Vragen CU beeldvorming 231127 Kaderstelling rechtmatigheidsverantwoording 2023_ incl reactie (2) (2)

Vraag/vragen ter voorbereiding van vergadering (geen schriftelijke vraag ex 3.4.6 Organisatieverordening): Verzoek beantwoording vóór of op vergadering van 27 november 2023. Indiener: Arie van Dijk Datum: 24 november 2023

Onderwerp: Raadsvoorstel Kaderstelling rechtmatigheidsverantwoording 2023 en jaarrekeningcontrole 2023 Inleiding: Doornemen van de diverse documenten levert een aantal vragen op, die hieronder per document zijn weergegeven. (PM: Nota RMV staat voor Nota rechtmatigheidsverantwoording)

Vragen: 1. Nota RMV pag. 7: De werkwijze van de verbijzonderde interne controle wordt jaarlijks

2.

3.

4.

vastgelegd in het zogenaamde “Intern controleplan”. Is dit er al voor 2023? Zo niet, wat is de stand van zaken qua plan en qua uitvoering? Antwoord: Intern controleplan is recentelijk opgesteld. Wordt binnenkort vastgesteld in MT en college. Nota RMV pag. 9: * 4.2.1 Begrotingscriterium: waarom ook voor de baten? Meer baten kan toch niet onrechtmatig zijn? En minder baten hoeft dat toch niet te zijn? Antwoord: de tekst is overgenomen uit de modelverordening van de VNG (door opgenomen als artikel 12 lid 1 en in beleidsnota van Elburg opgenomen als artikel 4.2.1). In de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV worden ook de baten betrokken in de definitie van begrotingsonrechtmatigheid. * 4.2.2 Financiële verordening gemeente Elburg 2023 moet toch zijn 2019? Antwoord: juist opgemerkt. Wordt aangepast, nieuwe stukken volgen voor de raadsvergadering. * 4.2.4d.: Er is sprake van een overschrijving moet toch zijn overschrijding? Antwoord: juist opgemerkt. Wordt aangepast, nieuwe stukken volgen voor de raadsvergadering. Nota voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik …. * Pag. 4 ad 3: Wie is Voorbeeld? Antwoord: gemeente Elburg. Wordt aangepast nieuwe stukken volgen voor de raadsvergadering. * Pag.

10 ad 5.2.2: Hoe is dit geregeld in het geval van de Jeugdwet, met uitvoering door MeerinZicht? Moet dit niet worden toegevoegd in de nota? Antwoord: Uitvoering Jeugdwet is gemandateerd aan Meerinzicht. Meerinzicht draagt zorg dat besteding rechtmatig plaatsvindt. In verleden was dit onderdeel van accountantsverklaring. Momenteel vindt overleg plaats over welke wijze de rechtmatigheid van de besteding vanuit Meerinzicht wordt verantwoord. Hoeft niet te worden toegevoegd aan de nota. Financiële verordening 2019: * Gaarne ontvangen wij een overzicht van de wijzigingen van deze 2 e wijziging t.o.v. de 1 ste wijziging resp. de oorspronkelijke verordening. Antwoord: de 1 e wijziging financiële verordening met aanpassing naar de 2 e wijziging wordt in een afzonderlijk document verstrekt. * Hoe / waar komen de wijzigingen op grond van het raadsbesluit van 19 december 2022 (1 e wijziging) terug in de tekst van de verordening zoals die nu voorligt (2 e wijziging)? Of waarom komen ze juist niet terug? Antwoord: Financiële verordening is voor wat betreft onderdeel rechtmatigheidsverantwoording aangepast naar de modelverordening van de VNG. Deze was ten tijde van opstelling 1 e wijziging nog niet bekend.

5.

6.

7.

8.

* Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023. De vorige verordening (2019 1 e wijziging) gold eveneens vanaf 1 januari 2023. Hoe zit dit? Beter vanaf 1 januari 2024 of de dag na bekendmaking / datum publicatie verordening 2019 2 e wijziging? Antwoord: 1-1-2023 is aangehouden omdat de RMV met ingang van 2023 in werking treedt. * Artikel 23 lid 1: Hierin wordt verwezen naar artikel 18 onder 4. Dit moet o.i. zijn artikel 19 lid 4. Antwoord: terecht opgemerkt. Wordt aangepast, nieuwe stukken volgen voor de raadsvergadering. Controleverordening 2023: Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023. De vorige verordening (2015 gewijzigd) gold eveneens vanaf 1 januari 2023. Hoe zit dit? Beter vanaf 1 januari 2024 of de dag na bekendmaking / datum publicatie verordening 2023? Antwoord: 1-1-2023 is aangehouden omdat de RMV met ingang van 2023 in werking treedt. Controleprotocol 2023: * Ad 4, Goedkeuringstolerantie (accountant) 1 e alinea : ‘De accountant … richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid …’. Maar het gaat hier vanaf 2023 toch alleen om het getrouwe beeld van de jaarrekening? Daar maakt de rechtmatigheidsverantwoording deel vanuit.

De accountant spreekt geen oordeel meer uit over de rechtmatigheid, de jaarrekening is ook getrouw als er onrechtmatig is gehandeld, maar dit wel in de rechtmatigheidsverantwoording is vermeld. Antwoord: juist opgemerkt. Wordt aangescherpt, nieuwe stukken volgen voor de raadsvergadering. * Ad 4, Goedkeuringstolerantie (accountant) 2 e alinea; Gebruikers zijn bijvoorbeeld raadsleden. Waarom worden deze hier specifiek genoemd? Is het niet beter hier te spreken over inwoners en bedrijven of instellingen? Het gaat toch vooral om de externe gebruikers? De raadsleden stellen de informatie die in de jaarrekening staat vast en maken daarmee onderdeel uit van het besluitvormingsproces. Antwoord: het is als een voorbeeld gesteld. Raadsleden zijn zogezegd te zien als directe gebruikers, als vertegenwoordigers voor de inwoners. * Ad 6 Rechtmatigheidsverantwoording, Normenkader: ‘Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk op 31 december voorafgaand aan het jaar waarop de RMV betrekking heeft ter vaststelling het normenkader rechtmatigheid aan.’ Dat zou betekenen dat we nu het normenkader voor 2024 zouden vaststellen. Dat klopt toch niet? Antwoord: Voor de duidelijkheid zal ‘voorafgaand aan’ het worden aangepast in ‘van’. Het normenkader van 2023 is ook de basis voor de werkzaamheden van de rechtmatigheidsverantwoording 2024.

Eind 2024 zal een bijgesteld/definitief normenkader van 2024 worden aangereikt om door de raad te worden vastgesteld. Normenkader 2023: * Waarom is de lijst Regelgeving intern zoveel korter dan voor 2022? Een aantal voorbeelden van niet meer genoemde regelgeving: Controleverordening 2015, Nota’s reserves en voorzieningen, waardering en afschrijving en weerstandsvermogen en risicobeheersing, Kermisverordening 2012, enz. Antwoord: Bij normenkader 2023 is de focus meer gelegd op de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Daar waar regelgeving niet of zeer beperkt een directe relatie heeft met financiële beheershandelingen, is deze geen onderdeel meer van het normenkader van 2023. Daarnaast is vervallen wet- en regelgeving niet meer opgenomen in het normenkader. Verder zijn enige nota’s niet meer opgenomen omdat deze door de accountant worden betrokken in de getrouwheidscontrole. Toetsingskader 2023: In het Toetsingskader is zowel de externe als de interne regelgeving opgenomen. Is vastgesteld dat alle interne regelgeving, zoals vermeld in het normenkader, ook in het toetsingskader is opgenomen? Antwoord: begrijpelijke vraag. Nee, in toetsingskader is regelgeving achterwege gelaten van processen die niet materieel van omvang zijn. Daarnaast is in het toetsingskader geen regelgeving c.q.

artikelen weergegeven die ook betrekking hebben op de getrouwheid van de verantwoording aangezien deze onderdeel zijn van de getrouwheidscontrole van de accountant. En tenslotte binnen de processen die wel materieel van aard zijn is geen rekening gehouden met regelgeving die een omvang kent van lager dan de rapporteringsgrens (€ 75.000).