2024 Bijlage 1. Opdracht Governance EMCO Menso

Plan van Aanpak Bestuurlijke opdracht Governance EMCO-Groep 1. Inleiding Het algemeen bestuur heeft op 10 april 2024 ingestemd met de bestuurlijke opdracht voor een onderzoek naar een toekomstbestendige governancestructuur voor de EMCO-Groep. In de bestuurlijke opdracht die als bijlage is bijgevoegd, is aangegeven wat de context en de doelstelling van het onderzoek is alsmede de wijze waarop het onderzoek wordt uitgevoerd. In dit plan van aanpak van het onderzoek is de organisatie en de planning van het onderzoek nader uitgewerkt.

2. Organisatie van het onderzoek Bestuurlijk opdrachtgeverschap Het bestuurlijk opdrachtgeverschap ligt bij het algemeen bestuur van de GR EMCO-groep. De voorzitter van het algemeen bestuur fungeert als bestuurlijk aanspreekpunt voor de uitvoering van het onderzoek. Periodiek zal met voorzitter van het bestuur overleggen plaats vinden over de voortgang van het onderzoek. Tevens zullen in het dagelijks bestuur terugkoppeling plaats vinden over tussentijdse uitkomsten en concept-rapportages.

Opdrachtnemerschap Opdrachtnemer van het onderzoek is de directeur van de EMCO-groep.

Werkgroep Voor de uitvoering van het onderzoek is de werkgroep ingesteld bestaande uit:

Plan van Aanpak Bestuurlijke opdracht governance EMCO-Groep 240626

1

Heidy Postma, EMCO-groep/ Menso NV, voorzitter Laura Veneziano, gemeente Borger-Odoorn André Kolk, gemeente Coevorden Mark Visser, gemeente Emmen Nico Klavers, gemeente Emmen Bert Otten, extern projectleider Voorgesteld wordt om voor de financiële analyses gebruik te maken van de expertise van Herbert Ter Beek van het Bureau voor Economische Argumentatie. De volledige werkgroep zal periodiek de voortgang van het onderzoek bespreken met de bestuurlijke opdrachtgever en zal in gezamenlijkheid de op te leveren producten ontwikkelen. Van de werkgroepleden wordt verwacht dat zij hun bestuur- ambtelijke organisatie goed meennemen in het proces en ontwikkelingen hierover tijdig terugkoppelen. Tussentijds kunnen indien noodzakelijk/wenselijk ook online vergaderingen plaats vinden.

3. Fases en planning van op te leveren producten Het onderzoek kent de volgende fases met op te leveren producten (mijlpalen):

1. Oriëntatie- en analysefase Activiteiten -

-

-

analyseren van relevante documentatie oriënterende/analyse gesprekken/sessies met bestuurders, beleidsmedewerkers, managers/medewerkers sessies met gemeenteraden (apart) Opstellen analyse-rapport Bespreken concept-rapport in werkgroep en dagelijks bestuur

Op te leveren product (mijlpaal) -

Analyse-rapportage met o Ervaren knelpunten in de huidige governance o Visies van de verschillende stakeholders op het vraagstuk o een strategische analyse o een krachtenveld-analyse o een risico-analyse o Toetsingskader voor het beoordelen van scenario’s /modellen

Plan van Aanpak Bestuurlijke opdracht governance EMCO-Groep 240626

Planning Juni 2024 • Interviews met bestuurdersambtelijke staf • Werkgroep vergadering Juli 2024 • Start werkgroep financiën September 2024 • Werkgroep vergadering: toetsingskader 2

•

Terugkoppeling in het dagelijks bestuur/algemeen bestuur

September /ktober 2024 • Sessies met de gemeenteraden November 2024 • Oplevering analyse-rapport • Bespreking in de werkgroep • Vaststelling in het dagelijks bestuur

2. Onderzoeksfase Activiteiten -

-

-

-

Ontwikkelen van verschillende scenario’s/modellen voor de governancestructuur Opstellen van juridische en financiële analyses van de scenario’s door werkgroep financiën en werkgroep juridische zaken Opstellen impact-analyse voor strategische en bedrijfsvoeringsaspecten door werkgroep strategie en bedrijfsvoering Terugkoppeling in de werkgroep Terugkoppeling naar gemeenteraden en andere stakeholders

Op te leveren product (mijlpaal) -

Rapportage van de scenario’s /modellen met: o Juridische en financiële analyses o Impact analyse o Beoordeling scenario’s /modellen op basis van het toetsingskader

Plan van Aanpak Bestuurlijke opdracht governance EMCO-Groep 240626

Planning November 2024-januari 2025 • Werkgroep vergadering • Terugkoppeling dagelijks bestuur Januari 2025 • Oplevering rapport • Bespreking in de werkgroep • Vaststelling in het dagelijks bestuur

3

-

Terugkoppeling in het dagelijks/algemeen bestuur

3. Rapportagefase Activiteiten -

-

Opstellen concept-eindrapport met conclusies en aanbevelingen voor een governancestructuur die past bij de afzonderlijke ambities van de deelnemende gemeenten en bijdraagt aan de samenwerking tussen de EMCO-groep en Menso NV. Het voorstel wordt onderbouwd met financiële en juridische analyses en een impact -analyse van de strategische en bedrijfsvoeringsaspecten voor de EMCO-groep, Menso NV en de betrokken gemeenten Toetsing in werkgroep en dagelijks bestuur Vaststelling eindrapport Presentatie aan stakeholders.

Op te leveren product (mijlpaal) -

-

Concept -eindrapport Definitief rapport met implementatieplan waarin aangegeven wordt wat nodig is om de aanbevelingen uit te voeren

Planning Februari 2025- maart 2025

In de werkgroep zal per fase een detailplanning van de activiteiten worden vastgesteld.

Plan van Aanpak Bestuurlijke opdracht governance EMCO-Groep 240626

4

Bijlage

Bestuurlijke opdracht governance GR EMCO-groep Vastgesteld in het AB van 10 april 2024

Inleiding In de vergadering van het algemeen bestuur van de EMCO-groep van 21 juni 2023 is ingestemd met het ophalen van een bestuurlijke opdracht met betrekking tot het onderzoeken en bepalen van een toekomstbestendige governancestructuur inzake de samenwerking tussen EMCO-groep en Menso NV. Doel van de opdracht is een onderzoek uit te voeren naar een governancestructuur die past bij de koers, visie, gewenste samenwerking, doelen en resultaten van de stakeholders van beide organisaties. Na het besluit in het algemeen bestuur over de inhoud van de bestuurlijke opdracht wordt een werkgroep samengesteld vanuit de gemeenten Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen, EMCO-groep en Menso NV en zal een externe projectleider aangesteld worden die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Tevens is door het algemeen bestuur vastgesteld dat de bestuurlijke opdracht met betrekking tot het onderzoek naar de governancestructuur eerst naar de colleges gaat alvorens deze uitgevoerd wordt en dat het onderzoek voor sluiting van de huidige bestuurstermijn moet zijn afgerond. Aansluitend op het besluit in het algemeen bestuur van 21 juni jl. heeft de werkgroep een profiel opgesteld voor de projectleider governance EMCOgroep (zie bijlage). Na een selectieprocedure is door de werkgroep een projectleider aangesteld.

Bij aanvang van de werkzaamheden van de projectleider op 26 januari 2024 is afgesproken een knip te maken in de opdracht. In de eerste fase wordt een vooronderzoek gedaan naar de inhoud en organisatorische inrichting van de bestuurlijke opdracht. Na de vaststelling van de bestuurlijke opdracht treedt de vervolgfase in waarin onderzoek verricht wordt naar een governancestructuur die past bij de koers, visie, gewenste samenwerking, doelen en resultaten van de stakeholders van beide organisaties.

Plan van Aanpak Bestuurlijke opdracht governance EMCO-Groep 240626

5

Context en uitkomsten vooronderzoek Ten behoeve van de formulering van de bestuurlijke opdracht en om de context voor de opdracht nader te duiden heeft een vooronderzoek onder de drie betrokken gemeenten, de EMCO-groep en Menso NV plaats gevonden. Uit het vooronderzoek is gebleken dat de drie betrokken gemeenten, de EMCO-groep en Menso NV de huidige governancestructuur als onvoldoende passend ervaren voor de realisatie van hun afzonderlijke ambities. Er bestaande tussen de gemeenten verschillende beelden over welke governance passend zou kunnen zijn voor de invulling van hun ambities die met name voortvloeien uit de opgaven van de Participatiewet en aanverwante wettelijke taken uit het sociaal domein. Mede in het licht van de landelijke ontwikkelingen ten aanzien van de infrastructuur van sociaal ontwikkelbedrijven (zie Kamerbrief 21-12-2023) is door de betrokken gemeenten behoefte aan onderzoek naar een inrichting van een toekomstbestendige governance die past bij hun afzonderlijke ambities. Tevens zijn door de betrokken partijen in het vooronderzoek randvoorwaarden meegegeven voor de uitvoering van het onderzoek. Op basis van de uitkomsten uit het vooronderzoek is de hiernavolgende opdrachtformulering tot stand gekomen.

Doelstelling en opbrengst van het onderzoek Doelstelling van het onderzoek is het ontwikkelen van een toekomstbestendige governancestructuur die aansluit bij de afzonderlijke ambities van de deelnemende gemeenten, en die bijdraagt aan de samenwerking tussen EMCO-groep en Menso NV. Deze structuur moet naadloos aansluiten op de koers, visie, gewenste samenwerking, doelstellingen en resultaten met aandacht voor de belangen van alle stakeholders van beide organisaties. De opbrengst van het onderzoek is een rapport waarin een onderbouwd voorstel wordt gedaan met conclusies en aanbevelingen voor een governancestructuur die past bij de afzonderlijke ambities van de deelnemende gemeenten en bijdraagt aan de samenwerking tussen de EMCOgroep en Menso NV. Het voorstel wordt onderbouwd met financiële en juridische analyses en een impact -analyse van de strategische en bedrijfsvoeringsaspecten voor de EMCO-groep, Menso NV en de betrokken gemeenten.

Randvoorwaarden voor uitvoering van het onderzoek Voor de uitvoering van het onderzoek naar een passende governancestructuur zijn door de betrokken partijen in het vooronderzoek een aantal randvoorwaarden meegegeven: Plan van Aanpak Bestuurlijke opdracht governance EMCO-Groep 240626

6

• • • •

Zorg dat structuur de inhoud volgt; Zorg voor een transparant proces gericht op de realisatie van draagvlak; Betrek gemeenteraden nadrukkelijk in het proces alsmede ondernemingsraden en overige stakeholders; Werk met een helder toetsingskader op basis waarvan voorstellen kunnen worden afgewogen.

Organisatie en uitvoering van het onderzoek Voorstel is om de organisatie en uitvoering van het onderzoek als volgt vorm te geven: Bestuurlijk opdrachtgeverschap Het bestuurlijk opdrachtgeverschap ligt bij het algemeen bestuur van de GR EMCO-groep. De voorzitter van het algemeen bestuur fungeert als bestuurlijk aanspreekpunt voor de uitvoering van het onderzoek. Opdrachtnemerschap Opdrachtnemer van het onderzoek is de directeur van de EMCO-groep. Projectorganisatie Voor de uitvoering van het onderzoek wordt een werkgroep samengesteld bestaande uit vertegenwoordigers van de gemeenten Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen, de EMCO-groep en Menso NV. De werkgroep staat onder voorzitterschap van de opdrachtnemer van het onderzoek zijnde de directeur van de EMCO-groep. De werkgroep wordt ondersteund door een extern projectleider die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het onderzoek, inclusief financiële en juridische analyses ter onderbouwing van het voorstel. Periodiek zal de volledige werkgroep de voortgang van het onderzoek bespreken met de bestuurlijk opdrachtgever op basis van een vastgesteld plan van aanpak met toetsingskader en planning. Communicatie en participatie Belangrijke randvoorwaarde voor de uitvoering van het onderzoek is een transparant onderzoeksproces gericht op draagvlak van het uiteindelijke voorstel.

De gemeenteraden van de betrokken gemeenten worden in de oriëntatiefase van het onderzoek betrokken alsmede in de fase waarin de concept-onderzoeksresultaten worden gepresenteerd.

Plan van Aanpak Bestuurlijke opdracht governance EMCO-Groep 240626

7

Planning Doel is dat het onderzoeksrapport voor 1 september 2025 wordt opgeleverd zodat zo mogelijk besluitvorming voor 1 januari 2026 kan plaatsvinden. Het onderzoek zal fasegewijs worden uitgevoerd. Fases die hierbij onderscheiden worden zijn: • •

•

Oriëntatiefase: analyseren van relevante documentatie en oriënterende gesprekken/bijeenkomsten met gemeenteraden en overige stakeholders Onderzoeksfase: onderzoek naar verschillende scenario’s voor de governancestructuur met juridische en financiële analyses en een impactanalyse voor strategische en bedrijfsvoeringsaspecten. Onderdeel van deze fase is het ontwikkelen van een toetsingskader voor het afwegen van scenario’s. Het toetsingskader wordt vastgesteld door het algemeen bestuur. Rapportagefase: in deze fase worden de bevindingen uit het onderzoek, scenario’s met een voorkeursscenario c.q. voorstel gepresenteerd in de vorm van een rapport.

De werkgroep zal in een plan van aanpak de planning nader uitwerken. Budget Voor de uitvoering van het onderzoek is een budget van € …….. beschikbaar. Budgethouder voor de uitvoering van de opdracht is de EMCO- groep. Het budget wordt gebruikt voor inhuur van de projectleider en een (onafhankelijk) financieel adviseur met ervaring op gebied van voorliggende vraagstukken. Besluitvorming Voor de besluitvorming inzake de bestuurlijke opdracht worden de volgende stappen onderscheiden: 1. Bespreking van de bestuurlijke opdracht in het dagelijks bestuur van de EMCO-groep 2. Bespreking van de bestuurlijke opdracht in de colleges van de aangesloten gemeenten 3. Besluitvorming in het algemeen bestuur van de EMCO- groep. De gemeenteraden van de deelnemende gemeenten worden na besluitvorming in het algemeen bestuur van de EMCO-groep via een raadsbrief gelijktijdig geïnformeerd over de bestuurlijke opdracht.

Plan van Aanpak Bestuurlijke opdracht governance EMCO-Groep 240626

8

Plan van Aanpak Bestuurlijke opdracht governance EMCO-Groep 240626

9