220131 Analyse enquete overdracht raad.pdf

Analyse enquête overdracht raad Versie 31 januari 2022 Dit document bevat een analyse van de enquête die raadsleden hebben ingevuld voor de overdracht naar de nieuwe raad. Per onderdeel wordt aangegeven wat opvalt, wat belangrijk is voor de nieuwe raad en wat belangrijk is voor de griffie. Er is 21 keer gereageerd op de enquête uitvraag. De enquête is 18 keer volledig ingevuld.

1. Vergaderstructuur – het BOB model De meeste raadsleden zijn het eens over de volgende punten: Er is voldoende ruimte voor insprekers. Er is voldoende ruimte voor debat tijdens de vergaderingen. Extra informatieavonden en BOB-vergaderingen zijn niet nodig. Het is nuttig om op locatie te vergaderen. Vergaderingen moeten niet overdag of aan het begin van de avond plaatsvinden. Er moet met spreektijden worden gewerkt. Er kunnen extra burgerleden worden benoemd. Verdeeldheid is er over: het op locatie houden van de BOB-vergaderingen (10 raadsleden vinden dat BOBvergaderingen vooral op het gemeentehuis plaats moeten vinden). het houden parallelle vergaderingen. het geven van ruimte voor het stellen van en beantwoorden van vragen in de Oordeelsvormende vergadering (10 raadsleden vinden dat er te veel ruimte wordt gegeven, 12 denken daar anders over). Overige opmerkingen: Uit de antwoorden uit de open vragen blijkt dat er behoefte is aan duidelijkheid, gedeelde verantwoordelijkheid en ruimte. Er is behoefte aan duidelijke en concrete afspraken over het gehele besluitvormingsproces van de raad, de rolverdeling en de bevoegdheden op alle niveaus. Verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld over (de rol van) voorzitters. Er moet bijvoorbeeld ruimte komen, zodat alle fracties een voorzitter kunnen leveren. Met meer burgerraadsleden komt daar ook meer ruimte voor.

Voorzitters moeten toezien op de structuur van het vergadermodel, duidelijkheid waar men in het proces van besluitvorming is, wie in de lead is, regie wordt gevoerd door voorzitters. Men wil meer ruimte in het vergadermodel door bijvoorbeeld meer burgerraadsleden toe te laten en parallelle sessies te plannen. Minder druk op de agenda en rust in de vergaderingen wordt genoemd. Ruimte geven aan elkaar in vergaderingen voor onderling gesprek, dat alle fracties aan het woord kunnen komen, bijvoorbeeld door hanteren van spreektijden. Daarnaast wordt aandacht gevraagd voor de rol van insprekers, duidelijkheid richting inwoners. Welke vergaderingen zijn voor inwoners relevant en interessant? Alleen de raadsvergaderingen of juist de oriënterende vergaderingen? Hoe werkt inspreken? Meer ruimte voor inspraak en werken aan verwachtingsmanagement. Het BOB-model is nog niet geëvalueerd. Door de Coronapandemie is er geen ruimte geweest het hele model te ervaren. Extra vergaderdruk, vaker bespreken van een onderwerp in verschillende vergaderingen en onduidelijkheid over verschil tussen beeldvorming en oordeelsvorming worden genoemd. Duidelijk is dat de raadsleden ruimte willen voor debat.

Uit de open vragen blijkt ook ruimte voor besef en relativering: besef dat de raad het hoogste orgaan is van de gemeente, wees zuinig op elkaar, houdt rekening met minderheden, aandacht voor relatie, geduld, in gesprek gaan met elkaar, dat er veel goed gaat, voor de burger gaan, open staan, samenwerking en ook lol erin houden.

1

Voorgestelde actiepunten: In gesprek met de nieuwe raad over: Invoeren mogelijkheid meer burgerraadsleden. Het houden van parallelle vergaderingen. Het evalueren van het BOB model: met name hoe lang doorgaan met BOB voordat geëvalueerd gaat worden. Verduidelijking van afspraken voor elke fase van het BOB model, met bijzondere aandacht voor de mogelijkheid om vragen te stellen in de Oordeelsvormende vergadering. Het invoeren van spreektijden (meerderheid is het hier mee eens, maar vraagt om gezamenlijke uitwerking). Invoeren van inloopspreekuur voor inwoners/organisaties/bedrijven uit Elburg. Voor de griffie: Een training ‘voorzitten’ organiseren; Inwerkprogramma: o aandacht voor kennismaking ambtelijke organisatie o training BOB model o instrumenten van de raad o verduidelijking fases van (voorgesteld) besluit en procedure in de raad (stappen BOB model)

2. Organen van de raad Presidium: Er is bekend wie erin zit en waarover Presidium beslist. Heeft gezag en draagvlak binnen de raad. Goede terugkoppeling naar de fracties. De meerderheid vindt dat het presidium niet met één mond praat. Er is geen behoefte aan vaker bij elkaar komen van Presidium (vóór elke raadsvergadering). Een kleine meerderheid vindt dat het Presidium ook de agenda van de raad moet voorbereiden.

Agendacommissie: Er is bekendheid met Agendacommissie en waarover de Agendacommissie beslist; Verdeeldheid over de afbakening tussen Presidium en Agendacommissie Deze verdeeldheid komt terug bij het gezag en draagvlak van de AC in de raad. Over de voorzitters zijn de raadsleden in meerderheid positief: zorgen voor goed verloop van vergaderingen, functioneren politiek neutraal, vatten debatonderwerpen goed samen. Een meerderheid heeft behoefte aan een profielschets voor de voorzitters, Vijf voorzitters is voldoende, niet alle raadsleden hoeven als voorzitter te worden benoemd. De opdrachten van de werkgroepen is niet duidelijk. Er is verdeeldheid over de vraag of externe voorzitters (mits wettelijk mogelijk) zouden moeten worden benoemd. Er is verdeeldheid over de taken, verantwoordelijkheid van ieders rol (Presidium en AC) en het mandaat van de raad. Zoals dat agendacommissie en het presidium zich met elkaars taken bemoeien. Ook is onbeslist of de AC alleen uit voorzitters zou moeten bestaan. Raadswerkgroepen: De meerderheid vindt dat werkgroepen informatie niet terugkoppelen aan de raad, dat het doel/opdracht van de werkgroep niet duidelijk is en men niet weet wie zitting heeft in welke werkgroep. Er is verdeeldheid of werkgroepen bijdragen aan het nemen van goede besluiten door de raad.

2

Voorgestelde actiepunten: Invoeren met nieuwe raad: Profielschets voor voorzitters (en daar de voorzitters op werven) In gesprek met de nieuwe raad over: Welk gremium (agendacommissie / presidium) is waarvoor en wie zijn er onderdeel van? Wat is een wenselijke samenstelling van de agendacommissie? (is die nodig?) Met of zonder voorzitters? Afspiegeling van de raad? Welke raadswerkgroepen zijn nodig? (om een ontwikkeling op gang te brengen, om een onderwerp voor te bereiden, om een onderwerp extra aandacht te geven…. ) Welke rol hebben raadswerkgroepen (en welke rol niet?) Heldere opdrachten (met doelen en resultaten) voor de werkgroepen. Met daarin ook afspraken voor kennisoverdracht van werkgroep aan hele raad.

3. Interactie met B&W en ambtelijke organisatie College van B&W: De meeste raadsleden zijn het eens over de volgende punten: Er moet beter worden benoemd dat B&W besluiten van de raad uitvoeren. Tevreden over de ambtelijke organisatie. Er wordt tijdig en goed geantwoord op vragen die worden gesteld. Verdeeldheid is er over: Interactie van B&W met de raad gericht moet zijn op uitvoering van het coalitieakkoord. Positie van B&W tav moties, zowel bemoeien met de inhoud als onderhandelen. Men is wel in meerderheid tevreden over de bereikbaarheid als tijdigheid van antwoorden door de raad. Uit de open vragen komt het onderwerp dualisme voor: duidelijkheid over wat de taken en verantwoordelijkheden van raad en college. Ambtelijke organisatie: Men is in ruime mate tevreden, zowel over het contact als over de tijdigheid en inhoudelijk goede informatie op vragen. Ambtenaren zijn goed te vinden. Raadsleden geven aan dat zij gemiddeld 10 keer per jaar direct contact heeft met een ambtenaar van de gemeente Elburg. Sleutelpersonen in de organisatie zijn bekend, waaronder met name de gemeentesecretaris, bodes, technische ondersteuner van de raad en het bestuurssecretariaat. Minder bekend zijn domeinmanagers. Met de nieuwe raad in gesprek over: Gesprek tussen raad en B&W over taken en rollen en over verwachtingen.

Voor de griffie: In het inwerkprogramma: o Uitleg taken en verantwoordelijkheden raad – college o Kennismaken van raadsleden met het ambtelijk apparaat, sleutelfiguren waaronder positionering domeinmanagers. -

3

4. Informatievoorziening De meeste raadsleden zijn tevreden over: iBabs (over de werking, maar ook over de vindbaarheid van vergaderstukken en ingekomen post). Men is minder positief over de zoekfunctie. De kwaliteit van de raadsvoorstellen (inclusief de formulering van het besluit, en de helderheid van de consequenties en de impact). De formats voor moties en amendementen. Voor de griffie: In het inwerkprogramma de werking van iBabs meenemen Formats voor moties, amendement, schriftelijke vragen updaten

5. Raad als werkgever (werkgeverscommissie) Alle raadsleden weten wie er in de werkgeverscommissie zitten. De taken van de werkgeverscommissie zijn bij veruit de meeste raadsleden bekend en de meeste raadsleden vinden dat de werkgeverscommissie informatie terugkoppelt aan de raad. Wat opvalt is dat de leden van de werkgeverscommissie verdeeld zijn over hun mandaat van de raad en het gezag en draagvlak binnen de raad. Er wordt de suggestie gedaan om een profiel op te stellen voor leden van de werkgeverscommissie. Griffie: - In inwerkprogramma informatie over taken en positie van de werkgeverscommissie en waar informatie te vinden is.

6. Raad in de regio De meeste raadsleden geven aan bekend te zijn met samenwerkingsverbanden en verbonden partijen van de gemeente Elburg. Een meerderheid vindt dat er vanuit de raad niet voldoende invloed is op deze regionale samenwerkingen / verbonden partijen en weten niet hoe zij grip moeten houden op regionale samenwerking. In gesprek met nieuwe raad over: Hoe houd je grip op regionale samenwerking? Eventueel informatieavond met tools. Samen met college/ambtelijke organisatie gesprek over informatievoorziening Verbonden Partijen (op welke momenten wordt de raad geïnformeerd? Bijv. tijdens P&C stukken Aanwijzing raadslid als vast aanspreekpunt/contactpersoon voor verschillende regionale samenwerkingen/verbonden partij

Voor de griffie: - Aandacht bij planning voor uitnodigingen regionale samenwerking - Bij agendering raadsvergadering vast punt toevoegen regionale zaken

4

7. Raad en hulptroepen Griffier: Veruit de meeste raadsleden zijn tevreden over het contact met de griffier, krijgen tijdig en inhoudelijk goede informatie op vragen, weten de griffier te vinden en voelen zich gesteund in het raadswerk door de griffier. Er zijn ook een aantal cijfers gegeven: - bekendheid bij wie u moet zijn bij de Griffie: 8,5 - dienstverlening: 8 - wijze van informatievoorziening: 8 - kennisniveau: 8 - bereikbaarheid: 8 - adviezen: 8 Rekenkamer: De opdracht aan de Rekenkamer is bekend en de onderzoeken die worden uitgevoerd. Men is tevreden over de uitgebrachte rapporten, voelt zich betrokken bij de keuze van de te onderzoeken onderwerpen en gesteund door de Rekenkamer in het raadswerk. Er is verdeeldheid over de bekendheid wie er in de Rekenkamer zitting hebben Voor de griffie: - kennismaking Rekenkamer in inwerkprogramma plannen. Accountant: De meerderheid heeft contact gehad / een uitnodiging gehad voor contact met de accountant, al is er verdeeld geantwoord of men weet wie de accountant is. Wel is bekend welke werkzaamheden de accountant uitvoert en is men in ruime meerderheid tevreden over de uitgebrachte rapporten, voelen de raadsleden zich gesteund in het raadswerk door de accountant. Voor de griffie: - kennismaking accountant in inwerkprogramma plannen.

Vice-voorzitster van de raad: Alle raadsleden weten wie de vice-voorzitster is, wat de taken zijn en vindt dat de vice-voorzitster haar taken goed uitvoert. De meerderheid vindt niet dat bij de volgende periode de raadsnestor moet worden benoemd tot vice-voorzitter. Opvallend is dat op de vragen of bij een volgende periode de vice-voorzitter moet komen uit een coalitiepartij of oppositiepartij wordt beiden in ruime meerderheid negatief op gereageerd. In gesprek met de nieuwe raad: - inhoudelijk profiel vice-voorzitter en die gebruiken bij de werving met de nieuwe raad. Participatie: Alhoewel een meerderheid vindt dat burgerparticipatie voldoende aandacht krijgt van de raad en vragen van inwoners serieus worden genomen, geeft de meerderheid ook aan dat de afgelopen vier jaar vanuit de raad niet voldoende verbinding is gemaakt met de samenleving. Ook is men verdeeld of in de raad debat wordt gevoerd over voor inwoners herkenbare maatschappelijke vraagstukken. De meerderheid vindt dat er een inloopspreekuur voor inwoners moet komen. Ook zou er meer bekendheid moeten worden gegeven aan instrumenten voor inwoners. Een kleine meerderheid vindt dat het BOB model voldoende ruimte biedt voor inwoners om zich gehoord te voelen.

5

De meerderheid vindt de vergaderingen inhoudelijk niet goed te volgen, er is verdeeldheid over de technische kwaliteit van de vergaderingen. Werkbezoeken zijn volgens een ruime meerderheid de verantwoordelijkheid van fracties zelf. In gesprek met de nieuwe raad: - inloopspreekuur voor inwoners mogelijk maken (aanpassing Organisatieverordening) - bij voorbereiding en uitvoering van vergaderingen aandacht schenken dat de vergadering(en) voor inwoners ook goed inhoudelijk te volgen zijn (vb begrijpelijke samenvatting van het besluit, voorkomen van jargon, uitleg tijdens vergadering door voorzitter enz). Voor de griffie: - meer bekendheid moeten worden gegeven aan instrumenten voor inwoners. Zorgen voor goede informatie die eenvoudig toegankelijk is. De griffie is voornemens hiervoor een communicatieplan op te stellen - aandacht voor verbetering van technische kwaliteit van vergaderingen - werkbezoeken aan de fracties laten

8. Veiligheid Een minderheid heeft wel eens te maken gehad met intimidatie of agressie vanuit inwoner(s) of vanuit collega raadsleden. De meerderheid weet welke regels van toepassing zijn als men te maken krijgt met agressie/intimidatie en weet wat men moet doen, met wie men contact moet opnemen. Afspraken over integriteit zijn in ruime meerderheid bekend. Men is unaniem bekend over de gedragsregels en het Geschenkenregister. Aantekening vanuit de griffie: er is geen fysiek geschenkenregister en eveneens niet bekend met ev gemelde schenkingen. Na melding zal geschenkenregister digitaal komen, dus meldingen ook digitaal worden bijgehouden. Op één raadslid na is iedereen bekend met het overzicht van nevenfuncties, iedereen weet wel dat en waar men nevenfuncties / wijziging daarvan moet doorgeven. De afspraken over nevenfuncties zijn op twee raadsleden na bekend en terug te vinden. In gesprek met de nieuwe raad: - integriteit en omgaan met agressie/intimidatie/weerbaarheid jaarlijks bespreken Voor de griffie: - Inwerkprogramma: aandacht voor integriteit en regels omgaan met agressie/intimidatie en informatie Geschenkenregister - Geschenkenregister digitaal maken na meldingen Vervolg: Advies Griffie: 1. 2.

De huidige raadsleden via de Griffie worden geïnformeerd over de uitkomsten van de raadsenquête en de daaruit te volgen acties. Dat het Presidium besluit deze analyse aan te bieden aan, ofwel te agenderen op de installatievergadering van de nieuwe gemeenteraad op 30 maart 2022.

6