Visie op gemeentehuis Elburg versie 30 mei 2022.docx

Visie op de vernieuwing van de huisvesting voor de gemeentelijke organisatie van Elburg De huisvesting van de gemeentelijke organisatie van Elburg aan de Zuiderzeestraatweg Oost 19 is aan vernieuwing toe om de volgende hoofdredenen: 1. Het gebouw voldoet binnenkort niet meer aan de eisen voor duurzaamheid en energieverbruik. 2. De werkomgeving voor de ambtenaren past functioneel niet meer bij hoe de gemeente wil werken en is op diverse punten ongezond; 3. De raadszaal heeft te weinig ruimte voor de publieke tribune; Nu de gemeente voor de vernieuwing van haar huisvesting staat is het zaak om stil te staan bij de rol die de gemeente haar gemeentelijke huisvesting wil geven. Wat is de visie van de gemeente op haar huisvesting? Het Huis van de Gemeente De gemeente Elburg ontwikkelt zich van een traditioneel dienstverlenende gemeente naar een gemeente die uitgaat van partnerschap en gezamenlijke verantwoordelijkheid. De gemeente wil de kracht in de samenleving organiseren en de verbindende rol in de gemeenschap op zich nemen. Inwoners en ondernemers komen vaker samen en zijn betrokken bij complexe maatschappelijke vraagstukken. De menselijke maat is hierbij essentieel voor het vertrouwen in de overheid 1 .

Tekening van Renske Keur Het contact en afstemming met de inwoners worden dus steeds belangrijker. Dit kan plaatsvinden in het gemeentehuis maar ook bij de mensen thuis of in de 5 kernen fysiek en digitaal. De inwoner is welkom in het gemeentehuis maar de gemeente kan ook naar je toe komen.

De droom van de gemeente is om een “Huis van de Gemeente” te creëren. Een open bestuurscentrum met vergaderfaciliteiten waar de inwoners van Elburg welkom zijn. Met daarbij een flexibel deel voor de huisvesting van de ambtenaren. Een huis van de gemeente dat voor alle inwoners van Elburg goed te bereiken is. Hier kunnen inwoners, bestuurders en ambtenaren elkaar ontmoeten, met elkaar spreken en zaken oplossen. Met als uitgangspunt centraal wat moet en decentraal wat kan waarbij steeds meer zaken digitaal opgepakt zullen worden maar fysiek contact mogelijk blijft. Het huis van de gemeente moet een duurzaam huis zijn dat klimaat neutraal is.

1

Het rapport “Klem tussen balie en beleid” van de commissie Uitvoeringsorganisaties onderkent dat 'de terugkeer van de menselijke maat' essentieel is voor het overheidshandelen en het vertrouwen van de inwoners in de overheid. Dit wordt aangeduid met “Werken volgens de bedoeling”. Het is een reactie op het doorgeschoten bedrijfsmatig en efficiency denken waar door de inwoner volledig uit zicht is geraakt.

Uitgangspunten bij de huisvestingsvisie Bij de huisvestingsvisie heeft de gemeente de volgende uitgangspunten geformuleerd voor de huisvesting die hierna worden toegelicht: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Eén fysieke plek voor inwoners, bestuur en ambtenaren. Er is nog steeds fysieke huisvesting nodig, ook met het digitale en thuis werken. De intergemeentelijke samenwerking zal vragen om flexibiliteit in de huisvesting. De nieuwe manier van (samenwerken), het werken volgens de bedoeling, moet optimaal ondersteund worden door de huisvesting. We staan open voor de huisvesting van maatschappelijke organisaties in het huis van de gemeente. De gemeente staat niet open voor commerciële organisaties. De huisvesting is gezond en veilig. De huisvesting moet voldoen aan alle eisen van deze tijd en moet zo duurzaam mogelijk zijn en klimaat neutraal.

Gemeentehuis Harderwijk – Entree – ZENBER architecten 1.

Eén fysieke plek voor inwoners, bestuur en ambtenaren De gemeente kiest voor één plek en niet voor meerdere plekken (bijvoorbeeld één plek voor de ambtenaren en één plek voor het bestuur). Zij kiest voor één fysieke plek waar de inwoners met hun vragen en plannen terecht kunnen, waar zij bestuur en ambtenaren kunnen ontmoeten en waar ook bestuurders en ambtenaren contacten met elkaar hebben. Korte lijnen en fysieke ontmoetingen helpen als je een slagvaardige gemeente wil zijn. Uitvoerders en beleidsmakers begrijpen elkaar hierdoor beter. Dit laat onverlet dat de gemeente ook digitaal werkt en bij de mensen thuis komt of naar een van de vijf kernen gaat als dat gevraagd wordt. De gemeente is van mening dat de huidige locatie van het gemeentehuis een goed bereikbare plek in de gemeente is met voldoende parkeergelegenheid.

2.

Er is nog steeds fysieke huisvesting nodig, ook met het digitale en thuis werken. De gemeente is van mening dat een Huis nodig blijft ondanks dat er meer vanuit huis en digitaal gewerkt wordt. De ervaring n.a.v. Corona is dat medewerkers bij een fulltime baan maximaal 2 van de 5 dagen thuis willen werken. Het sociale contact is belangrijk voor medewerkers. Ook het steeds meer in teams samenwerken speelt hierbij een rol.

2/6

Belangrijk is ook dat de gemeente aantrekkelijk blijft voor medewerkers. De gemeente heeft goede medewerkers nodig om haar taak te kunnen vervullen. De druk op de arbeidsmarkt is hoog. Een eigentijdse en prettige huisvesting helpt bij het behouden en aantrekken van medewerkers. Er zal moeten worden geïnvesteerd in aantrekkelijk werkgeverschap en daar is de huisvesting een onderdeel van. Fysieke huisvesting is dus nodig maar de gemeente gaat daarbij wel uit van het zo efficiënt mogelijk inzetten van de beschikbare vierkante meters: de fracties gaan bijvoorbeeld gebruik maken van de vergaderfaciliteiten die al in het gebouw zijn. werkplekken worden gedeeld met een gemiddelde deelfactor van 0,7 (7 wkplk voor 10 mdw). Als gevolg van de ervaringen tijdens de Corona zal het werkplek delen wellicht iets hoger worden maar tegelijk de vierkante meters per werkplek iets stijgen. Met corona ervaren we dat krappe werkplekken niet meer kunnen. 3.

De intergemeentelijke samenwerking zal vragen om flexibiliteit in de huisvesting De intergemeentelijke samenwerking zal zich met name toespitsen op de bedrijfsvoeringstaken. De verwachting is dat ambtenaren van de samenwerkende gemeenten op termijn over de bestaande gemeentehuizen herverdeeld zullen worden waarbij bepaalde onderdelen van de bedrijfsvoering vanuit één van de gemeenten zullen opereren. Er zal geen sprake zijn van taakvermindering. De gemeente wil daarom het gedeelte van het gemeentehuis dat voor de ambtenaren wordt, het werkgedeelte, zo flexibel mogelijk inrichten. Zo kan het eenvoudig aangepast worden als de gebruikers veranderen én kan een deel afgestoten worden aan een andere partij als dit toch nodig mocht blijken. Het werkgedeelte van het gemeentehuis moet qua indeling dus eenvoudig aan te passen zijn of zo zijn ingedeeld dat de functies eenvoudig kunnen veranderen zonder te hoeven verbouwen. De nieuwe huisvesting moet zo flexibel als mogelijk zijn en alleen specifiek daar waar dat echt noodzakelijk is. Mocht de gemeente groeien dan moet eenvoudig bijgebouwd kunnen worden. Het terrein waar de Koepel op staat wil de gemeente om deze reden nu niet verkopen.

4.

De nieuwe manier van (samen)werken moet optimaal ondersteund worden door de huisvesting. Het Werken volgens de bedoeling is organiseren met de menselijke maat. Vakmanschap is de basis voor een focus op het primaire proces van de organisatie. De inhoudelijke professionals, de vakmensen gaan over de ‘bedoeling’, de collectieve ambitie, van de organisatie. De dagelijkse leefwereld van mensen staat centraal en niet de systeemwereld van de organisatie. Wij stemmen onze dienstverlening af op die verschillende wensen en behoeften. Daarom bieden wij maatwerk. De juiste gemeentelijke huisvesting zorgt ervoor dat de gemeente haar taken zo goed mogelijk kan uitvoeren. Het gaat dus niet om een hip interieur of flexplekken, maar om medewerkers en inwoners centraal te stellen.

Gemeentehuis Harderwijk – Ontmoetingsplek voor alle burgers – ZENBER architecten

3/6

De gemeentelijke organisatie is een organisatie geworden waar hybride gewerkt wordt. Het thuiswerken kan structureel worden gecombineerd met op kantoorwerken. De keuze op welke locatie en welke plek (digitaal, projectruimte, stilteplek etc.) men werkt wordt bepaald door het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiëntie van de communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en klanten. Vanaf 1 januari 2022 is het plaats- en tijdonafhankelijk werken voor de binnendienst ook officieel de nieuwe manier van werken in Elburg. Het uitgangspunt is dat iedere medewerker plaats- en tijdonafhankelijk mag werken, mits de functie en/of werkzaamheden dit toelaten. Het kantoorwerken kan structureel worden gecombineerd met thuiswerken voor gemiddeld 40% van de werktijd. Wat betekent deze nieuwe manier van (samen)werken voor het gemeentehuis?  De centrale hal en de publieksfuncties: o De publiekshal is enkele jaren geleden verbouwd. Hierin zijn gehuisvest de Servicebalie, het Klantcontactcentrum, Burgerzaken en spreekkamers voor vergunningverlening en het sociaal domein. o Er worden steeds meer zaken digitaal gedaan. Het effect is dat er voor standaard producten minder behoefte is aan ruimte voor fysiek contact tussen medewerker en inwoner.

Daar staat tegenover dat voor complexere dienstensverlening contact en afstemming met de omgeving steeds belangrijker wordt. Het gemeentehuis moet een gastvrije en prettige plek zijn, die voor iedereen toegankelijk is. De centrale hal met publieksfuncties op de begane grond in het huidige gemeentehuis is een ontmoetingsplein waar niet alleen medewerkers maar ook inwoners en samenwerkingspartners elkaar formeel en informeel kunnen treffen en worden geholpen met hun vragen. De huidige publiekshal voorziet hierin. Het gemeentehuis als trouwlocatie is niet een specifieke functie in het programma van eisen voor de vernieuwde huisvesting. In de gemeente zijn genoeg goede trouwlocaties beschikbaar. 

Gemeenteraad: o De huisvesting van de gemeenteraad in de Koepel is niet functioneel. De raadszaal heeft als nadeel dat deze grote ruimte functioneel moeilijk voor iets anders in te zetten is door de open verbinding met de verkeersruimte rondom. Tevens mist de door de fracties gewenste publieke tribune voor 50-60 mensen (nu circa 26 plaatsen). Ten slotte moet rekening worden gehouden met de groei van het inwonertal van de gemeente naar meer dan 25.000 waar door het aantal raadsleden toeneemt tot 21. Gevolg van bovenstaande is dat er een nieuwe raadszaal zal moeten komen die aan de volgende eisen voldoet: o Minimaal plaats voor 19 raadsleden en mogelijk 21 raadsleden (25.000+ inwoners). o Een duaal ingerichte raadszaal, liefst een vergaderopstelling in één ring waarbij alle raadsleden gelijkwaardig en zichtbaar zijn naar elkaar. o Raadsleden zijn zichtbaar voor toehoorders, de vergadering is in de gehele zaal goed te volgen. Uitgangspunt is 50-60 toehoorders. o Ruimte voor het college van B&W, pers en ambtelijke ondersteuning. o Een modern en adequaat video-, audio- en stemsysteem. o Multifunctioneel gebruik van de raadszaal. o De toepassing van het BOB vergadermodel vraagt om ruimtes die deze vergadervorm op een goede manier ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan commissievergaderingen in carrouselvorm. Ook hier zoveel mogelijk streven naar een multifunctionele inzet.



De kantoorfunctie voor de ambtenaren: o Dit gedeelte van het gemeentehuis zal het hybride en activiteit gerelateerde werken moeten ondersteunen. En het onderlinge contact moeten bevorderen. Het moet aantrekkelijk zijn om voor de gemeente te werken. Dit betekent voor de inrichting van dit deel van het gemeentehuis dat: ▪ Een variatie aan werkplekken nodig is. Van informele overlegruimten, belplekken, concentratieruimten, teamplekken, ruimten voor vergaderen op afstand tot vergaderruimten. ▪ Apparatuur nodig is die het overal kunnen werken goed faciliteert. Voor een groot gedeelte is dat er al. 4/6

Er “werkhuizen” komen voor de teams. Een vlek, zone, in het gebouw waar een bepaald team te vinden is. Een thuisbasis voor een team waar men elkaar ‘live’ kan ontmoeten en samenwerken. ▪ Er een werkcafé is voor (in)formeel overleg, ook met de inwoners van Elburg. De grotere (vergader)ruimten zullen zo worden gepositioneerd dat deze zowel overdag voor de ambtenaren als op het einde van de dag en in de avond voor de commissies e.d. in te zetten zijn. Ook hier is de inzet een efficiënt ruimtegebruik. ▪

o

Variatie aan werk- en overlegplekken – Boven Gemeente Harderwijk, ZENBER architecten Onder Gemeente Wijchen, architect de Twee Snoeken

5/6

5.

Maatschappelijke of commerciële organisaties in het Huis van de Gemeente De gemeente heeft bekeken of er maatschappelijke organisaties zijn die een plek zouden moeten krijgen in het vernieuwde huis van de gemeente. Ook commerciële organisaties zijn bekeken. De gemeente komt tot de conclusie dat maatschappelijke organisaties goed passen bij deze visie op het huis van de gemeente. Voorwaarde is wel dat dit minimaal kostendekkend moet zijn. De gemeente komt tot de conclusie dat het toevoegen van een commerciële functie financieel, planologisch en werkinhoudelijk niet van toegevoegde waarde is. Als voorbeeld is een case uitgewerkt waarbij een supermarkt wordt toegevoegd op het terrein. De financiele plussen blijken dan op te gaan aan de noodzakelijke aanleg van een parkeerkelder omdat het terrein beperkt is. Planologisch zou in dit geval een RO procedure noodzakelijk zijn die tijd zal vergen hetgeen niet wenselijk is voor de snelheid van het realiseren van het huis van de gemeente. Werkinhoudelijk heeft het voor de gemeente geen toegevoegde waarde om een commerciële partij binnen het huis van de gemeente te hebben.

6.

De huisvesting is gezond en veilig Het gemeentehuis moet een gezond binnenklimaat met aandacht voor temperatuur, luchtkwaliteit, voldoende daglicht en een goede akoestiek hebben. Uit het medewerker onderzoek blijkt dat het huidige gemeentekantoor hier ernstig tekort schiet. Bij het ontwerp van de luchtvoorziening zal extra aandacht worden besteed aan het beperken van de overdracht van ziektes. Het zuiveren van de lucht wordt immers belangrijker dan ooit om de overdracht van ziektes te beperken. Dit zal mogelijk ook impact hebben op de clustering van type werkplekken en faciliteiten, maar ook op de werknemersdichtheid. Ook veiligheid en het gevoel van veiligheid is belangrijk. Dit betreft vooral medewerkers die direct contact hebben met de inwoner. Er dient een scheiding te zijn tussen het publieksdeel van het gemeentehuis en de kantoorzones.

7.

Duurzame en klimaat neutrale huisvesting Voor wat betreft duurzaamheid heeft de gemeente de ambitie om haar eigenbedrijfsvoering in 2025 klimaatneutraal te hebben. Klimaatneutraal is hierbij gedefinieerd als: de CO²-emissie wordt gereduceerd naar nul door alle benodigde energie op duurzame wijze op te wekken. DWA heeft onderzoek uitgevoerd naar hoe dit te bereiken en in 2020 het “Implementatieplan klimaatneutrale bedrijfsvoering Elburg” opgeleverd. Hierin wordt geadviseerd iets meer tijd te nemen om het doel te bereiken en e.e.a. gefaseerd uit te voeren. Het gemeentekantoor zit in de eerste fase. Dit betekent dat het in 2025 aardgasvrij en zoveel mogelijk zelfvoorzienend moet zijn.

Het Huis van de Gemeente Elburg: Een gastvrij gemeentehuis en een professionele werkomgeving in een. -

Een open bestuurscentrum voor de inwoners en het bestuur – laagdrempelig Een werkgedeelte voor de ambtenaren zo flexibel mogelijk en aantrekkelijk voor medewerkers Prettige huisvesting – veilig en gezond Toekomstbestendig (courant gebouw: geschikt voor eigen gebruik en afstootbaar als het moet) Realistisch: financieel en in de tijd (“opleverdatum”) Huidige plek is een prima locatie voor het Huis van de gemeente. Maar we gaan ook naar de mensen toe: fysiek en digitaal Een duurzaam en klimaat neutraal gebouw

6/6