Beantwoording raadsvragen jaarstukken OD n.a.v. Beeldvorming 13 mei 2023

Beantwoording raadsvragen Schriftelijke vragen op basis van artikel 155 Gemeentewet en de artikelen 3.2.6 (rondvraag), 3.4.6 (schriftelijke vragen) en 3.4.7 (vragenhalfuur) Organisatieverordening gemeenteraad Elburg 2018 Vraagstelling

IDnr actiepunt n.v.t.

☒

N.a.v. vergadering op 13 mei 2024

Vragen tijdens/n.a.v. Beeldvorming

Indiener: de heer W.H. Land, de heer A. van Dijk, de heer G. Schoots, de heer J. Schipper en de heer J. van der Reijden Fractie: Algemeen Belang, ChristenUnie, LEV, Samen Vooruit en VVD Datum: 22 mei 2024 Zaaknummer: 381344 Onderwerp: Jaarstukken ODNV 2023 en Programmabegroting 2025 ODVeluwe Raadsvragen: AB: In de jaarstukken 2023 (pagina 14) staat vermeld dat 1890 uren advies zijn begroot, uiteindelijk zijn dat er 2330 geworden. Waarom is dit zo hoog? Antwoord: Een overschrijding is eerder regel dan uitzondering, in die zin wordt enigszins behoudend begroot. De overschrijding wordt in dit geval verklaard door het grote aantal ruimtelijke procedures in 2023, bestemmingsplannen/principe-verzoeken/omgevingsvergunningen. Een hoger aantal procedures/initiatieven resulteert ook in een hogere inkomst middels de heffing van leges. Die inkomsten dekken de extra uitgave. CU: 1. Graag ontvangen wij een onderbouwing van het bedrag van € 470.000 dat de ODNV zegt nodig te hebben vanuit de resultaatbestemming van het voordelig saldo over 2023 (onderdeel van het totale voordelig saldo van € 1.324.172). Antwoord ODVeluwe: In het fusietraject is geconstateerd dat er sprake is van een relatief groot verschil in uitgangssituatie van de fusiepartners aangaande het bedrijvenbestand. In 2023 zijn mede hiervoor aanvullende middelen verstrekt, welke nog niet volledig tot besteding zijn gebracht.

Concreet betekent dit dat voor het werkgebied van ODNV nog een aanvullende inspanning benodigd is om de van belang zijnde data op te werken naar een basis die vergelijkbaar is aan dat van fusiepartner Omgevingsdienst Veluwe IJssel. Ook is ODNV er in 2023 niet in geslaagd de geplande actualisatie van vergunningen gestalte te geven. Beide aspecten zijn van belang voor rechtsopvolger ODVeluwe om de werkzaamheden ten behoeve van de deelnemers op een kwalitatief hoogwaardig niveau te kunnen invullen. Het op niveau brengen van beide hiervoor genoemde onderdelen vergt naar verwachting een aanvullende inzet van middelen van circa € 470.000. De kosten voor het onderdeel actualisatie vergunningen zijn geraamd op € 70.000. Voor het overige zien de benodigde inspanningen o.a. op het actualiseren van het bedrijvenbestand dat mede de basis vormt voor het toezichtprogramma. Hiervoor zijn zowel administratieve controles noodzakelijk als gevelcontroles in het veld, wat dit tot een arbeidsintensieve inventarisatie maakt. Ook dient er extra te worden ingezet op migratie van data van de voormalige ODNV-omgeving naar de nieuwe ODVeluwe-inrichting. Deze migratie is vanzelfsprekend een zaak die met de nodige zorgvuldigheid gestalte dient te krijgen en hierbij dient specifieke technische kennis en capaciteit te worden ingezet die in de eigen organisatie niet voorhanden is.

De kosten hiervoor worden geraamd op in totaal € 400.000. Ten aanzien van deze inspanningen geldt dat deze lasten niet kunnen worden afgewenteld op de overige (vml. OVIJ-) deelnemers van ODVeluwe. Om deze reden is voorgesteld de betreffende lasten te dekken uit het rekeningsaldo 2023 van ODNV.

Beantwoording raadsvragen 2. Kunt u als toelichting op (of als addendum van) het raadsvoorstel een overzicht geven van de totale gemeentelijke bijdrage van Elburg per jaar over de jaren 2023 t/m 2028, zoals die voortvloeien uit de bij het raadsvoorstel gevoegde documenten? Antwoord: Over de jaren heen zien we de jaarlijkse bijdrage aan de omgevingsdienst stijgen. De stijging houdt verband met: - autonome ontwikkelingen als indexatie / gestegen loonkosten e.d. (hoger uurtarief) - toename complexiteit + strenger eisen rijk aan uitvoering (stijging inzet per opdracht) - uitbreiding wettelijke taken basistakenpakket (meer taken meer uren) - Elburg neemt meer advies-uren in Pakket 3 af (afname interne capaciteit/nieuwe taken) 2022: Begroting €514.574 (inclusief 739 advies-uren Pakket 3) Na begrotingswijziging 2022 €765.231 (inclusief 1800 advies-uren Pakket 3) Eindafrekening advies-uren €17.816 Teruggave na jaarrekeningresultaat €30.704 TOTAAL €752.343 2023: Begroting €700.057 (inclusief 1800 advies-uren Pakket 3) Bijgestelde begroting €843.389 (incl.

2398 advies-uren Pakket 3) Eindafrekening advies-uren €14.869,00 Teruggave na verwerking bestemmingsvoorstel €94.251 TOTAAL €764.007 2024: Begroting €808.359 (inclusief 1890 advies-uren Pakket 3 begroot) Bijgestelde begroting €823.578 (Extra Projectovereenkomst Bodemtaken (buiten GR om) €23.205) 2025: Begroting €869.853 2026: Begroting €918.554 2027: Begroting €968.245 2028: Begroting €1.006.967

Beantwoording raadsvragen 3. De begroting 2025 is nog beleidsarm. Hoe reëel is de kans dat de gemeentelijke bijdragen na voorstellen tot begrotingswijziging verder moeten worden verhoogd? Antwoord: De kans is vrij groot tot zeker dat voor de nieuwe/extra bodemtaken (vanwege de Omgevingswet) op termijn de structurele lasten aan de begroting ODVeluwe worden toegevoegd. Voor het huidige jaar is dit door de deelnemende gemeenten middels een Projectovereenkomst in opdracht gegeven. Afhankelijk van de keuze van de regio-gemeenten wordt deze taak voor 2025 nogmaals op basis van een Projectovereenkomst danwel in de gezamenlijke begroting van de ODVeluwe opgenomen. Voor het thema geluid kan in de nabije toekomst ook een extra last worden verwacht. Gemeenten moeten - onder de Omgevingswet - vanaf 2026 een BasisGeluidEmissie opleveren en het idee is vooralsnog om de uitvoering hiervan ook bij de ODVeluwe te beleggen. De kosten hiervoor zijn nog niet voldoende concreet geraamd en daarom nog niet opgenomen in de voorliggende begroting. Ook voor deze taak geldt dat de gemeenten de taak eerst formeel in opdracht moeten geven bij de ODVeluwe. Voor de genoemde nieuwe wettelijke uitvoeringstaken, volgend uit de Omgevingswet, t.a.v. bodem en geluid wordt in de Perspectiefnota wel alvast een voorzet gedaan. 4.

Graag ontvangen wij ter info in aanvulling op de Jaarstukken 2023 (evenals vorig jaar) het Accountantsverslag 2023 van De Jong en Laan. Het verslag is inmiddels bijgevoegd aan de stukken. 5. P.13 jaarstukken 2023: Is de hoge inhuur uitsluitend te verklaren vanuit het personeelstekort of zijn er andere redenen dat deze op bijna 7,5 ton komt i.p.v. begrootte 312.000? Antwoord ODVeluwe: De hogere kosten voor inhuur komen voort uit het opvangen van onderbezetting van de eigen formatie, waardoor vervangende capaciteit is ingehuurd om de productie zoveel mogelijk op peil te houden. De budgetten/uitgaven voor loonkosten en inhuur zijn in dit opzicht te beschouwen als communiceren vaten. De extra lasten voor inhuur zijn in dit geval gedekt vanuit onderbesteding van het salarisbudget. 6. P.15 jaarstukken 2023: De directe uitvoeringskosten van team Advies blijven wel heel ver achter bij de begroting. Hoe is dat te verklaren? Antwoord ODVeluwe: Het budget voor directe uitvoeringskosten is in 2023 eenmalig verhoogd – onder meer - in verband met de voorbereidingskosten voor de overdracht van bodemtaken van de provincie aan de gemeenten. De gemeente heeft hiervoor een bijdrage ontvangen van de provincie, waarmee de gemeente de voorbereiding door de omgevingsdienst – die uitvoerende partij van de voorbereiding is – bekostigt.

Aanvankelijk was de verwachting dat de voorbereiding geheel in 2023 zou worden afgerond, echter vinden deze voorbereidingswerkzaamheden voor een belangrijk deel ook plaats na 31-12-2023. Om deze reden zijn de hiervoor opgenomen budgetten in 2023 niet geheel aangewend. In overleg tussen de gemeenten (opdrachtgevers) en de OD is afgesproken de voorbereiding in 2024 voort te zetten. 7. P.22 jaarstukken 2023: Personeelstekort blijkt structureel (is al meerdere jaren het geval) en de ODNV staat relatief op afstand. Als gevolg hiervan hebben we als raad elk jaar dezelfde discussies: Eerst wordt (uitgaande van vervullen vacatureruimte) de bijdrage van de gemeente verhoogd t.o.v. vorig jaar,. terwijl we het vorige jaar geld hebben overgehouden (door het niet kunnen leveren door personeelstekort) en kunnen we dat moeilijk tegenhouden vanwege de gezamenlijke besluitvorming. Vervolgens is einde van het jaar dit budget niet uitgegeven door personeelstekort, maar krijgen we wel een voorstel voor een resultaatbestemming.

Hoe biedt de fusie tot ODVeluwe een oplossing uit deze spiraal en wordt straks dus geborgd dat we betalen en er ook geleverd wordt wat moet? Antwoord ODVeluwe: Met het ingaan van ODVeluwe is er sprake van een gewijzigde programmeringssystematiek en worden er per deelnemer afspraken vastgelegd welke producten in welke aantallen worden gerealiseerd voor de financiële bijdrage. Bij deze programmering zijn de productdefinitie en kwaliteitsniveau van belangrijke invloed op de personele behoefte die met de opdracht gepaard gaat. ODVeluwe en de opdrachtgevers zijn hierover op gezette tijden in gesprek om te bekijken of hierin

Beantwoording raadsvragen bijstellingen noodzakelijk zijn. Onder invloed van het Interbestuurlijk Programma wordt ingezet op het verbeteren van de bezettingsgraad. Desondanks blijft ook de omgevingsdienst afhankelijk van de situatie op de arbeidsmarkt. 8. In de aanbiedingsbrief bij de begroting 2025 staat op P. 4: ‘In de met elke afzonderlijke deelnemer afgesproken Samenwerkingsovereenkomst (SWO) 2024 is de omvang van de dienstverlening en verdeling van de inzet van ODVeluwe op de verschillende thema’s nader gedefinieerd.’ Graag ontvangen wij ter info de SWO 2024 Elburg. Bijgevoegd aan de stukken. 9. Aanbiedingsbrief begroting 2025 P. 5 en P. 6, 1e alinea: Hoe gaat Elburg om met de uitvoering van bodemtaken, waarvan het bevoegd gezag verschuift van de provincie naar de gemeenten? Wordt dit bij ODVeluwe belegd en zo ja, welke aanvullende middelen zijn daaraan naar schatting verbonden? Hoe is de inschatting voor Elburg van de impact van de Omgevingswet op dit punt? Antwoord: Het college heeft besloten de uitvoering van deze taken bij de Omgevingsdienst onder te brengen. Hierbij wordt 2024 wel gezien als een start-jaar. Hoewel de taken zijn geanalyseerd en gekeken is hoeveel uren de provincie hiervoor eerder inzette zal pas bij evaluatie van het huidige jaar duidelijk worden of de inschatting goed was.

Voor de uitvoering van de taken in 2024 is inmiddels een Projectovereenkomst gesloten met de ODVeluwe. Het betreft hier een uitvoeringslast van €23.205 – deze kosten worden in 2024 gedekt uit het incidentele budget ‘invoering omgevingswet’. LEV: Op p. 74 van de Controleverklaring staat de volgende zin “Daarbij zien wij een specifiek onrechtmatigheidsrisico dat Europese aanbestedingsregels bewust niet worden nageleefd. Door dezelfde diensten bij meerdere aanbieders onder te brengen, waardoor de omvang van dienstverlening per aanbieder beneden de aanbestedingsnorm blijft, of door opdrachten in meerdere losse overeenkomsten vast te leggen, is het mogelijk om diensten, die naar verwachting boven de aanbestedingsnorm uitkomen, buiten de aanbestedingsprocedure om te contracteren.” Wat betekent dit? Antwoord: In de verklaring geeft de accountant een beschrijving/opsomming van alle – in theorie – te onderkennen risico’s en vervolgens volgt een beschrijving hoe dat risico is onderzocht. Verderop in de tekst staat daarover het volgende: “Uit onze controlewerkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen die duiden op onrechtmatige lasten als gevolg van fraude.” Samen Vooruit: Wat kostte de Omgevingsdienst in 2023, wat kwam er terug? Antwoord: (Oorspronkelijke begroting 2023 € 700.057) Bijgesteld n.a.v.

begrotingswijziging € 843.389 Eindafrekening advies-uren (+) € 14.869 Terug na verwerking bestemmingsvoorstel (-) € 94.251 TOTAAL € 764.007

Beantwoording raadsvragen VVD: In de ontwerp programmabegroting 2025 is er voor elk van de programma’s een financiële onderbouwing gemaakt. Bij een aantal van deze programma’s wordt er al op voorhand rekening gehouden met een negatief resultaat. Kan deze wijze van negatieve begroting nader toegelicht worden? Zie voorbeeld in kader:

Antwoord ODNV: De programmasaldi zijn in belangrijke mate afhankelijk van de wijze waarop lasten en baten worden gealloceerd vanuit de financiële begroting. De baten hangen daarbij sterk samen met de accenten die deelnemers op korte termijn leggen in de programmering en hebben hierdoor qua verdeling in enige mate een fluïde karakter. De lasten zijn daarentegen meer gebaseerd op vaster uitgangspunten/ verwachtingen vanuit eerdere afspraken omtrent o.a. de programmering en bijbehorende formatie/ bezetting voor langere termijn. Hierbij spelen arbeidsrechtelijke verplichtingen en beleidsmatige uitgangspunten dan wel een bestendige gedragslijn rondom de kostenallocatie mede een belangrijke rol. Afwijkingen tussen de verschillende grootheden en karakteristieken kunnen uiteraard aanleiding vormen om op termijn aanpassingen door te voeren in de omvang en allocatie van verschillende componenten. Het doorvoeren van dergelijke aanpassingen kan om de genoemde redenen veelal niet op korte termijn en afwijkingen vormen daarom input voor nadere interne analyse, gesprek en besluitvorming hierover. Op de korte termijn gaat de begroting uit van de meest realistische verwachting hoe lasten en baten neerslaan op de verschillende programma’s. Hierdoor is er in de praktijk op de programma’s sprake van enerzijds negatieve en anderzijds positieve saldi.

De programma’s die een tekort tonen worden daarbij gecompenseerd met saldi van programma’s waarin sprake is van overdekking.

Toelichting: Enkele vragen zijn schriftelijke ingezonden, daarnaast zijn tijdens de beeldvorming vragen gesteld. Deze zijn samengenomen en worden per vraag beantwoord (zie boven) Ter info: De Omgevingsdienst Veluwe is voornemens de komende tijd te peilen bij de griffies van de deelnemende gemeenten of en wanneer een informatieve rondgang langs de raden gewenst is. De Omgevingsdienst kan – indien gewenst - dan nadrukkelijker informeren over de eerste ervaringen na de fusie en tegelijk mogelijke vragen/signalen van raadsleden ontvangen/beantwoorden.