Verantwoordingsrapportage-BAG---2020-Elburg-20210105154354.pdf

Verantwoordingsrapportage 2020

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder Elburg

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 1 van 24

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 2 van 24

02-03-2021

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2 Gemeente als verantwoordelijke bronhouder BAG 1.3 Het belang van BAG 1.4 Leeswijzer

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 3 van 24

1.

Inleiding

1.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

Vanaf 1 juli 2018 is de BAG basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De BAG is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere: naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAGLV bevat deze gegevens van heel Nederland. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.

1.3

Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

1.4

Leeswijzer

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 4 van 24

Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 5 van 24

2. Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf De gemeente Elburg heeft een goede score op de voor de BAG belangrijkste kwaliteitscriteria. Door de inrichting van de organisatie en de korte lijnen met betrekking tot de data stromen wordt op alle vier onderdelen maximaal gescoord. Er is een zelfevaluatie gehouden eind 2020, daaruit vloeien aanbevelingen voort ten aanzien van de kwaliteitsverbetering. In het kader hiervan wordt de komende tijd invulling gegeven aan de volgende maatregelen: Onderdeel Borging processen.

-

Procesbeschrijving

-

Juistheid

Verbetermaatregel Indien noodzakelijk zal na een (wederom) nieuw te installeren zaaksysteem de procesbeschrijving worden aangepast. Voor wat betreft de interne terugmeldingen en de meldingen t.a.v. start en gereed bouw/sloop zal periodiek het proces onder de aandacht van de bouw-toezichthouders worden gebracht.

Onderzoek naar de mogelijkheid om de vindbaarheid van de brondocumenten te verbeteren.

Vindbaarheid brondocumenten. Het beheer van de BAG wordt uitgevoerd door één medewerkers bij team Basisregistraties. Daarnaast is een medewerker WOZ aangewezen als vervanger. Beide medewerkers muteren over en weer de BAG en de WOZ. Daarmee is de formatiecapaciteit voor het beheer van de BAG gewaarborgd. Mutaties die worden aangeleverd worden tijdig verwerkt. Voor de volledigheid van de BAG wordt naast het interne mutatiesignalering tweejaarlijks gebruikt gemaakt van mutatiesignalering op basis van luchtfoto - luchtfoto vergelijking. De signalering wordt dan uitgevoerd door een gecertificeerd bedrijf en de mutaties worden door de medewerkers van Basisregistraties gemuteerd in de BAG. Voor de juistheid van de gegevens in de BAG wordt tweemaal per jaar (juni en dec.) in samenwerking met de WOZ een onderzoek gedaan naar de status van alle objecten waarbij statussen, niet zijnde ‘in gebruik’ worden onderzocht en waar nodig middels een ambtelijke verklaring gemuteerd

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 6 van 24

2.1

Overzichtsdiagram

Onderdeel

Waarde Elburg

Maximale Score

Gemiddelde score in %

Deelscore Borging Proces

65

80

81 %

Deelscore Actualiteit

25

45

56 %

Deelscore Volledigheid

40

40

100 %

Deelscore Juistheid

30

40

75 %

Puntentotaal BAG lijst

160

205

78 %

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 7 van 24

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 8 van 24

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 9 van 24

2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Indien noodzakelijk zal na een (wederom) nieuw te installeren zaaksysteem de proces beschrijving worden aangepast. Voor wat betreft de interne terugmeldingen en de meldingen tav start en gereed bouw/sloop zal periodiek het proces onder de aandacht van de bouw-toezichthouders worden gebracht.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit

Geen

Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

Geen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

Onderzoek naar de vindbaarheid van de brondocumenten.

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 10 van 24

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 11 van 24

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BAG is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten.

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 12 van 24

Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie? Antwoord 1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?

Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

n.v.t.

2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd?

Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen.

Toelichting op gegeven antwoord:

n.v.t.

3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven?

Ja: De processen zijn op schrift gesteld

Toelichting op gegeven antwoord:

n.v.t.

4. Worden de beschreven processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd?

Ja/Nee: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG worden deels nageleefd

Toelichting op gegeven antwoord:

Voor wat betreft de terugmeldingen en de meldingen tav start en gereed bouw/sloop zouden nog stappen gemaakt kunnen worden

5. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd?

Nee

Toelichting op gegeven antwoord:

Evaluatie vindt niet plaats. Daar waar nodig worden afspraken weer onder de aandacht gebracht en geactualiseerd.

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd?

Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

n.v.t.

7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

n.v.t.

8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG?

Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

n.v.t.

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 13 van 24

3.2 Actualiteit

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 14 van 24

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd?

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 15 van 24

Antwoord

1. Neem de actualiteitspercentages voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken.

Het actualiteitspercentage ligt in alle maanden van de ENSIA-periode op of boven 95%

Toelichting op gegeven antwoord:

Ondanks een te late aanlevering van 1 vergunning voor de bouw van 42 woningen aan De Dijkjes die niet binnen de gestelde termijn kon worden verwerkt (8dagen) , is het gemiddelde percentage over deze periode 96,34%

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Pandgeometrie ENSIA (VPE) Het VPE-percentage ligt in meer dan 2 maanden van de ENSIA-periode voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode onder de 95% in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Het percentage voor de verwerking van de definitieve pand geometrie ligt landelijk ver onder de norm (gemiddeld 20%) Elburg behaalt voor deze periode gemiddeld 61%. Het percentage in Elburg wordt voornamelijk bepaald door de lange periode die de zelfbouwer nodig heeft om het bouwwerk te bouwen. De definitieve pand geometrie wordt in Elburg direct gemeten na gereedmelding van het object. Geen maatregelen noodzakelijk.

3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 Het VOE-percentage ligt in alle maanden van de ENSIA-periode op of boven juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 98% 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 16 van 24

hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE). Kies ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 17 van 24

Alle maanden van deze periode 100%

3.3 Volledigheid

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 18 van 24

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn in de registratie opgenomen? verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie Toelichting op gegeven antwoord:

n.v.t.

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)

Ja

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 19 van 24

Toelichting op gegeven antwoord:

n.v.t.

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

n.v.t.

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Om het jaar wordt door luchtfoto-vergelijking de mutaties zoals dakkapellen en vergunning vrije objecten achterhaald en verwerkt

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 20 van 24

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 21 van 24

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?

Ja

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 22 van 24

Toelichting op gegeven antwoord:

Twee keer per jaar (juni en december) wordt de status van de objecten (m.u.v. de status 'in gebruik') ter plaatse gecontroleerd en waar nodig aangepast

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?

Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

n.v.t.

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Toelichting op gegeven antwoord:

Deze afstemming met ander basisregistraties zoals woz, bgt, en gba/brp vindt dagelijks plaats. Hierdoor kan het niet voorkomen dat er in de bag objecten bestaan die in de woz niet voorkomen en andersom. Ook zal een inschrijving van bewoning hierdoor altijd plaatsvinden op het juist verblijfsobject - id

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten terug te vinden in het fysieke Nee: Niet alle in de registratie vermelde brondocumenten zijn vindbaar in het en/of digitale archief? fysieke en/of digitale archief van de bronhouder. Toelichting op gegeven antwoord:

Mede n .a.v. de conversie van Corsa naar Alfresco en de introductie van weer een ander zaaksysteem is de zoekmogelijkheid binnen het DMS niet optimaal. Onderzocht dient te worden hoe dit te verbeteren.

In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen en migratie van BAG 1.0 naar BAG 2.0 weergegeven. Verbetermaatregelen

Antwoord

Heeft u in de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 één of meer verbetermaatregelen aangekondigd?

Ja

In de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 heeft u één of meer verbetermaatregelen aangekondigd.

Antwoord

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 23 van 24

1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?

De verbetermaatregelen zijn niet gerealiseerd

Toelichting op het gegeven antwoord:

Verbetermaatregelen zijn nog van toepassing

Van BAG 1.0 naar BAG 2.0: Op 1 juli 2018 zijn de wijzigingen in de wet- en regelgeving van de BAG in werking getreden. De verschillende stappen die de bronhouders in dit verband moeten zetten, zijn in het stappenplan uiteengezet. 2. Is uw gemeente gemigreerd naar een BAG 2.0 beheerapplicatie?

Ja

3. Hoe waren uw ervaringen met de systeemleverancier in relatie tot de BAG-migratie?

De ervaringen met de systeemleverancier waren prima

Toelichting op gegeven antwoord:

Geen

Rapportage BAG 2020 - Elburg - Pagina 24 van 24