3588 (1).PDF

Ook kan het toetsingskader worden geoperationaliseerd door het direct inrichten en vertalen van de van toepassing zijnde bepalingen vanuit het normenkader in de beheersorganisatie van uw gemeente middels processen, procedures, richtlijnen ofchecklists waaruit expliciet duidelijk is en wordt gemaakt aan welke bepalingen financiele rechtmatigheidsconsequenties worden verbonden.

Een controle leidt in het algemeen niet tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving. Bij ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, overwegen wij de implicaties ervan voor de integriteit van het college van burgemeester en wethouders of de werknemers en het mogelijke effect hiervan op onze controle. Wij zullen het college van burgemeester en wethouders verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving, waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening meet worden gehouden.

7

Accountants

bakertilly

Rapportage Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening en een accountantsverslag. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze rapportage aan te passen.

Onze controleverklaring bij de opgemaakte jaarrekening is bestemd voor de gemeenteraad en moet worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, bestaande uit: de jaarrekening, het jaarverslag en eventuele andere informatie. Het college van burgemeester en wethouders verstrekt ons daartoe de concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag pas openbaar worden gemaakt na onze schriftelijke toestemming.

Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van de jaarrekening. Dit geldt ook voor publicatie op de website, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag waarin onze naam wordt genoemd. Ook geldt dit voor het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen moet het college van burgemeester en wethouders ons tijdig een concept verstrekken voordat dit wordt verspreid.

Het accountantsverslag aan de gemeenteraad heeft betrekking op de hoofdlijnen van de bevindingen uit ons onderzoek die wij voor hen noodzakelijk achten. Tussentijds brengen wij de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders mondeling op de hoogte van belangrijke zaken die om onmiddellijke aandacht vragen. Wij sturen uw college van burgemeester en wethouders een management letter met bevindingen en aanbevelingen. Hierin geven wij de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve organisatie van uw gemeente aan. Dit geldt vooral voor de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen.

Communicatie met de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders over onze onderlinge relatie is ook een belangrijke waarborg voor onze onafhankelijkheid. In dat kader rapporteren wij jaarlijks aan u over de volgende aspecten: Bevestiging van onze onafhankelijke positie ten opzichte van uw gemeente; In rekening gebrachte en te brengen honoraria, gesplitst in controle en categorieen overige dienstverlening door onze organisatie; Bijzonderheden over relaties tussen uw gemeente en onze organisatie die van invioed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid; Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid, die zijn ontvangen of verstrekt, voor zover deze een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben; Overige maatregelen ter waarborging van de onafhankelijkheid. Optreden accountant in commissie- en /of raadsvergaderingen Op grond van de met uw gemeente gemaakte afspraken kunnen wij aanwezig zijn in de commissievergadering dan wel raadsvergadering waarin de jaarrekening geagendeerd staat en daarin het woord voeren over onze controlewerkzaamheden en onze controleverklaring bij de jaarrekening. In dat geval bespreken wij graag voorafgaand aan deze vergadering met de voorzitter van deze vergadering (en met de wethouderfinancien, secretaris en griffier) een aantal zaken met als doel inzicht te krijgen in:

• ■

De wijze waarop de vergadering wordt voorbereid; De mogelijke inhoud van te verwachten vragen; De procedure die de voorzitter van de vergadering hanteert omtrent de wijze waarop vragen aan de accountant ter behandeling aan ons worden doorverwezen.

8

Accountants

bakertilly

Wij benadrukken dat wij alleen vragen met betrekking tot de controle en de controleverklaring kunnen beantwoorden. Deze kunnen betrekking hebben op de doelstelling en reikwijdte van de controle, de controleaanpak, het toetsen van het stelsel van interne beheersingsmaatregelen voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening, de uitvoering van de controlewerkzaamheden en de inhoud van de controleverklaring. Alle overige vragen met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag of met betrekking tot de relatie tussen de gemeente en de accountant moeten in beginsel door de voorzitter van de vergadering worden beantwoord, dan wel worden doorverwezen naar een lid van het college van burgemeester of wethouders. Voor ons optreden in deze vergadering ontslaat u ons voor de duur van deze vergadering van onze geheimhoudingsplicht.

Wij verzoeken u ons de conceptnotulen van de vergadering, voor zover wij daarin geciteerd worden, tijdig te doen toekomen. Dit om voldoende gelegenheid te hebben om de juiste weergave van onze antwoorden op de gestelde vragen te kunnen nagaan.

Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken die als onderdeel van ons onderzoek zijn gecreeerd, ontwikkeld of uitgevoerd zijn ons eigendom. Wij kunnen op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften verplicht worden om aan derden bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD, informatie of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen derden ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te geven in onze werkpapieren en dossiers. Op grond van geheimhoudingsregels moeten wij in sommige gevallen hiervoor uw schriftelijke toestemming verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, nemen wij hierover zo spoedig mogelijk contact met u op over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan. Ook de Belastingdienst kan voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te verlenen in onze werkpapieren en dossiers. Een dergelijk verzoek wordt in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst. Wij zijn van mening dat het algemeen belang ermee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken.

Bij een dergelijk verzoek van de Belastingdienst nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op.

Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan gaan wij op grond van onze gedrags- en beroepsregels de redenen na waarom u uw instemming niet geeft.

Het komt voor dat subsidierende instanties reviews uitvoeren op een te verstrekken of verstrekte subsidiebijdrage. Een review wordt bijvoorbeeld uitgevoerd om vanuit de subsidieverstrekker aanvullend de rechtmatigheid van de bestedingen vast te stellen of de uitvoering van de regeling nader te controleren. Een dergelijke review kan onder meer inhouden dat de betreffende subsidieverstrekker vragen heeft aan ons of inzage wenst in het betreffende controledossier. Aangezien op voorhand de kosten de frequentie van reviews niet zijn in te schatten, zullen wij u hiervan in kennis stellen en u een prijsopgave doen toekomen wanneer dit aan de orde is. De kosten van eventuele reviews zijn derhalve niet opgenomen in de huidige prijsopgave.

9

Accountants

bakertilly

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Bij het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens. Dan geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor deze opdracht zijn wij aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ )

Honorarium Ons honorarium is gebaseerd op de tijdbesteding van ons controleteam, inclusief te maken kosten. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden.

Ons honorarium voor de jaarrekeningcontrole 2021 inclusief controle van de SiSa-verantwoording zoals opgenomen in het programme van eisen bedraagt€ 75.000 exclusief omzetbelasting en inclusief reis- en verbi ijfkosten. Wij merken op dat bij de bepaling van dit bedrag geen rekening is gehouden met de effecten als gevolg van tussentijdse wijzigingen in wet- en regelgeving op de omvang van onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Zodra wijzigingen van toepassing zijn, zullen wij de consequenties van de toepassing voor de jaarrekeningcontrole en het hiervoor nu overeengekomen controlebudget nader bezien en over de uitkomsten hiervan in overleg treden met de organisatie.

Ten aanzien van de jaarrekeningcontrole 2021 verwachten wij in elk geval op een tweetal gebieden aanvullende werkzaamheden ten opzichte van ons contract en voorgaande jaren. Dit betreffen de volgende gebieden: ■

■

De gevolgen van de corona-crisis zullen ook voor boekjaar 2021 leiden tot aanvullende werkzaamheden op extra stromen binnen de staat van baten en lasten en een verhoogde aandacht voor specifieke aspecten binnen de jaarrekening. Dit behelst onder andere de controle van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo), aanvullende controles op het vlak van de waardering van activa, diepgaandere en andersoortige controle op de prestatielevering (sociaal domein, subsidies en overige relevante inkoopstromen), de uitvoering van de Tijdelijke ondersteuning noodzakelijke kosten (TONK), etc. Onze verwachting is dat de kosten voor deze aanvullende werkzaamheden in lijn liggen met de extra kosten 2020. Zoals wij u aanvullend hebben geTnformeerd, is het aantal te verantwoorden regelingen die via de SiSa-bijIage dienen te worden verantwoord sterk toegenomen. Wij informeren u na het verschijnen van de definitieve lijst met te verantwoorden regelingen wat de afwijking van de werkzaamheden ten opzichte van de contractuele afspraken is.

Bovenstaande aanvullende werkzaamheden worden op basis van de werkelijke urenbesteding in rekening gebracht. Op het moment dat er meer duidelijkheid over de diepgang van de controle is geven we u een indicatie van de verwachte urenbesteding.

De kosten voor de accountantscontrole hangen mede af van de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle van uw gemeente (ten aanzien van zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid). Wij hebben onderstaande raming gebaseerd op de uitgangspunten voor de accountantscontrole die hieronder zijn beschreven.

10

Accountants

bakertilly

Naast hetgeen wij in deze opdrachtbevestiging hebben verwoord, gaan wij er daarbij vanuit dat: ■ *

■

■ ■

■

■

■ ■ ■ ■ ■ ■ *

De aard en omvang van de activiteiten zijn in overeenstemming met de jaarrekening 2020; De in de processen opgenomen interne beheersingsmaatregelen zijn voor ons toetsbaar en verifieerbaar; Er heeft een zichtbare 2®lijns interne controle plaatsgevonden, waarbij zichtbaar is vastgesteld dat de interne beheersingsmaatregelen in de processen effectief hebben gewerkt en dit voor ons reproduceerbaar is; Effectieve opzet, bestaan en working van uw IT-omgeving (IT general controls); Voor aanvang van onze interim-controle op de processen en onze jaareinde controle op de jaarrekening ontvangt u van ons een lijst met op te leveren informatie. De gemeente levert de op te leveren stukken 2 weken voorafgaand aan de controle op via de Huddle; Wij kunnen onze controlewerkzaamheden efficient uitvoeren. Dat betekent onder andere dat ambtenaren in dienst van college of de gemeenteraad tijdens onze werkzaamheden beschikbaar zijn voor het stellen van vragen; Er is een gestructureerde vastlegging aanwezig van de onderliggende documentatie voor de uitvoering van de controle, zoals aansluitingen van sub-administraties op de financiele administratie, besluiten, beschikkingen en andere relevante documenten ter onderbouwing van de informatie in de jaarrekening; Het rechtmatigheidsbegrip is nader uitgewerkt via een controle- en rapportageprotocol en een actueel normen- en toetsingskader.

Hierin is alle relevante wet- en regelgeving betrokken; Een week voor aanvang van de jaareinde controle is een volledige versie van het jaarverslag en de jaarrekening beschikbaar; Bij de jaarrekening heeft een zichtbare kwaliteitstoets plaatsgevonden op de naleving van wet- en regelgeving en de onderliggende documentatie; Geen significante wijzigingen in processen en procedures; Geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsstandaarden; Geen interne consultaties vanwege complexe issues; De jaarrekening is vrij van controleverschillen boven de rapporteringstolerantie.

Het niet tijdig opleveren van de benodigde documenten op basis van de lijsten met op te leveren informatie heeft een verhogend effect op de accountantskosten omdat dit leidt tot inefficientie in de uitvoering. Wij zullen in een dergelijk geval dan ook met u vooraf in overleg treden om nadere afspraken te maken over de verdere uitvoering van onze opdracht. Indien tijdens de controle bevindingen worden gedaan die nader onderzoek vergen wordt dit met u afgestemd en zullen daarna de kosten hiervan separaat in rekening worden gebracht.

Geldigheidsduur en Algemene Voorwaarden De inhoud van deze opdrachtbevestiging blijft van kracht totdat de opdracht wordt beeindigd, gewijzigd of vervangen door een andersoortige opdracht. Op onze dienstverlening zijn de algemene voorwaarden van gemeente Elburg van toepassing zoals overeengekomen in de aanbesteding accountantsdiensten. Arbeidsomstandigheden Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers. Wij verzoeken het college van burgemeester en wethouders dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten.

11

bakerci Uy

Accountants

Ten slotte Met groot genoegen starten wij de opdracht. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Wij verzoeken u het bijgevoegde tweede exemplaar van deze brief te ondertekenen en aan ons te retourneren. Dit ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van wat wij overeenkwamen. Wij verzoeken u een afschrift van deze brief ter kennisgeving te overleggen aan de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet,

Voor akkoord Gemeente Elburg

Naam: drs. E.H.J.D. Damman RA Director Audit

Datum:

Bijlage(n) - Tweede exemplaar van deze brief

12