Bijlage 2: Raadsvoorstel

Raadsvoorstel

Onderwerp

Vaststellen van de Archiefverordening gemeente Elburg 2023.

Behandelaar:

Mw. Kim Kaak

Datum Portefeuillehouder

27 oktober 2022 Burgemeester

Emailadres: Zaaknummer: Bijlagen:

kim.kaak@elburg.nl 0230273196

Te nemen besluit: 1. 2.

De nieuwe archiefverordening die aansluit op de laatste wet- en Regelgeving ‘Archiefverordening Elburg 2023’ vast te stellen De oude archiefverordening ‘Archiefverordening gemeente Elburg 2016’ in te trekken.

Inleiding Het voorstel gaat om een actualisering van het huidige besluit. Het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe (SNWV) heeft in 2020 nieuw model uitgebracht voor zowel de archiefverordening als het informatiebeheer besluit. Naast deze archiefverordening worden er de nieuwe beheerregels (besluit informatiebeheer) door het college vastgesteld. Met het vaststellen van een nieuwe archiefverordening zijn de wijzigingen van de Archiefwet ook toegepast op de lokale besluiten. De Archiefwet 1995 heeft tot doel overheidsinformatie na een bepaalde tijd voor iedereen openbaar te maken. Om dit te bereiken kent de Archiefwet drie belangrijke pijlers: archiefzorg, -beheer en toezicht op het beheer. De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en opmaakt als gevolg van haar taken en verantwoordelijkheden. Hiervoor stelt de gemeenteraad een verordening vast. De verordening wordt vastgesteld omdat het begrip zorg niet nader is uitgelegd in de Archiefwet 1995. In het algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid voor duurzame, goede, geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De verordening en het besluit informatiebeheer geven duidelijke kaders over het beheer van archiefbescheiden en de ambtelijke verantwoordelijkheid.

Beoogd effect Sinds het vaststellen van de laatste verordening in 2016 is de wetgeving gewijzigd, door het vaststellen van de Archiefverordening 2023 zijn de wijzigingen ook toegepast op de lokale besluiten. Argumenten 1.1 Er bestaat een wettelijke verplichting voor de gemeenteraad tot het vaststellen van een archiefverordening. Met deze verordening wordt het zorgdragen voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen opgedragen aan burgemeester en wethouders. 1.2 De nieuwe Archiefverordening voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. De huidige Archiefverordening uit 2016 is niet meer in lijn met de huidige wet- en regelgeving. Tegen de achtergrond van de digitalisering, verhoging van de juridische kwaliteit en wijziging art.32 van de Archiefwet is de Archiefverordening aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving.

2

1.3 De nieuwe Archiefverordening geeft een betere formele basis voor de verdere digitalisering van processen. De nieuwe Archiefverordening geeft een formele basis voor de doorontwikkeling van de organisatie en informatiebeheer. De digitalisering van de processen en andere de digitale ontwikkelingen in bijvoorbeeld wetgeving vereisen deze aanpassing. 1.4 De Streekarchivaris stemt in met deze verordening. Deze verordening regelt tevens de taken van de streekarchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, alsmede over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De verordening is als model door het SNWV met instemming van de streekarchivaris aangereikt. Kanttekeningen Er zijn geen kanttekening verbonden aan deze actualisatie Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan deze actualisatie. Communicatie/burgerparticipatie Na vaststelling kan de verordening op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd. De Archiefverordening wordt aan Gedeputeerde Staten medegedeeld. Vervolg Het college stelt als uitvoering van deze verordening de Beheerregeling Informatiebeheer Gemeente Elburg 2023 vast. Bijlage(n) Archiefverordening gemeente Elburg 2023. Elburg, 27 oktober 2022 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

mr. A.H. van der Maat-Bosma