Raadsvoorstel Verordening geheimhouding

Raadsvoorstel

Onderwerp

Geheimhouding

Behandelaar:

Bianca de Hoop

Datum Portefeuillehouder

7 november 2023 Burgemeester

Emailadres: Zaaknummer: Bijlagen

bianca.de.hoop@elburg.nl 320759 2

Te nemen besluit: De Verordening delen van informatie onder geheimhouding Elburg 2023 vast te stellen. Inleiding Dit voorstel is een wijziging in de juridische techniek wat kan en mag als geheimhouding wordt opgelegd maar geen verruiming van de geheimhoudingsmogelijkheden. We regelen we hiermee ook dat burgerraadsleden ook geheime stukken kunnen krijgen. Dit stellen we voor omdat enkele wettelijke regels over geheimhouding dit jaar zijn gewijzigd. Een belangrijke wijziging is dat de gemeenteraad niet meer door het college opgelegde geheimhouding op stukken hoeft te bekrachtigen. Geheimhouding kan nu door het college en burgemeester zelf ook worden opgelegd. Daarvoor moeten nog wel een paar praktische/werk afspraken worden gemaakt die in dit raadsvoorstel zijn opgenomen. Beoogd effect Deze verordening heeft als doel om, vanuit de algemene belangen voor het dagelijks bestuur van de gemeente en efficiëntie, een aantal processuele werkafspraken vast te leggen. Dit is wenselijk om te bewerkstelligen dat op een juiste wijze met vertrouwelijke informatie wordt omgegaan en bewust een terughoudend gebruik wordt gemaakt van de bevoegdheid tot het opleggen van geheimhouding. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen raadsleden en burgerraadsleden voor de toepassing van de regels over het delen van informatie onder geheimhouding, deze regels zijn dus onverkort voor iedereen van toepassing.

Argumenten 1.1 De uitgangspunten in de verordening komen uit de Gemeentewet. Op 1 januari 2023 is de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden, met uitzondering van het onderdeel geheimhouding. Het onderdeel geheimhouding is op 1 april 2023 in werking getreden. De wet wijzigt de Gemeentewet in verband met het bevorderen van de bestuurlijke integriteit en de aanpak van aanhoudende bestuurlijke problemen in het decentraal bestuur. De bepalingen over geheimhouding in de Gemeentewet zijn met de wetswijziging in één nieuw hoofdstuk (Va) geregeld. Eerder stonden de bepalingen verspreid in deze wet, omdat per bestuursorgaan apart in de wet was beschreven wat diens bevoegdheden waren op het punt van geheimhouding. Na de wetswijziging is sprake van één centraal geheimhoudingshoofdstuk. In het nieuwe hoofdstuk wordt een aantal wijzigingen doorgevoerd ten opzichte van de oude (of bestaande) regeling. De verordening is een uitwerking van de wijzingen die de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur heeft aangebracht aan onder andere de Gemeentewet. De Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur heeft ervoor gezorgd dat er een nieuw onderdeel met betrekking tot geheimhouding in de Gemeentewet is opgenomen. Dit onderdeel heeft invloed op het functioneren van de decentrale overheid, in dit geval de gemeente.

2

1.2 Op landelijk niveau is een voorbeeld van deze verordening op het forum van de VNG geplaatst. De VNG is de koepelorganisatie van alle gemeenten in Nederland. Het doel van de VNG is om in contact te komen met collega’s en andere gemeenten. De VNG komt vaak met modelverordeningen om gemeenten op weg te helpen met het opstellen van een verordening. In dit geval heeft de gemeente Midden-Delfland een voorbeeld van een verordening inzake geheimhouding geplaatst op het forum van de VNG, zodat andere gemeenten hier ook gebruik van kunnen maken. De voorgestelde Verordening delen van informatie onder geheimhouding is hierop gebaseerd. 1.3 De verordening stelt werkafspraken vast. De artikelen in de verordening bevatten ook werkafspraken ten aanzien van de implementatie van de wijzigingen in de Gemeentewet ten opzichte van geheimhouding. Deze werkafspraken zorgen niet alleen voor efficiëntie, waarmee het algemeen belang van het dagelijks bestuur wordt gediend, maar ook wordt bewerkstelligd dat op een juiste manier met vertrouwelijke informatie wordt omgegaan. Het is ook de bedoeling dat men terughoudend gebruik maakt van de bevoegdheid tot het opleggen van geheimhouding. 1.4 De gemeenteraad en de raadscommissie(s) beschikken over de informatie die voor het besluitvormingsproces nodig is. In de verordening is feitelijk het normale proces van besluitvorming vastgelegd.

Het college of de burgemeester verstrekt via een raadsvoorstel informatie onder geheimhouding aan de gemeenteraad. Voor de voorbereiding van de besluitvorming is een raadscommissie ingesteld. In het belang van een zorgvuldige voorbereiding is het noodzakelijk dat alle commissieleden over dezelfde informatie beschikken. 1.5 De uitwerking in de verordening zorgt voor een efficiëntere wijze van uitvoering van de regelingen uit de Gemeentewet. De artikelen 3 en 4 beogen een efficiëntere werkwijze en daarvoor zijn de – technische – constructen mandaat en delegatie. De informatie is vaak onderdeel van een primair proces waarmee het college – veelal – is belast qua uitvoering. Hiermee wordt ook tegemoet gekomen aan de termijn die de Wet open overheid stelt wanneer een verzoek om openbaarmaking geheime informatie bevat. Zonder deze regels is het niet mogelijk om binnen de wettelijke termijn van 4 weken te beslissen op een dergelijk verzoek. Kanttekeningen 1.1 De gedachte kan ontstaan dat de gemeente meer informatie geheim wil houden wanneer deze verordening wordt ingevoerd. Door invoering van een verordening die toeziet op geheimhouding kan bij menigeen de gedachte ontstaan dat de gemeente (meer) zaken geheim wil houden. Gedacht kan worden dat hoe meer de gemeente bezig is met geheimhouding, hoe meer er geheim zal worden gehouden.

Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit de toelichting op de verordening. Hierin is opgenomen dat de verordening voortborduurt op de Woo waarvan het uitgangspunt is dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij in de wet anders is bepaald. De gronden voor geheimhouding staan in artikel 5.1, lid 1 en 2 Woo en zijn limitatief. Er wordt dus niet meer geheim gehouden dan wat op grond van al bestaande wetgeving mogelijk is. Het is een wijziging in de juridische techniek hoe geheimhouding wordt opgelegd maar geen verruiming van de geheimhoudingsmogelijkheden. 1.2 Voor het vaststellen van deze verordening bestaat geen wettelijke plicht Het is niet in de wet vastgelegd dat gemeenten een aparte verordening moeten vaststellen om toe te zien op de wijzigingen in o.a. de Gemeentewet. Voor gemeenten is het aan henzelf om met een verordening te komen die toeziet op deze wijzigingen. De vraag die dan rijst is of het wel noodzakelijk is om deze verordening vast te stellen. Het vaststellen van deze verordening is dan wel niet verplicht, maar wel wenselijk, omdat door de verordening wordt bewerkstelligd dat op een juiste wijze met vertrouwelijke informatie wordt omgegaan en dat bewust terughoudend gebruik wordt gemaakt van de bevoegdheid tot het opleggen van geheimhouding. Dit door enkele werkafspraken vast te leggen in de verordening.

3

Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan dit raadsvoorstel met bijbehorend raadsbesluit. Communicatie/burgerparticipatie De Verordening delen van informatie onder geheimhouding zal na het besluit van de gemeenteraad worden gepubliceerd in het digitale Gemeenteblad. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van het zogenoemde DROP-verordeningen-format. Vervolg Na vaststelling zal de Verordening delen van informatie onder geheimhouding met ingang van de dag na publicatie in werking treden. Bijlage(n) 1. 2.

Verordening delen van informatie onder geheimhouding Toelichting Verordening delen van informatie onder geheimhouding

Elburg, 7 november 2023 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

Mw. mr. A.H. van der Maat-Bosma