memo aan raad jaarstukken 2021 ontvangen 24 juni 2022.pdf

MEMO

Bestemd voor:

raad

Deze memo is van:

college

Datum:

23 juni 2022

Onderwerp:

jaarstukken 2021 (jaarrekening en jaarverslag)

Geachte raad,

Via de griffie bent u al op de hoogte gebracht van het moeizame totstandskomingsproces van de jaarrekening 2021 en de voorstellen om het besluitvormingsproces hierop aan te passen. Redenen daarvan zijn enerzijds de personele wisselingen die in het voorjaa r bij het cluster financieel beleid hebben plaatsgevonden en anderzijds de nieuwe accountant, Bakertilly, die een gedetailleerdere controle uitvoert dan hun voorganger, BDO. Uit de controle komen zaken naar voren, die aanleiding geven de concept-jaarrekening te wijzigen. De accountant heeft de controle nog niet afgerond en is van mening dat er nog meer onderbouwingen door de organisatie aangedragen moeten worden om een verantwoord oordeel over de jaarrekening te kunnen geven. Dit alles heeft er toe geleid dat wij genoodzaakt zijn om het besluitvormingsproces rondom de vaststelling van de jaarrekening uit te stellen. Wij betreuren dat ten zeerste en beseffen ons terdege dat het voor uw raad ongemakkelijk is om een jaarrekening te ontvangen waarvan het oord eel van de accountant nog onzeker is. Desalniettemin is uw raad gehouden de jaarrekening en het jaarverslag vast te stellen en dient ons college vóór 15 juli 2022 de vastgestelde jaarrekening en het jaarverslag te zenden aan gedeputeerde staten.

Met de accountant hebben wij afgestemd dat voor de raadsvergadering van 4 juli 2022 (met reserve vergaderavond 6 juli) de jaarstukken ter vaststelling zullen worden geagendeerd. In die vergadering zal de accountant aanwezig zijn om een toelichting te geven op de ja arrekening en zijn verslag van bevindingen te geven. De controleverklaring volgt dan uiterlijk vóór 15 juli a.s., maar dat is een formaliteit). Wij hebben de accountant nadrukkelijk verzocht het verslag van bevindingen in beperkte vorm eind volgende week gereed te hebben en naar de raad te sturen. Omdat de controlewerkzaamheden nog lopen, maar tegelijkertijd het de hoogste tijd wordt om u een concept-jaarrekening ter bespreking/beoordeling toe te sturen zullen wij uiterlijk dinsdag 28 juni 2022 het raadsvoorstel met de jaarrekening aan uw raad toesturen. Het kan zijn dat als gevolg van correcties het rekeningsaldo nog wijzigt. Gelet op de uitzonderlijk situatie stellen wij u voor dat wij het raadsbesluit u pas toesturen als alle nog te door te voeren correcties bekend zijn en wij deze in het raadsbesluit benoemen. Uw raad kan dat de jaarrekening vaststellen met inachtneming van de vast te stellen correcties. Helaas moeten wij de kanttekening plaatsen dat dit jaar niet alle paragrafen het gewenste kwalitatiev e niveau zullen hebben. Dit is het gevolg van de open eindjes die er nog zijn.

Deze hebben echter geen invloed op het rekeningresultaat. Vooruitlopend op toezending van de jaarrekening treft u bijgaand al wel vast de programmaverantwoording 2021 aan, zodat u daar meer leestijd voor heeft.

Wij begrijpen dat dit proces niet de schoonheidsprijs verdient. Wij bieden daarvoor onze excuses aan. In dit controleproces komen er echter zaken naar boven, die ons in staat stellen om deze mee te nemen in verbeteringen van financiële processen. Wij zullen hier dus zeker lering uit trekken.