Bijlage 1 - Memorandum inzake omzetting N.V. naar B.V
Tekst van het document
NOTITIE INZAKE OMZETTING NV AREA REINIGING
Aan T.a.v.
N.V. Area Reiniging de aandeelhouders, de raad van commissarissen en het bestuur van N.V. Area Reiniging Jaap-Jan Plas en Tobias Henneveld 18 augustus 2025 Omzetting N.V. Area Reiniging naar een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid 52501877
Van Datum Inzake Dossiernummer
1.
Huidige structuur
1.
N.V. Area Reiniging (kvk-nummer: 04079357) (Vennootschap) is op 29 december 2005 opgericht door drie gemeenten. Zij nemen deel in het kapitaal als volgt:
Aandeelhouder 1 2
Gemeente Coevoorden Gemeente Emmen
Aantal aandelen 521.971 1.600.699
3
Gemeente Hoogeveen
790.832
Genummerd
Percentage
1 t/m 521.971 521.972 t/m 2.122.671 2.122.672 t/m 2.913.503
17,92% 54,94% 27,14%
Deze verhouding is oorpronkelijk bij de oprichting van de Vennootschap bepaald op basis van een gewogen gemiddelde berekend aan de hand van 3 elementen (i) aansluitingen per gemeente, (ii) gerealiseerde omzet per gemeent en (iii) aantal inwoners per gemeente (zie artikel 1.4 van de aandeelhoudersovereenkomst). In de aandeelhoudersovereenkomst is tevens opgenomen dat telkens na afloop van een periode van 5 boekjaren verdeling van het aandelenkapitaal zal worden herberekend (artikel 4 van de aandeelhoudersovereenkomst). Ten aanzien van de stemverhouding is in de huidige statuten van de Vennootschap bepaald dat iedere gemeente maximaal 6 stemmen kan uitbrengen (zie ook artikel 42 lid 3 van de statuten van de Vennootschap en artikel 5 van de aandeelhoudersovereenkomst). 2.
Het doel van de Vennootschap is werkzaam te zijn op het gebied van inzameling, verwerking en recycling van afvalstoffen alsmede op het gebied van straatreiniging en de gladheidbestrijding en, in het algemeen, het verrichten van diensten die voorzien in de behartiging van een openbaar belang.
3.
Het oogmerk van de huidige aandeelhouders is om de gemeente De Wolden als mede aandeelhouder in de Vennootschap te laten toetreden. Daarbij is het de bedoeling dat de volgende aandelenverhoudingen ontstaan:
TRIP Advocaten Notarissen
Hereweg 93, 9721 AA Groningen Postbus 1105, 9701 BC Groningen
Telefoon 050 599 79 99
4.
Ten aanzien van de stemverhouding is het voornemen om onderscheid te maken tussen aandeelhouders met meer aandelen en aandeelhouders met minder aandelen. Daarbij is voorgesteld om de grens te leggen bij 12,5% van het geplaatst aandelenkapitaal; een aandeelhouder met meer dan 12,5% van het geplaatste aandelenkapitaal zou 7 stemmen kunnen uitoefenen op de door hem gehouden aandelen en een aandeelhouder met minder dan of gelijk aan 12,5% van het geplaatste aandelenkapitaal zou 3 stemmen kunnen uitoefenen.
5.
De naamloze vennootschap (N.V.) wordt beheerst door enigszins gedateerde wetgeving, waardoor de beoogde wijziging onder de voor de N.V. geldende wettelijke bepalingen niet kan worden doorgevoerd. De leden 4 en 5 van artikel 2:118 BW geven slechts beperkt mogelijkheden tot afwijkende stemverhoudingen.
6.
Om de beoogde wijzigingen statutair vorm te geven, is het gelet hierop wenselijk de rechtsvorm van de Vennootschap te wijzigen naar een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (B.V.). De wetgeving voor een B.V. is flexibeler en maakt het mogelijk om andere afspraken vast te leggen in de statuten. De beoogde wijziging met betrekking tot het uitbrengen van stemmen kan bij een B.V. wel in de statuten worden opgenomen (art. 2:228 lid 4 BW).
7.
In dit memorandum wordt ingegaan op de wijze van omzetting van een N.V. naar een B.V. en de gevolgen die de omzetting heeft voor de Vennootschap
2.
Omzetting
1.
Omzetting van rechtsvorm is geregeld in artikel 2:18 BW. Het is te beschouwen als een bijzondere vorm van statutenwijziging. Omzetting betekent het wijzigen van rechtsvorm van een rechtspersoon.
2.
Een omzetting is een oplossing als blijkt dat de rechtspersoon niet in de juiste rechtsvorm is gegoten. Dat is ten aanzien van de Vennootschap het geval, omdat de wetgeving ten aanzien van een N.V. de gewenste wijzigingen in de statuten niet toestaat.
3.
Door omzetting wordt het bestaan van de rechtspersoon niet beëindigd. Een omzetting betekent enkel de wijziging van de rechtsvorm en de wijziging van de statuten. De Vennootschap trekt als het ware een andere jas aan. Er wordt niets overgedragen en er worden geen schulden overgenomen. De aandeelhouders, het bestuur en de raad van commissarissen blijven in functie en de Vennootschap wijzigt op deze punten niet.
2/4
4.
In uitzonderlijke gevallen is in overeenkomsten aangegaan door de Vennootschap opgenomen dat deze overeenkomsten opzegbaar zijn als de Vennootschap van rechtsvorm wijzigt door omzetting. Het is ook mogelijk dat in financieringsdocumentatie is opgenomen dat, als de Vennootschap door omzetting van rechtsvorm wijzigt, de financiering opeisbaar wordt. Voor de zekerheid kan het verstandig zijn de overeenkomsten en, indien van toepassing, financieringsdocumentatie hierop na te gaan.
3.
Totstandkoming omzetting: besluitvorming
1.
Een omzetting behoeft twee besluiten, te weten: a. een besluit tot omzetting, waarbij wordt besloten de rechtsvorm van de betreffende rechtspersoon om te zetten; b. een besluit tot statutenwijziging, waarbij wordt besloten de statuten te wijzigen zodat de statuten passend zijn bij de nieuwe rechtsvorm.
2.
De algemene vergadering van de Vennootschap is bevoegd deze besluiten te nemen. Deze besluiten moeten worden genomen conform de huidige statuten van de Vennootschap. De statuten van de Vennootschap bepalen dat een besluit tot statutenwijziging slrechts rechtsgeldig kan worden genomen met unanieme stemmen van het gehele geplaatste kapitaal (artikel 43 lid 2 sub d). Dat betekent dat het besluit tot (omzetting en) statutenwijziging of in een vergadering moet worden genomen waarbij alle aandeelhouders aanwezig of vertegenwoordigd zijn, of buiten vergadering door alle aandeelhouders. Daarnaast bepalen de statuten (in artikel 46) de formele vereisten voor de oproeping van een vergadering waarbij het besluit tot (omzetting en) statutenwijziging voorligt, te weten (i) een vermelding bij de oproeping van het voorstel tot (omzetting en) statutenwijziging en (ii) gelijktijdige ter inzage legging bij het kantoor van de Vennootschap van een afschrift van het voorstel waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen (de akte van omzetting en statutenwijziging).
3.
De huidige statuten vermelden in artikel 20 lid 1 niet dat het besluit tot omzetting en statutenwijziging onderworpen is aan goedkeuring van de raad van commissarissen. De raad van commissarissen kan echter ook andere – niet in de statuten specifiek omschreven - besluiten benoemen die aan zijn goedkeuring is onderworpen (artikel 20 lid 2). Indien de raad van commissarissen niet hiervoor van haar statutaire bevoegdheid gebruik heeft gemaakt, is formeel geen besluit vereist voor de omzetting en statutenwijziging.
4.
Ten aanzien van de interne besluitvorming bij de aandeelhoudende gemeenten valt in hoofdlijnen nog het volgende op te merken. Op grond van artikel 160 lid 1 sub d Gemeentewet besluit het college van B&W tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (zoals het uitoefenen van stemmen op aandelen). Dat betekent dat in beginsel voorafgaand aan de AvA een besluit van de betreffende college’s vereist is. Mogelijk dat de betreffende college’s de bevoegdheden ten aanzien van het uitoefenen van stemmen in de algemene vergadering van NV Area hebben gemandateerd aan een wethouder. Overigens is voor het besluiten tot de oprichting van en de deelneming in een vennootschap (zoals dit geldt voor de gemeente De Wolden) op grond van artikel 160 lid 2 Gemeentewet aanvullend vereist dat de gemeenteraad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college van B&W te brengen (nadat de gemeenteraad een ontwerp besluit is toegezonden). Zonder tegenbericht gaan wij ervan uit dat de interne besluitvorming bij de aandeelhouders zelf wordt begeleid
3/4
en vastgelegd. De betreffende besluiten zien we te zijner tijd graag tegemoet, voorafgaand aan de aktepassering 4.
Notariële akte
1.
De omzetting gaat gepaard met een notariële akte waarbij de statuten worden gewijzigd. De omzetting en de statutenwijziging worden gelijktijdig met het passeren van de notariële akte van kracht.
2.
Na omzetting en statutenwijziging is de naam van de Vennootschap ook gewijzigd, zodat de naam ook de juiste rechtsvorm weergeeft (Area Reiniging B.V. in plaats van N.V. Area Reiniging).
3.
Behoudens het vorenstaande en behoudens de specifieke bepalingen die betrekking hebben op een besloten vennootschap, is de opzet voor de inrichting van de governance niet gewijzigd.
4/4