Bijlage 1 Raadsvoorstel verordening Commissie Bezwaarschriften 2023.pdf

Raadsvoorstel

Onderwerp:

Datum: Portefeuillehouder:

Verordening Commissie Bezwaarschriften 21 maart 2023 ir. J.N. Rozendaal

Behandelaar:

Andres Post

Emailadres: Zaaknummer: Bijlagen:

andres.post@elburg.nl 224084 3

Te nemen besluit: de Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023 vast te stellen. Inleiding Vanaf 1 mei 2011 heeft de gemeente Elburg samen met de gemeente Nunspeet één Commissie Bezwaarschriften. Om een identieke werkwijze te bevorderen, hebben beide gemee nten een gelijkluidende Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeenten Elburg en Nunspeet. Deze verordening is grotendeels gebaseerd op de Model Verordening Commissie bezwaarschriften uit 2010. In 2015, 2017 en 2019 hebben Elburg en Nunspeet de verordening aangepast in verband met de invoering van de Jeugdwet, het introduceren van een eigen regeling voor de vergoeding van verrichte werkzaamheden en reis- en verblijfskosten, en de introductie van de digitale geluidsopname als verslag van de hoorzitting. Twee zaken hebben aanleiding gegeven voor een actualisatie van de Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeenten Elburg en Nunspeet. De eerste aanleiding voor actualisatie is gelegen in het volgende. In de huidige verordening wordt nog steeds melding gemaakt van de instelling en aanwezigheid van kamer 3 van de Commissie Bezwaarschriften, die zich bezig houdt met de behandeling van bezwaarschriften op het gebied van de rechtspositie van het gemeentelijk personeel. Op 1 januari 2020 is evenwel de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in werking getreden.

Per die datum hebben medewerkers van gemeenten niet langer een ambtelijke aanstelling maar een arbeidscontract. Geschillen met betrekking tot de inhoud en uitvoering van dit arbeidscontract worden daardoor niet meer via de regels van het ambtenarenrecht beslecht, maar via het privaatrecht. Om die reden is kamer 3 vanaf genoemde datum komen te vervallen. De verwijzingen naar kamer 3 kunnen dan ook uit de verordening worden geschrapt. De tweede aanleiding voor actualisatie is gelegen in het volgende. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft in 2022 een nieuwe Model Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften opgesteld. Deze modelverordening vervangt de Model Verordening Commiss ie bezwaarschriften uit 2010. Om een identieke werkwijze in Elburg en Nunspeet voor de gemeenschappelijke bezwarencommissie te kunnen behouden, is er naar aanleiding van de nieuwe VNG-modelverordening zowel ambtelijk als bestuurlijk overleg geweest met de gemeente Nunspeet. Daarbij is de huidige Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeenten Elburg en Nunspeet vergeleken met de nieuwe modelverordening. Uit die vergelijking is gebleken dat de huidige verordening al heel veel elementen van de nieuwe modelverordening bevat. Op een aantal onderdelen gaf de inhoud van de nieuwe modelverordening van

2

de VNG aanleiding om de huidige verordening te verduidelijken, aan te vullen of anderszins aan te passen. Het resultaat van dit overleg is neergelegd in het thans voorliggende raadsbesluit inzake de vaststelling van de Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023 (als bijlage 1 bij dit raadsvoorstel gevoegd). Als bijlage 2 is een uitgebreide artikelsgewijze toelichting op de vast te stel len Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023 opgenomen. Hierin zijn verschillende gemaakte keuzes voorzien van een motivering. In de als bijlage 3 bij dit raadsvoorstel gevoegde tabel hebben wij de voorgestelde wijzigingen ten opzichte van de huidige verordening weergegeven in rode arcering. Omdat de voorgestelde nieuwe/geactualiseerde regeling voor de advisering over bezwaarschriften door de externe, onafhankelijke bezwarencommissie niet alleen van toepassing is op appellabele beslu iten van de gemeenteraad, maar ook op appellabele besluiten van ons college en van de burgemeester, hebben wij ook ingestemd met de thans aan u ter besluitvorming voorgelegde regeling. Beoogd effect Een geactualiseerde en uitvoerbare verordening voor de advisering door de Commissie Bezwaarschriften aan de bestuursorganen van de gemeenten Elburg en Nunspeet over ingekomen bezwaarschriften. Argumenten 1.

De voorgestelde Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023 draagt bij aan bestendiging en continuering van de gezamenlijke Commissie Bezwaarschriften met de gemeente Nunspeet. Vanaf 1 mei 2011 heeft de gemeente Elburg samen met de gemeente Nunspeet één Commissie Bezwaarschriften. Om een dergelijke vorm van samenwerking goed te laten functioneren, is het noodzakelijk dat de gemeenschappelijke bezwarencommissie beschikt over een identieke werkwijze in Elburg en Nunspeet. Met dat doel hebben de gemeenten Elburg en Nunspeet sinds de start van de samenwerking op dit vlak een gelijkluidende Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeenten Elburg en Nunspeet. Het is gewenst dat dat ook zo blijft. De voorgestelde Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023 voldoet hieraan. De voorgestelde verordening is in gezamenlijk overleg tussen Elburg en Nunspeet (zowel ambtelijk als bestuurlijk) tot stand gekomen en wordt aan de bestuursorganen van beide gemeenten voorgelegd voor besluitvorming . 2.

Met het vaststellen van de voorgestelde Verordening Commissie Bezwaarschrif ten Elburg en Nunspeet 2023 wordt de regeling over de advisering door de Commissie Bezwaarschriften over ingekomen bezwaarschriften geactualiseerd, verduidelijkt en waar nodig aangevuld.

In de als bijlage 3 bij dit raadsvoorstel gevoegde tabel hebben wij de voorgestelde wijzigingen ten opzichte van de huidige verordening weergegeven in rode arcering. Het voert te ver om alle voorgestelde aanpassingen ten opzichte van de bestaande verordening hier tot in detail te bespreken (in een aantal gevallen is er ook sprake van louter tekstuele aanpassingen). Wat de inhoudelijke aanpassingen betreft, kan het volgende - in algemene zin - aangegeven worden: • In de voorgestelde verordening zijn de verwijzingen naar de vroegere kamer 3 (personele aangelegenheden) geschrapt. • In de voorgestelde verordening is in artikel 2, tweede lid, duidelijker omschreven wat de rol is van de bezwarencommissie in het proces van de behandeling van een bezwaarschrift. Het is een specificering van de algemene taakomschrijving in artikel 2, eerste lid. Bezwaarmakers verkeren nog wel eens in de veronderstelling dat de bezwarencommissie een beslissing neemt op het bezwaarschrift. Dat is echter niet het geval. Het bestuursorgaan moet ook bij inschakeling van een bezwarencommissie nog steeds de beslissing op bezwaar nemen. De bezwarencommissie heeft als taak om de verschillende betrokken partijen te horen en op basis van haar specifieke deskundigheid een advies uit te brengen aan het betreffende bestuursorgaan over de te nemen beslissing op bezwaar.

• In artikel 2, lid 3, onder d, is een al bestaande categorie van besluiten toegevoegd, waarover de bezwarencommissie niet bevoegd is te adviseren (urgentiebesluiten bij de toewijzing van huurwoningen). De reden hiervoor is gelegen in de omstandigheid dat hiervoor een specifieke

3

•

•

•

•

•

3.

bezwarencommissie in het leven is geroepen (zie bijlage 2 met de toelichting op de voorgestelde verordening). De regeling rond de samenstelling van de Commissie Bezwaarschriften, waaronder de instelling van kamers binnen de commissie, is uitgebreid en verduidelijkt (artikel 3 en 4 van de voorgestelde verordening). In artikel 9 van de voorgestelde verordening zijn de bevoegdhede n, die aan de kamervoorzitters zijn toegekend, duidelijker omschreven. Nieuw is de bepaling dat de voorzitter de uitoefening van deze bevoegdheden kan mandateren aan de secretaris. Hiervoor is dus een mandaatbesluit van de kamervoorzitter nodig. In een nieuw artikel 10 zijn de stappen inzake de voorbereiding van de hoorzitting duidelijker uitgeschreven. In afwijking van de huidige verordening, is de bevoegdheid om te beslissen om geen hoorzitting te houden thans neergelegd bij de kamer als geheel en niet meer bij enkel de voorzitter (artikel 10, lid 6). Dit heeft te maken met de omstandigheid dat het hier gaat om een ingrijpende beslissing (zie bijlage 2 met de toelichting op de voorgestelde verordening). In de regeling van de openbaarheid van de hoorzitting (artikel 13 van de voorgestelde verordening) is duidelijker uitgeschreven dat de hoorzittingen van kamer 1 als hoofdregel openbaar zijn, maar onder bepaalde voorwaarden achter gesloten deuren kunnen plaatsvinden.

In de regeling van het nader onderzoek na afloop van een hoorzitting (artikel 15) is in het derde lid de hoofdregel neergelegd dat de betrokken partijen schriftelijk kunnen reageren op de uitkomsten van het nader onderzoek. Partijen kunnen verzoeken om een nieuwe hoorzitting, maar op een dergelijk verzoek beslist de voorzitter. De thans voorgestelde Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023 behoudt bepaalde keuzes die eertijds door de gemeenten Elburg en Nunspeet in gezamenlijkheid zijn gemaakt en die een ‘eigen tintje’ geven aan de wijze van afhandeling van bezwaarschriften in Elburg en Nunspeet, en waarbij ook rekening is gehouden met het aspect ‘uitvoerbaarheid’.

De thans voorgestelde Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023 is niet één op één een kopie van de nieuwe modelverordening van de VNG. In het overleg tussen Elburg en Nunspeet is ervoor gekozen om twee onderdelen van de nieuwe VNG-modelverordening niet over te nemen. Die twee onderdelen hebben betrekking op de keuzemogelijkheid van het ambtelijk horen en de door de VNG voorgestelde regeling voor minnelijke geschilbeslechting. De VNG heeft in de nieuwe modelverordening naast de mogelijkheid van horen door een bezwarencommissie ook de keuzemogelijkheid voor ambtelijk horen opgenomen. Volgens de VNG moet de prettigste en effectiefste wijze van contact met de burger centraal staan bij het behandelen van bezwaarschriften. Hiertoe heeft de VNG het volgende artikel in de nieuwe modelverordening opgenomen: “Artikel 4. Ambtelijk horen 1. Het bestuursorgaan kan categorieën van bezwaarschriften aanwijzen waarbij het horen ambtelijk plaatsvindt. 2. De ambtelijk hoorder wordt door het bestuursorgaan aangewezen. 3. Het bestuursorgaan bepaalt de wijze en het tijdstip van het horen. 4.

Als de bezwaarmaker of het bestuursorgaan het bezwaarschrift aan de commissie wil voorleggen, kan het bestuursorgaan besluiten dat het horen door de commissie plaatsvindt.” De in de modelverordening opgenomen optie om naast horen door een onafhankelijke bezwarencommissie ook ‘ambtelijk horen’ mogelijk te maken, is niet nieuw. Artikel 7:5 van de Awb maakt het mogelijk dat het bestuursorgaan zelf hoort (dus bijvoorbeeld het voltallige college van b en w, de burgemeester of de voltallige gemeenteraad) of dat het horen plaatsvindt door een afvaardiging van het betreffende bestuursorgaan (bijvoorbeeld een vakwethouder of een afvaardiging van de gemeenteraad). Genoemd artikel van de Awb gaat zelfs nog een stap verder: het bestuursorgaan mag het horen ook opdragen aan een ambtelijk medewerker of meerdere ambtelijk medewerkers (‘ambtelijke commissie’). Wanneer het horen is opgedragen aan een ambtelijk medewerker of meerdere ambtelijk medewerkers, is er sprake van ‘ambtelijk horen’. Artikel 7:5 van de Awb verbindt daar nog wel een belangrijke voorwaarde aan: het moet dan gaan om een ambtelijk medewerker die niet bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken is geweest. Indien het horen is opgedragen aan

4

meerdere ambtelijk medewerkers, dan moet de meerderheid daarvan niet bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken zijn geweest. In de nieuwe modelverordening wordt aangegeven dat het betreffende bestuursorgaan categorieën van bezwaarschriften kan aanwijzen waarbij het horen ambtelijk plaatsvindt (artikel 4, lid 1, van de modelverordening). In de toelichting op de nieuwe modelverordening geeft de VNG echter niet aan welke categorieën gevallen geschikt zijn voor ambtelijk horen. In het vierde lid van artikel 4 van de nieuwe modelverordening wordt de mogelijkheid gecreëerd dat een bezwaarschrift dat eigenlijk bestemd is voor ambtelijk horen toch nog weer wordt voorgelegd aan de onafhankelijke bezwarencommissie. Dit kan gebeuren op verzoek van de bezwaarmaker of op wens van het bestuursorgaan. Om dit te bereiken moet het betreffende bestuursorgaan dan weer een goed gemotiveerd besluit nemen.

In overleg met de gemeente Nunspeet is ervoor gekozen om geen gebruik te maken van de optie van het ambtelijk horen (artikel 4 van de nieuwe modelverordening) en wel om de volgende redenen: • het is onduidelijk welke categorieën van gevallen nu echt geschikt zijn voor ambtelijk horen ; • het aanwijzen van categorieën van gevallen waarin ambtelijk wordt geho ord, kan zelfs de schijn van willekeur opwekken bij een bezwaarmakende burger, zeker als hij voor het alsnog voorleggen van een bezwaarschrift aan de onafhankelijke bezwarencommissie de medewerking van datzelfde bestuursorgaan nodig heeft; • er moet goed bijgehouden worden welke vorm van horen toegepast is voor een bezwaarschrift (ambtelijk horen of horen door de onafhankelijke bezwarencommissie); dit brengt een ongewenste administratieve verzwaring met zich mee; • bij ambtelijk horen moeten er ambtelijk medewerkers worden aangewezen die het horen op zich nemen. Het moet dan gaan om ambtelijk medewerkers die (in meerderheid) niet bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken zijn geweest. En die ambtelijk medewerkers moeten ook nog voor het horen toegerust worden. Dat is qua uitvoering lastig voor een gemeentelijke organisatie met een omvang als die van Elburg en Nunspeet. Dat past veel meer bij grote gemeenten, provincies en rijksorganen.

In de voorgestelde Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023 is ervoor gekozen om de eertijds gemaakte keuze, inhoudende dat elk bezwaarschrift dat voor een hoorzitting in aanmerking komt voor te leggen aan de externe, onafhankelijke bezwarencommissie, te continueren. Hiermee wordt iedere schijn van willekeur (zie hiervoor) voorkomen, en de burger heeft dan zonder meer het recht om zijn verhaal te doen bij een externe, onafhankelijke bezwarencommissie, die geen band heeft met het gemeentebestuur en dus ook niet betrokken is geweest bij de primaire besluitvorming. Als extra voordelen van de inzet van de externe, onafhankelijke bezwarencommissie kan nog worden gewezen op de omstandigheid dat de commissieleden beschikken over specifieke kennis en deskundigheid op hun vakgebied en dat met name de voorzitters van de beide kamers daarnaast ook nog beschikken over kwaliteiten voor het in goede banen leiden van een hoorzitting. Hier wordt speciaal naar gekeken bij het benoemen van een voorzitter. De VNG wil met de nieuwe modelverordening ook het informeel oplossingsgericht behandelen van bezwaarschriften bevorderen. Dit resultaat wil de VNG bereiken met de introductie van het volgende artikel: “Artikel 3. Vooronderzoek en informele behandeling 1.

Het bestuursorgaan onderzoekt of het bezwaarschrift informeel kan worden afgehandeld alvorens het verder in behandeling te nemen. 2. De informele aanpak start door kort na binnenkomst van het bezwaarschrift hierover contact op te nemen met de bezwaarmaker en de voorbereider van het primaire besluit. 3. Als het bezwaar in der minne wordt geschikt, legt het bestuursorgaan de gemaakte afspraken schriftelijk vast en neemt het zo nodig een nieuw besluit.” De huidige Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeenten Elburg en Nunspeet bevat in artikel 7 al een eigen regeling voor het onderzoeken of een zaak op een minnelijke wijze kan worden opgelost: “Artikel 7. Bemiddeling De commissie onderzoekt of de zaak in de minne kan worden geschikt voordat de zaak in behandeling wordt genomen. De secretaris verricht daartoe de nodige handelingen.”

5

De bestuursorganen van de gemeenten Elburg en Nunspeet hebben er indertijd bewust voor gekozen om het initiatief voor het onderzoek naar een minnelijke oplossing niet neer te leggen bij het bestuursorgaan (lees: de vakafdeling) maar bij de externe bezwarencommissie en het secretariaat daarvan. Bezwaarschriften worden na binnenkomst niet in handen gesteld van de vakafdeling voor verdere behandeling. Bezwaarschriften worden na ontvangst doorgedaan naar het secretariaat van de bezwarencommissie voor verdere behandeling. Om die reden en vanwege de omstandigheid dat de bezwarencommissie op afstand staat van het genomen besluit en daardoor met een andere blik kan kijken tegen het bestreden besluit, is er in 2010 al voor gekozen om de bezwarencommissie te belasten met het onderzoeken of een bemiddelingspoging (in welke vorm dan ook) of een andere, informelere aanpak (bijvoorbeeld een telefonisch overleg tussen vakambtenaar en bezwaarmaker of een fysiek overleg tussen vakambtenaar en bezwaarmaker) zinvol is om de naar voren gebrachte bezwaren weg te nemen. In de praktijk heeft de secretaris hierin een initiërende rol. Hij pleegt daartoe ook overleg met de betrokken partijen (waaronder de vakambtenaar).

De ervaringen met deze werkwijze hebben ons doen concluderen dat met de werkwijze, zoals vastgelegd in artikel 7 van de huidige Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeenten Elburg en Nunspeet, hetzelfde resultaat kan worden bereikt als wat de VNG met de in artikel 3 van de modelverordening voorgestelde regeling voor ogen heeft. Om die reden is in het gezamenlijk overleg tussen Elburg en Nunspeet ervoor gekozen om de huidige werkwijze te continueren en de regeling van artikel 3 van de modelverordening van de VNG niet over te nemen. Kanttekeningen 1. Ook zonder een geactualiseerde Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeenten Elburg en Nunspeet kunnen ingekomen bezwaarschriften nog steeds worden afgehandeld met inschakeling van de externe, onafhankelijke bezwarencommissie. Ook zonder een geactualiseerde Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeenten Elburg en Nunspeet kunnen wij gewoon bezwaarschriften blijven afhandelen met inschakeling van de externe, onafhankelijke bezwarencommissie. De huidige verordening biedt daarvoor een voldoende basis. Maar het getuigt wel van goed bestuur om periodiek en zeker bij gelegenheid van een nieuwe modelverordening over dit onderwerp, de bestaande verordening kritisch langs te lopen en waar nodig aan te passen. Bovendien hebben we samen met de gemeente Nunspeet een gezamenlijke Commissie Bezwaarschriften.

Die gezamenlijke Commissie Bezwaarschriften is alleen werkbaar als beide gemeenten een identieke werkwijze vastleggen in een verordening voor de Commissie Bezwaarschriften. Met het oog daarop is het niet gewenst als de gemeente Nunspeet wel zou kiezen voor het actualiseren, verduidelijken en aanvullen van de huidige verordening voor de Commissie Bezwaarschriften en de gemeente Elburg niet. Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan dit raadsvoorstel met bijbehorend raadsbesluit. De leden van de bezwarencommissie hebben voor hun werkzaamheden recht op een vergoeding, inclusief reiskostenvergoeding. De details daarvan zijn thans vastgelegd in artikel 6 van de Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeenten Elburg en Nunspeet. Deze regeling wordt één op één overgenomen in de nieuwe Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023. Communicatie/burgerparticipatie De Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023 zal na het besluit van uw raad worden gepubliceerd in het digitale Gemeenteblad. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van het zogenoemde DROP-verordeningen-format. Vervolg Op een later moment volgt nog (nadere) besluitvorming over het aspect ‘(pre-)mediation in relatie tot gemeentelijke besluiten’. Dit is een formele vorm van geschilbeslechting buiten de bezwaarprocedure om.

Deze wijze van geschilbeslechting houdt meer in dan enkel het plegen van een belletje naar aanleiding van een ingekomen bezwaarschrift. Dit vereist de inzet van een persoon binnen of buiten de gemeentelijke organisatie die optreedt als mediator, bemiddelaar of gespreksleider. Hiervoor is echter eerst nader onderzoek nodig naar de gewenste vorm van (pre-)mediation, of die gewenste vorm van

6

(pre-)mediation kan of moet worden georganiseerd binnen onze eigen organisatie of (juist) daarbuiten, en welke investeringen daarmee gemoeid zijn (fte, opleiding, financieel) . Bijlagen 1. raadsbesluit inzake de vaststelling van de Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023; 2. toelichting op de Verordening Commissie Bezwaarschriften Elburg en Nunspeet 2023; 3. tabel waarin in rode arcering is aangegeven op welke onderdelen de voorgestelde verordening anders is ten opzichte van de huidige verordening. Elburg, 21 maart 2023 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

mw. mr. A.H. van der Maat-Bosma