Bijlage 3 Advies aanbesteden Transformatie Gemeentehuis Elburg v2

Bijlage 3 Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 230060 Elburg 27 februari 2024

Inhoud 1

Inleiding ...................................................................................................................................................... 3

2

Welke doelen willen we bereiken? ............................................................................................................. 4

3

Welke waarden zoeken we in contractpartners? ....................................................................................... 5

4

Bouworganisatievorm ................................................................................................................................. 6

5

Aan te besteden onderdelen en percelen .................................................................................................. 8

6

Marktconsultatie of dialoog ....................................................................................................................... 10

7

Samenvatting............................................................................................................................................ 11

Bijlage:

-

Bouworganisatieadvies – uitleg bouworganisatiemodellen

renovatie Gemeentehuis

Elburg

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

2 / 17

1 Inleiding De gemeente Elburg wil de huisvesting van haar organisatie verbeteren en klimaat neutraal maken (Paris Proof). Hiervoor is een Functioneel Ruimtelijk Programma van Eisen opgesteld en er is een financieel vergelijk gemaakt tussen renovatie of nieuwbouw. Inmiddels is door de raad besloten om het bestaande pand ingrijpend te renoveren waarbij het feitelijk zal worden gestript tot op casco-niveau. Hieruit volgt de opgave om een ontwerp te maken voor de grootschalige renovatie van het gemeentehuis en dit vervolgens te realiseren. Om te komen tot een keuze voor een bouworganisatiemodel en een aanbestedingsstrategie, is na een gesprek met de gemeente, met de stuurgroep een workshop gehouden over welke mogelijkheden er zijn op dit gebied, welke waarden belangrijk zijn voor de gemeente Elburg als opdrachtgever en welke kwaliteiten zij zoekt in mogelijke contractpartners In dit rapport worden de uitkomsten van de workshop gepresenteerd en dit wordt vertaald naar een verdere uitwerking ten aanzien van het meest passende bouworganisatiemodel en de wijze waarop de externe rollen die hieruit volgen kunnen worden aanbesteed. De uitleg van de modellen treft u aan in de bijlage van dit rapport.

2 Welke doelen willen we bereiken? In het algemeen willen we met een aanbesteding de best mogelijke kwaliteit inkopen voor de laagst mogelijke prijs met zo min mogelijk risico’s. Maar ieder project kent specifieke eigenschappen die maken dat er maatwerk nodig is. Tijdens de workshop zijn de volgende doelen aangegeven vanuit de stuurgroep die specifiek zijn voor dit project: •

Er is een wens om met het project de lokale economie te ondersteunen. Wanneer we als gemeente een belangrijke investering doen, is het een pré wanneer deze investering in ieder geval waar mogelijk een gunstig effect heeft op de lokale economie.

•

We willen circulair bouwen inzetten om zo de impact van het project op het milieu te beperken. Door partners aan ons te binden die hiervoor de kennis en ervaring hebben kunnen we de voordelen die het heeft om het bestaande casco van het gemeentehuis een tweede leven te geven verder verzilveren.

•

Binnen het proces moet ruimte zijn voor burgerparticipatie. We werken met gemeenschapsgeld dus de burger heeft recht te weten waaraan dit besteed wordt en dat dit op een efficiënte manier gebeurt.

•

Binnen de plannen verlaat de gemeente het monumentale voorhuis. Succes van het project hangt samen met het duurzaam handhaven van dit deel van het complex door het vinden van een passende bestemming en een partij die deze bestemming weet te realiseren.

•

De transformatie moet leiden tot een open en transparant gemeentekantoor. Het gebouw moet een dienstverlenende uitstraling hebben. Dit zijn verder uit te werken ontwerpdoelstellingen waarop de gemeente regie wil houden.

•

Het resultaat moet een huis voor de gemeente zijn. Het moet passend zijn bij de organisatievisie.

•

Tevredenheid van de gebruikers is belangrijk.

Deze punten geven input voor het selectieproces (wat moeten partijen kunnen en waar ga je ze zoeken?), ze zeggen iets over het proces (hoe hou je grip op het proces maar geef je ruimte voor participatie?) en ze zeggen iets over de bouworganisatievorm (hoe hou je grip op de ontwerpopgave en krijg je wat je wenst?). Naast deze input vanuit de stuurgroep gelden enkele andere doelen die eerder zijn aangegeven: •

Vanuit het Programma van Eisen: De huisvesting moet voldoen aan alle eisen van deze tijd en moet zo duurzaam mogelijk zijn en klimaatneutraal.

•

Vanuit de raad: De kosten die noodzakelijk zijn voor dit project moeten goed gemotiveerd zijn (en transparant zijn).

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

4 / 17

3 Welke waarden zoeken we in contractpartners? Naast de algemene doelstellingen zijn ook uitspraken gedaan die iets zeggen over het type bedrijf dat we geschikt achten voor deze opdracht. Deze uitspraken zijn soms overlappend met de eerder beschreven doelen, maar ze geven meer richting aan de vraag die gesteld moet worden om een partij te vinden die het beste past bij de gemeente en haar opgave. De belangrijkste waarden die we zoeken in een contractpartner zijn: •

Als kennis lokaal aanwezig is, maken we hiervan bij voorkeur gebruik binnen de kaders van een transparant aanbestedingsproces.

•

Een duurzame aanpak vraagt om een innovatieve benadering. Dit vraagt om transparantie, vertrouwen en commitment.

•

Hoewel tijd van belang is, is een zorgvuldig proces dat invulling geeft aan de ambities belangrijker. Meedenken en een open houding is dus belangrijker dan beheersing en afkadering.

Samen met de in hoofdstuk 2 beschreven doelen moeten deze waarden terugkomen in de partijen die succesvol het inkoopproject doorlopen. Ze moeten zich dus op kenmerken zoals genoemd kunnen onderscheiden.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

5 / 17

4 Bouworganisatievorm In de bijlage is een toelichting gegeven op de verschillende bouworganisatievormen en hun kenmerken. In de presentatie aan de stuurgroep is deze informatie gedeeld en besproken. Daarbij is vanuit de doelen en de waarden een eerste afweging gemaakt welke bouworganisatievorm het beste bij dit project lijkt te passen. Vanuit de nadruk die ligt op de specifieke ontwerpopgave (een open en transparant gebouw als huis voor de organisatie, met een dienstverlenende uitstraling en met grip op de tevredenheid van de gebruikers) is een meer traditioneel proces hier op zijn plaats. De opdrachtgever heeft hierbij maximale invloed op het ontwerp (zowel architectonisch als installatietechnisch). Omdat de gewenste kwaliteit beschreven wordt in een uitgewerkt ontwerp (een bestek) komt de relatie tussen kwaliteit en prijs transparant tot stand (dit is wat het kost in de markt). Daarmee is het proces te verantwoorden richting inwoners en richting raad.

Als we een volledig traditioneel proces en een bouwteamaanpak vergelijken als zijnde de meer traditionele bouworganisatievormen hebben deze in dit geval hun specifieke voor- en nadelen: Traditioneel: + optimaal transparant (prijs komt in concurrentie tot stand op basis van een uitgewerkt ontwerp) + optimale invloed (tot op detailniveau stuur je zelf het ontwerpproces aan) - geen ruimte voor inbreng van kennis vanuit de uitvoering door de partijen die het moeten gaan maken - je weet pas bij aanbesteding wat het echt gaat kosten - onzekerheden zijn moeilijk mee te nemen in het proces en zorgen later voor meerwerk (wat zijn bijvoorbeeld de kenmerken van het bestaande casco wanneer het gebouw gestript is?) Bouwteam: + je maakt gebruik van de kennis uit de markt (van partijen die het ook moeten gaan maken) + je kunt eerder in het proces een taakstellend budget afspreken zodat verassingen bij definitieve prijsvorming beperkt kunnen worden.

+ je kunt de uitvoerende partijen inschakelen om voor definitieve prijsvorming al onderzoek te doen naar onzekerheden (Zoals de kenmerken van het bestaande casco) - het proces is minder transparant (vanuit welke belangen zitten de uitvoerende partijen aan tafel en wat mag je van hen verwachten?) - de prijs voor de uiteindelijke realisatie komt niet in concurrentie tot stand (op dat moment zit de aannemer namelijk al aan tafel) Vanuit deze vergelijking zou je kunnen kiezen voor het bouwteam (waarmee je inlevert op transparantie en financiële scherpte) of voor een traditioneel proces (waarbij een aantal risico’s pas laat in het proces duidelijk worden in de vorm van het aanbestedingsresultaat en eventueel meerwerk als niet alle informatie bij aanbesteding helder was). Vanuit de bevindingen vanuit de workshop en onze eigen ervaringen adviseren wij te kiezen voor een traditioneel proces. Vanuit de afwegingen van de bouworganisatievormen komt daarbij een aantal aandachtspunten naar voren die in het bouworganisatiemodel of in de aanbesteding invulling moeten krijgen. Deze aandachtspunten zijn: •

Hoe voorkomen we dat we bij aanbesteding verrast worden door een te duur ontwerp? o Oplossingen: ▪ Selecteer ontwerpende partijen die aantoonbaar goede resultaten hebben bereikt met budget-gestuurd ontwerpen.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

6 / 17

▪

•

•

Sturing op bouwkosten verankeren in de ontwerpopdrachten en deze borgen met een second opinion door een bouwkostenmanager per ontwerpfase (met procesafspraken hoe we met de resultaten hiervan richting ontwerpende partijen omgaan). ▪ Transparante afspraken maken over hoe we omgaan met ontwikkelingen in loon- en prijsstijgingen, de markt en de gevolgen voor het projectbudget van initiatief tot start uitvoering en tijdens de uitvoering. Hiermee voorkomen we discussies over de oorzaken van eventuele overschrijdingen; is het ontwerp te duur geworden of zijn de prijzen gestegen? ▪ Flexibiliteit inbouwen om te kunnen anticiperen op de marktontwikkelingen.

Door te volgen hoe de markt zich ontwikkeld en welke gevolgen dit zou kunnen hebben voor de haalbaarheid van het project Hoe voorkomen we dat onzekerheden later leiden tot onverwachte kosten? o Oplossingen: ▪ Probeer die zaken die later tot meerkosten kunnen leiden waar mogelijk vooraf te onderzoeken en deel die informatie (en de maatregel die daaruit volgen) in de aanbesteding.(voorbeelden kunnen zijn het onderzoeken van het bestaande casco op kwaliteit, technische problemen, ongewenste stoffen zoals asbest en chroom-6, aanwezige materialen en hun hergebruikmogelijkheden/waarde/kosten etc.) ▪ Reserveer een realistisch deel van het budget voor onvoorziene zaken en stem dit af op de mate waarin onderzoek mogelijk is geweest of om praktische redenen (bijvoorbeeld omdat het gemeentehuis nog in gebruik is) niet mogelijk is geweest. ▪ Hou in contracten de ruimte voor wijzigingen in de plannen wanneer onvoorziene omstandigheden hiertoe aanleiding geven. Benoem bijvoorbeeld een aantal zaken tot ambitie, waarbij de mogelijkheid bestaat deze niet, of goedkoper uit te voeren wanneer zich onvoorziene omstandigheden hebben voorgedaan en kosten daardoor hoger zijn geweest dan voorzien.

Hoe kunnen we bij een traditionele bouworganisatievorm toch kennis van de markt meenemen? o Oplossingen: ▪ Organiseer vooraf een marktconsultatie op onderwerpen die relevant zijn voor dit project (in dit geval bijvoorbeeld: hoe geven we circulariteit een prominente plaats in ontwerp en proces? Juist met betrekking tot meer innovatieve projectkenmerken, zoals circulair inkopen, wordt een marktconsultatie aangeraden als middel om ambities te kunnen verwezenlijken1). Geef de input uit deze marktconsultatie mee aan de adviserende en ontwerpende partijen. ▪ Neem ruimte in het proces om de uitvoerende partijen het ontwerp dat wordt aanbesteed te laten onderzoeken en te komen tot optimalisatievoorstellen (die bijvoorbeeld kostenverlagend werken of risico’s beperken). Stel hierbij duidelijke kaders hoe de opbrengsten hiervan worden verdeeld en hoe we binnen de kaders van de aanbesteding blijven opereren (het project mag hierdoor niet ingrijpend wijzigen).

1 Zie Leidraad Circulair Inkopen van Platvorm CB’23, juli 2021

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

7 / 17

5 Aan te besteden onderdelen en percelen De transformatie van het gemeentehuis is een project dat bestaat uit verschillende onderdelen. De gemeente kan als aanbestedende dienst een keuze maken in welke onderdelen (percelen) zij het project wil aanbesteden. In het algemeen zal een verdeling in percelen niet persé leiden tot een ander aanbestedingsregime, omdat aanbestedingsrechtelijk voor percelen die hetzelfde project betreffen de waarde van het totaal van die percelen beschouwd wordt. Een uitzondering kan gelden voor een beperkt aantal kleinere percelen (tot een bepaald totaalbedrag), waarbij een afweging zou kunnen worden gemaakt om deze niet mee aan te besteden. Daarnaast is in heel specifieke omstandigheden een uitzondering mogelijk waar het gaat om innovatieve oplossingen of werkzaamheden door sociale ondernemingen. Voor dit specifieke project zou het wenselijk zijn om nader onderzoek te doen in hoeverre de invulling van bepaalde circulaire ambities wellicht binnen deze ruimte van de percelenregeling zou kunnen worden aangestuurd. Onderdelen die in het kader van dit project ingekocht/aanbesteed moeten worden zijn (uitgaande van een traditioneel aanbestedingsproces): Ontwerp- en advies: • Projectmanagement • Directievoering en toezicht • Architectonisch ontwerp • Installatietechnisch advies • Bouwfysisch advies (evt.

gecombineerd met Installatietechnisch advies) • Constructief advies • Evt. aangevuld met bouwkostenadvies, juridisch advies, asbestonderzoek, materialenpaspoort etc. Uitvoering: • • • • • • •

Sloop (en “oogsten” circulair inzetbare materialen) Asbestsanering (en andere gevaarlijke stoffen, evt. gecombineerd met sloop) Bouwkundige werkzaamheden (evt. gecombineerd met sloop en sanering) Installatietechnische werkzaamheden (evt. gescheiden in elektrotechnisch en werktuigbouwkundig) Infrastructuur (evt. gescheiden naar infra en groen) Maatwerkmeubilair Losse inrichting

Vanuit het belang van de gemeente als opdrachtgever en het beperken van risico’s adviseren wij om bouwkundige werkzaamheden en installatietechnische werkzaamheden gecombineerd aan te besteden. We gaan ervan uit dat geïnteresseerde partijen altijd in staat zullen zijn om een combinatie te vormen die een project van deze omvang aankan. Afstemmingsrisico’s en coördinatierisico’s worden hiermee beperkt. Nadeel zou kunnen zijn dat je niet kunt kiezen voor een specifieke bouwkundig aannemer in combinatie met een specifieke installateur. Gezien de omvang van de markt met potentiële partijen zien we dit nadeel als relatief klein. Onderzocht kan worden of het wenselijk is om de sloop, en dan in het bijzonder het oogsten van aanwezige bouwstoffen zodat die mogelijk in de renovatie weer ingezet kunnen worden, separaat aan te besteden of onderdeel te maken van de bouwkundige aanbesteding. Ook hier geldt dat integratie leidt tot minder afstemmingsrisico’s. Om te voorkomen dat informatie die pas bekend wordt bij het slopen onderdeel wordt Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

8 / 17

van een onderhandeling waarbij de opdrachtgever geen positie heeft adviseren we om sloop en nieuwbouw wel in één hand aan te besteden, maar om opschortende voorwaarden op te nemen waardoor de gemeente in het uiterste geval alsnog de ruimte heeft om het werk door een andere partij te laten uitvoeren wanneer er een discussie ontstaat over meerkosten die pas duidelijk worden na de sloop. Tijdens of na de uitvoering kan nog een aantal andere elementen worden mee-aanbesteed of afzonderlijk worden ingekocht. Het kan bijvoorbeeld wenselijk zijn om onderhoud voor een bepaalde periode aan te besteden samen met de uitvoering van de bouwkundige en installatietechnische werkzaamheden. Het voordeel hiervan is dat er een prikkel ontstaat voor de uitvoerende partijen om het project onderhoudsvriendelijk uit te voeren (dan kunnen zij immers later tegen lagere kosten aan hun onderhoudsverplichtingen voldoen). Om dit te kunnen doen moet de gemeente in haar werkafspraken en begroting de ruimte hebben om de onderhoudsverplichtingen naar voren te trekken. Als dit tot de mogelijkheden behoord raden wij aan om dit verder te onderzoeken en zo mogelijk in het proces mee te nemen. Andere aanvullende diensten zoals de levering van energie, financiering van het project of bijvoorbeeld bepaalde facilitaire diensten zien wij op dit moment als minder relevant voor dit project.

Mochten zich in de initiatieffase of ontwerpfase ontwikkelingen voordoen waardoor dit wel relevant wordt, dan zou op dat moment overwogen kunnen worden om alsnog onderzoek te doen of dit geïntegreerd kan worden in het proces.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

9 / 17

6 Marktconsultatie of dialoog Een marktconsultatie kan een middel zijn om de visie van marktpartijen ten opzichte van de vraag die de gemeente denkt te gaan stellen te peilen. Doelstelling is om op basis hiervan waar nodig de vraagstelling te verscherpen of de procedure aan te passen zodanig dat de gemeente aanbiedingen kan verwachten die het beste aansluiten bij haar wensen. Onderwerpen die in dit geval aan de orde zouden kunnen komen in een marktconsultatie zijn: - De vraag of het inderdaad wenselijk en praktisch mogelijk is om sloop en nieuwbouw van elkaar te scheiden. - De vraag in welke mate het project in percelen zou moeten worden gescheiden - De vraag of, en zo ja op welke manier het onderhoud aan het nieuw gerealiseerde gemeentehuis onderdeel van de aanbesteding zou moeten en kunnen worden. - De vraag of, en zo ja op welke wijze een transactie ten aanzien van het monumentale voorhuis onderdeel zou kunnen zijn van een transparant aanbestedingsproces. Bij een marktconsultatie bestaat het gevaar dat de partijen die geconsulteerd worden meer informatie krijgen dan de rest van de markt waarmee ze een voordeel hebben als ze later deelnemer zijn in een aanbesteding. Ook zou een partij sturend kunnen zijn in haar antwoorden en zo zichzelf een voordeel kunnen verschaffen ten opzichte van eventuele concurrenten.

In het geval van dit project hebben we te maken met een Europese aanbesteding. Ook een eventuele marktconsultatie zal als onlosmakelijk onderdeel van deze aanbesteding worden gezien. In de praktijk betekent dit onder andere dat het uitvoeren van een marktconsultatie gepubliceerd moet worden en dat een vooraf onbekend aantal partijen zou kunnen aangeven hieraan een bijdrage te willen leveren. Omvang en tijdspad worden hiermee onzeker. Hoewel een marktconsultatie nuttige inzichten zou kunnen opleveren adviseren we daarom om in dit geval dit middel niet in te zetten. Om wel ruimte te bieden aan marktpartijen om hun kennis in te brengen en daarmee een (voor beide partijen) betere aanbieding te verkrijgen stellen we voor om een dialoog met inschrijvers onderdeel te maken van het aanbestedingsproces. Door dit na de selectiefase te doen, is het aantal partijen dat deelneemt vooraf bekend en beperkt. Dit maakt ook dat deelname niet vrijblijvend is, en dat partijen gemotiveerd zullen zijn een inhoudelijke bijdrage te leveren (anders dan een bijdrage die vooral commercieel gericht is). Informatie kan concreter zijn, bijvoorbeeld gericht op de ruimte om bepaalde bouwsystemen toe te kunnen passen voor deze specifieke opgave. Het nadeel hiervan is wel dat de inbreng vanuit deze gesprekken beperkter is omdat een aantal belangrijke zaken op dat moment al besloten moet zijn.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

10 / 17

7 Samenvatting Op basis van het hiervoor genoemde adviseren wij om een traditionele bouworganisatievorm te kiezen voor de transformatie van het gemeentehuis. Wij adviseren wij om bouwkundige werkzaamheden en installatietechnische werkzaamheden gecombineerd aan te besteden. En om sloop en nieuwbouw wel in één hand aan te besteden, maar om opschortende voorwaarden op te nemen waardoor de gemeente in het uiterste geval alsnog de ruimte heeft om het werk door een andere partij te laten uitvoeren wanneer er een discussie ontstaat over meerkosten die pas duidelijk worden na de sloop. Om invulling te geven aan de adviesdiensten en de uitvoerende werkzaamheden adviseren we om een dialoogsessie onderdeel te maken van de aanbesteding. Hierbij moeten vooral vragen beantwoord worden ten aanzien van de wijze waarop circulaire doelstellingen kunnen worden verzilverd in een voor de gemeente beheersbaar proces en welke bouwsystemen optimaal zijn bij dit project.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

11 / 17

Bijlage 1

Bij

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

12 / 17

Inhoud 1

Inleiding .................................................................................................................................................... 14

2

Bouworganisatievormen ........................................................................................................................... 15

3

2.1

Het Traditionele Model ..................................................................................................................... 15

2.2

Het Bouwteammodel ....................................................................................................................... 15

2.3

Het Design&Build Model op basis van een Programma van Eisen................................................. 16

2.4

Het Design&Build-Model op basis van een Voorlopig of een Definitief Ontwerp ............................ 16

Vergelijking van de vier modellen in deze casus ..................................................................................... 17

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

13 / 17

1 Inleiding In deze bijlage worden de verschillende bouworganisatievormen uitgelegd en met elkaar vergeleken voor het project ingrijpende renovatie van het gemeentehuis van Elburg.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

14 / 17

2 Bouworganisatievormen 2.1

Het Traditionele Model

Een traditioneel bouworganisatiemodel bestaat uit een traject waarin de adviseurs (architect en adviseurs) onder aansturing van de opdrachtgever (of namens haar een projectmanager) een ontwerp van Schetsontwerp tot en met besteksniveau uitwerken. Tussendoor worden op basis van Voorlopig Ontwerp en Definitief Ontwerp besluiten genomen waarbij ook steeds nauwkeurigere kostenramingen kunnen worden opgesteld. Uiteindelijk resulteert dit in een bestek (een juridische werkomschrijving met tekeningen) en een directiebegroting (een gedetailleerde begroting van de adviseurs op basis van de bestekstukken). De opdrachtgever heeft dus alle invloed op het ontwerp. Het bestek wordt vervolgens op de markt gezet in de vorm van een aanbesteding. Hierbij kunnen verschillende procedures worden gehanteerd, variërend van volledig openbaar (iedereen mag de bestekken opvragen en een prijs hiervoor afgeven) tot onderhands (de opdrachtgever selecteert op een bepaalde manier een aantal partijen en deze mogen een prijsaanbieding doen). Als ingeschat wordt dat Europese aanbestedingsdrempels voor uitvoerende partijen worden overschreden, dan wordt deze aanbestedingsprocedure mede bepaald door deze regels (er moet dan Europees worden aanbesteed).

Bij een traditionele aanbesteding vindt in principe optimale marktwerking plaats op het moment van aanbesteding bij een zo volledig mogelijke leveringsomschrijving. Het moment van aanbesteden ligt echter helemaal aan het eind van de Ontwerpfase. Een mogelijk goede markt aan het begin van het ontwerpproces betekent niet dat de markt ook goed zal zijn als het moment van aanbesteden is. Het resultaat is echter wel uitlegbaar en verdedigbaar; zo is de markt op dat moment. Dit kan in een politieke omgeving een belangrijk argument zijn om te kiezen voor dit model.

2.2

Het Bouwteammodel

Bij een bouwteam worden de uitvoerende partijen geselecteerd tijdens het ontwerpproces. Meestal worden zij aan het begin van het Definitief Ontwerpproces toegevoegd aan het ontwerpteam (dat dan bouwteam gaat heten) om hun kennis in te brengen bij de verdere uitwerking van het ontwerp. Doelstelling van een bouwteam is om optimaal te profiteren van de kennis van uitvoerende partijen, hetgeen zou moeten leiden tot een efficiënter en beter uitvoerbaar ontwerp. Het voordeel van een bouwteam komt vooral tot uiting bij projecten waarbij de uitvoerende partijen meer kennis hebben van bepaalde onderdelen van het project dan de adviseurs of wanneer uitvoeringstechniek een bijzondere rol speelt bij het slagen van het project (bijvoorbeeld bij een ingewikkelde verbouwing van een bestaand pand). Ervan uitgaande dat in Elburg het bestaande pand ingrijpend wordt getransformeerd kan een reden zijn om voor deze vorm te kiezen. De selectie van bouwteampartners kan niet plaatsvinden op basis van een bestek. Er wordt dus vaak geselecteerd op basis van staartkosten (de toeslagen die worden berekend over de directe bouwkosten) en uurtarieven. Daarnaast wordt soms een lijst samengesteld waarvoor eenheidsprijzen worden afgesproken (een prijzenboek).

Deze vorm van selecteren betekent dat er nog een grote mate van onzekerheid bestaat over de uiteindelijke aanneemsom op het moment van contractvorming in de bouwteamfase. Wanneer het ontwerp is afgerond vindt (in een één op één-situatie) overleg plaats over een aanneemsom en een realisatieovereenkomst. Op dat moment kan de opdrachtgever nog afscheid nemen van de aannemer, maar dit zal grote gevolgen hebben voor het proces en de planning. Een discussie over een niet-marktconform geachte prijs kan hierbij snel ontstaan. Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

15 / 17

2.3

Het Design&Build Model op basis van een Programma van Eisen

Bij een Design & Build-organisatie op basis van het Programma van Eisen wordt de verantwoordelijkheid voor het vertalen van de eisen en wensen van de opdrachtgever in een ontwerp binnen een bepaald budget volledig bij een uitvoerende partij gelegd. De uitvoerende partij wordt hiermee dus ontwikkelaar van het gebouw en hij stuurt interne of externe ontwerpende partijen aan. Hij dient dus te zorgen voor integratie van technische installaties en constructies in het ontwerp en hij dient er ook voor te zorgen dat de voor het project benodigde vergunningen worden verkregen. Kenmerk van een Design & Build-constructie is dat de opdrachtgever in een vroeg stadium zijn eisen en wensen zeer goed moet formuleren in de vorm van een prestatieomschrijving. In een later stadium kan hij, zolang de uitvoerende partij voldoet aan de overeengekomen eisen en wensen, niet terugkomen op uitgangspunten zonder dat dit schade oplevert in termen van geld, tijd of kwaliteit. Bij een commerciële kantoorontwikkeling kan dit een goede aanpak zijn om tot een efficiënt gebouw te komen tegen een marktconforme prijs. Bij een gemeentehuis dat ook een publieke functie heeft en optimaal moet aansluiten bij de gehanteerde werkprocessen is dit een minder voor de hand liggende oplossing.

2.4

Het Design&Build-Model op basis van een Voorlopig of een Definitief Ontwerp

In de praktijk komt het voor dat opdrachtgevers gecharmeerd zijn van het principe van het Design & Buildmodel in de zin van het verleggen van een integrale verantwoordelijkheid naar een marktpartij. Daarbij wil men echter grip houden op het ontwerpproces omdat esthetische eisen of bijvoorbeeld specifieke technische eisen zwaar wegen. In dergelijke gevallen kan ervoor worden gekozen om de aanbesteding van het plan en het overdragen van de integrale ontwerpverantwoordelijkheid, in een later stadium te laten plaatsvinden, bijvoorbeeld op basis van Voorlopig Ontwerp, Voorlopig Ontwerp+, Definitief Ontwerp of zelfs Definitief Ontwerp+. Het voordeel hiervan is duidelijk: de opdrachtgever kan zelf invloed uitoefenen op de vertaling van zijn prestatie-eisen in een esthetisch en functioneel ontwerp. Er is een grotere zekerheid over wat hij krijgt ten opzichte van Design & Build op basis van een Programma van Eisen. Het nadeel hiervan is dat de zekerheid over de planning en het budget pas in een later stadium net zo groot is als bij een volledige Design & Build-organisatie. Daarbij ontstaat de situatie dat de door de opdrachtgever geselecteerde adviserende partijen een halffabricaat aanleveren waaraan door andere, door de uitvoerende partij gecontracteerde partijen, wordt verder gewerkt.

Hoewel dit model tegemoet komt aan een belangrijk bezwaar van het Design&Build-model op basis van een Programma van Eisen; er is meer invloed op het ontwerpproces, ontstaan daardoor ook weer nieuwe bezwaren. Het moment van aanbesteden verschuift verder naar achteren (minder vroeg zekerheid) waarbij wel al een belangrijk deel van het ontwerp is uitgewerkt. Er is dus nog steeds risico dat de opdrachtgever niet exact krijgt wat hij wil, en er is een risico dat niet kan worden aanbesteed binnen het gewenste budget waardoor het ontwerp, dat dan al verder uitgewerkt is, alsnog moet worden aangepast.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

16 / 17

3 Vergelijking van de vier modellen in deze casus Vorm Traditioneel

Invloed opdrachtgever Grootst

Financiële zekerheid Laat

Doorlooptijd Lang

Contractpartners Veel

Aanbestedingen Ontwerp en uitvoering separaat. (2x)

Laat

Bijna even lang

Veel

Ontwerp en uitvoering separaat. Uitvoering in 2 stappen.

Vroeger

(iets) korter

Minder

Vroegst

Kortst

Minst

Eerste deel ontwerp en uitvoering/ engineering separaat (2x) Ontwerp en uitvoering integraal

Architect in de lead Bouwteam

Iets kleiner Architect in de lead

Design & Build na Vo of DO

Kleiner

Design & Build PvE

Kleinst

Aannemer in de lead

Aannemer in de lead

Risico’s - Besluitvorming - Voortgang - Financiën - Meer- en minderwerk - Verantwoordelijkheid ontwerp bij opdrachtgever - Besluitvorming - Voortgang - Financiën - Onduidelijk belang aannemers - Verantwoordelijkheid ontwerp bij opdrachtgever - Verantwoordelijkheid ontwerp tot VO of DO bij opdrachtgever. - Acceptatie uitgangspunten

- Verantwoordelijkheid ontwerp bij opdrachtnemer - Voortschrijdend inzicht opdrachtgever kost geld - Tekortkomingen prestatiebestek

Afgaande op de omstandigheden waaronder het gemeentehuis wordt ontwikkeld speelt een aantal factoren die moeten worden meegenomen bij een keuze voor het meest passende model: - Een gemeentehuis is geen standaard kantoor. Er spelen zaken als een openbare Raadszaal, een publieksfunctie, veiligheidseisen, archieffuncties et cetera die voorbij gaan aan het eenvoudig zo efficiënt mogelijk leveren van werkplekken. Beleid ten aanzien van duurzaamheid, automatisering etc. zal moeten worden geïntegreerd. - Wanneer sprake is van transformatie van het bestaande gemeentehuis speelt een risico ten aanzien van de beschikbaarheid van gegevens over het bestaande casco vroeg in het traject. Pas bij afronding van de sloop (kort voor start bouw) kan het casco geschouwd worden. - Omdat sprake is van de inzet van publieke middelen moet een aanbestedingstraject zo transparant mogelijk plaatsvinden. De afweging tussen een zo scherp mogelijke prijs, met daarbij hogere risico’s en een transparant proces met mogelijk een hogere prijs ligt anders dan voor een commerciële partij. - Voor zover mogelijk dienen lokale partijen in staat te zijn om een concurrerende aanbieding te doen. Een bouworganisatie-vorm met hogere risico’s voor de markt of ingewikkelde procedures is in een dergelijke situatie minder gewenst.

Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te aanbesteden grootschalige renovatie Gemeentehuis Elburg 2702240541-24784

17 / 17