Aanvullende opdrachtbrief inzake Corona en conversie gemeente Elburg.pdf

Tel: +31 (0)50 521 57 57 Fax: +31 (0)50 525 01 78 groningen@bdo.nl www.bdo.nl

BDO Audit & Assurance B.V. Postbus 253, 9700 AG Groningen Paterswoldseweg 810, 9728 BM Groningen Nederland

Aan de gemeenteraad van de gemeente Elburg T.a.v. mevrouw M.C. Luiting, griffier Postbus 70 8080 AB ELBURG

Groningen, 11 december 2020 Kenmerk: RHB/IB/RvH/1050169/ Betreft: aanvullende opdrachtbevestiging inzake Corona ontwikkelingen en de conversie van Civision Samenlevingzaken

Geachte leden van de gemeenteraad, De (financiële) impact van het coronavirus op de maatschappij, economie en uw gemeente zijn nog steeds aanzienlijk en de kans is groot dat dit ook het komende half jaar nog wel zo blijft. Daarom willen wij u, zoals aangegeven in onze opdrachtbevestiging (d.d. 22 september 2020), vroegtijdig informeren over de mogelijke gevolgen voor de controle van de jaarrekening 2020, zowel voor de doorlooptijd van de controle als de kosten van de aanvullende werkzaamheden. Om een goede inschatting te maken van de mogelijke gevolgen van de coronacrisis voor de jaarrekening 2020 hebben wij, vanuit onze natuurlijke adviesrol, een uitgebreide corona-checklist opgesteld en gedeeld met de organisatie. Wij zien dit als een eerste inventarisatie van mogelijke effecten en risico’s voor uw gemeente en hebben deze inmiddels besproken met uw organisatie. Op basis hiervan hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen in onze managementletter 2020 gerapporteerd. Ook wij kunnen op dit moment nog niet goed inschatten wat de gevolgen zullen zijn voor onze werkzaamheden ten behoeve van de controle van uw jaarrekening 2020. Wel zien wij een aantal belangrijke aandachtspunten (ook vanuit onze landelijke inventarisaties) die extra aandacht zullen gaan vragen in onze controle.

Dit betreft de volgende onderwerpen: (niet limitatief)  De controle van de ToZo regeling als onderdeel van de SiSa- verantwoording;  De controle van de afspraken en prestaties m.b.t. de continuïteit van de zorg;  De naleving van subsidievoorwaarden in relatie tot crisisbesluiten en de steun aan gesubsidieerde instellingen;  De controle van de prestatielevering in het algemeen (omdat soms is betaald zonder prestaties)  Mogelijke effecten aanbestedingsrechtmatigheid/staatssteun;  Risico’s in de waardering en verantwoording van verbonden partijen  Onzekerheden over specifieke inkomsten die deels middels voorschot zijn verstrekt. Daarnaast heeft u aangegeven in december een conversie door te voeren van het IT-systeem in het sociaal domein, Civision Samenlevingszaken. Wij dienen deze conversie te controleren in het kader van de betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking en eventuele impact op de interne beheersing op het sociaal domein.

Statutair gevestigd te Eindhoven en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 17171186. BDO Audit & Assurance B.V. is lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam “BDO” optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO netwerk en van elk van de BDO Member Firms.

Wij blijven de gemeente het komend jaar actief informeren over deze onderwerpen (o.a. webinars) en hebben hierover ook al de nodige gesprekken gevoerd. Wij schatten in dat bovengenoemde onderwerpen het komende half jaar nog veel aandacht zullen vragen, mogelijk inefficiënties in de controle tot gevolg zullen hebben en/of extra werkzaamheden noodzakelijk vragen uit hoofde van wet- en (beroeps)regelgeving. Het leek ons wel zo zorgvuldig u hierover alvast te infomeren, ook al kunnen wij vooralsnog niet exact inschatten tot hoeveel extra werkzaamheden en kosten dit zal leiden. U zult begrijpen dat bovenstaande zaken geen reguliere werkzaamheden betreffen die wij hadden kunnen ramen in onze contractafspraken. Wij ramen de kosten op voorhand als volgt:  Analyse en bespreking impact Coronavirus op de jaarrekening 2020  Aanvullende werkzaamheden TOZO  Impact Corona op continuïteit zorg WMO / Jeugd  Gevolgen Corona voor rechtmatigheid (met name subsidies)  Controle waardering grex, deelnemingen en verbonden partijen  Eventuele risico’s in inkomsten, prestatielevering, etc.  Impact IT-conversie Civision Samenlevingszaken

: 6 - 12 uren : 16 – 24 uren : 16 – 24 uren : 8 - 12 uren : 8 – 16 uren : 6 - 12 uren : 6 - 12 uren

Uitgaande van deze raming komen wij op 66-112 extra uren. Met een gemiddeld tarief van € 125 per uur betekent dit ongeveer € 8.250 tot € 14.000 aan extra kosten. Het additionele honorarium voor werkzaamheden gerelateerd aan COVID-19 en de IT-conversie zullen wij vanzelfsprekend achteraf specificeren en op basis van de werkelijke tijdsbesteding van het controleteam en de hiervoor genoemde individuele uurtarieven in rekening brengen. Mocht tussentijds (onverhoopt) blijken dat nog andere of meer werkzaamheden noodzakelijk zijn dan weergegeven in bovenstaande raming, dan zullen wij u hierover opnieuw informeren. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Wij verzoeken u, na instemming, het bijgevoegde tweede exemplaar van deze brief te ondertekenen namens de gemeenteraad en aan ons te retourneren. Dit ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van wat wij overeenkwamen, inclusief de specifieke werkzaamheden die wij hebben afgesproken te uit te voeren. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V

Voor akkoord getekend namens gemeente Elburg,

namens deze,

drs. R.H. Bouman RA Naam: Functie: Plaats: Datum: