Raadsvoorstel vervolg herijking subsidiebeleid 2023-1-31

Raadsvoorstel

Onderwerp

Herijking subsidiebeleid

Behandelaar:

Jan Hofstede

Datum Portefeuillehouder

31 januari 2023 Bertus Jeensma

Emailadres: Zaaknummer: Bijlagen

jan.hofstede@elburg.nl 203309 2

Te nemen besluit: 1. 2.

kennis te nemen van bijgevoegde informatie nota met betrekking tot subsidieverlening in Elburg (bijlage 1) en de wijze van werken als opgenomen in deze nota te onderschrijven en het college opdracht te geven dit uit te werken in de Algemene subsidieverordening (ASV) en op thematische wijze in de bijbehorende nadere regels.

Inleiding Op 6 december jl. hebben wij u door middel van een raadsbrief geïnformeerd over de stand van zaken en planning. Medio 2021 heeft uw raad aan het college de opdracht verstrekt tot herijking van het subsidieproces naar aanleiding van de uitkomsten van het Rekenkameronderzoek d.d. 23 december 2020. In 2022 heeft burgerparticipatie over de herijking plaatsgevonden en daarnaast zijn er twee sessies met de Raad gehouden onder leiding van Spectrum Elan. Al deze input hebben wij verwerkt in de informatie nota met betrekking tot de subsidieverlening in Elburg. Deze treft u aan als bijlage 1. Het is waardevol dat er nu een helder kader ligt dat algemeen richting geeft aan de subsidiëring door de gemeente. Zo kan een passend vervolg worden gegeven aan de aanbevelingen van de rekenkamer. Hieronder geven we aan hoe we de aanbevelingen van de Rekenkamer – zie bijlage 2 - hebben verwerkt in de nota: •

Na een uitgebreide inventarisatie van het beleid, blijkt dat de gemeente Elburg niet voor alle terreinen waarop subsidies worden verleend actuele beleidskaders heeft. Diverse beleidsdomeinen zijn in meer of mindere mate in ontwikkeling. Voor allerhande beleidsterreinen wordt wel al jaren subsidie verleend. Dit willen we niet stopzetten. Wel hebben we een overzicht gemaakt van de beleidsdoelen voor belangrijke thema's. De inventarisatie is opgenomen in bijlage A van de informerende nota. Dit moet dit jaar nog uitgebreid worden.

•

De ASV moet geüpdatet worden naar het laatste model van de VNG en onze opgedane inzichten. Deze wordt door de raad vastgesteld. Dit zal in een separaat voorstel aan u worden voorgelegd. Door op thematische wijze nadere regels te bundelen en af te slanken, willen we het aantal nadere regels wat hierbij hoort verminderen en uniformeren. Het vaststellen van nadere regels is een collegebevoegdheid. Waar mogelijk zullen we de subsidiekaders koppelen aan reeds vastgesteld beleid. Bij nieuw beleid kunnen de bestaande subsidiekaders meegenomen worden en als het nodig is ook aangepast worden.

•

Door de thematische aanpak en waar mogelijk reeds gelinkt aan de te realiseren doelen willen we een doelgerichte inzet van onze subsidies. We moedigen de organisaties aan om de samenwerking op te zoeken met andere organisaties. De inzet van een subsidie coördinator kan dit stimuleren en faciliteren. De subsidie coördinator kan ook een waardevolle bijdrage leveren aan het voeren van regie op het subsidiebeleid als geheel.

•

In onze nota (bijlage 1) gaan we nadrukkelijk in op de verantwoording, tellen en vertellen. Dit moet nog in de ASV en nadere regels verwerkt worden. Dit komt ook terug in de gemaakte en te maken afspraken bij begrotingssubsidies, neergelegd in overeenkomsten, de ASV en de daarbij horende nadere regels.

2

Beoogd effect Met de nota willen we meer maatschappelijke effecten bereiken met dezelfde financiële middelen. Hiervoor hebben we een aantal uitgangspunten geformuleerd die uit de participatiebijeenkomsten, de gesprekken met de raad en vanuit de projectgroep naar voren kwamen. Deze nota is de basis voor de manier waarop de aanvrager en verstrekker met elkaar samenwerken en een uitgangspunt om de ASV en de nadere regels verder aan te passen. Argumenten 1.1. De Raad willen we informeren en dichtbij houden Zoals u weet, is het herijkingsproces best veelomvattend en complex. Het vergt tijd om het proces zorgvuldig te doen. Dit is een goed moment om de opgedane inzichten en uitgangspunten te delen met de raad om vervolgens verder te kunnen met het subsidieproces (uitwerken ASV, nadere regels en begrotingssubsidies). 2.1. Het commitment van de Raad is nodig voor het vervolgproces Dit is een goed moment voor de Raad om desgewenst nog wat mee te geven voor het vervolg. Met het commitment van de Raad kunnen we de ASV voorbereiden en aan de slag met de nadere regels. Zo kunnen we beleid, begrotingssubsidies en nadere regels meer op elkaar laten aansluiten. Als we op thematische wijze de nadere regels aanpassen, kunnen we het aantal nadere regels verminderen en deze meer uniformeren. Ook kunnen we de wijze van werken vaststellen en implementeren.

Kanttekeningen 2.1 De beleidsdoelen moeten scherper. Om verdere stappen te zetten in het proces van een goed subsidiebeleid, zoals omschreven in deze nota, zijn er een aantal aandachtspunten binnen de gemeente Elburg. Bij het toepassen van de verandertheorie op de verschillende beleidsthema's is gebleken dat de beleidsdoelen nog scherper geformuleerd moeten worden. Dat nemen we mee. 2.2. De rolzuiverheid is een uitdaging De rekenkamer heeft duidelijk opgeschreven dat elk bestuursorgaan een eigen rol en verantwoordelijkheid heeft. Om als raad met het college meer inhoudelijk het gesprek te voeren over de inzet van subsidies en wat deze bijdragen aan de realisatie van de gemeentelijke doelen, is het nodig de inhoudelijke koppeling tussen subsidies en beleidsprogramma’s of beleidsdomeinen te versterken. De Raad stelt kaders en controleert (stelt beleid vast en de budgetten middels de begroting). De Raad stelt ook de ASV vast. Het college stelt nadere regels vast en zorgt voor de uitvoering binnen het vastgestelde beleid. Het ambtelijk apparaat is vervolgens aan zet in de uitvoering. Financiën Uitgangspunt voor dit hele proces is uitkomen met bestaande middelen en niet snijden in het beschikbare budget voor subsidies. Het totale financiële plaatje wordt de tweede helft van 2023 meer zichtbaar.

In de informatie nota stellen we voor om te gaan werken met een subsidie coördinator, de regievoerder die we nu missen (zie ook aanbeveling 5 van de rekenkamercommissie). Dat kost natuurlijk geld. Daarnaast verwachten wij dat de inzet op deze functie een aantal efficiency voordelen oplevert. Te denken valt aan het verbinden van verschillende beleidsdomeinen, het aanscherpen van maatschappelijke doelen, het vergroten van de maatschappelijke effecten, het aanboren van extra en nieuwe financieringsbronnen (provincie, rijk, fondsen) en het verbinden van subsidie-aanvragende partijen zodat ze taken en activiteiten kunnen combineren. We gaan dit verder uitwerken en komen zo nodig met een voorstel in de volgende kadernota. De Raad heeft in totaal € 30.000 beschikbaar gesteld voor de uitvoering van dit traject. Dat is voor de projectleiding door Spectrum Elan en voor het inschakelen van juridische kennis van Nysingh. Met deze gelden gaan we niet uitkomen. Momenteel zijn we in gesprek met Spectrum Elan over het vervolgtraject en om een goede inschatting te maken van wat nog nodig is. U wordt hierover nader geïnformeerd. Communicatie/burgerparticipatie Het afgelopen jaar vond een drietal bijeenkomsten plaats waarbij maatschappelijke partners hun input hebben geleverd op het onderwerp subsidies. De betrokkenheid van de maatschappelijke partners is

3

groot. Het aantal deelnemende maatschappelijke partners is hoog (30-40). De eerste bijeenkomst was online (i.v.m. corona) daarna hebben we de bijeenkomsten georganiseerd in buurthuizen. De bijeenkomsten waren voor een klein deel informerend en voor een groot deel interactief. We hebben veel discussies gevoerd over het subsidiebeleid van de gemeente Elburg. Belangrijke opbrengsten zijn: • De subsidieontvangers zijn doorgaans redelijk tot zeer tevreden over het huidige beleid. • Ondersteuning is gewenst bij het aanvragen van een subsidie. • Samenwerking vindt al op grote schaal plaats bij professionele subsidieontvangers. Informele subsidieontvangers werken op kleine schaal samen. Samenwerking wordt als een spannend uitgangspunt ervaren Subsidie aanvragers willen samenwerken maar hebben ook hun zorgen uitgesproken over de financiële consequenties daarvan. • • •

Meer transparantie over verstrekte subsidies en doelen is gewenst, evenals duidelijke regels bij het verstrekken van subsidies. Er moet een gezonde balans zijn tussen vertrouwen en controle. We moeten rekening houden met diversiteit van aanvragende partijen

Op 19 januari 2023 heeft de Adviesraad Sociaal Domein gereageerd op onze adviesaanvraag. De adviesraad: • waardeert hoe ze betrokken is en wordt bij dit proces. • Is positief over de nota ‘herijking subsidieverstrekking gemeente Elburg’ en de uitgangspunten. • Ondersteunt het aanstellen van een subsidiecoördinator. • Geeft aan dat de kosten van een subsidiecoördinator niet ten laste mogen gaan van het beschikbare subsidiebudget. • Vindt het een goede zaak dat alle subsidies onder de loep worden genomen. • Wenst te komen tot afronding van dit proces, zodat er duidelijkheid komt voor aanvragers. Wij zijn blij te vernemen dat de participatie inclusief Adviesraad Sociaal Domein goed verloopt, zodat het proces zorgvuldig verloopt. Het advies beschouwen we als steun in de rug om door te gaan op de ingeslagen weg en om dit kalenderjaar tot afronding te komen. Dat is in ieders belang. Vervolg De herijking is niet afgerond. Wij gaan graag verder met de ingezette lijn en hebben u dan ook voorgesteld de Algemene subsidieverordening aan te passen aan de laatste wijzigingen van de VNG en de opgedane inzichten van het herijkingsproces tot nu toe. Dit omvat tevens de nadere regels die tot onze bevoegdheden behoren. Uiteraard informeren wij u graag over het resultaat van de thematisch opgezette nadere regels.

Wij verwachten de ASV en de bijbehorende nadere regels in Q3 van 2023 gereed te hebben, zodat het alles per 1 januari 2024 van kracht kan worden. Ook zal er aandacht zijn voor het overgangsrecht. Het gehele proces is in onze ogen compleet als ook de subsidie coördinator is geworven, de bijbehorende standaardbrieven zijn ontwikkeld, het zaaksysteem voor subsidies waar nodig is aangepast en de benodigde interne training met betrekking tot subsidies is afgerond.

Bijlage(n) 1. Informerende nota met betrekking tot subsidieverlening in Elburg (incl. bijlage A) 2. Aanbevelingen van de Rekenkamer

Elburg, 31 januari 2022 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

Mw. mr. A.H. van der Maat-Bosma

4

Bijlage 2 – De aanbevelingen van de Rekenkamer Aanbeveling 1 (raad) Zorg ervoor dat op alle terreinen waarop subsidies worden verstrekt, actuele en inhoudelijke beleidskaders voor specifieke beleidsdomeinen zijn vastgesteld met duidelijke doelen. Aanbeveling 2 (raad en college) Laat de subsidiekaders (ASV + nadere regels) logischer voortvloeien uit de actuele beleidskaders waarin de beleidsdoelen van de gemeente Elburg zijn vastgesteld (aanbeveling 1). Aanbeveling 3 (college en organisatie) Vertaal voor een doelgerichte inzet van subsidies de subsidiekaders door naar heldere subsidieafspraken over de te bereiken doelen. Leg in de gesprekken met alle gesubsidieerde organisaties meer nadruk op de doelrealisatie en betrek daarbij wat er naar de toekomst toe verbeterd kan worden. Reflecteer hierbij kritisch op de subsidieafspraken die historisch gegroeid zijn. Aanbeveling 4 (college en raad) Versterk de inhoudelijke en financiële verantwoording ten aanzien van subsidies zodat er meer inzicht wordt geboden in hetgeen wordt bereikt met de inzet van subsidies. Overweeg hierbij om de (inhoudelijke) verantwoording expliciet te koppelen aan de inhoud van de beleidsprogramma’s en meer in te zetten op een systematiek van “tellen en vertellen”.

Hierbij maak je de koppeling tussen kwantitatieve informatie (financiële inzet middelen) en kwalitatieve informatie (welke impact is er gerealiseerd met de inzet van middelen?) Aanbeveling 5 (college en organisatie) Zorg ervoor dat in de ambtelijke organisatie duidelijk is wie (vanuit welke afdeling) regie voert op het subsidiebeleid als geheel. Draag daarnaast zorg voor een zaaksysteem dat de organisatie adequaat ondersteunt bij het doorlopen van de subsidie-processen. Andere gemeenten, bijvoorbeeld Nunspeet, laten hiervan interessante voorbeelden zien. Aanbeveling 6 (college en organisatie) (voortbordurend op aanbeveling 3)) Vraag alle subsidie-relaties die verantwoording moeten afleggen (>€ 10.000) om expliciet te verantwoorden over de gemaakte subsidieafspraken. Wees hierbij scherp op met name subsidierelaties die regionaal via één algemeen verslag aan verschillende (gemeentelijke) organisaties tegelijkertijd verantwoording afleggen. Aanbeveling 7 (raad en college) Ga met elkaar na op welke wijze het maatschappelijk netwerk van gesubsidieerde organisaties meer en beter strategisch benut kan worden ten behoeve van de gemeentelijke opgaven. De gemeente zou het netwerk tussen haar en de subsidierelaties kunnen versterken door actief verbinding te leggen met de partners.

Vanuit deze rol het gesprek voeren over de impact die subsidiegebruikers kunnen leveren met de door Elburg verstrekte middelen, versterkt het doelgericht inzetten van het instrument subsidie. Aanbeveling 8 (raad en college) Subsidies vormen een van de belangrijkste instrumenten die een gemeente heeft om gericht met maatschappelijke partners gezamenlijk doelen te realiseren. Verstevig daarom als raad je rol ten aanzien van de inhoudelijke kaderstelling van subsidies en de inhoudelijke controle op de bijdrage van subsidies aan de realisatie van de gemeentelijke doelen (parallel aan aanbeveling 1). Om als raad met het college meer inhoudelijk het gesprek te voeren over de inzet van subsidies en wat deze bijdragen aan de realisatie van de gemeentelijke doelen, is het nodig de inhoudelijke koppeling tussen subsidies en beleidsprogramma’s of beleidsdomeinen te versterken. Dit kan door in de P&C-cyclus per beleidsprogramma of binnen rapportages per beleidsprogramma de onderstaande aspecten op te nemen. Aanbeveling 9 (raad) Verleg de focus bij het volgen van het subsidiebeleid van afzonderlijke subsidies naar het subsidiebeleid in zijn geheel.