210511 Raadsvoorstel voorbereidingskrediet vernieuwing gemeentehuis.pdf

Raadsvoorstel

Onderwerp Datum

Vernieuwing huisvesting 5 juli 2021

Behandelaar: E-mailadres

Portefeuillehouder

J.N. Rozendaal

Zaaknummer Bijlagen

N.J. de Vries / N. de Groot niels.de.vries@elburg.nl / nico.de.groot@elburg.nl 132207 -

Onderwerp Vernieuwing huisvesting gemeentelijke organisatie Elburg Te nemen besluit 1. 2.

Te besluiten tot deelrenovatie van het bestaande gemeentekantoor en een voorbereidingskrediet van € 150.000 voor de nadere uitwerking definitiefase beschikbaar te stellen. De 19 e begrotingswijziging 2021 vast te stellen.

Inleiding De huisvesting en inrichting van het gemeentehuis van de gemeente Elburg aan de Zuiderzeestraatweg Oost 19 zijn aan vernieuwing toe om drie hoofdredenen: Het pand is niet duurzaam; De werkomgeving is op diverse punten ongezond en niet meer van deze tijd; De inrichting past functioneel niet bij de beoogde manier van werken. Bovenstaande bevindingen komen uit het in 2018 uitgevoerde medewerkertevredenheidsonderzoek. Voor wat betreft duurzaamheid heeft de gemeente de duurzaamheidsambitie om haar eigen bedrijfsvoering in 2025 klimaatneutraal te hebben. Klimaatneutraal is hierbij gedefinieerd als: de CO²emissie wordt gereduceerd naar nul door alle benodigde energie op duurzame wijze op te wekken. DWA heeft onderzoek uitgevoerd naar hoe dit te bereiken en in 2020 het “Implementatieplan klimaatneutrale bedrijfsvoering Elburg” opgeleverd. Hierin wordt geadviseerd iets meer tijd te nemen om het doel te bereiken en e.e.a. gefaseerd uit te voeren. Het gemeentekantoor zit in de eerste fase. Dit betekent dat het in 2025 aardgasvrij en zoveel mogelijk zelfvoorzienend moet zijn. Uit het advies van de Verkenners Kop van de Veluwe van januari 2020 blijkt dat er stevig wordt ingezet op intergemeentelijke samenwerking, maar ook op het zelfstandig blijven van de gemeente Elburg.

Bij deze studie over de huisvesting van de gemeente Elburg is ervan uitgegaan dat de gemeente zelfstandig blijft en er de komende jaren geen sprake zal zijn van taakvermindering. Aanpak Naar aanleiding van bovenstaande is er een studie uitgevoerd naar de mogelijkheden voor een gemeentehuis dat een gezonde, eigentijdse werkomgeving biedt en zelfvoorzienend is. In deze studie zijn de volgende huisvestingsscenario’s naast elkaar gezet: 0. Huidige huisvestingssituatie in 2023 naar label C; 1. Renovatie van het huidige gebouw: a. Totale renovatie huidig gebouw te weten hoofdgebouw en koepel (gefaseerd zonder interim huisvesting);het voorhuis is hierbij niet inbegrepen omdat deze ruimte niet benodigd is; b. Deelrenovatie te weten hoofdgebouw, sloop koepel en raadzaal op de 1 e verdieping; 2. Sloop en nieuwbouw op huidige plek (in één bouwgang met interim huisvesting); 3. Nieuwbouw elders; 4. Ander pand huren; 5. Ander pand kopen; 6. Sale and lease back.

2

Scenario 0: Huidige huisvestingssituatie in 2023 naar label C Voor 2023 moet het energielabel van kantoorpanden groter dan 100 m² verhoogd worden tot minimaal label C. Label C is slechts een tussenstap: vanaf 2030 moeten alle kantoorpanden voorzien zijn van energielabel A. De huidige huisvesting in 2023 naar Label C brengen, kan vrij eenvoudig geschieden vanuit het principe Trias Energetica; zorgen dat zo min mogelijk warmte verloren gaat. Door aanpassing van het glas naar goed isolerend glas, kan vrij gemakkelijk label C behaald worden. Een kortetermijnoplossing die niet voorziet in de behoefte vernieuwing huisvesting gemeentelijke organisatie van Elburg. Scenario 1a: Totale renovatie huidig gebouw, te weten hoofdgebouw en koepel (gefaseerd zonder interim-huisvesting) het voorhuis is hierbij niet inbegrepen omdat deze ruimte niet benodigd is; Eén van de mogelijkheden die onderzocht wordt is het scenario om het gebouw in zijn totaliteit te renoveren. Hierbij wordt zowel het hoofdgebouw als de koepel gerenoveerd, waarbij het uitgangspunt genomen is dat gefaseerd gerenoveerd wordt, zonder dat interim-huisvesting benodigd is.

Scenario 1b: Deelrenovatie te weten hoofdgebouw, sloop koepel en raadzaal op de 1e verdieping Vanuit functionaliteit en duurzaamheid is scenario 1b onderzocht, waarbij deelrenovatie aan de orde is en de koepel gesloopt zal worden (hoge renovatiekosten en een niet-functionele ruimte) en de raadszaal op de 1 e verdieping gerealiseerd wordt waarbij voldaan kan worden aan de wensen functionaliteit en duurzaamheid (compactheid van het gebouw). Scenario 2: Sloop en nieuwbouw op huidige plek (in één bouwgang met interim huisvesting); De kosten bij totaalrenovatie zijn hoog. Is het qua kostenefficiëntie (investering en exploitatie) en functionaliteit nieuwbouw te prefereren boven totaalrenovatie? Scenario 3: nieuwbouw elders Uit een quickscan is gebleken dat er binnen de gemeente op een aantal locaties grond beschikbaar is voor nieuwbouw. Om op deze locaties te kunnen bouwen is echter een bestemmingsplanwijziging nodig. Een bestemmingsplanwijziging vraagt tijd en er is het risico van lange bezwaarprocedures. In dit licht bezien en gezien de urgentie van een betere werkomgeving en de ambitie om in 2025 een klimaatneutraal gebouw te hebben, is dit scenario afgevallen als mogelijk scenario.

Scenario 4 en 5: ander pand huren of kopen Uit een quickscan naar beschikbare kantoorruimte is gebleken dat er geen panden in de gemeente Elburg beschikbaar zijn voor huur of koop die voldoen aan de ruimtebehoefte van de gemeente Elburg. Ook deze scenario’s (huur of koop) blijken niet opportuun en zijn daarom afgevallen als scenario’s. Scenario 6: sale and leaseback In principe is sale and leaseback een financieringsconstructie en in alle scenario’s mogelijk. In deze constructie verkoopt de gemeente het pand en de grond en huurt het na renovatie of nieuwbouw terug. Dit is een constructie die aantrekkelijk is als de gemeente het gebouw kort gebruikt (minder dan 10 jaar) of zelf geen geld heeft om te investeren. Hiermee verleg je het risico op leegstand namelijk naar de verhuurder. Echter die vraagt daar ook een risicopremie voor. Als vrij zeker is dat de gemeente de komende 10 jaar van deze huisvesting gebruik blijft maken, en dat is zo, dan is dit geen aantrekkelijke constructie en daarom ook niet verder onderzocht. De scenario’s 0 tot en met 3 zijn financieel doorgerekend op investeringen en exploitatielasten. Om dit te kunnen doen, was inzicht in de ruimtebehoefte van de gemeente noodzakelijk.

3

Huidige situatie gemeentehuis Onderstaand zijn de vierkante meters Bruto Vloeroppervlak 1 (BVO) van het gemeentehuis weergegeven. # m² BVO (NVO x 1,1) Kelder Begane grond Verdieping Totaal

Hoofdgebouw Koepel Voorhuis Totaal 1.677 1.677 1.813 637 330 2.780 1.442 205 1.648 4.932 637 535 6.104

Huidige situatie werkomgeving medewerkers Er zijn 195 werkplekken voor 203 medewerkers 2 (169,19 fte). Dit aantal is inclusief de medewerkers van het Streekarchivariaat en exclusief B&W en de buitendienstmedewerkers (peildatum 1 augustus 2020). Aantal medewerkers Aantal fte Aantal werkplekken

203 169,19 195

In de huidige situatie is er dus voor bijna elke medewerker een werkplek, ongeacht of men voltijds of parttime werkt. Beoogde situatie werkomgeving medewerkers (uitgangspunten) Werkplekoppervlaktenorm In de workshops met het MT en de afvaardiging van medewerkers kwam naar voren dat in de toekomstige werkomgeving meer focus moet zijn op samenwerken en ontmoeten en het ook mogelijk moet zijn om geconcentreerd te kunnen werken. Voor het Coronatijdperk was het bij elke kantoororganisatie mogelijk om te werken met een werkplekdeelfactor van 0,8 werkplek per medewerker; dan waren er in principe altijd voldoende werkplekken beschikbaar voor de medewerkers, zonder dat hierop gemanaged hoefde te worden. De gemeentelijke organisatie gaat naar werkplekken delen. Niet meer één werkplek per medewerker en een clean desk policy. Hierbij kan gewerkt worden met organisatorische werkvlekken, waarbij de verschillende teams en domeinen een thuisbasis hebben. Vanaf oktober 2020 hebben alle medewerkers een laptop en mobiele telefoon, waardoor zij plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Het MT acht een werkplekdeelfactor van gemiddeld 0,7 werkplek per medewerker verantwoord. Hierbij heeft een medewerker voorrang op een vaste werkplek als dat medisch of voor het werk noodzakelijk is.

Scenario 1b deelrenovatie (sloop koepel en nieuwe raadszaal en aanhorige ruimten op de verdieping) is beoordeeld op basis van een ruimtebehoefte voor 143 werkplekken (gehanteerde werkplekfactor 0,7) en brengt een werkplekoppervlaktenorm van 9,4 m² nuttige vloeroppervlakte (nvo) met zich mee. Dit kengetal voldoet ruim aan de Arbonorm. Omdat de definitieve uitwerking van de inrichting in een vervolgfase nog moet plaatsvinden, is het verstandig enige “reserve” in te bouwen, mocht blijken dat de nu berekende bruto vloeroppervlakte voor de gehele organisatie, inclusief raadzaal te krap is, dan wel er in de toekomst toch noodzaak is voor uitbreiding van personeel. Om die reden wordt voorgesteld de waarde van de ondergrond van de Koepel na sloop en ten behoeve van een herbestemming van de grond (ad € 200.000,-) niet mee te nemen in de dekking van de kosten. Hierdoor kan eventuele toekomstige groei van de organisatie opgevangen worden door nieuw bij te bouwen op de plek van de Koepel. Op basis van bovengenoemde werkplekfactor van 0,7 zijn de scenario’s in deze haalbaarheidsstudie doorgerekend. 1 Om inzicht te krijgen in de huidige huisvestingssituatie, is van alle ruimten in het gemeentehuis het Netto

Vloeroppervlak (NVO) opgemeten. Om te berekenen wat de kosten zijn voor renovatie en nieuwbouw is Bruto Vloeroppervlak (BVO) nodig. Door het aantal vierkante meter NVO te vermenigvuldigen met een factor 1,1 (NEN 2580) is het aantal vierkante meter BVO berekend. 2 Het totale aantal medewerkers van de gemeente is 203 exclusief B&W op de peildatum 1-8-2020.

4

Benodigde vierkante meters BVO Op basis van de beoogde situatie voor de werkomgeving van de medewerkers, college en raad + specifieke ruimten (ondersteunende ruimte) is onderstaand het benodigde aantal vierkante meter BVO voor de toekomstige huisvesting weergegeven. Benodigde m² BVO Werkomgeving medewerkers

3.290

Ruimte voor college en raad, + specifieke ruimten

1.570

Extra meters t.b.v. publieke tribune raadszaal Totaal

40 4.900

Uitgangspunt kosten Algemeen Alle kosten in dit raadsvoorstel zijn bedragen incl. 5% niet-verhaalbare BTW. Bedragen worden daarom als getal weergegeven en niet verder als bedragen incl. of excl. BTW vermeld. Voorhuis Het hoofdgebouw (ca. 4.932 m² BVO zonder Voorhuis en Koepel) is voldoende groot om de toekomstige huisvesting te kunnen realiseren (ca. 4.900 m² BVO). Het Voorhuis is dus niet nodig qua vierkante meters bij een werkplekdeelfactor van gemiddeld 0,7 werkplek per medewerker en gezien het feit dat de fracties voornamelijk in de avond vergaderen. Daarnaast is het functioneel ongeschikt: het is akoestisch en klimatologisch gezien slecht en ligt ver van het gemeentekantoor af. Het Voorhuis is een gemeentelijk monument en is als zelfstandig deel af te splitsen. Er zijn twee opties voor het Voorhuis: 1. Verhuren na renovatie incl. klimaatneutraal; 2. Verkopen zonder renovatie. Wij adviseren om het Voorhuis te verkopen, omdat de vierkante meters niet nodig zijn en de terugverdientijd van de investering van de renovatie door middel van verhuur te lang is. Daarnaast past verhuur niet binnen het beleid van de gemeente Elburg om een minimale vastgoedportefeuille aan te houden en is het niet de corebusiness van de gemeente om vastgoed te verhuren.

Koepel De Koepel is circa 673 m² BVO, waarvan bijna de helft (circa 330 m² BVO) in gebruik is voor de raadszaal en alle faciliteiten die daarbij horen. De raadszaal heeft als nadeel dat deze grote ruimte functioneel moeilijk voor iets anders in te zetten is door de open verbinding met de verkeersruimte rondom. Tevens mist de door de fracties gewenste publieke tribune voor 50-60 mensen (nu circa 26 plaatsen). Qua vierkante meters is niet de volledige Koepel nodig om de toekomstige huisvesting te realiseren. Vanwege de hoge kosten voor het renoveren en met name klimaatneutraal maken van de Koepel in verhouding tot de bouw van een nieuwe raadszaal 3 (op, in of aan 4 het bestaande gemeentekantoor), is het advies om de Koepel niet zelf te blijven gebruiken en ook niet te verhuren. De huuropbrengsten wegen niet op tegen de investering die gedaan moet worden. Sloop van de Koepel en het nieuw bouwen van de raadszaal lijkt de beste optie. Door alle functies in één gebouw, het hoofdgebouw, te realiseren, ontstaat bovendien een functioneel, logistiek (operationeel) en qua exploitatielasten compacter en daarmee een duurzamer gebouw.

3 De andere functies van de Koepel passen in het gemeentekantoor en zitten al in de renovatiekosten (er kan moeilijk

een stukje van het gemeentekantoor niet gerenoveerd worden). 4 Het dak van de begane grond is geschikt om nog circa 200 m² BVO op te bouwen.

5

Scenario 1a: Totaal renovatie huidige gebouw en de koepel Totaal renovatie huidige gebouw en de koepel Te renoveren vierkante meters hoofdgebouw* Te herinrichten vierkante meters buitenterrein

4.300 m² BVO 3.600 m²

Investering, incl. terreininrichting, meubilair en AV middelen*

€ 12.500.000

Mogelijke verkoopopbrengsten Voorhuis *

€ 450.000

Excl. Streekarchief, Museumdepot, Fietsenkelder en een deel van de publieke en technische rumten,

Scenario 1b: Deelrenovatie huidig gebouw, sloop koepel en bouw raadzaal geïntegreerd in bestaande bouw Uitgangspunten Te renoveren vierkante meters hoofdgebouw bestaand (deelrenovatie) + sloop koepel Nieuwbouw raadzaal Investering, excl. terreininrichting, inclusief meubilair en AV middelen*

4.932 m² BVO 200 m2 BVO € 7.133.000,-

Aanname verkoopopbrengsten Voorhuis € 450.000,- – sloop koepel € 50.000,-

€ 400.000,-

Scenario 2: Sloop nieuwbouw op de huidige locatie Sloop en nieuwbouw op de huidige locatie Nieuw te bouwen vierkante meters (geen rekening met groei) Te herinrichten vierkante meters buitenterrein

4.900 m² BVO 5.500 m²

Investering* Sloop en interim huisvesting* Investering, incl. terreininrichting, meubilair en AV middelen*

€ 14.100.000 € 600.000 € 14.700.000

Mogelijke verkoopopbrengsten Voorhuis

€ 450.000

De scenario’s naast elkaar gezet Financiële doorrekening scenario’s 0 tot en met 2 op investeringen en exploitatielasten.

Project-/exploitatiekosten Interim huisvesting & sloopkosten in 2022 Investering in 2022 Mogelijke opbrengsten Gemiddelde exploitatiekosten / jr (2021-2030)

Huidig € € € € 320.000 €

in 2023

Energieneutraal

Label C

1a: Totaal renovatie huidige gebouw

580.000

€ € € €

Energieneutraal 1b: Deelrenovatie huidige 2: Sloop/Nieuwbouw gebouw op huidige locatie

50.000 €

50.000 €

600.000

12.500.000 € 450.000 € 723.000 €

7.133.000 € 450.000 € 582.230 €

14.100.000 450.000 737.000

incl 5% niet verhaalbare btw

Bij bovenstaande tabel moet opgemerkt worden dat doorgaan op de huidige voet niet kan i.v.m. het verplichte energielabel C in 2023. Het alleen gaan voor label C (in de kolom ernaast) strookt niet met het beleid van de gemeente (klimaatneutraal in 2025). De investeringskosten/projectkosten om te komen tot label C zitten verweven in het MJOP en daar wordt niet op afgeschreven. Dit is conform beleid van de gemeente Elburg. Scenario 2 nieuwbouw is beoogd op de huidige locatie van het gemeentehuis. Daarom zijn er kosten voor interim-huisvesting opgenomen. Aangezien elders bouwen niet realistisch is, is het uitgangspunt om het huidige gebouw te slopen en op dezelfde plek nieuw te bouwen. Als de drie opties (scenario 1a: totaal renovatie, scenario 1b: deelrenovatie en scenario 2: sloop en nieuwbouw) worden vergeleken, dan wordt geadviseerd te kiezen voor optie 1b, deelrenovatie. Op dit moment bevinden we ons in de haalbaarheids-/initiatieffase, waarbij aannames worden gedaan. Daarmee lopen we het risico dat gedurende de nadere uitwerking en realisatie nog onvoorziene zaken naar boven kunnen komen. Bijvoorbeeld asbest, etc.

6

Opgemerkt wordt dat een lokaal adviesbureau een second opinion van de bouwkosten gemaakt heeft van de renovatie van het gemeentehuis en van de koepel, waarbij geconcludeerd wordt dat de gemaakte ramingen reëel zijn. Voorstel Op basis van de uitkomsten van de scenariostudie wordt voorgesteld om het huidige gebouw te renoveren conform scenario 1b deelrenovatie en de volgende fase in te gaan, waarbij dit scenario verder wordt uitgewerkt. Argumenten 1.

3.

Door de keuze voor scenario 1b (deelrenovatie) van het huidige gebouw kan een gemeentehuis worden gerealiseerd dat een gezonde, eigentijdse werkomgeving biedt. Een gemeentehuis waarop zowel inwoners als medewerkers trots kunnen zijn. Scenario 1a (totaal renovatie) is duurzamer dan sloop-nieuwbouw, want er wordt gebruikgemaakt van bestaande materialen. De benodigde investering voor scenario 1b (deelrenovatie) is lager dan de benodigde investering

4.

voor scenario 2 (sloop+nieuwbouw). En ook de gemiddelde exploitatielasten per jaar voor deelrenovatie zijn lager. Deelrenovatie van het gemeentehuis kan gefaseerd plaatsvinden, waardoor geen interim

2.

huisvesting benodigd is. Tevens heeft scenario 1b (deelrenovatie) een kortere bouwperiode dan scenario 2 (sloop + nieuwbouw). Dit betekent dat de verstoring van het werkproces beperkter is in relatie tot sloop nieuwbouw op de huidige locatie. Uitgangspunt is hierbij dat we door Corona gewend geraakt zijn om meer vanuit huis te werken en daarmee ook aanzienlijk minder medewerkers op het gemeentekantoor aanwezig zullen zijn. Financiën Er zijn formeel geen middelen gereserveerd voor de renovatie en verduurzaming van het gemeentekantoor. Het gaat er nu om dat er ter voorbereiding van dit project uitgaven gedaan kunnen worden. Op basis van de gedane verkenning wordt hiervoor een voorbereidingskrediet van € 150.000 geraamd. Uw raad wordt voorgesteld voor beschikbaarstelling van dit voorbereidingskrediet de 19e begrotingswijziging 2021 vast te stellen. Bij de definitieve kredietaanvraag voor dit project komen wij terug bij uw raad en wordt dit voorbereidingskrediet meegenomen in het totale kostenplaatje en de dekking daarvan. Voor de goede orde wordt hierbij opgemerkt dat wij voor de dekking van de verduurzaming van het gemeentekantoor de reserve precarioheffing (ruim € 3,5 miljoen) op het oog hebben. In de voor 12 juli geagendeerde kadernota stellen wij uw raad tevens voor ten behoeve van de renovatie van het gemeentekantoor een bedrag van € 1 miljoen beschikbaar te stellen.

Stijging bouwkosten Bij dit punt is een ‘winstwaarschuwing’ op zijn plaats. De afgelopen jaren zijn de bouwkosten exorbitant gestegen. De huidige kostenramingen zijn gebaseerd op een inschatting van de bouwkosten prijspeil eind 2020 en de verwachting voor de komende paar jaar. Het is momenteel echter erg moeilijk in te schatten op welke wijze de kostenstijgingen zich in de toekomst zullen ontwikkelen. Om die reden wordt geadviseerd de raming van de stichtingskosten in een bandbreedte van € 7 tot € 8 miljoen aan te houden. Vervolg & voorbereidingskrediet Scenario 1b deelrenovatie dient nader uitgewerkt te worden. De initiatieffase kan overgaan naar de definitiefase. Hierin worden de volgende stappen gezet:  Bepalen projectorganisatie;  Manier van werken uitwerken en vastleggen in een Programma van Eisen (met Schetsontwerp als mogelijkheid);  Planning;  Budget (op basis van Programma van Eisen en Schetsontwerp): stichtingskosten bepalen door bouwkostendeskundige en uitwerking exploitatiekosten;

7

 

Bouworganisatievorm vaststellen (bouwteam/traditioneel/Design, Build & Maintain etc.); Eindresultaat van deze fase vaststellen door College en Raad.

Na het bepalen van de bouworganisatievorm (traditioneel (bestek), bouwteam, Design, Build & Maintain etc.) start de voorbereidingsfase (ontwerpfase) gevolgd door de contractfase en aanbesteding. Vervolg daarop is de realisatie met tenslotte de inhuizing. Onderstaand zijn de stappen grof in de tijd uitgezet. Het uiteindelijke tijdsschema zal afhankelijk zijn van de gekozen bouworganisatievorm.

Als uw raad akkoord gaat met het voorbereidingskrediet komen we voor de volgende zaken en op de volgende momenten terug in de raad voor een besluit:  Aan het einde van de definitiefase voor het beschikbare budget.  Na de aanbesteding als niet binnen budget zou kunnen worden aanbesteed. Naast bovenstaande vindt uiteraard in de diverse fasen van het project overleg met de raad plaats over locatie en inrichting van de werk- en vergaderplekken voor de raad. Wij schatten de kosten voor de definitiefase* in op € 150.000,-. *Kosten inclusief niet-verhaalbare BTW – prijspeil 2021, en exclusief mogelijke ambtelijke kosten van de gemeente

Decentrale overheden moeten bij overheidsopdrachten rekening houden met Europese drempelbedragen. Een overheidsopdracht die evenveel of meer dan het drempelbedrag bedraagt, moet volgens de aanbestedingsrichtlijnen Europees worden aanbesteed. De kosten voor renovatie liggen boven de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen: het drempelbedrag voor opdrachten voor werken is € 5.350.000 excl. BTW. De renovatie zal daarom Europees moeten worden aanbesteed. Het drempelbedrag voor opdrachten van decentrale overheden voor leveringen en diensten is € 214.000 excl. BTW. Dit drempelbedrag wordt in de definitiefase nog niet overschreden. Wel moet worden aanbesteed voor het vervolg van externe adviseur. Communicatie/Burgerparticipatie Bij het opstellen van het plan van aanpak voor de renovatie worden zowel de medewerkers, als de bestuurders betrokken. Aangezien het met name gaat om technische aanpassingen en aanpassingen voor de werkomgeving (vanuit onze rol als bedrijf/werkgever) en dit geen impact heeft op de dienstverlening van de gemeente, is inwonersparticipatie in dit traject niet aan de orde. Wel zal de gemeente de inwoners informeren over het traject en communiceren over de voortgang.

Elburg, 5 juli 2021 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

P.W. Wanrooij