Beantwoording Aanvullende beeldvormende vragen verbouwing gemeentehuis

Beantwoording raadsvragen

Schriftelijke vragen op basis van artikel 155 Gemeentewet en de artikelen 3.2.6 (rondvraag), 3.4.6 (schriftelijke vragen) en 3.4.7 (vragenhalfuur) Organisatieverordening gemeenteraad Elburg 2018

Vraagstelling

IDnr actiepunt nnb

☒

Vraag gesteld tijdens commissievergadering op 1 september 2025

Vraag gesteld tijdens commissievergadering

Indiener: de heer W.H. Land Fractie: Algemeen Belang Datum: 5 september 2025 Zaaknummer: 376464 Onderwerp: Aanvullende beeldvormende vragen verbouwing gemeentehuis Inleiding op de beantwoording: Het college erkent dat het communicatieplan “Elburg (ver)bouwt: met elkaar, voor elkaar” primair gericht is op het proces, de planning en de participatie rond de verbouwing. Het is belangrijk om te benadrukken dat de keuze voor de verbouwing zelf een politiek besluit is dat de gemeenteraad neemt, mede gelet op het werkgeverschap voor het gemeentelijk personeel. Het huidige gemeentehuis is inmiddels afgeschreven en voldoet niet meer aan de wettelijke eisen en wensen van deze tijd. De noodzaak van de ingreep is de afgelopen jaren meerdere keren toegelicht via raadsvoorstellen, socialmediaberichten, krantenartikelen en video’s. Inwoners zijn op dit punt voldoende en zorgvuldig geïnformeerd over het waarom van de verbouwing. Zoals beschreven in het communicatieplan betrekken we in een latere fase, bij de ontwerpfase, inwoners op een ander niveau. Dan worden ontwerpen voorgelegd en kan er worden meegedacht over onderdelen zoals de gevel, de inrichting van publieke ruimtes en de uitstraling van het gebouw. De precieze invulling hiervan hangt uiteraard af van de variant die de gemeenteraad kiest. Zie pag. 4 en 5 voor een chronologisch overzicht van activiteiten.

1) Het communicatieplan geeft niet weer hoe de gemeente aan de inwoners gaat uitleggen waarom de verbouwing nodig is. De wethouder heeft aangegeven dat er ook geen bijlage of tweede communicatieplan volgt. Waarom kiest de gemeente ervoor om de noodzaak van de verbouwing niet op te nemen in het bestaande communicatieplan? Het bestaande plan is bewust ontworpen om het hoe te benadrukken: hoe we inwoners betrekken, wat de (maak- en) mijlpalen zijn en hoe het proces verloopt. De onderliggende waarom, zoals veiligheid, duurzaamheid, gezondheid en toekomstige dienstverlening is verspreid en stapsgewijs belicht via verschillende kanalen en momenten. Deze aanpak maakt de communicatie beter afgestemd op de doelgroep en doelstelling per middel.

Beantwoording raadsvragen

2) Het lijkt ons belangrijk om de inwoners mee te nemen in de noodzaak van dit soort investeringen, deelt het college die mening? Ja, het college onderschrijft volmondig het belang van transparante communicatie over deze verbouwing. We willen dat inwoners begrijpen dat deze investering verantwoord en noodzakelijk is en dat we als college bewust omgaan met gemeenschapsgeld. 3) Gaat de gemeente aan de inwoners uitleggen waarom de verbouwing noodzakelijk is? Ja. Het college vindt het belangrijk dat inwoners goed worden geïnformeerd over de redenen achter de verbouwing. Dit is geen eenmalige actie, maar een doorlopend communicatietraject. De afgelopen jaren zijn al meerdere stappen gezet om de nut en noodzaak toe te lichten via raadsvergaderingen, videoboodschappen, artikelen in de krant, berichten op sociale media en de gemeentelijke website. We realiseren ons dat de hoeveelheid informatie en de complexiteit van het onderwerp ervoor kan zorgen dat niet iedereen alles meekrijgt. Daarom blijven we ook de komende periode actief communiceren op een toegankelijke manier en via verschillende kanalen, zodat zoveel mogelijk inwoners goed geïnformeerd blijven.

4) Zo ja: Hoe gaat de gemeente dit doen? En wanneer? Er zijn door de jaren heen al veel verschillende communicatiemomenten geweest. Zie voor een overzicht bijlage 1. We hebben ernaar gestreefd om een zo compleet mogelijk overzicht te schetsen vanaf 2021. Voor de komende periode vertellen we één helder verhaal: waarom we nu renoveren, wat dat oplevert voor inwoners en medewerkers en hoe we zorgvuldig met gemeenschapsgeld omgaan. Dat doen we niet één keer, maar in een reeks begrijpelijke stappen en via verschillende kanalen. We beginnen met een herkenbaar startmoment: het interview met wethouder Jeensma in de huis aan huis krant op dinsdag 9 september 2025. Dat artikel vat de kern samen in gewone taal: het huidige gebouw voldoet niet meer aan eisen voor veiligheid, gezondheid, toegankelijkheid en duurzaamheid en dat raakt direct de kwaliteit van onze dienstverlening. Die boodschap brengen we dezelfde dag ook via onze eigen kanalen (website, sociale media) zodat iedereen de informatie kan terugvinden. We maken de informatie blijvend zichtbaar op de online projectpagina www.elburg.nl/verbouwing_gemeentehuis. We breiden die uit met een korte “Waarom renovatie?”-uitleg op B1-niveau, een eenvoudige infographic (“Wat als we niets doen?”) en een FAQ waarin we veelgestelde vragen over kosten, scenario’s en hinder beantwoorden.

Geen jargon, wel duidelijke keuzes en bronverwijzingen naar raadsbesluiten. Zo kunnen inwoners, raadsleden en media op één plek terecht voor consistente informatie. Omdat niet iedereen een lange webtekst leest, brengen we de kern ook in stukjes. Zo publiceren we een korte social-serie met steeds één feit: bijvoorbeeld wat de renovatie betekent voor een gezond binnenklimaat, voor toegankelijkheid, voor lagere energielasten en voor de continuïteit van de dienstverlening tijdens de bouw. Elk bericht verwijst door naar de projectpagina voor verdieping. Op de gemeentepagina in het huis-aan-huisblad vatten we de belangrijkste punten nog eens samen, met een duidelijke verwijzing naar waar meer te lezen is.

Beantwoording raadsvragen Vragen over aanbesteding door lokale ondernemers De wethouder heeft aangegeven zijn best te gaan doen om lokale ondernemers (bouwbedrijven, installatiebedrijven, projectinrichters) te laten meedoen in dit grote project. Tegelijkertijd zijn er natuurlijk (Europese) aanbestedingsregels waar we ons aan moeten houden. 5) Hoe gaat de portefeuillehouder zich inzetten om de lokale bedrijven een kans te geven in het vervolgtraject? De gemeente ziet nadrukkelijk mogelijkheden om lokale en regionale partijen te betrekken bij de realisatie van het nieuwe gemeentehuis. Binnen de kaders van de aanbestedingswetgeving zoeken wij actief naar manieren hiervoor. De gemeente heeft het inkoopbeleid in ISNV-verband vastgelegd; daarin is opgenomen: De deelnemende organisaties houden waar mogelijk rekening met lokale en regionale ondernemers en het MKB. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen zonder dat dit mag leiden tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers.

De deelnemende organisaties geven hieraan invulling door waar mogelijk: - gebruik te maken van percelen in aanbestedingen; - gebruik te maken van de percelenregeling (artikel 2.18 en 2.19 Aanbestedingswet 2012); - toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming; - oog voor sociale ondernemingen (artikel 2.82 Aanbestedingswet 2012; - administratieve lasten te verminderen; - het hanteren van onnodig zware geschiktheids-, selectie- en gunningscriteria te voorkomen. - 1 offerte bij meervoudig onderhands In de basis kan de gemeente de plicht om Europees aan te besteden niet omzeilen door delen uit de opdracht te halen en die als los perceel aan te besteden. Zie kenniscentrum Europe Decentraal: ‘Wanneer een voorgenomen opdracht aanleiding kan geven tot opdrachten die gelijktijdig in afzonderlijke percelen worden geplaatst (artikel 2.18 en 2.19 Aanbestedingswet 2012, zie splitsen en clusteren), wordt de totale geraamde waarde van de percelen als grondslag genomen voor de waardebepaling.

Is de opgetelde waarde van de percelen gelijk aan of groter dan het Europese drempelbedrag, dan moet er Europees aanbesteed worden en is de Aanbestedingsrichtlijn van toepassing op de plaatsing van elk perceel.’ We zullen dus binnen de spelregels van Europees aanbesteden moeten bekijken of, en zo ja hoe, we lokale ondernemingen een goede kans kunnen geven om bij te dragen aan de realisatie van het nieuwe gemeentehuis. Zaken zoals beperkte reisafstand (en lage emissies) en snelle respons kunnen hierbij meewegen. Daar waar zaken geen onlosmakelijk onderdeel van het totale werk vormen hebben we meer ruimte om lokale partijen in te schakelen en dat zullen we in die gevallen ook doen (binnen de inkoopregels van de gemeente). Graag ontvangen we een aantal voorbeelden van manieren waarop het college zich ervoor gaat inzetten om lokale ondernemers een grotere kans te geven om mee te bouwen aan dit project. Zie bovenstaande uiteenzetting.

Beantwoording raadsvragen Bijlage 1 Chronologisch communicatie-overzicht (2021 → 2025) 2021 – Eerste raadsvoorstel en keuze richting renovatiescenario • Raadsvoorstel huisvesting (scenario 1b – deelrenovatie) met onderbouwing waarom renovatie noodzakelijk is t.b.v. gezonde, eigentijdse werkomgeving; duurzaamheid en lagere lasten dan nieuwbouw. Link: Raadsvoorstel (05-07-2021). elburg.bestuurlijkeinformatie.nl 2022 – Kaders van de raad

•

Door de raad vastgestelde uitgangspunten (o.a. één fysieke plek voor inwoners/bestuur/ambtenaren; blijvende behoefte aan fysieke huisvesting). Link: Raadsvoorstel/nota met uitgangspunten (verwijst naar juni 2022-kaders). elburg.bestuurlijkeinformatie.nl

2023 – Themasessie, raadsvoorstel en publieke uitleg • Themasessie Raad ‘(Ver)nieuwd Gemeentehuis’ Presentatie met aanleiding vernieuwing, kaders en financiële doorrekening; publiek vindbaar.

•

Link: Presentatie (27-09-2023). elburg.bestuurlijkeinformatie.nl Raadsvoorstel Herhuisvesting gemeentekantoor Actualiseert scenario’s renovatie vs. nieuwbouw o.b.v. dezelfde uitgangspunten. Link: Raadsvoorstel (03-10-2023). elburg.bestuurlijkeinformatie.nl

•

•

Publieke duiding in de media (interview met wethouder) Herhaalt aanleiding uit 2018-onderzoek (niet functioneel, niet duurzaam, ongezonde werkomgeving). Link: De Stentor (06-10-2023). De Stentor Raadsvergadering 13 november 2023 Bespreekt opdracht en budgettering (o.a. beperkte renovatie uitwerken). Links: Agenda-overzicht en context (13-11-2023) + amendement. elburg.bestuurlijkeinformatie.nl

2024 – Vervolgstappen en expliciete noodzaak in raadsstukken en pers • Raadsvergadering 3 juni 2024 Amendementen en memo’s bij ‘vrijgeven krediet renovatie gemeentehuis’. In stukken wordt

•

expliciet geconstateerd dat alle partijen doordrongen zijn van de noodzaak van renovatie. Links: Agenda (03-06-2024) + tekst “Constaterende dat … noodzaak van renovatie …”. elburg.bestuurlijkeinformatie.nl Persbericht-/krantcontext – “Eén ding is zeker: het gemeentehuis van Elburg gaat gerenoveerd worden” (achtergrond bij tijdelijke huisvesting). Link: De Stentor (28-04-2024). De Stentor

2025 – Themapagina, gekozen architect, Q&A, collegevoorstel en (social) media • Themapagina Renovatie gemeentehuis Publieksuitleg waarom renovatie nodig is (defect klimaatsysteem, wateroverlast/schimmel, lekkages, niet-passende indeling/werkplekken). Link: Hoofdpagina (laatst geactualiseerd 17-02-2025). elburg.nl • Veelgestelde vragen (Q&A). Publieksvriendelijke uitleg over scenario’s, planning, dienstverlening tijdens verbouwing, financiering. Link: Q&A-pagina. elburg.nl • Nieuwsbericht gemeente: ‘KHV Architecten geselecteerd’ Voortgang + proces; bevestigt traject richting vier scenario’s. Link: 17-02-2025. elburg.nl • YouTube-video (Gemeente Elburg): “Renovatie gemeentehuis Elburg” Korte publieksvideo (geplaatst maart 2025). Link: YouTube-kanaal/video. YouTube

Beantwoording raadsvragen •

Videoboodschap wethouder (Facebook): korte update renovatie Publieksuitleg en verwijzing naar projectpagina. Link: Facebook-video (Gemeente Elburg). Facebook

•

Nieuwsbericht gemeente: ‘College stelt volledige renovatie gemeentehuis voor’ Bedragen, onderbouwing en aanpak; publiek toegankelijk. Link: 10-07-2025. elburg.nl Social media-plaatsingen gemeente (Facebook): Post bij collegevoorstel met uitleg waarom renovatie nodig is (gebreken, installaties, leeftijd gebouw). Links: Postvarianten Facebook Persartikel met interview/duiding van noodzaak (schimmel, airco’s, gasloos, kostenraming) Bevestigt urgentie en gekozen richting.

•

•

•

•

Link: De Stentor (11-07-2025). De Stentor Actuele raadscommunicatie voor besluitvorming scenario’s Publieksnieuws ‘Raadsvergadering Renovatie gemeentehuis’ met samenvatting vier varianten en noodzaak. Link: (geplaatst 3 september 2025). elburg.nl Persartikel met interview/duiding van noodzaak Bevestigt urgentie en gekozen richting. Link: Huis aan huiskrant Elburg (09-09-2025).

Wat dit communicatieoverzicht laat zien 1. Langjarige lijn: vanaf het medewerkertevredenheidsonderzoek in 2018 is vanaf 2021 tot en

2.

met 2025 de noodzaak meermalen en via verschillende kanalen uitgelegd (raadsstukken, themasessies, website/Q&A, video’s, social media, interviews). Verschillende doelgroepen: technische diepgang in raadsdocumenten, publieksvriendelijke

3.

uitleg op website en social kanalen en journalistieke duiding in o.a. De Stentor. Herhaling en toegankelijkheid: dezelfde kern (veiligheid/gezondheid, installaties/energietransitie, toegankelijkheid, functionaliteit/dienstverlening, kostenbeheersing) is consequent herhaald.

Kortom: de renovatiebehoefte komt niet ‘uit de lucht vallen’, maar is gebaseerd op jarenlange analyses, gesprekken, raadsbesluiten en externe communicatie richting inwoners.

Beantwoording raadsvragen

Toelichting: Tijdens de beeldvorming van 1 september heeft de portefeuillehouder aangegeven het eens te zijn met het feit dat het communicatieplan dat gemaakt is voor de verbouw van het gemeentehuis niet aangeeft waarom de verbouwing noodzakelijk is. Het communicatieplan ‘Elburg (ver)bouwt: met elkaar, voor elkaar’ gaat namelijk uit van ‘De droom van de gemeente is om een huis van de gemeente te creeeren…’ enz. enz. (blz. 3). Wat ons betreft stoppen we met ‘dromen’ en gaan we in jip-en-janneke-taal onze inwoners op een praktische manier uitleggen waarom deze grote verbouwing nodig is. Algemeen Belang vindt het namelijk belangrijk dat de inwoners uitgelegd krijgen waarom het volgens het college noodzakelijk is, dat men zoveel geld gaat investeren in de verbouwing van ons gemeentekantoor.

Antwoorden: Zie hierboven.

Werkafspraken vanaf 1 september 2019 • Indiener stuurt vragen naar griffie; • Griffie stuurt vragen door naar raad, college B&W en MT; • Vragen worden beantwoord in het sjabloon raadsvragen; • Beantwoording van technische vragen namens de portefeuillehouder; • Beantwoording van politieke vragen altijd door het college van B&W; • iBabs gebruiken voor het beantwoordingsproces; • Geaccordeerde beantwoording via iBabs naar de griffie • Griffie zorgt voor verspreiding naar de raad.