Bijlage 1 - Evaluatierapport

Gemeente Emmen

Evaluatierapport Inkoopbeleid en Inkoopwijzer

Inleiding Deze evaluatie is uitgevoerd naar aanleiding van de implementatie van het nieuwe inkoopbeleid en de inkoopwijzer. Het doel van dit rapport is om inzicht te geven in de ervaringen met het beleid, verbeterpunten te identificeren en aanbevelingen te doen voor verdere optimalisatie. De evaluatie is uitgevoerd aan de hand van dataverzameling en analyse en gesprekken met stakeholders. De onderzoeksopzet is bijgevoegd als Bijlage 1. Doelstellingen van de evaluatie De doelen van de evaluatie: -

Inzicht verkrijgen in hoe het nieuwe inkoopbeleid en de inkoopwijzer worden ervaren. Verdere ontwikkelingen identificeren voor het beleid en de werkwijze. Beoordelen in hoeverre de doelstellingen van het Inkoopbeleid zijn gehaald.

De doelen van het Inkoopbeleid: -

Versterken van lokaal en regionaal aanbesteden. Verankering van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Meer ruimte voor maatwerk in inkoopprocedures.

Hoofdstuk 1 beschrijft de bevindingen per doelstelling en sluit af met een algemene conclusie. In hoofdstuk 2 worden de aanbevelingen en verdere ontwikkelingen in het beleid en de werkwijze besproken. Tot slot bevat hoofdstuk 3 de aanbevelingen van cluster Inkoop op basis van de evaluatie.

Inhoud Inleiding..........................................................................................................................................................................1 1. Bevindingen .............................................................................................................................................................2 2. Wat kan beter? ........................................................................................................................................................6 3. Aanbevelingen ........................................................................................................................................................8 Bijlage 1 Onderzoeksopzet ..................................................................................................................................13

1

1. Bevindingen In dit hoofdstuk worden de bevindingen besproken voor ieder doel van het inkoopbeleid. Voor elk doel wordt eerst een samenvatting gegeven met de belangrijkste resultaten. Het hoofdstuk wordt afgerond met een algemene conclusie. Versterken van lokaal en regionaal aanbesteden. Samenvatting -

-

Lokale en regionale ondernemers worden ingezet bij werken in het openbaar gebied in Emmen. Nationale bedrijven tonen weinig interesse, voornamelijk vanwege de afstand en hun volle opdrachtenportefeuilles. De lokale markt is verzadigd, wat leidt tot prijsstijgingen boven het landelijke gemiddelde. Hierdoor is het een uitdaging om de grote hoeveelheid werk tegen acceptabele kosten en kwaliteit in de markt te zetten. Van de 15 SROI-verplichte aanbestedingen zijn er 14 gegund aan ondernemers uit Emmen, wat de sterke lokale betrokkenheid onderstreept.

Nadere toelichting Uit de SROI monitor en uit het gesprek met team POR blijkt dat er vooral lokale en regionale ondernemers worden ingezet bij werken in het openbaar gebied. Nationale bedrijven hebben geen interesse in deze aanbestedingen. Ondernemers geven aan een volle opdrachtenportefeuille te hebben en niet geïnteresseerd te zijn in opdrachten in Emmen. De reisafstand en het type opdrachten maken dat nationale ondernemers niet geïnteresseerd zijn om de opdrachten in de gemeente Emmen uit te voeren. De lokale markt is verzadigd. De grootste uitdaging is om de grote hoeveelheid werk op een verantwoorde manier in de markt te zetten tegen acceptabele kosten en kwaliteit. De markt is lokaal verzadigd. Dit heeft geleid tot een stijging van prijzen die regionaal hoger is dan het landelijke gemiddelde. Dit komt onder andere door het gebrek aan interesse van landelijke partijen om de opdrachten uit te voeren. Het is lastig om verschillende werken met elkaar te vergelijken. De stijging varieert dan ook per werk. Als we proberen hier een algemeen getal aan te hangen lijkt het er op dat dat prijzen regionaal de laatste 2 jaar circa 5-20% harder zijn gestegen dan het landelijk gemiddelde. De stijging varieert per soort werk. Met name arbeidsintensief straatwerk is fors duurder geworden. 14 van de 15 SROI-verplichte aanbestedingen zijn gegund aan ondernemers uit Emmen.

Lokale en regionale partijen zijn goed vertegenwoordigd, terwijl nationale bedrijven weinig interesse tonen vanwege afstand en volle portefeuilles. Verankering van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Samenvatting

2







Duurzaamheid is structureel verankerd: In GWW-projecten worden duurzaam beton, de CO₂-prestatieladder en de Milieu Kosten Indicator (MKI) standaard toegepast. Circulair bouwen krijgt steeds meer aandacht, met focus op hoogwaardig hergebruik van materialen. Inclusieve aanbestedingen: Een voorbeeld hiervan is de speeltoestellenaanbesteding, waarbij expliciet is gekozen voor toegankelijkheid voor kinderen met een beperking. Samenwerking en kennisdeling: De samenwerking met EMCO/Menso is geïntensiveerd. Er is een structureel overleg met de SROI-coördinator en een afstudeeropdracht is gestart om een concreet actieplan voor MVOI op te stellen. Onderdeel hiervan is het opzetten van een intern gremium als vraagbaak voor inkoopadviseurs en projectleiders.

Nadere toelichting Categorie ‘Werken’. Duurzaam inkopen en aanbesteden (MVOI) wordt nu vooral toegepast bij projecten in de openbare ruimte, zoals wegen en bruggen. In bijna elke aanbesteding wordt de CO₂-prestatieladder gebruikt als criterium om de opdracht te gunnen. Ook wordt vaak gekeken naar het gebruik van duurzaam beton. Soms wordt er gelet op het beperken van CO₂-uitstoot door bouwmachines. Bij sommige aanbestedingen wordt rekening gehouden met circulair bouwen. Dat betekent bijvoorbeeld dat materialen worden hergebruikt of dat onderdelen opnieuw gebruikt worden. Dit idee zit ook in het criterium voor duurzaam beton. In de grond-, weg- en waterbouw (GWW) is het al gebruikelijk om materialen niet zomaar weg te gooien. Veel materialen die vrijkomen, worden opnieuw gebruikt. De uitdaging is nu om dat hergebruik zo hoogwaardig mogelijk te maken. De aandacht groeit voor het gebruik van materieel zonder uitstoot (zero-emissie). Steeds meer partijen pleiten ervoor om dit standaard toe te passen. Andere ondernemers geven aan dat het gebruik van zero-emissie materieel voor hen nog een stap te ver is; te duur en te onzeker. Volledig elektrisch bouwen is lastig door netcongestie, beperkte beschikbaarheid van materieel en laadinfrastructuur. De prijzen voor zero-emissie bouwen zijn hoger. De stijging is afhankelijk van het soort werk.

De inzet van volledig elektrisch materieel kan tot 1,5 - 2x zo duur zijn, afhankelijk van de grootte en het soort materieel. Gemiddeld zijn de materieelkosten zo’n 25% van de projectkosten. Door de bank genomen zou de inzet van elektrisch materieel leiden tot een kostenstijging van zo’n 10-25% voor het betreffende project. De kosten kunnen potentieel verder stijgen wanneer de vraag naar elektrisch materieel toeneemt, indien het aanbod minder snel groeit. Een ander positief voorbeeld is de aanbesteding van speeltoestellen, waarbij het college expliciet heeft aangegeven dat er minimaal één toestel beschikbaar moet zijn voor kinderen met een beperking. Dit valt onder het thema inclusiviteit.

3

Categorieën ‘Diensten’ en ‘Leveringen’. Bij deze aanbestedingen krijgt MVOI nog niet altijd de gewenste prioriteit. Er zijn verschillende initiatieven gestart om MVOI beter te verankeren in het inkoopproces. Zo wordt er actief samengewerkt tussen Inkoop en collega’s die zich bezighouden met duurzaamheid. Daarnaast vindt elke zes weken overleg plaats met de SROI-coördinator van de gemeente Emmen (AMRD) en vertegenwoordigers van EMCO/Menso. In dit overleg wordt gekeken of en hoe deze partijen kunnen worden betrokken bij aanbestedingen, bijvoorbeeld door het opnemen van SROI-verplichtingen of -inspanningen of inzet van EMCO-medewerkers. Ook loopt er een project gericht op circulaire economie, voortkomend uit het vastgestelde Actieplan Circulaire Economie. Doel is om circulaire principes structureel een plek te geven binnen aanbestedingen. Tot slot is er een afstudeeropdracht uitgezet met als doel een concreet actieplan voor MVOI op te stellen. Onderdeel hiervan is het opzetten van een interne groep die dient als vraagbaak voor inkoopadviseurs en projectleiders. Dit moet eraan bijdragen dat MVOIthema’s structureel worden meegenomen in het aanbestedingsproces. Meer ruimte voor maatwerk in inkoopprocedures Samenvatting 

 

Efficiëntere werkwijze: door gebruik te maken van de mogelijkheden die de Gids Proportionaliteit biedt, is er meer flexibiliteit ontstaan om een gerichte keuze van aanbestedingsprocedure in te zetten. Er zijn minder collegevoorstellen ingediend over inkoopprocedures. De meervoudig onderhandse procedure wordt vaker toegepast bij werken tussen €1,5 en €3 miljoen.

Nadere toelichting Er is een patroon zichtbaar bij de inkoop van werken in de openbare ruimte. Voor opdrachten tussen de 1,5 en 3 miljoen euro wordt vaak gekozen voor de meervoudig onderhandse procedure, terwijl de Nationaal openbare procedure minder wordt toegepast. Dit wordt gedaan omdat de Gids Proportionaliteit na vaststelling niet is aangepast naar aanleiding van de verhoogde kosten voor opdrachten in de bouw. Daarom is er bij team POR de behoefte expliciet in het Inkoopbeleid op te nemen dat de meervoudig onderhandse procedure de standaardprocedure is bij opdrachten met een waarde tussen de 1,5 en 3 miljoen euro. Zo weten ook marktpartijen dat de meervoudig onderhandse procedure de standaard is bij deze opdrachten. Andere procedures zijn met de opdrachtwaarde nog steeds mogelijk, mits goed onderbouwd. Tot slot blijkt dat bij leveringen en diensten vrijwel nooit de Nationaal openbare procedure wordt gebruikt. Volgens de Gids Proportionaliteit is het ook proportioneel om tot aan de 4

Europese drempelwaarde voor de meervoudig onderhandse procedure te kiezen. Daarom wordt voorgesteld om het Inkoopbeleid en de Inkoopwijzer op dit punt aan te passen. Beleidsmatige vernieuwing: De Algemene Inkoopvoorwaarden zijn geactualiseerd op basis van het nieuwe VNG-model. Ook de ‘klachtenregeling aanbestedingsprocedure’ is herzien om beter aan te sluiten op de praktijk. Conclusie Op grond van de voorgaande informatie kan worden gesteld dat met betrekking tot elk doel positieve stappen zijn gezet. In het volgende hoofdstuk wordt ingegaan verdere verbetering.

5

2. Wat kan beter? Ondanks deze positieve ontwikkelingen zijn er verbeterpunten zichtbaar: 



 



Beperkte bekendheid van beleid en hulpmiddelen: Veel medewerkers zijn niet goed op de hoogte van het nieuwe inkoopbeleid en de Inkoopwijzer. Er is behoefte aan training, formats en een centrale plek op INGE. Onvoldoende benutting van beleidsdoelstellingen: Beleidsdoelen zoals duurzaamheid, inclusie en innovatie worden nog te weinig gebruikt als onderbouwing voor procedurekeuzes. De Gids Proportionaliteit biedt hier juist ruimte voor, maar in de praktijk ligt de nadruk vaak op formele criteria zoals opdrachtwaarde. Complexiteit en veroudering van documenten: Inkoopdocumenten worden soms als te lang en ingewikkeld ervaren. Onduidelijkheid over uitzonderingen en regelingen: Het is niet altijd duidelijk dat de mogelijkheid bestaat tot één-op-één gunning boven €50.000, mits goed gemotiveerd. Gebleken is dat bij adviezen voorzien van deugdelijke motivatie standaard gekozen wordt om één op één te gunnen bij bedragen tot €70.000,-. Belemmeringen in besluitvorming: De ondertekening van documenten en het opstellen van collegevoorstellen vormen vaak een knelpunt, vooral bij herhalende aanbestedingen. Dit vraagt om vereenvoudiging en ondersteuning.

Nadere toelichting van bovenstaande punten Beleidsdoelstellingen als onderbouwing voor procedurekeuze Hoewel de Gids Proportionaliteit expliciet ruimte biedt om bij de keuze van een aanbestedingsprocedure een passende procedure te kiezen, anders dan die in de groene balk, blijkt in de praktijk dat beleidsdoelstellingen van gemeenten nog onvoldoende worden benut als onderbouwing voor deze keuzes. De nadruk ligt vaak op formele criteria zoals opdrachtwaarde en marktomstandigheden, terwijl strategische doelen zoals duurzaamheid, inclusie of innovatie zelden worden aangehaald als reden om bijvoorbeeld een meervoudig onderhandse procedure te verkiezen boven een enkelvoudige. Dit is opvallend, omdat juist deze beleidsdoelstellingen richting geven aan het gewenste maatschappelijke effect van een inkooptraject. Door ze niet mee te nemen in de motivering, blijft de procedurekeuze vooral technisch en financieel gedreven, terwijl de Gids Proportionaliteit juist oproept tot een integrale afweging van belangen. Het gevolg is dat kansen om maatschappelijke waarde te creëren via inkoop onbenut blijven, en dat het beleid onvoldoende wordt vertaald naar de uitvoering. Een betere verankering van beleidsdoelen in de motivering van de procedurekeuze draagt bij aan transparantie, legitimiteit en effectiviteit van het inkoopproces.

Het vraagt van opdrachtgevers en inkoopadviseurs om verder te kijken dan de drempelbedragen en actief te reflecteren op de vraag: welke procedure draagt het beste bij aan onze gemeentelijke ambities? 6

Aanpassen Algemene inkoopvoorwaarden en de klachtenregeling aanbestedingsprocedure In het huidige inkoopbeleid worden de Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten expliciet benoemd als uitgangspunt voor contractuele afspraken met leveranciers. De basis voor deze voorwaarden is het model Algemene Inkoopvoorwaarden van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). In 2025 is dit VNG-model aangepast. Deze aanpassing is zorgvuldig vergeleken met de geldende algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente uit 2024. Op basis van deze vergelijking zijn er inhoudelijke wijzigingen doorgevoerd om de voorwaarden beter te laten aansluiten op de actuele juridische en operationele praktijk. Het college zal binnenkort een nieuwe set Algemene Inkoopvoorwaarden ter vaststelling aangeboden krijgen. Hiermee wordt geborgd dat het gemeentelijk inkoopbeleid in lijn blijft met landelijke richtlijnen en actuele ontwikkelingen. Daarnaast is ook de klachtenregeling aanbestedingsprocedure tegen het licht gehouden. Hoewel er in het algemeen weinig klachten zijn over aanbestedingen, is er in 2024 één klacht ingediend. Deze is afgehandeld op basis van de huidige klachtenregeling. In de praktijk bleek dit reglement op enkele punten niet goed werkbaar. Daarom is besloten om de klachtenregeling aan te passen.

Het college zal de gewijzigde ‘klachtenregeling aanbestedingsprocedure’ eveneens ter vaststelling aangeboden krijgen. Verbeterpotentieel in communicatie en documentatie. Uit de gevoerde gesprekken blijkt dat het Inkoopbeleid en de Inkoopwijzer intern nog niet overal bekend zijn. Collega’s die wel bekend zijn met de Inkoopwijzer, zijn hierover overwegend positief. Ze waarderen vooral de heldere en toegankelijke schrijfstijl. Wat betreft het Inkoopbeleid wordt als positief ervaren dat er meer ruimte is om onder de Europese drempelwaarden een passende procedure te kiezen. Dit biedt meer flexibiliteit dan het beleid uit 2016, waarin vaste bedragen strikter werden gehanteerd. Ook is het aantal collegebesluiten over de juiste procedure afgenomen, wat wijst op meer duidelijkheid en vertrouwen in de uitvoering. Tegelijkertijd is er behoefte aan meer uitleg over het inkoopproces en het gebruik van de Inkoopwijzer. Niet iedereen is zich ervan bewust dat ook boven de €50.000,- een opdracht één-op-één gegund kan worden, mits dit goed gemotiveerd is. De ondertekening van documenten blijkt in veel gevallen een remmende factor. De projectgroep moet vaak een collegevoorstel opstellen voor aanbestedingen met een herhalend karakter. Voor velen is het opstellen van collegevoorstellen lastig, omdat dit geen onderdeel is van hun dagelijkse werkzaamheden.

7

3. Aanbevelingen 



 



Versterk interne kennisdeling: Richt een interne groep in als vraagbaak voor MVOI en inkoopvraagstukken. Zorg voor toegankelijke formats, trainingen en een centrale informatieplek. Veranker beleidsdoelen in motivering: Stimuleer het gebruik van gemeentelijke ambities als onderbouwing voor procedurekeuze. Dit verhoogt de maatschappelijke waarde van inkoop en sluit beter aan bij de Gids Proportionaliteit. Actualiseer en vereenvoudig documentatie: Zorg voor actuele en toegankelijke formats en verkort complexe documenten waar mogelijk. Maak standaardprocedures expliciet: Leg de voorkeur voor meervoudig onderhandse procedures bij bepaalde segmenten vast in beleid, met ruimte voor gemotiveerde uitzonderingen. De huidige marktsituatie laat een duidelijke verzadiging zien binnen diverse sectoren. Wij bevelen aan om gemeentebreed de samenwerking te intensiveren en gezamenlijk te zoeken naar alternatieve benaderingen voor het in de markt zetten van opdrachten.

Praktische Aanpassingen aan Inkoopbeleid en Inkoopwijzer Inkoopbeleid: • • • • •

Maak een duidelijke tweedeling: boven en onder Europese drempel. Verwijder alinea over het niet bekendmaken van prijzen. Herformuleer “total cost of ownership” en integreer KPI’s. Verduidelijk bagatelregeling en definities van lokaal/regionaal. Neem uitzonderingen op Europese aanbestedingsplicht expliciet op.

Inkoopwijzer: • • • • •

Maak een korte, toegankelijke versie. Verwijder verouderde verwijzingen (contactpersonen, Mercell). Voeg formats en hulpmiddelen toe op INGE. Neem rol van SOI-commissie op bij subsidierelaties. Actualiseer hoofdstuk 3 en verwijzingen naar privacyformulieren.

Beleidsmatige en juridische optimalisaties •

Benutting onderdrempelruimte: Onder de Europese drempelbedragen ligt ruimte om duurzaamheidsdoelen, zoals circulariteit, actief te stimuleren. Dit kan beleidsmatig worden verankerd. o

In de kern gaat het om het creëren van maatschappelijke waarde. Hiervoor kan worden aangesloten op het eigen beleid, maar ook op de Sustainable Development Goals van de EU. Gemeente Emmen heeft deze onderschreven. Gebruik dit als startpunt om te bepalen of maatschappelijke waarde wordt 8

o

gecreëerd. Gun daarnaast, onder de Europese drempel, niet alleen op grond van de opdracht, maar zie ook de bedrijfsvoering van een onderneming die de opdracht uit kan voeren als een argument om hen te gunnen, mits dit aansluit op de organisatiedoelen van de gemeente. Een voorbeeld kan zijn dat de organisatie een inclusief en duurzaam ketenbeleid voert. Bestempel een-op-een gunning als de meest passende procedure tot een opdrachtwaarde van €70.000,-. Dit is passend om meerdere redenen: (1) de Gids Proportionaliteit is niet bijgewerkt na recente prijsstijgingen en is daarom niet meer representatief voor de huidige marktsituatie, (2) er is een landelijke trend waarin aanbestedende diensten deze een-op-een gunning standaard toepassen tot een opdrachtwaarde van €70.000,-, en (3) dit sluit aan op de adviezen zoals opgesteld door cluster inkoop – in de adviezen die zijn uitgebracht onder het nieuwe beleid worden tot nog toe enkel dragende argumenten ingediend waarom een-op-een gunning passend is bij deze opdrachtwaarde. Het blijft mogelijk om andere procedures, bijvoorbeeld meervoudig onderhands, toe te staan bij opdrachten met deze waarde. Mits goed gemotiveerd.

•

Mandaatstructuur herzien: Op dit moment is het de standaard om in het collegevoorstel bij een Europese aanbesteding iemand te mandateren om de aanbesteding uit te voeren en de documenten die volgen uit de aanbesteding te ondertekenen. Hier is het mogelijk om de gemeentelijke organisatie efficiënter te laten werken door het CMT mandaat te verlenen voor het uitvoeren van niet politiek gevoelige Europese aanbestedingen, zodat besluitvorming versneld kan plaatsvinden.

•

Beperking nationale procedures: Voor leveringen en diensten wordt geadviseerd om in principe niet de procedure: nationaal openbaar te hanteren, tenzij dit aantoonbaar meerwaarde biedt.

•

Geef in het Inkoopbeleid aan dat bij de aanbesteding van werken tussen de 1,5-3 miljoen standaard de meervoudig onderhandse procedure wordt gehanteerd in plaats van de nationaal openbaar tenzij de openbare procedure aantoonbaar meerwaarde biedt.

•

Maak een extra korte versie van de inkoopwijzer, waarin het adviesproces helder wordt weergegeven.

•

De tendens binnen de jurisprudentie is dat prijzen wel bekend gemaakt worden tenzij de prijzen bedrijfsvertrouwelijk zijn of de concurrentie in gevaar komt. In het inkoopbeleid staat een alinea over het niet bekend maken van prijzen. Om het beleid toekomstbestendig te houden, is de aanbeveling om deze alinea te verwijderen uit het beleid. 9

•

Alinea total cost of ownership te verwijderen of herschrijven. Redenen: o

De tekst herhaalt meerdere keren hetzelfde punt: dat een lage aanschafprijs niet altijd leidt tot lagere totale kosten. Dit kan compacter en krachtiger worden verwoord zonder verlies van inhoud.

o

Hoewel het principe van “total cost of ownership” wordt benoemd, ontbreken duidelijke richtlijnen over hoe dit wordt toegepast in aanbestedingen. Dit maakt het lastig om het beleid te toetsen of erop te sturen.

•

De tekst noemt “apparatuur” als voorbeeld, wat de indruk wekt dat het beleid vooral op fysieke producten gericht is. Dit kan verwarrend zijn voor diensten of werken.

•

Het wordt aanbevolen om de mogelijkheid om kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) op te nemen in overeenkomsten te vermelden in de Inkoopwijzer. KPI’s maken het mogelijk om de prestaties van het inkoopproces en de leveranciers objectief te meten en te monitoren. Denk hierbij aan indicatoren zoals tijdigheid van levering, contractnaleving, duurzaamheid, klanttevredenheid en kostenbeheersing. Door KPI’s te integreren in de Inkoopwijzer: • Wordt het inkoopproces transparanter en beter beheersbaar; • Kunnen prestaties worden vergeleken en verbeterd; • Wordt contractmanagement versterkt, doordat afspraken meetbaar en toetsbaar zijn; • Draagt het bij aan continue verbetering en verantwoording richting interne en externe stakeholders.

•

Maak in het inkoopbeleid een duidelijke tweedeling: boven en onder de Europese drempel. Benoem voor beide kanten welke procedures van toepassing zijn en wanneer. Dit voorkomt verwarring en draagt bij aan transparantie en rechtszekerheid. Maak ook duidelijk dat niet iedere opdracht boven de Europese drempelwaarde automatisch Europees aanbesteed hoeft te worden. In uitzonderlijke gevallen, zoals bij quasi-inbesteden of samenwerking tussen aanbestedende diensten, biedt de Aanbestedingswet 2012 ruimte voor afwijking van de Europese aanbestedingsplicht.

Contractmanagement en uitvoering •

Opnemen contractbeheercyclus: Implementeer een contractbeheercyclus en veranker dit in het beleid. Contractmanagement en leveranciersmanagement is uitgebreid beschreven in het beleid. Maak dit korter en focus op contractbeheer nu hier concrete stappen in worden gezet.

10

•

SROI en SOI: Herformuleer de tekst over SROI en maak deze compacter en neem de rol van de commissie SOI (subsidie of inkoop) op in de inkoopwijzer bij subsidierelaties.

Organisatie en communicatie •

MVOI-loket: Start een centraal loket voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI).

•

Bekendheid vergroten: Uit accountgesprekken blijkt dat het nieuwe beleid en de inkoopwijzer onvoldoende bekend zijn binnen kleinere teams. Ook de rol en vindbaarheid van het cluster Inkoop verdient aandacht.

•

INGE-pagina uitbreiden: Overweeg een aparte groep of pagina op INGE voor inkoop, inclusief formats, het inkoopstartformulier en verwijzingen naar beleid en hulpmiddelen.

•

Meer ondersteuning en training voor betrokken medewerkers.

•

Versterken van monitoring op naleving en inkoopdoelstellingen.

Documentatie en toegankelijkheid •

Aanbestedingsstukken vereenvoudigen: Waar mogelijk kortere aanbestedingsdocumenten hanteren, met standaardinformatie via bijlagen of verwijzingen naar de website.

•

Inkoopwijzer actualiseren. o

Verwijzingen naar contactpersonen en Mercell verwijderen uit de inkoopwijzer.

o

Linkstructuur verbeteren en op de juiste wijze naar het privacyformulier verwijzen in de inkoopwijzer.

o

Format conceptovereenkomst verwijderen en Hoofdstuk 3 van de Inkoopwijzer herzien.

Inclusiviteit en maatschappelijke doelen •

Inclusiviteit herformuleren: Breder en concreter formuleren in het beleid, zodat het beter aansluit bij maatschappelijke opgaven.

Redactionele en technische aanpassingen 11

•

Beschrijf duidelijker de bagatelregeling.

•

Corrigeer de formulering “daaraan grenzende Nederlandse gemeenten”. En verbeter deze in: “Lokaal” is een leverancier met een hoofd- of nevenvestiging in de gemeente Emmen. Regionaal is een leverancier met een hoofd- of nevenvestiging in de provincie Drenthe.“

•

Actualiseer verwijzingen en linkjes in de inkoopwijzer en inkoopbeleid.

•

Maak formats vindbaar en plaats ze op de INGE-pagina en in het Medewerkersportaal.

•

Herschrijf Inkoopbeleid in duidelijke taal zodat deze makkelijker te lezen is.

•

Verwijzing naar inkoopwijzer opnemen in het beleid.

Vooruitblik •

Actualisatie drempelbedragen: Volgend jaar dienen de Europese drempelbedragen opnieuw te worden beoordeeld en waar nodig aangepast in het beleid en de uitvoeringsdocumenten.

•

Project circulair inkopen: team Economie is bezig met een project rondom circulair inkopen. Mogelijk leidt dit tot aanpassingen in het inkoopbeleid en/of de inkoopwijzer.

12

Bijlage 1 Onderzoeksopzet Onderzoeksaanpak 1.1 Dataverzameling Er wordt gebruik gemaakt van de volgende soorten gegevens: - Gegevens uit de SROI-monitor. - Besluiten van het college. - Gegevens uit Tenderned. - Input uit accountgesprekken. 1.2 Analyse De verzamelde data is geanalyseerd om trends, knelpunten en verbeterpunten te identificeren. Overzicht Collegebesluiten met Afwijkingen op Inkoopbeleid (2023 - 2025) Datum

Onderwerp

Type Afwijking

Resultaat

15 oktober 2024

Zwemnetwerk

Gebruik oude redenering onder oud beleid

Akkoord met afwijking van inkoopbeleid

3 december 2024

Valtes app

Niet opvolgen advies Inkoop

Akkoord met afwijking van inkoopadvies

10 december 2024

Slagboom Kop van Zuid

Afwijken van procedure Gids P

Afwijking toegestaan

Januari2023 september 2024

Diverse

Hardheidsclausule (11x)

Afwijkingen toegestaan onder oud beleid

Conclusie: 11 afwijkingen op basis van het oude beleid en 3 afwijkingen van het inkoopadvies op basis van het nieuwe beleid.

13

Overzicht Aanbestedingen 2025 SROI Monitor Aantal Aanbestedingen

SROI Verplichting

Aantal Ondernemers uit Emmen

Aantal Ondernemers uit Drenthe (niet Emmen)

15

Ja (alle 15)

14

1

Data Tenderned De dataset in TenderNed is beperkt. In 2025 zijn tot moment van schrijven 9 aanbestedingen afgerond. Hiervan zijn 3 Europees en 6 onder de Europese drempel. 2 opdrachten zijn lokaal gegund, beide werken, 1 met een waarde onder de Europese drempel en 1 met een waarde boven de Europese drempel. Er zijn geen opdrachten regionaal gegund. Data Mercell In Mercell zijn ook 4 aanbestedingen voor Diensten en Leveringen gedaan. Hiermee zijn 14 ondernemers uit Emmen gecontracteerd en 1 uit Drenthe. Daarnaast zijn in 2025 18 meervoudig onderhandse aanbestedingen gedaan voor opdrachten in de openbare ruimte. 11 keer is er gegund aan een lokale partij, 5 keer aan een regionale partij en 2 keer aan een landelijke partij. Input accountgesprekken Uit vrijwel alle gesprekken bleek dat de teams tevreden waren over de werking van het nieuwe inkoopbeleid, weinig met inkoop te maken hadden, of simpelweg niet op de hoogte waren dat er een nieuw inkoopbeleid is vastgesteld. Daarnaast bleek dat ook de inkoopwijzer in veel gevallen niet bekend is. Degenen die bekend zijn met het document zijn enthousiast en vinden het duidelijk. Sommige anderen gaven aan het document te lang te vinden en het daarom niet te hebben gelezen. Afwijkingen van het inkoopadvies/adviezen in het kader van rood/oranje balkjes Op de Q-schijf staan 45 adviezen.

In het overzicht van adviezen die vallen in de rode en oranje balkjes staan 18 adviezen. De meeste van de adviezen zijn positief. Ontwikkelingen met betrekking tot aanbestedingen Werken Binnen de categorie werken stijgen de prijzen fors. Onderstaande grafiek maakt de financiële waarde van aanbestedingen in 2025 met betrekking tot werken in het openbaar gebied inzichtelijk, met rechts de prognose voor heel 2025. Grofweg de helft daarvan is nu al aanbesteed. Overigens zien we de negatieve effecten van de hoeveelheid ook terug in de 14

markt: prijzen die fors harder stijgen dan de inflatie en steeds meer partijen die afhaken bij aanbestedingen. 1.3 Stakeholdergesprekken Er zijn gesprekken gevoerd met de volgende stakeholders: -

Wethouder Jan Bos Gemeentesecretaris Nynke Plantinga CMT-lid Peter Klaassen Teamleden cluster Inkoop Guido Kluck, inkoper team POR Selectie van contractmanagers (Renate, René en Tim) Selectie van teamleiders (aan teamleiders is input gevraagd tijdens de accountgesprekken) Lokale ondernemers tijdens MKB-dag De gesprekken zijn gevoerd aan de hand van vooraf opgestelde vragen gericht op effectiviteit en verbeterpunten van het beleid. De gesprekken met lokale ondernemers zijn hierop een uitzondering, dit was een netwerkmoment en geen gepland interview.

15