Bijlage 1 - Activabeleid 2023

NOTA ACTIVABELEID

Vastgesteld in de raadsvergadering van …… /.…. / 2023

Nota activabeleid gemeente Emmen

INHOUD 1.

INLEIDING EN OVERZICHT VAN BELANGRIJKSTE WIJZIGINGEN 1.1 1.2 1.3 1.4

2.

6 7 9

SOORTEN ACTIVA CRITERIA VOOR HET ACTIVEREN VAN ACTIVA TE ACTIVEREN ONDERDELEN SPECIFIEKE AANDACHTSPUNTEN BIJ IMMATERIËLE VASTE ACTIVA BIJDRAGEN AAN ACTIVA IN EIGENDOM VAN DERDEN SPECIFIEKE AANDACHTSPUNTEN BIJ MATERIËLE VASTE ACTIVA COMPONENTENBENADERING DUURZAAMHEIDSINVESTERINGEN SOFTWARE SLOOPKOSTEN SPECIFIEKE AANDACHTSPUNTEN BIJ FINANCIËLE VASTE ACTIVA

9 10 10 11 11 12 13 13 14 15 15 16

HISTORISCHE KOSTPRIJS BRUTO WAARDEREN AFWIJKENDE WAARDERINGEN

16 16 16

KAPITAALLASTEN 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

6.

DEFINITIES WETTELIJK KADER

WAARDEREN 4.1 4.2 4.3

5.

6

ACTIVEREN 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11

4.

4 4 5 5

DEFINITIES EN WETTELIJK KADER 2.1 2.2

3.

ALGEMEEN COMMISSIE BBV OPENBAAR ONDERWIJS OVERIGE OPMERKINGEN

4

18

RESTWAARDE AFSCHRIJVINGSMETHODIEKEN LINEAIR AFSCHRIJVEN ANNUÏTAIR AFSCHRIJVEN AFSCHRIJVING OP GROND STELSEL- EN SCHATTINGSWIJZIGING AFSCHRIJVINGSTERMIJNEN RENTE

18 18 19 19 20 21 21 21

ADMINISTRATIEVE VERWERKING

22

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8

KAPITAALLASTEN IN DE BEGROTING KAPITAALLASTEN IN DE REKENING INVESTERINGSKREDIETEN REGISTRATIE VAN BEZITTINGEN VERWERKING VAN BOEKWINST BIJ VERKOOP BUITENGEBRUIKSTELLING BUDGETTAIRE RUIMTE IN RELATIE TOT VERVANGINGSINVESTERINGEN AMORTISATIERESERVE

BIJLAGE 1 AFSCHRIJVINGSTERMIJNEN

22 22 22 23 24 24 25 25 26

-3-

Nota activabeleid gemeente Emmen 1. INLEIDING EN OVERZICHT VAN BELANGRIJKSTE WIJZIGINGEN 1.1 Algemeen Artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bevatten voorschriften voor de waardering en afschrijving van activa. Onze financiële verordening ex artikel 212 is op 25 juni 2018 vastgesteld, en bevat onder meer in artikel 13 de bepaling dat het college op basis van de nieuwe actualiteit een nota activabeleid aanbiedt. De huidige nota activabeleid is vastgesteld op 22 december 2016 en is aan herziening toe. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden. Met het vaststellen van deze nota brengt de raad sturing aan voor een eenduidige omgang met investeringen, activa en afschrijvingen in de praktijk. Een eenduidig activabeleid draagt bij aan het inzicht in de financiële positie van de gemeente. Het BBV is onlangs op een aantal onderdelen vernieuwd. Daarbij is onder meer het onderscheid tussen investeringen en onderhoud nader gedefinieerd. Verder is de behoefte ontstaan een helder kader te hebben voor investeringen die wij voornemens zijn te doen op het gebied van duurzaamheid in de breedste zin des woords. Daarnaast komt de componentenbenadering van een materieel vast actief aan de orde, bepaling van de restwaarde en investeringskredieten.

Voornoemde omstandigheden leiden ertoe, dat wij onze nota activabeleid aan moeten passen. Allereerst geven wij in paragraaf 1.2 de belangrijkste wijzigingen in de wet- en regelgeving van de BBV weer. De definities en het wettelijk kader worden in hoofdstuk 2 weergegeven. De kaders m.b.t. activeren en waarderen komen in respectievelijk hoofdstuk 3 en 4 aan bod. Hoofdstuk 5 bevat de regelgeving m.b.t. de kapitaallasten. Tot slot gaat hoofdstuk 6 tenslotte nader in op de administratieve verwerking. In de bijlage is nog een overzicht opgenomen van de afschrijvingstermijnen. 1.2 Commissie BBV De belangrijkste wijzigingen in de notitie materiële vaste activa van de commissie BBV die van invloed zijn op de nota activabeleid zijn de volgende:

Stellige uitspraken (voorschrift)

In de periode 2016 – 2022 zijn inzake de materiële vaste activa de volgende stellige uitspraken gedaan door de Commissie BBV:

Achterstallig onderhoud

1. In geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, wordt er een voorziening gevormd. Het is niet langer toegestaan om bij onvoldoende financiële middelen een termijn van vier jaar te hanteren voor het vormen van de voorziening. Deze bepaling treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2021. Volgens de BBV is achterstallig onderhoud: onderhoud dat niet op tijd is uitgevoerd, waardoor een onderhoudsrichtlijn is overschreden en niet (meer) wordt voldaan aan het door -4-

Nota activabeleid gemeente Emmen de raad vastgestelde kwaliteitsniveau. Herstel is een verplichting waarvoor een voorziening moet worden gevormd.

Klein en groot onderhoud

2. Het activeren van klein en groot onderhoud is niet toegestaan. 3. Voorzieningen groot onderhoud kunnen alleen met instemming van de raad ingesteld en gevoed worden op basis van een recent beheerplan. Onder recent beheerplan wordt een beheerplan verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. Deze vijf jaar dient te worden gehanteerd als richttermijn waar gemotiveerd van kan worden afgeweken. Een gemotiveerde afwijking houdt in dat deze motivatie is geautoriseerd door de raad en verantwoord is in de paragraaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’ van de begroting en de jaarstukken. Tussentijdse bijstelling van het beheerplan binnen de vijf jaar is verplicht, indien een belangrijke afwijking is opgetreden in de staat van het onderhoud.

Software

4. Kosten van software, evenals betaalde kosten voor licenties, moeten worden geactiveerd; 5. De zogenaamde SAAS (Software as a service, waarbij het product niet fysiek aanwezig is) mag niet worden geactiveerd. NB Inmiddels is het overgrote deel van onze software een SAAS oplossing. Overigens kunnen de kosten vaak nog wel jaarlijks gespreid worden, omdat betalingen ook gefaseerd plaats vinden door betaling van een soort abonnement.

Vastgoed

6. Vastgoed wordt afgewaardeerd als de directe opbrengstwaarde lager is dan de boekwaarde, bijvoorbeeld bij verkoop of wijziging van bestemming;

Aanbevelingen

1. De commissie BBV beveelt aan om de wijze waarop met investeringen en afschrijvingen wordt omgegaan vast te leggen in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen, een nota investeringen of de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet. In aanvulling hierop kan een investeringsplan, voor het huidige en de komende jaren, een bijlage vormen die jaarlijks geactualiseerd wordt. Verder bevat de notitie materiële vaste activa een hoofdstuk gericht op het belang voor raadsleden. In de voorliggende nota activabeleid zijn deze wijzigingen verwerkt. Daarnaast zijn een aantal besluiten die u reeds heeft genomen met betrekking tot (aangepaste) afschrijvingstermijnen verwerkt. 1.3 Openbaar onderwijs Met de verzelfstandiging van het Openbaar Onderwijs Emmen per 1 januari 2022, gaat ook de activa mee over naar het nieuwe schoolbestuur. De in de vorige Nota activabeleid opgenomen specifieke bepalingen m.b.t. de onderwijsgebonden activa zijn daarmee samenhangend komen te vervallen. 1.4 Overige opmerkingen Veel onderwerpen uit de Nota Activabeleid 2016 komen in deze geactualiseerde Nota terug. Waar nieuwe onderwerpen worden verwerkt, worden deze voorzien van een advies, waarmee de betreffende paragraaf wordt afgesloten. In hoofdstuk 7 is een samenvatting opgenomen met alle adviezen.

-5-

Nota activabeleid gemeente Emmen 2. DEFINITIES EN WETTELIJK KADER 2.1 Definities Onderstaand worden een aantal kernbegrippen nader omschreven. Activa De bezittingen van de gemeente zoals gronden, gebouwen, voertuigen en infrastructuur. Activeren Het opnemen van investeringen op de balans. Afschrijving Een boekhoudkundige weergave van de waardevermindering van activa wegens technische slijtage en economische veroudering. Bij afschrijven worden de kapitaallasten ten laste van de exploitatie gebracht. Agio / Disagio Agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Boekwaarde De verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Boekwinst Als het actief wordt verkocht tegen een prijs die hoger is dan de resterende boekwaarde op het moment van verkoop Economisch nut (investeringen) Activa die verhandelbaar zijn (waar markt voor is) of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, leges of prijzen. Economisch nut (met heffingen) Investeringen met een economisch nut zijn alle uitgaven die bijdragen aan de mogelijkheid (financiële) middelen te verwerven (terug te verdienen) en/of die verhandelbaar zijn. Dit betreffen investeringen in verband met riool- en afvalstoffenheffing.

Maatschappelijk nut in de openbare ruimte (investeringen) Activa zonder economisch nut, bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorzieningen. Historische kostprijs Kostprijs van een goed berekend op grond van de werkelijk gemaakte kosten (verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs) Ingebruikname Het moment dat de investering gebruikt wordt voor het beoogde doel. Investering Uitgaven ter verwerving van een goed of ter bereiking van een doel waaraan een nuttigheid kan worden toegekend die langer duurt dan een jaar. Kapitaallasten Kapitaallasten zijn de jaarlijks terugkerende lasten, die bestaan uit het totaal van de afschrijvingslasten en de rentelasten. Nominale waarde De waarde die op de schuldbekentenis staat vermeld. Onderhoud -6-

Nota activabeleid gemeente Emmen Uitvoering van preventieve dan wel correctieve maatregelen om een object in goede staat (op een vooraf bepaald kwaliteitsniveau) te houden of te brengen. Rente Een vergoeding voor het beslag dat de boekwaarde van een investering legt op de financieringsmiddelen van de gemeente. Restwaarde De restwaarde vertegenwoordigt de schatting van de opbrengstwaarde tegen het huidige prijspeil, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief. Verkrijgingsprijs Het bedrag dat is betaald om activa aan te schaffen (de inkoopprijs en de bijkomende kosten). Vervaardigingsprijs De kosten die zijn gemaakt ten behoeve van het intern vervaardigen van een actief en bestaat ten behoeve van de eerste waardering uit (limitatief): a. uitgaven voor verbruikte materialen en diensten bij het vervaardigen van het actief; b. de loon-, salaris- en andere personeelskosten die direct zijn toe te rekenen aan het vervaardigen van het actief; c. implementatiekosten; en d. de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. Vervangingswaarde De prijs die men nu zou moeten betalen bij vervanging van dat goed door een nieuw goed. Voorziening Voorzieningen worden gevormd wegens verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten.

Ook dienen voorzieningen ter dekking van op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten. Tot de voorzieningen worden ook van derden verkregen middelen gerekend, die specifiek besteed moeten worden. 2.2 Wettelijk kader In de Financiële verordening ex artikel 212 GW heeft de gemeenteraad de volgende kaders geschetst voor de waardering en afschrijving van activa; Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa 1. Het college biedt op basis van de nieuwe actualiteit een nota activabeleid aan. De raad stelt de nota vast binnen drie maanden nadat de nota is aangeboden. 2. De nota behandelt in ieder geval: a. Soorten van activa; b. Activeringsgrenzen; c. Waarderingsmethodieken; d. Afschrijvingssystematiek en afschrijvingstermijnen; e. Wijze van omgaan met toerekening rente. Artikel 18. Registratie bezittingen, activa en vermogen 1. Het college draagt zorgt voor een juiste en volledige registratie van bezittingen. 2.

Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch jaarlijks worden gecontroleerd (te weten: met name de registergoederen, de bedrijfsmiddelen, de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de (crediteuren-)schulden. 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. -7-

Nota activabeleid gemeente Emmen

Het wettelijk kader van het BBV toegepast op de vaste activa van de gemeente Emmen

-8-

Nota activabeleid gemeente Emmen 3. ACTIVEREN 3.1 Soorten activa Activa zijn volgens artikel 31 en 32 BBV onder te verdelen in: - vaste activa (duurzaam/gebruik); - vlottende activa (niet-duurzaam/verbruik en daarom buiten de scope van deze nota) In artikel 33 BBV worden de vaste activa nader onderverdeeld in: - immateriële activa; - materiële activa; - financiële activa. Onder de immateriële activa (artikel 34 BBV) worden verstaan: - de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; - de kosten van onderzoek en ontwikkeling; - bijdragen aan activa in eigendom van derden. De materiële activa betreffen de gebruiksgoederen. In het BBV zijn deze activa uitputtend beschreven in artikel 35. De materiële activa betreffen: - investeringen met een economisch nut; - investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; - investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut; Van de materiële activa moet worden aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven.

De financiële activa (artikel 36 BBV) betreffen: - kapitaalverstrekkingen aan: ▪ deelnemingen; ▪ gemeenschappelijke regelingen; ▪ overige verbonden partijen; - leningen aan: ▪ openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden; ▪ woningbouwcorporaties; ▪ deelnemingen; ▪ overige verbonden partijen; - overige langlopende leningen; - uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; - uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; - overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Concreter omschreven worden deze activa in artikel 52 lid 2 van BBV, waar de volgende categorieën worden voorgeschreven; - gronden en terreinen; - woonruimten; - bedrijfsgebouwen; - grond-, weg- en waterbouwkundige werken; - vervoermiddelen; - machines, apparaten en installaties; - overige materiële vaste activa.

-9-

Nota activabeleid gemeente Emmen 3.2 Criteria voor het activeren van activa De commissie BBV doet, in haar notitie rondom verkrijging en vervaardiging van kapitaalgoederen vanuit efficiency-oogpunt de aanbeveling om een minimale omvang voor het activeren van vaste activa te hanteren. Hierdoor wordt de staat van activa niet belast met onnodig vele kleine investerings- en afschrijvingsbedragen. Tevens worden extra administratieve handelingen voorkomen. Investeringen welke niet worden geactiveerd, worden in één keer als last genomen in de exploitatie. De categorie gronden en terreinen vormt een uitzondering. Volgens het BBV worden deze altijd geactiveerd. Voorgesteld wordt om de in 3.3 genoemde (minimum-)uitgangspunten te hanteren om te bepalen of een investering wordt geactiveerd. 3.3 Te activeren onderdelen In het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is bepaald dat alle vaste activa geactiveerd moeten worden voor het bedrag van de investering (artikel 62 lid 1). Daarnaast is expliciet bepaald welke investeringen wel en niet geactiveerd moeten worden (artikel 59).

De volgende onderdelen worden geactiveerd; ▪ gronden en terreinen, ongeacht hun waarde; ▪ uren van eigen personeel die in verband met een investering worden gemaakt; ▪ kosten voor specifieke opleidingen die vereist zijn om het actief in gebruik te nemen; ▪ implementatiekosten die onlosmakelijk met de investering zijn verbonden; ▪ kosten software, waaronder begrepen licenties op software voor onbepaalde duur die in één keer in rekening wordt gebracht; ▪ kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen; ▪ leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen; ▪ verstrekte (overige) langlopende geldleningen; ▪ (overige) uitzettingen met een rente typische looptijd van één jaar of langer; ▪ investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut; ▪ kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief, mits wordt voldaan aan de voorwaarden in het BBV (zie ook paragraaf 3.4); ▪ bijdragen aan activa in eigendom van derden mits wordt voldaan aan de voorwaarden in het BBV (zie ook paragraaf 3.5); De volgende onderdelen worden niet geactiveerd; ▪ investeringen met een economisch of maatschappelijk nut kleiner dan € 20.000; ▪ kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde; ▪ SAAS oplossingen (Software as a service); ▪ tekorten; ▪ uitgaven zonder toekomstig gebruiksnut; ▪ BTW op

investeringsuitgaven voor zover deze BTW compensabel of verrekenbaar is; ▪ activa met een levensduur < 2 jaar, tenzij wettelijk anders wordt voorgeschreven; ▪ onderhoud (klein en groot) van een bestaand activum(zie ook 3.6); ▪ bouwrente wordt niet geactiveerd. De rentelasten van grote meerjarige investeringen wordt toegerekend naar de taakvelden. Deze rentelasten worden berekend over de boekwaarde per de 1e van de maand. ▪ de kosten voor het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. ▪ sloopkosten

-10-

Nota activabeleid gemeente Emmen

Kunstvoorwerpen worden niet geactiveerd 3.4 Specifieke aandachtspunten bij immateriële vaste activa

Kosten onderzoek en ontwikkeling

De kosten van onderzoek en ontwikkeling dienen geactiveerd te worden, mits er voldaan is aan de volgende voorwaarden: 1. het voornemen om het actief te gebruiken of te verkopen moet bestaan; 2. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien moet vaststaan; 3. het actief moet in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren; 4. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen moeten betrouwbaar vastgesteld kunnen worden. 3.5 Bijdragen aan activa in eigendom van derden Bijdragen aan activa in eigendom van derden mogen slechts geactiveerd worden (artikel 61 BBV) wanneer; ▪ er sprake is van een investering door een derde; ▪ de investering bijdraagt aan de publieke taak; ▪ de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; ▪ de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

-11-

Nota activabeleid gemeente Emmen 3.6 Specifieke aandachtspunten bij Materiële vaste activa

Jaarschijven GRP

Om een goede kostentoerekening te krijgen dienen de jaarschijven van het GRP ontleed te worden in verschillende deelinvesteringen (percelen c.q. trajecten) met elk hun eigen moment van ingebruikname, zodat de afschrijving voor de verschillende deelinvesteringen op de juiste ingangsdatum start.

Onderscheid tussen onderhoud en investeringen Wel of niet levensduur verlengend De praktijk leert dat het moeilijk is om een duidelijk onderscheid te maken tussen investeringen en onderhoud. Omdat onderhoud in tegenstelling tot investeringen niet geactiveerd mag worden, is in deze nota evenals in de Nota uit 2016, hier extra aandacht aan besteed. Een eerste onderscheid dat van belang is betreft het verschil tussen onderhoud en levensduur verlengende investeringen. Onderhoud is niet levensduur verlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden en wordt daarom niet geactiveerd. Levensduur verlengende investeringen worden, evenals onderhoud, ook gepleegd ten behoeve van een bestaand actief, maar met dat verschil dat ze leiden tot een substantiële levensduurverlenging en/of kwaliteitsverbetering (bijvoorbeeld het vervangen van een geasfalteerd fietspad door een betonnen fietspad) van het actief als geheel. Bij een bestaand actief is sprake van een investering indien de uitgaven: - leiden tot een significante kwaliteitsverbetering; - en/of leiden tot een levensduurverlenging; - en/of aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften). De commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan dat levensduur verlengend onderhoud niet bestaat.

Levensduur verlengende investeringen daarentegen wel; er dient duidelijk sprake te zijn van een aanvulling op het bestaande actief. Vervanging van bijvoorbeeld kozijnen en daken kan volgens de commissie BBV slechts geactiveerd worden indien deze componenten niet al in de boekwaarde van het overkoepelende actief zijn opgenomen. Door vervanging van de componenten vindt er namelijk geen wijziging in de levensduur van het actief als geheel plaats. Klein en groot onderhoud Klein onderhoud komt jaarlijks terug (eenmalig nut) en wordt daarom uit de jaarlijkse budgetten bekostigd. Groot onderhoud betreft zaken die eens in de zoveel jaar moeten gebeuren. Klein en groot onderhoud zijn niet van invloed op de bepaalde gebruiksduur (afschrijvingstermijn). Naar de geest van het BBV mogen deze lasten daarom niet geactiveerd worden. Voor de dekking van deze lasten bestaat de keuze uit het vormen van een voorziening of dekking via de exploitatie. Nieuwe uitgaven met een meerjarig nut en het compleet vervangen van investeringen (vervangingen en reconstructies) vormen wel investeringen wanneer ze meer bedragen dan € 20.000. Hetzelfde geldt voor groenreconstructies, vernieuwingen in het openbaar gebied.

Achterstallig onderhoud In geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/of onveilige situaties, wordt er op basis van artikel 44 lid 1a BBV een voorziening gevormd. Het is niet langer toegestaan om bij onvoldoende financiële middelen een termijn van vier jaar te hanteren voor het vormen van de voorziening. Deze bepaling is in werking getreden met ingang van het begrotingsjaar 2021. De voorziening moet in één keer gevormd worden wanneer blijkt dat er onvoldoende financiële middelen zijn. Voorzieningen die vooraf worden gevormd om lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over meerdere begrotingsjaren, kunnen alleen met instemming van de raad ingesteld en gevuld worden op basis van een recent beheerplan. Onder recent beheerplan wordt een beheerplan verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. Deze vijf jaar dient te worden gehanteerd als richttermijn waar gemotiveerd van kan worden -12-

Nota activabeleid gemeente Emmen afgeweken. Een gemotiveerde afwijking houdt in dat deze motivatie is geautoriseerd door de raad en verantwoord is in de paragraaf ‘onderhoud kapitaalgoederen’ van de begroting en de jaarstukken. Tussentijdse bijstelling van het beheerplan binnen de vijf jaar is verplicht, indien een belangrijke afwijking is opgetreden in de staat van het onderhoud.

Het activeren van onderhoud is niet toegestaan 3.7 Componentenbenadering De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kan de economische gebruiksduur namelijk verschillen. Bij toepassen van deze benadering, worden afzonderlijke vervangingen opnieuw geactiveerd. De toepassing van de componentenbenadering kan worden geïllustreerd aan de hand van het verkrijgen van een kantoorpand of bedrijfsgebouw: Grond: niet afschrijven; Gebouw: afschrijving in 40 jaar; Isolatiemateriaal (dak, vloer etc.) afschrijving in 25 jaar HR++-glas afschrijving in 20 jaar Technische installaties (zoals verwarming, brandmelding, beveiliging): afschrijving in 10 jaar; Kantoorinventaris: afschrijving in 10 jaar. Wij hanteren de componentenbenadering wel, maar in de vorige Nota Activabeleid 2016 waren terzake geen afzonderlijke bepalingen opgenomen. Wij stellen voor de componentenregeling toe te (blijven) passen bij investeringen in gebouwen (investeringen met een economisch nut). De kosten voor de te onderscheiden samenstellende delen worden, op basis van bovenstaande opdeling, afzonderlijk geactiveerd en afgeschreven.

De commissie BBV doet overigens de aanbeveling om de componentenregeling alleen toe te passen voor investeringen met een economisch nut. Hierbij moet met name gedacht worden aan gebouwen en rioleringen. 3.8 Duurzaamheidsinvesteringen Gemeenten investeren in toenemende mate in duurzaamheidsmaatregelen. Investeringen in energiebesparende maatregelen kunnen (niet limitatief) vastgoed gerelateerde zaken zijn als zonnepanelen, dakisolatie (zoals het vervangen van dakbedekking door een duurzamer dakbedekkingspakket), vloerisolatie, spouwmuurisolatie én het aanbrengen van HR++ glas. Maar ook laadpalen en ledverlichting voldoen aan de criteria. Uitgaven die leiden tot een significante kwaliteitsverbetering en/of een levensduur verlenging van een actief, en uitgaven om te voldoen aan wet- en regelgeving, moeten op grond van het BBV worden geactiveerd. Hieronder vallen ook de kosten die worden gemaakt om te komen tot een besparing op onderhoudskosten of besparing op andere lasten (bijvoorbeeld isolatiemateriaal, dubbele beglazing, zonnepanelen) en investeringen als gevolg van -13-

Nota activabeleid gemeente Emmen veranderende wet- en regelgeving (milieu en/of brandveiligheid). We zullen de afweging maken om duurzaamheidsmaatregelen af te schrijven als 1 actief in plaats van per gebouw afhankelijk van het doel. Voor de vraag of al dan niet geactiveerd moet worden zijn de volgende afwegingen van belang: 1. Er is bij investering in energiebesparende maatregelen sprake van meerjarig nut. In die zin wordt voldaan aan het criterium om te activeren; 2. Als het omvangscriterium per eenheid wordt beschouwd komen investeringen als bijvoorbeeld zonnepanelen niet in aanmerking voor activeren. Met een stuksprijs van € 250 blijven de kosten ver onder de minimumgrens voor activeren vanaf € 20.000. Dit kan opgelost worden door de investering in zonnepanelen als één geheel te beschouwen. Voor aanschaffingen die ook verzameld kunnen worden gedaan is activering verplicht bij een hogere aanschafwaarde dan € 20.000 per sector per jaar. Blijft de ‘verzamelde’ investering onder € 20.000 dan worden de kosten niet geactiveerd; 3. Tegenwoordig is het alleen mogelijk om voor eigen gebruik energie te onttrekken van eigen zonnepanelen. Het is niet zeker of de overtollige energie kan worden terug geleverd aan de netbeheerder.

Als ten gevolge hiervan het ‘rendement’ van de investering onder druk komt te staan, zal een afwaardering van de investering moeten worden gedaan als sprake is van duurzame waardevermindering.

Duurzaamheidsinvesteringen worden geactiveerd 3.9 Software

Fysiek aanwezige software

Software neemt in de jaarrekening van gemeenten een bijzondere plaats in. Omdat het BBV een limitatieve lijst kent van immateriële vaste activa, en software niet op deze lijst is opgenomen, is het niet mogelijk software als een immaterieel vast actief te activeren. De commissie BBV ziet om die reden software als een materieel vast actief conform artikel 35 lid 1a BBV (investeringen met een economisch nut). Hierbij merken wij op, dat fysiek aanwezige en dus te activeren software steeds minder voorkomt, en dat veelal sprake is van zogenaamde SAAS-oplossingen (zie hierna). Software (boven de activeringsgrens) moet dan ook geactiveerd worden. Hetzelfde geldt voor gebruikersrechten, zoals licenties die in één keer en voor onbepaalde tijd in rekening worden gebracht. Worden gebruikersrechten echter voor bepaalde tijd (meerdere jaren) betaald, vindt activering niet plaats als materieel vast actief maar worden de betaalde gebruikersrechten onder de vooruitbetaalde bedragen opgenomen. Ook de implementatiekosten van nieuwe hard- en/of software moeten geactiveerd worden. Ze vallen onder de bijkomende kosten die op grond van artikel 63 lid 2 BBV als onderdeel van de verkrijgingsprijs worden gezien. De implementatie is namelijk noodzakelijk om het actief in gebruik te kunnen nemen. De implementatiekosten kunnen zowel de kosten van externe inhuur als kosten van eigen medewerkers betreffen.

Met betrekking tot de opleidingskosten die de gemeente maakt om haar eigen medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe software geldt dat dit als last moet worden verwerkt. In tegenstelling tot implementatiekosten zijn deze opleidingskosten namelijk niet nodig om het actief zélf gebruiksklaar te krijgen. -14-

Nota activabeleid gemeente Emmen De kosten van (leveranciers)ondersteuning, het gaat dan bijvoorbeeld om de kosten van helpdesksupport, consultancyuren en nieuwe releases, worden normaal gesproken als exploitatielast verwerkt. Echter als (een deel van) deze kosten tegen een vast bedrag voor een aantal jaren vooraf in rekening worden gebracht, worden ze als transitorische post ‘vooruitbetaalde kosten’ geactiveerd.

SAAS

De zogenaamde SAAS (Software as a service, waarbij het product niet fysiek aanwezig is) mag niet worden geactiveerd. Inmiddels is het overgrote deel van onze software een SAAS oplossing. Overigens kunnen de kosten vaak nog wel jaarlijks gespreid worden omdat betalingen ook gefaseerd plaats vinden door betaling van een soort abonnement. 3.10

Sloopkosten

De kosten van de sloop van een gebouw kun je als eenmalige kosten in de exploitatie opnemen, maar mag je eventueel ook activeren als onderdeel van het gebouw, indien op dezelfde locatie een nieuw gemeentelijk gebouw wordt gerealiseerd 1. Deze keuze (tussen in één keer ten laste brengen van de exploitatie, of activeren en afschrijven) moet je als gemeente wel in alle voorkomende gevallen hetzelfde toepassen. Onze keus is om de sloopkosten in één keer ten laste te brengen van de exploitatie. 3.11

Specifieke aandachtspunten bij financiële vaste activa

In de staat van activa komen enkele leningen aan derden voor. De aflossing hiervan wordt jaarlijks in mindering gebracht op de restantschuld. Bij aandelen die bij de gemeente in bezit zijn (o.a. BNG) mag worden verwacht dat in de loop van de tijd geen waardevermindering optreedt. Hierdoor vindt geen afschrijving op aandelen plaats, tenzij de marktwaarde lager is dan de verkrijgingsprijs. In dat geval wordt de marktwaarde gehanteerd (minimumwaarderingsregel).

1 Hier wijkt de commissie BBV af van een eerder ingenomen standpunt waarbij de sloopkosten toegerekend mochten worden aan

de grond. Dat mag nu dus niet meer. De notitie materiele vaste activa gaat de commissie BBV op dit punt aanpassen.

-15-

Nota activabeleid gemeente Emmen

4. WAARDEREN 4.1 Historische kostprijs Alle activa die op de balans worden opgenomen vertegenwoordigen een zekere waarde. Het BBV geeft hiervoor een aantal regels. De hoofdregel is opgenomen in art. 63 van het BBV en schrijft voor dat vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs (historische kostprijs). Gekochte vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgingprijs: het bedrag dat is betaald om activa aan te schaffen (de inkoopprijs en de bijkomende kosten). Zelfgeproduceerde vaste activa worden gewaardeerd tegen de vervaardigingprijs onder aftrek van de gepleegde afschrijvingen. De vervaardigingprijs bestaat uit de aanschaffingskosten van de gebruikte gronden hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Bovendien kan ook hierin een redelijk deel van de indirecte kosten worden opgenomen. De overwegingen om af te schrijven op de historische kostprijs (in plaats van actuele waarde) zijn: ▪ deze methode is niet gevoelig voor inflatie en voorkomt daardoor een zwaardere belasting van het budget; ▪ veel overheidsinvesteringen hebben een zeer lange levensduur waarvan de vervangingswaarde moeilijk te bepalen is; ▪ wanneer een gemeente kiest voor de historische kostprijs, hoeft zij slechts de huidige lasten daarvan te dragen en niet de lasten om de investering in de toekomst te vervangen.

4.2 Bruto waarderen Met ingang van 2017 is op grond van de BBV de netto methode1 niet meer toegestaan, maar moet de bruto methode worden toegepast. Dat houdt in dat het in eerste instantie verplicht is om een investering volledig te activeren. Vervolgens is het echter ook verplicht om bijdragen van derden, die in directe relatie staan met het actief, in mindering te brengen op de activering (BBV art. 62 lid 2). Door de keuze voor een geleidelijke invoering van de nieuwe systematiek blijven verschillen in afschrijving met investeringen die voor 2017 zijn gedaan mogelijk. Om inzicht te geven in het deel van de activa dat wel vergelijkbaar is qua systematiek wordt, in het verloopoverzicht in de toelichting op de balans, toegelicht welk bedrag volgens de nieuwe/blijvende systematiek is verantwoord en welk deel volgens een andere systematiek. Ook in onze balans geven wij inzicht in de oude en de nieuwe systematiek. Sinds de invoering van het BTW compensatiefonds per 1 januari 2003 moet rekening worden gehouden met compensabele BTW. De compensabele BTW mag niet als een kostenpost worden aangemerkt. DSe bedragen van de activa dienen daarom opgenomen te worden exclusief de compensabele BTW. Hetzelfde is van toepassing voor verrekenbare BTW (ingeval van ondernemersactiviteiten). 4.3 Afwijkende waarderingen

Nominale waarde

De financiële activa worden tegen nominale waarde gewaardeerd.

Uitgifteprijs

Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van de eerste uitgifte als verkrijgingsprijs.

1 De netto methode hield in dat subsidies of reserveonttrekkinge in mindering mochten worden gebracht op de bruto

investering. In de oude situatie was dit toegestaan bij investeringen met maatschappelijk nut.

-16-

Nota activabeleid gemeente Emmen

Vervangingswaarde

In het BBV is bepaald dat herwaardering van activa onder meer dient plaats te vinden indien de bestemming van het actief verandert. In dat geval dient de vervangingswaarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans te worden opgenomen.

Duurzame waardevermindering

Herwaardering dient onder meer plaats te vinden ingeval de waarde van het actief duurzaam vermindert of het actief uit bedrijf wordt genomen. Voor vastgoed met een economische functie is, ingeval van een duurzame waardevermindering, afwaardering verplicht en wordt de toets met behulp van de directe opbrengstwaarde voorgeschreven. Ingeval er een boekwinst/verlies ontstaat bij verkoop van het actief wordt dit resultaat verwerkt als incidentele bate dan wel last in de jaarrekening en mag niet worden verrekend met de boekwaarde van een actief dat ter vervanging wordt aangeschaft. Voor vastgoed met een maatschappelijke functie wordt alleen een duurzame waardevermindering toegepast als geen intentie (meer) bestaat tot duurzame exploitatie.

Economisch vastgoed lagere marktwaarde, maatschappelijk vastgoed nee, tenzij

-17-

Nota activabeleid gemeente Emmen 5. KAPITAALLASTEN Een kenmerk van vaste activa is dat ze hun nut over meerdere jaren hebben. De levensduur van vaste activa is echter niet oneindig. Door technische slijtage of economische veroudering neemt de gebruikswaarde en daarmee de waarde in het economisch verkeer af. Het zichtbaar maken van deze waardevermindering van activa wordt afschrijven genoemd. Kapitaallasten bestaan uit lasten van afschrijving en rente die (functioneel) ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht. 5.1 Restwaarde De berekening van kapitaallasten is afhankelijk van de restwaarde van een investering. Wanneer de verwachte gebruikstermijn korter is dan de verwachte economische levensduur van het activum, zal er altijd sprake zijn van een restwaarde. Aan het einde van de economische levensduur zal er slechts sprake zijn van sloopwaarde. Er mag bij de bepaling van de restwaarde geen rekening worden gehouden met mogelijke waardeveranderingen vanwege inflatie/deflatie of veranderende marktomstandigheden. Het gebruik van restwaarden brengt een bepaalde mate van onzekerheid met zich mee bestaande uit marktfactoren (wat doet de markt?) en het tijdsaspect (het kapitaalgoed wordt in de (verre) toekomst ontvreemd). We hanteren geredeneerd vanuit geen restwaarde voor vastgoed met een maatschappelijke functie, met de intentie deze duurzaam te exploiteren.

Hierbij valt te denken aan het gemeentehuis, de brandweerkazerne, scholen, gymzalen, woonwagenwoningen en sporthallen. In aanvulling daarop wordt voor parkeergarages, gymlokalen, garageboxen, kerktorens, schouwburgen en kunstgrasvelden de restwaarde bepaald op nihil. Op grond wordt niet afgeschreven omdat deze waardevast is (zie ook paragraaf 5.5). In principe hanteren we daarmee een restwaarde van 100% voor gronden. Voor vervoermiddelen hanteren wij een restwaarde die bepaald is op 25% van de aanschafwaarde. 5.2 Afschrijvingsmethodieken In het BBV worden, net als voor de waardering van activa, kaders gesteld waaraan de afschrijvingen moeten voldoen. Artikel 64 van het BBV geeft de kaders, maar er wordt geen sluitend systeem voorgeschreven. De gemeente mag zijn eigen invulling geven aan de wijze waarop de afschrijvingen worden vastgesteld. Wel dient de vaste activa jaarlijks te worden afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Dit toerekeningsbeginsel houdt in dat niet de gehele investeringslast in één jaar tot uitdrukking wordt gebracht, maar dat gedurende de hele periode dat de activa haar nut afgeven, de lasten tot uitdrukking komen in de exploitatie. De afschrijvingen worden gestart vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed in gebruik wordt genomen / verworven wordt.

Er zijn verschillende methoden om op basis van de afschrijvingsduur te komen tot de afschrijving per periode waaraan de lasten worden toegerekend. De methoden die wij hanteren zijn, waarbij het uitgangspunt lineair afschrijven is: ▪ ▪

afschrijving op basis van een vast bedrag per periode (lineair); progressief afschrijven per periode (annuïtair).

Zowel in de begroting als rekening dient de afschrijvingslast berekend te worden naar rato van het aantal maanden. Hierbij zal de afschrijving berekend worden vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed in gebruik wordt genomen / verworven wordt en de rente vanaf de maand dat er geïnvesteerd is.

-18-

Nota activabeleid gemeente Emmen 5.3 Lineair afschrijven Bij de lineaire methode bestaat de afschrijving uit een jaarlijks gelijkblijvend bedrag. Doordat de boekwaarde jaarlijks daalt met de afschrijving zal ook de jaarlijkse rentelast dalen en daarmee daalt het totale bedrag van de kapitaallasten voor het actief. In beginsel hanteren wij de lineaire afschrijvingsmethodiek omdat de onderhoudskosten van het actief in de loop der jaren stijgen. De theorie is dat tegenover dalende kapitaallasten een stijging van de onderhoudskosten staat, waardoor de exploitatielasten van een gelijk niveau blijven. De onderstaande grafiek laat zien dat de kapitaallasten op jaarbasis afnemen ingeval van een investering van € 100.000 met een looptijd van 10 jaar.

Bedrag

Lineair afschrijven in 10 jaar 16.000 14.000 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 -

Afschrijving Rente Kapitaallasten

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Jaar

5.4 Annuïtair afschrijven Naast de lineaire methode wordt ook het gebruik van de annuïtaire methode in bepaalde gevallen toegestaan. De annuïtaire methode wordt echter wel beschouwd als een afwijking van de standaard en dient ten allen tijde expliciet en gemotiveerd te worden aangevraagd. Bij afschrijven op basis van annuïteiten blijft de jaarlijkse som van afschrijving en toegerekende rente gedurende de gebruiksduur gelijk. Dit komt omdat de rente wordt berekend over de actuele boekwaarde, waardoor de rentekosten per jaar afnemen en de afschrijvingslast per jaar zal toenemen. Bij deze methode wordt in de eerste jaren relatief weinig afgeschreven en in de laatste jaren relatief veel. Deze progressieve afschrijvingsmethode van afschrijven kan voordelen bieden in situaties waarin het egaliseren van kosten van belang is, zoals bij de berekening van tarieven. Het nadeel van de annuïtaire methode is dat de eerste jaren zeer weinig wordt afgeschreven aangezien het afschrijvingsbestanddeel in de eerste annuïteiten gering is en het rentebestanddeel hoog. Indien in dergelijke gevallen de afschrijvingstermijn niet gerealiseerd wordt, dan resteert er een relatief hoge boekwaarde. Het bepalen van juiste afschrijvingstermijnen is daarom erg belangrijk.

Onderstaande tabel geeft het afschrijvingsverloop aan van een investering van € 100.000 met een looptijd van 10 jaar ingeval van annuïteiten.

-19-

Nota activabeleid gemeente Emmen Annuïtair afschrijven in 10 jaar 14.000 12.000

Bedrag

10.000

Afschrijving

8.000

Rente

6.000

Kapitaallasten

4.000 2.000 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Jaar

Binnen de gemeente hebben we tal van objecten die, door verhuur, opbrengsten genereren. De huurprijs voor deze objecten hangt samen met de voor het object te maken kosten. Omdat bij de gebruikelijke lineaire afschrijving de lasten in de eerste jaren zeer omvangrijk zijn, worden de tarieven voor verhuur onevenredig hoog. Bovendien is het niet wenselijk om de huurders te confronteren met sterke schommelingen in het tarief. Het annuïtaire stelsel gaat uit van gelijkblijvende kapitaallasten over de jaren en is daardoor uitermate geschikt voor objecten waar huur uit wordt ontvangen. Wij passen om deze reden de annuïtaire afschrijvingsmethodiek toe op; ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Parkeergarages Huurwoonwagens Erfpachtgronden Automatiseringsapparatuur Atlas Theater

NB: Woonwagenwoningen worden wel conform beleid lineair afgeschreven. 5.5 Afschrijving op grond In beginsel wordt er, overeenkomstig het BBV, niet afgeschreven op gronden en terreinen. Het BBV stelt namelijk dat de afschrijving op nihil kan worden gesteld wanneer er geen sprake is van duurzame waardevermindering van een actief. Alleen als er sprake is van een aanwijsbare waardevermindering (bijv. bij vervuiling) of als regelmatig investeringen moeten worden gedaan om de oorspronkelijk gewenste eigenschappen te behouden kan afschrijving op gronden gerechtvaardigd zijn. Daarnaast kan dit wanneer er een wijziging is in de functie van de investering. Van oudsher schrijven we af op enkele erfpachtgronden die zijn verkocht op afbetaling. Deze gronden worden afgeschreven in overeenstemming met de looptijd van de overeenkomst, omdat na afloop van de overeenkomst het eigendom van de gemeente is komen te vervallen. Ook op de ondergrond van woonwagenstandplaatsen wordt afgeschreven, omdat de grond door de voormalige bestemming van de terreinen vervuild is geraakt. Vervuilde grond wordt afhankelijk van de urgentie en de te maken saneringskosten afgeschreven.

-20-

Nota activabeleid gemeente Emmen

Op gronden vindt geen afschrijving plaats 5.6 Stelsel- en schattingswijziging Een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur en/of gebruiksintensiteit is een schattingswijziging. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven. Dit geldt ook voor een wijziging van de ‘vrij te kiezen’ waarderingsgrondslagen (stelselwijziging), bijvoorbeeld van lineair naar annuïtair. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven. Uit hoofde van rechtmatigheid kunnen besluiten tot een stelsel- of schattingswijziging met betrekking tot materiële vaste activa uiterlijk tot het eind (31 december) van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen door de raad. 5.7 Afschrijvingstermijnen De afschrijvingstermijnen zijn opgenomen in een separate bijlage (bijlage 1) bij deze nota. 5.8

Rente

Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen geeft de wetgever een tweetal mogelijkheden, te weten: ▪ Een vooraf bepaald vast percentage ▪ Een omslagpercentage Wij gebruiken voor alle investeringen het omslagpercentage, welke jaarlijks in de begrotingsrichtlijnen wordt bepaald. Rente wordt toegeschreven vanaf de maand dat er (naar verwachting) geïnvesteerd wordt.

-21-

Nota activabeleid gemeente Emmen 6. ADMINISTRATIEVE VERWERKING 6.1 Kapitaallasten in de begroting Op begrotingsbasis wordt een raming gemaakt van de verwachte kapitaallasten (rente en afschrijving) in het begrotingsjaar. Deze raming bestaat uit een deel waarover zekerheid bestaat (activa die al in bezit zijn) en een deel waarvan dit nog niet bekend is (lopende en nieuwe investeringen). Over dit ‘onzekere’ deel wordt de rente geraamd vanaf de maand dat er begonnen wordt met investeren. De afschrijving wordt geraamd vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed in gebruik wordt genomen / verworven wordt. Een realistische, meerjarige investeringsplanning is voor deze werkwijze een vereiste. Daarnaast dient tussentijds te worden bijgestuurd. Hierdoor kan een realistische financieringsbehoefte worden behaald en de ondertputting kapitaallasten worden geminimaliseerd. De stelpost onderuitputting kapitaallasten kan daarmee worden afgebouwd. 6.2 Kapitaallasten in de rekening Het moment van aanvang van afschrijving is van belang voor de hoogte van de kapitaallasten. Er wordt gestart met afschrijven op een actief vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed in gebruik wordt genomen / verworven wordt. 6.3 Investeringskredieten Bij de investeringsbevoegdheden kunnen de volgende stappen worden onderscheiden: 1.

Vaststellen van investeringskredieten Kredieten worden voor het komende jaar vastgesteld door de gemeenteraad (inclusief een onderbouwing). Dit gebeurt door hiervoor een bedrag in een overzicht in de programmabegroting op te nemen.

De gemeenteraad stelt investeringskredieten vast 2. Vrijgeven van investeringskredieten In de programmabegroting worden alle investeringskredieten in één totaaloverzicht zichtbaar gemaakt. Dit geldt voor de gehele periode van de meerjarenbegroting (4 jaar). Uit het overzicht (ad.1) en het totaaloverzicht voor de komende 4 jaar (ad.2) blijkt expliciet welke investeringskredieten nog nadere besluitvorming vereisen. In geval van niet bij de begroting reeds vastgestelde investeringskredieten wordt de raad, door middel van een periodiek besluit begrotingswijzigingen dan wel via een separaat raadsbesluit, toestemming gevraagd de budgetten en kredieten uit de voornoemde overzichten aan te passen (een en ander met inachtneming van de door de raad vastgestelde kaders). 3. Uitvoeren van investeringskredieten Het college van B&W is belast met de uitvoering van de programmabegroting. Over de resultaten van de uitvoering legt het college verantwoording af aan de raad, in de regel in de jaarstukken. In het kader van rechtmatigheid zorgt het College ervoor dat de -22-

Nota activabeleid gemeente Emmen investeringskredieten zoals geautoriseerd in de programmabegroting niet worden overschreden met inachtneming van de door de raad vastgestelde kaders. 4. Aanwenden van investeringskredieten Op ambtelijk niveau is de bevoegdheid tot het aanwenden van investeringskredieten neergelegd bij de budgethouders. Onder- dan wel overschrijdingen van de investeringskredieten worden gerapporteerd aan het college, die hiervan (via de Berap) melding doet aan de raad. 5. Doorschuiven van investeringskredieten De budgethouder geeft in het jaarverslag onderbouwd aan om niet bestede investeringskredieten wel of niet door te schuiven naar het volgende jaar. Kredieten mogen maximaal 2 jaren doorgeschoven worden (startjaar + 2 jaar voor restant). 6. Afsluiten van investeringskredieten Kredieten worden afgesloten uiterlijk op de einddatum die is afgesproken bij autorisatie van het krediet. Kredieten kunnen op elk moment worden afgesloten, waarbij de verantwoordelijk budgethouder verantwoording aflegt over de inhoudelijke en financiële afronding van het krediet. Hierbij moet een overschrijding altijd gemeld worden, een onderschrijding moet gemeld worden wanneer dit meer dan 10% van het budget is met een ondergrens van € 10.000.

Indien het krediet niet binnen de inhoudelijke en/of financiële afspraken kan worden afgesloten, moet de budgethouder toelichten wat daarvan de oorzaak is en hoe het knelpunt wordt opgelost. Indien het knelpunt en/of de oplossing buiten de bevoegdheid van het college valt, moet een voorstel voor kredietafsluiting aan de raad worden voorgelegd. 7. Rapporteringsgrens De rapporteringsgrens is € 50.000. Samengevat kan het volgende overzicht worden gegeven: Bevoegdheid 1. Vaststellen van investeringskredieten volgende jaar. 2. Vrijgeven van investeringskredieten: alle investeringen die worden vastgesteld in de begroting worden automatisch vrijgegeven. Dit “automatisme” betekent wel dat het investeringsplan steeds duidelijk/expliciet aan de raad moet worden voorgelegd. Het College moet daarnaast ten tijde van de begroting aangeven voor welke investeringen nadere besluitvorming zal volgen (in dit geval worden deze investeringskredieten dus wel vastgesteld, maar niet vrijgegeven). 3. Uitvoeren van investeringskredieten. 4. Aanwenden van investeringskredieten. 5. Investeringskredieten maximaal 2 jaar doorschuiven. 6. Afsluiten van investeringskredieten. 7. Vaststellen rapportagegrens m.b.t. overschrijding kredieten (momenteel € 50.000).

Berust bij Gemeenteraad Gemeenteraad

College van B&W Budgethouder College van B&W Budgethouder Gemeenteraad

6.4 Registratie van bezittingen Voor het administratieve beheer van activa is het van belang dat alle activa met een economisch nut geregistreerd worden. Om volledig inzicht te houden in de bezittingen dienen activa die volledig afgeschreven zijn en niet worden verkocht, op de activastaat te blijven. Op deze manier wordt niet alleen inzicht verkregen in de aanwezigheid van stille reserves, ook spelen er aspecten als verzekering, onrechtmatige vervreemding en aansprakelijkheid. Een centrale registratie van bezittingen wordt niet nodig geacht omdat gewerkt wordt met een relatief lage activeringsgrens waardoor het grootste deel van de bezittingen reeds op de -23-

Nota activabeleid gemeente Emmen activastaat staat. Naast de activastaat bestaan er verschillende subregistraties waar bezittingen kleiner dan € 20.000 worden geïnventariseerd en geregistreerd. Het restrisico is daarmee zo gering geworden dat de voordelen van een centrale registratie niet of nauwelijks opwegen tegen de inspanning die geleverd moet worden. Jaarlijks zal een steekproefsgewijze inventarisatie uitgevoerd worden, waarbij de daadwerkelijke aanwezigheid van de bezittingen worden gecontroleerd en waarbij aansluiting wordt gelegd met de staat van activa. Middels deze werkwijze wordt er in voldoende mate bijgedragen aan het terugdringen van het risico op onrechtmatige vervreemding en het al dan niet ten onrechte verzekerd hebben van bezittingen. De financiële verordening vereist momenteel een vierjaarlijkse inventarisatie, maar deze frequentie wordt onvoldoende geacht om tijdig de genoemde risico’s te ondervangen. Het college neemt ingeval van afwijkingen in de registratie van bezittingen maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. Dit is in overeenstemming met de bepaling in de Financiële verordening ex. artikel 12 gemeentewet. De raad wordt bij significante afwijkingen op de hoogte gebracht van de geconstateerde tekortkomingen.

6.5 Verwerking van boekwinst bij verkoop De boekwinst die wordt gerealiseerd bij het afstoten van een kapitaalgoed moet als incidentele bate in de jaarrekening worden verwerkt. De opbrengst mag niet direct met de boekwaarde van het eventuele vervangingsobject worden verrekend. 6.6 Buitengebruikstelling In het derde lid BBV (artikel 65) wordt voorgeschreven dat een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, waarvan de restwaarde lager is dan de boekwaarde, wordt afgeschreven tot de restwaarde. Bij een volledige buitengebruikstelling dient het actief te worden afgewaardeerd tot nul, hetzij tot de restwaarde, indien die redelijkerwijs verwacht kan worden. Het is ook denkbaar dat een actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld. Het actief wordt dan naar verhouding afgewaardeerd. Verder geldt dat geen rekening mag worden gehouden met voorgenomen toekomstige bestemmingswijzigingen. 1) De boekwaarde wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling; 2) Dat er wordt afgewaardeerd tot nul of tot de restwaarde indien die in de huidige functie redelijkerwijs verwacht mag worden; 3) Herwaardering over al afgeschreven waarden vindt niet plaats. Een hogere marktwaarde dan de boekwaarde zal een verkoopwinst geven in het jaar van afstoten. De balanspositie van het BBV is te typeren als een balans van (rest)boekwaarden welke nog met de burgers moeten worden verrekend.

In de toelichting op de balans dient wel expliciet de actuele waarde te worden vermeld indien de functie/ de bestemming van het betreffende actief veranderd. Investeringen dienen pas de status ‘vervallen’ te krijgen op het moment dat de investeringen niet meer binnen de gemeente aanwezig zijn, bijvoorbeeld als gevolg van vervreemding, verkoop of vernietiging. Uitzondering hierop zijn de investeringen die in het verleden ten onrechte geactiveerd zijn omdat ze kleiner zijn dan de activeringsgrens. Op het moment dat deze investeringen volledig zijn afgeschreven kunnen zij van de investeringsstaat worden gehaald maar dienen zij op een subregistratie van bezittingen gehandhaafd te blijven tot aan het moment dat het bezit eindigt. 6.7 Budgettaire ruimte in relatie tot vervangingsinvesteringen Indien een volledig afgeschreven actief moet worden vervangen, dan dienen de vrijgevallen kapitaallasten hiervoor te worden gereserveerd. In de meerjarenramingen dienen de lasten voor vervangingsinvesteringen te worden geraamd op het moment dat tot daadwerkelijke vervanging -24-

Nota activabeleid gemeente Emmen of herinvestering wordt overgegaan. Deze vrijvallende kapitaallasten moeten in de begroting en meerjarenramingen zichtbaar worden gemaakt. De lasten voor vervangingsinvesteringen dienen in de meerjarenramingen van de gemeente pas geraamd te worden op het moment dat tot daadwerkelijke vervanging of herinvestering wordt overgegaan. In aanvulling hierop wordt voor de nieuwste jaarschijf van de meerjarenraming gewerkt met een stelpost kapitaallasten nieuwe investeringen op basis van de terugloop van onze kapitaallasten in onze begroting. Als vrijvallende kapitaallasten als vrij besteedbaar kunnen worden aangemerkt (ingeval er geen vervanging plaats zal vinden), dan moet de besteding daarvan plaatsvinden op basis van specifieke bestuurlijke keuzes. Bij het in gebruik nemen van accommodaties of vergelijkbare activa kan, op basis van een technisch meerjarig onderhoudsplan, een onderhoud fonds van voldoende omvang te worden gecreëerd. De voeding van dit fonds dient budgettair te worden geregeld gelijktijdig met het beschikbaar stellen van de overige middelen. Uit dit fonds mag nimmer worden geput voor andere doeleinden. 6.8 Amortisatiereserve Bij het activeren van vaste activa wordt de bruto methode gehanteerd. Het is niet meer toegestaan om algemene subsidies en onttrekkingen aan reserves op het investeringsbedrag in mindering te brengen.

Investeringsbijdragen (subsidies), die specifiek voor een bepaalde investering worden ontvangen, mogen wel in mindering worden gebracht op het te activeren bedrag. Wil men toch een reserve aanwenden voor het dekken van de investering, dan zal jaarlijks een bedrag aan een amortisatiereserve worden onttrokken ter dekking van de kapitaallasten.

-25-

Nota activabeleid gemeente Emmen BIJLAGE 1 AFSCHRIJVINGSTERMIJNEN De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd;

(behoudens parkeergarages, huurwoonwagens, erfpachtgronden, automatiseringsapparatuur en Atlas Theater vindt afschrijving lineair plaats) SOORT ACTIVA

TERMIJN

Immateriële vaste activa ▪ Kosten voor het sluiten van geldleningen en agio/disagio ▪ Kosten onderzoek en ontwikkeling

Looptijd lening Maximaal 5 jaar

Gronden en terreinen ▪ Grond ▪ Gronden in erfpacht

Geen afschrijving¹ Geen afschrijving²

1. 2.

Op vervuilde grond wordt afhankelijk van de urgentie en de te maken saneringskosten afgeschreven Gronden in erfpacht waaraan een overeenkomst van koop op afbetaling ten grondslag ligt worden afgeschreven in overeenstemming met de duur van de overeenkomst

Woonruimten ▪ Huurwoonwagens ▪ Woonwagenwoningen ▪ Bedrijfswoningen

15-25 jaar 50 jaar 40 jaar

Bedrijfsgebouwen ▪ Bedrijfsgebouwen nieuwbouw ▪ Bedrijfsgebouwen verbouw/renovatie ▪ Scholen ▪ Sportaccommodaties

40 jaar 15-40 jaar³ 50 jaar 25-40 jaar

3. Op basis van de verwachte gebruiksduur. Waarbij als indicatie zal gelden; permanent = 40 jaar, semi-permanent = 30 jaar, tijdelijk = 15 jaar) Weg- en waterbouwkundige werken ▪ Riolering ▪ Bedrijfsgebouwen verbouw/renovatie ▪ Wegen / rotondes ▪ Aanleg/renovatie sportvelden ▪ Openbaar groen (waaronder groenreconstructies) ▪ Bestrating ▪ Parkeerterreinen ▪ Parkeergarages ▪ Parkeerautomaten ▪ Hekwerken ▪ Bruggen, viaducten en overige grote kunstwerken

40-60 jaar 40 jaar 25-40 jaar 20 jaar 10-25 jaar 40 jaar 20 jaar 50 jaar 15 jaar 15-25 jaar 40 jaar

Vervoermiddelen ▪ Dienstauto’s

6-15 jaar

Machines, apparaten en installaties ▪ Automatiseringsapparatuur/ software ▪ Telefoonapparatuur ▪ Openbare verlichting: ▪ Armaturen ▪ Ledverlichting ▪ Palen ▪ Verkeersregelinstallaties -26-

3-6 jaar 10 jaar 25 jaar 25 jaar 50 jaar 15 jaar

Nota activabeleid gemeente Emmen ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Huishoudelijke apparatuur Apparatuur brandweer Gereedschappen Apparatuur Multimedia CV-installaties Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging) Dak-, vloer- en spouwmuurisolatie Zonnepanelen HR++-glas Laadpalen Machines (grasmaaiers, gladheidbestrijding etc.)

Overige materiële vaste activa ▪ Niet ingedeelde materiële vaste activa ▪ Werkplekken BOCE ▪ Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen ▪ Kapitaalverstrekking aan overige verbonden partijen ▪ Bijdrage aan activa in eigendom van derden

5-15 jaar 4-20 jaar 5-20 jaar 5-15 jaar 15 jaar 10 jaar 25 jaar 15 jaar 20 jaar 10 jaar 6-8 jaar 5-40 jaar 4 jaar Geen afschrijving Geen afschrijving 10-40 jaar

De tabel is niet limitatief en kan aangevuld worden met nieuwe soorten activa.

-27-