Bijlage 1 - Samenwerkingsovereenkomst NG4

Samenwerkingsovereenkomst NG4

Gemeenten Assen, Emmen, Groningen en Leeuwarden

Datum: Versie:

14 mei 2025 1.0

Pagina 1 van 7

Ondergetekenden: De publiekrechtelijke rechtspersonen de gemeenten Assen, Emmen, Groningen en Leeuwarden, alle bovengenoemde partijen gezamenlijk te noemen “Partijen” en ieder afzonderlijk “Partij”, Nemen het volgende in overweging: -

partijen werken onder het acroniem “NG4” al geruime tijd samen op verschillende onderwerpen, zoals op het gebied van de arbeidsmarkt, economie en Europese onderwerpen. De samenwerking is primair gericht op kennisdeling, kennisontwikkeling en afstemming over relevante ontwikkelingen en activiteiten van Partijen op die onderwerpen;

-

op het gebied van Europese onderwerpen heeft de intensieve samenwerking in 2015 geleid tot het oprichten van een gezamenlijk EU Office NG4 in Brussel. Dit kantoor heeft als doel de mogelijkheden voor ondersteuning vanuit Europese programma's en fondsen te koppelen aan initiatieven en behoeften vanuit de steden. In 2017 is besloten om het gezamenlijke EU Office NG4 definitief in te stellen en te financieren. Hiervoor is in opeenvolgende overeenkomsten tussen Partijen vastgelegd dat de kosten van de samenwerking in het EU Office NG4, te weten personeelskosten, onkosten, huisvesting en ondersteuning, gezamenlijk en ieder voor een gelijk deel worden gedragen. De laatste overeenkomst is van 3 oktober 2022;

-

hoewel de inzet van het EU Office NG4 primair gericht is op projectontwikkeling, speelt belangenbehartiging en beleidsbeïnvloeding over Europese beleidsonderwerpen een steeds belangrijkere rol;

-

inmiddels werken Partijen op het gebied van de belangenbehartiging en beleidsbeïnvloeding in politiek Den Haag ook steeds meer samen. De kennis en ervaring van individuele Partijen op gebied van Public Affairs wordt met elkaar gedeeld;

-

de netwerken en de opgedane kennis van individuele Partijen kunnen nog sterker benut worden door capaciteit en inzet in Den Haag te bundelen en te werken met een gezamenlijk budget voor gedeelde faciliteiten zoals monitoring, huisvesting en, indien van toepassing, voor gezamenlijke belangen. Hierdoor worden Partijen individueel en gezamenlijk robuuster en minder kwetsbaar;

-

de weg naar Brussel loopt via Den Haag en vice versa. Hiervoor is het noodzakelijk dat Public Affairs activiteiten in Den Haag en Brussel goed op elkaar worden afgestemd. Door vroegtijdig ontwikkelingen in Brussel en Den Haag te signaleren, kunnen Partijen zich beter voorbereiden op de inhoudelijke inbreng in nationale en Europese gremia en beter inspelen op relevante ontwikkelingen;

-

voor de samenwerking in Den Haag wensen Partijen een pragmatisch groeimodel te hanteren. Dit wil zeggen dat Partijen starten met afspraken over gedeelde faciliteiten en jaarlijks evalueren. Partijen onderkennen dat een lange termijn verbintenis noodzakelijk is. Eerste effecten worden pas verwacht na 2 à 3 jaar;

-

samenwerking door Partijen in Den Haag is daarnaast relevant in het kader van de samenwerking in ‘Sterk Noord Nederland’ verband. De dossiers die we in de samenwerking ‘Sterk Noord Nederland’ behandelen, vragen, daar waar nodig, ook om een gecoördineerde inbreng vanuit Partijen. De samenwerking in Den Haag én Brussel kan ook hiervoor benut worden;

-

deze overeenkomst strekt ertoe om de bestaande afspraken voor de samenwerking in het EU Office NG4 in Brussel samen te voegen met nieuwe afspraken voor de samenwerking in Den Haag. Daaronder zijn ook begrepen afspraken met betrekking tot de verdeling van de kosten Pagina 2 van 7

over Partijen. Met deze overeenkomst komt de bestaande overeenkomst van 3 oktober 2022 inzake de bekostiging van de werkzaamheden van het EU Office NG4 in Brussel te vervallen; -

partijen nemen tot uitgangspunt dat zij op eigen kosten de van hen te verwachten inspanningen leveren ten behoeve van de samenwerking, met uitzondering van de personele kosten van het EU Office NG4 in Brussel, die gezamenlijk zullen worden gedragen;

-

partijen wensen hun samenwerking met ingang van 1 juli 2025 vorm te geven overeenkomstig deze overeenkomst;

-

deze overeenkomst behelst noch beoogt een overdracht van enige bevoegdheid van enig bestuursorgaan van enige Partij aan enige rechtspersoon, of (bestuurs-)orgaan genoemd in deze overeenkomst;

-

partijen zijn tegen deze achtergrond tot de hieronder opgenomen afspraken gekomen.

Komen het volgende overeen:

Artikel 1. Begripsbepalingen 1. In deze overeenkomst wordt verstaan onder: a. EU Office NG4: de samenwerking in Brussel van Partijen Projectontwikkeling en Public Affairs zoals beschreven in artikel 5.

op het gebied

van

b.

Haags kantoor NG4: de samenwerking in Den Haag van Partijen op het gebied van Public Affairs zoals beschreven in artikel 6.

c.

Public Affairs: de belangenbehartiging door beïnvloeding van strategische en politiekbestuurlijke besluitvorming bij andere overheden of organen dan Partijen.

d.

Projectontwikkeling: de activiteiten gericht op het koppelen van mogelijkheden voor ondersteuning vanuit Europese programma's en fondsen aan initiatieven en behoeften van Partijen en bijbehorende stakeholders waar Partijen zetelen.

e.

Gezamenlijke belangen: de publieke belangen ten aanzien waarvan uit het, overeenkomstig artikel 4 vastgestelde, jaarplan uitdrukkelijk blijkt dat Partijen de gezamenlijke behartiging daarvan aangewezen hebben geacht.

f.

Samenwerking: werkzaamheden en activiteiten ter uitvoering van deze overeenkomst, verricht door een of meerdere Partijen, of in opdracht van een of meerdere Partijen door een derde, voor zover in overeenstemming met deze overeenkomst.

g.

Kosten van de Samenwerking: de werkelijke kosten van de Samenwerking, daaronder begrepen kosten van de bedrijfsvoering, personele kosten en huisvesting in Brussel en Den Haag, voor zover ten aanzien daarvan uit het jaarplan en de begroting blijkt dat de betreffende Partij de activiteiten of werkzaamheden die deze kosten veroorzaken zal (laten) verrichten en dat Partijen de kosten daarvan gezamenlijk dragen, tot een maximum van het ter zake in de begroting opgenomen bedrag. Onder de personele kosten worden uitsluitend de personele kosten van het EU Office NG4 in Brussel begrepen.

Pagina 3 van 7

Artikel 2. Doel van de samenwerking 1. Partijen werken samen en leveren de in deze overeenkomst afgesproken en de overige redelijkerwijs van hen te vergen inspanningen om de Public Affairs, Projectontwikkeling en Gezamenlijke belangen van Partijen zo goed mogelijk te dienen. 2. Deze overeenkomst laat het uitgangspunt dat Partijen primair hun eigen belangen behartigen al dan niet door strategische beleidsbeïnvloeding bij andere overheden of organen - onverlet. Partijen leveren de redelijkerwijs van hen te verwachten inspanningen om tegenstrijdigheden tussen de openlijke of kenbare behartiging van de eigen belangen en die van de Gezamenlijke belangen te voorkomen of te vermijden.

Artikel 3. Activiteiten 1. Partijen geven invulling aan het in artikel 2 bedoelde doel door in ieder geval: a. het voeren van systematisch en bestendig overleg met als doel: - kennis en expertise op gebied van Public Affairs te bundelen en uit te wisselen en de mogelijkheden voor Projectontwikkeling te vergroten; - afstemming te zoeken over inhoudelijke agenda’s, contacten en netwerken; - eventuele Gezamenlijke belangen te identificeren, onderzoeken en benoemen; b.

het op Europees en nationaal niveau monitoren van relevante ontwikkelingen voor Public Affairs;

c.

het op Europees niveau monitoren van de mogelijkheden voor Projectontwikkeling;

d.

het in overleg en na onderlinge afstemming vertegenwoordigen van de Gezamenlijke belangen bij andere overheden, rechtspersonen en natuurlijke personen op regionaal, nationaal en internationaal niveau;

e.

al of niet gezamenlijk activiteiten en werkzaamheden te (doen) organiseren, te (doen) ondernemen of te (doen) uitvoeren passend binnen de onder a, b, c en d bedoelde belangen, doelstellingen en uitvoering;

f.

waar nodig en gewenst hun bestuurlijke en ambtelijke netwerken in te zetten ten behoeve van Public Affairs en Projectontwikkeling;

g.

het EU Office NG4 en het Haags kantoor NG4 in stand te houden;

h. een financiële bijdrage te leveren aan de Kosten van de samenwerking.

Artikel 4. Directeurenoverleg 1. Het directeurenoverleg bestaat uit een door iedere Partij uit haar midden aan te wijzen medewerker die binnen de organisatie van die Partij inhoudelijk eindverantwoordelijk is voor Public Affairs dan wel Projectontwikkeling. Bij afwezigheid van een vertegenwoordiger van een Partij kan de betreffende Partij een vervanger aanwijzen. 2. Het directeurenoverleg wijst uit haar midden de voorzitter aan. 3. Het directeurenoverleg vindt tenminste een keer per jaar plaats. Pagina 4 van 7

4. Het directeurenoverleg draagt zorg voor het bewaken van de uitvoering van deze overeenkomst, de ambtelijke coördinatie van de Samenwerking en de daarbij behorende uitwisseling van informatie. 5. Het directeurenoverleg stelt vast: a. het jaarplan voor de Samenwerking; b.

de benodigde personele capaciteit voor het EU Office NG4 in Brussel;

c.

de begroting en afrekening van de Kosten van de samenwerking, met inachtneming van artikel 7, vierde lid;

d.

de door iedere deelnemer te betalen financiële bijdrage ter zake van de Kosten van de samenwerking, met inachtneming van artikel 7;

e.

de jaarlijkse evaluatie van de Samenwerking.

6. Het directeurenoverleg wijst uit haar midden een gedelegeerd opdrachtgever aan, die namens Partijen zorgdraagt voor de dagelijkse invulling van de opdracht en het contact met de medewerkers van het EU Office NG4 in Brussel. 7. Het directeurenoverleg kan, ook ten behoeve van de bredere samenwerking van Partijen, bestuurlijke overleggen en ambtelijke (advies)groepen instellen. 8. Het directeurenoverleg besluit bij gewone meerderheid van stemmen. Besluitvorming geschiedt slechts indien tenminste driekwart van de leden van het directeurenoverleg aanwezig is. 9. De begroting als bedoeld in het vijfde lid dient ieder jaar tijdig in concept beschikbaar te zijn om meegenomen te kunnen worden in de begrotingen van Partijen. De begroting voor een bepaald jaar dient uiterlijk voor het einde van het voorafgaande jaar te zijn vastgesteld.

Artikel 5. EU Office NG4 in Brussel 1. Partijen geven invulling aan de in artikel 3 genoemde activiteiten in Brussel door het voeren en bemensen van een gezamenlijk kantoor. Dit EU Office NG4 is gevestigd in Brussel. 2. Het hoofd van het EU Office NG4 is belast met de dagelijkse leiding. 3. Partijen stellen met behoud van rechtspositie en voor de duur van deze overeenkomst medewerkers ter beschikking aan het EU Office NG4. Het aantal medewerkers wordt in onderling overleg vastgesteld. 4. Partijen geven het hoofd van het EU Office NG4 alle bevoegdheden die nodig zijn om functioneel leiding te kunnen geven aan de medewerkers. Het hoofd van het EU Office NG4 is in ieder geval bevoegd tot het geven van instructies ten aanzien van de dagelijkse werkzaamheden aan de medewerkers. 5. Partijen dragen gezamenlijk zorg voor de ambtelijke ondersteuning ten behoeve van de activiteiten van het EU Office NG4 in Brussel. Partijen wijzen daartoe uit hun midden medewerkers aan die geschikt en bereid zijn de ambtelijke ondersteuning op zich te nemen.

Pagina 5 van 7

6. De gemeente Assen voorziet het hoofd van de EU Office NG4 maandelijks van rapportages met betrekking tot de gemaakte kosten.

Artikel 6. Haags kantoor NG4 in Den Haag 1. Partijen geven invulling aan de in artikel 3 genoemde activiteiten in Den Haag door het voeren van een gezamenlijk kantoor zonder vaste bemensing. Dit Haags kantoor NG4 is gevestigd in Den Haag. 2. Het hoofd van het EU Office NG4 draagt zorg voor de afstemming en coördinatie van de inhoudelijke agenda’s en activiteiten tussen het EU Office NG4 en het Haags kantoor NG4. 3. Partijen dragen gezamenlijk zorg voor de ambtelijke ondersteuning ten behoeve van de activiteiten van het Haags kantoor NG4 in Den Haag. Partijen wijzen daartoe uit hun midden medewerkers aan die geschikt en bereid zijn de ambtelijke ondersteuning op zich te nemen.

Artikel 7. Financiën 1. Partijen dragen gezamenlijk en ieder voor een gelijk deel de Kosten van de Samenwerking. 2. Partijen dragen de eigen kosten die men maakt ten behoeve van de Samenwerking. 3. De gemeente Assen brengt het totaalbedrag van de begroting gedeeld door 4 met een voorschotfactuur in rekening aan de andere Partijen, onder verrekening van het aandeel in de (begrote) kosten dat de desbetreffende Partij zelf voor haar rekening neemt. 4. Na afloop van het boekjaar wordt op basis van nacalculatie een tekort of overschot gelijkelijk verdeeld tussen de Partijen, door de gemeente Assen middels factuur te verrekenen met de andere Partijen. 5. De voorschotfactuur zal jaarlijks voor 1 juli van het lopende boekjaar worden verzonden en de afrekenfactuur voor 1 februari na afloop van het boekjaar. 6. Partijen betalen de in het tweede lid bedoelde bijdragen uiterlijk vier weken na ontvangst van de door de gemeente Assen te versturen factuur, doch niet eerder dan na vaststelling van de begroting overeenkomstig artikel 4. Partijen kunnen ter zake van hun betalingsverplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst uitsluitend bevrijdend betalen aan de gemeente Assen. 7. De gemeente Assen fungeert als kassier voor de uitvoering van deze overeenkomst.

Artikel 8. Evaluatie 1. Partijen evalueren de werking van deze overeenkomst eens per jaar. 2. De evaluatie geschiedt op een door Partijen nader te bepalen wijze, op voorstel van het directeurenoverleg.

Pagina 6 van 7

Artikel 9. Opzegging 1. Deze overeenkomst kan door een Partij worden opgezegd tegen het einde van een kalenderjaar, met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden. 2. Partijen spannen zich in om redelijke afspraken te maken over de (financiële) gevolgen van de opzegging. Bij die afspraken kunnen Partijen afwijken van de bepalingen van dit artikel. 3. Opzegging van deze overeenkomst ontslaat een Partij niet van al bestaande, maar eerst na het moment waartegen is opgezegd, nog na te komen verplichtingen volgend uit artikel 8. 4. Dit artikel vindt, voor zoveel mogelijk, overeenkomstige toepassing bij wijziging, beëindiging, ontbinding, vernietiging of nietigheid van deze overeenkomst, tenzij Partijen bij een in het tweede lid bedoelde regeling afwijkende afspraken maken.

Artikel 10. Inwerkingtreding, looptijd Deze overeenkomst treedt in werking op 1 juli 2025 en geldt voor onbepaalde tijd.

Artikel 11. Citeertitel Deze overeenkomst wordt aangehaald als Samenwerkingsovereenkomst NG4.

ONDERTEKENING Aldus overeengekomen en in achtvoud ondertekend te Brussel op 11 juni 2025 Gemeente Assen

Gemeente Emmen

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Namens deze: [naam]

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Namens deze: [naam]

Gemeente Groningen

Gemeente Leeuwarden

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Namens deze: [naam]

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Namens deze: [naam]

Pagina 7 van 7