210623 Memo opvolging aanbevelingen accountant.docx

MEMO

Bestemd voor:

Raad

Deze memo is van: Datum: Onderwerp:

College 22 juni 2021 Aanbevelingen uit accountantsverslag

Naar aanleiding van het accountantsverslag met betrekking tot de jaarrekening 2020 willen wij reageren op de gedane aanbevelingen. Wij onderschrijven de aanbevelingen en zullen deze in de volgende acties omzetten 1; Naleving aanbestedingsregels. Het afgelopen jaar is er flink geïnvesteerd in het uitvoeren van spendanalyses ofwel het monitoren van de uitgaven per crediteur. Mede daardoor is het ons gelukt om de onrechtmatigheden voor inhuur derden omlaag te krijgen. Wel zien we dat er een aantal onrechtmatigheden binnen IT hebben plaatsgevonden. De onrechtmatigheden zijn in beeld en wij zullen binnen de organisatie een traject starten om via duidelijke procesbeschrijvingen te borgen dat er gehandeld wordt conform de aanbestedingsregels. 2; Invoering rechtmatigheidsverantwoording 30 juni 2021 is er een afspraak ingepland met de nieuwe accountant om samen te kijken op welke manier we de rechtmatigheidsverantwoording kunnen implementeren en wat daarvoor benodigd is. 3; dossiervorming binnen processen Op zeer korte termijn zullen de procesinhoudelijke aanbevelingen van de accountant besproken worden binnen het MT. Er zullen afspraken worden gemaakt om per aanbeveling de acties SMART te formuleren, zodanig dat deze aanbevelingen concreet opgevolgd worden door de oplossingen specifiek, meetbaar, acceptabel realistisch en tijdsgebonden te formuleren.

Daarnaast zal ingezet worden op de verdere digitalisering van het vastleggen van de dossiers binnen verschillende processen. Met name op het gebied van Inkoop en het sociaal domein zal geïnventariseerd worden wat er benodigd is om de brondocumentatie goed vast te leggen. 4; verdere professionalisering interne controle. In samenspraak met de accountant zal het controleplan verder doorgelicht en besproken worden om concrete stappen te zetten voor de verdere professionalisering van de interne controle. Verder komt er een nieuw financieel pakket wat zal gaan bijdragen aan meer procesgerichte controles. De speerpunten van de verdere professionalisering kunnen worden samengevat als volgt; 1. 2. 3.

Zorgen voor bewustwording binnen de organisatie op het gebied van de interne controle. Verduidelijking van de rollen van proceseigenaren. Verder werken aan het ontwikkelen van procesgerichte controles.

5; Formele onrechtmatigheden Sociaal domein In het accountantsverslag zijn twee formele onrechtmatigheden beschreven. Deze hadden te maken met de TOZO regeling en het sociaal domein. Hierbij ging het om het vastleggen van documentatie zoals beschikkingen en Identiteitsbewijzen. Hierover zal met de betreffende medewerkers overlegd worden om het op korte termijn op te lossen.