Treasurystatuut 2015
Tekst van het document
Treasurystatuut 2015
Inleiding ..................................................................................................................................................4 Treasurystatuut....................................................................................................................................6 Begrippenkader .......................................................................................................................................6 Doelstellingen van de financieringsfunctie ......................................................................................... 7 Risicobeheer ..........................................................................................................................................7 Uitgangspunten risicobeheer ................................................................................................................7 Renterisicobeheer....................................................................................................................................7 Kredietrisicobeheer .................................................................................................................................8 Intern liquiditeitsrisicobeheer ...............................................................................................................8
Valutarisicobeheer...................................................................................................................................8 Gemeentefinanciering .......................................................................................................................8 Financiering ..............................................................................................................................................8 Relatiebeheer ...........................................................................................................................................8 Kasbeheer...............................................................................................................................................9 Geldstromenbeheer ................................................................................................................................
9 Saldo- en liquiditeitsbeheer ..................................................................................................................9 Administratieve organisatie en interne controle ....................................................................9 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle ..................................................9 Verantwoordelijkheden ........................................................................................................................ 10 Bevoegdheden ....................................................................................................................................... 12 Informatievoorziening .......................................................................................................................... 13 Inwerkingtreding ................................................................................................................................... 13
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
2
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
3
Inleiding
Conform artikel 212 Gemeentewet stelt de raad bij verordening algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie vast. Dit heeft de raad gedaan middels vaststelling van de Financiële verordening gemeente Elburg (artikel 12) waarbij het college wordt opgelegd een treasurystatuut vast te stellen. In dit statuut worden de regels ter uitvoering van het gestelde onder artikel 12 vastgelegd. In dit treasurystatuut wordt de “beleidsmatige infrastructuur” van de financieringsfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het statuut maakt een objectieve verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Naast het treasurystatuut neemt de gemeente jaarlijks een financieringsparagraaf op in zowel de begroting als in de jaarrekening. Hierin worden de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van de financieringsfunctie besproken. Bij het opstellen van het treasurystatuut is rekening gehouden met de bepalingen van de wettelijke kaders (o.a. Gemeentewet, Wet fido, Ministeriële regeling schatkistbankieren decentrale overheden, Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden en de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden).
In het treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de financieringsfunctie van de gemeente geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van de financieringsfunctie: risicobeheer, gemeentefinanciering en kasbeheer. Daarna worden de organisatorische randvoorwaarden van de financieringsfunctie weergegeven. Daarbij ligt het accent op de helderheid omtrent de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden.
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
4
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
5
Treasurystatuut Burgemeester en wethouders van de gemeente Elburg; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet; gelet op de Wet financiering decentrale overheden; gelet op artikel 12 van de Financiële verordening gemeente Elburg; BESLUITEN: vast te stellen het navolgende Treasurystatuut.
Begrippenkader Artikel 1. In dit statuut wordt verstaan onder: - Derivaten
financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;
- Financiering
het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal twee jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;
- Financieringsfunctie
de financieringsfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De financieringsfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;
- Geldstromenbeheer
al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);
- Intern liquiditeitsrisico
de risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitsplanning en meerjareninvesteringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;
- Kasgeldlimiet
een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar;
- Kredietrisico
de risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;
- Liquiditeitsbeheer
het financieren van middelen voor een periode tot twee jaar;
- Liquiditeitsplanning
een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;
- Renterisico
het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen;
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
6
- Renterisiconorm
een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;
- Rentetypische looptijd
het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;
- Rentevisie
toekomstverwachting over de renteontwikkeling;
- Saldobeheer
het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;
- Schatkistbankieren
de verplichting voor openbare lichamen om liquide middelen in ’s Rijks schatkist aan te houden.
Doelstellingen van de financieringsfunctie Artikel 2. De financieringsfunctie van de gemeente dient tot: 1. het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; 2. het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s en valutarisico’s; 3. het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; 4. het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut.
Risicobeheer Uitgangspunten risicobeheer Artikel 3. Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: 1. het verstrekken van leningen en garanties wordt uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak, waarbij vooraf advies van het domein Bedrijfsvoering wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij en indien mogelijk worden zekerheden bedongen; 2. het is expliciet verboden om gelden te lenen met het enkele doel de middelen tegen een hoger rendement uit te zetten; 3. het gebruik van derivaten is niet toegestaan.
Renterisicobeheer Artikel 4. 1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido. 2. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido. 3. Nieuwe leningen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning. 4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie. 5. De rentevisie van de gemeente wordt opgesteld op basis van de rentevisie van minimaal 2 vooraanstaande financiële instellingen op het moment dat binnen afzienbare termijn financiering nodig is.
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
7
Kredietrisicobeheer Artikel 5. Het uitzetten van middelen uit hoofde van de financieringsfunctie geschiedt conform de Wet fido bij ’s Rijks schatkist. Bij het verstrekken van leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak worden indien mogelijk zekerheden geëist.
Intern liquiditeitsrisicobeheer Artikel 6. De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar financieringsactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitsplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitsplanning met een looptijd van minimaal 4 jaar.
Valutarisicobeheer Artikel 7. Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de Nederlandse geldeenheid (de euro).
Gemeentefinanciering Financiering Artikel 8. Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van twee jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten: 1. financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak; 2. financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren; 3. toegestaan instrument bij het aantrekken van financieringen is de onderhandse geldlening; 4. de gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Het opvragen van telefonische offertes is toegestaan.
Relatiebeheer Artikel 9. De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten: 1. bankrelaties en hun bancaire condities worden tenminste ééns in de 5 jaar beoordeeld; 2. financiële instellingen (kredietinstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EU-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer; 3. tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Stichting Toezicht Effectenverkeer (STE) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
8
Kasbeheer Geldstromenbeheer Artikel 10. Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt: 1. het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitsplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen; 2. het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.
Saldo- en liquiditeitsbeheer Artikel 11. Voor het saldobeheer en het liquiditeitsbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen: 1. de gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities; 2. indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden; 3. toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;
Administratieve organisatie en interne controle Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle Artikel 12. In het kader van de financieringsfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle: 1. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van financieringsactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd; 2. bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd; 3. bij de uit te voeren financieringsactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogenprincipe); b. de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen; c. de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. 4. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties; 5. de transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle.
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
9
Verantwoordelijkheden Artikel 13. De verantwoordelijkheden met betrekking tot de financieringsfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Functie
Verantwoordelijkheden
De gemeenteraad
Het college van B&W
Het vaststellen van algemene financieringsdoelstellingen en regels inzake de te hanteren richtlijnen en limieten en de administratieve organisatie van de financieringsfunctie (kaders stellen); het vaststellen van de financieringsparagraaf in begroting en jaarrekening; het houden van toezicht en controle op het financieringsbeleid en de uitvoering hiervan; het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het financieringsbeleid; het uitvoeren van de niet aan het college van B&W overgedragen financieringsactiviteiten. Het vaststellen van een treasurystatuut; het uitvoeren van het financieringsbeleid; het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties (voor zover de gemeenteraad dit niet aan zich heeft voorbehouden); het rapporteren aan de gemeenteraad over de uitvoering van het financieringsbeleid.
De portefeuillehouder financiën
Het uitvoeren van het financieringsbeleid (politieke verantwoordelijkheid).
De controller
Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van de financieringsfunctie; het bewaken van de kwaliteit van de financieringsprocessen; het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de financieringsfunctie en hierover rapporteren aan het college van B&W.
Directeur
Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die de domeinmanagers aanleveren aan het domein Bedrijfsvoering met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten.
De domeinmanagers/ budgethouders
Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun domeinen aanleveren aan het domein Bedrijfsvoering met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten; het fiatteren van betalingen en ontvangsten.
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
10
De primaathouder Financiële beleidsadvisering
De kassier
Het uitvoeren van de aan haar/hem gemandateerde financieringsactiviteiten conform het treasurystatuut en de financieringsparagraaf; het rapporteren aan het college van B&W over de uitvoering van de financieringsfunctie; het afleggen van verantwoording aan het college van B&W; het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de financieringsparagraaf worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door de comptabele; het opstellen van de rentevisie; het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldoen liquiditeitsbeheer; het beheren van de geldstromen; het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen; het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties; het schriftelijk vastleggen van de financieringstransacties; het voorbereiden van beleidsvoorstellen op financieringsgebied; het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; het afleggen van verantwoording aan de domeinmanager Bedrijfsvoering over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten; het aan CBS en Provincie verstrekken van informatie.
Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen; Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer; Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; Het rapporteren aan de domeinmanager Bedrijfsvoering belast met controle over de uitvoering van de aan hem/haar opgedragen activiteiten; Het aanleveren van gegevens aan de primaathouder Financiële beleidsadvisering voor informatieverstrekking aan CBS en Provincie.
Financiële administratie
Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de financiële administratie.
Domeinmanager Bedrijfsvoering
Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de primaathouder Financiële beleidsadvisering; de interne controle op de uitgevoerde financieringstransacties; het afleggen van verantwoording aan de controller over de uitvoering van de aan hem/haar opgedragen activiteiten.
De externe accountant
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut.
11
Bevoegdheden Artikel 14. In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot financieringsactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering.
Bevoegd functionaris (eerste handtekening)
Autorisatie door (tweede handtekening)
Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer 1.
Het uitzetten van geld via ’s Rijks schatkist
primaathouder Financiële beleidsadvisering
Domeinmanager Bedrijfsvoering
2.
Het aantrekken van geld via daggeld of kasgeld
primaathouder Financiële beleidsadvisering
Domeinmanager Bedrijfsvoering
3.
Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen
Kassier
Comptabele
Bankrelatiebeheer 4.
Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen
primaathouder Financiële beleidsadvisering
Domeinmanager Bedrijfsvoering
5.
Bankcondities en tarieven afspreken
primaathouder Financiële beleidsadvisering
Domeinmanager Bedrijfsvoering
Financiering en uitzetting 6.
Het afsluiten van kredietfaciliteiten
primaathouder Financiële beleidsadvisering
Portefeuillehouder financiën
7.
Het aantrekken van gelden via onderhandse leningen
primaathouder Financiële beleidsadvisering
Portefeuillehouder financiën
8.
Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak
College van B&W
Gemeenteraad
9.
Het garanderen van geldleningen uit hoofde van de publieke taak
College van B&W
Gemeenteraad
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
12
Informatievoorziening Artikel 15. Met betrekking tot de financieringsactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen: Informatie
Frequentie
Informatieverstrekker
Informatieontvanger
1.
Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitsplanning
Kwartaal / Incidenteel
Domeinmanagers/ budgethouders
primaathouder Financiële beleidsadvisering
2.
Inzicht liquiditeitsprognose
Continue
primaathouder Financiële beleidsadvisering
Domeinmanager Bedrijfsvoering
3.
Financieringsbeleid in financieringsparagraaf van begroting
Jaarlijks
primaathouder Financiële beleidsadvisering
Gemeenteraad
4.
Evaluatie financieringsactiviteiten in financieringsparagraaf van jaarrekening/ jaarverslag
Jaarlijks
primaathouder Financiële beleidsadvisering
Gemeenteraad
5.
Kasgeldlimiet en financieringsbehoefte bij aanvang van het jaar
Jaarlijks
primaathouder Financiële beleidsadvisering
College van B&W
6.
Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido
Kwartaal
primaathouder Financiële beleidsadvisering
Derden
7.
Overschrijding kasgeldlimiet en renterisiconorm
incidenteel
primaathouder Financiële beleidsadvisering
Provincie
Inwerkingtreding Artikel 16. Dit treasurystatuut vervangt het d.d. 29-07-2014 vastgestelde treasurystatuut en treedt in werking met ingang van 6 oktober 2015.
Treasurystatuut van de gemeente Elburg September 2015
13
Zuiderzeestraatweg Oost 19 - Postbus 70, 8080 AB Elburg Telefoon 0525 688 688 Fax 0525 688 699 E-mail: gemeente@elburg.nl Internet: www.elburg.nl