juist toepassen van de EU Aanbestedingsregels alsook het eigen Inkoop en aanbestedingsbeleid. Dit heeft meermaals geleid tot een aangepast rechtmatigheidsoordeel in onze controleverklaring.

 De gemeente Emmen heeft ervoor gekozen ook het interne inkoopbeleid op te nemen in het normenkader. Binnen de gemeente is het gebruikelijk is dat in geval van afwijkingen van het interne inkoopbeleid voor dergelijke dossiers (achteraf) zogenaamde ‘herstel’ besluiten op basis van de hardheidsclausule worden genomen door het College. Bij de afrondende werkzaamheden van de jaarrekeningcontrole 2020 heeft het college net zoals in voorgaande jaren eind april 2021 een herstelbesluit genomen om desbetreffende onrechtmatigheden te herstellen. Dit is voor zowel gemeente Emmen alsook voor ons als accountant geen gewenste situatie.  2 jaarlijkse spend analyses worden door de VIC in samenspraak met ons als accountant uitgevoerd. Geconstateerde opvolging in 2021 Ten tijde van de interim controle 2021 hebben wij vastgesteld dat de gemeente Emmen de, reeds in 2020 ingestelde (herstel) acties, verder heeft doorgevoerd om de jaarlijkse onrechtmatigheid ten aanzien van EU-aanbesteden aan te pakken. Deze zien met name op:  Periodieke managementrapportages aan het CMT op het niveau van de individuele dossiers die vanuit de jaarrekeningcontrole 2020 als onrechtmatig zijn aangemerkt. Dit in het kader van het project ‘Oplossen en voorkomen onrechtmatigheid op inkoop & aanbesteden’.

In deze rapportages wordt periodiek gerapporteerd over de voortgang van de onrechtmatige aanbestedingstrajecten en o.a. inzicht gegeven welke formatie binnen de gemeente bezig is met het project en tot welke teams binnen de gemeente de onrechtmatige contracten behoren.  Inzetten op een steeds stevigere positionering van team JVI. Ten tijde van de interimcontrole zijn er circa zeven externe functionarissen ingehuurd om de onrechtmatigheden te herstellen.  Ten aanzien van de onrechtmatige subsidies met een inkoopkarakter zijn er diverse acties in gang gezet. Zo is het plan dat subsidierelaties worden aangeschreven met de mededeling de subsidierelatie nader wordt onderzocht door de gemeente. Onze bevinding blijft desalniettemin van kracht aangezien de genomen maatregelen niet zien op een afgedwongen workflow maar voornamelijk reactief en achteraf zijn. Verder constateren wij dat de focus zich ook steeds meer richt op

Behoeft bijsturing lange termijn Behoeft bijsturing Behoeft dringende bijsturing

Daarnaast adviseren wij voor 2022 een vernieuwd inkoop en aanbestedingsbeleid op te stellen (huidige dateert uit 2016) die beter aansluit op de behoefte vanuit de gemeente Emmen. Ook adviseren wij u om tussentijdse uitkomsten van de VIC, die volgen uit de tussentijdse spendanalyse, op te nemen in de periodieke rapportages in het kader van het project ‘Oplossen en voorkomen onrechtmatigheid op inkoop & aanbesteden’.

Onlangs zijn wij gestart met het programma doorontwikkeling Inkoopfunctie. Een onderdeel van dit programma is de actualisatie van het beleid. We zijn in gesprek geweest om een richting te krijgen en eind dit jaar zullen de uitgangspunten voor nieuw beleid besproken worden. Afgeleide van dit beleid is het Implementatieplan en daarmee ook een organisatieplan (hoe te organiseren met welke benodigde capaciteit).

JVI

Nr. Onderwerp (proces)

ML18 ML 19 ML 20 ML 21

4

Verbonden partijen en samenwerkingsrelaties

Bevinding

de naleving van het interne inkoopbeleid waarbij de gemeente het aantal te herstellen besluiten middels de hardheidsclausule wil beperken. Wij constateren dat de gemeente Emmen niet beschikt over een actuele nota verbonden partijen (huidige versie stamt uit 2008). Wel heeft de gemeente Emmen haar beleidsnota Risicomanagement en Weerstandsvermogen in 2020 vastgesteld. Hoewel naar aanleiding van de gerezen situatie rondom Wildlands in dit specifieke geval risico inschattingen zijn herzien en de monitoring is aangescherpt heeft het risico management rondom verbonden partijen nog (te) weinig de expliciete aandacht. Zinvol lijkt de invulling van het risicomanagement per samenwerkingsrelatie concreet vorm en inhoud te geven en dit per samenwerkingsrelatie nader uit te werken. De monitoring (control) op de naleving van de arrangementen zou dan vervolgens intern nader kunnen worden belegd als onderdeel van de staande P&C-cyclus.

Risico/effect

Aanbeveling

Reactie

Het risico bestaat dat de risico’s (beleidsmatig, juridisch, financieel) die de gemeente loopt uit hoofde van samenwerkingsrelaties onvoldoende worden beheerst.

Vormgeven risicomanagement rondom samenwerkingsrelaties, bijvoorbeeld door het werken met per samenwerkingsrelatie uit te werken toezicht-arrangementen.

Reactie november 2021: De verdere doorontwikkeling, zoals het vormgeven van risicomanagement rondom verbonden partijen zal in 2022 verder worden opgepakt. Dit zal plaatsvinden aan de hand van een plan van aanpak voor de implementatie van de aanbevelingen uit het 213A onderzoek. In de begroting 2022 zijn hiervoor inmiddels middelen beschikbaar gesteld en het plan van aanpak zal naar verwachting nog in 2021 door het college worden vastgesteld. Een geactualiseerde nota verbonden partijen maakt onderdeel uit van dit plan van aanpak en zal vervolgens in Q1 2022 worden vastgesteld. Deze nota zal voornamelijk een actualisatie zijn van de belangrijkste punten.

Daarnaast adviseren wij het plaats geven van de monitoring op verbonden partijen binnen de staande P&C-cyclus en het opvolgen van de aanbevelingen uit het 213a onderzoek.

Uit de in 2020 door de gemeente uitgevoerde 213a onderzoek en de door ons gevoerde gesprekken constateren wij dat de beheersing van verbonden partijen en samenwerkingsrelaties (o.a. de Toegang) nog niet altijd het desgewenste niveau heeft. Als gevolg hiervan blijft de gemeente Emmen vatbaar voor onverwachte, niet gewenste, gevolgen van eventuele bestuurlijke onrust dan wel mogelijke financiële tegenvallers

Het onderwerp mandaat en delegatie zal in 2022 bij de jaarrekening 2021 worden opgepakt.

Team

CSA

Geconstateerde opvolging in 2021: Wij hebben begrepen dat de gemeente Emmen bezig is om haar nota verbonden partijen te actualiseren waarin ook de uitkomsten van het 213a onderzoek ‘grip op verbonden partijen en samenwerkingsrelaties’ wordt verwerkt. Naar verwachting wordt de nieuwe nota eind 2021 vastgesteld.

ML18 ML 19 ML 20 ML 21

5

Beheersing Verhuur

Ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij om nadere informatie gevraagd om bij verbonden partijen aan te geven of er sprake is van een mandaat of delegatie. Wij merken op dat de gemeente Emmen hier moeizaam invulling aan geeft en dit voor haar begroting 2022 nog niet heeft kunnen verwerken. Tijdens voorgaande interim controles hebben wij ten aanzien van het verhuur proces de volgende bevindingen geconstateerd: • Er wordt geen periodieke aansluiting gemaakt tussen de sub administratie (Planon) en de financiële administratie (Key2Financiën). • Ten behoeve van de volledigheid van het aantal objecten is gestart om alle vastgoedobjecten in Planon in te voeren. Dit betreffen alleen de objecten die bij het team Vastgoed onderlegd zijn. Ten behoeve van de juistheid en volledigheid van het aantal objecten raden wij aan om alle vastgoedobjecten in Planon in te voeren. • Er wordt tussentijds geen (zichtbare) controle op de juistheid en volledigheid van de facturatie uitgevoerd. • Middels een Excel-model wordt bij een nieuw verhuurcontract de kostprijs dekkende huur bepaald. Voor nieuwe contracten wordt dit model gehanteerd. Het invullen van dit model wordt echter niet in de workflow van Planon verplicht afgedwongen. • Er wordt door de gemeente Emmen geen gebruik gemaakt van een specifiek verhuurbeleid o.i.d.

Geconstateerde opvolging in 2021: Tijdens de interim controle 2021 hebben wij ten aanzien van het verhuur proces de volgende opvolging geconstateerd: • Er is nog geen periodieke zichtbare aansluiting tussen Planon en Key2Financiën. De gegevens in Planon sluiten aan met Key2Financiën, echter zijn er ook verhuuropbrengsten voor de gemeente Emmen die niet in Planon zijn geregistreerd. • Steeds meer objecten worden in Planon geregistreerd, wij onderschrijven de gedane inspanning door team vastgoed. • Bij facturatie wordt er, net zoals voorgaande jaren, geen zichtbare controle uitgevoerd op de juistheid en volledigheid van de facturatie. Wel vindt de facturatie plaats middels het 4-ogen principe • Het invullen van het Excel-model wordt nog niet in de workflow van Planon verplicht afgedwongen.

Behoeft bijsturing lange termijn Behoeft bijsturing Behoeft dringende bijsturing

Het risico bestaat dat de opbrengsten vanuit de verhuur onjuist en onvolledig zijn, doordat de volledigheid van de vastgoedobjecten niet zichtbaar in kaart is gebracht.

Wij adviseren, ondanks dat u van mening bent dat er weinig commerciële verhuurobjecten heeft, om een verhuurbeleid op te stellen voor alle teams binnen de gemeente Emmen en de verhuuradministratie centraal te gaan beleggen bij team vastgoedzaken. In dit beleid dient onder andere nader ingegaan te worden op de wet- en regelgeving omtrent de wet Markt en Overheid (kostprijs dekkende huur).

Reactie november 2021: In lijn met de aanbeveling van de accountant zal de komende periode met de betrokken actoren (w.o. de accountant) worden verkend welke (concrete) meerwaarde kan worden gegenereerd als de gemeente Emmen de beschikking heeft over een verhuurbeleid. Daarnaast zal in lijn met het al ingezette concentratieproces het komend jaar naar verwachting een groter deel van de verhuuradministratie worden opgepakt.

Tot slot adviseren wij om alle verhuur van alle teams binnen de gemeente Emmen op te nemen in Planon zodat er sprake is van een volledige verhuuradministratie.

En binnen Vastgoed en Grondzaken is Planon de kernapplicatie dat wordt gebruikt in het kader van de verhuuradministratie van verhuurde objecten. Er zal gekeken worden om dit uit te breiden.

VGZ

Nr. Onderwerp (proces)

Bevinding

Aanbeveling

Reactie

Het risico bestaat dat voor een deel van de populatie in relatie tot de controle van de jaarrekening 2021 een onzekerheid omtrent de prestatielevering blijft bestaan.

Wij adviseren de gemeente Emmen om per zorgstroom inzichtelijk te maken welke omvang het betreft en op welke wijze de prestatielevering door de gemeente wordt vastgesteld. Verder dient de tussentijdse prestatielevering juist en gedegen geadministreerd te worden zodat dit achteraf herleidbaar/toetsbaar is.

Reactie november 2021: Voor de WMO zal met betrekking tot de jaarrekening actief gestuurd worden om alle productieverantwoordingen binnen te krijgen (net zoals afgelopen jaar) en zal een steekproef op PGB worden uitgevoerd. Het afgelopen jaar zijn hier geen aanbieders in gebreke gebleven. De inschatting van de financiële onzekerheid is daarmee nihil.

Team

•

ML 19 ML 20 ML 21

6

Binnen de gemeente Emmen is geen verhuurbeleid opgesteld, dit mede gezien de beperkte omvang van het aantal commerciële verhuurobjecten. Wel zijn er enkele voorwaarden en bepalingen geformuleerd ten aanzien van sportaccommodaties. Binnen de processen WMO en Jeugdhulp is geen beheersingsmaatregel ingeregeld om de prestatielevering van de verstrekte zorg vast te stellen. De jaarlijkse evaluaties die bij zorgaanbieders worden verkregen bieden in beperkte mate zekerheid voor wat betreft de prestatielevering van de verleende zorg.

Risico/effect

Prestatielevering verleende zorg

Door de gemeente Emmen worden veel zorgaanbieders aangeschreven en is de keuze gemaakt het landelijk protocol te volgen. Dit houdt in dat voor wat betreft de zorgaanbieders waarvan de gemeente Emmen gebruik maakt, de productieverantwoordingen en de daarbij behorende controleverklaringen worden opgevraagd.

Voor Jeugd heeft de gemeente Emmen geanticipeerd op het tijdig verkrijgen van de beschikbare gegevens. O.a. door het verleggen van de omzetgrens. Daarnaast zal een uitgebreide analyse van de gedeclareerde prestaties plaatsvinden en zullen de zorgaanbieders benaderd worden om de controleverklaringen te ontvangen

Voor een deel van de zorgaanbieders waarvoor geen productieverantwoording en controleverklaring is opgevraagd dan wel ontvangen, wordt door de gemeente Emmen een steekproef uitgevoerd teneinde vast te stellen of de zorg is verleend. Geconstateerde opvolging in 2021; Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij in mei 2021 aan de hand van productieverantwoordingen en controleverklaringen vastgesteld of de geleverde zorg is geleverd. Verder is een aanvullende steekproef uitgevoerd op de zorgaanbieders die niet door de gemeente Emmen zijn aangeschreven om productieverantwoordingen aan te leveren.

Op dit moment worden er gesprekken gevoerd met BDO. Insteek is hoe dit in het primaire proces in te bedden, in plaats van achteraf op basis van verantwoording.

ABS / BOS

Ten tijde van de interimcontrole 2021 is verder aan onze bevinding/constatering gedeeltelijk opvolging gegeven. Voor diverse stromen binnen WMO zijn zogenaamde evaluatieformulieren geïmplementeerd waarbij de cliënt tussentijds bij beëindiging of herindicatie word gevraagd of de zorg daadwerkelijk is geleverd en waarbij de prestatielevering tussentijds wordt vastgesteld. Ten tijde van de interimcontrole is het nog niet volledig inzichtelijk voor ons als accountant voor welke zorg stromen dit ingeregeld is en in welke mate dit zichtbaar (en herleidbaar) wordt geregistreerd in Civision samenlevingszaken.

Ml 20 ML 21

7

IT - Wijzigingsbeheer & continuïteit Beaufort

Voor de zorgkosten inzake PGB en jeugd dient vooralsnog, net zoals voorgaande jaren, achteraf een steekproef uitgevoerd te worden om voldoende zekerheid te verkrijgen ten aanzien van de prestatielevering van de verleende zorg. Beaufort Online betreft een SaaS applicatie waarbij beheersmaatregelen omtrent wijzigingsbeheer en continuïteit onder de verantwoordelijkheid van leverancier Visma | Raet komen te liggen. De leverancier verstrekt hier jaarlijks zekerheid over middels een ISAE3402 type II verklaring. Voor boekjaar 2021 is een dergelijke verklaring nog niet beschikbaar, wij verwachten deze begin december 2021. Met de overgang naar SaaS krijgt de gemeente meer een regiefunctie ten aanzien van het beheersen van de leverancier. Derhalve vragen wij om minimaal jaarlijks bovengenoemde assurance verklaring bij de leverancier op te vragen en zichtbaar te beoordelen. Reden hiervoor is dat van de gemeente mag worden verwacht dat zij kennis neemt van de maatregelen en verantwoordelijkheden die de leverancier aan haar als gebruiker heeft toebedeeld, zogenaamde gebruikersoverwegingen. Tevens wordt momenteel niet zichtbaar een beoordeling uitgevoerd op de release notes bij nieuwe wijzigingen. Dit verwachten wij als minimale werkzaamheden om de impact van de wijzigingen voor gemeente Emmen te kunnen bepalen.

ML 19 ML 20 ML 21

8

Logische toegangsbeveiliging beheeraccounts

Wij hebben vastgesteld dat gebruikers met beheerrechten in de applicaties Key2Financiën en Beaufort formeel werkzaam zijn vanuit de lijnorganisatie:  Voor Key2Financiën hebben wij twee beheeraccounts vastgesteld van medewerkers werkzaam in de lijnorganisatie.  Voor Beaufort hebben wij acht beheeraccounts vastgesteld van medewerkers werkzaam in de lijnorganisatie. Tevens is de administratie van Emmen niet afgescheiden van andere gemeenten uit het BOCE verband.

Behoeft bijsturing lange termijn Behoeft bijsturing Behoeft dringende bijsturing

Aangezien geen beoordeling wordt gedaan op de assurance verklaring van leverancier Visma | Raet is de gemeente mogelijk nog onvoldoende op de hoogte van haar eigen verantwoordelijkheden om adequate beheersmaatregelen omtrent wijzigingsbeheer en continuïteit te kunnen realiseren.

Voor Beaufort verdient het aanbeveling minimaal jaarlijks de ISAE 3402 type II verklaring bij leverancier Visma | Raet op te vragen en hier zichtbaar een beoordeling op uit te voeren. Tevens bevelen wij aan om de release notes zichtbaar te beoordelen om de impact van de door te voeren wijziging te kunnen bepalen.

Reactie november 2021: HRM: Release-notes worden samen met Coevorden en BorgerOdoorn doorgenomen. Daar waar nodig houden we rekening met de wijzigingen. In de meeste gevallen worden de wijzigingen door Raet doorgevoerd. Alle release-notes worden door ons als eindgebruiker getest, voordat deze wordt doorgevoerd. We houden daarbij als eindgebruiker de wijzigingen bij.

HRM

Door het ontbreken van een zichtbare beoordeling op de release notes van nieuwe wijzigingen bestaat tevens het risico dat een nieuwe wijziging grotere impact heeft op gemeente Emmen waardoor processen extra moeten worden getest of aangepast. Accounts met beheerrechten bezitten alle rechten en kunnen hiermee gewenste functiescheidingen doorbreken en eventueel ongeautoriseerde wijzigingen (bijvoorbeeld stamgegevens of financiële transacties) doorvoeren. Dit is een inherent risico van beheeraccounts, echter wordt dit risico aanzienlijk

Wij adviseren om het aantal beheeraccounts binnen de verschillende applicaties zoveel mogelijk in te perken. Tevens bevelen wij aan een duidelijke functiescheiding aan te brengen tussen het gebruik en het beheer van applicaties. Dit bijvoorbeeld door de kritische applicatiebeheer processen (zoals o.a. het aanmaken, verwijderen, wijzigen van gebruikers en rechten, het wijzigen van systeeminstellingen zoals wachtwoordinstellingen, loginstellingen, het

Reactie november 2021: K2F: (jaarlijks terugkerend) Functioneel beheer is gebruikersgericht en functioneert als tussenpersoon tussen gebruikers enerzijds en applicatiebeheer en technisch beheer anderzijds. Om deze reden wordt van functioneel beheer zowel deskundigheid verwacht van de bedrijfsprocessen, als van de werkwijze van de gebruikers van de informatiesystemen. Wij houden dan ook vast aan een positionering in de lijn. De extra

FBA/ HRM

Nr. Onderwerp (proces)

ML17 ML18 ML 19 ML 20 ML 21

9

IT Continuïteit – on premise

Bevinding

De toegang tot de serverruimte is toebedeeld aan gebruikers die deze toegang uit hoofde van functie niet benodigd hebben. Wij hebben echter begrepen dat de patchkasten beveiligd zijn met een fysiek slot waardoor de onbevoegde gebruikers niet direct toegang hebben tot de servers. Derhalve is dit risico als klein ingeschat. Wij hebben begrepen dat gemeente Emmen in de afrondende fase is van een restore test (disaster recovery) voor de applicaties Key2Financiën en Civision Samenlevingszaken. Aangezien de rapportage van de test nog niet is afgerond hebben wij niet kunnen vaststellen dat de test succesvol is geweest. Tevens beschikt de gemeente nog niet over een formeel continuïteitsplan om vast te kunnen stellen of de productie-omgeving binnen de eisen van de bedrijfsvoering is hersteld in termen van maximaal toelaatbaar gegevensverlies en maximaal toelaatbare uitvalsduur (hersteltijd).

Risico/effect

Aanbeveling

Reactie

verhoogd door deze accounts te beleggen in de lijnorganisatie.

installeren van updates) te centraliseren bij de ITafdeling.

werkzaamheden die hieruit voortkomen zullen uitgevoerd worden.

Door een te hoog aantal personen met toegang tot de serverruimte wordt het risico dat kritieke data of apparatuur beschadigd en/of ontvreemd wordt verhoogd. Doordat de restore-testen nog niet volledig succesvol zijn afgerond en gedocumenteerd, bestaat het risico dat back-up data niet te restoren is in geval van nood of niet binnen het daaraan te stellen eisen van de bedrijfsvoering. Het risico is echter beperkt vanwege het feit dat er tot op heden geen verstoringen hebben plaatsgevonden

Team

Beaufort: Dat kan worden aangepast, maar dan zijn onze functioneel beheerders de enige ‘superusers’. Op dit moment zijn ook nog twee medewerkers van de salarisadministratie als superuser geautoriseerd. Omdat het hier om een bedrijf kritisch proces gaat, adviseren wij dat de huidige vier collega’s als Superusers blijven geautoriseerd. Wij adviseren om enkel toegang tot de serverruimte Reactie november 2021: te verlenen aan functionarissen die uit hoofde van Toegang serverruimte functie toegang tot de serverruimte behoeven en In 2021 is het nieuwe toegangscontrolesysteem binnen de deze lijst van functionarissen periodiek te gemeente Emmen ingevoerd. Bij invoering van dit nieuwe beoordelen om de juistheid hiervan te borgen. toegangscontrolesysteem zijn nogmaals de rechtenprofielen gecontroleerd. Alleen die functionarissen zijn daarbij toegang Het verdient aanbeveling een rapportage op te verleend tot de serverruimte die ook de autorisaties hiervoor stellen van de periodiek uitgevoerd disaster verkregen hebben. De autorisaties en rechtenprofielen van recovery testen. Tevens adviseren wij een functionarissen die toegang hebben tot de serverruimte worden continuïteitsplan op te stellen met eisen ten periodiek gescreend en getoetst op noodzaak.

(Gereed) aanzien van maximaal toelaatbaar gegevensverlies ICT en maximaal toelaatbare uitvalsduur, en deze te Restore laten formaliseren door de bedrijfsvoering. De functionele en technische tests voor de restore van key2financiën en Civision Samenlevingszaken zijn in oktober 2021 succesvol verlopen. Er wordt gewerkt aan de verslaglegging. Hiervoor zijn we in afwachting van de input van BDO. Bedrijfscontinuïteit in de vorm van een formeel continuïteitsplan is projectmatig opgepakt dit jaar. In de kadernota 2022 zijn hiervoor extra middelen toegekend.

ML 21

ML 21

10

11

Onvoldoende controle op wijzigingen in crediteurstamgegevens

Subsidieproces – nadere beleidsregels corona-subsidies worden niet nageleefd

Binnen de gemeente Emmen is een adequaat proces ingeregeld met controle technische functiescheiding op de wijzigingen van crediteurstamgegevens in Key2Financiën. Tijdens de interimcontrole 2021 hebben wij middels inlichtingen vastgesteld dat in het geval van een gewijzigd bankrekeningnummer ervan uit wordt gegaan dat de verkregen documentatie (inkoopfactuur met gewijzigd bankrekeningnummer) betrouwbaar is. Hierbij vindt geen controle bij desbetreffende leverancier plaats door de functionaris die de mutatie invoert dan wel door de tweede functionaris die de wijziging accordeert.

De gemeente Emmen heeft d.d. 30 maart 2020 een beleidslijn opgesteld hoe het college omgaat met haar subsidierelaties. Hierin zijn de gedragslijnen aangegeven ten aanzien van de vaststelling en/of (gedeeltelijke) terugvordering van subsidies. Dit als uitwerking van de door de gemeenteraad bij de Berap-II vastgestelde spelregels ten aanzien van de beschikkingsbevoegdheid college, het werken met een reserve corona en de wijze van verantwoording via de P&C documenten.

Behoeft bijsturing lange termijn Behoeft bijsturing Behoeft dringende bijsturing

Het risico bestaat dat een kwaadwillende een factuur van een (bekende) leverancier nabootst met hierop zijn/haar rekeningnummer (zogenaamde factuurfraude). Doordat er niet wordt geverifieerd bij de leverancier of het rekeningnummer inderdaad veranderd is, bestaat het risico dat de factuur wordt betaald aan de kwaadwillende en er derhalve sprake is van onrechtmatige uitstroom van middelen. Als gevolg van het verlenen van subsidies in 2021 en het niet naleven van de nadere beleidsregels hoe om dient te gaan met subsidierelaties loopt de gemeente Emmen opnieuw het risico dat er sprake is van een financiële onrechtmatigheid dat meeweegt in ons rechtmatigheidsoordeel.

Wij adviseren u om het proces omtrent wijzigingen crediteurstamgegevens verder aan te scherpen. Gedacht kan worden aan het telefonisch verifiëren van de crediteurenwijziging bij desbetreffende leverancier en dit als zodanig vast te leggen in Key2Financiën.

Reactie november 2021: Het proces crediteurstamgegevens scherpen we aan door bij elke gewijzigde bankrekeningnummer de crediteur te bellen ter verificatie. Dit gebeurt door de functionaris die de mutatie invoert. Vervolgens zal de actie gelogd worden in Key2.

Wij adviseren tijdig bij uw subsidierelaties de benodigde informatie op te vragen om vast te stellen in hoeverre de algemene subsidieverordening & aanvullende beleidsregels ‘subsidies en corona’ zijn nageleefd dan wel een lagere vaststelling en/of (gedeeltelijke) terugvordering dient plaats te vinden.

Reactie november 2021: Net zoals vorig jaar zullen wij de subsidierelaties verzoeken, conform de beleidslijn, in de aanvraag tot subsidievaststelling met bijbehorende verantwoording met een onderbouwing aan te geven welke kosten onvermijdbare kosten zijn, zodat wij daar bij de vaststelling rekening mee kunnen houden. Tevens zijn format brieven opgesteld en verspreid onder de medewerkers die bij de BOS subsidievaststelling dienen te worden gehanteerd. Tenslotte is aandacht gevraagd voor het naleven van de beleidslijn subsidies en corona en aangegeven dat duidelijk in het dossier, de beschikking en het collegevoorstel wordt opgenomen dat getoetst is aan de beleidslijn subsidies en corona.

FMO

Nr. Onderwerp (proces)

Bevinding

Risico/effect

Aanbeveling

Reactie

Team

Aandachtspunten jaarrekening 2021 ML21

1

Onderwerp

Bevinding

Reactie

Afwikkeling TONK- & Tozo-uitkeringen

Alle coronasteunmaatregelen vanuit het Rijk eindigen per 1 oktober 2021. Vanaf het einde van de Tozo per 1 oktober 2021 tot het eind van het jaar geldt een tijdelijk aangepast Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz). Ook de TONK is onderdeel van het coronasteunpakket dat per 1 oktober 2021 wordt afgerond. Vanaf dan is het aan gemeenten om huishoudens in financiële nood te ondersteunen vanuit het gebruikelijke instrumentarium, zoals bijzondere bijstand. Beide regelingen dienen door de gemeente Emmen in de jaarrekening/SiSa- bijlage te worden verantwoord. Van afgelopen voorjaar weten we inmiddels dat deze controle intensief kan zijn. Vanuit onze interimcontrole hebben wij vastgesteld dat de TONK aanvragen voor de gemeente Emmen zeer beperkt zijn.

Reactie november 2021: Er wordt gewerkt aan een uitvoeringskader om verschillende oorzaken van (potentiële) terugvorderingen op dezelfde manier te kunnen afhandelen.

De verdere afwikkeling van de TOZO uitkeringen heeft mogelijkerwijs nog (grote) financiële en politieke impact voor uw gemeente. Uw gemeente heeft direct bij het inwerking treden van de TOZO regelingen adequaat gehandeld en een beleid hiervoor opgesteld. Mede als gevolg hiervan hebben wij in de SiSa verantwoording 2020 ten aanzien van desbetreffende SISA regeling geen fouten gerapporteerd die boven de foutmarge van €125.000 uitkomen. Wel hebben wij hierin reeds gerapporteerd dat de uitvoering van het M&O-beleid (zoals opvolging IB-signalen) doorloopt in 2021 en eventuele fouten die hieruit voortvloeien worden gerapporteerd in de SiSa-bijlage 2021. Ten tijde van de interimcontrole 2021 hebben wij diverse gesprekken met medewerkers uit de organisatie gevoerd waarbij is aangegeven dat er na afronding van de jaarrekeningcontrole, als gevolg van het verder opvolgen van de IB-signalen, nog diverse fouten zijn geconstateerd. Uit een voorlopige prognose volgt naar verwachting circa 178 dossiers waar fouten uit naar voren komen met een mogelijke financiële impact van ongeveer €400.000.

Uit een eerder opgestelde prognose blijkt een potentieel terugvorderingsbedrag voor Emmen van zo’n € 255.000. Voor BOCE is de totale prognose zo’n € 400.000. Nu de IB signalen TOZO 2, 3 en 4 ook zijn onderzocht volgt hier nog een nadere uitwerking van. HIS / Naar verwachting wordt in een aantal specifieke situaties afgezien van UVS terugvordering. Dit uiteraard vanuit de geest van de regeling. Voor de volledigheid; vanuit de Minister is benadrukt dat de accountants de controle (ook) in de geest van de regeling (TOZO) moeten uitvoeren (art. 5). De komende maanden zullen in het teken staan van afronding van zowel de controle als van de uitkomsten en zullen de financiële effecten duidelijk worden.

Bovenstaand heeft als gevolg dat de gemeente Emmen over dient te gaan tot het terugvorderen van TOZO gelden bij ondernemers dan wel het onrechtmatig verkregen bedrag aan het Rijk terug te betalen. Een nadere invulling hieraan dient uw gemeente nog te geven. ML21

2

Vaststelling verstrekte subsidies en corona

Veelal worden de in 2020 verstrekte subsidies in de loop van 2021 vastgesteld. Aan de hand van de in de subsidieverordening /beschikking opgenomen voorwaarden wordt nagegaan of een organisatie heeft voldaan aan de vereisten. Voor het jaar 2020 zal dat wellicht niet evident zijn; denk hierbij met name aan te leveren prestaties die als gevolg van corona niet zijn geleverd. De gemeente Emmen heeft 30 maart 2020 nadere afspraken gemaakt over de toe te passen handelswijze c.q. verantwoordingwijze van haar subsidierelaties in de beleidslijn ‘subsidies en corona’. In de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij vastgesteld dat er voor een bedrag van € 1,64 miljoen sprake was van subsidies waar in tegenstelling tot de geldende uitgangspunten geen lagere vaststelling en/of (gedeeltelijke) terugvordering heeft plaatsgevonden, terwijl de activiteiten aanwijsbaar niet of aangepast zijn uitgevoerd. Wij hebben van uw organisatie begrepen dat voor de subsidievaststellingen 2020 de subsidierelaties zijn verzocht, conform de beleidslijn, in de aanvraag tot subsidievaststelling met bijbehorende verantwoording met een onderbouwing aan te geven welke kosten onvermijdbare kosten zijn, zodat de gemeente daar bij de vaststelling rekening mee houden.

Naleving van de beleidslijn heeft echter beperkt plaatsgevonden waarbij een (gedeeltelijke) terugvordering bij de door ons aangemerkte onrechtmatige subsidies 2020 bij de definitieve vaststelling van deze subsidies niet heeft plaatsgevonden. Verder hebben wij begrepen dat er geen beleidslijn 2021 ‘subsidies en corona’ is opgesteld. Wij benadrukken, mede als gevolg van de gedane constateringen en onrechtmatigheden in 2020, na te gaan op welke wijze de gemeente om wil gaan met gesubsidieerde instellingen en de nakoming van afspraken (o.a. afgesproken activiteiten en prestaties).

ML21

3

Achterstallig onderhoud wegen

In eerdere rapportages hebben wij de gemeente Emmen wel eens geïnformeerd over de noodzaak van adequaat asset management. Onder asset management wordt verstaan “de systematische en gecoördineerde activiteiten waarmee een organisatie haar bedrijfsmiddelen optimaal beheert (vanaf de investering) en prestaties, risico’s en kosten over de levensduur volgt met als doel een optimale bijdrage te leveren aan de strategie van de organisatie”. Door uw gemeente is in 2020 hiervoor een position paper asset management opgesteld waarbij de conclusie was dat een eerste inzicht gemaakt is, maar dat de gemeente nog geen volledig beeld heeft van haar aanwezige activa en de beheersing hiervan. De gemeente Emmen heeft in 2021, mede als gevolg van opmerkingen van de provincie Drenthe in haar toezicht brief begroting 2020 en 2021, een onderzoek uit laten voeren over de staat van het wegenonderhoud van de gemeente. Als gemeente Emmen streeft u ernaar om minimaal 80% op het niveau voldoende te houden op basis van de CROW normen. Uit de beheerrapportage wegen volgt dat dit met een percentage van 66% niet behaald wordt en dat 12% van de wegen de score onvoldoende heeft. Bij een score onvoldoende is er sprake van achterstallig onderhoud waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties.

Reactie november 2021: De beleidslijn 2021 subsidies en corona zal binnenkort worden vastgesteld.

Net zoals vorig jaar zullen wij de subsidierelaties verzoeken, conform de beleidslijn, in de aanvraag tot subsidievaststelling met bijbehorende verantwoording met een onderbouwing aan te geven welke kosten onvermijdbare kosten zijn, zodat wij daar bij de vaststelling rekening mee kunnen houden. Tevens zijn format brieven opgesteld en verspreid onder de medewerkers die bij de subsidievaststelling dienen te worden gehanteerd.

BOS

Tenslotte is aandacht gevraagd voor het naleven van de beleidslijn subsidies en corona en aangegeven dat duidelijk in het dossier, de beschikking en het collegevoorstel wordt opgenomen dat getoetst is aan de beleidslijn subsidies en corona.

Reactie november 2021: De bevindingen met betrekking de wegen kloppen en we zijn we bezig zowel een uitvoeringsplan (voor vanaf 2022) en een beleidskader op te stellen. Bij het opstellen van de jaarrekening zullen wij een position paper opstellen waarin de mogelijke (financiële) impact nader is uitgewerkt en of er mogelijk sprake is van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties. BOR

In het beheerrapport zijn diverse scenario’s uitgewerkt om de kwaliteit van de wegen te verbeteren, uw gemeente heeft hierbij gekozen om het reguliere onderhoudsbudget de aankomende vijf jaar te verhogen en de meest ernstige knelpunten zo snel mogelijk aan te pakken. Verder wordt er nog een meerjarig beleidskader voor beheer en onderhoud opgesteld waarbij diverse keuzes nog in verwerkt dienen te worden. Wij hebben uw organisatie gevraagd een position paper op te stellen waarin de mogelijke (financiële) impact van bovenstaande situatie nader is uitgewerkt en de specifieke uitgangspunten vanuit de BBV notitie materiële vaste activa zijn opgenomen. Vanuit deze notitie volgt dat in het geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, op basis van BBV artikel 44 lid 1a een voorziening gevormd moet worden. ML21

4

Verzelfstandiging Openbaar Onderwijs Emmen per 1-1-2022

Het jaar 2021 is het laatste jaar waarbij sprake is van een vergaande samenwerking met Openbaar Onderwijs Emmen (OOE) op financieel organisatorisch gebied. Met de verdere realisatie van de verzelfstandiging zal op enig moment een ontvlechting van de administraties moeten plaatsvinden. De verzelfstandiging heeft als gevolg dat uiteindelijk een afrekening plaats moet vinden over de opgebouwde reserves van OOE (ultimo 2020 circa 12,5 miljoen).

Behoeft bijsturing lange termijn Behoeft bijsturing Behoeft dringende bijsturing

Reactie november 2021: De afspraken voor de verzelfstandiging van Openbaar Onderwijs Emmen zijn

CSA

Nr. Onderwerp (proces)

Bevinding

Risico/effect

Aanbeveling

Gedurende 2021 hebben wij als accountant reeds diverse gesprekken met uw organisatie gehad over de aanstaande ontvlechting. Tezamen met OOE is in kaart gebracht welke onderlinge posities bij de ontvlechting per 31-12-2021 verrekend dienen te worden. Wij benadrukken het belang van het formaliseren en schriftelijk vastleggen van de onderlinge afspraken en de wijze waarop OOE wordt verzelfstandigd. ML21

5

Uitspraak resultaatgericht indiceren

Onlangs is er een uitspraak geweest door de Centrale Raad van Beroep (CRvB) inzake een casus met betrekking tot resultaatgericht indiceren. In deze casus is de indicatie van een cliënt voor begeleiding in natura niet langer toegekend in uren, maar in een te behalen resultaat. Uit het ondersteuningsplan blijkt wel welk resultaat moet worden behaald, binnen welke periode, met welke activiteiten en met welke frequentie, maar een tijdsindicatie ontbreekt. De CRvB oordeelt dat een manier van verstrekken die maakt dat een cliënt en een aanbieder niet weten hoeveel, naar tijdseenheden bepaalde, maatschappelijke ondersteuning het college heeft verstrekt, in strijd is met het rechtszekerheidsbeginsel. Dit is voor begeleiding niet anders dan voor huishoudelijke ondersteuning.

Reactie

Team

vastgelegd in het verzelfstandigingsrapport, zoals dit door de raad in 2021 is vastgesteld. De bevoorschotting per 1 januari 2022 en de eindafrekening medio 2022 zal middels een collegebesluit worden vastgelegd. Reactie november 2021: Op dit moment wordt eraan gewerkt om passende maatregelen te treffen. Het streven is erop gericht om deze in het 1e kwartaal van 2022 door te voeren. ABS

Wij adviseren u na te gaan in hoeverre u ook resultaatgericht indiceert en waar nodig passende maatregelen te nemen voor boekjaar 2021, voor wat betreft toekomstige indiceringen.

Afgeronde aanbevelingen accountant per november 2021 ML 19 ML 20 ML 21

1

Belastingenherleidbaarheid uitgevoerde analyses niet toereikend

Tijdens voorgaande interim controles hebben wij geconstateerd dat de maandelijkse analyse tussen Key2Belastingen en ML2Heffen beperkt zichtbaar worden vastgelegd zonder onderliggende brondocumentatie. Verder was er geen sprake van een BAG-WOZ koppeling.

n.v.t.

n.v.t.

Reactie november 2021: n.v.t., punt is afgerond.

Geconstateerde opvolging in 2021: De afdeling heeft de herleidbaarheid van de uitgevoerde werkzaamheden / analyses verder verbeterd. Hoewel mogelijk voor de afdeling aanvullende managementinformatie uit de analyses kan worden gehaald, is het voor het doel voor onze jaarrekeningcontrole afdoende. ML 20 ML 21

2

Migratie Beaufort Online

Als gevolg van een doorgevoerde migratie die niet op een formele wijze is verlopen n.v.t. (van Beaufort on-premise naar Beaufort Online) is er een onzekerheid ontstaan ten aanzien van de juistheid en volledigheid van de personeelsmutaties. Het risico bestaat dat er onjuiste gegevens in de salarisapplicatie zijn verwerkt, met mogelijk onjuiste salarisbetalingen als gevolg die niet of niet tijdig worden gesignaleerd. Geconstateerde opvolging in 2021: Ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2020 zijn door het controleteam in samenspraak met de VIC van de gemeente Emmen aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd teneinde dit risico te mitigeren.

Behoeft bijsturing lange termijn Behoeft bijsturing Behoeft dringende bijsturing

BEL

n.v.t.

Reactie november 2021: n.v.t., punt is afgerond. HRM