Communicatieplan - Elburg (ver)bouwt met elkaar, voor elkaar

Gemeente Elburg

Communicatieplan Elburg (ver)bouwt: met elkaar, voor elkaar! 2024 / 2025

1

Inhoudsopgave 1. Gemeente Elburg ............................................................................................................ 3 1.1 Waarom verbouwen? ...................................................................................................... 3 1.2 Communicatie ............................................................................................................... 4 2. Belang van een communicatiecampagne .......................................................................... 4 3. Doelstellingen en doelgroepen ........................................................................................ 5 3.1 Doelstellingen ............................................................................................................... 5 3.2 Doelgroepen ................................................................................................................. 5 4. Kernboodschap en positionering ..................................................................................... 7 4.1 Samen aan zet voor Elburg .............................................................................................. 7 5. Uitgangspunten tijdens de communicatie ........................................................................ 8 6. Campagne Elburg (ver)bouwt: voor elkaar, met elkaar! ....................................................

9 6.1 Communicatiemiddelen ................................................................................................... 9 6.1.1 Interne communicatie ................................................................................................ 9 6.1.2 Externe communicatie ............................................................................................. 10 7. Strategie ......................................................................................................................12 7.1 Communicatiekalender .................................................................................................. 13 7.2 Middelenmatrix............................................................................................................ 14 7.3 Communicatiemijlpalen ................................................................................................. 15 8. Budget .........................................................................................................................17 Bijlage 1. Inwonerparticipatie ...........................................................................................20

2

1. Gemeente Elburg De gemeentelijke organisatie van Elburg is verantwoordelijk voor het beheer en de dienstverlening binnen de gemeente Elburg. Als lokale overheidsinstelling speelt het een cruciale rol in het leveren van belangrijke diensten en het bevorderen van het welzijn van de inwoners. De organisatie omvat verschillende afdelingen en diensten die zich bezighouden met uiteenlopende taken, variërend van burgerzaken en ruimtelijke ordening tot sociale voorzieningen en openbare werken. De gemeentelijke organisatie van Elburg streeft onder andere naar betrokkenheid, betrouwbaarheid en klantgerichtheid in haar dienstverlening, met als doel het creëren van een leefbare en duurzame samenleving .

1.1 Waarom verbouwen? De huisvesting van de gemeentelijke organisatie van Elburg is dringend toe aan vernieuwing. De manier waarop het gebouw nu is ingericht, sluit niet meer aan bij de moderne manier van werken. Medewerkers hebben weinig ruimte om samen te werken, er zijn nauwelijks plekken voor overleg of vertrouwelijke gesprekken, en er is sprake van een ongezond binnenklimaat door slechte ventilatie en verouderde installaties. Dat leidt tot klachten zoals hoofdp ijn en vermoeidheid. Daarnaast is de raadszaal te klein voor de publieke tribune. Bij drukbezochte vergaderingen kunnen inwoners niet allemaal plaatsnemen en moeten zij noodgedwongen staan of buiten de zaal wachten. Dit belemmert de openbaarheid en betrokkenheid bij de lokale democratie. Ook op het gebied van duurzaamheid is het gebouw sterk verouderd. De isolatie is onvoldoende, het energielabel is laag, en het gebruik van fossiele brandstoffen is hoog. Binnen enkele jaren voldoet het pand niet meer aan de wettelijke normen voor energieverbruik en CO₂-uitstoot, waardoor ingrijpende aanpassingen onvermijdelijk zijn. De gemeente ontwikkelt zich van een traditioneel dienstverlenende gemeente naar een gemeente die uitgaat van partnerschap en gezamenlijke verantwoordelijkheid. De gemeente wil de kracht in de samenleving organiseren en de verbindende rol in de gemeenschap op zich nemen.

Inwoners en ondernemers komen vaker samen en zijn betrokken bij complexe maatschappelijke vraagstukken.

“De droom van de gemeente is om een ‘Huis van de Gemeente’ te creëren. Een open bestuurscentrum met vergaderfaciliteiten waar de burgers van Elburg welkom zijn en een flexibel deel voor de huisvesting van de medewerkers. Een huis van de gemeente dat voor alle burgers van Elburg goed te bereiken is. Hier kunnen burgers, bestuurders en medewerkers elkaar ontmoeten, met elkaar spreken en zaken oplossen. Met als uitgangspunt centraal wat moet en decentraal wat kan waarbij steeds meer zaken digitaal opgepakt zullen worden maar fysiek contact mogelijk blijft. Het huis van de gemeente moet een duurzaam huis zijn dat klimaat neutraal is.”

Uitgangspunten bij de huisvestingsvisie Bij de huisvestingsvisie heeft de gemeente de volgende uitgangspunten geformuleerd voor de huisvesting: 1. Eén fysieke plek voor burgers, bestuur en medewerkers. 2. Er is nog steeds fysieke huisvesting nodig, ook met het digitale en thuis werken. 3. De intergemeentelijke samenwerking zal vragen om flexibiliteit in de huisvesting. 4. De nieuwe manier van (samenwerken), het werken volgens de bedoeling, moet optimaal ondersteund worden door de huisvesting. 5. We staan open voor de huisvesting van maatschappelijke organisaties als dat niet elders leegstand oplevert in gemeentelijk vastgoed. 6. De huisvesting is gezond en veilig. 7. De huisvesting moet voldoen aan alle eisen van deze tijd en moet zo duurzaam mogelijk zijn en klimaat neutraal.

3

1.2 Communicatie Het hoofddoel van dit communicatieplan is om effectief te communiceren over de verbouwing van het gemeentehuis met alle belanghebbenden, waaronder medewerkers, inwoners, lokale bedrijven en organisaties. Dit omvat het verstrekken van duidelijke en tijdige informatie over de planning, voortgang, impact en voordelen van de verbouwing. Het doel is om begrip en acceptatie te bevorderen, eventuele zorgen weg te nemen en het vertrouwen van de samenleving te winnen. De hoofdvraag van dit communicatieplan luidt dan ook: "Hoe kunnen we effectief communiceren over de verbouwing van het gemeentehuis om begrip, betrokkenheid en acceptatie te bevorderen bij alle belanghebbenden met als doel een succesvolle en soepele uitvoering van het project?"

2. Belang van een communicatiecampagne Een communicatiecampagne rondom de verbouwing van het gemeentehuis is van belang om verschillende redenen: 1.

Reputatie: de verbouwing van het gemeentehuis is een concrete stap naar verbeterde dienstverlening, meer betrokkenheid bij de samenleving en het creëren van een fysieke ruimte die de kernwaarden van de organisatie weerspiegelt.

2.

Transparantie en betrokkenheid: het goed en tijdig informeren van de samenleving over de verbouwing zorgt voor transparantie en betrokkenheid. Inwoners willen weten waarom de verbouwing plaatsvindt, wat de geplande veranderingen zijn en hoe dit eventueel hun leven zal beïnvloeden.

3.

Voorkomen van onzekerheid: verbouwingen kunnen ongemak en onzekerheid veroorzaken bij de samenleving, vooral als het gaat om openbare gebouwen zoals het gemeentehuis. Door goed te communiceren kunnen zorgen worden weggenomen en kunnen verwachtingen worden gemanaged.

4.

Informatieverstrekking: verstrekken van belangrijke informatie over zaken als tijdschema's, mogelijke verstoringen, alternatieve dienstverlening tijdens de verbouwing en hoe inwoners betrokken kunnen worden bij het proces.

5.

Verbinden binnen en buiten: door gericht en open te communiceren over de verbouw creëren we draagvlak voor de investeringen, maar ook voor de mogelijke overlast. We willen in contact blijven met de medewerkers, maar ook met de samenleving en andere belanghebbenden.

6.

Promotie van positieve resultaten: een communicatiecampagne kan ook gebruikt worden om de positieve aspecten van de verbouwing te benadrukken, zoals verbeterde faciliteiten, energie-efficiëntie, toegankelijkheid voor mensen met een handicap, enzovoort.

Kortom, een goed uitgevoerde communicatiecampagne kan de samenleving geruststellen, betrekken, informeren en helpen bij het soepel verlopen van de verbouwing van het gemeentehuis.

4

3. Doelstellingen en doelgroepen Het hoofddoel van het communicatieplan voor de renovatie van het gemeentehuis is om alle belanghebbenden inclusief inwoners, medewerkers, lokale bedrijven en organisaties effectief te informeren en betrekken bij het project. Hierbij streven we naar het creëren van begrip, betrokkenheid en acceptatie met betrekking tot de renovatieplannen. Door middel van transparante en consistente communicatie willen we de impact, voordelen en voortgang van de renovatie duidelijk communiceren, zodat alle belanghebbenden goed geïnformeerd zijn en zich betrokken voelen bij het pr oces. We streven ernaar om een gemeenschappelijk begrip en eenheid te creëren binnen de samenleving, met als uiteindelijk doel een succesvolle en soepele uitvoering van het project waarbij de behoeften en verwachtingen van alle betrokkenen worden meegenomen.

3.1 Doelstellingen Dit communicatieplan bevat verschillende doelstellingen: 1. Bewustzijn creëren: informeer alle belanghebbenden over de renovatieplannen inclusief de redenen achter de renovatie, de geplande veranderingen en de verwachte impact op de samenleving. 2. Betrokkenheid bevorderen: betrek alle belanghebbenden actief bij het renovatieproces door middel van participatie en open communicatiekanalen. 3. Acceptatie stimuleren: verzeker alle belanghebbenden van de noodzaak en voordelen van de renovatie. Verminder eventuele weerstand door middel van transparante communicatie en het benoemen van bezorgdheden. 4. Informatieverstrekking optimaliseren: zorg ervoor dat alle belanghebbenden op tijd en accuraat worden geïnformeerd over de voortgang van de renovatie, mogelijke verstoringen en alternatieve dienstverlening tijdens de bouwwerkzaamheden. 5. Samenwerking bevorderen: stimuleer samenwerking tussen de gemeente, aannemers, buurtbewoners en andere belanghebbenden om de renovatie soepel te laten verlopen en mogelijke problemen effectief aan te pakken. 6. Positieve perceptie opbouwen: bouw een positieve perceptie op over de renovatie van het gemeentehuis door de focus te leggen op de voordelen, zoals verbeterde faciliteiten, duurzaamheid en toekomstbestendigheid.

Door deze doelstellingen na te streven, draagt dit communicatieplan bij aan een succesvolle en soepele renovatie van het gemeentehuis waarbij alle belanghebbenden goed geïnformeerd en betrokken zijn.

3.2 Doelgroepen De doelgroepen waarop de renovatie van het gemeentehuis direct van invloed is en voor wie de doelstellingen gelden, zijn als volgt: 1. Inwoners: dit omvat alle inwoners van de gemeente Elburg die direct of indirect worden beïnvloed door de renovatie. Het is essentieel om inwoners op de hoogte te stellen van de renovatieplannen, de verwachte impact op hun dagelijks leven en hoe zij betrokken kunnen worden bij het proces. 2. Directe omwonenden van het gemeentehuis: de directe omwonenden zijn waarschijnlijk het meest direct getroffen door de renovatie, daarom is het van belang om hen tijdig en nauwkeurig te informeren over de plannen, de verwachte overlast en mogelijke compensatiemaatregelen. 3. Lokale bedrijven en organisaties: dit omvat bedrijven en organisaties in de omgeving van het gemeentehuis die mogelijk worden beïnvloed door de renovatie, zoals verkeersbelemmeringen of veranderingen in parkeergelegenheid. Het is belangrijk om hen te informeren over de plannen en eventuele verstoringen te minimaliseren. 4. Belangengroepen en lokale media: dit zijn groepen en media die invloed hebben op de publieke opinie en betrokkenheid bij de verbouwing. Het is belangrijk om hen te informeren over de renovatieplannen en eventuele ontwikkelingen te delen om een breed draagvlak te creëren. 5.

Gemeenteraad: als vertegenwoordigers van de samenleving is het essentieel om de gemeenteraad op de hoogte te stellen van de inhoudelijke renovatieplannen, de voortgang en eventuele besluitvorming die van invloed kan zijn op het project. 5

6.

7.

8.

College van burgemeester en wethouders (B&W): als bestuurlijk orgaan van de gemeente Elburg moeten ook de leden van B&W volledig op de hoogte worden gehouden van de renovatieplannen, zodat zij kunnen bijdragen aan de besluitvorming en de uitvoering van het project. Ondernemingsraad (OR): als vertegenwoordigers van de medewerkers van de gemeente Elburg is het belangrijk om de OR te betrekken bij de communicatie over de renovatie, zodat zij de belangen van het personeel kunnen behartigen en eventuele zorgen of suggesties kunnen delen. Medewerkers van de gemeente: dit zijn de mensen die dagelijks in het gemeentehuis werken en direct worden beïnvloed door de renovatie. Het is belangrijk om hen op tijd en duidelijk te informeren over de plannen, de impact op hun werkplek en eventuele wijzigingen in hun dagelijkse taken.

6

4. Kernboodschap en positionering Binnen de communicatie rondom de renovatie, richten we ons op één kernboodschap. Een kernboodschap vertelt de essentie van het verhaal. Het is de rode draad die je in al je communicatie gebruikt en slaat een brug tussen de organisatie en de doelgroep.

4.1 Samen aan zet voor Elburg

Kernboodschap ‘Elburg (ver)bouwt: met elkaar, voor elkaar!’

Positionering Wij geloven in een toekomstbestendige gemeente Elburg, waar ruimte is voor groei en ontwikkeling. Met de verbouw van het gemeentehuis leggen we hier de eerste steen voor. Niet alleen creëren we voldoende ruimte voor onze werknemers en bezoekers in de komende jaren, maar we doen dit ook met oog voor de behoeften van onze samenleving. Laten we samen bouwen aan een gemeentehuis dat ons verbindt, inspireert en trots maakt. Want Elburg (ver)bouwt: met elkaar, voor elkaar!"

7

5. Uitgangspunten tijdens de communicatie Het hanteren van uitgangspunten tijdens communicatie is van groot belang. Onderstaande uitgangspunten tijdens communicatie zorgen voor een effectieve, geloofwaardige en doelgerichte benadering. Dit is essentieel is voor succesvolle communicatie met de verschillende doelgroepen. 1. Open communicatie Het communicatieplan is gebaseerd op transparantie en openheid. Alle belanghebbenden worden tijdig en volledig geïnformeerd over de verbouwingsplannen, de voortgang en eventuele wijzigingen die van invloed kunnen zijn. 2. Actieve betrokkenheid Het plan streeft naar actieve betrokkenheid van alle belanghebbenden bij het renovatieproces. Er wordt ruimte geboden voor participatie, feedback en dialoog, zodat de stemmen en meningen van de samenleving worden gehoord en meegenomen in de besluitvorming. 3. Doelgroepgerichte benadering Er wordt rekening gehouden met de verschillende behoeften, verwachtingen en communicatievoorkeuren van de diverse doelgroepen. De communicatie wordt afgestemd op de specifieke kenmerken en belangen van elke doelgroep, om zo effectief mogelijk te zijn. 4. Consistente boodschap Het communicatieplan zorgt voor een consistente en eenduidige boodschap over de renovatie van het gemeentehuis.

Alle communicatie-uitingen worden afgestemd op de kernboodschap en dragen bij aan het creëren van eenheid en begrip binnen de samenleving. 5. Tijdige informatievoorziening Belangrijke informatie wordt op tijd en accuraat gedeeld met alle belanghebbenden om zo onzekerheid en misverstanden te voorkomen. Er wordt gestreefd naar proactieve communicatie, waarbij eventuele ontwikkelingen en wijzigingen direct worden gecommuniceerd .

8

6. Campagne Elburg (ver)bouwt: voor elkaar, met elkaar! "Elburg (ver)bouwt: voor elkaar, met elkaar!" is een dynamische en gemeenschapsgerichte campagne die de renovatie van het gemeentehuis in Elburg centraal stelt. Met deze campagne wil gemeente Elburg niet alleen de fysieke transformatie van het gemeentehuis benadrukken, maar ook begrip, betrokkenheid en acceptatie met betrekking tot de renovatieplannen creëren. De campagne benadrukt het gezamenlijke doel van het gemeentebestuur, de inwoners, lokale bedrijven en andere belanghebbenden om een vernieuwd en toekomstbestendig gemeentehuis te realiseren. "Voor elkaar" staat voor het gemeenschappelijke belang en de gede elde verantwoordelijkheid om een leefbare en duurzame omgeving te creëren voor alle inwoners van Elburg. "Met elkaar" benadrukt het belang van samenwerking en participatie bij het realiseren van de renovatieplannen. De campagne moedigt actieve betrokkenheid aan van alle belanghebbenden . Of het nu gaat om het delen van ideeën, het geven van feedback of het bijdragen aan de uitvoering van het project. Het benadrukt dat de verbouwing een gezamenlijke inspanning is . De campagne "Elburg (ver)bouwt: voor elkaar, met elkaar!" is niet alleen gericht op het informeren over de verbouwingsplannen, maar ook op het inspireren en mobiliseren van de samenleving.

Het wil een gevoel van trots en verbondenheid creëren binnen de samenleving en benadrukken dat Elburg een gemeente is die klaar is voor de toekomst.

6.1 Communicatiemiddelen 6.1.1 Interne communicatie Bij grote projecten is het belangrijk dat de interne organisatie wordt meegenomen, zeker bij een project waarin de nieuwe werkplek wordt bepaald. Hiervoor onderscheiden we de volgende interne communicatiemiddelen: Intranet (voor medewerkers); terugkoppeling MT; de mail; affiches; bijeenkomsten. Voor met name raadsleden zijn aanvullende acties nodig, zoals een raadsbrief of themasessie. NB: de eerste focus in het project ligt op de interne communicatie. Wanneer de plannen concreet worden, zal ook extern gecommuniceerd worden. De interne en externe communicatie gaan dan voor een deel gelijk op, met name richting de medewerkers die in onze gemeente wonen (ongeveer de helft). Veel externe berichten worden ook intern gelezen. Intranet Op het intranet plaatsen we een vaste afbeelding/knop voor het project huisvesting. Onder deze knop zijn alle relevante documenten, artikelen en nieuwsberichten te vinden met betrekking tot de voortgang van het project. De weekblik (na de zomer in 2025 maandpraat) De weekblik is een mooie gelegenheid om de hele organisatie in zijn geheel toe te spreken. Gedurende het project zullen er verschillende mijlpalen zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld de eerste schetsen van het nieuwe ontwerp zijn die gepresenteerd worden. De weekblik biedt ongeveer 10 minuten om een korte toelichting te geven.

Het is hierbij belangrijk dat we concrete informatie, stappen en plannen delen, zodat medewerkers geïnteresseerd en getriggerd worden en blijven. Themasessie raad Voor de raad kan een themasessie gepland worden zodra de uitwerking van de plannen concreet wordt. Bijvoorbeeld wanneer het plan van eisen is omgezet in de eerste schetsen. Daarin besteden we aandacht aan het proces en de vorderingen die gemaakt zijn. Het doel hiervan is de raad te betrekken bij het proces en aan te tonen dat maximaal wordt ingezet op een goede interne participatie.

9

6.1.2 Externe communicatie De communicatiemiddelen voor de externe communicatie betreffen de bekende set aan middelen waar de gemeente over beschikt: Website; gemeentepagina; themapagina; social media (Twitter, FB, Insta, LinkedIn); met een marktkraam op straat staan; digiborden voor een speciale oproep; dorpsavonden; huis-aan-huisbrief; perscommunicatie; digitale nieuwsbrief; lokale omroep de LOE en participatieplatform citizenlab. De externe communicatie is vooral gericht op informeren en participatie. Inzet enquête ontwerpfase (participatie) Bij het opstellen van de ontwerpfase voor het gemeentehuis wordt inwoners gevraagd mee te denken over de functionaliteit en uiterlijke kenmerken van de ontvangsthal, spreekkamers en het exterieur . Wat zijn hun wensen en hoe willen zij daar graag invulling aan geven? Dit kan via citizenlab (Elburg Spreekt). Het adviesbureau Draaijer heeft hiervoor vragen opgesteld. Zie hiervoor bijlage 1. Informatiebrief omwonenden gemeentehuis Zodra de plannen concreet zijn ontvangen directe omwonenden een brief. Deze brief bevat informatie die direct op hen van toepassing is. Denk hierbij aan de algemene (ver)bouwplannen, bouwperiode en welke eventuele consequenties dit kan hebben voor omwonenden qua bereikbaarheid en geluidsoverlast.

Digitale nieuwsbrief In de periodieke nieuwsbrief van de gemeente wordt het onderwerp (ver)bouw gemeentehuis opgenomen, zodat we hierin kort iedereen op de hoogte kunnen houden. Persbericht Wanneer besluitvorming van het college van B&W heeft plaatsgevonden, versturen we daarover een persbericht naar de media. Bericht gemeentepagina huis-aan-huiskrant Om alle inwoners te informeren over de (ver)bouwplannen, bouwperiode en welke eventuele consequenties dit kan hebben qua bereikbaarheid plaatsen we berichten op de gemeentepagina in de huis-aan-huiskrant. Themapagina We hebben de mogelijkheid om themapagina’s in de huis-aan-huiskrant in te zetten. Een themapagina over de concrete verbouwplannen en schetsen informeert alle inwoners op een laagdrempelige manier over de verbouw. Sociale media Het inzetten van social media gebeurt gedurende het hele proces. Vertrekpunt betreft de publicatie in de huis-aan-huiskrant en/of de rapportage van de verschillende activiteiten. Indien nodig stemmen we de informatie af op specifieke doelgroepen. Website We plaatsen op de gemeentelijke website alle nieuwsberichten die ook in de krant komen te staan. Daarnaast delen we belangrijke informatie en afbeeldingen/foto’s over de voortgang van de verbouwing of nieuwbouw via een aparte landingspagina.

Informele bijeenkomst voor inwoners Tijdens een inloopbijeenkomst presenteert de gemeente de nieuwe plannen. Hierin worden de ontwerpen getoond, de planning toegelicht en kunnen vragen beantwoord worden. Timelapse video Door het plaatsen van en timelapse camera op de bouwplaats kunnen we versneld laten zien hoe de verbouwing loopt. Een timelapse is een video die is opgebouwd uit een grote reeks foto's die met een vaste interval zijn geschoten. De foto's worden achter elkaar 'afgespeeld', frame voor frame, waardoor ze samen een soepele video vormen. 10

Loemedia De lokale omroep Loemedia kan op verschillende momenten in de verbouwing korte items opnemen. Hierin kunnen betrokken geïnterviewd worden. Rondleiding bouwplaats In juni is de Dag van de Bouw. De dag waarop bouwlocaties door heel Nederland hun bouwhekken openstellen om mensen kennis te laten maken met de positieve aspecten en de maatschappelijke betekenis van de bouw en infra. Een rondleiding op de bouwplaats tijdens deze dag is een goed middel om begrip, betrokkenheid en steun te vergroten voor de verbouwing van het gemeentehuis. Bouw(hek)doeken Project om eventueel samen met kunstenaars op te pakken. Door deze doeken te plaatsen rondom de bouwplaats kunnen belangrijke informatie, visuals en boodschappen worden gecommuniceerd naar de lokale gemeenschap en andere voorbijgangers. De gemeente Elburg kan zo effectief en gericht communiceren over de verbouwing van het gemeentehuis en tegelijkertijd lokale betrokkenheid en samenwerking stimuleren. Officiële opening/kijkdag Als het gebouw klaar is, krijgen belangstellenden een rondleiding door het gebouw. Dit kan ook gecombineerd worden met het uitnodigen van de medewerkers.

11

7. Strategie De communicatie rondom dit project verdelen we in twee fases . In de eerste fase richten we ons op participatie. De doelgroepen zoveel mogelijk betrekken bij, informeren en enthousiasmeren over de nieuwe huisvestingsplannen. In fase twee gaat de communicatie hoofzakelijk over de verbouw en het positioneren van het gemeentehuis. Fase 1: participatie Vanuit participatie is het doel de betrokkenheid te vergroten en informatie op te halen over de verwachtingen en behoeftes van medewerkers en gebruikers van het gemeentehuis. De doelen luiden als volgt: • Informatie ophalen over de gewenste uitstraling van de publiekelijke ruimtes van het gebouw . De volgende actie zetten we op een toegankelijke en effectieve manier in om informatie op te halen: 1.

Externe korte enquête plan van eisen via Elburg Spreekt. a. Bij het opstellen van het plan van eisen voor het gemeentehuis wordt inwoners gevraagd mee te denken over de functionaliteit en uiterlijke kenmerken van de ontvangsthal, spreekkamers en het exterieur. Wat zijn hun wensen en hoe willen zij daar graag invulling aan geven? b. Dit wordt gedaan via het platform Elburg Spreekt in een open groep. c. Het panel krijgt een uitnodiging via Elburg Spreekt om deel te nemen. d. Via de huis-aan-huis krant en sociale mediakanalen van de gemeente worden inwoners opgeroepen om de enquête in te vullen. e. De vragen worden samengesteld in overleg met de stuurgroep, zodat er vragen worden gesteld die afgestemd zijn met wat er nog open is qua besluitvorming. f. Dit proces gaat niet verder op de ladder dan raadplegen.

Fase 2: bouwcommunicatie In deze fase gaat het voornamelijk om reguliere bouwinformatie. Het is belangrijk dat de doelgroepen in deze fase weten wat er gebeurt en wat zij kunnen verwachten. Toekomstige gebruikers krijgen een prominentere rol in de communicatie. We sluiten hier vooral aan bij de mijlpalen, zoals definitieve verbouwplannen, start van de bouw, de oplevering en de officiële opening.

12

7.1 Communicatiekalender De overall-planning van de herhuisvesting van de gemeentelijke organisatie ziet er als volgt uit: Initiatieffase Periode: 1e kwartaal 2023 • Werkzaamheden initiatieffase afronden • Vaststellen keuzescenario renovatie of nieuwbouw (door gemeenteraad) Definitiefase Periode: 2e tot en met 3e kwartaal 2023 • Opstellen Programma van eisen (PvE) en schetsontwerp • Opstellen Kostenraming op basis van PvE en schetsontwerp • Beschikbaar stellen budget voor gekozen scenario op basis van dekkingsvoorstel (door gemeenteraad) • Toetsen financiële dekking Ontwerp- en realisatiefase bij renovatie Periode: 1e kwartaal 2025 tot en met 4e kwartaal 2028 • Ontwerpen (uitgaan van passing in huidig bestemmingsplan) • Contracteren en aanbesteden (wettelijke termijnen) • Realiseren • Inhuizen Toelichting: Vanuit de projectorganisatie is aangegeven dat de planning zoals hierboven, dynamisch is. Zodra er een stap is afgerond, ontstaan nieuwe vervolgstappen. Een concreet ingevulde planning bestaat nu dus niet. Op basis daarvan is de communicatieplanning nu een grove opzet van momenten die we kunnen/moeten communiceren tijdens dit traject. Ook deze planning zal gedurende de doorloopfase continu bijgewerkt en aangepast worden op de huidige situatie. M ede daardoor beperkt de planning zich tot de hoofdlijnen.

13

7.2 Middelenmatrix

Website

Raad

B&W

OR

Medewerkers

Omwonenden

Inwoners

Bedrijven en organisaties

Media

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X

X

Intranet Foto/video

X

Weekblik Enquête Sessie

X

Infobrief

X

Digitale nieuwsbrief

X

X

Persbericht

X

Gemeentepagina h-a-h

X

X

X

X

X

X

X

X

Themapagina h-a-h

X

X

X

X

X

X

X

X

Social media

X

X

X

X

X

X

X

X

Bijeenkomst

X

X

Bouwbord

X

X

X

Rondleiding bouwplaats

X

X

X

X

X

X

X

X

Timelapse camera

X

X

X

X

X

X

X

X

Loemedia

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Bouw(hek) doeken

14

7.3 Communicatiemijlpalen Planning initiatieffase en definitiefase Wat

Wanneer

Doelgroep

Middel

Bekendmaking ontwerpende partij

Februari 2025

B&W Medewerkers Inwoners

Weekblik Intranet Persbericht Socials Website

Besluitvorming verbouw bekend maken

Juli 2025

Medewerkers Inwoners Media

Medewerkersbijeenkomst Intranet Persbericht Persuur Filmpje Socials Website

Uitzetten enquête voor input publieke ruimte

September/oktober 2025

Inwoners

Elburg Spreekt

Terugkoppeling uitkomsten enquête publieke ruimte

Oktober 2025

Gemeenteraad B&W Medewerkers Omwonenden Inwoners Bedrijven en organisaties

Raadsbrief Weekblik Intranet Elburg Spreekt

Besluitvorming gekozen variant bekendmaken

Oktober 2025

Medewerkers Inwoners Media

Weekblik Intranet Persbericht Website Socials

Presenteren voorlopig ontwerp (interieur/exterieur)

Januari 2026

Gemeenteraad B&W OR Medewerkers

Themasessie raad? Weekblik Themapresentatie tijdens vergadering OR Intranet

Definitief ontwerp vastgesteld

Mei 2026

Medewerkers Inwoners Media

Weekblik Intranet Website landingspagina Nieuwsbrief Themapagina h-a-h Persbericht

Ter inzage leggen van definitief ontwerp

Mei/juni 2026

Inwoners Omwonenden Bedrijven en organisaties

Gemeentepagina h-a-h www.overheid.nl

Bekendmaking uitvoerende partijen verbouwing

Oktober 2026

Gemeenteraad B&W Medewerkers Omwonenden

Weekblik Intranet Nieuwsbericht h-a-h Persbericht

15

Inwoners Bedrijven en organisaties Media

Nieuwsbrief

Voorbereiding en mogelijke verhuizing naar tijdelijke huisvesting

Februari 2027

Medewerkers Omwonenden Inwoners Bedrijven en organisaties Media

Weekblik Intranet Social media Foto/video Nieuwsbericht h-a-h Persbericht Nieuwsbrief

Start bouw + onthulling bouwbord

April 2027

Medewerkers Inwoners Omwonenden Media

Bouw(hek)doek op locatie Weekblik Intranet Infobrief omwonenden Website landingspagina Foto/video Social media Nieuwsbericht h-a-h Nieuwsbrief Loemedia

Gedurende de bouw…

2027/2028

Medewerkers Inwoners

Weekblik Social media Website landingspagina Nieuwsbrief Foto/video Intranet Timelapse video

Dag van de Bouw (Open dag op de bouwplaats)

Juni 2028

Gemeenteraad B&W Medewerkers Omwonenden Inwoners Bedrijven en organisaties Media

Weekblik Intranet Website landingspagina Foto/video Social media Nieuwsbericht h-a-h Nieuwsbrief Loemedia

Oplevering gebouw

Eind 2028

Medewerkers Inwoners Bedrijven en organisaties Media

Weekblik Intranet Website landingspagina Foto/video Social media Persbericht Nieuwsbericht h-a-h Nieuwsbrief

Officiële opening (open dag)

Eind 2028

Gemeenteraad B&W Medewerkers Omwonenden Inwoners Bedrijven en organisaties Media

Weekblik Intranet Website landingspagina Foto/video Social media Persbericht Nieuwsbericht h-a-h Nieuwsbrief Loemedia 16

8. Budget Hieronder volgt een globale indicatie van het benodigde budget. Dit budget wordt ingezet voor de communicatiemiddelen die in dit plan opgenomen zijn. Wanneer we verder in de tijd zijn en de middelen concreet worden, zullen we offertes aanvragen bij verschillende leveranciers om de beste prijs kwaliteitverhouding te krijgen. Fotografie en (promo)video’s Pers-nieuwsberichten Websitebeheer Inzet enquête ontwerpfase Opmaak digitale nieuwsbrief

Uren communicatie Uren communicatie Uren communicatie Uren communicatie / participatie Uren communicatie

Themapagina Bouwbord Bouw(hek)doeken Timelapse video Overig (zoals bijeenkomst)

€ 500 per pagina € 1200 - € 4000* € 3000 - € 10.000* € 5000 - € 11.000* € 2000

Rondleiding bouwplaats Officiële opening

n.t.b. n.t.b.

Totaal

€ 11.700 – € 25.000

Bovengenoemde kostenindicatie komt ten laste van het budget huisvesting.

*Bouwbord Een bouwbord voor op de bouwplaats dient meerdere doelen: het informeert voorbijgangers over het lopende project, het fungeert als reclame voor het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de verbouwing en het draagt bij aan de algemene uitstraling van het project. Bij deze een beschrijving van het proces en een kostenindicatie. Beschrijving 2. Ontwerp: het ontwerp van het bouwbord moet aansluiten bij de huisstijl van de gemeente en het bedrijf dat de verbouwing uitvoert en moet duidelijk de belangrijkste informatie over het project bevatten, zoals de naam van het project, de betrokken partijen, de verwa chte opleveringsdatum en mogelijk een artistieke impressie van het eindresultaat. 3. Materialen: het bouwbord kan worden gemaakt van verschillende materialen, waaronder PVC, aluminium composiet, hout of zelfs een doek. Het gekozen materiaal hangt af van de duurzaamheid, de gewenste uitstraling en het budget. 4. Printen/belettering: het ontworpen bord moet vervolgens worden afgedrukt of voorzien van belettering met behulp van weerbestendige inkten en materialen om ervoor te zorgen dat het bestand is tegen de elementen gedurende de gehele bouwperiode. 5. Plaatsing: het bouwbord moet stevig worden geïnstalleerd op een goed zichtbare locatie bij de bouwplaats, zodat het duidelijk zichtbaar is voor voorbijgangers en potentiële geïnteresseerden.

Kostenindicatie De kosten voor het maken en plaatsen van een bouwbord kunnen sterk variëren, afhankelijk van factoren zoals de grootte van het bord, het gekozen materiaal en de complexiteit van het ontwerp. Een ruwe schatting is: • Ontwerp: € 200 - € 500, afhankelijk van de complexiteit. • Materialen: € 500 - € 2000, afhankelijk van het gekozen materiaal en de grootte van het bord. • Printen/belettering: € 300 - € 1000, afhankelijk van de grootte van het bord en de kwaliteit van de gebruikte inkten en materialen.

17

•

Plaatsing: € 200 - € 500, afhankelijk van de locatie op de bouwplaats en de benodigde apparatuur voor installatie.

Al met al kan de totale kostprijs voor het maken en plaatsen van een bouwbord op de bouwplaats variëren van € 1200 tot € 4000 of meer, afhankelijk van de specifieke vereisten en wensen. Tegen de tijd dat dit gaat spelen, zullen we offertes aanvragen bij verschillende leveranciers om de beste prijs kwaliteitverhouding te krijgen. *Bouw(hek)doeken Het maken en plaatsen van gepersonaliseerde bouwhekdoeken op de bouwplaats van het gemeentehuis biedt een unieke mogelijkheid om lokale kunstenaars te betrekken bij het project en tegelijkertijd de bouwplaats op te vrolijken en de betrokkenheid van de gemeenschap te vergroten. Beschrijving 1. Samenwerking met lokale kunstenaars: het projectteam kan samenwerken met lokale kunstenaars (onder leiding van de beleidsmedewerker Cultuur) om unieke ontwerpen te creëren die de lokale cultuur, geschiedenis of thema's van het gemeentehuis weerspiegelen. Deze samenwerking kan resulteren in een verzameling van diverse en opvallende ontwerpen die de aandacht trekken van voorbijgangers. 2. Ontwerp: de kunstenaars zullen hun ontwerpen aanpassen aan de afmetingen van de bouwhekdoeken. De ontwerpen moeten aantrekkelijk zijn, maar ook rekening houden met de veiligheidsvoorschriften en de omgeving van de bouwplaats. 3.

Materialen en printen: de ontwerpen worden vervolgens afgedrukt op duurzame en weerbestendige materialen die geschikt zijn voor buitengebruik, zoals meshdoek of PVC -doek. Het printproces moet zorgen voor heldere en levendige kleuren die bestand zijn tegen vervaging door zonlicht en slijtage door weersinvloeden. 4. Installatie: de bedrukte doeken worden stevig bevestigd aan de bouwhekken rondom de bouwplaats, zodat ze goed zichtbaar zijn voor voorbijgangers. De installatie moet veilig worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de doeken niet losraken of beschadigd raken tijdens h arde wind of andere weersomstandigheden. Kostenindicatie De kosten voor het maken en plaatsen van gepersonaliseerde bouwhekdoeken kunnen variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals het aantal doeken, de afmetingen, de complexiteit van de ontwerpen en het materiaal dat wordt gebruikt. Hieronder volgt een ruwe schatting. • Samenwerking met lokale kunstenaars: dit kan variëren afhankelijk van de afspraken met de kunstenaars, maar een budget van € 500 - € 2000 per kunstenaar is realistisch, afhankelijk van de ervaring en bekendheid van de kunstenaar. • Materialen en printen: de kosten voor het bedrukken van de doeken kunnen variëren van € 20 tot € 50 per vierkante meter, afhankelijk van het gekozen materiaal en de kwaliteit van de bedrukking.

Voor een gemiddelde bouwplaats met meerdere doeken kan dit variëren van € 1000 tot € 5000 of meer. • Installatie: de kosten voor installatie kunnen variëren afhankelijk van de omvang van het project en de benodigde apparatuur. Voor een gemiddelde bouwplaats kunnen de kosten variëren van € 500 tot € 1500. Al met al kan de totale kostprijs voor het maken en plaatsen van gepersonaliseerde bouwhekdoeken op de bouwplaats variëren van € 3000 tot €10.000 of meer, afhankelijk van de specifieke vereisten en wensen. Tegen de tijd dat dit gaat spelen, zullen we offer tes aanvragen bij verschillende leveranciers om de beste prijs-kwaliteitverhouding te krijgen. *Timelapse video Het maken van een timelapse video op de bouwplaats van het gemeentehuis biedt een mooie manier om het bouwproces te documenteren en te delen met het publiek. Beschrijving 1. Camera-installatie: een camera wordt op een strategische locatie geïnstalleerd. Meestal op een hoog punt met een goed overzicht over de bouwplaats. Dit kan bijvoorbeeld een bestaand 18

2.

3. 4.

5.

gebouw in de buurt zijn of een speciale paal of steiger die voor dit doel wordt geplaatst. De camera moet worden beschermd tegen de elementen en eventuele schade. Frequentie van opnames: de camera wordt ingesteld om regelmatig foto's te maken, bijvoorbeeld elke 5 minuten gedurende de hele dag. Dit zorgt voor een gedetailleerd beeld van het bouwproces over een lange periode. Opslag: de beelden worden opgeslagen op een externe harde schijf of in de cloud om ruimte te besparen en om ervoor te zorgen dat er geen gegevens verloren gaan. Montage van de timelapse: na voltooiing van de bouw of tussentijds wordt het verzamelde beeldmateriaal samengevoegd tot een timelapse video. Dit kan worden gedaan met behulp van speciale software die de beelden naadloos aan elkaar kan rijgen en versnellen. Publicatie: de timelapse video kan worden gedeeld op sociale media, op de website van de gemeente of op andere platforms om de voortgang van het project te laten zien en de betrokkenheid van het publiek te vergroten.

Kostenindicatie De kosten voor het plaatsen van een camera en het maken van een timelapse video kunnen variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals de kwaliteit van de camera, de duur van de opnames en eventuele extra's zoals een beveiligingsbehuizing of een externe stroomvoorziening. Bij deze een ruwe schatting. • Huur camera bij bedrijf: een goede timelapse camera kan variëren in prijs, maar reken op een huurprijs tussen de € 150 en € 200 per maand. Afhankelijk van de specificaties zoals resolutie, weerbestendigheid en zoommogelijkheden. • Installatie: de kosten voor installatie kunnen variëren, afhankelijk van de locatie en de benodigde apparatuur. Dit kan variëren van € 200 tot € 1000 of meer, afhankelijk van de complexiteit van de installatie • Montage: de kosten van montage kunnen variëren, afhankelijk van de lengte van de video. Hiervoor liggen de kosten tussen de € 500 en € 1500 of meer. • Opslag: de kosten voor opslag zijn afhankelijk van de hoeveelheid beeldmateriaal en de gekozen opslagmethode. Dit kan variëren van enkele honderden euro's tot enkele duizenden euro's gedurende de hele periode van twee jaar. Al met al kan de totale prijs voor het plaatsen van een camera en het maken voor een timelapse video van de bouwplaats variëren van € 5000 tot € 11.000 of meer, afhankelijk van de specifieke vereisten en wensen.

De kosten hangen volledig af van de behoeften die we hebben. Welke locatie? Hoeveel dagen, weken, maanden of jaren? Hoeveel camera’s zijn er nodig? Hoe vaak moet het bedrijf langs komen om de camera leeg te halen? Moet de camera tussendoor verplaatst worden? Dit zijn allemaal factoren die invloed hebben op de kosten. Het is belangrijk om offertes aan te vragen bij verschillende leveranciers om een juiste prijsindicatie te krijgen.

19

Bijlage 1. Inwonerparticipatie Enquête op Elburg Spreekt Wij horen graag uw mening over de buitenkant en de publieke ruimten van het gemeentehuis! Het gemeentehuis van Elburg wordt vernieuwd, omdat: • De werkomgeving op diverse punten ongezond is en niet meer van deze tijd. • De inrichting niet past bij de beoogde manier van werken (functionaliteit van de inrichting). • Deze nog niet duurzaam is (Ambitie van raad: Gemeentehuis in 2025 energieneutraal). Er zijn op weg naar een vernieuwd gemeentehuis al een aantal stappen gezet. Zo is bepaald dat het huidige gemeentehuis grondig gerenoveerd wordt. Het blijft dus op de plek waar het nu staat. En is er een programma van eisen opgesteld. Voordat er nu begonnen wordt met het ontwerp van de renovatie horen we graag de mening van de inwoners van gemeente Elburg over de buitenkant van het gemeentehuis en de publieke ruimten. Deze meningen worden als input meegenomen voor het te maken schetsontwerp net zoals we dat met de input van de andere gebruikers van het gemeentehuis hebben gedaan. De verwachting is dat er eind 2024 een schetsontwerp zal zijn. U heeft tot xxx om de enquête te beantwoorden.

Vragen Meerdere antwoorden mogelijk 1.

Waarvoor komt u naar het gemeentehuis? o Paspoort, ID kaart, Rijbewijs o Verhuizen o Belastingen en heffingen o Melding doen o Afspraak met een ambtenaar of wethouder o Anders namelijk: …..

2.

Op welke manier komt u naar het gemeentehuis? o Lopend o Fietsend o Auto of motor o Openbaar vervoer o Scooter, brommer, brommobiel o Afwisselend o Anders namelijk: …..

3.

Wat vindt u de belangrijkste kenmerken voor het gemeentehuis? o Duurzaam & gezond o Huiselijk en gezellig o Opvallend en mooi: om trots op te zijn (hoogstandje qua architectuur) o Kostenefficiënt, sober & doelmatig o Anders namelijk: …..

20

4.

Welke termen vindt u dat moeten passen bij de buitenkant van het gerenoveerde gemeentehuis? (mag meerdere items aankruisen – op volgorde van voorkeur zetten?) o Monumentaal o Modern o Transparant o Geborgen o Statig o Vriendelijk o Duurzaam o Toegankelijk o Prominent aanwezig o Ingepast o Spectaculair o Sober o Spraakmakend o Natuurlijk

Een antwoord aankruisen 5.

Op welke wijze wordt u het liefst ontvangen in het gemeentehuis? a. Aan de balie b. Informeel door een gastvrouw c. Door een robot d. Bij een aanmeldzuil e. Maakt mij niet uit c. Anders, namelijk…

6.

Op welke wijze heeft u het liefst uw afspraak of voert u graag gesprekken bij de gemeente? a. Aan een loket b. In meer een open spreekhoek c. In een afgesloten ruimte d. Maakt me niet uit e. Anders, namelijk…

7.

Wilt u iets kunnen drinken als u zit te wachten op uw afspraak in het gemeentehuis? a. Ja, uitgebreide drankfaciliteiten tegen een vergoeding b. Ja, gratis koffie, thee en water c. Nee, dit is niet nodig

8.

Wilt u even kunnen werken (goede wifi verbinding en een tafel om aan te werken) als u even zit te wachten op uw afspraak in het gemeentehuis? a. Ja b. Nee, dit is niet nodig

9.

Heeft nog andere ideeën voor de publieke ruimte van het te renoveren gemeentehuis? a. ………

21