Aanbesteding accountantsdiensten (21.000241)

Aan de raad van de gemeente Emmen Postbus 30001 7800 RA EMMEN

21.000241

11 februari 2021

F.W. te Winkel

14 0591

(0591)685599

gemeente@emmen.nl

Aanbesteding accountantsdiensten

Geachte raadsleden,

Op grond van art. 213 van de Gemeentewet wijst de gemeenteraad de accountant aan, die belast is met de controle van de jaarrekening en daaraan gerelateerde werkzaamheden. Het huidige contract met BDO Audit & Assurance B.V. loopt tot en met de controle van het boekjaar 2021. Daarom moet dit jaar een (Europese) aanbesteding worden gedaan voor de accountantsdiensten vanaf het boekjaar 2022. De aanbesteding wordt gefaseerd aangepakt. Door middel van deze brief wil de Auditcommissie u daarover informeren. De aanbestedingsprocedure wordt door het college in samenwerking met de Auditcommissie voorbereid en begeleid door medewerkers van de gemeente op het gebied van inkoop en financiën. In de voorbereidingsfase stelt het college het Programma van eisen (PVE) vast en legt dat ter kennisname aan de raad voor. Dat zal gebeuren in de vorm van een presentatie in de commissie Bestuur, Middelen en Economie in april a.s. Daarna wordt de aanbestedingsfase gestart en wordt het programma van eisen met de offerte-aanvraag gepubliceerd. Inschrijvers kunnen vervolgens hun offertes indienen. Deze aanbestedingsfase moet voor het zomerreces zijn afgerond. Na het sluiten van de inschrijvingstermijn zal de beoordelingsfase starten.

De Auditcommissie, aangevuld met de wethouder Financiën (namens het college), de concerncontroller en een lid van het Concern Management Team, beoordelen de binnengekomen offertes. Die beoordeling bestaat uit twee ronden. Na een eerste beoordeling door het beoordelingsteam worden de hoogst scorende inschrijvers uitgenodigd voor een presentatie in de raadscommissie Bestuur, Middelen en Economie (BME) in september a.s. Tijdens deze bijeenkomst, die in beslotenheid plaatsvindt, kan de commissie BME haar zienswijze geven over de presentaties. De Auditcommissie betrekt die zienswijze vervolgens bij de uiteindelijke beoordeling in de tweede ronde. Op grond van de eindbeoordeling wordt

blad 2 een advies uitgebracht in de vorm van een raadsvoorstel. De gemeenteraad zal op basis daarvan in de besluitvormingsfase (uiterlijk in oktober a.s.) de definitieve keuze moeten maken, aan welke accountant de opdracht voor de controle van de jaarrekening de komende jaren (te beginnen met boekjaar 2022) wordt gegund. In onderstaand schema is de planning globaal weergegeven. Voorbereidingsfase

Aanbestedingsfase

Beoordelingsfase

Besluitvorming en gunning

(Januari - april)

(Mei - juni)

(Juni - september)

(september - oktober)

Verkenning en opstellen Programma van eisen door college i.s.m. Auditcommissie.

Publiceren PVE/offerteaanvraag en indienen offertes door inschrijvers

Beoordelen offertes door beoordelingscommissie en daarbij betrekken de zienswijze in besloten raadscommissie BME in sept. 2021

Definitieve keuze accountant door gemeenteraad (raadsbesluit) en daarna verstrekken van de opdracht.

Raadscie. BME over PVE informeren (presentatie in commissie)

Hoogachtend, Namens de Auditcommissie gemeente Emmen,

T.C. Hoogeveen-Enzing, voorzitter