PvE Gemeentehuis Elburg d.d. 28-2-2024

Functioneel Ruimtelijk Programma van Eisen Gemeentehuis Elburg Zuiderzeestraatweg Oost 19, Elburg

Projectnummer 230060 Definitief 28 februari 2024, met aanpassingen na reacties van: Stuurgroep → 23 januari 2024 en 26 februari 2024 MT → 25 januari 2024 Projectgroep → 8 februari 2024

1

“Een vriendelijk en open gebouw, een gemeentehuis waar de inwoners en bezoekers zonder schroom naar binnen komen en dat een fijne werkomgeving biedt voor iedereen die er werkt.”

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding

6

1.1

Aanleiding

6

1.2

Verantwoording en leeswijzer

7

2. Organisatie

8

2.1

De gemeente en haar organisatiestructuur

9

2.2

Aantallen medewerkers

10

2.3

Openings- en gebruikerstijden

11

3. Huidige situatie

12

3.1

De gebouwen

13

3.2

De huidige indeling

14

3.3

Bestemmingsplan huidige perceel

15

3.4

Molenbiotoop huidige perceel

16

4. Visie en kaders

17

4.1

Visie op de huisvesting

18

4.2

De kantoorfunctie

20

4.3

Trouwfunctie en raadszaal

21

4.4

Aantallen en vierkante meters

22

5. Beeldverwachting

23

5.1

Uitgangspunten en kernwoorden

24

5.2

Sfeerbeeld “Groen en ruimtelijk”

25

5.3

Sfeerbeeld “Creatief, professioneel maar speels

26

5.4

Sfeerbeeld “Lichte kleuren en natuurlijke materialen”

27

5.5

Sfeerbeeld “Scandinavische sfeer, licht en rust

28

3

Inhoudsopgave 6. Functioneel ruimtelijk Programma van Eisen

29

6.1

Relatieschema

30

6.2

Publieke zone

31

6.2.1

Servicebalie en wachtruimte

32

6.2.2

“Loketten” en spreekkamers

33

6.2.3

Raadszaal

34

6.3

6.4

Grenszone

35

6.3.1

Vergadercentrum

35

6.3.2

Werkcafé

36

6.3.3

Keuken

37

6.3.4

Streekarchivariaat: Geen Studiezaal

38

Beveiligde zone 6.4.1

Relatieschema

39

6.4.2

Werkplekconcept

40

6.4.3.1 Bouwstenen – werkplekken

41

6.4.3.2 Bouwstenen - Overleggen

42

6.4.3.3 Bouwstenen – Pantry en service corner

43

6.4.3.4 Bouwstenen – Ontspanningsruimte – Optioneel

44

6.4.3.5 Bouwstenen – Verhouding tussen de bouwstenen

45

6.4.4

Bouwstenen voor directie en B&W

46

6.4.5

Bouwstenen voor Domein Leefomgeving

47

6.4.6

Bouwstenen voor Domein Dienstverlening

48

6.4.7

Bouwstenen voor Domein Bedrijfsvoering

49

4

Inhoudsopgave 6.4.8

Bouwstenen voor Domein Samenleving

50

6.4.9

Bouwstenen voor Politie en Gemeentearchief

51

6.5

Facilitaire ruimten in de diverse zones

52

6.6

Buitenruimten

53

7. Ruimtestaten

54

7.1 Totaal aantal benodigde meters en omrekenfactor

55

7.2 Ruimtestaat

56

8. Wettelijke en Technische eisen

60

BIJLAGE

63

1.

64

Aantal medewerkers en werkplekken

5

1. Inleiding 1.1 Aanleiding De huisvesting en inrichting van het gemeentehuis van Elburg moet vernieuwd worden, omdat: •

De werkomgeving op diverse punten ongezond is en niet meer van deze tijd.

•

De inrichting niet past bij de beoogde manier van werken (functionaliteit van de inrichting).

•

Deze nog niet duurzaam is (ambitie van raad = gemeentehuis in 2025 energieneutraal).

Eerste stap op weg naar een vernieuwd gemeentehuis is het opstellen van voorliggend functioneel ruimtelijk Programma van Eisen (verder: PvE). Het functioneel ruimtelijk PvE voor het gemeentehuis heeft als doel: a. Het vastleggen van de wijze waarop men in de gemeente wil werken en wat daar aan huisvesting voor nodig is: het kantoorconcept. b. Het vaststellen van het volume (de benodigde vierkante meters) en dat op haalbaarheid opnieuw door kunnen rekenen. c. Het vastleggen van de basis voor de volgende stap: het schets ontwerp. Dit PvE is als selectie- en contractdocument te gebruiken voor de aanbesteding van de ontwerpende en uitvoerende partijen en als toetsdocument voor het ontwerp.

6

1. Inleiding 1.2 Verantwoording en leeswijzer Verantwoording

Leeswijzer

Om te komen tot een functioneel ruimtelijk Programma van Eisen (PvE) voor het gemeentehuis Elburg is de volgende projectorganisatie ingericht:

In de volgende hoofdstukken beschrijven we achtereenvolgens:

• Stuurgroep: stelt de kaders vast en neemt de besluiten. Bestaat uit stakeholders van de gemeentelijke organisatie. • Projectgroep: werkt vragen uit en geeft input tijdens werksessies. • Werkgroep: werkt de kaders uit tot een PvE en fungeert als klankbordgroep. Bestaat uit een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie. Huisvestingsadviesbureau Draaijer begeleidt deze groepen; de begeleiding van de werkgroep is in samenwerking met De Unie architecten.

De stuurgroep heeft de kaders voor het project vastgesteld. Vervolgens is input opgehaald via een ronde van interviews met de sleutelfiguren en is in de periode juli tot en met oktober 2023 dit PvE met de werkgroep uitgewerkt. Er is een dag met referentiebezoeken bij andere recent gerenoveerde gemeentehuizen geweest en er zijn drie werksessies gehouden om te komen tot dit PvE. Onderwerpen in deze sessies waren: 1. Relatieschema en welke soorten ruimten zijn nodig (de bouwstenen). 2. Aantal bouwstenen per domein inpassen in de genormeerde vierkante meters.

1. De aanleiding, projectorganisatie en leeswijzer. 2. De te huisvesten organisatie. De organisatiestructuur, aantallen en openings- en gebruikstijden. 3. De huidige situatie m.b.t. de gebouwen, de indeling ervan, het bestemmingsplan en het molenbiotoop. 4. Visie en kaders voor het Programma van Eisen. 5. De sfeer- en beeldverwachting binnen en buiten.

6. De activiteiten, interne logistiek en relaties vertaald naar het functioneel ruimtelijke Programma van Eisen. 7. De benodigde vierkante meters verwerkt in een ruimtestaat. 8. De wettelijke en technische eisen. In dit functioneel ruimtelijke Programma van Eisen zijn inspiratiebeelden gebruikt. Deze beelden ondersteunen de tekst en geven een impressie van de mogelijke uitwerking. Het is aan de architect dit mee te nemen in het ontwerp.

3. Inpassing in geval van renovatie en sfeer- en beeldverwachting.

7

2. Organisatie

Gemeentehuis Oldebroek, beeld: De Twee Snoeken architecten

8

2. Organisatie 2.1 De gemeente en haar organisatiestructuur De huidige gemeente Elburg bestaat uit de kernen Elburg, Hoge Enk, Oostendorp, Doornspijk en ‘t Harde met een totale oppervlakte van 6.591 hectare en ongeveer 24.000 inwoners. De gemeentelijke organisatie bestaat uit een ambtelijk en een bestuurlijk deel. De ambtelijke organisatie van de gemeente is, naast de directeur (secretaris) met de bijbehorende ondersteuners en de griffie georganiseerd in de volgende domeinen (conform benaming per 1 januari 2024): 1. Domein Leefomgeving, met als hoofdtaken beleidsontwikkeling en uitwerking en uitvoering waar het gaat om de fysieke omgeving.

2. Domein Samenleving, waarvan de hoofdtaken zijn gericht op de maatschappelijke beleidsontwikkeling en uitwerking en uitvoering. 3. Domein Dienstverlening, met als hoofdtaken de beleidsuitvoering van de domeinen Leefomgeving en Samenleving gericht op de afhandeling van klantzaken. 4. Domein Bedrijfsvoering, met als hoofdtakenzijn de (interne) sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen gericht op het realiseren van de taken van de gehele organisatie. De bestuurlijke organisatie bestaat uit burgemeester en wethouders en de fracties met hun raadsleden. 9

2. Organisatie 2.2 Aantallen medewerkers De totale ambtelijke organisatie (inclusief de kadernota 2023 en de externe medewerkers) omvat 278 medewerkers. 233 daarvan werken in het gemeentehuis, verdeeld over onderstaande teams: Directeur en ondersteuning - 7 medewerkers - Directeur (1) - Ondersteuning (6) - Griffie (3) Leefomgeving - 42 medewerkers in het gemeentehuis - Domeinmanager (1) - Beheer openbare ruimte en vastgoed (15) - Beleidsontwikkeling (14) - Plan en projectontwikkeling (12) - Buitendienst die gehuisvest is op de gemeentewerf Bedrijfsvoering – 68 medewerkers - Domeinmanager (1) - Financiën (20) - Personeel en organisatie (8) - Basisregistraties (9) - Juridische zaken en inkoop (8) - Informatiemanagement (4) - ICT (10) - DIV (8)

Dienstverlening – 49 medewerkers - Domeinmanager (1) - Burgerzaken (6) - Communicatie (6) - Facilitair (7) - Klantcontact (10) - Toezicht en handhaving (7) - Vergunningen (12) Samenleving - 64 medewerkers - Domeinmanager (1) - Beleidsondersteuning (11) - Beleidsontwikkeling (17) - Consulenten (21) - Openbare orde en veiligheid (6) - Streekarchivariaat (8)

De bestuurlijke organisatie bestaat uit: B&W – 8 medewerkers - Burgemeester (1) - Wethouders (4)

Fracties (7) - Totaal ca. 28 fractieleden 10

2. Organisatie 2.3 Openings- en gebruikerstijden De openingstijden van het gemeentehuis zijn: Maandag: Dinsdag: Woensdag: Donderdag: Vrijdag:

8:30 - 17:00 uur 8:30 - 17:00 uur 8:30 - 17:00 uur 8:30 - 17:00 uur 8:30 - 17:00 uur

De medewerkers kunnen binnen deze tijden werken in het gemeentehuis en werken vanuit huis. Op woensdagavond is er avondopenstelling voor Burgerzaken van 17:00 tot 19:00. In de avond vinden de volgende activiteiten plaats in het gemeentehuis: • Vergaderingen van de fracties. • Alle raadsvergaderingen en daaraan gerelateerde voorbereidende vergaderingen. • Overleggen met inwoners, organisaties e.d.

11

3. Huidige situatie

12

3. Huidige situatie 3.1 De gebouwen Het gemeentehuis is in het voorjaar van 1985 in gebruik genomen. Het 40 jaar oude kantoor is gedateerd en voldoet niet aan de huidige eisen, zo voldoet het niet aan energielabel C.

Adviezen:

Het hoofdgebouw bestaat uit twee volledig bovengrondse bouwlagen en een kelder-souterrain, waarin de volgende functies een plek hebben:

• Voorhuis afstoten.

• Koepel slopen. De Koepel wel voor de tijdelijke huisvesting zo lang mogelijk in de lucht houden.

• Publieke zone met servicebalie, wachtruimte, studiezaal Streekarchivariaat, spreekkamers en loketten. • Kantoorhuisvesting voor de vier domeinen.

Hoofdgebouw

Koepel

Voorhuis

• Kelder-souterrain met vergadercentrum, streekarchivariaat, museumdepot, fietsenkelder, technische ruimten en opslagruimten. Aan het hoofdgebouw zit het bestuurscentrum vast gebouwd, de Koepel. Hier zijn de raadszaal en de werkkamers van het college, secretariaat, griffie, directeur en bijbehorende ondersteuning gehuisvest. De Koepel is niet functioneel (er is een open gang tussen de raadszaal en de aanliggende ruimten) en de verduurzaming is kostbaar. Vanuit de Koepel loopt er een gang richting het Voorhuis, het oude gemeentehuis van Doornspijk. In dit monumentale pand is de politie gehuisvest, zitten de fracties en wordt vergaderd. Het is niet echt geschikt, erg gehorig, verduurzamen is kostbaar en de meters zijn niet nodig. Het gemeentehuis omvat ca. 4.940 m² bvo zonder Koepel en Voorhuis. 13

3. Huidige situatie 3.2 De huidige indeling - globaal Begane grond

Kelder Domeinen Opslag

Domeinen

Publieke functies

Domeinen

Vergadercentrum

Fietsenstalling Technische ruimte

Archiefbewaarplaats Streekarchivariaat Repro

Koepel

Raadszaal B&W Griffie Directie

Museum depot

Eerste etage

Voorhuis Politie Fracties Vergaderen

Domeinen

14

3. Huidige situatie 3.3 Bestemmingsplan huidige perceel 1. In het huidige bestemmingsplan ligt het bouwvlak ruim om het huidige gebouw. 2. Volgens het bestemmingsplan mag er nu niet gebouwd worden op de parkeerplaats. Bij nieuwbouw op deze plek is een nieuw bestemmingsplan noodzakelijk en dat vergt tijd. 3. Milieucirkels agrarische sector → Probleem zal groter zijn als er nieuwbouw op de parkeerplaats wordt gerealiseerd dan bij renovatie van het huidige gebouw op de bestaande plek omdat nieuwbouw dichter bij de agrarische functies ligt. Conclusie: Minste problemen met het bestemmingsplan als het huidige gebouw vernieuwd wordt. Dan is zeker tijdelijke huisvesting nodig. Inmiddels is besloten geen nieuwbouw te plegen maar het huidige pand te vernieuwen / renoveren.

15

3. Huidige situatie 3.4 Molenbiotoop huidige perceel Omdat de windvang van de molen al beperkt wordt door het gemeentehuis is de voorwaarde dat de verandering de windvang niet nog meer beperkt. Dit geldt zowel voor nieuwbouw of verbouw. Officiële bouwhoogten: Afstand 1-100 meter van de molen → hoogte gebouw ca. 3,9 meter

Afstand 118 meter van de molen → hoogte gebouw ca. 5,4 meter De provincie adviseert om te zijner tijd contact te leggen met een op dit onderwerp gespecialiseerd adviesbureau. Daarnaast zal de gemeente t.z.t. contact opnemen met de beherende stichting van de Molen.

16

4. Visie en kaders Vastgesteld door de raad in mei 2022 en in november 2023

Gemeentehuis Voorst, beeld: De twee Snoeken architecten

17

4. Visie en kaders 4.1 Visie op de huisvesting De visie op de vernieuwing van de huisvesting voor de gemeentelijke organisatie Elburg is vastgesteld door de raad en betreft de volgende uitgangspunten:

1.

Eén fysieke plek voor inwoners, bestuur en medewerkers. De huidige locatie is hier geschikt voor.

2.

Er is nog steeds fysieke huisvesting nodig, ook met het digitale en thuiswerken. De huisvesting zal efficiënt ingezet worden. De fracties maken gebruik van de vergaderfaciliteiten die er al zijn. De werkplekken worden gedeeld met een factor van 0,7 (7 werkplekken per 10 medewerkers). Per medewerker wordt voorzien in 1 m1 kastplank.

3.

De intergemeentelijke samenwerking zal vragen om flexibiliteit in de huisvesting. De huisvesting moet zo zijn dat men niet hoeft te verbouwen als de organisatie verandert. De grond van de Koepel blijft beschikbaar voor een eventueel nodige aanbouw.

4.

De in ontwikkeling zijnde visie op de organisatie zal vragen om flexibiliteit in de huisvesting. De huisvesting dient de visie in uitstraling, inrichting en indeling te ondersteunen. De huisvesting moet zo zijn dat men niet hoeft te verbouwen als de organisatie verandert. De grond van de Koepel blijft beschikbaar voor een eventueel nodige aanbouw.

5.

De huisvesting ondersteunt optimaal de nieuwe manier van (samen)werken. Het uitgangspunt is dat iedere medewerker plaats- en tijdonafhankelijk mag werken, mits de functie en/of werkzaamheden dit toelaten. Het kantoorwerken kan structureel worden gecombineerd met gemiddeld 40% van de werktijd thuiswerken. De keuze op welke locatie en welke plek men werkt wordt bepaald door het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiëntie van de communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en klanten.

18

H 4. 1.2.Visie en kaders H

4.1 3.Visie op de huisvesting H 4. H 6. De gemeente staat open voor de huisvesting van maatschappelijke organisaties in het gemeentehuis. Voorwaarde is wel dat dit minstens kostendekkend moet zijn. De gemeente staat niet open voor commerciële organisaties. De gemeenteraad heeft besloten alleen de politie in het gemeentehuis te huisvesten.

7. De huisvesting is gezond en veilig. Het gemeentehuis moet een gezond binnenklimaat met aandacht voor temperatuur, luchtkwaliteit, voldoende daglicht en een goede akoestiek hebben. Qua veiligheid dient er een scheiding te zijn tussen het publieksdeel van het gemeentehuis en de kantoorzones. 8. De huisvesting moet voldoen aan alle eisen van deze tijd en moet zo duurzaam en klimaatneutraal mogelijk zijn. Voor wat betreft duurzaamheid heeft de gemeente de ambitie om haar eigen bedrijfsvoering in 2025 klimaatneutraal te hebben. Dit betekent dat het gemeentehuis dan aardgasvrij en zoveel mogelijk zelfvoorzienend moet zijn. Daarnaast doet Nederland mee aan het klimaat akkoord van Parijs waarin afgesproken is dat kantoren in 2050 Paris-Proof moeten zijn. Haven van Elburg

19

4. Visie en kaders 4.2 De kantoorfunctie Het kantoorgedeelte van het gemeentehuis moet het hybride en activiteitgerelateerde werken ondersteunen en het onderlinge contact bevorderen. Het moet aantrekkelijk zijn om voor de gemeente te werken. Dit betekent voor de inrichting van dit deel van het gemeentehuis dat:

•

Een variatie aan werkplekken nodig is: informele overlegruimten, belplekken, concentratieruimten, teamplekken, ruimten voor vergaderen op afstand en vergaderruimten.

•

Apparatuur nodig is die het ‘overal en hybride kunnen werken’ goed faciliteert. Voor een groot gedeelte is dat er al.

•

Er “werkhuizen” komen voor de teams. Een vlek, zone, in het gebouw waar een bepaald team te vinden is en waar teamleden elkaar ‘live’ kunnen ontmoeten en met elkaar kunnen (samen)werken.

•

De grotere (vergader)ruimten zo worden gepositioneerd dat deze zowel overdag voor de medewerkers, als op het einde van de dag en in de avond, voor de commissies e.d., in te zetten zijn. Ook hier is de insteek ‘efficiënt ruimtegebruik’.

•

Er een werkcafé is voor overleg intern en voor het overleg met de inwoners van Elburg.

Variatie aan werk- en overlegplekken - Onder gemeente Wijchen, architect: De Twee Snoeken

, 20

4. Visie en kaders 4.3 Trouwfunctie en raadszaal Er worden geen extra meters gebouwd voor de functie ‘trouwen’ omdat er in Elburg genoeg trouwlocaties zijn. Er komt wel een multifunctionele ruimte die ook ingezet kan worden voor een trouwerij. Nieuwe raadszaal: •

Minimaal plaats voor 19 en mogelijk 21 raadsleden (25.000+ inwoners).

•

Een duaal ingerichte raadszaal, bij voorkeur een vergaderopstelling in één ring waarbij alle raadsleden gelijkwaardig en wederzijds zichtbaar zijn.

•

Raadsleden zijn zichtbaar voor toehoorders, de vergadering is in de gehele zaal goed te volgen.

•

Ruimte voor het college van B&W, pers en ambtelijke ondersteuning.

•

Ruimte in de zaal voor 30-32 toehoorders. Via digitale schermen ook nog in een andere zaal te volgen voor 20-30 toehoorders.

•

Een modern en adequaat video-, audio- en stemsysteem.

•

Multifunctioneel gebruik van de raadszaal.

•

De toepassing van het BOB raadsmodel* vraagt om naastgelegen ruimtes die deze vergadervorm op een goede manier ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan commissievergaderingen in carrouselvorm en sessies die synchroon gehouden worden. Ook hier zoveel mogelijk streven naar ruimten nabij de raadszaal die multifunctioneel ingezet kunnen worden.

* In het BOB model doorlopen raadsvoorstellen achtereenvolgend een beeldvormende, oordeelsvormende en besluitvormende fase.

21

4. Visie en kaders 4.4 Aantallen en vierkante meters • Het nieuwe gemeentehuis moet een werkomgeving bieden voor 250 medewerkers*, hierin is de ingeschatte groei meegenomen. Met een flexfactor van 0,7 werkplek per medewerker moeten er dus 175 werkplekken gerealiseerd worden. Plus de werkomgeving voor B&W en de raadszaal.

• Voor de fracties worden geen extra meters voorzien: zij delen de ruimten die er al in het gemeentehuis zijn. Zij zijn er immers vooral in de avonden. • Het Streekarchivariaat en de bijbehorende studiezaal komen niet terug in het gemeentehuis. De werkplekken voor de medewerkers van het Streekarchivariaat en het gemeentearchief wel. • Voor de politie wordt rekening gehouden met twee ruimten van 16 m 2 nuttig (identiek aan het huidige aantal meters). • Er worden, buiten de politie, geen andere maatschappelijke organisaties meegenomen in de (her)ontwikkeling. • Er worden niet meer meters gemaakt voor kunstexposities. • De inpandige fietsenstalling komt met dezelfde meters (en dus gelijke capaciteit) op dezelfde plek terug**. We houden rekening met een uitbreiding in de vorm van een separate fietsenstalling op het terrein. * Aantal medewerkers inclusief vacatures sept 2023 en externe medewerkers plus formatie uit kadernota 2023 plus 10. Exclusief medewerkers die op de Werf hun werkplek hebben (de buitendienst). Zie de details op pagina 64. ** Als er een tekort aan meters is in het gebouw, het een optie om de gehele fietsenstalling separaat buiten te maken. 22

5. Beeldverwachting

Gemeentehuis Voorst, beeld: De Twee Snoeken architecten

23

Gemeente Oldebroek: een rustige werkomgeving met veel hergebruikte materialen (lattenwand)

5. Beeldverwachting 5.1 Uitgangspunten en kernwoorden Het gemeentehuis is een vriendelijk en uitnodigend gebouw met een open uitstraling de inwoners zich welkom voelen. Kernwaarden gemeente Elburg Een goed werkplekconcept bij de gemeente Voorst: alle werkplekken bevinden zich op één etage, met een goede verhouding tussen open en concentratiewerkplekken.

Gemeente Voorst heeft veel warme en natuurlijke materialen waarbij tradities en cultuur in accenten terugkomen.

Het gemeentehuis moet de kernwaarden van de gemeente Elburg uitstralen, herkenbaar zijn en sober en doelmatig.

• Wij denken mee

Er wordt gebruik gemaakt van warme en natuurlijke kleuren en materialen die toekomstbestendig zijn en niet trendgevoelig. De kleuren en materialen in combinatie met beplanting maken het geheel sfeervol. Een duurzaam gebouw en duurzame inrichting, met waar mogelijk hergebruikte materialen.

• Wij zijn betrokken en professioneel

Het gebouw en de ruimtes zijn licht en transparant, zonder dat dit ten koste gaat van de privacy.

• Wij zijn klantgericht

• Wij benutten de kracht in de samenleving

• Wij zijn betrouwbaar

Het is een goede en efficiënte werkplek voor de medewerkers en heeft daardoor aantrekkingskracht op (toekomstige) medewerkers. De transparantie draagt bij aan het bevorderen van integraal werken; de werkomgeving nodigt uit tot samenwerken. Voor de beoogde sfeer in het gemeentehuis zijn de volgende kernwoorden gedefinieerd:

Groen en ruimtelijk

Creatief, professioneel en speels

Industrieel, vide, zitmogelijkheden

Lichte kleuren en natuurlijke materialen

Scandinavische sfeer, licht en rust

24

5.2 Sfeerbeeld – Groen en ruimtelijk

25

5.3 Sfeerbeeld – Creatief, professioneel maar speels

26

5.4 Sfeerbeeld – Lichte kleuren en natuurlijke materialen

27

6.5 Sfeerbeeld – Scandinavische sfeer, licht en rust

28

6. Functioneel ruimtelijk Programma van Eisen

Gemeentehuis Ermelo, beeld: De Twee Snoeken architecten

29

6. Functioneel ruimtelijk Programma van Eisen (PvE) 6.1 Relatieschema In het schema hiernaast zijn de onderlinge relaties tussen de diverse organisatieonderdelen van de gemeente weergegeven. Deze dienen gehandhaafd te worden bij het ontwerpen en realiseren van het gemeentehuis.

Beveiligde zone

Publieke zone

Grenszone

Dienstverlening en Leefomgeving dichtbij publieke zone

Domein Leefomgeving

Domein Dienstverlening

Loketten

Het gebouw is ingedeeld in drie zones: • De publieke zone, die tijdens de openingsuren van het gemeentehuis vrij toegankelijk is voor medewerkers, bewoners en bezoekers van de gemeente Elburg. • De grenszone waar bezoekers en/of bewoners onder begeleiding van een medewerker kunnen komen.

• De beveiligde zone die in principe alleen voor de medewerkers van de gemeente is. Hiervoor heeft men een pasje nodig. De raadszaal, vergadercentrum en het werkcafé moeten als één gebied toegankelijk en te gebruiken zijn.

Spreekkamers

Directeur en ondersteuning

Samenleving maakt veel gebruik van spreekkamers en loketten

principe Domein Samenleving

Domein Bedrijfsvoering

Griffie

Wachtruimte Servicebalie

Werkcafé

B&W

Raadszaal Politie

Vergader centrum

* Vlakken die over elkaar heen liggen moeten echt qua ruimten aan elkaar liggen

30

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.2 Publieke zone De publieke zone is toegankelijk voor medewerkers, inwoners en bezoekers van de gemeente Elburg en ligt bij de ingang, bij voorkeur op de begane grond.

Publieke zone Hoofdentree

Men moet zich hier welkom voelen. Dit komt terug in de uitstraling. Het is huiselijk en warm. In de publieke zone bevinden zich de hiernaast genoemde functies. Hier worden o.a. waarde documenten uitgegeven. Voor het bewaren van deze documenten zijn er wettelijke beveiligingseisen. Er worden geen extra meters gebouwd voor de functies ‘kunstexposities’ of ‘trouwen’. Er komt wel een multifunctionele ruimte (spreek- of vergaderkamer) die ook ingezet kan worden voor een trouwerij. Deze zal wat meer aankleding hebben dan de andere spreek- of vergaderkamers.

Service balie

Wachtruimte

Raadszaal Loketten

Spreekkamers

Referentiebeeld gemeente Ermelo

Het gemeentehuis van Ermelo is qua zichtbaarheid, transparantie en toegankelijkheid een mooi voorbeeld. Dit gemeentehuis ligt met de voorkant met een glazen pui aan een plein en de achterkant grenst aan een groen park. Het groen bij de entree is ‘naar binnen getrokken’ door een groene wand te realiseren.

31

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.2.1 Publieke zone – Servicebalie en wachtruimte Servicebalie De servicebalie is het eerste dat je tegenkomt als je het gemeentehuis binnenkomt. De servicebalie moet dus goed vindbaar en daarmee direct zichtbaar zijn. Hier wordt de bezoeker ontvangen en kan hij of zij waarde documenten ophalen. De bezoekers voelen zich hier direct welkom. De waarde documenten worden beveiligd bewaard.

Wachtruimte Er is een wachtruimte voor bezoekers die een afspraak hebben in het gemeentehuis. Na aanmelden bij de servicebalie of de aanmeldzuil voor burgerzaken kan hier gewacht worden, eventueel met een kopje koffie of thee. Er is iets te lezen over de gemeente. Bezoekers kunnen hier ook even zitten werken, als ze te vroeg zijn voor de afspraak.

Als uitgangspunt voor ruimte van de servicebalie is nu een balie met twee werkplekken genomen. De vormgeving van de balie staat echter nog niet vast. Dit kan in traditionele vorm, als toegangsbarrière waar een baliemedewerker bezoekers ontvangt. Het kan ook een open meldpunt zijn waar een gastvrouw of -heer de bezoekers verder helpt. Dit moet in de ontwerpfase verder uitgewerkt worden.

De wachtruimte staat in open verbinding met de servicebalie.

Sfeerbeelden balie

Sfeerbeeld wachtruimte

Er zijn diverse zitmogelijkheden die ook kunnen worden gebruikt om (semi-besloten) een laagdrempelig gesprek met inwoners te voeren. De ruimte biedt zitplaats aan 10-14 personen.

32

Sfeerbeeld open “loketten”, beeld: Gemeente Peel en Maas

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.2.2 Publieke zone – “Loketten” en spreekkamers “Loketten” Deze worden gebruikt voor het aanvragen c.q. ophalen van paspoorten of rijbewijzen en het doorgeven van geboortes, erkenningen of verhuizingen. Er is discussie over in hoeverre dit gesloten of open ruimten moeten worden. Men neigt naar open ruimten die uitnodigend en gastvrij zijn. In die situatie moeten deze plekken wel de privacy waarborgen en veilig zijn, er wordt hier nog contant betaald. De daar te gebruiken materialen moeten veilig opgeborgen kunnen worden. Dit kan door bijvoorbeeld de inzet van halfhoge wanden of andere scheidingselementen. Dit moet in de volgende fase uitgewerkt worden.

Voorbeeld indeling beveiligde spreekkamer

Er zijn twee “loketten” nodig. Deze liggen bij elkaar aan de wachtruimte en grenzen aan de werkplekken voor de medewerkers die ook de “loketten” gebruiken. Spreekkamers De spreekkamers worden gebruikt door medewerkers om gesprekken met inwoners te voeren. Er zijn zeven spreekkamers nodig die geschikt zijn voor vier tot zes personen.

Diversiteit aan spreekkamers

In verband met de veiligheid van de medewerkers is het belangrijk dat de spreekkamers zichtbaar en transparant zijn. Drie van de spreekkamers moeten beveiligd zijn. Dit houdt in dat de ruimte een alarmeringssysteem heeft en de medewerker als het nodig is de tafel zo kan zetten dat hij of zij gescheiden is van de inwoner(s). De beveiligde spreekkamers hebben twee ingangen (zie afbeelding rechts). De spreekkamers zijn op verschillende manieren ingericht, zowel voor formele als informele settings. Eén van deze kamers kan ook gebruikt worden voor (maandagochtend)trouwerijen en is daarvoor meer aangekleed.

33

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.2.3 Publieke zone - raadszaal Raadszaal De raadszaal wordt in de eerste plaats gebruikt voor raadsvergaderingen. Die zijn openbaar en vinden in principe altijd in de avond plaats. Ze worden live gestreamd. De raadszaal moet ruimte bieden aan 21 raadsleden, het college van B&W, pers, ambtelijke ondersteuning en 30 tot 35 toehoorders. Zijn er meer toehoorders (komt een enkele keer per jaar voor) dan moet er een zaal dichtbij zijn (vergaderzaal of werkcafé) waar ca. 30 toehoorders via een groot scherm de vergadering kunnen volgen. Zie voor de verdere eisen pagina 21.

De raadszaal dient voorzien te zijn van een modern en adequaat video- en audiosysteem te zijn.

Sfeerbeeld raadszaal

Omdat de raad soms geschorst wordt om in klein comité iets te bespreken is het van belang dat dicht bij de raadszaal meerdere vergaderzalen te gebruiken zijn. De grotere (vergader)ruimten worden om deze reden zo gepositioneerd dat deze zowel overdag, voor de medewerkers in te zetten zijn, als op het einde van de dag en in de avond, voor de commissies e.d. Het is essentieel dat de raadszaal eenvoudig toegankelijk is omdat in de avond de rest van het gemeentehuis gesloten is. Bij voorkeur bevindt de raadszaal zich op de begane grond. De voorkeur gaat naar een multifunctionele zaal die ook voor andere doeleinden kan worden ingezet.

34

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.3.1 Grens zone - Vergadercentrum De grenszone ligt tussen de publieke en de beveiligde zone in. Hier bevinden zich ruimtes die meestal niet publiekelijk toegankelijk zijn, maar waar bewoners en bezoekers wel gebruik van kunnen maken wanneer een medewerker ze hier mee naartoe neemt of in combinatie met bijvoorbeeld de raadszaal. Ook deze ruimten liggen bij voorkeur op de begane grond. In deze zone zijn het werkcafé met keuken en het vergadercentrum te vinden. Sfeerbeeld vergadercentrum

Grens zone

Werkcafé Vergader centrum

Vergadercentrum In het vergadercentrum liggen de grotere vergaderruimtes bij elkaar. Zij worden gebruikt voor interne vergaderingen, maar ook overleggen met externen vinden hier plaats. Er zijn twee ruimtes die plaats bieden aan 25 personen. Deze zalen zijn te koppelen via een vouwwand. Daarnaast zijn er drie vergaderruimtes met een capaciteit voor tien personen. Ook is er een opslagruimte voor meubilair Het meubilair in de zalen is flexibel en aanpasbaar voor het type vergadering en aantal personen. In de opslagruimte staat het op dat moment niet gebruikte meubilair.

Eén van de grote vergaderzalen is extra beveiligd om te kunnen gebruiken voor gesprekken met bijvoorbeeld grotere gezelschappen die niet passen in de beveiligde spreekkamers in de publieke zone. Alle vergaderruimte beschikken over audiovisuele middelen zodat ook hybride vergaderd kan worden. Ook heeft elke vergaderruimte een whiteboard.

Dit zijn de grotere centraal gelegen vergaderzalen die ook met en voor publiek ingezet kunnen worden. Binnen de beveiligde zone zijn er ook nog andere overlegfaciliteiten.

35

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.3.2 Grens zone - Werkcafé Werkcafé Het werkcafé is een plek waar medewerkers lunchen, overleggen, aanlanden. Er is plaats voor 50 personen. Soms worden hier ook informele gesprekken met inwoners of bezoekers gevoerd. De informaliteit komt terug in de sfeer van het werkcafé; het voelt als een huiskamer met een variatie aan zitplekken. Het is een plek waar je een extra lekkere kop koffie kunt halen en waar je even weg bent uit de kantooromgeving. Het werkcafé mag transparant zijn naar het publieke gebied en ligt bij voorkeur bij de raadszaal zodat het werkcafé ook als break-out room gebruikt kan worden. Beeld werkcafé Beeld uitgifte

De indeling / het meubilair is flexibel zodat het werkcafé ook tijdens evenementen ingezet kan worden. Bij voorkeur is er ook een terras (eventueel een dakterras) aanwezig.

In het werkcafé is een uitgiftepunt voor de lunch, dit gaat via een zelfbedieningssysteem. Medewerkers pakken hun lunch en rekenen dit zelf af. Dit kan vormgegeven worden als een buffet-eiland of een bar met vitrines. Exacte vormgeving, apparatuur en aansluitingen zijn nader te bepalen in de ontwerpfase.

36

St. Agnietenklooster in Elburg

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.3.3 Grens zone - Keuken Keuken De keuken ligt bij het werkcafé en in de buurt van de raadszaal en het vergadercentrum. Hier bereiden de bodes lunch, koffie, thee, broodjes en warme maaltijden voor de avondvergaderingen voor. En wordt de lunch die in het uitgiftepunt komt voorbereid. Exacte apparatuur en aansluitingen worden nader bepaald in de ontwerpfase. Bij de keuken zijn ook twee werkplekken voor de bodes.

37

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.3.4 Grenszone – Streekarchivariaat - Studiezaal

Studiezaal Bij het Streekarchivariaat speelt de vraag of zij gaan centraliseren. Over een jaar gaat hiervoor een onderzoek gestart worden. Omdat dit te lang duurt voor de renovatie van het gemeentehuis in Elburg heeft de gemeente besloten om niet te investeren in het Streekarchivariaat in het te renoveren gemeentehuis. En ook geen rekening te houden met een studiezaal. Wel worden de werkplekken voor de medewerkers van het Streekarchivariaat meegenomen. Mocht uiteindelijk toch een plek om stukken in te zien nodig zijn in het gemeentehuis in Elburg dan zal daar een van de vergaderzalen of spreekkamers multifunctioneel voor worden ingezet.

38

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.1

Beveiligde zone – Relatieschema

Binnen de beveiligde zone is bekeken hoe de relaties tussen de domeinen zijn. Dit bepaalt waar welk domein ten opzichte van de andere domeinen in het gebouw zou moeten komen en met name ten opzichte van de entree met haar “loketten” en spreekkamers. Een aantal domeinen heeft bepaalde disciplines die direct bij de publieke zone gevestigd moeten zijn, omdat de medewerkers daar gebruikmaken van loketten en of spreekkamers. Zie in het schema hiernaast.

Beveiligde zone

Domein Dienstverlening

Domein Leefomgeving

Boa’s Directeur en ondersteuning

Het is belangrijk dat de directeur en zijn ondersteuning een centrale plek hebben ten opzichte van de domeinen en B&W, zodat zij korte lijnen hebben met alle groepen.

De politie heeft een eigen voordeur nodig en heeft een relatie met de Boa’s van domein Dienstverlening.

Dienstverlening en Leefomgeving dichtbij publieke zone

Domein Bedrijfsvoering

Samenleving maakt veel gebruik van spreekkamers en loketten in publieke zone

Domein Samenleving

B&W

Griffie

Politie

Entree politie

39

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.2

Beveiligde zone – Werkplekconcept

Activiteit gerelateerd werken in vlekken In de beveiligde zone ligt de werkomgeving voor de medewerkers. Het werkplekconcept is om werkplekken te delen in vlekken en activiteit gerelateerd te gaan werken. Dit wil zeggen dat: • Er werkplekken gedeeld gaan worden met een werkplekdeelfactor van 0,7 (7 werkplekken per 10 medewerkers). Er is altijd een werkplek beschikbaar maar niemand heeft een eigen vaste werkplek, op enkele uitzonderingen (bijvoorbeeld repro). • In principe ieder domein een eigen zone of vlek in het gebouw heeft omdat over het algemeen het meest binnen één domein wordt samengewerkt en op deze manier je niet naar elkaar op zoek hoeft te gaan. Is er even geen plek in je eigen zone dan ben je ook welkom in iedere andere zone. • Binnen zo’n zone of vlek afhankelijk van de activiteit één soort werkplek (bouwsteen) tegelijk door een medewerker wordt benut: “activiteit gerelateerd werken”.

Meanderende werkomgeving Als we het activiteit gerelateerd werken binnen een vlek vorm geven dan gaan we dat doen met een meanderend werkplekconcept. Dit betekent dat open en gesloten ruimten elkaar afwisselen waardoor een werkomgeving ontstaat die zowel het samenwerken bevordert als het geconcentreerde werken. Heb je een activiteit met meer lawaai of waar juist meer stilte voor nodig is dan zijn er ruimten waar dat kan. Zo wordt geluidsoverlast voorkomen en is er een goede afwisseling in type werkplekken. In principe staan er in de open ruimten maximaal vier tot acht werkplekken bij elkaar. Deze worden van elkaar gescheiden door lage kasten met groen, gesloten concentratieruimtes of gesloten overlegplekken. Indien nodig voor de activiteiten zijn er ook aanlandplekken en open overlegplekken. Meanderend = Afwisselend open en gesloten

• In iedere zone in principe dezelfde bouwstenen (soorten overlegplekken of werkplekken) en dezelfde verhouding aan bouwstenen te vinden zijn. De aantallen zijn afhankelijk van het aantal medewerkers van een domein. Door bovenstaande slim te ontwerpen hoeft er bij een verandering in de organisatie niet verbouwd te worden, hoogstens de inrichting van een ruimte te worden aangepast. 40

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.3.1

Beveiligde zone – Bouwstenen - Werkplekken

Bouwstenen De soorten werk- en overlegplekken noemen wij bouwstenen. De aantallen per bouwsteen kunnen per domein verschillen afhankelijk van de activiteiten van het domein. Dat blijkt in de praktijk mee te vallen. Er ontstaat een inrichting waar ieder domein kan werken. Er is gekozen voor het gebruik van de volgende drie bouwstenen voor werkplekken:

2. Concentratieruimtes éénpersoons Multifunctioneel inzetbaar voor concentratie of een lawaaiactiviteit zodat anderen hier geen last van hebben (is ook (video)belplek). Voorzien van één werkplek.

Gesloten ruimte. 1. Open werkplekken In principe staan er in de open ruimten maximaal vier tot acht werkplekken bij elkaar. Deze worden van elkaar gescheiden door lage kasten met groen, gesloten concentratieruimtes of gesloten overlegplekken. Hier kan redelijk rustig gewerkt worden. Gemiddeld is een arbo-werkplek acht m2 nuttig*. Per werkplek is er één strekkende meter bergruimte beschikbaar. Alle werkplekken zijn eenvoudig in hoogte verstelbaar.

3. Concentratieruimtes tweepersoons Multifunctioneel inzetbaar voor concentratie of een lawaaiactiviteit zodat anderen hier geen last van hebben (is ook (video)belplek). Je kunt hier ook in overleggen. Voorzien van twee arbo-werkplekken. Gesloten ruimte.

* Een arbo-werkplek is een werkplek waar een medewerker de gehele dag mag werken en bestaat uit 1 bureau, 1 stoel, 1 m1 kastplank en de circulatieruimte om het bureau.: totaal nemen we hier 8 m² nuttig voor.

41

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.3.2 Beveiligde zone – Bouwstenen - Overleggen 1. Informeel overleg - ongepland • Open ruimte voor 6 personen. • Verdeeld over de afdeling, op logische plekken zodat je er op de werkplekken geen last van hebt. • Treinzitje of ander zitje.

2. Gesloten overleg - gepland • Gesloten ruimten voor 4, 6 of 8 personen om te overleggen. De gevraagde overlegruimte voor 12 personen die domein Dienstverlening vraagt en waarbij men vraagt om deze zowel vanuit de afdeling als vanuit de publieke ruimte kunnen bereiken laten we aansluiten bij het vergadercentrum. • Passend bij het type overleg (formeel of informeel), variëteit aan inrichtingen (staan, zitten etc.). • Uitgangspunt is dat men in alle gesloten ruimten digitaal kan overleggen. Er zijn dus audiovisuele middelen beschikbaar.

42

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.3.3 Beveiligde zone – Bouwstenen - Pantry en service corner Pantry en service corner • Niet binnen één afdeling maar delen met de andere afdelingen op één vloer en ligt zo dat elkaar ontmoeten wordt bevorderd.

• Een informele en gezellige ontmoetingsplek. • Een combinatie van koffiemachine, garderobe, lockers en printer. • Uitgangspunt is dat er lockers zullen komen om privé zaken in op te bergen. Aantal moet in de volgende fase bepaald worden. In de volgende fase wordt ook bekeken of hergebruik van de huidige lockers wenselijk is. Beleid is dat om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken telefoons, en afhankelijk van de situatie, ook de laptops mee naar huis gaan. • Uitgangspunt is één grote pantry / servicecorner per verdieping. Bij het ontwerp is er nog de vrijheid om per verdieping deze ene grote eventueel op te splitsen in meerdere kleinere.

43

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.3.4 Beveiligde zone – Bouwstenen – Ontspanningsruimte - Optioneel Ontspanningsruimte • Vanuit één van de afdelingen is gevraagd om een ontspanningsruimte waar je even als medewerkers met elkaar bijvoorbeeld kunt tafelvoetballen of tafeltennissen. • Het is een bouwsteen die alleen gerealiseerd gaat worden als daar ruimte voor “over” is. • Bovendien wordt deze ruimte dan voor alle medewerkers. Hij komt dus niet binnen een afdeling maar op een plek binnen de beveiligde zone dichtbij bijvoorbeeld het werkcafé.

44

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.3.5

Beveiligde zone – Bouwstenen – Verhouding tussen de bouwstenen per domein

In een werksessie met medewerkers is bekeken welke bouwstenen en hoeveel van iedere bouwsteen men kiest per domein met als uitgangspunt dat het aantal werkplekken vast staat namelijk 0,7 x aantal medewerkers. En dat voor het totaal te gebruiken oppervlak per domein ongeveer 12 m² nuttig per werkplek beschikbaar is. Vervolgens is men aan de slag gegaan om de bouwstenen een positie te geven op het eigen oppervlak. Uitkomsten voor de vier domeinen: • Pantry’s of servicecorners niet binnen één afdeling maar delen met de andere afdelingen op één vloer en liggen zo dat elkaar ontmoeten wordt bevorderd. • Per domein zijn keuzes gemaakt afhankelijk van de werkzaamheden. • Per domein ziet de verdeling in m² nuttig per bouwsteen er als onderstaand uit met aan de rechterkant van de tabel de gemiddelde waarden. We streven straks in het ontwerp naar die gemiddelden maar houden wel rekening met de specifieke activiteiten van de diverse organisatieonderdelen. Die zijn terug te vinden in 6.4.4. Bouwstenen verdeling in m² nuttig Werkplekken Werkplekken in gesloten ruimte 2 pers concentratiewerkplek Subtotaal werkplekken 1 pers concentratiewerkplek Overlegruimte 4 pers Overlegruimte 6 pers Overlegruimte 8 pers Informeel overleg 6 pers Totaal

Leefomgeving Dienstverlening Bedrijfsvoering Samenleving 74% 51% 65% 67% 0% 15% 0% 0% 0% 3% 2% 5% 74% 70% 67% 71% 10% 11% 5% 7% 11% 10% 15% 8% 0% 0% 0% 5% 5% 4% 5% 3% 0% 6% 8% 7% 100% 100% 100% 100%

Gemiddeld 64% 4% is een special voor KCC, burgerzaken en advisuers 2% 70% 8% 11% 1% 4% 5% 100% 45

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.4 Beveiligde zone – Bouwstenen voor directie en B&W Directeur & ondersteuning Directeur en ondersteuning - 7 medewerkers - Directeur (1) - Ondersteuning (6)

De huidige formatie plus formatie kadernota 2023 omvat 7 medewerkers. Hiervoor maken we 6 arbo (flexfactor 0,7 plus 1 extra) in 2 ruimten. Er is in dit gebied 1 overlegruimte voor 6 personen. Voor groter overleg wordt gebruik gemaakt van de vergaderruimtes in het grenszone. Griffie

Burgemeester & Wethouders B&W – 8 medewerkers - Burgemeester (1) - Wethouders (4)

De burgemeester heeft een eigen werkkamer met daarin een arbowerkplek en een zespersoons overlegtafel. De wethouders hebben een eigen werkkamer met daarin een arbowerkplek en een vierpersoons overlegtafel. Voor groter overleg wordt gebruik gemaakt van de vergaderruimtes in het grensgebied. Van al deze kamers met overlegplekken is bekend wanneer ze worden gebruikt (en wanneer niet). Als ze niet gebruikt worden, fungeren ze als overlegruimten voor de medewerkers. Het secretariaat heeft inzicht in de beschikbaarheid van de ruimtes.

Griffie (3)

De griffier heeft een eigen werkkamer met één arbo-werkplek. De griffie-medewerkers hebben een kamer met twee arbo-werkplekken.

46

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.5 Beveiligde zone – Bouwstenen voor Domein Leefomgeving Leefomgeving - 42 medewerkers - Domeinmanager (1) - Beheer openbare ruimte en vastgoed (15) - Beleidsontwikkeling (14) - Plan- en projectontwikkeling (12)

De huidige formatie plus formatie kadernota 2023 van het domein Leefomgeving omvat 42 medewerkers. Hiervoor maken we 32 arbo werkplekken (flexfactor 0,7 plus 2 extra).

Overige bouwstenen: • 6 één persoons concentratiewerkplekken. • 1 overlegruimte voor 8 personen. • 4 overlegruimtes voor 4 personen, die op verschillende manieren zijn ingericht (formeel/informeel). • 1 grotere tafel voor het uit kunnen leggen van tekeningen en kaarten.

Werkplekconcept: De medewerkers van het domein Leefomgeving hebben behoefte aan een werkomgeving die ingedeeld is in de zones “stil, stiller en stilst”. De indeling en inrichting van de werkomgeving dragen bij aan het verwezenlijken van deze zonering. In dit werkgebied bevinden zich 32 arbo-werkplekken. Waarvan er vier worden uitgerust met extra grote schermen voor de CAD-tekenaars.

47

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.6 Beveiligde zonde - Bouwstenen voor Domein Dienstverlening Dienstverlening – 49 medewerkers - Domeinmanager (1) - Burgerzaken (6) - Communicatie (6) - Facilitair (7) - Klantcontact (10) - Toezicht en handhaving (7) - Vergunningen (12)

De huidige formatie plus formatie kadernota 2023 van het domein Dienstverlening omvat 49 medewerkers. Hiervoor maken we 37 arbo werkplekken (flexfactor 0,7 plus 2 extra). Werkplekconcept: De medewerkers van burgerzaken, klantcontactcenter en adviseurs hebben veel contact met inwoners en maken daarvoor gebruik van de loketten en de spreekkamers in de publieke zone. Zij hebben een afgesloten ruimte nodig die direct grenst aan de publieke zone, met acht werkplekken.

Overige bouwstenen: • 8 één persoons concentratiewerkplekken. • 1 concentratiewerkplek voor 2 personen, voorzien van 2 arbowerkplekken. • 1 vergaderruimte voor 12 personen, die grenst aan de publieke zone en die zowel vanuit de publieke zone als het domein dienstverlening te gebruiken is. • 1 overlegruimte voor 8 personen. • 4 overlegruimtes voor 4 personen, die op verschillende manieren zijn ingericht (formeel/informeel). • 2 plekken voor aanlanden en/of informeel overleg voor 4-6 personen, in de open ruimte. Eén plek met een tafel, de andere met een lage zit.

De overige 29 arbo-werkplekken staan in de open werkomgeving, maximaal met 8 bureaus bij elkaar.

48

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.7 Beveiligde zone - Bouwstenen voor Domein Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering – 68 medewerkers - Domeinmanager (1) - Financiën (20) - Personeel en organisatie (8) - Basisregistraties (9) - Juridische zaken en inkoop (8) - Informatiemanagement (4) - ICT (10) - DIV (8)

De huidige formatie plus formatie kadernota 2023 van het domein Bedrijfsvoering omvat 68 medewerkers. Hiervoor maken we 51 arbo werkplekken (flexfactor 0,7 plus 3 extra). Werkplekconcept: De medewerkers van het domein Bedrijfsvoering komen met name naar kantoor om samen te werken en/of te ontmoeten. Geconcentreerd werken doen zij voornamelijk vanuit huis. Er zijn 51 werkplekken in hun werkomgeving, waarbij open zichtlijnen gewenst zijn vanwege de samenwerking.

De werkplekken voor het team ICT moeten nabij de MER ruimte liggen. Het team ICT heeft graag zicht op en snelle toegang tot de servers. Mocht de stroom in het gebouw uitvallen, dan moeten zij nog wel voorzien zijn van stroom. Dit moet in het technische Programma van Eisen later uitgewerkt worden. Ook zit dit team graag dicht bij de ICT opslag. Overige bouwstenen: • 5 éénpersoons concentratiewerkplekken. • 1 concentratiewerkplek voor 2 personen, voorzien van 2 arbowerkplekken. • 2 overlegruimtes voor 8 personen, deze mogen ook gedeeld worden met andere domeinen. • 9 overlegruimtes voor 4 personen, die op verschillende manieren zijn ingericht (formeel/informeel). • 4 plekken voor ‘aanlanden’ en/of informeel overleg voor 4-6 personen, in de open ruimte. Deze plekken zijn ingericht met een ronde tafel waar collega’s samen aan kunnen werken.

49

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.8 Beveiligde zone - Bouwstenen voor Domein Samenleven Samenleving - 64 medewerkers - Domeinmanager (1) - Beleidsondersteuning (11) - Beleidsontwikkeling (17) - Consulenten (21) - Openbare orde en veiligheid (6) - Streekarchivariaat (8)

De huidige formatie plus formatie kadernota 2023 van het domein Samenleving omvat 64 medewerkers. Hiervoor maken we 48 arbo werkplekken (flexfactor 0,7 plus 2 extra). Werkplekconcept: De teams consulenten en beleidsondersteuning werken veel samen binnen domein Samenleven. De 48 arbo-werkplekken zijn ingedeeld in clusters van 8 en 12 werkplekken. In de uitwerking gaan we kijken of max 8 ook goed kan werken.

Overige bouwstenen: • 6 één persoons concentratiewerkplekken. • 2 concentratiewerkplekken voor 2 personen, voorzien van 2 arbowerkplekken.

• 1 overlegruimte voor 8 personen, die ook als projectkamer te gebruiken is. • 4 overlegruimtes voor 4 personen, die op verschillende manieren zijn ingericht (formeel/informeel). • 2 overlegruimtes voor 6 personen, die op verschillende manieren zijn ingericht (formeel/informeel).

• 3 plekken voor aanlanden en/of informeel overleg voor 4-6 personen, in de open ruimte.

50

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.4.9 Beveiligde zone – Bouwstenen voor Politie en Gemeentearchief

Gemeentearchief In het gemeentehuis wordt ruimte opgenomen voor het steunpunt van de politie, waar vier wijkagenten gebruik van maken. Dit steunpunt wordt gebruikt voor aangiften en getuigenverklaringen, vragenuurtjes, lunchen en bila’s. De politie moet een eigen ingang hebben met het politielogo boven die ingang. Ook heeft zij een eigen sluitsysteem, eigen beveiligde netwerk en een eigen beveiligde (alarm)zone zodat ze 24/7 toegang tot de ruimte heeft.

Bij renovatie komen het streekarchivariaat en de studiezaal niet in het gemeentehuis terug, de werkplekken van het Streekarchivariaat vooralsnog wel. Binnen de ruimte van het Streekarchivariaat is momenteel ook het archief van de gemeente Elburg zelf gevestigd (ca. 45 m2 nuttig). Dat komt wel terug. Het archief van de gemeente komt in de beveiligde zone.

Voor vergaderingen gebruikt de politie de vergaderruimten van de gemeente. Dat geldt ook voor andere faciliteiten zoals toiletten en een koffiehoek, aangezien zij daar niet zelf over beschikt. Twee ruimten nodig van 16 m2 nuttig: • 1 ruimte met 2 arbo-werkplekken + printer. • 1 ruimte met 1 arbo-werkplek waar 2 tot 3 mensen aan kunnen schuiven. Bij voorkeur hebben de Boa’s van de gemeente hun werkplek in de buurt van de politie. 51

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.5 Facilitaire ruimten in de diverse zones Afval: In het gebouw wordt bij de pantry’s / servicecorners het afval gescheiden ingezameld. Op het terrein wordt een plek ingericht voor mobiele afvalcontainers. Een afvalbedrijf kan deze ophalen/legen. Deze plek dient makkelijk te bereiken zijn voor de schoonmakers.

met de maximale bezetting van het gebouw zoals in het bouwbesluit is bepaald. Nabij de raadszaal en het werkcafé wordt daarbij rekening gehouden met piekbelasting in verband met vergaderingen met grotere groepen.

EHBO-/kolfruimte: Een visueel en fysieke afsluitbare ruimte die zowel geschikt is voor EHBO als om te kolven.

MIVA: Op iedere vloer is een toilet voor mindervaliden (rolstoelgebruik). En specifiek één nabij de raadszaal.

Opslag: Per verdieping is er één ruimte voor opslag van kantoormaterialen. Deze ruimte bevindt zich nabij de pantry / servicecorner. Voor de ICT materialen is ook een opslagruimte opgenomen.

Lockers: Bij de pantry’s / servicecorners zijn lockers te vinden om privé zaken in op te bergen. Aantal moet in de volgende fase bepaald worden. In de volgende fase wordt ook bekeken of hergebruik van de huidige lockers wenselijk is. Beleid is dat om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken telefoons, en afhankelijk van de situatie, ook de laptops mee naar huis gaan.

Repro: Hier staat apparatuur voor print- en inbindwerk en er is één werkplek.

Schoonmaakruimten: Deze moeten voldoende groot zijn voor het plaatsen van een werkkar en een stofzuiger. Ook is er opbergmogelijkheid voor schoonmaakmiddelen en -materieel nodig. In deze ruimte moet ook een uitstortgootsteen met warm en koud water aangebracht worden. Er dient op elke verdieping een werkkast te zijn.

Garderobe: Bij elke pantry / servicecorner is een garderobe, geschikt voor het aantal medewerkers dat gebruik kan maken van de betreffende pantry. Bij de raadszaal is een garderobe voor de gebruikers van deze zaal. In de grotere vergaderruimten staan kapstokken.

Expeditie: In het gebouw dient een kleine expeditie te zijn waar spullen op een pallet kunnen worden aangeleverd en afgevoerd.

Omkleedruimte met douches: Voor medewerkers die met de fiets komen is er nabij de fietsenkelder een omkleedruimte met douche. Ook is hier plek om kleding uit te hangen en op te bergen.

Toiletten: De toiletten zijn gescheiden naar sekse maar wel met uniform sanitair (dus geen urinoirs) en zijn voorzien van voorruimten met koud wateraansluiting, wastafel en spiegel. Het aantal toiletten is in verhouding

52

6. Functioneel ruimtelijk PvE 6.6 Buitenruimte Parkeren:

• In de toekomst moeten er minimaal voorzien worden in dit aantal.

• Er zijn momenteel 87 parkeerplaatsen voor auto’s achter het gemeentehuis, 24 ervoor en 10 bij het Voorhuis. In totaal 121 parkeerplaatsen, alle op eigen terrein.

Afvalcontainers:

• Er is een strook van 8x 1,5 m voor motoren (ca. 4 motoren). • De gemeentelijke parkeernorm wordt vastgesteld aan de hand van een locatie specifiek onderzoek en anders geldt voor kantoren met een baliefunctie een norm van 3,2 parkeerplaats per 100 m2 BVO. Bij ca. 5.100 m2 BVO zou dit laatste neer komen op totaal 163 parkeerplaatsen.

• Buiten het gebouw moet er een plek komen voor de afvalcontainers. Dit moet in de volgende fase uitgewerkt worden.

Parkeren rond gemeentehuis in 2024

• Hiervan moeten bij de toegang van het gebouw minimaal 2 invalideparkeerplaatsen komen. • Er moeten 2 parkeerplaatsen beschikbaar zijn voor de politie. • Er moet de mogelijkheid zijn om auto’s op te laden. • De gemeente zal in de volgende fase vaststellen hoeveel parkeerplaatsen zij definitief nodig heeft en in de tussentijd de parkeerdruk meten. Fietsenstalling: • Er zijn momenteel 45-50 parkeerplaatsen voor fietsen, brommers en scooters in de kelder van het gemeentehuis. Bezoekers parkeren hun fiets bij de entree van het gemeentehuis. 53

7. Ruimtestaten

Gemeentehuis Oldebroek, beeld: De twee Snoeken architecten

54

7. Ruimtestaat 7.1 Totaal aantal benodigde meters en omrekenfactor Het totaal aantal benodigde nuttige vierkante meters is ca. 3.400 m 2. Het totaal aantal benodigde bruto vierkante meters (de meters die het gehele gebouw omvatten, dus inclusief de gevels e.d.: bvo) is met een omrekenfactor van 1,5: ca. 5.100 m2 bvo. Nuttige oppervlakte

Arbo-werkplek Projectkamers, afdelingsarchief, documentatie e.d. Restaurant, overlegruimte, repro, sanitair, berging e.d.

67%

Bruto vloeroppervlakte

Glaslijncorrectie Ruimte voor lichte scheidingswanden Verkeersruimte horizontaal (gangen) Verkeersruimte horizontaal (trappen en liften) Technische ruimten Constructie oppervlakte (gevel, dragende wanden, Kolommen, schachten e.d.

33%

Omrekenfactor van nuttig oppervlak naar bruto oppervlak

1,493

Gehanteerde kengetallen: • arbo-werkplek met 1 m1 kastplank:

8 m2 nuttig

• Concentratiewerkplek:

6 m2 nuttig per persoon

• Overleg tot 6 personen:

2,5 m2 nuttig per persoon

• Overleg met 6 of meer personen:

2 m2 nuttig per persoon

Zie verder in de ruimtestaten.

55

7. Ruimtestaat

Publieke zone Publieke zone Raadszaal Technische ruimte raadszaal Loket Wachtruimte Spreekkamers Servicebalie Grens Zone Werkcafé Werkcafé inclusief zitplaatsen, keuken, berging e.d. Werkruimte bodes Ontspanningsruimte Vergadercentrum Vergaderruimte10 personen Vergaderruimte 12 personen Vergaderruimte 25 personen Opslagruimte Beveiligde zone

totaal m² nuttig

320 320 1

8

1

8

2

2

5

150

1

150

12

1

12

1

8

2

16

2

3

42

1

42

6

2

12

7

84

16

1

16

2

362 166

2

8

3

8

150

1

150

16

1

16

20

1

Opmerkingen

5

14

50 2

2

Totaal werkplekken

nuttig m² per ruimte

Aantal ruimten

Overlegplekken/ wachtplekken m2 nuttig per overlegplk

Werkplekken

Ruimtelijk

Ruimtestaat gemeente Elburg

m2 nuttig per wkplk

7.2 Ruimtestaat 27 februari 2024

3 beveiligd; met 2 ingangen

4

2

Bij werkcafé leggen als er ruimte over is, anders niet

196 3%

10

2

20

3

12

2

24

1

60 24

25

2

50

2

100

12

1

12

2.265

Vraag van Domein Dienstverlening

185

56

7. Ruimtestaat

6 6

2

8

Aantal ruimten

nuttig m² per ruimte

12

1

48

1

totaal m² nuttig

Totaal werkplekken

Beveiligde zone Directeur en ondersteuning Overlegruimte 6 personen Werkruimte directeur en ondersteuning B&W en Griffie Burgemeester kamer Wethouderskamer Griffier kamer Griffie medewerkers Domein Leefomgeving Werkplekken Werkplekken CAD tekenaars - grotere beeldschermen Eénpersoons concentratiewerkplek Overlegruimte 4 personen Overlegruimte 8 personen Domein Dienstverlening Werkplekken Werkplekken KCC, Burgerzaken en adviseurs Tweepersoons concentratiewerkplek Eénpersoons concentratiewerkplek Overlegruimte 4 personen Overlegruimte 8 personen Informeel overleg

Werkplekken

Ruimtelijk

Ruimtestaat gemeente Elburg

Overlegplekken/ wachtplekken m2 nuttig per overlegplk

Ruimtestaat 27 februari 2024 m2 nuttig per wkplk

7.2

2.265 60

185 6

12 48

6

121

8

1

8

6

2

20

1

20

1

1

8

4

2,5

18

4

72

4

1

8

2

2,5

13

1

13

1

2

8

16

1

16

2

348

32

28

8

224

1

224

28

4

8

32

1

32

4

19%

1

6

6

6

36

13%

4

2,5

10

4

40

3%

8

2

16

1

3%

Opmerkingen

In minimaal 2 ruimten voorzien van arbo-werkplek en 6 persoons overleg voorzien van arbo-werkplek en 4 persoons overleg voorzien van arbo-werkplek en 2 personen overleg voorzien van 2 arbo-werkplekken Meanderen in zone's die steeds stiller worden. Van 4 naar meer bij elkaar. Geen eigen ruimte, ook in een zone

16

420

37

27

8

216

1

216

27

8

8

64

1

64

8

2

6

2

12

1

12

22%

1

6

6

8

48

11%

4

2,5

10

4

40

3%

8

2

16

1

16

5%

6

2

12

2

24

Maximaal 8 werkplekken bij elkaar, meanderen in gesloten ruimte

1 met een tafel, 1 met en lage zit

57

7. Ruimtestaat

2%

Aantal ruimten

nuttig m² per ruimte

totaal m² nuttig

Totaal werkplekken

Beveiligde zone Domein Bedrijfsvoering Werkplekken Tweepersoons concentratiewerkplek Eénpersoons concentratiewerkplek Overlegruimte 4 personen Overlegruimte 8 personen Informeel overleg Domein Samenleving Werkplekken Tweepersoons concentratiewerkplek Eénpersoons concentratiewerkplek Overlegruimte 4 personen Overlegruimte 6 personen Overlegruimte 8 personen Informeel overleg Faciliteiten Pantry-servicecorner Opslag Politie Ruimte met 2 werkplekken Ruimte met 1 werkplek en 2/3 overlegplekken

Werkplekken

Ruimtelijk

Ruimtestaat gemeente Elburg

Overlegplekken/ wachtplekken m2 nuttig per overlegplk

Ruimtestaat 27 februari 2024 m2 nuttig per wkplk

7.2

2.265 604

185 51

49

8

392

1

392

49

2

6

12

1

12

2

10%

1

6

6

5

30

18%

4

2,5

10

9

90

4%

8

2

16

2

32

8%

6

2

12

4

4%

Opmerkingen

Met 4 tot max 8 werkplekken bij elkaar

48

528

48

44

8

352

1

352

44

2

6

12

2

24

4

13%

1

6

6

6

36

9%

4

2,5

10

4

40

4%

6

2

12

2

24

2%

8

2

16

1

16

7%

6

2

12

3

Met 8 tot max 12 werkplekken bij elkaar

36

152

2

8

1

8

2

4

40

3

120

8

4

32

32

3

16

1

16

2

16

1

16

1

1 per verdieping of eventueel splisten in 2 kleinere per verdieping 1 per verdieping + opslag voor ICT Eigen ingang Eigen ingang

58

7. Ruimtestaat

Overig Fietsenstalling Gemeentarchief en museumdepot Repro Douche en berging kleding voor fietsers Toiletgroepen en Miva's EHBO-/Kolfruimte Schoonmaakkast Expeditieruimte

Opmerkingen

440 1

104

1

130

1

46

20

1

20

30

3

90

12

1

12

6

3

18

20

1

20

Totaal m2 nuttig - werkplekken

TOTAAL m2 BVO

totaal m² nuttig

Totaal werkplekken

nuttig m² per ruimte

Aantal ruimten

Werkplekken

Ruimtelijk

Ruimtestaat gemeente Elburg

Overlegplekken/ wachtplekken m2 nuttig per overlegplk

Ruimtestaat 27 februari 2024 m2 nuttig per wkplk

7.2

3.387 1,5

Bestaande meters aangehouden Bestaande meters aangehouden (gemeentearchief 45 m2 nuttig) Bestaande meters aangehouden 2 douches met voorruimte + 12 m2 bergruimte voor kleding e.d. 2 toiletgroepen met ieder 2x2 toiletten plus 1 miva per verdieping

194

5.081

Buitenruimte Parkeerplaatsen Taxi-afzetplaats Fietsenstalling (voor bezoek) Containeropslag

59

8. Wettelijke en technische eisen

Gemeentehuis Ermelo, beeld: De Twee Snoeken architecten

60

8. Wettelijke en technische eisen

Het vernieuwde gebouw moet voldoen aan alle wettelijke eisen zoals vastgelegd in het Bouwbesluit, de Arbowet, de gebruiksvergunning etc. De technische eisen worden later in een technisch Programma van Eisen uitgewerkt. Onderstaande punten vragen in de verdere uitwerking om extra aandacht: 1. Hygiëne en onderhoud

De ontwerpkeuzes, materialisering en detaillering moeten een hygiënisch leef- en verblijfsklimaat bevorderen, door bijvoorbeeld te voorkomen dat er stofophoping kan plaatsvinden. Het gebouw moet door toepassing van zelfreinigende, onderhouds- en milieuvriendelijke materialen gemakkelijk schoon te maken zijn. 2. Veiligheid voor de gebruikers en de bezoekers

Voor de veiligheid van gebruikers en bezoekers worden eisen gesteld aan de gebruiksveiligheid, het managen van calamiteiten en inbraakpreventie. Om adequaat om te kunnen gaan met calamiteiten (brand, bedreiging, etc.) worden voorzieningen als een brandbeveiligingssysteem, noodstroomvoorziening, toegangscontrole en aanwezigheidsregistratie toegepast. Het kunnen omroepen van informatie en ontruimen van het gebouw kan centraal geregeld worden.

voorzieningen gerealiseerd (bijvoorbeeld slagvast glas op de begane grond). 3. Toegankelijkheid

Het gemeentehuis is een publiek gebouw en moet toegankelijk zijn voor rolstoelgebruikers. Het handboek ‘toegankelijkheid’ is van toepassing op het gehele pand. 4. Duurzaamheid Het vernieuwde gebouw moet in 2050 Paris Proof zijn: Gasloos en de ‘Weii’ norm halen (een maximaal energieverbruik in kWh per vierkante meter gebouw).

De nieuwbouw dient flexibel te zijn. Dit houdt in dat het afstootbaar en/of te compartimenteren zijn. Het casco dient gescheiden te zijn van de inbouw. Als de organisatie verandert moet het niet noodzakelijk zijn om te verbouwen of dit moet eenvoudig kunnen door het verplaatsen van binnenwanden. Tijdens de ontwerpfase dient al rekening te worden gehouden met het zo laag mogelijk houden van de exploitatielasten.

Inbraakpreventie wordt voor zover mogelijk met vaste bouwkundige

61

8. Wettelijke en technische eisen

5. Binnenklimaat Het formuleren van eisen aan het klimaat in het gebouw (bouwfysische eisen) is een belangrijk aspect voor de toekomstige gebruiker. Immers, het klimaat is hetgeen dat in de praktijk, dus op de werkplek, als eerste ervaren wordt. Gevraagd wordt een binnenklimaat dat qua warmte, koude, ventilatie, luchtstroming, verlichting en akoestiek een leefbare, comfortabele en aantrekkelijke werkomgeving kan bieden. Er dient voldoende en gezonde frisse lucht te zijn waarbij tocht voorkomen moet worden. Een goed binnenklimaat draagt bij aan het welbevinden van gebruikers en bezoekers.