Raadsvoorstel onderhoud gemeentelijke gebouwen

Raadsvoorstel

Onderwerp

Behandelaar:

Adviseur gebouwbeheer

Datum

Onderhoud gemeentelijke gebouwen 3 juni 2024

Zaaknummer:

376513

Portefeuillehouder

W. Krooneman

Bijlagen

Korte beschrijving voorstel Het college gaat het beheerplan voor het onderhoud van gemeentelijke gebouwen actualiseren. Een eerste concept hiervan laat zien dat als we doorgaan zoals we nu doen, we veel meer geld nodig hebben voor onderhoud. Daarom vraagt het college aan de gemeenteraad om een nieuw plan te maken. Dit nieuwe plan moet bekijken hoe we geld kunnen besparen, bijvoorbeeld door anders met gebouwen om te gaan, minder vaak onderhoud te doen of gebouwen af te stoten. Het college heeft tijd nodig om dit nieuwe plan goed te maken. Daarom willen ze volgend jaar een voorstel maken en de financiële consequenties bij de volgende perspectiefnota aanbieden. Maar er is nu ook al geld nodig om het nodige onderhoud voor de komende jaren (2024, 2025 en 2026) uit te kunnen voeren. Het college vraagt deze budgetten beschikbaar te stellen. Te nemen besluit: 1. 2. 3. 4.

€ 1.460.000 toe te kennen aan de onderhoudsbudgetten van 2024 en (deels) 2025 vanuit de algemene reserve eenmalig een incidenteel bedrag van € 1.625.000 toe te kennen aan de onderhoudsbudgetten voor (resterende deel) 2025 en 2026 het college op te dragen het accommodatiebeleid en uitgangspunten beheer te heroverwegen en de effecten mee te nemen in de perspectiefnota 2025 Hiertoe de 3de begrotingswijziging 2024 vast te stellen

Inleiding De gemeente Elburg heeft meerdere gebouwen in bezit. In het beheerplan 2021-2024 staan onderhoudswerkzaamheden benoemd waar de gemeente Elburg verantwoordelijk voor is. De afgelopen jaren zijn niet alle geplande of andere onderhoudswerkzaamheden gerealiseerd waardoor toekomstige onderhoudswerkzaamheden en benodigde financiële middelen niet meer op elkaar aansluiten. Om dit op elkaar aan te laten sluiten zijn inspecties gehouden, meerjarenonderhoudsprogramma's (MJOP's) geactualiseerd en vertaald naar een concept beheerplan 2024-2038. Gevraagd wordt om de overgebleven financiële middelen uit de voorzieningen a €1.460.000 beschikbaar te stellen als budget voor de benodigde onderhoudswerkzaamheden in 2024 en (deels) 2025. Ook wordt voorgesteld een extra incidenteel budget beschikbaar te stellen vanuit de algemene reserve voor (resterende deel) 2025 en 2026. Het college wordt gevraagd om het accommodatiebeleid en uitgangspunten beheer te heroverwegen en mogelijke besparingen inzichtelijk te maken. Beoogd effect Middelen beschikbaar krijgen voor het uitvoeren van noodzakelijk onderhoud in 2024, 2025 en 2026. De mogelijkheid te onderzoeken hoe beheer in de toekomst beheersbaar en betaalbaar blijft.

2

Argumenten 1.1 Overgebleven middelen vanuit de voorzieningen onderhoud, beheerplan 2021-2024, zijn noodzakelijk om onderhoudswerkzaamheden voor 2024 en (deels) 2025 te bekostigen In de afgelopen jaren zijn de onderhoudswerkzaamheden uit het beheerplan 2021-2024 gedeeltelijk gerealiseerd waardoor financiële middelen vanuit de voorzieningen zijn overgebleven. Door de overgebleven voorzieningen met een bedrag van € 1.460.000 op te heffen en ten gunste van de exploitatie te brengen kunnen de middelen ter dekking worden gesteld voor de noodzakelijke onderhoudsbudgetten in 2024 en (deels) 2025. Hierdoor kunnen deze werkzaamheden worden gerealiseerd, bekostigd, nemen onderhoudskosten van betreffende gebouwen niet verder toe en verkeren gebouwen in goede staat. 2.1 Extra budget is nodig om de onderhoudswerkzaamheden voor 2025 en 2026 te bekostigen Met het opheffen van de voorzieningen onderhoud, kan het noodzakelijke onderhoud voor 2024 en (deels) 2025 worden bekostigd. Door eenmalig een incidenteel bedrag van € 1.625.000 vanuit de algemene reserve beschikbaar te stellen, kan het resterende onderhoud voor 2025 en 2026 worden gerealiseerd en bekostigd. Hierdoor kunnen onderhoudswerkzaamheden vroegtijdig worden voorbereid, gerealiseerd, bekostigd en nemen onderhoudskosten van betreffende gebouwen niet verder toe en verkeren gebouwen in goede staat. 3.1

Actualisatie van accommodatiebeleid en uitgangspunten beheer is nodig om toekomstig onderhoud financieel op orde te houden Met de optimalisatie van het beheerplan is gebleken dat er grote financiële tekorten ontstaan voor het onderhoud. Alleen met het nemen van beheermaatregelen zoals temporiseren van de uitvoering en kijken naar de kwaliteit van het onderhoudsniveau zijn we er niet. Ook evaluatie en actualisatie van het accommodatiebeleid in 2024 en 2025 kunnen aan de orde zijn zoals het onderzoeken van de mogelijkheid tot afstoting van accommodaties. De effecten hiervan worden meegenomen in de perspectiefnota van 2025. Kanttekeningen 1.1 Voorbereiding van onderhoudsprogramma 2024 en (deels) 2025 De onderhoudsbudgetten voor 2024 en (deels) 2025 zijn beschikbaar na goedkeuring door de raad. De voorbereiding van onderhoudsprojecten is inmiddels in gang gezet om het programma zoveel als mogelijk in 2024 en 2025 te kunnen realiseren. Na goedkeuring van de raad over de budgetten worden pas opdrachten verstrekt. Gezien de marktomstandigheden is het wel de vraag of partijen voldoende capaciteit beschikbaar hebben om de geplande onderhoudswerkzaamheden in het geplande jaar te kunnen realiseren. Werkzaamheden die niet gerealiseerd worden, lopen over naar 2025.

1.2 Integrale afweging Door vooruit te lopen op de perspectiefnota ontbreekt de integrale afweging met betrekking tot het extra beschikbaar stellen van financiële middelen ten bedrage van €1.460.000 en € 1.625.000 voor 2024, 2025 en 2026. 2.1 Zonder budgetten ontstaan achterstanden in het onderhoud. Met goedkeuring, op het voorliggende besluit, door de raad zijn vanaf 2024 de onderhoudsbudgetten beschikbaar. Wanneer budgetten niet worden toegekend, dan kunnen onderhoudswerkzaamheden niet worden gerealiseerd en zullen achterstanden in het onderhoud ontstaan. 2.2 Reserveer voldoende financiële middelen voor de toekomst Het beheerplan 2021-2024 is in december 2021 vastgesteld. Voor de periode na 2024 zijn onvoldoende financiële middelen gespaard om toekomstig onderhoud te bekostigen. In de periode 2024-2038 zien we na actualisatie gemiddeld een structureel geraamd tekort van €700.000 per jaar als we onveranderd door gaan met het beheren van onze gebouwen. Geadviseerd wordt om structureel onderhoudslasten voor een langere termijn te reserveren dan vier jaar. Zo worden naar de toekomst toe voldoende financiële middelen beschikbaar gesteld om onderhoud te bekostigen en beleidsdoelen te realiseren.

3

3.1

Actualisatie van het accommodatiebeleid voorziet mogelijk in besparing van toekomstige onderhoudslasten In 2024 wil het college het accommodatiebeleid herzien om naast de noodzakelijke beheermaatregelen ook naar de beleidsuitgangspunten te kijken. Overwogen zal worden om gebouwen af te stoten om zo toekomstige onderhoudskosten te besparen. De verwachting is dat bestaande monumentale gebouwen en gebouwen geen gebouw zijnde (bruggen, muren, etc), hier niet aan bijdragen en uit ervaringen vanuit het verleden blijkt dat de mogelijkheden voor afstoten beperkt zijn. De resultaten nemen we mee in de perspectiefnota van 2025. Financiën Omdat het onderhoud de laatste jaren niet helemaal volgens plan verliep, willen we de onderhoudsvoorziening sluiten. We vragen de raad om en het resterende geld (€1.460.000) toe te voegen aan de onderhoudsbudgetten voor de komende jaren (2024-2025). Hiermee kunnen we zowel gepland onderhoud als kosten voor het heroverwegen van het accommodatiebeleid en beheer dekken. Daarnaast vragen we de raad om eenmalig en incidenteel een bedrag van €1.625.000 toe te voegen aan de onderhoudsbudgetten voor 2025 en 2026. Dit is nodig bovenop de reeds beschikbare jaarlijkse budgetten van €232.000 voor preventief onderhoud. Het concept beheerplan 2024-2038 laat een structureel tekort zien van gemiddeld €700.000 per jaar.

Voor verdere uitwerking van de te vormen voorzieningen, net als de benodigde onderhoudsbudgetten en dekking voor het concept beheerplan 2024-2038, zullen naast het nemen van beheermaatregelen, het herzien van kwaliteitsbeleid (conditieniveau) van gebouwen, ook de beleidsuitgangspunten uit het accommodatiebeleid worden geëvalueerd. Het afstoten van accommodaties kan hierbij aan de orde zijn. Risicoparagraaf Gedurende de looptijd van het beheerplan kunnen diverse factoren de hoogte van de benodigde gemeentelijke middelen beïnvloeden. Denk hierbij aan: rentewijzigingen, bouwkostenstijgingen (die de afgelopen jaren extreem zijn geweest), economische vs. technische levensduur van materialen, een overspannen markt waardoor het opstarten van projecten langer duurt en kostbaarder wordt, bouwsubsidiemogelijkheden, wets- en beleidswijzigingen en bijvoorbeeld projectontwikkelingen. Een MJOP en beheerplan is daarmee een dynamisch geheel. Het beschikbaar stellen van financiële middelen draagt bij aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen. Wanneer onvoldoende financiële middelen beschikbaar worden gesteld, omdat deze voor andere ontwikkelingen worden ingezet, dan worden noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden aan bestaande gebouwen niet of gedeeltelijk gerealiseerd.

De gevolgen hiervan kunnen zijn dat; materialen verder degraderen waardoor herstelkosten toenemen, de (esthetische) waarde van de gebouwen verminderen, klanttevredenheid afneemt, veiligheidsrisico’s toenemen, storingen toenemen en bijdragen aan een minder (kosten)efficiënt en effectief beheer. Communicatie/burgerparticipatie Na besluitvorming vindt terugkoppeling plaats aan de besturen van de dorpshuizen en zwembad. Vervolg o de cijfers in overleg met de financieel adviseur administratief verwerken o de cijfers communiceren met de besturen van de dorpshuizen o de cijfers voor 2025-2038 verder optimaliseren o de onderhoudsplannen worden verder voorbereid ten behoeve van de realisatie in 2024 o het accommodatiebeleid en uitgangspunten voor beheer worden heroverwogen Bijlage(n) 1. Raadsbesluit Elburg, juni 2024 Het college van burgemeester en wethouders,

4

de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

Mevrouw A. Maat – Bosma, van der