Raadsbrief organisatie kadernota 2023 DEF.docx.pdf

Raadsbrief

Datum Portefeuillehouder

14 juni 2023 Burgemeester

Behandelaar:

Alerieke van der Maat-Bosma

Emailadres

Alerieke.van.der.maat@elburg.nl

Zaaknummer: Bijlagen

Onderwerp Organisatie gemeente Elburg (kadernota 2023) Inleiding In deze raadsbrief zetten wij de drie sporen, die onze organisatie betreffen, op een rijtje. Deze brief is een aanvulling op de raadsbrief van 7 februari 2023 en de themasessie over de organisatie van 15 mei 2023. En kan door u betrokken worden bij de voorbereiding op de behandeling van de kadernota 2023, waarin voorstellen staan over het verstevigen van onze organisatie. Een overzicht van de middelen per spoor met de datum van vaststelling treft u als bijlage aan. Inhoudelijke kernboodschap Organisatieontwikkeling: ontwikkelen strategisch vermogen (spoor 1) In deze raadsbrief staan wij eerst stil bij onze organisatieontwikkeling, waarvoor u in de begroting 2023-2026 een budget van € 500.000 beschikbaar heeft gesteld om ons strategisch vermogen langs twee lijnen te ontwikkelen. In deze begroting is beschreven dat deze lijnen enerzijds de middelen voor strategische capaciteit betreffen en anderzijds het ontwikkelen van de gewenste werkwijze en cultuur. In het bijgevoegde plan van aanpak treft u de nadere concretisering van de door u beschikbaar gestelde middelen aan. De inzet van de middelen voor onze organisatieontwikkeling komt voort uit de analyse van een extern bureau in 2022, waarin staat dat wij het strategisch vermogen van onze organisatie stevig moeten ontwikkelen.

Dit betreft zowel het toevoegen van extra strategische capaciteit als het verder ontwikkelen van de organisatiecultuur aan de hand van een organisatievisie. Wij onderschrijven deze analyse. Onze organisatie kan zich sterk ontwikkelen in het verder richting geven aan onze organisatie(doelen) en projectmatig werken, waardoor bestuurlijke opgaven daadkrachtig en resultaatgericht kunnen worden opgepakt. De in het plan van aanpak genoemde organisatieadviseur, directiesecretaris en urenuitbreiding van de controller vervullen hierin een belangrijke rol. De in het plan van aanpak beschreven missie, visie en 5 kernwaarden van onze organisatie zijn leidend voor de gesprekken in en met onze organisatie over onze organisatiecultuur. Deze 5 kernwaarden zijn: wij denken mee,; wij zijn betrokken en professioneel; wij zijn klantgericht; wij benutten de kracht in de samenleving en wij zijn betrouwbaar. De ontwikkeling van de organisatie is noodzakelijk, omdat wij te maken hebben met complexe lokale opgaven, waaronder de huidige woningbouwopgave met een ambitie tot groei en het daarmee op peil houden van ons voorzieningenniveau.

Ook het participeren in de samenwerkingen binnen de regio en de uitvoeringsprogramma’s die daaruit volgen, vragen om voldoende strategische capaciteit. Deze strategische regionale samenwerking helpt ook Elburg bij het oppakken van onze lokale opgaven op het gebied van bereikbaarheid, economie, arbeidsmarkt en woningbouw. De in het plan van aanpak genoemde strategisch adviseurs vervullen een essentiële rol bij het oppakken van de regionale strategische opgaven naar de lokale situatie en vice versa. Om richting te kunnen geven aan een organisatie, die deze opgaven oppakt en richting geeft aan de langere termijn, is het wenselijk om, naast het toevoegen van strategische capaciteit, ook te investeren in ons management en teamontwikkeling. Tot slot worden in het plan middelen ingezet voor het verder ontwikkelen van onze medewerkers op het gebied van integraal werken, projectmatig werken en het continu leren en ontwikkelen. Dat laatste is ook van groot belang om onze medewerkers te kunnen blijven boeien en binden aan onze organisatie. Samenvattend; enerzijds wordt door het toevoegen van strategische capaciteit gewerkt aan het oppakken van onze lokale opgaven en het verder richting geven aan onze organisatie (‘de handjes’).

Anderzijds wordt door het toevoegen van capaciteit op het gebied van personeel & organisatie en verdere ondersteuning gewerkt aan de ontwikkeling van onze organisatiecultuur. Basis op orde (spoor 2) Hierboven hebben wij het strategisch vermogen van onze organisatie benoemd zoals u hebt vastgesteld bij de begroting 2023-2026. In de kadernota 2023 staan voorstellen voor de inzet van middelen voor het verstevigen van onze huidige organisatie (‘basis op orde’). Dat is van een andere orde dan het vergroten van het benodigde strategisch vermogen van onze organisatie. De voorstellen in de kadernota 2023 betreffen een versteviging van onze organisatie als gevolg van de groei dan wel intensivering van de werkzaamheden van onze organisatie. Wij hebben in de kadernota per formatief voorstel de achtergrond nader geschetst. In deze raadsbrief geven wij een aanvullende motivering voor deze 5 formatieve voorstellen.

•

•

Juridische ondersteuning Het voorstel tot uitbreiding van de juridische capaciteit heeft als algemene achtergrond dat onze samenleving verder verjuridiseert. Dat heeft als gevolg dat de juridische check voorafgaand aan de besluitvorming op allerlei terreinen intensiever moet plaatsvinden. Daarnaast is de capaciteit niet meegegroeid met de intensivering van de juridische taken op het gebied van mededinging/staatssteun en juridische kwaliteitszorg. En is inzet hierop momenteel dan ook niet mogelijk. Ook de benchmark, uitgevoerd door een externe partij, bevestigt ons in deze dagelijkse waarneming. Er is sprake van een negatieve afwijking van 1,8 fte ten opzichte van de benchmark. In voorkomende gevallen doen wij een beroep op externe juridische ondersteuning, waaronder onze huisadvocaat. Het nadeel daarvan is dat wij als gemeente steeds verder achter de feiten aan blijven lopen, omdat wij juridisch niet in control komen. De werkdruk blijft daardoor onverminderd hoog en de eigen juridische kennis wordt niet verder ontwikkeld als wij telkens ‘naar buiten’ gaan voor juridisch advies. Tot slot is er sprake van overschrijdingen op de post externe juridische ondersteuning. Financiën De hierboven genoemde benchmark geeft aan dat onze organisatie eveneens een lagere formatie heeft voor financiën en control (-1,7 fte).

Hoewel onze begroting de laatste jaren, als gevolg van extra taken, verder in financieel opzicht is gegroeid en de gemeente over fors meer SPUK-regelingen verantwoording moet afleggen is het team qua formatie onvoldoende meegegroeid. Het aantrekken van een extra adviseur financiën zorgt voor een verdere ontwikkeling van onze P&C-documenten en het optimaliseren van onze huidige Planning & Control - processen. Het resultaat daarvan is dat wij als gemeentebestuur meer aan de voorkant komen bij het signaleren van trends, ontwikkelingen en risico’s voor onze P&C-documenten. Wij kunnen dan ook beter duiden wat dit zou kunnen betekenen voor onze gemeente en inwoners.

•

Conciërge Het voorstel tot uitbreiding van de functie van conciërge heeft de volgende achtergrond. Door verschillende externe ontwikkelingen en vervelende voorvallen voelen medewerkers van de servicebalie in de publiekshal zich onveilig. Wij zijn als werkgever verplicht om ervoor te zorgen dat onze medewerkers veilig kunnen werken. Daarnaast hebben wij ook een verplichting op grond van de wet; het uitvoeren van een adequaat arbeidsomstandighedenbeleid. Naar aanleiding van de voorvallen hebben wij geïntervenieerd door een conciërge aan te stellen. Dit werkt goed en scheelt ons inhuur, waarvan de kosten vele malen hoger zijn. Daarbij pakt de conciërge ook andere klussen op waardoor wij daarvoor geen extra formatie of inhuur hoeven in te zetten. Daarbij valt o.a. te denken aan het beheer van de elektrische dienstauto’s, openstelling gemeentehuis bij avondvergaderingen en bijeenkomsten, reparaties en schoonmaakwerkzaamheden. Het resultaat van deze toevoeging aan de formatie is een veilige werkplek voor onze werknemers en een efficiënte inzet van de formatie voor andere taken binnen ons gemeentehuis. Daardoor is extra inzet of inhuur niet nodig.

•

Openbare ruimte De gemeente Elburg heeft als ambitie om te groeien. Daarnaast spelen er reeds huidige uitdagingen op het gebied van klimaat, digitalisering, inwonerparticipatie en data gedreven werken. Door een medewerker projectontwikkeling toe te voegen aan onze formatie kunnen wij de huidige openbare ruimte adequaat blijven beheren. Maar ook meedenken in de ontwikkelingen voor de toekomstige openbare ruimte als gevolg van de woningbouwopgave. Het resultaat daarvan is een goed ingerichte openbare ruimte voor onze inwoners. Tenslotte brengen wij hiermee een in het verleden weggeschreven formatieplaats terug die het gevolg was vanuit de gedachte dat Elburg een beheergemeente zou zijn.

•

Gebouwenbeheer Door het toevoegen van formatie aan het team gebouwenbeheer kan een goed beheer en onderhoud van onze gemeentelijke eigendommen blijven plaatsvinden. Het resultaat is dat onze inwoners gebruik kunnen blijven maken van goed onderhouden voorzieningen in onze gemeente.

Onderzoek organisatie op middellange termijn (spoor 3) Het onderzoek van Berenschot naar onze organisatie op de middellange termijn kijkt verder dan de bovengenoemde 2 sporen. Het onderzoek van Berenschot geeft eind 2023 een doorkijk naar onze organisatie over 5 tot 10 jaar. Voor dit derde spoor heeft u via de begroting 2023-2026 € 50.000 beschikbaar gesteld. In het najaar 2023 organiseren wij een themasessie voor u over dit onderzoek. Relatie sporen 1, 2 en 3. Los van de uitkomsten van het onderzoek van Berenschot zijn wij van mening dat investeren in onze organisatie nodig is, zowel op strategisch niveau als voor de reguliere taken. De sporen 1 en 2 helpen daarbij. Immers, bij alle mogelijke scenario’s die uit het onderzoek naar voren kunnen komen is een stevige organisatie van belang om de scenario’s uit te kunnen voeren danwel om volwaardig deel te kunnen nemen aan de scenario’s. Arbeidsmarktbeleid Ook in Elburg merken wij de spanning op de arbeidsmarkt. Wij hebben helaas ook te maken met het zeer lastig kunnen invullen van vacatures op het gebied van RO, vergunningen en inkoop, net zoals in de gemeenten om ons heen. Het is een hele kunst om onze dienstverlening op dit vlak op peil te houden. Het is daarentegen ook goed om melden dat wij op de andere gemeentelijke terreinen de vacatures nog goed kunnen invullen.

Om onze werknemers echter te kunnen behouden is investeren in onze organisatie ook noodzakelijk om de werkdruk niet te hoog te laten oplopen, interne mobiliteit te kunnen aanbieden en een continue beleid uit te kunnen voeren op het gebied van leren en ontwikkelen. De hierboven beschreven 2 sporen over onze organisatie zijn daarbij behulpzaam. Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

Mw. mr. A.H. van der Maat-Bosma