Raadsvoorstel Verzoek om zienswijze

Raadsvoorstel

Onderwerp

verzoek om zienswijze

Behandelaar:

Adviseur juridische- en bestuurlijke zaken

Datum Portefeuillehouder

11 september 2024

Zaaknummer: Bijlagen

0230408626

Ir. J.N. Rozendaal

Korte beschrijving voorstel: De gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet, en Oldebroek hebben hun archiefbeheer geregeld via het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV), terwijl Epe, Hattem en Heerde dit doen via het Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (SEHH). De colleges van deze gemeenten willen de archieven onder gaan brengen in één archiefdienst: de gemeenschappelijke regeling ‘Noord-Veluws Archief. Hierover worden de gemeenteraden benaderd om hun zienswijze te geven. Te nemen besluit: 1. kennis te nemen van het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling “bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief”, afgekort “GR NoVA” (zie bijlage 1) 2. een zienswijze te geven op het ontwerp van bovengenoemde regeling zoals verwoord in het concept raadsbesluit. Inleiding Op 15 november 2023 heeft de archivaris een informatiesessie gehouden bij uw raad waarbij gesproken is over de toekomst van archief- en informatiebeheer in de regio. Met u is gesproken over verdere centralisatie en de oprichting van een nieuwe gemeenschappelijke regeling. Dit voorstel gaat hier verder op in. Voor u ligt het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief. Op grond van artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen geven wij uw gemeenteraad de gelegenheid om een zienswijze te geven op de ontwerpregeling.

De wettelijke termijn hiervoor is uiterlijk acht weken na ontvangst van het ontwerp. Eventuele zienswijzen van de gemeenteraden van de acht deelnemers die beogen deze gemeenschappelijke regeling aan te gaan, zullen indien gewenst worden verwerkt in de regeling. Achtergrond Hieronder schetsen wij de aanleiding tot ons voornemen om de gemeenschappelijke regeling NoordVeluws Archief aan te gaan: Volgens de Archiefwet 1995 zijn overheidsorganisaties verplicht om hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te houden, ongeacht hun vorm (fysiek of digitaal). Voor gemeenten zijn de colleges van B&W als zorgdrager verplicht om hiervoor voldoende mensen en middelen beschikbaar te stellen. In voorgaande jaren hebben de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Nunspeet en Oldebroek hun wettelijke taken rondom het archiefbeheer belegd via de centrumgemeenteregeling Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV). De gemeenten Epe, Hattem en Heerde hebben sinds 1982 deze wettelijke taken geregeld via de centrumgemeenteregeling Streekarchief Epe, Hattem en Heerde (SEHH). In 2017

2

heeft een externe inspectie geresulteerd in de aanbeveling aan de archiefcommissie van het SNWV om de huidige centrumgemeenteregeling uit 2007 te herzien. De nieuwe Wet gemeenschappelijke regeling 2021 (Wgr) heeft overheden hiertoe ook verplicht. Bovendien stellen digitalisering en wijzigende maatschappelijke opvattingen over (digitale) toegankelijkheid van informatie nieuwe eisen aan informatiebeheer en archieven, niet alleen qua technische oplossingen, maar ook qua benodigde expertise en positionering van de archiefdienst ten opzichte van de ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten en in de samenleving. De maatschappelijke relevantie van betrouwbare informatie, vastgelegd in goed beheerde archieven die de authenticiteit en betrouwbaarheid van de vastgelegde informatie waarborgen, is zeker in het digitale tijdperk steeds groter geworden. Ook is het besef gegroeid dat we archieven niet alleen bewaren om het bewaren, maar dat we de verhalen die erin besloten liggen ook in het licht van de historische erfgoedwaarde van archieven nadrukkelijker willen verbinden aan maatschappelijke initiatieven rondom erfgoed, cultuurhistorie, toerisme en recreatie.

Vandaar dat in deze nieuwe regeling, ten aanzien van het doel en de taken en verantwoordelijkheden van de nieuwe archiefdienst naast de strikt wettelijke hoofdtaken, ook meer ruimte wordt geboden om deze rol als betrouwbare ‘informatiemakelaar’ in te kunnen vullen, binnen de daarvoor bestuurlijk vastgelegde kaders door de deelnemende gemeenten. De doelen en taken van de nieuw te vormen bedrijfsvoeringsorganisatie zijn verwoord in artikel 3 en 4 van de GR, de daaruit voortvloeiende producten en diensten zijn opgenomen in de producten- en dienstencatalogus. In 2021 heeft de archiefcommissie van het SNWV opdracht gegeven voor het laten opstellen van een extern adviesrapport over de toekomst en de gewenste rechtsvorm voor het SNWV. In haar rapport van begin 2022 stelt adviesbureau KB&P voor om te kiezen voor de variant van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Het vermijdt toenemende bestuurlijke druk vanwege een enkelvoudig bestuur. Bovendien wordt de archivaris c.q. de archiefdienst beter gepositioneerd als onafhankelijk toezichthouder ten opzichte van alle deelnemers. Daarnaast krijgt de archiefdienst rechtspersoonlijkheid, waardoor zij wendbaarder wordt binnen de bestuurlijk gestelde kaders, en binnen deze kaders kan handelen bij het maken van afspraken met andere partijen.

En ten slotte wordt het aanboren van externe geldstromen middels subsidies beter mogelijk, waardoor bijvoorbeeld digitaliseringprojecten of het optreden als informatiemakelaar binnen erfgoed-, toerisme- of cultuurprojecten kunnen worden gefinancierd. Tijdens de vergadering van de archiefcommissie d.d. 9 februari 2022 hebben de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten het advies van KB&P unaniem onderschreven en opdracht gegeven om deze variant nader te verkennen en uit te werken. Dit besluit is door de colleges van B&W van de deelnemende gemeenten in het najaar van 2023 middels collegebesluit bekrachtigd. In 2022 hebben Epe, Hattem en Heerde na een uitgebreide verkenning besloten om de toetreding tot, c.q. de fusie met de gemeenschappelijke regeling SNWV in gang te zetten. Dit werd ingegeven door de noodzaak om ook voor de duurzame toegankelijkheid van digitale documenten middels een e-Depot een oplossing te vinden. Bovendien speelden capaciteits- en continuïteitsproblemen binnen de eigen GR SEHH een rol, die hebben geleid tot aanzienlijke achterstanden in het archief- en informatiebeheer.

Beoogd effect Door gezamenlijk een nieuwe regeling aan te gaan wordt voor de gehele regio gebouwd aan een robuuste en toekomstbestendige archiefdienst die de wettelijke en wenselijke taken ten aanzien van collectiebeheer, toezicht en dienstverlening aan de rechtzoekende, controlerende of historisch geïnteresseerde burger kan uitvoeren. Argumenten 1.1 Een gezamenlijke archiefdienst biedt schaalvoordelen Het bijeenbrengen van voldoende adequate, efficiënte en betaalbare voorzieningen voor het duurzame beheer van informatie en archiefcollecties in het kader van de Archiefwet 1995 is alleen middels schaalvergroting te bereiken; 1.2 Het aangaan van de gemeenschappelijke regeling biedt een toekomstbestendige archiefdienst.

3

Door het aangaan van deze gemeenschappelijke regeling ontstaat voor de acht deelnemende gemeenten een robuuste en toekomstbestendige archiefdienst met voldoende expertise om de duurzame toegankelijkheid van zowel fysieke als digitale (overheids-)informatie te waarborgen. Door beide archiefdiensten samen te voegen kan de technische infrastructuur en de benodigde expertise voor het duurzaam toegankelijk houden van te bewaren informatie gezamenlijk georganiseerd worden, waarmee door schaalvoordelen en efficiëntere inzet van mensen en middelen meer kwaliteit en continuïteit geleverd kan worden; 1.3 In de gemeenteschappelijke regeling worden afspraken vastgelegd over de werking van GR NoVA Door het inrichten van deze bedrijfsvoeringsorganisatie krijgen alle deelnemende gemeenten meer grip op de taken en bevoegdheden van, en de financiële kaders voor de archiefdienst, wat de relatie met de gemeenten eenduidiger en democratischer maakt; 1.4 De gemeenschappelijke regeling is in lijn met de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) verplicht gemeenten om hun gemeenschappelijke regelingen in lijn te brengen met deze gewijzigde wet. Door het in procedure brengen van deze gemeenschappelijke regeling kan aan deze verplichting worden voldaan; 1.5 Met de GR NoVA spelen we in op toenemende wettelijke eisen en digitalisering.

Door toenemende wettelijke eisen en digitalisering van werkprocessen is het waarborgen van (digitale) toegankelijkheid van informatie steeds complexer geworden; 2.1 De gemeenteraad moet de mogelijkheid krijgen om een zienswijze in te dienen. Op grond van artikel 1 van de Wgr moeten gemeenteraden in de gelegenheid worden gesteld om een zienswijze te geven op een ontwerp regeling. Daarom verzoeken wij u met dit voorstel om uw zienswijze kenbaar te maken. Wij hebben hiervoor een voorzet gemaakt in de bijlage. Mocht u afzien van het geven van een zienswijze dan wel een andere zienwijze kenbaar willen maken, dan vernemen wij dat graag. 2.2 de bedrijfsvoeringsorganisatie NoVA functioneert hoofdzakelijk uitvoerend Een bedrijfsvoeringsorganisatie kan op grond van de Wgr alleen worden ingesteld door middel van een collegeregeling. Daardoor is deze vorm van samenwerking alleen beperkt tot uitvoerings- of bedrijfsvoeringtaken. De bedrijfsvoeringsorganisatie NoVA voert de volgende taken uit: 1. het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; 2. het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; 3.

het beheer van de door de colleges aangewezen archiefbewaarplaats, conform de bepalingen van een daartoe met de betreffende gemeenten te sluiten gebruiksovereenkomst; 4. het beheer van eventuele door derden, anders dan de deelnemers, overgedragen particuliere archieven, die reeds geacquireerd zijn en in de toekomst op basis van het vastgestelde acquisitieplan verworven zullen worden; 5. het beschikbaar stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden; 6. het uitvoeren van het door de individuele deelnemers gewenste beleid op gemeentelijk niveau. Dit zijn bij uitstek uitvoeringstaken, met een lage impact voor inwoners en hebben hoofdzakelijk gevolgen voor de ambtelijke organisaties. Om die reden adviseren wij u om een positieve zienswijze in te dienen. Hiervoor hebben wij een voorzet gemaakt, zie bijlage 2. Kanttekeningen 1.1 Voortzetten van Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe / Streekarchief Epe, Hattem en Heerde Echter, twee zelfstandige regelingen is minder effectief. Het is weliswaar mogelijk om het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe te continueren in de huidige vorm. Maar hiermee zijn de voordelen van de nieuwe GR NoVA niet te behalen. Daarom leggen wij nu ook een ontwerp aan u voor. 1.2 De huidige afspraken over Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe moeten ook aan de Wgr worden aangepast

4

Voor het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe zijn in het verleden afspraken gemaakt. Deze afspraken moeten in verband met de gewijzigde Wgr aangepast worden. Wij hebben gekozen voor een verzelfstandigde archiefdienst waarmee een bredere regio bediend wordt. Daarom leggen wij dit ontwerp nu aan u voor. Financiën De oprichting van de GR NoVA brengt kosten met zich mee. Deze kosten bestaan uit implementatiekosten en structurele kosten. Implementatiekosten De kosten voor de implementatie van de GR NoVA zijn totaal geraamd op € 234.000. Hiervoor wordt de algemene reserve van de SNWV ingezet (op deze post staat ruim € 236.000). E.e.a. wordt conform de jaarrekening van de SNWV verwerkt. Je kunt terug rekenen naar kosten per deelnemer en dan blijkt dat het aandeel voor de gemeente Elburg € 25.743 is. Structurele kosten De structurele kosten van de GR NoVA zijn totaal geraamd op € 1.858.000. Van deze kosten is het aandeel voor de gemeente Elburg in 2025 € 266.540. Een specificatie van de kosten is opgenomen in de financiële verordening (bijlage 3b, artikel 5). Momenteel staat er een post in de begroting van € 260.142 voor de SNWV. Wanneer deze opgevolgd wordt door de NoVA gaat het om een geringe stijging van de kosten en is een aanpassing van deze post niet direct nodig. Daarom wordt dit punt niet verder voorgelegd aan uw raad ter besluitvorming.

Hier staat tegenover dat voor de te leveren diensten van de gemeente Elburg aan de NoVA reële kosten in rekening gebracht worden. Communicatie/burgerparticipatie Communicatie over de oprichting van de GR NoVA vindt plaats na definitieve besluitvorming. Vervolg Het streven is om de nieuwe BVO NoVA per 1 juli 2025 op te richten, onder gelijktijdige opheffing van de twee oude centrumgemeenteregelingen SNWV en SEHH. Bijlage(n) 1. Ontwerptekst Gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief, incl. bijlagen: a. Directiereglement

2.

b. Financiële verordening c. Producten- en dienstencatalogus d. Reglement van orde Raadsbesluit: een positieve zienswijze geven op het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling NoordVeluws Archief

Elburg, 1 oktober 2024 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

Mw. mr. A.H. van der Maat-Bosma