Participatiebeleid gemeente Elburg

Samenvatting participatiebeleid gemeente Elburg Gemeente Elburg wil samen met inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties werken aan een leefbare, betrokken en toekomstbestendige gemeenschap. Dit participatiebeleid biedt de basis voor een duidelijke, herkenbare en toegankelijke manier van samenwerken. Het doel van dit beleid is om inwoners en partners vroegtijdig te betrekken bij plannen en besluiten die hun leefomgeving raken. We doen dit omdat we geloven dat betere plannen ontstaan wanneer we kennis en ideeën uit de samenleving benutten. Bovendien versterkt participatie het vertrouwen, vergroot het de betrokkenheid en biedt het ruimte voor initiatieven vanuit inwoners zelf.

1.1 Wat is participatie? Participatie betekent dat gemeente Elburg en inwoners samen plannen maken. We luisteren naar elkaar en delen ideeën. Soms vraagt de gemeente inwoners om mee te denken over een project, zoals de inrichting van een straat. Soms komen inwoners zelf met een idee, bijvoorbeeld een nieuwe speeltuin of een buurtfeest. Participatie zorgt ervoor dat plannen beter passen bij wat inwoners nodig hebben.

1.2 Waarom dit beleid nodig is • Betere plannen en besluiten: inwoners kennen hun omgeving en brengen waardevolle ideeën in. • Vertrouwen en transparantie: openheid over wat wel en niet kan versterkt het vertrouwen in de •

gemeente. Ruimte voor eigen initiatieven: inwoners krijgen de kans om zelf plannen te ontwikkelen en de gemeente ondersteunt waar nodig.

•

Wettelijke verplichting: de wet schrijft voor dat inwoners tijdig betrokken moeten worden bij beleid en plannen.

We werken hierbij vanuit de houding “ja, mits”. De gezamenlijke opgave staat centraal, niet de regels.

1.3 Hoe we participatie organiseren De gemeente hanteert een herkenbare aanpak in vier stappen, zodat inwoners, medewerkers en partners weten waar ze aan toe zijn: 1. Voorbereiden: we maken duidelijke afspraken over het doel, de kaders, wie betrokken wordt en wie het besluit neemt. 2. Gesprekken voeren: we luisteren naar ideeën, wensen en zorgen via bijeenkomsten, online peilingen of persoonlijk contact. 3. Toetsen en terugkoppelen: we leggen concepten terug aan inwoners, verwerken reacties en maken een openbaar participatieverslag. 4.

Afronden en besluiten: we koppelen de uitkomst en vervolgstappen duidelijk terug en kijken hoe inwoners betrokken kunnen blijven.

1.4 Ruimte voor bewonersinitiatieven De gemeente moedigt inwoners aan om zelf met ideeën te komen. Dit kan klein zijn, zoals het opknappen van een speeltuin of groter, zoals het opzetten van een buurtmoestuin of energiecoöperatie. Waar mogelijk ondersteunen we inwoners met: • Praktische hulp: advies, netwerkcontacten en begeleiding. • Financiële steun: via de Subsidie Maatschappelijk Initiatief. Belangrijk: het eigenaarschap blijft altijd bij de inwoners. De gemeente ondersteunt waar gewenst en mogelijk, maar neemt initiatieven niet over.

1

1.5 Hulpmiddelen en ondersteuning Om participatie makkelijker te maken, ontwikkelt de gemeente een digitale toolbox. Hierin staan formats, handreikingen, werkvormen en checklists voor inwoners, initiatiefnemers en medewerkers. Deze toolbox wordt beschikbaar via Elburg Spreekt. Daarnaast bieden we: • Trainingen en begeleiding voor medewerkers, college en raad. • Waar mogelijk en gewenst ondersteuning van initiatiefnemers bij het opstarten van plannen.

1.6 Communicatie en transparantie Elburg Spreekt wordt het platform waar inwoners: • plannen kunnen volgen, • mee kunnen doen, • en initiatieven kunnen indienen. We zorgen voor duidelijke communicatie via de website, nieuwsbrieven, sociale media en bijeenkomsten. Transparantie staat centraal: we streven ernaar om inwoners altijd te laten weten wat er met hun inbreng is gedaan.

1.7 Leren en verbeteren Het participatiebeleid is geen eindpunt, maar een startpunt. We leren samen met inwoners, partners en medewerkers. Na twee jaar voeren we een brede evaluatie uit. Op basis daarvan stellen we het beleid waar nodig bij.

2

Voorwoord De gemeente Elburg werkt graag samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties, omdat hun kennis en betrokkenheid onmisbaar zijn. We staan samen voor grote uitdagingen die invloed hebben op ons dagelijks leven. Denk aan het bouwen van nieuwe woningen, zuiniger omgaan met energie en beter voor het milieu zorgen, werken aan goede zorg en welzijn en onze dorpen prettig houden om in te wonen en te werken. Deze uitdagingen kunnen we alleen samen aanpakken. De afgelopen periode zijn we daarom in gesprek gegaan met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Dat deden we via een online vragenlijst, straatgesprekken in alle kernen en bijeenkomsten met verschillende groepen. We hebben veel waardevolle ideeën en ervaringen opgehaald over hoe de samenwerking tussen gemeente en de lokale samenleving beter kan. Het was mooi om te zien hoe betrokken onze inwoners en maatschappelijke partners zijn en hoeveel mensen bereid zijn om mee te denken en mee te doen. Dit participatiebeleid past bij die betrokkenheid en bij de wensen die inwoners en partners hebben uitgesproken. Uit de gesprekken blijkt dat de samenwerking tussen de gemeente en inwoners vaak goed verloopt, maar dat het nog beter kan. Veel mensen vinden persoonlijk contact belangrijk, maar merken dat dit soms moeilijker wordt doordat steeds meer contact digitaal gaat.

Daarom willen we meer tijd nemen voor persoonlijk contact, beter luisteren naar elkaars ideeën en samen zoeken naar oplossingen die echt werken. Tegelijkertijd weten we dat bij participatie, dat wil zeggen: bij de samenwerking tussen de gemeente en inwoners, niet alles kan en niet iedereen het altijd met elkaar eens zal zijn. Soms moet de gemeente keuzes maken die niet voor iedereen gunstig zijn. In verschillende beleidsplannen, zoals de Omgevingsvisie, onze visie op dienstverlening en het beleidsplan Sociaal Domein, liggen al afspraken en grenzen vast. Veel inwoners begrijpen dat goed, zolang we daar eerlijk en duidelijk over zijn. Het is beter om geen uitgebreid participatieproces te organiseren als er weinig ruimte is voor invloed. Dat is een belangrijke les die we meenemen in dit beleid. Dit participatiebeleid is meer dan een document. Het is een uitnodiging om samen te werken aan een sterke, leefbare en toekomstbestendige gemeente. Het beschrijft hoe we met elkaar in gesprek willen blijven, hoe we elkaar beter kunnen vinden en hoe we beter gebruik kunnen maken van ieders kennis en betrokkenheid. We zijn trots op de bijdrage van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties aan dit beleid. We hopen dat u het met interesse leest. Dat u zich uitgenodigd voelt om mee te doen. Want de toekomst van de gemeente Elburg maken we samen.

3

Inhoudsopgave Samenvatting participatiebeleid gemeente Elburg .............................................................................1 Voorwoord .........................................................................................................................................3 1. Waarom dit participatiebeleid belangrijk is ....................................................................................5 1.1 Aanleiding ..................................................................................................................................5 1.2 Doel van dit participatiebeleid .......................................................................................................5 1.3 Wat we bedoelen met participatie ..................................................................................................5 1.4 Participatie en democratie ............................................................................................................5 1.5 Waar dit beleid over gaat .............................................................................................................6 2.

Samenwerken in de gemeente Elburg ............................................................................................7 2.1 Uitgangspunten voor samenwerking ..............................................................................................7 2.2 De vier stappen van participatie ....................................................................................................8 3. Stimuleren van bewonersinitiatieven ...........................................................................................12 3.1 Wat is een bewonersinitiatief? .....................................................................................................12 3.2 Onze visie op bewonersinitiatieven...............................................................................................12 3.3 Ondersteuning van gemeente Elburg ............................................................................................12 3.4 Eigenaarschap blijft bij de inwoners .............................................................................................13 3.5 Samenwerken met partners ........................................................................................................13 3.6 Participatie bij ruimtelijke initiatieven ...........................................................................................13 Bijlage I: Het implementatieplan

.....................................................................................................14 1.1 Samen groeien in samenwerken ..................................................................................................14 1.2 Wat we gaan doen .....................................................................................................................14 1.3 Extra capaciteit .........................................................................................................................15 1.4 De toolbox: hulpmiddelen voor inwoners en medewerkers ..............................................................15 Bijlage II – Participatie en de Omgevingswet ..................................................................................16 2.1 Verplichte participatie ................................................................................................................16 2.2 Participatie bij de Omgevingsvergunning ......................................................................................16 2.3 Participatie bij buitenplanse omgevingsplanactiviteiten ...................................................................16 2.4 Toetsingskader..........................................................................................................................17

4

1. Waarom dit participatiebeleid belangrijk is 1.1 Aanleiding Inwoners van de gemeente Elburg willen graag meedenken over plannen die hun dagelijks leven raken. Dat kan bijvoorbeeld gaan over verkeer, woningbouw of de inrichting van hun buurt, maar ook over meer sociale onderwerpen als sociale verbinding, zorg, welzijn, ontmoeting en leefbaarheid. Medewerkers zoeken naar vaste werkwijzen om inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers te betrekken. Met dit participatiebeleid legt de gemeente Elburg de basis voor een duidelijke en toegankelijke manier van samenwerken. Dit beleid helpt bestuurders, medewerkers, maatschappelijke partners én inwoners om elkaar makkelijker te vinden. We maken afspraken helder en zorgen ervoor dat de inbreng van inwoners zichtbaar terugkomt in plannen en besluiten. Zo bouwen we samen aan een leefbare gemeente waar meedenken en meedoen vanzelfsprekend zijn.

1.2 Doel van dit participatiebeleid De gemeente Elburg ziet participatie niet als doel op zich, maar als middel om samen betere plannen te maken. Door inwoners actief te betrekken, gebruiken we hun kennis en ideeën om beleid en uitvoering te verbeteren. Dit beleid heeft vijf doelen: 1. Betere plannen en besluiten Inwoners kennen hun omgeving goed en brengen waardevolle ideeën in. Dat leidt tot keuzes die beter passen bij de samenleving. 2.

Meer vertrouwen en openheid

3.

Door samen na te denken over onze opgaven en eerlijk te zijn over wat wel en niet kan, vergroten we het vertrouwen tussen inwoners en gemeente. Ruimte voor eigen initiatieven

4.

De gemeente moedigt inwoners aan om zelf met ideeën te komen en helpt waar dat nodig en mogelijk is. Meer betrokkenheid

5.

Meedenken zorgt ervoor dat inwoners zich meer verbonden voelen met hun buurt en de gemeente. Wettelijke verplichting De wet schrijft voor dat inwoners op tijd de kans moeten krijgen om mee te denken over beleid en plannen.

We werken daarbij al enige tijd vanuit de houding “ja, mits” en niet meer vanuit “nee, tenzij”. We kijken niet eerst naar de regels, maar naar de gezamenlijke opgave. Samen benutten we kansen die ontstaan vanuit de samenleving.

1.3 Wat we bedoelen met participatie In dit beleid gebruiken we ‘participatie’ als verzamelnaam voor manieren waarop inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties meedenken, meewerken of zelf een initiatief nemen. Het kan hierbij gaan om ruimtelijke onderwerpen, maar nadrukkelijk ook om economische of sociale thema’s. Denk bij dit laatste aan sociale verbinding, zorg, welzijn, ontmoeting en leefbaarheid. We maken onderscheid tussen twee vormen: • Inwonersparticipatie De gemeente nodigt inwoners, organisaties of bedrijven uit om mee te denken of mee te doen bij beleid, plannen of projecten. Het doel is dat besluiten beter aansluiten bij de wensen in de samenleving. • Overheidsparticipatie Soms nemen inwoners of organisaties zelf het initiatief. Ze bedenken plannen, lossen problemen op of verbeteren hun omgeving. De gemeente kan dit ondersteunen, bijvoorbeeld met advies, netwerkcontacten of financiële middelen.

1.4 Participatie en democratie Gemeente Elburg heeft een gemeenteraad die namens inwoners besluiten neemt. Dit noemen we representatieve democratie. Het participatiebeleid versterkt deze vorm van democratie door inwoners waar dat past binnen de kaders en maatschappelijk gewenst is actief te betrekken bij plannen en beleid die het raken. 5

Participatie maakt besluiten beter en helpt om alle belangen in kaart te brengen. De gemeenteraad blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen. Inwoners mogen erop vertrouwen dat hun ideeën en zorgen worden meegenomen in de afweging, ook al bepaalt de raad uiteindelijk de uitkomst.

1.5 Waar dit beleid over gaat Dit participatiebeleid beschrijft hoe de gemeente inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties wil betrekken bij plannen en besluiten die invloed hebben op de leefomgeving. Het beleid geldt niet alleen voor de gemeente zelf, maar we stimuleren ook anderen die plannen maken die gevolgen hebben voor de omgeving, zoals bewonersgroepen, ondernemers of projectontwikkelaars om de aanpak in dit beleid te volgen. Voor ruimtelijke plannen en projecten is participatie verplicht volgens de Omgevingswet. Initiatiefnemers moeten laten zien hoe zij inwoners en belanghebbenden hebben betrokken. De gemeente kan niet afdwingen hoe dat precies gebeurt, maar we moedigen initiatiefnemers aan om de aanpak van gemeente Elburg te volgen. In Bijlage II leggen we uit hoe participatie onder de Omgevingswet werkt. Kortom: iedereen die iets wil veranderen in de (fysieke) leefomgeving werkt het liefst volgens dezelfde uitgangspunten en stappen die in dit beleid staan.

6

2. Samenwerken in de gemeente Elburg In de gemeente Elburg vinden we het belangrijk om dichtbij inwoners te werken. We willen participatie op een manier vormgeven die aansluit op de behoeften van de lokale samenleving: persoonlijk, laagdrempelig en gericht op onderwerpen die inwoners raken. Participatie moet aansluiten bij het dagelijkse leven. Het gaat om ruimte geven aan ideeën van inwoners én slim gebruikmaken van de bestaande netwerken in de gemeente Elburg. Dit hoofdstuk laat zien hoe we samenwerken. We beschrijven drie uitgangspunten die richting geven aan elk participatieproces en leggen onze vierstappenaanpak uit. De uitgangspunten zijn spelregels die voor elk participatieproces gelden en waarop we elkaar kunnen aanspreken. Elk participatieproces is vervolgens ingedeeld in vier heldere stappen die ervoor zorgen dat we op het juiste moment het juiste gesprek met elkaar voeren. Zo zorgen we voor herkenbare, zorgvuldige en toegankelijke participatie, waarin inwoners, partners en de gemeente samen plannen maken en besluiten nemen.

2.1 Uitgangspunten voor samenwerking De gemeente Elburg wil dat participatie leidt tot betere besluiten en goede samenwerking. We werken daarom met drie duidelijke uitgangspunten: 1. We maken vooraf heldere afspraken Een goed participatieproces begint met duidelijkheid. Inwoners willen weten: • Waar gaat het over? • Wat staat al vast en waar is ruimte voor invloed? • Wie neemt uiteindelijk het besluit? We leggen deze afspraken vast in een kort participatieplan. Dat voorkomt misverstanden en zorgt dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Inwoners waarderen deze openheid. Zoals zij zelf zeggen: “Zeg gewoon waar het wél en níet over gaat.” Door duidelijk te zijn, bouwen we aan vertrouwen en betrokkenheid.

In de praktijk: hoe stellen we kaders? Bij de start van het proces maakt de initiatiefnemer goede afspraken met de (eerste) deelnemers over het proces. Hierbij wordt ook bepaald wat er al vastligt (en waarover het gesprek tijdens het proces dus niet kan gaan) en wat de ruimte is voor deelnemers om mee te praten en/of te doen (en waarover het gesprek dus nadrukkelijk wel gaat). Bij kaders kan het gaan om bijvoorbeeld wet- en regelgeving (van hogere overheden), bevoegdheden van de gemeente, financiële mogelijkheden en beleidsdoelen. Aandachtspunt voor college en/of gemeenteraad is om niet al te veel wensen mee te nemen, maar vooral te kijken naar wat echt noodzakelijk is. De kaders worden duidelijk opgenomen in het participatieplan.

7

2. We werken zorgvuldig en transparant Participatie is mensenwerk. De initiatiefnemer (dat kan bijvoorbeeld de gemeente, een ontwikkelaar of een bewonersgroep zijn) organiseert het proces zorgvuldig en open. Dit betekent: • We starten participatie op tijd, zodat er ruimte is voor deelnemers om inbreng te hebben. • We betrekken de juiste mensen, op het juiste moment. Daarbij maken we onderscheid tussen:  Belanghebbenden: inwoners, organisaties of bedrijven die direct geraakt worden.  Belangstellenden: inwoners of organisaties die interesse hebben, maar niet direct gevolgen ervaren. • We kiezen werkvormen die passen bij de doelgroep: soms een bijeenkomst, soms een online peiling, soms een gesprek in de wijk. • Persoonlijk contact is belangrijk: inwoners moeten ervaren dat ze bij één gemeente terechtkunnen. • We communiceren wat er met de inbreng gebeurt. Dit versterkt het vertrouwen. 3. Iedereen kan meedoen We willen dat participatie voor iedereen toegankelijk is. Daarom: • Gebruiken we duidelijke taal (B1-niveau). • Bieden we verschillende manieren om mee te doen: online én fysiek. • Zetten we - wanneer het onderwerp hierom vraagt - extra stappen om groepen te bereiken die we minder snel horen, zoals jongeren, inwoners met een taalachterstand of stille groepen. We werken hiervoor samen met partners zoals Stichting Wiel, scholen en verenigingen.

Zo zorgen we dat participatie écht inclusief is en iedereen zijn stem kan laten horen.

2.2 De vier stappen van participatie De gemeente Elburg werkt altijd met een herkenbare aanpak in vier stappen. Zo weten inwoners, initiatiefnemers en medewerkers waar ze aan toe zijn. Stap 1. Voorbereiden We beginnen met een goede voorbereiding. Samen met betrokkenen brengen we het vertrekpunt helder in beeld: • We bepalen het doel: waar gaat het over en waarom is participatie nodig? • We leggen kaders vast: wat staat al vast en waar is ruimte voor ideeën? • We maken duidelijk wie betrokken wordt: belanghebbenden en belangstellenden. • We vertellen wie het besluit neemt: het college, de gemeenteraad of een andere partij. • We kiezen middelen en werkvormen die passen bij het doel en de doelgroep. Alle afspraken leggen we bij de start van een proces vast in een participatieplan. Dit plan stellen we op bij elk project waarbij inwoners meedenken of meedoen. Bij projecten van de gemeente wordt dit plan vastgesteld door degene (gemeenteraad of college) die aan het einde ook een besluit neemt over de uitkomsten van het proces.

8

Vragen voor initiatiefnemers: o Wat is het doel van mijn plan of project? En waarom is participatie hierbij nodig? o Wie nodig ik uit om als eerste groep betrokkenen, mee te denken over de inrichting van het participatieproces? o Is het doel in duidelijke, eenvoudige taal uitgelegd? o Wat ligt vast? En wat staat open voor inbreng? o Wie zijn de belanghebbenden (wie wordt geraakt)? o Wie zijn de belangstellenden (wie wil meedenken)? o Hoe maak ik het onderscheid tussen belanghebbenden en belangstellenden duidelijk? o Welke werkvormen en middelen passen bij deze doelgroep(en)? o Zijn de afspraken goed vastgelegd in het participatieplan? Vragen voor deelnemers: o Is het voor mij duidelijk waarom ik word uitgenodigd om mee te doen? o Weet ik of ik belanghebbende of belangstellende ben? o Begrijp ik waarop ik invloed heb, en waarop niet? o Snap ik wat mijn rol in dit proces is? o Heb ik voldoende informatie om goed mee te denken? o Zijn er mensen of organisaties die volgens mij ook betrokken moeten worden?

Stap 2. Gesprekken voeren en plannen maken In deze stap halen we ideeën, zorgen en wensen op. We luisteren actief naar betrokkenen via bijeenkomsten, gesprekken of digitale middelen. • Belanghebbenden (inwoners die direct geraakt worden) betrekken we als eerste en meest intensief. Belanghebbenden zijn deelnemers op wie een initiatief mogelijk een directe impact heeft, bijvoorbeeld omdat een initiatief voor een inwoner of organisatie vanuit eigen woning of pand (grondeigenaren, gebouweigenaren en/of huurders) hoorbaar, zichtbaar, voelbaar of ruikbaar is. • Belangstellenden (inwoners die willen meedenken) krijgen ook de kans om hun ideeën te delen. • We gebruiken een mix van online en fysieke middelen. Zo kan iedereen meedoen. • We letten erop dat iedereen aan bod komt, ook inwoners die het moeilijker vinden om uit zichzelf hun mening te geven. De opbrengst van deze gesprekken vormt de basis voor het plan. We zorgen dat inwoners hun eigen bijdrage terugzien in het concept.

Vragen voor initiatiefnemers: o Worden de belanghebbenden als eerste en meest intensief betrokken? o Welke werkvorm past het beste bij welke groep? o Is er een goede balans tussen fysieke en digitale middelen? o Bereiken we alle groepen? o Bieden we iedereen de ruimte om input te leveren? o Is het gesprek open, veilig en uitnodigend voor iedereen? o Hebben we overwogen een onafhankelijke gespreksleider of procesbegeleider in te zetten? o Wordt alle input zorgvuldig vastgelegd? o Zien deelnemers hun inbreng terug in de concepten? Vragen voor deelnemers: o Voel ik mij vrij om mijn mening, zorgen en ideeën te delen? o Word ik betrokken op een manier die bij mij past? o Kan ik mijn bijdrage terugzien in de voorlopige plannen? o Snap ik wat er met mijn inbreng gebeurt? o Wordt mijn bijdrage serieus genomen?

9

Stap 3. Toetsen en terugkoppelen We leggen de conceptplannen terug aan inwoners en andere deelnemers, zodat zij kunnen zien wat er met hun inbreng is gedaan. • Deelnemers kunnen controleren of hun input goed is verwerkt en aanvullende suggesties doen. • Waar mogelijk passen we het plan aan op basis van hun feedback. • We maken een participatieverslag waarin staat:  Wie heeft meegedaan.  Wat is ingebracht.  Hoe we de inbreng hebben verwerkt.  Hoe belangen zijn afgewogen. Dit verslag is openbaar en maakt het proces transparant. Vragen voor initiatiefnemers: o Is het conceptplan teruggekoppeld aan alle deelnemers? o Is actief om feedback gevraagd – kunnen deelnemers hun input controleren en aanvullen? o Wordt duidelijk gemaakt hoe belangen en perspectieven zijn gewogen? o Is kritische of afwijkende input serieus overwogen? o Is het participatieverslag helder en begrijpelijk opgesteld? o Laat het verslag zien wie meedeed, wat is ingebracht en hoe dit is verwerkt? o Begrijpen betrokkenen hoe hun inbreng wel of niet is meegenomen? o Is de terugkoppeling naar deelnemers en besluitvormers zichtbaar en toegankelijk? o Is het proces geëvalueerd – wat ging goed, wat kan beter? Vragen voor deelnemers: o Zie ik mijn inbreng terug in het plan of verslag? o Begrijp ik waarom bepaalde ideeën niet zijn meegenomen? o Is duidelijk hoe het besluit is genomen? o Voel ik me eerlijk en

zorgvuldig behandeld?

Stap 4. Afronden en besluiten Participatie stopt niet zodra er een besluit is genomen. Daarom geeft de initiatiefnemer de deelnemers altijd een duidelijke terugkoppeling: • Wat is besloten en waarom. • Wat is er gedaan met de inbreng. •

Wat zijn de volgende stappen.

Als de gemeente de initiatiefnemer is dan delen we deze terugkoppeling via Elburg Spreekt, sociale media, nieuwsbrieven of persoonlijke gesprekken. Vervolgens onderzoekt de initiatiefnemer hoe inwoners en organisaties betrokken kunnen blijven bij de uitvoering, monitoring of het beheer van plannen. Zo blijft participatie ook na het besluit levend.

10

Vragen voor initiatiefnemers: o Is het uiteindelijke besluit helder en begrijpelijk toegelicht? o Weten deelnemers precies wat er met hun input is gedaan? o Is het besluit én het vervolg actief teruggekoppeld (website, Elburg Spreekt, sociale media)? o Weten deelnemers of zij kunnen meedoen in de uitvoering of het vervolg? o Kunnen nieuwe belangstellenden alsnog betrokken worden bij de uitvoering of het beheer? o Hoe blijven bestaande deelnemers betrokken? o Hoe houden we de communicatie transparant en uitnodigend na het besluit? Vragen voor deelnemers: o Begrijp ik wat het besluit is, en hoe dit tot stand is gekomen? o Weet ik wat er met mijn bijdrage is gebeurd? o Is duidelijk of ik nog betrokken kan blijven? o Voel ik me voldoende geïnformeerd over het vervolg? o Wil ik bijdragen aan uitvoering of beheer?

11

3. Stimuleren van bewonersinitiatieven Gemeente Elburg vindt het belangrijk dat inwoners de ruimte krijgen om zelf met ideeën te komen. Bewonersinitiatieven maken onze dorpen en wijken mooier, gezelliger en sterker. Ze zorgen voor een leefbare omgeving én meer verbondenheid tussen inwoners. In dit hoofdstuk leggen we uit wat een bewonersinitiatief is en hoe de gemeente ondersteunt.

3.1 Wat is een bewonersinitiatief? Een bewonersinitiatief is een idee of plan van inwoners om hun buurt, dorp of gemeente te verbeteren. Soms doen inwoners dit alleen, soms samen met anderen, zoals ondernemers of verenigingen. Een bewonersinitiatief kan klein zijn, maar ook groter, bijvoorbeeld een coöperatie waarin bewoners samen werken. Voorbeelden van bewonersinitiatieven zijn: • Het organiseren van een sportevenement. • Het opzetten van een buurtmoestuin. • Het plaatsen van een speeltoestel of het opknappen van een speeltuin. • Het creëren van een ontmoetingsplek in de wijk.

3.2 Onze visie op bewonersinitiatieven Een bewonersinitiatief ontstaat vaak uit betrokkenheid. Inwoners zien iets wat beter kan en willen zelf bijdragen aan een oplossing. Zulke initiatieven zorgen niet alleen voor zichtbare resultaten, maar ook voor meer contact en verbondenheid in de buurt. Als een initiatief daadwerkelijk iets toevoegt aan Elburg, wil de gemeente Elburg deze energie waar mogelijk ondersteunen. We vinden dat ieder initiatief telt, hoe klein of groot ook. We maken het makkelijker voor inwoners om hun idee uit te voeren, door samen te kijken naar wat kan en hoe we kunnen helpen. We weten ook dat het starten van een initiatief niet altijd vanzelf gaat. Soms weten inwoners niet waar ze moeten beginnen, of twijfelen ze of hun idee haalbaar is. Daarom willen we als gemeente laagdrempelig en benaderbaar zijn. We helpen inwoners waar dat kan op weg met informatie, advies, praktische ondersteuning en, waar nodig, een financiële bijdrage. Onze houding daarbij is uitnodigend: “Initiatief nemen mag. Proberen mag. En leren mag ook.”

3.3 Ondersteuning van gemeente Elburg Gemeente Elburg kan bewonersinitiatieven op verschillende manieren ondersteunen: 1. Praktische hulp We kunnen mogelijk ondersteunen met advies over de opzet van een initiatief, met tips over het maken van een plan en het doorgeven van contacten bij organisaties of bedrijven die mogelijk kunnen bijdragen. 2. Financiële ondersteuning Inwoners kunnen gebruikmaken van de Subsidie Maatschappelijk Initiatief. Dit is bedoeld voor plannen die bijdragen aan een prettige leefomgeving, een sterke gemeenschap of meer samenwerking in de buurt. Meer informatie hierover staat op: www.elburg.nl/subsidies 3. Procesbegeleiding Soms is er begeleiding nodig bij het organiseren van een initiatief. Denk aan het maken van een begroting, het aanvragen van vergunningen of het betrekken van andere inwoners. De gemeente of een partner kan hierbij adviseren, zonder het initiatief over te nemen. Deze ondersteuning kan uiteraard in overleg ook worden geboden door maatschappelijke partners van de gemeente.

12

Speciaal voor initiatieven die te maken hebben met de fysieke leefomgeving, heeft de gemeente ook een intake-en omgevingstafel. Meer informatie hierover staat op de gemeentelijke website.

3.4 Eigenaarschap blijft bij de inwoners Een belangrijk uitgangspunt van de gemeente Elburg is dat het initiatief altijd van de inwoners blijft. De gemeente kan ondersteunen, maar neemt het niet over. Dit betekent dat de gemeente waar mogelijk: • Meedenkt over hoe het plan haalbaar kan worden. • Helpt met praktische zaken, netwerkcontacten of vergunningen. • Financieel kan bijdragen. Maar het zijn de initiatiefnemers zelf die bepalen hoe het plan eruitziet. Wie meedoet en hoe het wordt uitgevoerd. Zo blijft het écht een bewonersinitiatief.

3.5 Samenwerken met partners Naast inwoners werken we ook samen met ondernemers, maatschappelijke organisaties, verenigingen en andere partners. Voor hen is er een herkenbaar aanspreekpunt binnen de gemeente. Dit maakt samenwerken makkelijker en sneller. Deze samenwerking zorgt ervoor dat ideeën en initiatieven vanuit de samenleving sneller groeien en meer effect hebben. De gemeente wil niet het netwerk opnieuw organiseren, maar aansluiten bij wat er al is.

3.6 Participatie bij initiatieven met een ruimtelijke impact Dit participatiebeleid is bedoeld voor plannen en initiatieven die invloed hebben op het wonen, werken en leven in de gemeente Elburg. Zulke initiatieven hebben vaak een economische, sociale en ruimtelijke kant. Daarbij zijn er verschillen in wat iedere inwoners belangrijk vindt. Er spelen dan verschillende belangen een rol. Soms versterken die belangen elkaar, maar soms botsen ze ook. Zo is er bijvoorbeeld behoefte aan nieuwe woningen, terwijl omwonenden zich zorgen kunnen maken over het verlies van hun rust of uitzicht. Daarom is het belangrijk dat er bij dit soort plannen een zorgvuldig participatieproces wordt georganiseerd. Voor plannen die invloed hebben op de fysieke omgeving geldt de Omgevingswet. Dat is een landelijke wet die regelt hoe inwoners, organisaties en overheden samen plannen maken voor de leefomgeving. Een ruimtelijk initiatief is een plan of activiteit voor een gebied of locatie, bedoeld om de kwaliteit van de leefomgeving te verbeteren of te beschermen. Dat kan gaan over bouwen, verkeer en infrastructuur, water, milieu, natuur of landschap. Wie zo’n initiatief wil uitvoeren, moet meestal een omgevingsvergunning aanvragen. Dat is een officiële toestemming van de gemeente om iets te bouwen of aan te passen in de omgeving.

De initiatiefnemer moet volgens de Omgevingswet voldoen aan de 'aanvraagvereiste' dit betekent dat hij moet laten zien of en hoe inwoners en andere betrokkenen zijn betrokken bij het plan, en wat met hun inbreng is gedaan. De initiatiefnemer is dus zelf verantwoordelijk voor het organiseren van participatie. Dat geldt bijvoorbeeld bij een verbouwing, woningbouwproject of de aanleg van windmolens. De gemeente moedigt initiatiefnemers aan om hiervoor de aanpak uit dit participatiebeleid te gebruiken, zodat participatie op een zorgvuldige en herkenbare manier plaatsvindt. In sommige gevallen is participatie verplicht. Dan controleert de gemeente achteraf of dit goed is uitgevoerd. De gemeente kijkt of er voldoende contact en overleg is geweest met de betrokkenen. Voldoende contact en overleg betekent niet dat iedereen het met het plan eens hoeft te zijn, maar wel dat mensen zijn gehoord en het gevoel hebben dat er naar hen is geluisterd. De gemeente werkt hiervoor een toetsingskader uit. Dat is een lijst met punten waarmee de gemeente op een open en duidelijke manier controleert of participatie goed is uitgevoerd. Zo weten inwoners, initiatiefnemers en de gemeente precies wat er van iedereen verwacht wordt. Meer informatie over participatie en de Omgevingswet staat in Bijlage II.

13

Bijlage I: Het implementatieplan Het participatiebeleid is geen papieren plan. Het werkt alleen als we het samen in de praktijk brengen. Daarom heeft de gemeente Elburg een implementatieplan gemaakt. Hierin staat hoe we het beleid stap voor stap uitvoeren en hoe we inwoners, initiatiefnemers en medewerkers ondersteunen. Het doel is duidelijk: participatie moet herkenbaar, eenvoudig en toegankelijk worden. We willen dat inwoners en medewerkers precies weten waar ze aan toe zijn en welke hulpmiddelen er beschikbaar zijn.

1.1 Samen groeien in samenwerken Participatie is mensenwerk. Het lukt alleen als we samen leren en ontwikkelen. Met dit beleid leggen we de basis, maar het vraagt ook oefening. Gemeente Elburg weet dat niet alles in één keer goed gaat. Daarom gaan we ervaring opbouwen in de praktijk. We leren van inwoners, partners én collega’s. Door te kijken naar wat goed werkt en waar we moeten bijsturen, maken we onze aanpak steeds beter. Binnen twee jaar maken we een eerste evaluatie: • Wat is er veranderd in de manier waarop we samenwerken? • Kunnen inwoners en initiatiefnemers makkelijker hun rol pakken? • Ervaren collega’s meer duidelijkheid? Net als bij het ontwikkelen van dit participatiebeleid, betrekken we ook bij de evaluatie onze partners. Op basis van de evaluatie maken we een leer- en verbeterplan. Zo groeit het beleid mee met de praktijk.

1.2 Wat we gaan doen Om het participatiebeleid goed uit te voeren, neemt de gemeente Elburg verschillende stappen: 1. In gesprek met sleutelgroepen We organiseren bijeenkomsten en gesprekken met: • Medewerkers: over hoe zij de participatieaanpak kunnen toepassen. • Maatschappelijke organisaties en initiatiefnemers: over hoe zij hun plannen kunnen indienen en ondersteuning krijgen. 2. De toolbox ontwikkelen Gemeente Elburg ontwikkelt een digitale toolbox met praktische hulpmiddelen. Deze toolbox komt op de gemeentelijke website en op Elburg Spreekt. Zie paragraaf 1.4 voor een uitwerking van de inhoud van de toolbox. De toolbox is bedoeld voor inwoners, initiatiefnemers en medewerkers. Zo werken we allemaal met dezelfde werkwijze. 3. Training en ondersteuning De gemeente organiseert trainingen en werksessies: • Voor medewerkers: over de participatieaanpak en het gebruik van de toolbox. • Voor college en raad: over hun rol in participatieprocessen. • Voor initiatiefnemers: advies en begeleiding bij het opstarten van participatietrajecten. 4. Zichtbare communicatie Het platform Elburg Spreekt wordt dé plek waar inwoners participatie kunnen volgen, initiatieven kunnen indienen en zich kunnen aanmelden. De gemeente zorgt voor actieve communicatie over: • Lopende participatietrajecten. • De nieuwe toolbox. • Succesverhalen van inwonersinitiatieven.

14

5. Evalueren en verbeteren De gemeente evalueert na elk participatietraject wat goed ging en wat beter kan. Ook voert zij binnen twee jaar een brede evaluatie van het hele beleid uit. Daarbij kijkt ze onder andere naar: • De herkenbaarheid en werkbaarheid van de aanpak. • Het bereik van inwoners en partners. • De ervaringen van medewerkers. • Het gebruik van Elburg Spreekt.

1.3 Extra capaciteit Om het participatiebeleid goed uit te voeren, krijgt het team Communicatie tijdelijk extra ondersteuning: • Er wordt een participatieadviseur aangesteld voor 16 uur per week (0,44 fte). • •

Deze adviseur begeleidt de invoering van het beleid, adviseert collega’s en helpt bij het ontwikkelen van de toolbox. De participatieadviseur begeleidt niet alle participatieprocessen zelf. Dat blijft de verantwoordelijkheid van de vakinhoudelijke medewerker.

In elk participatieplan staat duidelijk wie verantwoordelijk is voor het proces en hoe de begeleiding geregeld is.

1.4 De toolbox: hulpmiddelen voor inwoners en medewerkers De toolbox ondersteunt iedereen die met participatie aan de slag gaat: inwoners, medewerkers, organisaties en initiatiefnemers. Met deze hulpmiddelen wordt het proces duidelijker, makkelijker en herkenbaarder. De middelen in de toolbox helpen bij het maken van bewuste keuzes, het voorbereiden van een participatieproces en het vastleggen van resultaten. De toolbox bevat: • Een format voor een participatieplan: om het proces vooraf duidelijk te beschrijven. • Een format voor een participatieverslag: om vast te leggen wat er met de inbreng is gedaan. • Een handleiding voor inwoners en initiatiefnemers: stap-voor-stap uitleg hoe participatie werkt in de gemeente Elburg. • Een hulpmiddel voor het maken van een stakeholdersanalyse: om te bepalen wie betrokken moeten worden. • Een overzicht van werkvormen en participatiemiddelen: ideeën om inwoners te bereiken, met speciale aandacht voor inclusieve werkvormen voor kwetsbare groepen. • Een checklist voor evaluatie: om te kijken wat goed ging en wat beter kan. Twee participatie instrumenten die standaard gebruikt worden: 1. Participatieplan Voor elk project waarbij participatie wordt ingezet, maken we vooraf een participatieplan.

Hierin staat: • Wat is het doel van het participatieproces? • Wat ligt al vast en waar is ruimte voor invloed? • Wie zijn de belanghebbenden en belangstellenden? • •

Welke werkvormen en middelen gebruiken we? Wie neemt het besluit, en op basis waarvan?

Dit plan zorgt voor duidelijke afspraken vanaf de start, zowel voor inwoners als voor de gemeente. 2. Participatieverslag Na afloop van elk participatieproces maken we een kort, helder verslag. Hierin staat: • Wie hebben meegedaan. • Wat is ingebracht door inwoners en partners. • Hoe deze inbreng is verwerkt in het plan. • Waarom bepaalde ideeën wel of niet zijn meegenomen. • Hoe participatie heeft bijgedragen aan het besluit. • Wat we geleerd hebben voor de toekomst. Het participatieverslag is openbaar en zorgt voor transparantie en vertrouwen. 15

Bijlage II – Participatie en de Omgevingswet In de Omgevingswet staat dat inwoners, organisaties en overheden samen moeten werken aan plannen voor de leefomgeving. Participatie betekent in dit verband: mensen vroeg betrekken bij plannen die invloed hebben op hun buurt of omgeving. Dat geldt zowel voor plannen van de gemeente Elburg als voor plannen van andere initiatiefnemers, zoals bewoners, bedrijven of organisaties. Met dit participatiebeleid maakt de gemeente concreet hoe we dat samenwerken vormgeven opeen wijze die past binnen de Omgevingswet.

2.1 Verplichte participatie Voor sommige plannen is participatie volgens de wet verplicht. Het gaat dan om drie soorten plannen (de zogenoemde instrumenten van de Omgevingswet): • de Omgevingsvisie (of een wijziging daarvan); • het Omgevingsplan (of een wijziging daarvan); • een Programma onder de Omgevingswet. Bij deze plannen volgt de gemeente de stappen uit dit participatiebeleid. Dat betekent dat er aan het begin een participatieplan wordt gemaakt. In dit plan staat wie wordt betrokken, wanneer dat gebeurt, op welke manier mensen kunnen meedoen, hoe hun inbreng wordt verwerkt en wie het uiteindelijke besluit neemt. De gemeenteraad stelt vervolgens dit participatieplan vast. Als het participatieproces daarna is uitgevoerd, wordt bij het besluit ook een participatieverslag toegevoegd. In dit verslag staat wat er is gedaan, wie heeft meegedaan en wat er met de reacties is gebeurd. Verplichte kennisgeving Wanneer een participatieproces wordt gestart voor (een wijziging van) de Omgevingsvisie, het Omgevingsplan of een Programma is de gemeente verplicht om een kennisgeving te organiseren. Dit betekent dat de gemeente een officiële aankondiging deelt via overheid.nl. In die aankondiging (de kennisgeving) staat hoe inwoners, bedrijven en organisaties kunnen meedenken. Hiervoor wordt het participatieplan gebruikt.

Motiveringsplicht In de laatste fase – bij het besluit zelf – moet het bestuur uitleggen hoe inwoners en organisaties zijn betrokken en wat het resultaat was. Die uitleg heet de motivering en staat in het participatieverslag. Daarin wordt ook beschreven hoe de participatie is verlopen, wat er is geleerd en wat met de inbreng is gedaan. Het verslag is openbaar en voor iedereen in te zien.

2.2 Participatie bij de Omgevingsvergunning Soms wil iemand iets doen wat niet helemaal past binnen het Omgevingsplan, bijvoorbeeld een groot bouwproject of een andere functie voor een gebouw. Daarvoor is een omgevingsvergunning nodig. Dat is een officiële toestemming van de gemeente om iets in de fysieke leefomgeving te veranderen of te bouwen. De initiatiefnemer, de persoon of organisatie die het plan voorstelt, moet bij de aanvraag aangeven of en hoe hij aan participatie heeft gedaan en wat de uitkomst daarvan is. Dit heet de aanvraagvereiste participatie. Ook al kan de gemeente een aanvraag zonder participatie behandelen, het is wél verstandig om de omgeving vroeg te betrekken. Dat helpt om begrip en draagvlak te krijgen en om bezwaren te voorkomen. De aanpak in dit participatiebeleid, met formats en hulpmiddelen, helpt initiatiefnemers om dit goed te organiseren. In één speciale categorie, de zogeheten buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (afgekort BOPA), kan de gemeente een aanvraag weigeren als er niet goed aan participatie is gedaan. De gemeenteraad heeft bepaald bij welke soorten projecten dat geldt.

2.3 Participatie bij buitenplanse omgevingsplanactiviteiten Bij deze buitenplanse plannen gaat het om plannen die niet in het bestaande Omgevingsplan passen. Het college van burgemeester en wethouders neemt hierover het besluit. Voor sommige situaties heeft de gemeenteraad met het college afgesproken dat de gemeenteraad een bindend advies heeft. Dit betekent dat het een advies is waar het college zich verplicht aan moet houden. 16

Categorie van gevallen waarin bindend advies is voorgeschreven De initiatiefnemer moet laten zien dat belanghebbenden zijn betrokken en dat de participatie zorgvuldig is uitgevoerd. De gemeente beoordeelt dat aan de hand van het participatieverslag. Als uit dat verslag blijkt dat er te weinig of onzorgvuldig is geparticipeerd, kan de aanvraag buiten behandeling worden gelaten. Het participatieverslag moet aansluiten bij dit beleid en verplicht worden aangeleverd in situaties die zijn opgenomen de ‘Lijst van gevallen toepassing adviesrecht Omgevingswet’.

2.4 Toetsingskader De gemeente maakt van dit beleid ook een toetsingskader. Dat is een lijst met duidelijke eisen waarop de gemeente controleert of participatie goed is uitgevoerd. In dit toetsingskader staat:

• • •

wat de gemeente verwacht van initiatiefnemers; hoe de gemeente beoordeelt of er voldoende is samengewerkt met inwoners en andere betrokkenen; welke onderdelen verplicht zijn.

Bij initiatieven waar participatie niet verplicht is, biedt dit kader handige tips om het proces goed op te zetten. Bij plannen waar participatie wél verplicht is, geeft het kader precies aan waar de gemeente op toetst. In die gevallen kan het ook gevolgen hebben als er niet aan de afspraken wordt voldaan. Zo zorgt het toetsingskader ervoor dat participatie eerlijk, duidelijk en op dezelfde manier wordt beoordeeld voor iedereen.

17