Bijlage 1 - Frauderisicoanalyse (FRA) 2025

Versie november 2025

Frauderisicoanalyse (FRA) 2025 – Gemeente Emmen Overeenkomstig het vastgestelde fraudebeleid 2023-2025 is voor het boekjaar 2025 een geactualiseerde frauderisicoanalyse 2025 opgesteld. Als uitgangspunt hiervoor is de door het college en gemeenteraad goedgekeurde frauderisicoanalyse 2024 gehanteerd. Er zijn geen (materiele) wijzigingen ten opzichte van voorgaand jaar. Er is voldoende diepgang voor de werkzaamheden ten behoeve van de accountantscontrole. Proces/Activiteit

Frauderisico

Inschatting waarschijnlijkheid

Inschatting mogelijke financiële impact

Inschatting Overall risico

Laag: < 25% Middel: 25 - 75% Hoog: > 75%

O.b.v. kans * impact

1. Bestuurlijk besluitvormingsproces

Risico dat besluitvorming niet onafhankelijk plaatsvindt.

Laag

Laag: < € 400.000 Middel: € 400.000 - € 1.000.000 Hoog: > € 1.000.000 Hoog

2. Treasurybeleid

Risico van ongewenste speculatie, innemen van gevaarlijke risicoposities; zoals het niet afsluiten van overeenkomsten tegen de meest gunstige condities. Risico dat op onrechtmatige wijze bancair geld wordt onttrokken aan de gemeente.

Laag

Hoog

Middel

Laag

Hoog

Middel

3. Cashmanagement/ betalingsverkeer

Middel

Getroffen beheersmaatregelen

• Afwegingen en motiveringen voor besluiten helder in collegeadviezen vastleggen • Er is inzicht in de nevenfuncties en nevenwerkzaamheden van het bestuur • Periodiek opstellen/actualiseren van het treasurystatuut, waarin in alle speculatieve mogelijkheden zijn uitgesloten, behalve het verstrekken van leningen. • Periodieke interne controle op de naleving Wet Fido. • De bevoegdheden en functiescheiding zijn in de autorisatietabel van het financieel systeem adequaat geregeld. • De boeking van de betalingen vindt in functiescheiding van de betalingen plaats • Ook is er functiescheiding tussen klaarzetten betaling en ondertekening/feitelijk betalen.

1

Versie november 2025

4. Kasgeld

Risico dat op onrechtmatige wijze contante gelden aan de kas worden onttrokken.

Middel

Laag

Laag

5. Aanbesteding

Risico dat de interne, landelijke en Europese aanbestedingsregels niet worden nageleefd.

Middel

Hoog

Hoog

• Tweehandtekeningenstelsel (vierogen-principe). • Vertrouwelijkheid bij het omgaan met wachtwoorden, keycodes/cards. • Bij afwezigheid (ziekte, vakantie) is er adequate vervanging, rekening houdend met competenties en functiescheiding. • Controle aansluiting dagafschrift – betaling (bedragen saldo rekeningnummers) door medewerker niet betrokken bij betaling. • Controle vanuit betalingsbestand om vast te stellen dat naam en rekeningnummer overeenstemmen met de factuur. • Kasgeld is geminimaliseerd net als activiteiten die kasgeld vereisen (bij uitzonderingen voorschotten uitkeringen en betalingen burgerzaken). • Contant geld gaat in betaalzuil die wordt geleegd door externe partij. • Sleutelbeheer betaalzuil bij burgerzaken. • controle van de afstorting betaalzuil met bijschrijving bankrekening • Controle kasstaten aan de hand van onderliggende bescheiden. • De financiële administratie stelt vast dat de afdrachten met betrekking tot de kas tijdig en volledig volgens de hiervoor geldende procedures bij de bank worden afgestort. • Periodieke training van medewerkers die zich met inkoop bezig houden. • Procedures op intranet beschikbaar. • Intensieve (verbijzonderde) interne controle op naleving van de aanbestedingsrichtlijnen op basis van periodieke spendanalyses. • Deskundigheid(sbevordering) medewerkers team I&A.

2

Versie november 2025

6. Subsidies

Risico dat subsidievoorwaarden niet worden nageleefd en/of subsidies onrechtmatig worden gedeclareerd.

Middel

Hoog

Hoog

7. Uitkeringen (PW, IOAW, IOAZ en Bbz)

Risico dat de verstrekking van de uitkeringen (PW, IOAW, IOAZ en Bbz) op onrechtmatige gronden is verricht.

Laag

Hoog

Middel

8. Informatiebeveiliging (cybersecurity)

Risico dat het netwerk en/of applicaties voor onbevoegden toegankelijk is en/of dat onbevoegden wijzigingen aanbrengen in het netwerk en/ of de applicaties.

Middel

Hoog

Hoog

• Herziening en aanscherping van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. • Subsidieaanvragen worden onafhankelijk getoetst. • Subsidies worden gespecificeerd in jaarrekening. • Bij subsidievaststellingen vindt beoordeling prestaties en reserves plaats. • instellen en implementeren van het Subsidiebureau als onderdeel van de kwaliteitsslag subsidies. • Functiescheiding tussen het vaststellen van de verordeningen, behandelen van de aanvraag en dossiervorming, het besluiten op de aanvraag en voorstel tot betaling of verstrekking. • Betaling vindt plaats op basis van een geautoriseerde beschikking. • Periodieke aansluiting tussen uitkeringenadministratie en de financiële administratie. • Kwaliteitsmedewerker en team CCA voeren (verbijzonderde) interne controles uit. • Er is een afsluitbare serverruimte. • Er is beveiliging van het netwerk, beheer netwerk, gebruikers en wachtwoordbeheer. • Er is toegangsbeveiliging van het netwerk intern: periodiek wordt vastgesteld dat vertrokken personeel geen toegang meer heeft tot netwerk en applicaties. • Er is toegangsbeveiliging van het netwerk extern: maatregelen die voorkomen dat via (externe) internetverbinding toegang kan worden verkregen met bedrijfsinformatie. • Er is logging van mislukte pogingen tot verkrijgen toegang tot systeem.

3

Versie november 2025

9. Grondexploitaties

Risico dat het in- en verkopen van grond/ grondposities niet onafhankelijk plaatsvindt (bevoordeling van bevriende partijen) of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat.

Middel

Hoog

Hoog

10. Prestatielevering van goederen en diensten

Risico dat facturen worden betaald waarvoor geen

Middel

Middel

Middel

• Rolgebaseerde bevoegdheden zijn toegewezen qua beheer van bevoegdheden. • Op onbeheerde werkplekken is sprake van schermbeveiliging met een wachtwoord. • Trainingen en scholing voor de medewerkers om de awareness rondom cybersecurity te vergroten. • Grondexploitatieopzet is vastgesteld door de Raad. • Verkoopprijzen worden door de Raad vastgesteld en gepubliceerd (grondprijzenbrief). • Bestemmingsplannen worden door de Raad vastgesteld. • Verkoopbesluit wordt door het College of gemandateerde vastgesteld. • Verkoopbesluiten worden doorlopend genummerd en vastgelegd. • Verkopen vinden plaats via gerenommeerde notaris(sen). • In en verkoopwaarde wordt altijd getaxeerd door taxateur welke onafhankelijk is van de makelaar. • Het taxatierapport is in de meeste gevallen niet ouder dan één jaar. • De identiteit koper wordt vastgesteld (ter voorkoming van o.a. ABCconstructies). • Vier-ogen-principe (onderhandelingen door 2 of meer personen namens gemeente) ter voorkoming van o.a. ABC-constructies. • Het Bureau Bevordering Integriteitsbeoordeling door Openbaar Bestuur (BIBOB) kan worden geraadpleegd. • Goede dossiervorming rondom in- en verkopen van gronden. • Er is sprake van functiescheiding tussen controle levering prestatie, autorisatie factuur en registratie binnen

4

Versie november 2025 overeenstemming is tussen de factuur en de voor de gemeente geleverde prestaties.

11. WMOverstrekkingen

Risico dat Wmo wordt toegekend aan nietrechthebbenden.

Middel

Middel

Middel

12. Verstrekkingen in het kader van de Jeugdzorg

Risico dat Jeugdzorg wordt toegekend aan niet-rechthebbenden.

Middel

Middel

Middel

het digitale inkoopproces in de financiële applicatie. • Controle op de prestatielevering door een prestatieverklaarder, die niet tevens budgethouder is (vier-ogenprincipe). • De medewerkers van de financiële administratie hebben geen bevoegdheden tot autorisatie van bestellingen, ontvangst goederen/ prestatie en facturen. • Er zijn duidelijke richtlijnen opgesteld waaraan de aanvrager dient te voldoen. • Er is functiescheiding aanwezig tussen steller en beslisser. • Wmo wordt alleen verstrekt op basis van een inhoudelijke en schriftelijk vastgelegde rapportage. • Er is steekproefsgewijze (verbijzonderde) interne controle op de verleende Wmo-ondersteuning. • De door de cliënt verstrekte informatie wordt geverifieerd met bewijsstukken (voor zover mogelijk van derden) ten behoeve van het cliëntdossier. • Inlichtingen bij derden kunnen worden ingewonnen. • Er zijn duidelijke richtlijnen opgesteld waaraan de aanvrager dient te voldoen. • Er is functiescheiding aanwezig tussen steller en beslisser. • Goede dossiervorming rondom de toekenning van Jeugdzorg. • Er is steekproefsgewijze (verbijzonderde) interne controle op het verleende Jeugdzorg. • De door de cliënt verstrekte informatie wordt geverifieerd met bewijsstukken (voor zover mogelijk van derden) ten behoeve van het cliëntdossier.

5

Versie november 2025

13. Jaarverslaggeving

Risico dat in de verslaggeving / budgetten (extern en intern) bewust aanpassingen plaatsvinden (bijvoorbeeld wel/niet vormen van voorzieningen) om prestatiecijfers, afrekeningen etc. te beïnvloeden.

Middel

Middel

Middel

14. Wildlands

Risico van een bewust onjuiste waardering van de participatie en verstrekte lening aan Wildlands in de jaarrekening.

Middel

Hoog

Hoog

15. Onkostendeclaraties en gebruik creditcard van medewerkers, burgermeester & wethouders

Risico dat niet-gemaakte (on)kosten worden gedeclareerd en/ of het risico dat privé-uitgaven worden gedeclareerd.

Middel

Laag

Middel

16. Leerlingenvervoer

Risico dat leerlingenvervoer wordt toegekend aan nietrechthebbenden of dat er onjuiste (of geen)

Middel

Middel

Middel

• Inlichtingen bij derden kunnen worden ingewonnen. • Er is functiescheiding tussen het opstellen van de rapportages en interne controle (Planning & Control). • Een analyse van afwijkingen vindt plaats ten opzichte van onder andere jaarbudgetten, cumulatieve voortgang gerealiseerde kosten en prognose ontwikkelrichting. • Onder andere het management toetst plausibiliteit en juistheid, volledigheid. Het bestuur stelt vast. • Voorzieningen dienen te zijn onderbouwd met oorzaak en financiële gevolgen. • Kritische beoordeling van de financiële resultaten door Wildlands. • Interne beoordeling van de schattingen, uitgangspunten (indexering) en prognoses versus begroting in het waarderingsmodel rondom Wildlands. • Workflow voor indienen declaraties • Autorisatie door leidinggevende • Functiescheiding boeken versus betalen • Er is een toereikend en helder beleid ten aanzien van het declareren van onkosten. Dit beleid is voldoende gecommuniceerd naar de medewerkers, burgermeester en wethouders. • Declaraties moeten zijn voorzien van originele bewijzen.

• Er zijn duidelijke richtlijnen opgesteld waaraan de aanvrager dient te voldoen. • Er is functiescheiding aanwezig tussen steller en beslisser.

6

Versie november 2025

eigen bijdragen worden geheven.

• Leerlingenvervoer wordt alleen verstrekt op basis van een inhoudelijke en schriftelijk vastgelegde rapportage. • Er is steekproefsgewijze (verbijzonderde) interne controle op het verleende leerlingenvervoer. • De door de cliënt verstrekte informatie wordt geverifieerd met bewijsstukken (voor zover mogelijk van derden) ten behoeve van het cliëntdossier. • Inlichtingen bij derden kunnen worden ingewonnen.

7