Raadsvoorstel aanbesteding accountant 2026-2030

Raadsvoorstel

Onderwerp Datum Portefeuillehouder

Aanbesteding accountant boekjaar 2027-2030 15 december 2025 Presidium

Behandelaar:

Griffie

Zaaknummer: Bijlagen

507280

Korte beschrijving voorstel: We gaan het accountantscontract voor de jaarrekeningcontrole 2027 -2030 opnieuw aanbesteden, samen met omliggende gemeenten. Te nemen besluit: 1. Een gezamenlijke aanbesteding van het accountantscontract 2027-2030 met de ISNVgemeenten en gemeenschappelijke regelingen uit te voeren; 2. Een gezamenlijke aanbesteding uit te voeren in een perceel samen met de gemeenten Hattem, Heerde, Nunspeet en Oldebroek en de regeling I-dienst H2O en Noord Veluws Archief (NoVA); 3. De bevoegdheid van de raad inzake de vaststelling van de aanbestedingsdocumenten en de selectie van de nieuwe accountant te mandateren aan het presidium, met de bevoegdheid voor submandaat voor bedoelde vaststelling en selectie aan maximaal drie raadsleden uit genoemde de gemeenteraad. Inleiding Voor de controle van de jaarrekening is met onze huidige accountant, Baker Tilly, een contract afgesloten voor de controle van de boekjaren 2021 tot en met 2024. Dit contract bevatte een eenmalige verlengingsoptie met twee jaar tot en met de controle van het boekjaar 2026. Uw raad heeft op 3 juni 2024 besloten om van deze verlengingsoptie gebruik te maken. Vanaf boekjaar 2027 dient er dus een nieuw contract met een accountant te worden gesloten voor de boekjaren 2027 tot en met 2030. De controle van de jaarrekening gebeurt na het einde van het jaar.

Hiermee worden de werkzaamheden standaard in het opvolgende jaar uitgevoerd. Uiterlijk 15 juli moet de gemeente de jaarrekening bij de provincie deponeren. De accountant moet de werkzaamheden voorafgaande aan deze datum hebben afgerond. Beoogd effect Te komen tot een contract met een accountant voor de boekjaren 2027-2030. Argumenten 1.1. Gezamenlijke aanbesteding kan in het kader van de Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe In het kader van de Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe (ISNV) is in een ambtelijk overleg van de controllers geïnventariseerd hoe de gezamenlijke aanbesteding zou moeten plaatsvinden. Daaruit is gebleken dat alle ISNV-gemeenten en vrijwel alle gemeenschappelijke regelingen bereid zijn gezamenlijk aan te besteden, onder voorbehoud van een besluit door de raad. Wij stellen u daarom voor om gezamenlijk in het verband van de ISNV-gemeenten en gemeenschappelijke regelingen het contract voor de accountantscontrole van de jaarrekening aan te besteden. Wij stellen u daarbij voor, net als in 2020, te kiezen voor een looptijd van het nieuwe contract van vier jaar, met een optie op verlenging met één keer twee jaar. Hiermee wordt een maximale termijn van zes jaar gerealiseerd, terwijl de mogelijkheid ontstaat om tussentijds het contract te beëindigen (mocht u bijvoorbeeld niet tevreden zijn over de accountant). De keuze voor deze looptijd is niet ongebruikelijk in den lande.

2.1. Gezamenlijk aanbesteden en perceel indelingen zijn efficiënt. Efficiencyvoordeel wordt gerealiseerd door niet voor iedere gemeente/regeling een eigen inkooptraject te starten en begeleiden maar één aanbesteding gezamenlijk te organiseren. Wij verwachten dat ook dit keer een beperkt aantal marktpartijen zal inschrijven. Dit is mede afhankelijk van de grootte van de gekozen percelen. De deelnemers werken op bedrijfvoeringsterrein steeds vaker samen. Dit is mede een

2

overweging voor indeling in percelen. Gevolg van de perceelindeling is, dat per perceel dezelfde accountant wordt gecontracteerd. Bij de puntentoekenning worden per perceel de punten van de deelnemers bij elkaar opgeteld. Het daaruit voortvloeiende gewogen gemiddelde is de eindscore. Elke gemeente of regeling krijgt zijn eigen contract. 3.1. De raad wijst de accountant aan. In het kader van artikel 213 lid 2 Gemeentewet is het een bevoegdheid van de raad om de accountant aan te wijzen die belast is met de controle van de jaarrekening. Dat betekent ook dat de raad wordt meegenomen in het traject van voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding. Dit kan onder mandaat worden belegd bij het presidium, waarbij het aan het presidium is om uit praktische overwegingen deelname aan het traject onder submandaat over te laten aan maximaal drie raadsleden uit de raad. Het (sub)mandaat strekt zich uit tot het namens de raad vaststellen van de aanbestedingsdocumenten en de selectie van de accountant. In het traject is een presentatie van de accountants opgenomen. Het traject mondt uit in een raadsvoorstel tot (voorlopige) gunning van de accountantscontrole aan de nieuwe accountant. Kanttekeningen 1.1.

De mate van belangstelling vanuit de markt moet worden afgewacht Al bij de vorige aanbesteding bleek er minder wordende belangstelling vanuit de (grote) accountantskantoren voor de gemeentelijke markt vanwege het beschikbare gemeentelijke budget en daarmee het bedrijfsrisico voor de kantoren omdat toch een goede controle moet worden opgeleverd. De respons vanuit de markt zal ook dit keer weer afwachten zijn. Financiën De kosten van de aanbesteding worden volgens de ISNV-methodiek verdeeld over de deelnemende gemeenten aan de aanbesteding met als verdeelsleutel het aantal inwoners van de gemeente per 1 januari 2025; voor Elburg begroot op € 1.200 Communicatie/burgerparticipatie Informatie over de procedure en de te zetten stappen daarin komt van het (intergemeentelijke) ambtelijke projectteam. Vervolg De planning van het aanbestedingsproces ziet er globaal als volgt uit: In het tweede kwartaal 2026 zullen de aanbestedingsdocumenten worden opgesteld zoals het programma van eisen, geschiktheidseisen, gunningscriteria. Dit wordt gedaan door een werkgroep bestaande uit raadsleden, griffie, controller, samen met de andere gemeenten. Rond het zomerreces 2026 vaststelling van deze aanbestedingsdocumenten door de raad. In het vierde kwartaal 2026 zal de gunningsfase zijn.

De inschrijvers presenteren zich aan de werkgroep, vervolgens vindt de selectie plaats op basis van eerder vastgestelde criteria. Januari 2027 zal uiterlijk de definitieve gunning door de raad vastgesteld worden. Elburg, 24 november 2025 Namens het presidium, de burgmeester,

de griffier a.i.,

ir. J.N. Rozendaal

mr. dr. I. de Haan

2