Raadsvoorstel huisvesting gemeentelijke organisatie versie 27 mei 2022__242619__

Raadsvoorstel Onderwerp

Visie huisvesting Behandelaar: gemeentelijke organisatie

N.A.de Groot

Datum Portefeuillehouder

Mei 2022 J.N. Rozendaal

Nico.de.Groot@elburg.nl 218747 1

Emailadres: Zaaknummer: Bijlagen

Onderwerp Visie op de vernieuwing van de huisvesting voor de gemeentelijke organisatie van Elburg. Te nemen besluit: 1.

De Visie op vernieuwing van de huisvesting voor de gemeentelijke organisatie van Elburg vast te stellen;

2.

Het college op te dragen nader onderzoek te doen naar de toekomst van de organisatie (visie op de organisatie/wat voor overheid willen we zijn) en de daarbij behorende ruimtebehoefte in het flexibele ambtenarendeel;

3.

Het college op te dragen nader onderzoek te doen naar verkenning van behoefte huisvesting maatschappelijke instellingen in/bij huisvesting gemeentelijke organisatie op de huidige locatie onder de randvoorwaarden, zoals opgenomen in de visie;

4.

Op basis van de onder punt 2 en 3 genoemde uitkomst de scenario’s van renovatie c.q. nieuwbouw nader uit te werken in financiële en ruimtelijke haalbaarheid;

5.

Een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen van € 150.000 voor uitwerking punt 3 en 4;

6.

Een bedrag van € 100.000 voor het huisvestingsonderzoek te onttrekken uit de algemene reserve.

7.

De 10e begrotingswijziging vast te stellen.

Inleiding Op 12 januari 2022 heeft er een werksessie van de raad plaatsgevonden over vernieuwing van de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. De conclusie was dat er in eerste instantie een visie opgesteld dient te worden over het beoogd gebruik van een gemeentehuis door de gemeente. Naar aanleiding van dit verzoek is er een Visiedocument opgesteld getiteld ‘Visie op de vernieuwing van de huisvesting voor de gemeentelijke organisatie van Elburg’ (zie bijlage; hierna: de Visie). Aan de totstandkoming van de Visie is een langdurig proces vooraf gegaan. Deze startte ongeveer in april 2020. Deze visie sluit aan op hetgeen in het Bestuursakkoord 2022-2026 onder de paragraaf “Onze bedrijfsvoering” is opgenomen, waarin staat dat uiterlijk in 2025 een eigentijds, functioneel en duurzaam gemeentehuis gerealiseerd moet zijn. In de voorliggende huisvestingsvisie staat immers op pagina 6 dat het werkgedeelte voor de ambtenaren zo flexibel mogelijk en aantrekkelijk voor medewerkers moet worden ingericht, veilig en gezond en toekomstbestendig (geschikt voor eigen gebruik en afstootbaar als het moet).

Sowieso is een flexibel werkgedeelte voor de medewerkers verstandig omdat daarmee een gebouw wordt gerealiseerd dat makkelijk kan meebewegen met de omvang van de gemeentelijke organisatie en waarvan gemakkelijk delen anders gebruikt kunnen worden of te verhuren zijn als dat de komende jaren nodig is. De uitkomsten van de op te stellen visie over de toekomst van de organisatie, als bedoeld in het Bestuursakkoord zullen ook mede bepalen hoe groot het flexibele ambtenarendeel van het gebouw moet zijn. Wat de “opleverdatum” betreft verwijzen wij u naar de vervolgstappen, verderop in dit raadsvoorstel. 2

Beoogd effect De vast te stellen visie vormt mede de basis voor het vervolgtraject, dat moet leiden tot vernieuwing van de huisvesting van de gemeentelijke organisatie.

Argumenten 1.1 Het visiedocument geeft de kaders weer voor verdere uitwerking van het vernieuwde gemeentehuis. Het geeft inzicht op welke manier de medewerkers van de gemeente, haar bewoners en evt. maatschappelijke instanties het vernieuwde gemeentehuis willen gebruiken. 1.2 De visie schetst de randvoorwaarden om gezamenlijke huisvestingsopties met maatschappelijk partijen te onderzoeken. Kanttekeningen 1.1 In de visie geschetste mogelijkheden zijn ingegeven door wat wenselijk is en ruimtelijk haalbaar is. Financieel “gewin” door het betrekken van commerciële partijen past hier niet bij.

Financiën De kosten van scenariostudies, onderzoeken en (kosten)berekeningen bedragen tot nu toe ongeveer € 115.000,- en zijn gedekt uit bestaande budgetten. Binnen bestaande budgetten is nu geen dekking meer te vinden voor het voorbereidingskrediet ten bedrage van € 150.000 ten behoeve van de vervolgstappen. Voor de vernieuwde huisvesting is in de begroting ter dekking van een investeringsbedrag van € 1.000.000 structureel een bedrag van € 50.000 opgenomen. Wij stellen voor om het begrote bedrag voor 2022 in te zetten als bijdrage voor de dekking van het voorbereidingskrediet. Het restantbedrag ad € 100.000 zal middels een begrotingswijziging uit de algemene reserve onttrokken worden. Communicatie/burgerparticipatie Door het betrekken van de Ondernemingsraad bij de totstandkoming van de Visie zijn de wensen van de eigen medewerkers van de gemeente meegenomen. In deze fase is betrokkenheid van inwoners/omwonenden nog niet aan de orde. Zodra in vervolgfasen er schetsontwerpen worden opgesteld, zullen zeker de nabije omwonenden daarbij worden betrokken Vervolg/planning realisatie Na vaststelling van de visie zal uitvoering worden gegeven aan de onder punt 2, 3 en 4 genoemde beslispunten. De op te stellen visie op de organisatie zal de planning van de huisvesting niet in de weg te staan.

Het zijn parallelle sporen die tijdig samensmelten op het moment dat het programma van eisen voor het vernieuwde gemeentehuis opgesteld moet worden. Over de aanpak van dit traject zullen wij u binnenkort nog afzonderlijk informeren. Uiteraard zullen wij u betrekken bij de totstandkoming van die visie en zullen wij te zijner tijd ook de uitkomsten van de op te stellen visie op de organisatie aan u voorleggen. Zodra de beslispunten 2, 3 en 4 zijn uitgewerkt en op basis daarvan meer zicht is op de investeringslasten zullen wij deze aan u voorleggen en een voorstel tot dekking van de kosten doen.

Hieronder zijn met de inzichten van dit moment de processtappen voor de realisatie in kaart gebracht. 1.

Initiatieffase – 2022 -

visie op de organisatie en bijbehorende ruimtebehoefte voor het flexibele ambtenarendeel

-

definiëren ruimtebehoefte huisvesting maatschappelijke instellingen

-

scenario’s voor renovatie en nieuwbouw actualiseren (incl. kostenraming en exploitatieberekening).

2.

Definitiefase – 2023 -

vaststellen keuzescenario deelrenovatie of nieuwbouw (door gemeenteraad)

-

beschikbaar stellen budget voor gekozen scenario op basis van dekkingsvoorstel (door gemeenteraad).

3.

Ontwerp- en realisatietraject - 2024 en 2025.

Bijlage(n) 1.

Visie op vernieuwing van de huisvesting voor de gemeentelijke organisatie van Elburg 3

Elburg, 27 juni 2022 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de wnd. secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

J. Hofstede