Raadsvoorstel wijziging financiële en controleverordening t.b.v rechtmatigheidsverantwoording - vervallen

Raadsvoorstel

Onderwerp

Rechtmatigheidsverantwoording 2023

Behandelaar:

Eva Bronkhorst

Datum Portefeuillehouder

19 december 2022 Lyda Sneevliet

Emailadres: Zaaknummer: Bijlagen:

Eva.bronkhorst@elburg.nl 269667

Onderwerp Rechtmatigheidsverantwoording 2023 (vaststelling grenzen en aanpassing verordeningen) Te nemen besluit: 1. 2. 3. 4.

De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 3% van de totale lasten (inclusief mutaties in de reserves) voor fouten en onzekerheden afzonderlijk; De rapporteringstolerantie vast te stellen op € 125.000 voor fouten en onzekerheden afzonderlijk; De eerste wijziging op de financiële verordening gemeente Elburg 2019 vast te stellen; De eerste wijziging op de controleverordening gemeente Elburg 2015 vast te stellen;

Inleiding Met ingang van het verslagjaar 2023 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Hiermee leggen gemeenten zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Deze wetswijziging vloeit voort uit de voorstellen van de commissie Depla, zoals opgenomen in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’. Het doel van de wetswijziging is dat het college zich nog meer bewust moet worden van de verantwoordelijkheid voor een goed financieel beheer, inclusief bijbehorende verordeningen. De accountant geeft vanaf 2023 geen afzonderlijk oordeel over de rechtmatigheid in de controleverklaring. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Verantwoordingsgrens De verantwoording die het college gaat afleggen is gebaseerd op een standaardmodel dat bij wet is vastgelegd (bijlage 1). De tekst van de verantwoording ligt vast.

De raad kan echter zelf een percentage opnemen van 0 t/m 3% van de totale lasten tot waar de som van de fouten of onduidelijkheden nog kan leiden tot een verklaring dat de jaarrekening rechtmatig tot stand is gekomen. Wij adviseren u een verantwoordingsgrens van 3% vast te stellen. Indien het totaal van de geconstateerde fouten of onzekerheden boven deze grens komt, moeten alle afzonderlijke bevindingen worden vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording en extra worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Op basis van de begroting 2023 komt 3% neer op €1.987.000. Rapporteringstolerantie Ook als de rechtmatigheidsfouten of onzekerheden lager zijn dan de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van 3%, kunnen deze in de paragraaf bedrijfsvoering worden benoemd en toegelicht indien de raad dat wenselijk vindt. Hierbij is het belangrijk dat de raad vooraf aangeeft welke

2

individuele rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden opgenomen. Dit wordt de rapporteringstolerantie genoemd. Wij adviseren u deze rapporteringstolerantie vast te stellen op € 125.000. Wijzigingen financiële- en controleverordening De rechtmatigheidsverantwoording die het college vanaf boekjaar 2023 moet afgeven, heeft ook gevolgen voor onze financiële en controleverordening. Enkele artikelen verdienen actualisatie. De wijzigingen staan opgesomd in de betreffende raadsbesluiten. Beoogd effect Met het vaststellen van de verantwoordingsgrens, rapporteringstolerantie en de aanpassingen van de financiële- en controleverordening wordt het college in gelegenheid gesteld om de rechtmatigheidsverantwoording vorm te geven en zo te voldoen aan landelijke regelgeving. Argumenten 1.1 Met een verantwoordingsgrens van 3% voldoen we aan de eisen van variant 1, voorgeschreven door de commissie BADO in de ‘notitie rechtmatigheidsverantwoording’. Het betreffende deel uit deze notitie, met een toelichting op de te kiezen varianten, is toegevoegd als bijlage 2. 1.2 Het is een compleet nieuw proces en daarin hebben we tijd nodig om te kunnen groeien. Tijdens het jaarrekeningtraject 2021 is duidelijk geworden dat de organisatie nog flinke stappen moet zetten in het beheersen van de (financiële) processen.

Dat vergt een behoorlijke inspanning van het ambtelijk apparaat en op dit moment meer doen dan wettelijk noodzakelijk is, is niet haalbaar. 2.1 Een verantwoordingsgrens van 3% en bijna 2 miljoen euro waarover we geen verantwoording afleggen in de jaarrekening vinden wij niet transparant naar uw raad. Fouten en onzekerheden boven de € 125.000 brengen wij graag aan het licht. Zo kunt u de vinger aan de pols houden en op hoofdlijnen blijven sturen en loopt het college geen risico om veel afzonderlijke, kleine onrechtmatigheden te moeten verantwoorden. 2.2 Een rapporteringstolerantie van €125.000 komt overeen met de tolerantie m.b.t. de SISAverantwoording. Kanttekeningen 1.1 Het nu vaststellen van een grens van 3%, wil niet zeggen dat deze grens voor altijd vast ligt We blijven hard werken om door te groeien naar het volwassenheidsniveau ‘In Control Statement’. In de praktijk zal blijken hoe snel we welke (tussen)stappen hiertoe kunnen zetten. Financiën De ambitie is om de extra werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording binnen de bestaande formatie vorm te geven. Op korte termijn lijkt dat te realiseren, zolang we voor de minimale vereisten gaan. Communicatie/burgerparticipatie De verordeningen zullen vóór inwerkingtreding op 1 januari 2023 gepubliceerd worden op overheid.nl Vervolg Het opstellen en uitvoeren van het interne controleplan heeft onze volledige aandacht.

Daarnaast zullen we in het najaar van 2023 een geactualiseerd controleprotocol en normenkader aan u voorleggen.

Bijlage(n) 1. Modelverantwoording 2. Doorgroei naar ICS

Elburg, 8 november 2022

3

Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

Mw. mr. A.H. van der Maat-Bosma