Bijlage 2: Bestuurlijke afspraken uitvoering DTZ (RIS.10530)
Tekst van het document
DUTCH\
TECHZO
$'
Bestuurliike afspraken uitvoerinq Dutch TechZone Doelvan Afspraken
a. De Minister van Economische Zaken, de Provincie Drenthe en de gemeenten Coevorden, Emmen, Hardenberg en Hoogeveen hebben in december 2021 lol voortzetting van de samenwerkingsovereenkomst besloten gericht op economische structuurversterking van de regio Dutch TechZone. b. Gedeputeerde Staten van de provincie Drenthe en de colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten Coevorden, Emmen, Hardenberg en Hoogeveen, hierna te noemen partners, leggen hun onderlinge afspraken vast ten aanzien van de uitvoering van Dutch TechZone. c. ln de samenwerkingsovereenkomst is onder meer vastgelegd dat partners middelen beschikbaar stellen voor de uitvoering van de strategische koers en daartoe onder andere een programmabureau inrichten.
2. Dutch TechZone Dutch TechZone is een samenwerkingsverband in de vorm van een netwerksamenwerking, met als spil een
Program Board. De Program Board functioneert als een netwerk en overlegorgaan en bestaat uit vertegenwoordigers van ondernemers, overheid en onderwijs (Triple Helix). Zijn activiteit is gericht op het vormen van een gezamenlijke strategische koers, middels afstemming van de doelen van elk der partners afzonderlijk. Bij de realisatie van deze agenda blijft elk van de partners de eigen taken uitvoeren en handelen binnen de eigen bevoegdheden. Het overleg van de Program Board, de afstemming en de vorming van de gezamenlijke agenda wordt voorbereid door een faciliterend bureau, in afstemming met de partners betrokken bij het onderhavige onderwerp.
3. Proqram Board
a. De regio wil zich ontwikkelen tot het industriële hart van Noord-Nederland. Om deze ambitie te verwezenlijken
slaan ondernemers, overheid en onderwijs (de Triple Helix) de handen ineen. Zijwerken samen in de Program Board Dutch TechZone. De Program Board is een platform voor afstemming en coórdinatie op strategisch niveau, gericht op economische structuurversterking van de regio. b. ln de Program Board wordt de regionale (economische) strategie afgestemd. De deelnemers in de Program Board dragen gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de realisatie van deze strategie. c. Uitgangspunt voor de realisatie is dat actief gebruikt wordt gemaakt van het regionale netwerk en van bestaande initiatieven om de economie te versterken. De kracht van partijen wordt gebundeld en gericht op het realiseren van de doelstellingen van Dutch TechZone. d. De partners wijzen een vertegenwoordiger aan in de Program Board. e. Deze vertegenwoordiger draagt zorg voor het verstrekken van inlichtingen en afleggen van verantwoording naar college en raad/staten.
4. Bestuurliik Overleq a. De samenwerking en afstemming tussen de partners krijgt vorm in een Bestuurlijk Overleg, bestaande uit de vertegenwoordigers van de partners. Ook het ministerie van Economische Zaken is vertegenwoordigd. Het Bestuurlijk Overleg is gericht op het voorbereiden en (doen) uitvoeren van acties voortvloeiend uit de strategische koers, die specifiek tot de verantwoordelijkheden van de partners behoren. Daarnaast buigt dit overleg zich over de strategische lijnen die zij in de Program Board willen inbrengen. b. Ter voorbereiding van dit Bestuurlijk Overleg vindt vooroverleg plaats tussen ambtelijke vertegenwoordigers van de partners in het kernoverleg Dutch TechZone. 5
Coórdinatieoverleq Het coórdinatieoverleg is een inhoudelijk overleg van het programmabureau met vertegenwoordigers van de triple helix-partijen die zijn vertegenwoordigd in de Program Board. Het Coórdinatieoverleg vindt tenminste vier keer per jaar plaats en heeft tot doel om het programmamanagement te adviseren over:
\a Gcneente
Hardenberg
6c$r',rotc
Lsr Hoogeveen
\r
$-
202112 Bestuurlijke afspraken uitvoering Dutch TechZone
Gemeente Coevorden
#.r*fl:i*" "ry. -'"'*"
Proaincielrenthe
a. de voorbereiding van en keuze voor de inhoudelijke thema's ten behoeve van de jaarlijkse strategieontwikkeling door de Program Board;
b. de focus, prioriteiten en acties voor het komende conceptjaarplan; c. de voorbereiding van het overleg over en de financiering van het jaarplan; 6. Proqrammabureau Dutch TechZone De gemeentelijke partners faciliteren de uitvoering van Dutch TechZone en dragen na onderling overleg zorg voor de basisfinanciering van het programmabureau. Het programmabureau fungeert als faciliterend bureau voor de uitvoering van Dutch TechZone. Het programmabureau draagt zorgt voor:
a. Uitvoering geven aan de strategische koers; b. Het initiëren van ontwikkelingen die de economische structuur versterken; c. Verbinden van partijen en initiatieven. 7
Taken Proqrammabureau
a. Het programma bureau heeft de navolgende rollen en taken. Strateqie ' Gezamenlijke koers vitaal houden door ophalen, vastleggen en verrijken van regionale missie, visie, positionering en daaruit volgende strategie. . Krachtige samenwerking faciliteren, zowel strategisch als operationeel . Monitoring en benchmarking. . Ondersteunen van de Program Board in zijn rol en taakuitoefening. lnnovatienetwerk ' Het netwerk onderhouden en uitbreiden: verbinden van alle stakeholders en netwerken en het organiseren van (in)formele ontmoetingen in de regio ' Structurele relaties buiten de regio versterken (Regio Twente, Regio Zwolle, Groningen) ' Aanjagen van projectinitiatieven, initiatieven te verbinden en te schakelen tussen partijen. ' lnnovatievraagstukken van ondernemers ophalen, vertalen, bundelen en verrijken Marketinq en Communicatie . Positioneren van de samenwerking en de regio middels branding en communicatie . Het creëren van draagvlak bij alle geledingen voor de gezamenlijke koers.
b. Het programmabureau legt zijn plannen en verantwoording voor aan:
. de Program Board voor de strategische plannen. ' de partners voor de uitvoering van de plannen en de besteding van financiële middelen; ' de coórdinerend gemeentesecretaris voor de personele inzet en ten behoeve van de afstemming over de besluitvorming door de partners.
8. Het proorammabureau is qevestiqd in de oemeente Emmen
a. Het college van burgemeester en wethouders van Emmen faciliteert, namens de gemeentelijke partners, het program mabureau.
b. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Emmen verantwoordelijk voor de huisvesting van het programmabureau.
c. De coórdinerend gemeentesecretaris, met instemming van de vier gemeenten benoemd, is verantwoordelijk voor: . Voordracht voor benoeming en ontslag van personeel van het programmabureau; . Toezicht op functioneren van het programmabureau; . Coórdineren van bestuurlijke besluitvormingsprocessen van de partners over Dutch TechZone; Het college van Emmen mandateert daartoe voor zover nodig de coórdinerend gemeentesecretaris. d. Het college van burgemeester en wethouders van Emmen garandeert dat het programmabureau zich zelfstandig kan positioneren en onafhankelijk kan opereren. Het bureau is materieel zelfstandig.
I
Bezettinq Proqram mabureau
a. Het programmabureau heeft een compacte slagvaardige organisatie met eigen capaciteit, bestaande uit een parttime programmadirecteur en parttime programma medewerker.
-
ceneuk
àr
Gcneenle
\r!
Hoogeveen
Hardenberg 1r
+
202112 Bestuurlijke afspraken uitvoering Dutch Techzone
Gemeente Coevorden
&,E;nz::* -ry. "'"*"
Proaincielrcnthe 2
b. De partners stellen additioneel personeel beschikbaar op basis van de vraag van het programmabureau, zoals opgenomen in het jaarplan. De partners en het programmabureau bespreken met elkaar op welke wijze aan deze vraag kan worden voldaan. De coórdinerend gemeentesecretaris fungeert hierbij als aanspreekpunt voor het programmabureau. c. Het college van burgemeester en wethouders van Emmen benoemt het personeel van het programmabureau op voordracht van de coórdinerend gemeentesecretaris. Bij de selectie van de medewerkers en de beoordeling van geschiktheid worden de programmadirecteur Dutch TechZone en een vertegenwoordiging van de Program Board betrokken.
'10. Financiën
a. Het programma Dutch TechZone wordt gefinancierd door de overheid, het bedrijfsleven, onderwijs- en kennisinstellingen, zoveel mogelijk in onderlinge afstemming. De afzonderlijke bronnen van financiering dragen allen op hun eigen vlak bij aan de verwezenlijking van éen of meer aangewezen doelen. b. De gemeentelijke partners dragen zorg voor de (basis)financiering van het programmabureau. c. Gemeenten dragen € 1,00 per inwoner bij ten behoeve van de vaste bezetting van het programmabureau op basis van het aantal inwoners per peildatum van I januari van het betreffende jaar. d. Gemeenten stellen in onderling overleg om niet capaciteit beschikbaar ten behoeve van de variabele bezetting van het programmabureau. De lasten worden evenredig verdeeld, waarbij rekening wordt gehouden met het feit dat de kosten van huisvesting en ondersteuning van het programmabureau voor rekening komen van de gemeente Emmen. 11
. Betalinq De partners stellen op verzoek van de gemeente Emmen de overeengekomen bijdrage voor de basisfinanciering van het Programmabureau beschikbaar. De partners stellen in januari van elk kalenderjaar het jaarbedrag ter beschikking.
12. Jaarplannen en Rapportaqes a. Het programmabureau overlegt de navolgende stukken aan de partners:
- Jaarplan en begroting; - Jaarverslag; - Jaarrekening.
b. ln het jaarplan wordt per opdrachtgebied zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve termen beschreven wat de voorgenomen activiteiten en resultaten van het programmabureau zijn. ln het jaarplan worden met name de activiteiten beschreven gericht op de totstandkoming van de regionale strategie en de ontwikkelagenda's, het onderhouden van het netwerk, het aanjagen van initiatieven en marketing en communicatie van Dutch TechZone. Het programmabureau bereidt de plannen voor met inachtneming van de onderliggende plannen en beleidsnota's van de partners. c. Het jaarplan wordt vergezeld van een begroting. d. Het programmabureau overlegt het jaarplan jaarlijks uiterlijk in januari van het betreffende kalenderjaar aan de partners. e. Het programmabureau overlegt uiterlijk op I mei na afloop van het jaar zijn inhoudelijk verslag over de voortgang van de activiteiten, de stand van de projecten en de behaalde resultaten aan de partners. f. Het programmabureau overlegt uiterlijk op 1 mei na afloop van het jaar een jaarrekening aan de partners.
13. lnformatieplicht a. Het programmabureau verstrekt informatie aan de partners in overeenstemming. Het programmabureau is verplicht om de partners op hoofdlijnen op de hoogte te stellen van zijn werkzaamheden en te betrekken bijzijn planvorming. b. Teneinde de partners op hoofdlijnen op de hoogte te stellen van de voortgang van zijn werkzaamheden en het realiseren van de gestelde doelen, worden er jaarlijks bijeenkomsten georganiseerd waarbij college-, raadsen statenleden worden uitgenodigd gezamenlijk dan wel afzonderlijk. . c. Het programmamanagement voert zo nodig additioneel overleg met de partners om de samenhang en synergie tussen de uitvoeringsprogramma's van de verschillende in de regio actieve partijen te bevorderen.
\r \rf 6cÍrefr?c Hoogeveen Hardenberg
t
+
Gemeente Coevorden
202112 Bestuurlijke aÍspraken uituoering Dutch TechZone
&,Esnz** 'LfN "-'-"
proaincieffrenthe
3
14. Duur en evaluatie a. Deze afspraken betreffen de uitvoering van Dutch TechZone en de financiering van het gezamenlijk ingericht programmabureau met ingang van 1 januari 2022.
b. Deze afspraken gelden tot en met 31 december 2025.
c. De afspraken worden jaarlijks geëvalueerd in het Bestuurlijk Overleg. Op basis van de evaluatie zijn eventuele wijzigingen in de afspraken mogelijk met inachtneming van de overeengekomen verplichtingen volgens de Samenwerki ngsovereenkomst.
Provincie Drenthe
Gemeente Hardenberg
H. Brink Gedeputeerde Economische Zaken
A. Te Rietstap Wethouder Economische Zaken
Gemeente Emmen
Gemeente Coevorden
G.P. Rink Wethouder Economisch e Zaken
Wethouder Econom isch e Zaken
S. Stegen
Gemeente Hoogeveen
J. Zwiers
Wethouder Econom isch e Zaken
L
'
Gemeeille
Lt Hoogeveen 6eeêenre :.'r' : :_'Hà'iiiëhberg \r
+
202112 Bestuurlijke afspraken uitvoering Dutch ïechZone
Gemeente Coevorden
ffi.rggfr8i"*
iN'
provxncteyrentne
4
Bijlage 1 Jaarplannen en RappoÉages
maart / april
Afstemming over de plannen voor de toekomst. Opstellen van een kaderbrief met nieuwe beleidsvoornemens en projecten/plannen voor het komende iaar Voor 1 meijaarrekening, taarverslag over voorqaande iaar Tussenrapportage over periode januari-juni van het lopende jaar. Aangeven voortqanq; nieuwe ontwikkeli nqen ; afiff ii kinqen : financiën. Najaarsconferentie over plannen voor komend jaar (voor gemeenteraden en alle betrokkenen) Definitief iaarplan na vaststellinq in de Proqram Board in februari Worden er bijeenkomsten georganiseerd waarbij college-, raads- en statenleden worden uitgenodigd gezamenlijk dan wel afzonderliik.
april
augustus oktober ianuari
jaarlijks
. .
L ;
GrD.enre
Hardenberg
btL Hoogeveen Cemeearle
+
202112 Bestuurlijke afspraken uitvoering Dutch TechZone
Gemeente Coevorden
5
14.
Duur en evaluatie a. Deze afspraken betreffen de uitvoering van Dutch TechZone en de financiering van het gezamenlijk ingericht programmabureau met ingang van 1 januari 2022. b. Deze afspraken gelden tot en met 31 december 2025. c. De afspraken worden jaarlijks geëvalueerd in het Bestuurlijk Overleg. Op basis van de evaluatie zijn eventuele wijzigingen in de afspraken mogelijk met inachtneming van de overeengekomen verplichtingen volgens de Samenwerkingsovereenkomst.
Provincie Drenthe
Gemeente Hardenberg
H. Brink Gedeputeerde
A. Te Rietstap
Wethouder Economische Zaken
Economische Zaken
Gemeente Emmen
~~'i'men Wethouder Economische Zaken
G.P. Rink Wethouder Economische Zaken
Gemeente Hoogeveen
J. Zwiers Wethouder Economische Zaken
~G,m"",,
~
Hardenberg
"-
Gemeente
___ ~
Hoogeveen
Gemeente Coevorden
202112 Bestuurlijke afspraken uitvoering Dutch TechZone
-titb.. Gemeente 'tff'" Emmen
provincieDrenthe
4
14.
Duur en evaluatie a. Deze afspraken betreffen de uitvoering van Dutch TechZone en de financiering van het gezamenlijk ingericht programmabureau met ingang van 1 januari 2022. b. Deze afspraken gelden tot en met 31 december 2025. c. De afspraken worden jaarlijks geëvalueerd in het Bestuurlijk Overleg. Op basis van de evaluatie zijn eventuele wijzigingen in de afspraken mogelijk met inachtneming van de overeengekomen verplichtingen volgens de Samenwerkingsovereenkomst.
Provincie Drenthe
Gemeente Hardenberg
H. Brink Gedeputeerde Economische Zaken
A. Te Rietstap Wethouder Economische Zaken
Gemeente Emmen
Gemeente Coevorden
G.P. Rink Wethouder Economische Zaken
S. Stegen Wethouder Economische Zaken
u "'-
Gemeente
Hoogeveen
2$ eeneete
a
202112 Bestuurlijke afspraken uitvoering Dutch TechZone
avorde
42à Gemeente 'fT Emmen
provincieDrenthe
4