Themasessie Raad 27 september 2023 (3)
Tekst van het document
(Ver)nieuwd Gemeentehuis Themasessie Raad 27 september 2023
Opdracht Raad Renovatie of nieuwbouw uitwerken
Doel deze sessie De Raad informeren over de inhoud van het raadsvoorstel voor november 2023 over renovatie of nieuwbouw van het gemeentekantoor.
2
Inhoud deze presentatie 1. Aanleiding voor de vernieuwing
2. Al door de Raad vastgestelde kaders 3. Uitgangspunten voor de doorrekening en de doorrekening van renovatie of nieuwbouw zelf
4. Kapitaalslasten en Dekking 5. Raadsvoorstel
3
Aanleiding voor de vernieuwing •
Het huidige gemeentekantoor is niet duurzaam.
•
De werkomgeving is op diverse punten ongezond en niet meer van deze tijd.
•
De inrichting past functioneel niet bij de beoogde manier van werken. Bron: Medewerker tevredenheidsonderzoek 2018. Is sindsdien niet gewijzigd
•
Gemeente heeft de duurzaamheidsambitie om haar eigen bedrijfsvoering in 2025 klimaatneutraal te hebben. De co2 emissie wordt gereduceerd naar nul door alle benodigde energie op duurzame wijze op te wekken. Het gemeentekantoor zit in de eerste fase. Dit betekent dat het in 2025 aardgasvrij en zoveel mogelijk zelfvoorzienend zou moeten zijn.
•
Aandachtspunt: In 2050 is het verplicht om kantoren Paris Proof te hebben.
4
Al door de Raad vastgestelde kaders: Visie op de huisvesting Vastgesteld op 27 juni 2022
5
Uitgangspunten Visie Huisvesting 1. Eén fysieke plek voor inwoners, bestuur en ambtenaren. Korte lijnen als bij elkaar zitten → niet uit elkaar halen. Naast een fysieke plek ook digitaal en naar de mensen toe. Huidige locatie is hiervoor geschikt (bereikbaarheid).
2. Er is nog steeds fysieke huisvesting nodig, ook met het digitale en thuis werken. De vraag was of er nog wel fysieke huisvesting nodig is met de huidige digitalisering. Het antwoord is ja, maar de huisvesting dan wel efficiënt inzetten: - de fracties maken gebruik van de vergaderfaciliteiten die er al zijn voor de ambtenaren. - als B&W krijgt eigen kamers. Als zij er niet zijn mogen anderen van deze kamers gebruik maken. - werkplekken worden gedeeld met een gemiddelde deelfactor van 0,7 (7 werkplekken voor 10 medewerkers). - per medewerker wordt voorzien in 1 m1 kastplank
3. De intergemeentelijke samenwerking zal vragen om flexibiliteit in de huisvesting en de huisvesting zal de organisatieontwikkeling van de gemeente Elburg in uitstraling, inrichting en indeling moeten ondersteunen. De huisvesting moet zo zijn dat men niet hoeft te verbouwen als de organisatie veranderd. De grond van de Koepel blijft beschikbaar voor een eventueel benodigde aanbouw.
6
Uitgangspunten Visie Huisvesting 4. De huisvesting ondersteunt optimaal de nieuwe manier van (samen)werken. Vanaf 1 januari 2022 is het plaats- en tijdonafhankelijk werken voor de binnendienst de nieuwe manier van werken in Elburg. Het uitgangspunt is dat iedere medewerker plaats- en tijdonafhankelijk mag werken, mits de functie en/of werkzaamheden dit toelaten. Het kantoorwerken kan structureel worden gecombineerd met thuiswerken voor gemiddeld 40% van de werktijd. De keuze op welke locatie en welke plek (digitaal, projectruimte, stilteplek etc.) men werkt wordt bepaald door het type werk, de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiëntie van de communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en klanten.
5. We staan open voor de huisvesting van maatschappelijke organisaties in het huis van de gemeente. De gemeente staat niet open voor commerciële organisaties. Voorwaarde voor huisvesten van een maatschappelijke organisatie is wel dat dit minimaal kostendekkend moet zijn.
7
Uitgangspunten Visie Huisvesting 6. De huisvesting is gezond en veilig. Het gemeentehuis moet een gezond binnenklimaat met aandacht voor temperatuur, luchtkwaliteit, voldoende daglicht en een goede akoestiek hebben. Kwa veiligheid dient er een scheiding te zijn tussen het publieksdeel van het gemeentehuis en de kantoorzones (het niet publieke deel).
Niet publieke deel Publieke deel Entree 7. De huisvesting moet voldoen aan alle eisen van deze tijd en moet zo circulair mogelijk zijn en klimaat neutraal. De gemeente heeft de ambitie om haar eigen bedrijfsvoering in 2025 klimaatneutraal te hebben. Dit betekent dat het gemeentehuis in 2025 aardgasvrij en zoveel mogelijk zelfvoorzienend moet zijn.
8
De kantoorfunctie ➢ Dit gedeelte van het gemeentehuis zal het hybride en activiteit gerelateerde werken moeten ondersteunen. En het onderlinge contact moeten bevorderen. Het moet aantrekkelijk zijn om voor de gemeente te werken. Dit betekent voor de inrichting van dit deel van het gemeentehuis dat: ➢ Een variatie aan werkplekken nodig is. Van informele overlegruimten, belplekken, concentratieruimten, teamplekken, ruimten voor vergaderen op afstand tot vergaderruimten. ➢ Apparatuur nodig is die het overal kunnen werken goed faciliteert. Voor een groot gedeelte is dat er al.
➢ Er “werkhuizen” komen voor de teams. Een vlek, zone, in het gebouw waar een bepaald team te vinden is. En waar een team elkaar ‘live’ kan ontmoeten en samenwerken. ➢ De grotere (vergader)ruimten zullen zo worden gepositioneerd dat deze zowel overdag voor de ambtenaren als op het einde van de dag en in de avond voor de commissies e.d. in te zetten zijn. Ook hier is de inzet een efficiënt ruimtegebruik. ➢ Er een werkcafé is voor (in)formeel overleg en voor het overleg met de inwoners van Elburg.
9
Raadszaal - Trouwfunctie •
Er worden geen extra meters gebouwd voor de functie trouwen. Er zal wel een multifunctionele ruimte zijn die ook ingezet kan worden bij een trouwerij.
•
Nieuwe raadszaal: ➢
Minimaal plaats voor 19 raadsleden en mogelijk 21 raadsleden (25.000+ inwoners).
➢
Een duaal ingerichte raadszaal, liefst een vergaderopstelling in één ring waarbij alle raadsleden gelijkwaardig en zichtbaar zijn naar elkaar.
➢
Raadsleden zijn zichtbaar voor toehoorders, de vergadering is in de gehele zaal goed te volgen.
➢
Ruimte voor het college van B&W, pers en ambtelijke ondersteuning.
➢
Ruimte in de zaal voor 30-32 toehoorders. Via digitale schermen ook nog in een andere zaal te volgen voor 20-30 toehoorders.
➢
Een modern en adequaat video-, audio- en stemsysteem.
➢
Multifunctioneel gebruik van de raadszaal.
➢
De toepassing van het BOB vergadermodel vraagt om ruimtes die deze vergadervorm op een goede manier ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan commissievergaderingen in carrouselvorm. Ook hier zoveel mogelijk streven naar een multifunctionele inzet. 10
Uitgangspunten voor de doorrekening
11
Maatschappelijke organisaties Meenemen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Politie Vluchtelingenwerk Bibliotheek Stichting Wiel Uwoon Streekarchivariaat*
- beperkte eigen m2, medegebruik van andere faciliteiten - wil eigen voordeur en onduidelijk of huidige tender wint - vindt het Huiken een betere locatie (drukke weg), werkt samen met St. Wiel - zit krap en wil alleen komen als Bibliotheek ook komt - zit tot 2028 vast aan ander pand, zou wel willen komen - wil centraliseren, wanneer besluit valt is onduidelijk. Bij centralisatie zullen zo’n 1.430 m2 BVO extra gebouwd moeten worden.
Ja Nee Nee Nee Nee Nee
* De voordelen van het faciliteren van het gecentraliseerde Streekarchivariaat in het Gemeentehuis wegen niet op tegen de nadelen: → als gevolg van het Molenbiotoop mag de gemeente op het huidige perceel niet de hoogte in → wanneer het besluit valt is onduidelijk Voor het gecentraliseerde Streekarchivariaat zal een andere locatie gezocht moeten worden. We rekenen vooralsnog met de huisvesting van het Streekarchivariaat in de huidige omvang in het gemeentehuis.
Vooralsnog huidig wel mee 12
Aantal te huisvesten medewerkers 1.
De formatie uit de kadernota 2023 is 233 medewerkers. Dit is inclusief de 25 externen en de 8,83 extra fte en exclusief de 10 medewerkers van het Streekarchivariaat die een werkplek buiten Elburg hebben.
2.
Uitgangspunt voor de nieuwe werkomgeving is afgerond 250 medewerkers. Dit betreft de medewerkers in de domeinen, de griffie en de directeur met ondersteuning.
3.
Uitgangspunt is ook dat er werkplekken gedeeld gaan worden met gemiddeld een werkplekdeelfactor van 0,7 (7 werkplekken voor 10 medewerkers).
Dit maakt dat er een kantooromgeving met 175 werkplekken gerealiseerd moet worden. Plus de werkomgeving voor B&W, inclusief een raadszaal, het streekarchief en een werkomgeving voor de politie.
Voor de fracties worden geen extra meters voorzien: zij delen de ruimten die er zijn in het gemeentehuis. Zij zijn er immers vooral in de avonden.
Benodigde meters Benodigde m2 BVO Beschikbare m2 BVO gemeentehuis zonder koepel en voorhuis
Tekort
5.360 4.940 420
Door bij renovatie de gevel naar buiten te plaatsen wordt bijbouwen 13 beperkt.
Bestemmingsplan huidige perceel 1. In het huidige BP (oud) zit het bouwvlak ruim om het huidige gebouw. 2. Volgens het BP mag er nu niet gebouwd worden op de parkeerplaats. Bij nieuwbouw is dus een nieuw BP noodzakelijk en dat zal tijd vergen. 3. Geur- en stankcirkels agrarische sector → Probleem zal groter zijn als er nieuwbouw op de parkeerplaats zal plaats vinden dan bij renovatie van het huidige gebouw. Conclusie: Minste problemen met het bestemmingsplan als op huidige fundering (her)bouwt wordt. Dan is wel met zekerheid tijdelijke huisvesting nodig.
14
Molenbiotoop huidige perceel Omdat de windvang al beperkt is door het gemeentekantoor is de voorwaarde dat de verandering (nieuwbouw of verbouwing) de windvang niet nog meer mag beperken. Officiële bouwhoogten: •
Afstand 1-100 meter → hoogte gebouw 3,9 meter
•
Afstand 118 meter → hoogte gebouw 5,42 meter
De provincie adviseert om t.z.t. contact te leggen met adviesbureau EAGM | Monumentadviseurs met passie voor het vak
15
Uitgangspunten berekeningen Omdat het Programma van Eisen nog ontwikkeld wordt en pas gereed is in oktober – november kan dit niet ingezet worden als basis voor de berekeningen. We kunnen wel op basis van de volgende gegevens, aannames en uitgangspunten, en op basis van kengetallen een vergelijk maken tussen renovatie en nieuwbouw. Zowel voor de renovatie als voor de nieuwbouw geldt: o
Een goede moderne werkplek voor 250 medewerkers (aantrekkelijk om te werken) plus ruimte voor fracties en B&W, waarbij de huidige comfortproblemen zijn opgelost.
o
Doel is een Paris Proof gebouw, dit betekent een gebouw dat klimaatneutraal (geen CO2 uitstoot) en gasloos is.
o
Het gemeentehuis blijft op het huidige perceel. Voorhuis wordt verkocht. De Koepel wordt uiteindelijk gesloopt.
o
De benodigde m2 zijn bij renovatie en nieuwbouw hetzelfde.
o
Het Streekarchief en de studiezaal komen vooralsnog met de huidige meters terug in het gemeentekantoor.
o
De inpandige fietsenstalling komt met dezelfde meters (en dus dezelfde capaciteit) op dezelfde plek terug. We houden rekening met een uitbreiding in de vorm van een fietsenstalling los op het terrein.
o
Er worden buiten de politie geen andere maatschappelijke organisaties meegenomen in de (her)ontwikkeling.
o
Afwerking en inrichting krijgen hetzelfde niveau.
o
De inrichting wordt geheel nieuw, wat er hergebruikt kan worden wordt later bekeken.
Als we bovenstaande toepassen dan zal bij renovatie het gebouw helemaal bouwkundig en installatietechnisch gestript moeten worden en zal dus alleen het betonnen casco worden hergebruikt. 16
Totale kosten
•
Afgerond op 10.000
•
Met huidige omvang Streekarchivariaat en studiezaal en ruimte voor de Politie.
Voorstel: Renovatie: Omdat duurzamer is, geen BP wijziging vergt en een lagere investering vergt.
17
Kapitaalslasten (afschrijvingen en rente) - Dekking Dekking uit de kadernota 2023 bestaat uit:
→ Structureel € 500.000,(€ 450.000,- uit kadernota 2023) → Verkoop Voorhuis → Reserve precariobelasting → Voorziening onderhoud → Algemene reserve → Toekomstige overschotten vanuit de jaarrekening
Voorstel: De wettelijke eis is om in 2050 Paris Proof te zijn. Dat betekent klimaatneutraal en gasloos. Er is geen financiële
dekking om een realistisch scenario uit te werken die deze stap in één keer zet. Daarom stelt het college voor om gefaseerd naar Paris Proof te gaan. Dat betekent dat er een tweetrapsraket ontstaat. 18
Raadsvoorstel – te nemen besluit Het college de opdracht te verstrekken om een nader realistisch en duurzaam renovatiescenario uit te werken; a)
die uitgaat van een gefaseerde uitvoering naar een klimaatneutraal gemeentekantoor in 2050;
b)
waarvan de eerste fase binnen de financiële dekkingsmogelijkheden gerealiseerd kan worden;
c)
waarin ruimte is voor huisvesting van de Politie en het Streekarchief in de huidige omvang.
Tijdspad •
Q1 2024:
Besluitvorming visie op de gemeentelijke organisatie op middellange termijn.
•
Q2 2024:
Besluitvorming over toekomstige huisvesting van het Streekarchivariaat. (centralisatie in de regio of decentraal)
•
Q4 2024:
Uitgewerkte renovatievarianten.
19
Dank voor de aandacht!
draaijerpartners.nl