Antwoord op vraag LEV - Collegevoorstel Privacy Officer.docx

Collegeadvies Zaaknummer Portefeuillehouder

Burgemeester

Advies van

Jurgen Horst

I.o.m.

Theo Bremer, Ina Heijes en Ron de Zwaan

Beslissing d.d.

15 november 2022

Nummer

Conform voorstel. Besluit

Openbaar

Onderwerp Impuls uitvoering Algemene verordening gegevensbescherming Te nemen besluit 1. Gedurende 2 jaar, 23,2 uur extra per week beschikbaar te stellen voor de functie Privacy 2. 3.

Officer; In 2023 een evaluatie uit te voeren om de structureel benodigde formatie vast te stellen; Een definitief formatievoorstel te doen voor deze functie in de kadernota 2024.

Inleiding De gemeente Elburg beheert een grote hoeveelheid privacy gevoelige gegevens. Om privacy beter te borgen is in 2018 de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) ingevoerd. In de Avg zijn vele voorschriften opgenomen waar wij als gemeente uitvoering aan moeten geven, deels uitgevoerd door de Privacy Officer (PO). De huidige PO heeft 12,8 uur per week tot haar beschikking om aan het takenpakket uitvoering te geven. Deze uren gaan veelal op aan incidentenbestrijding en andere ad hoc werkzaamheden. De beleidsmatige advisering over privacy, bewustwording en het doen van Privacy Impact Analyses (PIA) blijft sterk achter terwijl hiervoor wel een wettelijke grondslag is vanuit de Avg. Nu de huidige functiehouder haar werkzaamheden wegens deeltijdpensioen m.i.v. januari 2023 neerlegt zullen we nieuwe PO moeten werven. Dit biedt de kans voor de organisatie om een impuls te geven aan de invulling van dit takenpakket en aan de wettelijke kaders vanuit de Avg te voldoen. Beoogd effect • Borging van de wettelijke taken ten aanzien van Privacy vanuit de Avg. • Een aantrekkelijke functie te creëren om een succesvolle werving van een nieuwe PO te realiseren.

Argumenten 1.1 Met de huidige 12,8 beschikbare uren per week wordt een volledige invulling van het takenpakket niet geborgd; De uren worden nu enkel ingezet voor ad hoc werkzaamheden, waardoor preventieve taken zoals beleid, voorlichting en controle sterk achter blijven ten aanzien van de wettelijke kaders. 1.2 De huidige urenomvang is onvoldoende om een opvolger te werven voor deze functie; Om een aansprekende functie aan te kunnen bieden op de arbeidsmarkt stellen we voor de vacatureruimte uit te breiden naar 36 uur per week. De verwachtingen vanuit de functie komen hiermee meer in lijn te liggen met de beschikbare tijd.

1

2.1 Om een adequate invulling van dit takenpakket in de toekomst te borgen moeten we een objectief beeld krijgen van de benodigde formatie; De inzet van extra uren moet geëvalueerd worden en antwoord geven op de vraag in hoeverre deze extra capaciteit in de behoefte voorziet om het totale takenpakket te borgen vanaf 2024. 3.1 Om de definitieve formatie voor de functie vast te stellen moet een voorstel in de kadernota 2024 worden opgenomen. Om de invulling van deze functie ook naar de toekomst toe te borgen moet er definitieve financiële ruimte komen. Het is niet realistisch om vanaf 2025 weer terug te keren naar een formatie van 12,8 uur per week. Kanttekeningen 1.1 Mogelijk is deze urenuitbreiding alsnog onvoldoende om het takenpakket te borgen; Vanuit de meeste recente inventarisatie blijkt dat er voor 2 fte werkzaamheden zijn die tot dit takenpakket behoren (zie bijlage). Dit betreft echter ook “achterstallig onderhoud” wat met een incidentele inzet gerepareerd kan worden. 1.2 Doordat slechts tijdelijk extra formatie beschikbaar is kan dit alsnog een drempel vormen voor sollicitanten om te solliciteren; Aangezien er slechts een vast dienstverband in het vooruitzicht ligt voor 12,8 uur per week kan dit belemmerend werken in de werving van een nieuwe PO.

Financiën • De incidentele lasten van €53.000,- per jaar kunnen worden gedekt uit het begrotingsoverschot zijnde in 2023 €162.000,- en voor 2024 €1.062.000,• De raad zal tijdens slotrapportage in kennis worden gesteld van het gewijzigde begrotingsoverschot. • De benodigde middelen worden in de voortgangsrapportage 2023 opgevoerd. Communicatie/burgerparticipatie

Vervolg Na instemming met dit voorstel kan gestart worden met de werving van een nieuwe PO.

Bijlage(n) Indicatie benodigde formatie i.r.t. het totale takenpakket (oktober 2022)

2