Bevindingen Auditcommissie jaarstukken 2020 (21.000642)

Aan de raad van de gemeente Emmen Postbus 30001 7800 RA EMMEN

ons kenmerk 21.000642

uw kenmerk

bijlage geen

behandeld door F.W. te Winkel

datum 25 mei 2021

telefoon 0591-69 95 05

fax 0591 685599

e-mail griffie@emmen.nl

onderwerp Bevindingen Auditcommissie jaarstukken 2020

Geachte raadsleden, Tot de taken van de Auditcommissie behoort o.a. het adviseren van de raad over de jaarstukken. Recentelijk heeft de Auditcommissie de jaarstukken 2020 (jaarrekening en jaarverslag) besproken en heeft ze een toelichting gehad van de accountant BDO op diens conceptrapport van bevindingen. De jaarstukken staan geagendeerd voor behandeling in de raadscommissie van donderdag 10 juni a.s. en de raad van donderdag 24 juni a.s. (dan vindt tevens besluitvorming plaats). In deze brief geeft de Auditcommissie u op hoofdlijnen haar bevindingen en aandachtspunten. De Auditcommissie is verheugd dat het beeld van de jaarrekening een kleine “winst” laat zien in de vorm van een positief resultaat. En dat “verliezen” zijn genomen, daar waar ze genomen konden worden. Dat ziet de Auditcommissie als een verstandige keuze. De Auditcommissie heeft over het geheel genomen weinig opmerkingen over de jaarstukken 2020. Wel wil ze hierna kort enkele punten naar voren brengen. Bij de vorige jaarrekeningen heeft de Auditcommissie telkens haar zorg uitgesproken over inkoop en aanbestedingen. Die zorg is ook geuit door de gemeenteraad. Bij de behandeling van de jaarrekening 2019 in de raadsvergadering vorig jaar is er uitvoerig over gesproken.

De accountant schrijft in zijn verslag bij de huidige jaarrekening, dat de totale omvang van de gerapporteerde onrechtmatigheden over 2020 niet significant is afgenomen. De auditcommissie ziet echter ook, dat er stappen zijn gezet om het proces van inkoop- en aanbesteding te verbeteren. De cijfers geven in dat opzicht een iets vertekend beeld, omdat de subsidies (met een inkoopkarakter) zijn meegenomen. De auditcommissie is het wel met de accountant eens, dat inkoop en aanbestedingen een belangrijk punt van aandacht blijft. Het Sociaal Domein lijkt financieel redelijk in balans. De Auditcommissie onderschrijft evenwel de conclusie van de accountant dat er t.a.v. de prestatielevering nog stappen gezet kunnen worden, om de onzekerheden verder te reduceren. Ze is zich er wel van bewust, dat het in bepaalde gevallen lastig is, om vast te stellen of op de juiste wijze zorg is verleend.

De Auditcommissie is positief over de stijgende lijn van het weerstandscurve en ook over de herziene (lees: realistischer) waarderingssystematiek in het kader van de leningen aan Wildlands. Dat geeft vertrouwen, want financiële ‘grip’ op Wildlands is en blijft de komende jaren belangrijk. In het verslag van de accountant staat dat de verwachting is, dat de rechtmatigheidscontrole- nu nog uitgevoerd door de externe accountant – met ingang van het verslagjaar 2021 wordt vervangen door de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Dit heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de gemeentelijke organisatie en de rol van de accountant. De gemeente heeft daarvoor een plan van aanpak opgesteld, waarover de Auditcommissie vorig jaar is geïnformeerd. Er wordt aan de implementatie van het plan gewerkt. De Auditcommissie zal in overleg met de wethouder financiën bezien, op welke wijze de raad na de zomer over dit onderwerp nader kan worden geïnformeerd. Als kanttekening bij de jaarrekening 2020 die aan de raad is voorgelegd, wil de Auditcommissie nog op het volgende wijzen. De jaarrekening 2020 is in lijn met opzet en inrichting van de begroting 2021 teruggebracht in aantal pagina’s, waarbij o.a. detailinformatie in de bijlagen is opgenomen. Bij de jaarstukken hoort ook een controleverklaring van de accountant, die ter informatie aan de raad wordt voorgelegd.

De controleverklaring kent paginaverwijzingen naar de jaarrekening 2020. Verwijzingen naar informatie in de bijlagen van een jaarrekening zijn in een controleverklaring niet toegestaan. Dat zou tot problemen leiden bij de jaarrekening 2020, zoals die door het college aan de raad is aangeboden (de controleverklaring zou dan namelijk moeten verwijzen naar pagina’s in de bijlagen, wat niet is toegestaan). Derhalve heeft het college in overleg met de accountant ervoor gekozen om bij de controleverklaring een andere versie van de jaarrekening te voegen. Die versie kent een iets andere indeling, maar is qua inhoud exact hetzelfde als de jaarrekening die de raad heeft ontvangen. Hoewel het inhoudelijk niet van betekenis is, vindt de Auditcommissie het toch raadzaam de raad hierop te wijzen. De Auditcommissie hoopt dat het éénmalig is, dat er twee (inhoudelijk identieke) versies van de jaarrekening bestaan. Afsluitend wil de Auditcommissie in het bijzonder de wethouder financiën, de accountant en de betrokken beleidsambtenaren bedanken voor de samenwerking en de toelichting tijdens haar vergaderingen over diverse financiële onderwerpen. De Auditcommissie wil ook de ambtelijke organisatie bedanken, die heeft bijgedragen aan de totstandkoming van de jaarstukken 2020. Het verdient een compliment om in deze lastige periode toch weer tijdig een jaarrekening te presenteren.

Hoogachtend, namens de Auditcommissie,

T.C. Hoogeveen-Enzing, voorzitter