Bijlage 2 - Bijlagen U&H-strategie Drenthe

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht

Technisch Opleverdocument

Risicogericht Toezicht (RGT 1.0) Met aandacht voor verdere doorontwikkeling (RGT 2.0) en outcome sturing

Versie 23 maart 2020

1 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht

2 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht

Samenvatting Met de start van het risicogericht toezicht (RGT) wordt in 2020 een nieuwe mijlpaal bereikt. De uitvoering van het reguliere toezicht op bedrijven is dan niet langer meer gebaseerd op het uitvoeringsniveau van de Drentse Maat met een sturing en verantwoording op aantallen en uren. Daarvoor in de plaats is het risicogerichte toezicht (RGT 1.0) gekomen, waarbij de focus ligt op het voorkomen van risico’s bij de bedrijven in Drenthe. In dit technisch document wordt het daarvoor ontwikkelde instrument, de risicomatrix met haar uitgangspunten beschreven. Hiermee is een belangrijke eerste stap gezet om het toezicht op deze nieuwe basis te kunnen uitvoeren. In dit document wordt naast de omschrijving van de risicomatrix aandacht besteed aan: • de vertaalslag van de uitvoering van het RGT binnen ons jaarprogramma; • de noodzakelijke doorontwikkeling van het RGT en het risicogericht werken (RGT 2.0); de ontwikkeling van outcomegericht werken. Doen wat nodig is Het project RGT maakt onderdeel uit van ons Ontwikkelprogramma 2019-2020. De focus binnen dit programma is gelegd bij doen wat nodig is op basis van risico-afweging en milieurendement binnen de financiële kaders. Dit is precies de kern van het risicogericht toezicht: de bedrijven controleren waar de risico’s op ongewenste effecten het hoogst zijn.

Om hier vorm aan te geven is in nauwe samenwerking met onze deelnemers gebouwd aan de risicomatrix RGT 1.0. Het risicogericht toezicht is binnen dit project uitgewerkt voor de reguliere milieucontroles bij de bedrijven. Met deze nieuwe strategie wordt een bijdrage geleverd aan het te formuleren uniforme uitvoeringsen handhavingsbeleid voor Drenthe, zoals omschreven in het besluit omgevingsrecht (Bor). De Drentse risicomatrix RGT 1.0 In de risicomatrix zijn de milieulocaties gekoppeld aan een vijftal hoofdbranches. Deze zijn verder onder te verdelen in 83 sub-branches. Iedere sub-branche is beoordeeld op een set van vier indicatoren. De indicatoren Milieueffect, Ondermijning en Bestuurlijk/maatschappelijke impact zijn beoordeeld op de kans dat het effect zich voordoet en de impact van het effect. Op basis hiervan zijn de grootste risico’s in beeld gebracht. De indicator Naleving is gebaseerd op een door het bureau Ynformed uitgevoerde data-analyse van ons zaaksysteem en ons programma voor het registeren van de controle-resultaten DigitaleChecklisten.nl. De eindscore binnen de matrix is geclassificeerd van prioriteit 1 (hoogste prioriteit) tot en met prioriteit 5. De sub-branches met de hoogste prioriteit worden betrokken bij de jaarprogrammering van het RGT.

De indicatoren Bestuurlijk/maatschappelijke impact en Ondermijning zijn beoordeeld door de deelnemers zelf (functionarissen Openbare Orde en Veiligheid en accounthouders). Hierdoor zijn er verschillen in de uitkomst van de risicomatrix per deelnemer. De resultaten van de risicomatrix van de deelnemer is het uitgangspunt voor de programmering van het RGT. Uitgangspunten bij het jaarprogramma De programmering van het RGT is gebaseerd op een aantal uitgangspunten, waarbij de verdeling van de beschikbare uren centraal staat. Het toezicht in 2020 wordt uitgevoerd middels RGTcontroles en steekproefcontroles. De steekproefcontroles zijn onder meer nodig om de bedrijven die buiten de geprioriteerde branches vallen alert te houden op de naleving. Daarnaast checken we of de naleving overeenkomt met de risicomatrix. Naast het RGT toezicht zijn er andere kaders, waarbinnen het toezicht wordt uitgevoerd, zoals het ketentoezicht, het energietoezicht, toezicht Stoppersregeling en toezicht BBTconclusies bij de IPPC-bedrijven1. Bij het opstellen van het jaarprogramma wordt de totale inzet en verdeling van het toezicht verder integraal afgewogen.

1 IPPC-installatie: installatie voor industriële activiteiten als bedoeld in bijlage 1 van richtlijn nr. 2010/75/EU van het Europees

parlement en de Raad van 24 november 2010 inzake industriële emissies (PbEU L334). BBT-conclusies : door de Europese commissie opgestelde Best bestaande technieken-conclusies voor IPPC-installaties.

3 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht Directe doorontwikkeling van het RGT in 2020 is noodzakelijk Met de beschrijving van de risicomatrix en haar uitgangspunten is feitelijk de nieuwe toezichtstrategie beschreven. Deze toezichtstrategie maakt onderdeel uit van het door onze deelnemers vast te stellen uitvoerings- en handhavingsbeleid (Besluit omgevingsrecht, art. 7.2). Op dit moment mist dit uitvoerings- en handhavingsbeleid als bedoeld in de Bor in Drenthe. Het huidige uitvoeringsniveau, de Drentse Maat voldoet niet aan alle criteria van de Bor. De nieuwe toezichtstrategie heeft bij de uitvoering direct effect op alle vervolgstappen binnen de beleidscyclus (big-8). Zo ontstaat vanuit de uitvoering per direct de noodzaak om door te ontwikkelen op het gebied van monitoring, evaluatie en het formuleren van doelstellingen. Van RGT 1.0 naar een duurzame beproefde basis RGT 2.0 Het toekomstige RGT 2.0 is volledig uitgewerkt en gebaseerd op de procescriteria van de Bor en is voorzien van een beproefd goed werkende risicomatrix. Het RGT 2.0 biedt hierdoor bij de monitoring valide informatie op basis waarvan de juiste keuzes kunnen worden gemaakt bij de evaluatiemomenten. Om dit niveau te bereiken wordt in dit document een groot aantal aanbevelingen gedaan. Deze aanbevelingen worden vertaald in een projectaanpak voor de volgende fase.

Met het volgen van de aanbevelingen zijn we in staat om samen met onze deelnemers vanuit onze eigen rol en verantwoordelijkheid het risicogericht werken centraal te stellen in onze taakuitvoering. De hoofdlijnen in de aanbevelingen voor het ontwikkelen van RGT 2.0 Binnen de doorontwikkeling van het RGT zijn de volgende hoofdlijnen te onderscheiden: A. Neem het wettelijk kader in acht; B. Plan voor de doorontwikkeling naar RGT 2.0 een periode van minimaal 3 jaar; C. Heb aandacht voor de kritische succesfactoren; D. Maak de nalevingsstrategie compleet; E. Ontwikkel de risicomatrix door; F. Professionaliseer de monitoring, registratie en evaluatie; G. Relateer de deelnemersbijdrage op basis van de uitvoering van RGT 2.0; H. Neem het risicogericht werken als uitgangspunt bij de uitvoering van al onze kerntaken; I. Stel het ontwikkelen van outcomegericht werken uit tot de realisatie van RGT 2.0. Per hoofdlijn zijn hieronder de bijbehorende aanbevelingen weergegeven, met een toelichting van de belangrijkste onderdelen:

Ad. A

Neem het wettelijk kader in acht

De volgende aanbevelingen zijn hierbij gegeven: 1. Neem bij de doorontwikkeling de wettelijke procescriteria, BOR en andere relevante regels vanuit de Wabo, Bor en Mor in acht. 2.

Laat de in dit document beschreven wijze van het risicogerichte toezicht (RGT 1.0) vaststellen door het algemeen bestuur als geldende toezichtstrategie, zoals bedoeld in de Bor.

3.

Stel zo spoedig mogelijk in 2020 samen met de deelnemers een uniforme set van indicatoren vast op basis waarvan de kwaliteit van uitvoering van RGT standaard wordt gemeten en gemonitord.

4.

Formuleer concrete doelstellingen en voorzie de bijbehorende indicatoren van een normering.

5.

Borg de afstemming tussen de projectorganisatie en de lijnorganisatie bij de verdere doorontwikkeling.

4 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht De toezichtstrategie behoort tot het operationele kader binnen de beleidscyclus big-8. Het Besluit Omgevingsrecht (Bor) stelt in paragraaf 7.2 (Procescriteria) eisen aan de verschillende stappen binnen de big-8. Eén van die eisen betreft dat het handhavingsbeleid moet zijn gebaseerd op een probleemanalyse waarin de kansen en effecten voor de fysieke leefomgeving zijn betrokken. Met het toepassen van de gebouwde risicomatrix wordt hier invulling aan gegeven. De procescriteria verlangen een specifieke invulling van de verschillende stappen binnen de beleidscyclus big-8. Begin 2020 gaan we samen met de deelnemers bepalen welke uniform geldende indicatoren moeten worden benoemd. Op basis hiervan wordt een standaardrapportage van het RGT voor onze deelnemers gemaakt. Achter deze indicatoren schuilt een doelstelling. Het benoemen van concrete doelstellingen bij het RGT behoort tot het strategisch kader. Met de vaststelling van deze nieuwe strategie door het algemeen bestuur wordt de nieuwe strategie formeel bekrachtigt. Deze nieuwe strategie komt dan in de plaats voor de Drentse Maat (voor wat betreft de reguliere toezichtscontroles). Met het doorontwikkelen van het RGT 1.0 vindt verdere verdieping en verbreding plaats en wordt bij oplevering opnieuw ter vaststelling voorgelegd. Ad. B

Plan voor de doorontwikkeling naar RGT 2.0 een periode van minimaal 3 jaar

De volgende aanbevelingen zijn hierbij gegeven: 6. Faciliteer de doorontwikkeling gedurende de komende drie programmajaren. 7.

Bepaal na deze drie jaar doorontwikkeling de benodigde uren voor het RGT op een daarbij behorende realistische wijze.

Voor het door ontwikkelen van het RGT is het nodig dat er minimaal 3 programmajaren op basis van het RGT worden doorlopen. De effecten van de doorontwikkeling zijn immers in het daarop volgend programmajaar zichtbaar Aanbeveling 7 is als aparte hoofdlijn benoemd en wordt onder G nader toegelicht. Ad. C

Heb aandacht voor de kritische succesfactoren

De volgende aanbevelingen zijn hierbij gegeven: 8. Monitor de wijze van registratie en stuur bij indien nodig. 9.

Zorg voor authentieke milieulocaties in het zaaksysteem.

10. Voorzie iedere milieulocatie in LOS van de bijbehorende SBI-activiteit. 11. Stem de inrichting/registratie van de zaakafhandeling in LOS af op de monitoringswensen. De registratie op naleving is van groot belang binnen de systematiek van het RGT. Uit de dataanalyse uitgevoerd door het bureau Ynformed is gebleken dat de registratie nog gebreken vertoond. Het verbeteren van de registratie is al opgepakt binnen de lijnorganisatie en wordt tijdens de uitvoering in 2020 gemonitord. Uit de data-analyse bleek ook de huidige zaakinrichting in ons zaaksysteem belemmeringen te bevatten. Een andere kritische succesfactor betreft de datakwaliteit van het locatiebestand waardoor een deel van de milieulocaties niet meegenomen is bij de programmering van het RGT. In januari 2020 worden deze problemen projectmatig opgepakt vanuit het project Locatiebestand op orde. Doel van het project is dat deze problemen bij de programmering voor het RGT in 2021 voor een groot gedeelte zijn opgelost.

5 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht Ad D.

Maak de nalevingstoezichtstrategie compleet

De volgende aanbevelingen zijn hierbij gegeven: 12. Bepaal de wijze van doelgroepanalyse en de bijbehorende verschillende vormen van toezicht. 13. Ontwikkel een risicomatrix voor de IPPC-locaties en voer deze in. 14. Gebruik de mate van naleving op locatieniveau binnen de toezichtstrategie. 15. Omschrijf de wijze van samenwerking met onze ketenpartners binnen de systematiek van RGT en betrek hierbij de wijze van gebruik van Inspectieview milieu. Bij een slechte naleving proberen we te achterhalen waardoor dit komt (doelgroepanalyse). Daarnaast bepalen we welke vorm van toezicht (interventiestrategie) leidt tot het naleven van de voorschriften. Zo kan actieve voorlichting bijvoorbeeld bijdragen aan naleving bij nieuwe regelgeving. Andere aandachtspunten in dit kader zijn de verdere uitbouw van het RGT op locatieniveau. Hierdoor kan nog meer effectgericht het RGT worden georganiseerd. Zo kan de programmering zich gaan richten op de milieulocaties die bekend staan om een slechte naleving. Hierdoor worden automatisch de milieulocaties met een goede naleving minder vaak bezocht . Voor de milieulocaties met een IPPC-installatie wordt op basis van wettelijke regels een aparte risicomatrix gemaakt met in acht neming van de wettelijke indicatoren en bezoekfrequenties.

De inbedding van het gebruik van Inspectieview Milieu binnen de uitvoering en programmering van het RGT vraagt eveneens om aandacht. Tenslotte is op basis van een korte verkenning gebleken dat de werkwijze van RGT ook goed past bij het bodemtoezicht en het toezicht op asbest. Aanbevolen wordt dan ook om het RGT ook voor deze specifieke vormen van toezicht te gaan ontwikkelen. Ad. E Ontwikkel de risicomatrix door De volgende aanbevelingen zijn hierbij gegeven: 16. Blijf kritisch op het functioneren van de risicomatrix bij de verdere doorontwikkeling van het RGT. 17. Test de werking van de draaiknop binnen de matrix uit. 18. Onderzoek een uitbouw van de risicomatrix met onderdelen behorend bij de Omgevingswet. 19. Maak de risicomatrix sluitend voor de aanwezige subbranches in Drenthe. 20. Maak de branche-indeling van de risicomatrix eenduidig. 21. Bepaal of bij de evaluatie van het programmajaar de beoordeling van de matrix alleen het naleefgedrag moet worden bijgewerkt of dat ook de andere indicatoren opnieuw moeten worden beschouwd. Juist in de startfase is het van belang kritisch te blijven op het functioneren van de risicomatrix, de gebruikte indicatoren en het onderliggende rekenmodel. Zo verdient het functioneren van de draaiknop aandacht, maar ook de mate waarin het onderdeel Ondermijning een rol speelt binnen de prioritering.

Verder is gebleken dat niet alle milieulocaties ondergebracht zijn onder 1 van de benoemde subbranches. Tot slot moet duidelijk worden in hoeverre de risicomatrix wordt geactualiseerd op basis van de evaluatie van een programmajaar. Ad. F.

Professionaliseer de monitoring, registratie en evaluatie

De volgende aanbevelingen zijn hierbij gegeven:

6 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht 22. Maak gebruik van de handreiking: Effecten van toezicht en handhaving meten, 2011, van het centrum voor criminaliteitspreventie en veiligheid (CCV). 23. Betrek de mate van naleving van de vergunningplichtige locaties in het nalevingscijfer. 24. Standaardiseer de opbouw van de brancheplannen. 25. Overweeg een registratie van de activiteiten vanuit het toekomstige Bal (Besluit activiteiten leefomgeving)bij de milieulocaties om aan te sluiten bij het centraal zetten van de activiteiten binnen de Omgevingswet. 26. Heroverweeg de wijze waarop het cijfer van de naleving is opgebouwd. 27. Betrek de brancheorganisaties in Drenthe bij de brancheplannen en bij de resultaten aan het eind van het jaar (evaluatie). De aanbevelingen die in dit kader worden gemaakt hebben vooral betrekking op het zo sterk mogelijk (valide) maken van de informatie die uit onze systemen wordt gehaald in het kader van de monitoring. Zo wordt aanbevolen de opbouw van het cijfer naleving nader te beschouwen. De registratie van naleving bij vergunningplichtige locaties te verbeteren zodat deze groep ook binnen het cijfer van naleving geborgd is. De brancheplannen te standaardiseren op basis van de risicomatrix en een handreiking te volgen voor het meten van effecten. Ad. G.

Relateer de deelnemersbijdrage op basis van de uitvoering van RGT 2.0 - Zie aanbeveling 7 Op dit moment is de bijzondere situatie dat de deelnemersbijdrage voor de uitvoering van het RGT is gebaseerd op het uitvoeringskader behorend bij de Drentse Maat. Daarmee is de uitvoering budgetneutraal en passend binnen de financiële kaders. Na de doorontwikkeling van het RGT gedurende 3 programmajaren is het wenselijk om de deelnemersbijdrage te baseren op het uitvoeringskader van RGT, zodat ook bij de onderbouwing van de deelnemersbijdrage definitief afscheid kan worden genomen van de Drentse Maat (voor wat betreft de reguliere toezichtscontroles).

Ad. H. Neem het risicogericht werken als uitgangspunt bij de uitvoering van al onze kerntaken De volgende aanbevelingen zijn hierbij gegeven: 28. Werk het risicogericht toezicht voor asbest en bodemtoezicht verder uit. 29. Ontwikkel een risicomatrix om risicogericht werken onderdeel te laten zijn van de kerntaken van Omgevingsdienst Drenthe. Ook binnen de andere kerntaken van de RUD Drenthe is risicogericht werken een goed idee. Ook bij vergunningverlening (beoordelen van meldingen), het beoordelen van rapporten, het bepalen van de juridische inzet, etc. kan een strategische afweging plaatsvinden op basis van inschatting van risico’s. Op basis van deze strategische afweging kan de inzet worden bepaald. Door dit uitgangspunt door de hele VTH-keten heen toe te passen ontstaat een sterke risicogerichte werkwijze, die er voor zorgt dat onze inzet en aandacht volledig gericht is op het voorkomen van risico’s in de fysieke leefomgeving. Met een verdere verkenning kan in 2020 gestart worden. Ad. I.

Stel het ontwikkelen van outcomegericht toezicht uit tot de realisatie van RGT 2.0.

De bijbehorende aanbeveling is als volgt geformuleerd:

7 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht 30. Ontwikkel en standaardiseer in 2023 (na doorontwikkeling van het RGT naar RGT 2.0) enkele gewenste outcomedoelstellingen met bijbehorende genormeerde indicatoren en gebruik hierbij de kennis en ervaring vanuit andere omgevingsdiensten. Uit een eerste verkenning is gebleken dat ook bij het toezicht vanuit andere kaders zoals bodem en asbest het risicogericht werken goed toepasbaar is. Op basis van de huidige ervaringen binnen RGT 1.0 kan dit voor deze kaders verder uitgewerkt worden. In de komende 3 programmajaren staat de doorontwikkeling van het RGT centraal. Met het introduceren van outcome-gericht toezicht wordt een extra element aan deze risicosturing toegevoegd, namelijk de meting van de doeltreffendheid van het gevoerde beleid. Aanbevolen wordt om het meten van dit maatschappelijke effect pas op te pakken na de doorontwikkeling van het RGT. Het aantonen van een relatie tussen het te meten maatschappelijke effect en de uitvoering van het RGT is niet eenvoudig. Zolang er doorontwikkeld wordt geeft dit een extra ruis bij het aantonen van deze relatie. Het moment dat RGT 2.0 een feit is, is daarom een natuurlijk moment om te starten met het formuleren van outcome-gerichte doelstellingen en indicatoren.

De kennis en het bewustzijn die de komende jaren wordt opgedaan bij de doorontwikkeling en uitvoering van het RGT kunnen hier goed bij worden gebruikt.

8 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht

Inhoud: Inhoud 1 Starten met risicogericht toezicht in Drenthe (RGT 1.0) 1.1 Inleiding 1.2 Doelen binnen het project risicogericht toezicht 1.3 De doelen die behoren bij dit opleverdocument 1.4 Het moment van ontwikkelen van RGT 1.0 1.5 De Drentse risicomatrix, een gezamenlijk product 2 De Drentse risicomatrix op hoofdlijnen 2.1 De systematiek van de matrix 2.2 Een risicomatrix op maat per deelnemer 2.3 Verkenning risicomatrix voor bodem en asbest 3 Uitgangspunten uitvoering RGT binnen de jaarprogrammering 3.1 Van beschikbare uren voor het jaarprogramma naar de uren voor RGT 3.2 Van beschikbare uren voor RGT naar de selectie van milieulocaties per deelnemer 3.3 Toezicht is meer dan het toepassen van de risicomatrix 4 Het door ontwikkelen van het RGT (RGT 2.0) 4.1 Neem het wettelijk kader in acht 4.2 Professionaliseren kost tijd 4.3 Heb aandacht voor de kritische succesfactoren 4.4 Maak de nalevingstrategie compleet 4.5 Ontwikkel de risicomatrix door 4.6 Professionaliseer de monitoring, registratie en evaluatie 4.7 Risicogericht werken verder uitrollen binnen de uitvoering van onze kerntaken 5 Van output naar outcome 5.1 Het kwaliteitsmodel 5.2 Draagt het RGT bij aan een schone en veilige fysieke leefomgeving? 5.3 Stel het ontwikkelen van outcomegericht werken uit tot de realisatie van RGT 2.0 Bijlage : De risicomatrix in detail Bijlage : Data-analyse naleefgedrag

Omgevingsdienst Drenthe door Ynformed Bijlage : het wettelijke kader vanuit het Besluit omgevingsrecht (BOR)

9 van 44

9 10 10 10 10 11 12 13 13 15 15 16 16 17 17 19 19 21 22 23 24 25 26 27 27 28 29 31 36 41

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht

1 Starten met risicogericht toezicht in Drenthe (RGT 1.0) 1.1

Inleiding

De Omgevingsdienst Drenthe gaat in het kader van het vastgestelde Ontwikkelprogramma 20192020 voor een gerichte inzet van middelen waar dat onderbouwd bijdraagt aan een schoon en veilig Drenthe. We leveren onze toegevoegde waarde op basis van risicoafweging en milieurendement binnen de financiële kaders die ter beschikking staan (‘doen wat nodig is’). Dit uitgangspunt is ook het uitgangspunt binnen het risicogerichte toezicht, dat met ingang van het jaar 2020 in de plaats komt van het reguliere toezicht op basis van de Drentse Maat. Binnen het project is de Drentse risicomatrix opgesteld en gevuld. Het “Drents” slaat in dit geval niet zozeer op de toepassing van de matrix zelf, want de matrix wordt op het niveau van de deelnemer uitgewerkt en gebruikt bij de programmering. Het is vooral Drents omdat: - we er in gezamenlijkheid met onze deelnemers aan hebben gewerkt; - de informatie in de matrix gebaseerd/beoordeeld is op de Drentse situatie per onderscheiden branche. De risicomatrix is een sterke eerste stap naar het risicogericht toezicht (RGT). Op basis van deze matrix zijn de bedrijven geselecteerd voor het programmajaar 2020. Een eerste stap betekent dat er nog vele stappen te zetten zijn om het RGT uit te bouwen naar een gedegen professionele manier van werken in onze organisatie en is gebaseerd op de wettelijke kaders.

In dit document is naast de uitleg over de werking van de risicomatrix met al haar uitgangspunten ook veel aandacht voor deze noodzakelijke doorontwikkeling met de bijbehorende wettelijke procescriteria, waarbij een verkenning richting outcomesturing als eindpunt is genomen.

1.2 Doelen binnen het project risicogericht toezicht In het plan van aanpak voor dit project zijn de volgende projectdoelen opgenomen: 1. Het opstellen van een branchegerichte risicomatrix voor het reguliere toezicht. 2. Het uitvoeren van de risicoanalyse (vullen van de risicomatrix). 3. De programmering van het reguliere toezicht in 2020 baseren op de uitkomsten van de risicoanalyse. 4. Een eerste aanzet geven/aanbevelingen geven voor het verder verbeteren en verdiepen van risicoafweging voor toezicht in 2021. 5. Het opstellen van een opleverdocument Risicogericht toezicht (RGT 1.0), met daarin een doorkijk naar ‘Effectgericht werken en outcome sturing’. 6. Goede en eenduidige samenwerking en communicatie met de betrokken actoren (in- en extern) en transparantie voor het bereiken van de hierboven genoemde doelen.

1.3 De doelen die behoren bij dit opleverdocument Het opleverdocument geeft inzicht in de wijze van het realiseren van de projectdoelen, zoals genoemd in paragraaf 1.2. Op hoofdlijnen worden achtereenvolgens in dit document aan de volgende onderwerpen aandacht besteed: - Uitleg van de werking van de matrix als systematiek (RGT 1.0), hoe de matrix is ingevuld en gescoord, de resultaten en de kritische succesfactoren; - Uitleg van de wijze waarop de beschikbare uren per deelnemer worden verdeeld op basis van de resultaten van de risicomatrix en de bijbehorende uitgangspunten; - Inzicht geven in de doorwerking van de matrix bij de verschillende stappen in de dubbele beleidscyclus (sluitende cyclus);

10 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht -

-

Een eerste aanzet / aanbevelingen geven om het risicogerichte toezicht verder te professionaliseren (RGT2.0). Omdat bij risicogericht toezicht het risico feitelijk het effect is waar zo gericht mogelijk het toezicht op wordt afgestemd, is de doorontwikkeling van effectgericht werken onderdeel van de verdere professionalisering van het RGT; Een doorkijk geven naar outcomegericht werken voor RGT.

1.4 Het moment van ontwikkelen van RGT 1.0 1.4.1 Logische stap voorwaarts De afgelopen twee jaar is gewerkt aan het uniformeren van het controlebezoek. Ter ondersteuning is hiervoor Digitalechecklisten.nl aangeschaft waarin gestandaardiseerde checklisten per branche zijn opgesteld. Daarmee werd het toezicht ook meer branchegericht uitgevoerd. Binnen deze checklisten heeft ook de (standaard)beoordeling op basis van de landelijke handhavingsstrategie (LHS) een plek gekregen. De jaarprogrammering voor het toezicht is niet branche-gerelateerd, maar categorie gerelateerd. Het is vanuit de wijze van werken een logische vervolgstap om het branchegerichte toezicht meer als uitgangspunt te gaan nemen voor de jaarprogrammering en de sturing op aantallen per categorie los te laten en te gaan sturen op het besteden van uren op basis van een risico-inschatting per branche. 1.4.2 Kritische succesfactoren Registratie op de naleving eenduidig uitvoeren Het onderzoeksbureau Ynformed heeft op ons verzoek een data-analyse gemaakt op basis van de registratie in DC en de registratie van de zaakafhandeling in LOS om inzicht te geven in de mate van naleving per subbranche. Hierbij zijn de uitgevoerde controles vanaf 2018 betrokken.

Nu de naleving centraal komt te staan in plaats van de aantal controles binnen de Drentse Maat, is het van belang dat de registratie die betrekking heeft op de naleving eenduidig wordt uitgevoerd. Controle en bijsturing hierop is een taak van de lijnorganisatie. Op basis van de resultaten van het rapport van Ynformed zijn hier inmiddels de eerste stappen al gezet. In 2020 zal de registratie behorend bij de uitvoering worden gemonitord. In bijlage 2 is de toelichting op de uitgevoerde analyse door Ynformed opgenomen. Het locatiebestand Een andere belemmerende factor bij de analyse en de programmering van het toezicht is de datakwaliteit van het locatiebestand. De belangrijkste oorzaak zit in de brancheomschrijving bij een locatie in het LOS. De activiteitenomschrijving in branches bij een locatie in LOS is de sleutelwaarde voor de indeling in de branches binnen het RGT. Deze omschrijving, de standaardbedrijfsindeling (SBI), is bij circa 7000 milieulocaties niet gevuld of heeft een omschrijving die veelal te algemeen van karakter is om toe te wijzen aan een subbranche binnen het model van RGT 1.0. Andere belemmeringen vanuit het locatiebestand zijn: a. De locatielijst is vervuild met dubbelingen. Dit geeft problemen in de programmering en bij de registratie op locatieniveau. b. Gebrekkige actualiteit van de milieulocaties.

Zo komt het voor dat het bedrijf bij een controle al jaren niet meer actief is, of dat inmiddels een ander bedrijf hier is gevestigd die zonder melding/vergunning is gestart. Binnen het project locatiebestand op orde worden deze belemmeringen opgepakt. De inrichting van het zaaksysteem Bij de data-analyse van Ynformed werd de inrichting van het zaaksysteem als belemmering ervaren, voor wat betreft de inzet en het resultaat van de verschillende opschalende stappen bij de repressieve handhaving. Onderzocht moet worden of de gewenste gegevens op een andere wijze toch uit ons zaaksysteem kunnen worden gehaald, of dat de inrichting van het zaaksysteem voor een

11 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht deel moet worden aangepast. Het hangt ook af van de informatiebehoefte van onze deelnemers in relatie tot het te formuleren uitvoerings- en handhavingsbeleid. 1.4.3 Aanbevelingen vanuit de Collegiale Toets concreet opgepakt Alle Omgevingsdiensten in Nederland zijn georganiseerd binnen Omgevingsdienst.nl. Vanuit deze overkoepelende organisatie worden onderlinge bezoeken georganiseerd om elkaar te helpen en te stimuleren met het op een kwalitatief goede wijze ontwikkelen en uitvoeren van de taken. Dit wordt de Collegiale Toets genoemd. De kwaliteitseisen, zoals vastgelegd in de Bor en Ministeriële regeling Omgevingsrecht (Mor) zijn uitgangspunt, waarbij ook “best practices” uitgewisseld worden. Het centrale thema voor de Collegiale Toets voor dit jaar was: “meetbare doelen en monitoring”. Op 13 mei 2019 is de collegiale toets voor onze organisatie uitgevoerd. Die dag is ook de uitvoering van het project RGT binnen het Ontwikkelprogramma 2019-2020 gepresenteerd. Met betrekking tot het risicogericht toezicht zijn de volgende tips meegegeven: • Schrijf op wat je nu al doet, dan ben je al een heel eind op weg bij het opstellen van het beleid.

• Durf de Drentse Maat (voor wat betreft de reguliere toezichtscontroles) los te laten bij het opstellen van nieuw beleid, bijvoorbeeld bij het risico gericht toezicht; Ga aan de slag met Kristische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Met de oplevering van dit document RGT 1.0 is het beleid, de toezichtstrategie voor een groot deel nu beschreven. Binnen de doorontwikkeling in hoofdstuk 4 komt de noodzakelijke ontwikkeling van indicatoren nadrukkelijk aan de orde.

1.5 De Drentse risicomatrix, een gezamenlijk product Binnen dit project zijn niet alleen alle toezichthouders betrokken geweest, maar ook onze deelnemers zijn op actieve wijze betrokken en verzocht mee te denken bij het ontwikkelen van de risicomatrix. De wijze van samenwerking kenmerkte zich door een wederzijdse open houding, waarin samen werd gebouwd aan de risicomatrix. Deze werkwijze werd zeer gewaardeerd en heeft er mede voor gezorgd dat de ontwikkelde Drentse Matrix een gedegen draagvlak kent, niet alleen intern maar ook bij onze bestuurders, eigenaren en accounthouders. Begonnen is met het interviewen van een bestuurder en accounthouder van alle deelnemers. Hierdoor zijn onderlinge beelden bij het risicogericht toezicht en bijbehorende verwachtingen beter op elkaar afgestemd. Deze gezamenlijke focus heeft positief doorgewerkt op de snelheid van het ontwikkelproces van de Drentse Risicomatrix. Er is ook inhoudelijk een beroep gedaan op onze deelnemers. Zo zijn de indicatoren ondermijning en bestuurlijk/maatschappelijke urgentie door de deelnemers zelf beoordeeld voor hun eigen gebied. Hiervoor hebben de functionarissen van openbare orde en veiligheid en accounthouders hun input geleverd. Het gevolg is dat er op deelnemersniveau een risicomatrix is ontstaan op basis waarvan de programmering voor 2020 voor de betreffende deelnemer is uitgewerkt.

Wat betreft de beoordeling op de indicator Milieueffecten per branche zijn alle toezichthouders betrokken geweest. Hierbij is gewerkt met twee beoordelingsrondes. In ronde 1 werden diegenen die de hoogste en laagste scores gaven gevraagd om een toelichting. Daarna volgende een tweede beoordelingsronde. Het gemiddelde van deze ronde werd genoteerd als waarde voor de matrix. De resultaten van de matrix zijn aan iedere deelnemer teruggekoppeld en is de mogelijkheid tot feedback gegeven. Op basis van de resultaten is vervolgens de jaarprogrammering van het RGT voor 2020 verder voor iedere deelnemer uitgewerkt. Bij de uitkomsten van de risicomatrix zijn wel wat vraagtekens gerezen over de goede werking van de matrix. Beseft moet worden dat deze matrix de eerste stap is. Binnen deze eerste stap is de matrix nog wat meer op detail bijgesteld en zijn onze accounthouders in de gelegenheid gesteld om

12 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht binnen hun eigen organisatie er inhoudelijk op te reageren. Dit heeft geleid tot hier en daar een bijstelling in beoordelingen van de indicatoren Ondermijning en Maatschappelijke en bestuurlijke impact en daarmee tot een verandering in prioritering. Bij een verdere doorontwikkeling zal de risicomatrix zelf ook nog kritisch beoordeeld en mogelijk verder uitgebouwd worden. In hoofdstuk 4 wordt hier verder op ingegaan. Ook bij deze verdere noodzakelijke doorontwikkeling is de onderlinge samenwerking van groot belang.

2 De Drentse risicomatrix op hoofdlijnen 2.1 De systematiek van de matrix Om het toezicht op brancheniveau risicogericht te kunnen benaderen is het nodig om een model te ontwikkelen op basis waarvan de risico’s op brancheniveau zo objectief mogelijk inzichtelijk worden gemaakt. Om risico’s in te schatten is inzicht in kansen en mogelijke nadelige effecten bij niet naleving nodig. Als uitgangspunt voor de matrix is het model gekozen dat beschikbaar wordt gesteld door het centrum voor criminaliteitspreventie en veiligheid, het CCV (https://hetccv.nl). De risicomatrix is gebaseerd op de volgende bouwstenen: branches en indicatoren. 2.1.1 De subbranches, gegroepeerd binnen 5 hoofdbranches Het locatiebestand is verdeeld in hoofd- en subbranches, zoals in tabel 1 is weergegeven. Tabel 1 : De Hoofdbranches binnen de risicomatrix en het aantal bijbehorende subbranches Hoofdbranches

Aantal onderliggende subbranches

Agrarisch

12

Groothandel, bouw, metaal en mobiliteit

18

Afval, sloop, asbest

7

Gebouwen en het Midden en Kleinbedrijf (MKB)

19

Procestechniek industrie (excl. BRZO)*

27

Totaal beoordeelde branches binnen matrix

83

* : Bij procestechniek komt het voor dat tot een benoemde subbranche slechts een of enkele grote bedrijven behoren.

2.1.2 De indicatoren: Milieu, Ondermijning, Maatschappelijke/bestuurlijke impact en Naleving. Voor iedere subbranche is een inschatting gemaakt op de mate van negatieve effecten en de kans op het voorkomen van deze negatieve effecten behorend bij de indicatoren Milieu, Ondermijning en

13 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht Maatschappelijk/bestuurlijke impact. De indicator Naleving betreft de naleving gebaseerd op een analyse uitgevoerd door het bureau Ynformed op basis van onze registraties in DC en het LOS (bijlage 2). De indicatoren Milieu en Naleving zijn gebaseerd op een aantal onderliggende indicatoren, die in bijlage 1 en 2 nader worden toegelicht. In figuur 1 is de risicomatrix op hoofdniveau als beoordelingsmodel weergegeven. In Bijlage 1 en 2 wordt meer op detail de werking van de matrix beschreven. De wijze van beoordeling is toegepast op alle benoemde subbranches. Figuur 1: het beoordelingsmodel van de risicomatrix 2.1.3 Hoe ziet de beoordeling er in de matrix uit ? In figuur 2 is als voorbeeld de matrix-beoordeling van de subbranche afvalverwerkingsbedrijven weergegeven. Figuur 2: Een screenshot uit de risicomatrix voor een subbranche

2.1.4 Algemene uitgangspunten • De beoordeling vindt plaats op basis van de benoemde subbranches binnen de matrix. • Er is geen onderling verschillende weging van de indicatoren doorgevoerd. Bij deze eerste aanzet is gekozen om de verschillende indicatoren gelijkwaardig aan elkaar te houden. • De puntentoekenning is voor iedere indicator identiek : 1 tot 5. De puntentoekenning is voor ieder indicator gebeurt op een schaal van 1 (geen/nauwelijks effect of geen/geringe kans) tot 5 (erg groot effect of een grote kans). • Er is een draaiknop ingebouwd met de bedoeling om bij het verschuiven van prioriteiten binnen een programmajaar een herprioritering mogelijk te maken. • Voor de prioritering is de classificering gehanteerd als aangegeven in figuur 1. Bij de totstandkoming van de prioritering is uiteindelijk afgeweken van de risicomatrix van het CCV. De resultaten gaven namelijk een sterk ongelijke verdeling van de subbranches over de prioriteitsklassen. De systematiek is aangepast totdat de bepaling een beeld gaf die een betere,

14 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht logische verdeling van de subbranches over de prioriteitsklasses gaf. Zoals in 1.5 is aangegeven, is de risicomatrix door de deelnemers zelf nog inhoudelijk beoordeeld en hier en daar aangepast wat betreft de beoordeling op de indicatoren Ondermijning en Bestuurlijke en maatschappelijke impact. In bijlage 1 zijn alle begrippen en uitgangspunten die worden gehanteerd binnen de risicomatrix in detail nader toegelicht.

2.2 Een risicomatrix op maat per deelnemer 2.2.1 De risicomatrix op deelnemersniveau is uitgangspunt Omdat de indicatoren ondermijning en bestuurlijk/maatschappelijke impact per deelnemer apart zijn beoordeeld geeft de uiteindelijke prioritering voor eenzelfde branche verschillende uitkomsten. Deze risicomatrix per deelnemer is het uitgangspunt op grond waarvan de toezicht uren worden verdeeld.

2.2.2 De Drentse risicomatrix De Drentse matrix werkt met de gemiddelden genomen over alle deelnemers voor de indicatoren ondermijning en bestuurlijk/maatschappelijke impact. Ook deze matrix heeft haar waarde. Zo zullen de analyses van de steekproefcontroles op dit niveau worden beoordeeld. Door de grotere aantallen per branche leveren de resultaten op dit niveau een statistisch meer betrouwbare waarde op.

2.3 Verkenning risicomatrix voor bodem en asbest Binnen het project lag de focus op het reguliere toezicht bij de bedrijven. We voeren echter ook binnen andere kaders toezicht uit, waarbij het risicogericht werken eveneens kansen biedt. Er zijn intern verkennende gesprekken gevoerd over het risicogericht werken binnen de vakgebieden van bodemtoezicht en toezicht bij asbest. Geconcludeerd is dat deze werkwijze ook hier kan bijdragen tot het versterken van het zo gericht mogelijk op de risico’s uitvoeren van het toezicht. In hoofdstuk 6 is hiervoor een aanbeveling opgenomen.

15 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht

3 Uitgangspunten uitvoering RGT binnen de jaarprogrammering 3.1 Van beschikbare uren voor het jaarprogramma naar de uren voor RGT 3.1.1 Budget neutrale uitvoering van RGT Met het bestuur is afgesproken dat de uitvoering van het RGT in 2020 binnen de financiële kaders plaats zal vinden. Dat betekent in dit geval dat de deelnemersbijdrage nog gebaseerd blijft op de uitgangspunten van de Drentse Maat: • het locatiebestand Drentse Maat 2014; • de kentallen Drentse Maat toezicht: per categorie een kental voor controlefrequentie en uren; • het rekenmodel Drentse Maat 1.0; • berekende uren t.b.v. de Drentse Prioriteit. In onderstaande figuur wordt met een voorbeeld in beeld gebracht hoe de uren voor het reguliere toezicht op basis van de Drentse Maat zijn bepaald en hoe deze uren vervolgens binnen het jaarprogramma worden ingezet. Dit laatste wordt verder toegelicht in de volgende paragraaf.

Figuur 3 : De bepaling van de beschikbare uren voor toezicht en de verdeling van de uren voor het RGT bij de gemeente Aa en Hunze

De milieulocaties, waarbij de provincie Drenthe bevoegd gezag is kennen allemaal een hoge prioriteit vanuit de risicomatrix. Deze locaties worden dus allemaal bezocht op basis van de beschikbare uren. Op het moment dat binnen het RGT de naleving van de milieulocatie zelf zal worden betrokken, kan dit een ander beeld gaan geven (één van de aanbevelingen in hoofdstuk 4).

3.1.2 Uitgangspunten bij de uren toezicht RGT: •

•

20% van de beschikbare tijd wordt gereserveerd voor onvoorziene zaken, op basis van ervaring. Dit betreft toezicht bij repressieve handhaving, verzoeken van het bevoegd gezag en toezicht naar aanleiding van klachten. Van de resterende beschikbare tijd wordt ca. 80% ingepland voor het RGT bij de hoogste prio’s per bevoegd gezag en 20% wordt ingepland als steekproef RGT onder de resterende branches. Er is gekozen om een zo gering mogelijk aantal uur aan de steekproeven te besteden. Om valide cijfers te krijgen vanuit de steekproef is er ook sprake van een ondergrens. Er zal een minimaal volume aan steekproefinformatie (data) beschikbaar moeten komen om de cijfers vanuit de steekproef verantwoord te kunnen gebruiken bij een vergelijking met de matrix. De steekproeven worden evenredig verdeeld over onze deelnemers. De steekproefcijfers zullen op het niveau van de deelnemer niet aan deze ondergrens kunnen voldoen. Daarom zullen ze op Drents niveau worden bepaald.

16 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht •

• • • •

Voor het plannen van het aantal te bezoeken milieulocaties binnen het jaarprogramma is uitgegaan van 21,8 uur per controle inclusief hercontrole (besluit algemeen bestuur 30-092019). De sturing is niet meer categorie-georiënteerd, maar risico-per-subbranche-georiënteerd. Bij de RGT-controles wordt de focus gelegd op de onderdelen die hoog scoren binnen de risicomatrix. Voor de uitvoering wordt het locatiebestand uit het LOS gebruikt (en niet het bestand Drentse Maat van 2014). De steekproefcontroles betreffen volledig integrale controles, zodat alle bedrijfsactiviteiten getoetst worden en achteraf geanalyseerd kan worden, zodat er een volledig beeld kan worden gegeven over bijvoorbeeld de naleving.

Waarom werken met steekproeven naast RGT? 1. Om ook de bedrijven buiten de geselecteerde branches van de deelnemer scherp te houden is het wenselijk hier ook toezicht te blijven houden. 2. Met de steekproef checken we in hoeverre het beeld afwijkt van de risicomatrix voor de betreffende subbranche, met name wat betreft de naleving. 3. Omdat de steekproefbranches per deelnemer kunnen verschillen, is het ook mogelijk om de naleving te vergelijken van de groep bedrijven binnen de branche die vallen onder het RGT met de groep die geen controle verwacht, omdat deze buiten het RGT valt.

3.2 Van beschikbare uren voor RGT naar de selectie van milieulocaties per deelnemer Bij de verdeling van de uren RGT zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • De beschikbare uren voor RGT worden eerst verdeeld over de milieulocaties die betrokken zijn bij de hoogste prioriteit. • Indien er nog uren beschikbaar zijn worden deze verdeeld over de dan volgende hoogste prioriteit. • Indien er meerdere branches een prioriteit 1 hebben, dan is de branche met het hoogste gemiddelde risico in de matrix de branche met de hoogste prioriteit. Indien het gemiddelde risico ook identiek is, is de naleving (risico naleving in de matrix) bepalend: het hoogste cijfer heeft de hoogste prioriteit. • Als er te weinig beschikbare uren zijn om alle milieulocaties van de betreffende branche te bezoeken, wordt er op willekeurige wijze een selectie gemaakt. Bij de verdeling van de uren met betrekking tot de steekproef gelden de volgende uitgangspunten: • De selectie vindt plaats per deelnemer. • Binnen de hoofdbranches die niet vertegenwoordigd zijn vanuit het toezicht RGT worden de uren evenredig verdeeld. • De monitoring en evaluatie vindt plaats op het gezamenlijke Drentse niveau, omdat het aantal te gering is op deelnemer niveau om er conclusies uit te gaan trekken.

Toepassing van de eerste twee uitgangspunten leidt ook tot situaties dat een subbranche bij de ene deelnemer wordt meegenomen als RGT en bij de andere deelnemer als steekproef kan zijn aangemerkt.

3.3 Toezicht is meer dan het toepassen van de risicomatrix Naast deze risicogerichte wijze van plannen moet bij de jaarprogrammering ook rekening worden gehouden met wettelijke verplichtingen en mogelijke ontwikkelingen die spelen. Zo gelden er wettelijke toezicht regels bij IPPC-locaties, welke hieronder nader zijn toegelicht. Een voorbeeld van ontwikkelingen die naast de risicomatrix ook aanleiding geven tot het inzetten van toezicht is de stoppersregeling voor veehouderijen. De veehouderijen die hier aan meedoen mogen per 1-1-2020 geen vee meer houden.

17 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht

IPPC-locaties Voor milieulocaties met IPPC-installaties (Europese regelgeving) gelden vanuit de Ministeriele regeling Omgevingsrecht (MOR) een aantal verplichting die te maken hebben met de bezoekfrequentie en verplichtingen voor niet-routinematige controlebezoeken. In onderstaand kader zijn de betreffende passages van artikel 10.3 van de MOR weergegeven. Toezicht regels vanuit de MOR (art. 10.3) voor IPPC-installaties 4. Tot de in artikel 7.2, zevende lid, onderdeel b, van het besluit bedoelde wijze waarop het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet of het bij of krachtens de betrokken wetten bepaalde, wordt uitgeoefend, behoort in ieder geval: a. de wijze waarop de controle ter plaatse wordt voorbereid, uitgaande van een register van inrichtingen waarin in ieder geval de IPPC-installaties zijn opgenomen; b. de wijze waarop de controle ter plaatse wordt uitgeoefend; c. de frequentie waarmee routinematige controlebezoeken worden afgelegd, waarbij die frequentie voor IPPC-installaties, afhankelijk van de milieurisico’s, het nalevingsgedrag en de aanwezigheid van een gecertificeerd milieuzorgsysteem, ten minste één controlebezoek per drie jaar bij beperkte milieurisico’s en ten minste één controlebezoek per jaar bij grote milieurisico’s is; 5.

Onverminderd de frequentie, bedoeld in het vierde lid, onderdeel c, worden bij IPPC-installaties niet-routinematige controlebezoeken uitgevoerd: a. vóór de verlening of verandering van een vergunning; b. om zo spoedig mogelijk ernstige klachten, ernstige ongewone voorvallen of overtredingen te onderzoeken; c. indien bij een controle een ernstige overtreding is vastgesteld, binnen zes maanden na de vaststelling.

Voor de programmering van het jaar 2020 is deze verplichting nog niet ontwikkeld en toegepast. In 2019 zijn alle milieulocaties met een IPPC-installatie bezocht, waardoor voldaan is aan de wettelijke verplichte controlefrequentie. Bij een enkele opdrachtgever hebben deze inrichtingen wel prio 1 gekregen. In 2020 zullen we dit onderdeel op de vereiste wijze gaan borgen binnen onze systematiek behorend bij de jaarprogrammering. Wel gaan er in 2020 ook inspecties bij IPPCinstallaties plaatsvinden om te beoordelen of wordt voldaan aan de van toepassing zijnde BBTconclusies. De uitvoering van dit project zal gedeeltelijk in 2020 plaatsvinden.

18 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht

4 Het door ontwikkelen van het RGT (RGT 2.0) In dit hoofdstuk is het verder professionaliseren van het RGT zo veel mogelijk vertaald naar aanbevelingen. In de aanbevelingen komt duidelijk naar voren dat ook voor de doorontwikkeling een intensieve samenwerking met onze deelnemers van cruciaal belang is. De aanbevelingen zijn niet uitputtend bedoeld, maar geven wel een duidelijk beeld dat na de eerste aanzet van het RGT veel werk verzet moet worden om het RGT tot een duurzaam succes te maken.

4.1 Neem het wettelijk kader in acht In de eerste set van kwaliteitscriteria 2.1 (oktober 2012) bestond een deel C, waarin de eisen over de proceskwaliteit al waren opgenomen. Inmiddels zijn deze procescriteria via de Wet VTH (2017) opgenomen in het Besluit omgevingsrecht (Bor, hoofdstuk 7). De Wet VTH wordt beleidsneutraal verwerkt in de Omgevingswet. In bijlage 3 zijn de relevante wetteksten van de Bor opgenomen. Aanbeveling 1 : Neem bij de doorontwikkeling de wettelijke procescriteria, BOR en andere relevante regels vanuit de Wabo, Bor en Mor in acht.. Onze deelnemers zijn gehouden aan het opstellen en vaststellen van een binnen de Omgevingsdienst uniform handhavings- en uitvoeringsbeleid op basis van deze procescriteria. Op dit moment ontbreekt een dergelijk uniform uitvoerings- en handhavingsbeleid in Drenthe. De Drentse Maat was weliswaar een uniform uitvoeringskader, maar deze voldeed niet aan alle kwaliteitseisen van de Bor. Figuur 4 : De stappen binnen de big-8 uitgewerkt voor het RGT

Het werken op basis van een risicomatrix zorgt nu voor een kettingreactie wat betreft verdere doorontwikkeling en professionalisering binnen alle stappen binnen de big-8. Hierbij geldt een afhankelijkheid tussen de voortgang van de implementatie en een stuk doorontwikkeling. Om dit

19 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht inzichtelijk te maken is in figuur 4 de big-8 specifiek uitgewerkt voor het RGT, waarbij de start van het project in het groene vak is gelegen met de ontwikkeling van de risicomatrix. De big-8 cyclus wordt dus opnieuw opgestart vanuit het operationele kader. De uitvoering RGT is als kader betrokken bij het opstellen van het jaarprogramma 2020. Ook is gestart met het opstellen van de brancheplannen, die de risicomatrix als uitgangspunt nemen voor een risicogerichte uitwerking per subbranche, resulterend in een bijbehorende risicogerichte controlechecklist. Op basis van deze maatwerkchecklisten kan vervolgens in 2020 de uitvoering worden gestart. Aanbeveling 2 : Laat de in dit document beschreven wijze van het risicogerichte toezicht (RGT 1.0) vaststellen door het algemeen bestuur als geldende toezichtstrategie, zoals bedoeld in de Bor. Met de beschrijving van de werking van de risicomatrix en achterliggende uitgangspunten wordt feitelijk een onderdeel van het vereiste uniforme uitvoerings- en handhavingsbeleid, namelijk de toezichtstrategie in beeld gebracht. Met de vaststelling door het algemeen bestuur wordt deze strategie formeel overeenkomstig het gestelde in hoofdstuk 7 van de Bor als uniform beleid bekrachtigd.

Op basis van de risicomatrix en de bijbehorende uitgangspunten is per deelnemer de prioriteitstelling per subbranche voor het uitvoeren van het RGT in beeld gebracht. Via de uitgangspunten benoemd in hoofdstuk 3 is in beeld gebracht op welke wijze de beschikbare uren voor het uitvoeren van het RGT per deelnemer wordt bepaald. De resultaten van deze werkwijze hebben geleid tot het RGT binnen het jaarprogramma 2020. Inmiddels worden binnen het team Toezicht de brancheplannen verder uitgewerkt. Hierbij wordt de beoordeling van de subbranche als uitgangspunt genomen om te bepalen welke onderdelen specifieke aandacht nodig hebben. Dit zal worden vertaald naar checklisten op maat voor de subbranches uit de matrix en bijbehorende steekproefchecklisten.

Aanbeveling 3 : Stel zo spoedig mogelijk in 2020 samen met de deelnemers een uniforme set van indicatoren vast op basis waarvan de kwaliteit van uitvoering van RGT standaard wordt gemeten en gemonitord. Zoals uit de figuur 3 is af te leiden ontbreekt bij de start van het opstellen en werken met de risicomatrix het stuk strategisch kader, waarin de bijbehorende doelen worden benoemd wat met het uitvoeren van het RGT beoogd wordt. Wat betekent het nu concreet een schoon en veilig Drenthe en hoe willen onze deelnemers dit op basis van onze taakstelling in beeld gebracht hebben? De huidige rapportages geven hier nog geen invulling aan. Ook het opstellen van deze doelstellingen is een wettelijke verplichting vanuit de Bor. Zonder uniforme doelstellingen is het onduidelijk op welke wijze de uitvoering van het RGT binnen de rapportages van de P&C-cyclus moet worden weergegeven. Welke indicatoren willen we meten en welke normering hoort hierbij? Het is zaak om voor het programmajaar 2020 de rapportagebehoefte zo spoedig mogelijk samen met onze deelnemers af te stemmen. Deze standaard set aan indicatoren zal gaan gelden voor alle subbranches binnen de risicomatrix.

De volgende indicatoren zouden bijvoorbeeld kunnen worden gebruikt: • De urenbesteding; • Het aantal overtredingen per subbranche (wettelijk vereiste in een jaarverslag); • Het aantal controles zonder overtredingen per subbranche; • Het aantal overtredingen per thema (ook branche overstijgend?); • Top 5 overtredingen per subbranche; • Het aantal overtredingen per aandachtsgebied op grond van de risicomatrix; • De resultaten van de toepassing van de LHS per branche en welke interventies zijn er gekozen; Interventies: aantal hercontroles, vooraankondigingen, handhavingsbesluiten, het effectueren handhavingsbesluiten, het toepassingen strafrecht, etc.; • Een vergelijking op naleving binnen de subbranche van de deelnemer met de naleving binnen de subbranche op Drents niveau; • ondermijning (indien het een aandachtsgebied is): de indicatoren voor dit onderdeel moeten op basis van verdere opleiding nog verder worden ontwikkeld.

20 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht Vanuit de collegiale toets is in dit kader nog aanbevolen om te starten met een kleine set van indicatoren.

Aanbeveling 4: Formuleer concrete doelstellingen en voorzie de bijbehorende indicatoren van een normering. Achter de behoefte van het gebruiken van een indicator schuilt een doelstelling. Het is van belang om deze doelstellingen behorend bij het RGT zo concreet mogelijk te krijgen. Deze doelstellingen zijn feitelijk een uitwerking van de hoofddoelstelling van onze organisatie: een bijdrage leveren aan een schoon en veilig Drenthe. De Bor geeft aan dat deze doelstellingen behorend bij het uniforme uitvoerings- en handhavingsbeleid als strategisch kader moeten worden vastgesteld, zodat daarna met behulp van de gekozen indicatoren het behalen van deze doelstellingen gemeten kan worden. Het wel of niet behalen van een doelstelling kan alleen gemeten worden als de resultaten zijn genormeerd. Voor het benoemen van de doelstellingen en het bepalen van de bijbehorende indicatoren met een normering is samenwerking met onze deelnemers erg belangrijk. Aanbeveling 5: Borg de afstemming tussen de projectorganisatie en de lijnorganisatie bij de verdere doorontwikkeling. De onderlinge relaties tussen doorontwikkeling en de daaropvolgende implementatie en de uitvoering vragen om een goede afstemming tussen de lijnorganisatie, waarin de aansturing plaatsvindt van de implementatie en uitvoering, en de projectorganisatie waarbinnen de doorontwikkeling verder wordt opgepakt.

Aanbevolen wordt deze afstemming met bijbehorende verantwoordelijkheden tussen project en lijnorganisatie in concrete afspraken vast te leggen.

4.2 Professionaliseren kost tijd Aanbeveling 6 : Faciliteer de doorontwikkeling gedurende de komende drie programmajaren. Het RGT is werken met een volledig andere focus dan de Drentse Maat en verlangt een verdere doorontwikkeling op basis van de wettelijke procescriteria. Dit vraagt tijd. Tijd is ook nodig om via de uitvoering ervaring op te doen en data te verzamelen. Voldoende, kwalitatief goede data is een belangrijke randvoorwaarde om risicogericht te kunnen werken. Hierbij moet ook rekening worden gehouden dat een stuk doorontwikkeling van het RGT pas in het dan volgende programmajaar gaat doorwerken en de effecten na dat programmajaar zichtbaar worden. In figuur 5 is deze doorwerking van de doorontwikkeling weergegeven. Het is aan te bevelen direct te starten met de doorontwikkeling. Halverwege het jaar zal het doorontwikkelde deel meegenomen kunnen worden in het jaarprogramma en vervolgens geïmplementeerd kunnen worden in de tweede helft van het jaar, zodat deze bij de start van het programmajaar operationeel is. De resultaten van dat programmajaar zijn weer nodig voor het verder fine tunen van de ontwikkelde werkwijze. Ingeschat wordt daarom dat er minimaal 3 programmajaren nodig zijn om te komen tot een duurzaam en volwassen RGT, werkend overeenkomstig met de wettelijke procescriteria.

Figuur 5 : De wijze van doorwerking van de doorontwikkeling binnen de programmajaren tot en met 2024

Aanbeveling 7 : Bepaal na deze drie jaar doorontwikkeling de benodigde uren voor het RGT op een daarbij behorende realistische wijze.

21 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht Het uitvoeren van het RGT in 2020 wordt budgetneutraal, binnen de financiële kaders, ingevoerd. Dat geeft de vreemde situatie dat de ureninzet eigenlijk nog bepaald is op basis van de Drentse Maat (een locatiebestand uit 2014 op basis van kentallen en bezoekfrequenties) die in de uitvoering en programmering niet meer leidend zijn. De huidige inschatting is dat na 3 programmajaren RGT met de daarbij noodzakelijke doorontwikkeling het mogelijk is om een meer realistische raming te geven van de benodigde ureninzet RGT per deelnemer, uitgewerkt in de brancheplannen. Een belangrijk uitgangspunt bij deze raming is het nog te formuleren uniforme uitvoerings- en handhavingsbeleid in Drenthe.

4.3 Heb aandacht voor de kritische succesfactoren Aanbeveling 8 : Monitor de wijze van registratie en stuur bij indien nodig. Om de cirkel rond te krijgen tussen de risicomatrix en brancheplannen enerzijds en de monitoring en evaluatie anderzijds is het van cruciaal belang dat de afgesproken wijze van registratie op een professionele wijze wordt uitgevoerd. Mede uit de data-analyse van Ynformed is gebleken dat de huidige afspraken omtrent de registratie in onvoldoende mate worden nagekomen. Zonder goede data op basis van een eenduidige registratie is het onmogelijk om de uitvoering van het RGT in beeld te brengen, laat staan een antwoord te geven op het behalen van door de deelnemers gestelde doelen. Een gedegen registratie is daarmee een kritische succesfactor voor het RGT. Inmiddels zijn de eerste verbetermaatregelen hiervoor binnen de lijnorganisatie opgestart. Via monitoring zal deze verbetering verder worden gevolgd en waar nodig bijgestuurd.

Voor de aansturing vanuit de lijn wordt aanbevolen te gaan werken met heldere meetbare doelen, die per 1 januari 2020 kunnen gaan gelden, zoals: • Bij minimaal 95% van de checklisten is het zaaknummer gekoppeld aan DC; • Bij minimaal 95% van de milieulocaties waar een of meerdere overtredingen worden geconstateerd is voorzien van de bijbehorende LHS beoordeling in de checklist; • Bij minimaal 95% van de milieulocaties waar een of meerdere overtredingen zijn geconstateerd is een hercontrole als zaak opgevoerd in het LOS. Aanbeveling 9 : Zorg voor authentieke milieulocaties in het zaaksysteem. Een belemmering binnen de huidige programmering wordt veroorzaakt door het niet op orde zijn van ons locatiebestand. Vanuit het project Locatiebestand op orde wordt op basis van een plan van aanpak gezorgd voor het verder wegwerken (er is al een deel opgeschoond) van dubbele milieulocaties, milieulocaties zonder verdere inhoud en milieulocaties waarvan bekend is dat zij inmiddels niet meer actief zijn. Dit wordt in de eerste helft van 2020 uitgevoerd, waardoor de programmering van het RGT voor 2021 beter kan worden uitgevoerd. Aanbeveling 10: Voorzie iedere milieulocatie in LOS van de bijbehorende SBI-activiteit.

De registratie van de SBI-activiteit bij een milieulocatie in ons zaaksysteem is randvoorwaarde voor het kunnen bepalen binnen welke subbranche de betreffende milieulocatie hoort en meedraait in het systeem van RGT. Bij circa 7000 van de milieulocaties is dit veld leeg of kent een waarde die te algemeen is om de locatie toe te kunnen wijzen aan een subbranche binnen de risicomatrix. In de eerste helft van 2020 zal het bepalen van de juiste SBI-activiteit binnen deze deelverzameling projectmatig worden uitgevoerd binnen het project Locatiebestand op orde. Voor de programmering in 2021 zal dit naar verwachting voor een groot deel opgelost zijn. Aanbeveling 11: Stem de inrichting/registratie van de zaakafhandeling in LOS af op de monitoringswensen. Het onderzoek van Ynformed geeft ook aanleiding om na te gaan of de huidige inrichting van het zaakgericht werken en registreren wel past bij de uitgangspunten van het RGT om juist de resultaten en inzet in beeld te brengen die nodig is geweest om de naleving bij de bedrijven te realiseren. Het gaat dan niet alleen om de inzet in uren, maar ook om de te onderscheiden handhavingsstappen: eerste controle, hercontrole, vooraankondiging, besluit handhaving, toepassing strafrecht, etc. Ook de registratie van klachten verdient in dit kader aandacht, aangezien de klachtenregistratie betrokken is bij de analyse van het nalevingscijfer.

Dat betekent dat alle klachten in het LOS geregistreerd moeten worden. Het is van belang te starten met een check of de gewenste informatie op een andere wijze vanuit ons zaaksysteem kan worden gegeneerd. Het oppakken van deze aanbeveling is tevens afhankelijk van de informatiebehoefte van onze deelnemers.

22 van 44

Bijlage 1 U&H Strategie Drenthe2022-2026: Risico Gestuurd Toezicht

4.4 Maak de nalevingstrategie compleet Het werken op basis van de risicomatrix en haar uitgangspunten is feitelijk het invulling geven aan een nieuwe toezichtstrategie. In figuur 6 wordt dit op basis van de nalevingsstrategie in beeld gebracht. Aanbeveling 12 : Bepaal de wijze van doelgroepanalyse en de bijbehorende verschillende vormen van toezicht. Op het moment dat de naleving in beeld is gebracht is het van belang te analyseren wat de achterliggende redenen zijn voor de niet-naleving om vervolgens daaruit een set van toezichtsvormen de meest geschikte toezichtsvorm voor het stimuleren van de naleving aan te koppelen. Instrumenten voor de doelgroepenanalyse zijn bijvoorbeeld de tafel van 11 en de InterventieKompas (het CCV). Voorbeelden van vormen van toezicht zijn bijvoorbeeld voorlichting, een zelfcontrole, een thematische controle, een verdiepende administratieve controle of hercontroles en handhaving. Door deze stappen uit te werken kan het toezicht vervolgens effectiever georganiseerd worden en in de uitwerking van de brancheplannen worden meegenomen.. Figuur 6 : De nalevingsstrategie en de positie van de risicomatrix daarin